EJE TEMÁTICO NUMERO 2
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OFELIA MUÑOZ CASTILLO
PABLO GARCÍA CHINCHILLA
SURELLY ANDREA VASQUEZ CORREA
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OFELIA MUÑOZ CASTILLO
PABLO GARCÍA CHINCHILLA
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TABLA DE CONTENIDOTABLA DE CONTENIDO
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 Objetivos
 Definición
 Componentes
 Características
 Clasificaci...
INTRODUCCIÓNINTRODUCCIÓN
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OBJETIVOSOBJETIVOS
Objetivo General
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1. Los documentos electrónicos deberán cumplir los
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DOCUMENTOS ELECTRÓNICOSDOCUMENTOS ELECTRÓNICOS
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 Defensa de los contenidos de los virus informáticos.
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Principios en el ámbito de archivo Documentos electrónicos...
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Preservación:
La conservación preventiva de los soportes p...
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Organización:
Las recomendaciones de las principales organ...
Documento Electrónico deDocumento Electrónico de
ArchivoArchivo
Acceso:
La facilidad en el acceso a los archivos de docume...
CONCLUSIONESCONCLUSIONES
El reconocimiento de cada uno de los temas investigados es
altamente significativo para este pro...
BIBLIOGRAFIABIBLIOGRAFIA
 http://es.wikipedia.org/wiki/Documento_electr%C3%B3nico
http://www.criptored.upm.es/descarga/2...
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  1. 1. EJE TEMÁTICO NUMERO 2 CAROLINA BRAVO FLOREZ OFELIA MUÑOZ CASTILLO PABLO GARCÍA CHINCHILLA SURELLY ANDREA VASQUEZ CORREA UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BILBIOTECOLOGÍA Y ARCHIVISTICA GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS ARMENIA QUINDÍO
  2. 2. EJE TEMÁTICO NUMERO 2 CAROLINA BRAVO FLOREZ OFELIA MUÑOZ CASTILLO PABLO GARCÍA CHINCHILLA SURELLY ANDREA VASQUEZ CORREA Tutor JORGE MARIO ZULUAGA CAMPUZANO Ingeniero de Sistemas UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BILBIOTECOLOGÍA Y ARCHIVISTICA GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS ARMENIA QUINDÍO
  3. 3. TABLA DE CONTENIDOTABLA DE CONTENIDO  Introducción  Objetivos  Definición  Componentes  Características  Clasificación  Problemática de la conservación de documentos electrónicos  Documentos electrónico de archivo
  4. 4. INTRODUCCIÓNINTRODUCCIÓN Los documentos electrónicos son hoy por hoy uno de los temas de mayor importancia debido a la ayuda que están generando a las organizaciones y a las personas del común, por su agilidad, versatilidad, espacio, pronta entrega, fácil acceso, comodidad, etc. En los componentes de la información y clasificación documental se manejan técnicas muy exactas para mantener la información al día en el lugar donde debe de estar y como debe estar para ser ubicada fácilmente al momento de ser requerida.
  5. 5. OBJETIVOSOBJETIVOS Objetivo General  Comprender la racionalidad económica que opera detrás del documento electrónico y de las iniciativas cero papel. Objetivos Específicos  Conocer y entender porque son importantes los documentos electrónicos.  Saber entender la clasificación de la documentación y aprovechar lo que proporciona el uso de las nuevas tecnologías de la información a las empresas públicas y privadas.
  6. 6. Un documento electrónico es un documento cuyo soporte material es algún tipo de dispositivo electrónico o magnético, y en el que el contenido está codificado mediante algún tipo de código digital, que puede ser leído, interpretado, o reproducido, mediante el auxilio de detectores de magnetización. Que son los documentosQue son los documentos electrónicos?electrónicos?
  7. 7. COMPONENTES DELCOMPONENTES DEL DOCUMENTO ELECTRÓNICODOCUMENTO ELECTRÓNICO Los componentes característicos del documento electrónico son: 1. Medio (el portador físico del mensaje). 2. Contenido (el mensaje que el documento trata de comunicar). 3. Forma física e intelectual (las reglas de representación tenidas en cuenta para la comunicación del mensaje). 4. Acción (el ejercicio de voluntad que da origen al documento). 5. Cuatro personas (las entidades actuantes por medio del documento: autor, destinatario, redactor, creador). 6. Vínculo archivístico (la relación que vincula cada documento con el anterior y con el siguiente). 7. Contexto (el marco jurídico, administrativo, procedimental y documental en el que es creado el documento).
