Lean Manufacturing wordt veelvuldig toegepast in de industrie bij de productcreatie. Ook in de typische print en post verwerking kunnen de principes van Lean Manufacturing
Modern Output Management - Trends, benefits and pitfalls
Lean in de documentindustrie
1. LEAN in de documentindustrie
LEAN in de documentindustrie
Lean Manufacturing (en Six Sigma) toegepast in
een Print en Mail omgeving.
2. LEAN in de documentindustrie
AGENDA
• Historie van Lean Manufacturing
• Wat is Lean Manufacturing en de relatie met Six Sigma
• Hoe toe te passen in een CRD/Repro/MSP
• De voordelen
• Project aanpak
• Vereisten
3. LEAN in de documentindustrie
Historie van Lean Manufacturing
• In de industriële revolutie ligt de
grondslag voor Lean Manufacturing –
de bestudering en de optimalisatie van
productie processen.
• Door Henry Ford met zijn lopende
band verder bekend geworden.
• Binnen Toyota als methodiek
uitgewerkt voor een productie met;
– Just In Time
– Zonder voorraad
– Hoge kwaliteit
• Gebaseerd op
– Deming – Quality Circle
– Ishikawa – Fishbone diagram
– Juran
• Nog steeds gebaseerd op de methode
van 1950.
4. LEAN in de documentindustrie
Wat is Lean Manufacturing?
• Managementfilosofie
• Het elimineren van verspillingen,
zaken die geen waarde toevoegen.
• Verspillingen
– Defecten
– Overproductie
– Transport
– Wachten
– Opslag
– Bewegingen en verplaatsingen
– Onnodige processtappen
– Onbenutte creativiteit
• Komen ook voor in een
documentproductie en
distributie eenheid!
5. LEAN in de documentindustrie
Wat is Lean Manufacturing?
• Muda (jap. waste, literally uselessness): alles (specifiek processen
en activiteiten) die middelen verbruiken maar geen toegevoegde
waarde hebben.
• Type Eén Muda: creert geen toegevoegde waarde maar is nodig
gezien de omstandigheden. Om dit uit het primaire proces te halen
is een aanpassing nodig van de buitenliggende processen.
– Voorbeelden: Gebruik van door de klant aangeleverde enveloppen die
niet automatisch kunnen worden gevuld. Rapportages die niet standaard
kunnen worden aangeleverd.
• Type Twee Muda: geen toegevoegde waarde en kan direct worden
verwijderd uit het proces.
– Voorbeelden: dubbele boekhouding, overproductie, herwerk.
Lean Thinking versus Muda (むだ)
6. LEAN in de documentindustrie
Wat is Lean Manufacturing?
Uiteindelijke doelstelling:
• Minimaliseren van Type 1 Muda
• Verwijderen vanType 2 Muda
• Optimaliseren van de waarde toevoegende processen
Type 1 MudaValue added process Type 2 Muda
Process Start Process Completion
Process Flow
Process Start Process Completion
Process Flow
7. LEAN in de documentindustrie
Wat is Six Sigma?
• Methodiek
• Zeer wiskundig georiënteerd
• Statistisch onderzoek
– Definiëren
– Meten
– Analyseren
– Implementeren
– Controleren
• Ontstaan in de jaren 80 bij
Motorola;
– Verbeteren productkwaliteit
– Verhogen klanttevredenheid
• Statistische procesbeheersing Level 6 – 3,4 fouten per 1 miljoen
productie eenheden
8. LEAN in de documentindustrie
Hoe toe te passen?
• Beschouw de print en mail afdeling als een productieafdeling.
• Analyseer de “job” structuur
– Welke processtappen kunnen er plaatsvinden (afdrukken, insert, seal,
sorteren, etc)
– Wat zijn de karakteristieken van deze processtappen (theoretische en
praktische snelheid van verwerken)
• Analyseer de product typen
– A4, enkelzijdig, zwart-wit
– A3, glossy, full colour
• Opnieuw inrichten van de print en mail afdeling
– Fysiek
– Processen
• Opleiden van medewerkers
9. LEAN in de documentindustrie
Print Shop Performance Metrics
• Machine Utilization
• Labor Utilization
• Quality of Output
• Cost
• Revenue
• Gross margin
• Profit / Loss
…and many other Labor/Expenditure Measures
• Work In Progress (WIP)
• Turnaround Time (TAT)
• Value Added Time
• Process Cycle Efficiency (PCE)
• Job Lateness
• Throughput
• Takt Time
10. LEAN in de documentindustrie
Het belangrijkste begrip – de “Takt” tijd
• De vraag van de klant ten opzichte van de beschikbare productie
capaciteit:
• Voorbeeld: 200 boeken moeten in 5 uur worden geproduceerd:
Takt tijd is dan
5/200 = 0.025 uur (of 200/5 = 40 boeken per uur).
• Takt tijd is afhankelijk van de periode en varieert per klant. Er zijn
meestal piekmomenten op specifieke dagen of specifieke uren van
de dag.
Takt Tijd =
Tijd beschikbaar
Productie aanvraag
11. LEAN in de documentindustrie
The most important Performance
Metrics
Process Cycle Efficiency (PCE)
The fraction of time a process spends on actually doing something
productive (producing value).
Note: PCE may be greater than one,
if parallel processing is involved.
Value Added Time
PCE[%] =
Turnaround Time
12. LEAN in de documentindustrie
Analyse van de productie processen
Er is grotere vraag dan dat er
capaciteit is. Leidt tot
opstoppingen, vertragingen
en daarmee Waste.
13. LEAN in de documentindustrie
De SLA niet gehaald
14. LEAN in de documentindustrie
Opnieuw inrichten van print en mail afdeling
Site
Cord
CC
Sr
Prog
CC
CH
Xrx Co
Loc
Receptionist
Admin
Print
PB
X
Dock 3
CC
Prog
Shrinkwrap - 01
Skid Skid Skid Skid
Site Mgr
and
Admin
Admin
Print
DT6180 - 02
In Line
DT6180 - 01
In Line
DT6180-03
InLine
DT6180-04
InLine
Skid Skid
Skid Skid
Skid Skid
Skid
Skid
SkidSkid
SkidSkid
Skid
Skid
Cutter-02
ConfRoom
Site
Cord
CC
Sr
Prog
CC
CH
Xerox
Tech
Rm
Server /
Communications
Room
Xrx Co
Loc
Receptionist
Admin
Print
Co
Loc
PB
X
Dock 2
Dock 3
CC
Prog
DT6135-05
Doc 40
Shrinkwrap - 01
Skid Skid Skid Skid
Skid
Skid
Skid
Skid
Skid
Skid
Site Mgr
and
Admin
Admin
Print
DT6180 - 02
In Line
DT6180 - 01
In Line
DT6180-03
InLine
DT6180-04
InLine
Skid Skid
Skid Skid
Skid Skid
Skid
Skid
DT6135 - 06
Shrinkwrap-02
SkidSkid
Skid Skid
SkidSkid
Skid Skid
Women's
Restroom
Men's
Restroom
BQ - 440
Folder
Cutter - 01
Inserter
Mail
Services
SkidSkidSkid
SkidSkidSkid
Skid
Skid
Mail
Services
Admin
Print
Admin
Fax
Cutter-02
Staging
Area
Staging
Area
15. LEAN in de documentindustrie
Uiteindelijke doelstellingen
• Het proces zodanig optimaliseren en plannen dat verspillingen
in tijd niet meer optreden.
– Na het printen ligt de uitvoer een paar uur te wachten voor verdere
verwerking door de inserters.
– Bij het opstarten van één type job;
• Moet er eerst speciaal papier worden gehaald
• Moet de zwart-wit uitvoer worden samengevoegd met enkele kleuren
pagina’s, die komen echter pas de volgende dag
– Aan het eind van de dag blijft er altijd werk liggen
– De opstelling van de apparatuur is zodanig dat er veel heen en weer
moet worden gereden met karretjes
– Pas na het volledige proces voor een producttype weten we wat er
opnieuw moet worden gedaan.
16. LEAN in de documentindustrie
De voordelen van Lean Manufacturing
• Kosten efficient werken
• Betere benutting van middelen, hardware en mensen
• Meer doen met hetzelfde
• Planning volgens het Just-In-Time principe
• Vermindering van voorraden
• Jobrotatie – verhoogt medewerkertevredenheid
• Klantentevredenheid
– Binnen afspraken afleveren
– Tegen lagere (laagste) kosten
• Scenarioplanning is mogelijk, “wat-als”.
17. LEAN in de documentindustrie
Besparingsmogelijkheden
0
50000
100000
150000
200000
250000
300000
350000
400000
450000
500000
CIHS Perseus B of A Charlotte Coca Cola VHA SBC Center of
Learning
Quarterly Labor Costs Before
Quarterly Labor Costs After
Average Labor Cost Reduction: 20%
0
100000
200000
300000
400000
500000
600000
700000
CIHS Perseus B of A Charlotte Coca Cola VHA SBC Center of
Learning
Webster DTC
Quarterly Revenue Before
Quarterly Revenue After
Average Revenue Increased: 17%
0
1
2
3
4
5
6
7
8
9
CIHS Perseus B of A Charlotte Coca Cola VHA SBC Center of
Learning
Webster DTC
Revenue $ / Labor $ Before
Revenue $ / Labor $ After
Productivity Increased: > 40%
0.0
10.0
20.0
30.0
40.0
50.0
60.0
70.0
80.0
90.0
CIHS Perseus B of A Charlotte Coca Cola VHA SBC Center of
Learning
Webster DTC
Average Processing
Time Before
Average Processing
Time After
Job Processing Time Reduced: > 80%
18. LEAN in de documentindustrie
Projectaanpak
• Projectdefinitie opstellen [problemen, doelstellingen,
planning]
• Meten huidige situatie
– 3 tot 6 maanden
– Doorlooptijden en actieve tijden
• Analyseren
– Waar zit de Waste
• Oplossingen en scenario’s uitwerken
• Implementatie
• Controleren
20. LEAN in de documentindustrie
Vereisten
• Six Sigma kennis (Green or Black belt)
• Lean Manufacturing technieken
• Medewerking van de medewerkers
– Het is niet de bedoeling om medewerkers te ontslaan!
– Procesoptimalisatie zodat we
• Meer kunnen met dezelfde middelen
• Beter kunnen calculeren wat een bepaalde job kost
– De medewerkers doen meestal het meeste werk in de meetfase
• Projectsponsor op directie / managementniveau
• Lean Manufacturing is alleen de methodiek – de uitvoering
in mensen en middelen geeft de doorslag.