  8. 8. COMPONENTES DELCOMPONENTES DEL DOCUMENTO ELECTRÓNICODOCUMENTO ELECTRÓNICO Documento electrónico “Información registrada, producida, recibida en torno a la implantación, realización y ámbito de una actividad institucional o personal que engloba el contenido, contexto y estructura y permite probarla existencia de la actividad que lo generó”. [Definición del CIA] [Consejo Internacional de Archivos] Contenido Estructura Contexto
  9. 9. COMPONENTES DELCOMPONENTES DEL DOCUMENTO ELECTRÓNICODOCUMENTO ELECTRÓNICO El documento electrónico y sus partes CONTENIDO = DATOS Textuales (páginas, párrafos, palabras) Numéricos Gráficos Sonoros Enlaces hipertexto
  10. 10. COMPONENTES DELCOMPONENTES DEL DOCUMENTO ELECTRÓNICODOCUMENTO ELECTRÓNICO El documento electrónico y sus partes CONTEXTO • Información necesaria para una comprensión completa y adecuada de: - Los documentos - Las actividades y operaciones - Procesos asociados a los documentos • Información para la gestión y conservación • Información la recuperación y el acceso a esos documentos
  11. 11. COMPONENTES DELCOMPONENTES DEL DOCUMENTO ELECTRÓNICODOCUMENTO ELECTRÓNICO El documento electrónico y sus partes ESTRUCTURA “Forma en la está registrado el documento, lo que incluye la utilización de signos, diseño, formato, soporte” Guide for Managing Electronic Record froman Archival perspective
  12. 12. COMPONENTES DELCOMPONENTES DEL DOCUMENTO ELECTRÓNICODOCUMENTO ELECTRÓNICO  Metadatos. Se definen como datos / obre los datos y hacen que el documento pueda ser utilizado y comprendido. Éstos describen cómo se ha registrado la información, cuándo y por quien, cómo está estructurada, cuándo se ha utilizado… Para cumplir los requisitos funcionales archivísticos se pueden organizar en seis capas o niveles. 1. Registro: información relativa a la captura del documento. 2. Términos y condiciones: para saber si está disponible para su lectura, por parte de quién, bajo qué condiciones.
  13. 13. COMPONENTES DELCOMPONENTES DEL DOCUMENTO ELECTRÓNICODOCUMENTO ELECTRÓNICO  Metadatos… 3. Estructura: informa sobre la dependencia del software necesario para su representación y las posibilidades de interoperabilidad con otros sistemas en función de las normas seguidas en su diseño. 4. Contexto: son los metadatos que preceden al contenido y cumplen la función de demostrar la procedencia, el entorno en el que el documento ha sido creado. 5. Contenido: son los datos y pueden tener cualquier forma. 6. Historia del uso: para conocer cuándo, cómo y de qué manera ha sido archivado, clasificado, valorado y seleccionado, y utilizado.
  14. 14. 1. Los documentos electrónicos deberán cumplir los siguientes requisitos para su validez: a) Contener información de cualquier naturaleza. b) Estar archivada la información en un soporte electrónico según un formato determinado y susceptible de identificación y tratamiento diferenciado. c) Disponer de los datos de identificación que permitan su individualización, sin perjuicio de su posible incorporación a un expediente electrónico. 2. Los documentos administrativos electrónicos deberán, además de cumplir las anteriores condiciones, haber sido expedidos y firmados electrónicamente. CARACTERISTICAS DE LOSCARACTERISTICAS DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOSDOCUMENTOS ELECTRÓNICOS
  15. 15. CARACTERISTICAS DE LOSCARACTERISTICAS DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOSDOCUMENTOS ELECTRÓNICOS 3. Otras características básicas son: Es capaz de almacenar información tanto en forma de texto, imágenes diagramas. Se opera desde un ordenador o pc No tiene limite de caracteres. Es virtual Optimiza los recursos de recuperación de la información en cuanto formato y tiempo Eficacia de realizar transacciones en la información Facilita el proceso del texto y da recuperación de respaldo a la información El archivo recibe un nombre y un formato para guardarlo en un directorio, subdirectorio o carpeta dado por el individuo almacenado en el equipo de computo  Puede abrirse cuantas veces sean necesarias para: modificar - imprimir- eliminar
  16. 16. CLASIFICACIÓN DE LOSCLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOSDOCUMENTOS ELECTRÓNICOS Toda clasificación pretende sistematizar, aclarar conceptos e ideas, agrupar (y por tanto diferenciar) por criterios de afinidad, dependiendo del punto de vista que adoptemos para clasificar obtendremos una clasificación u otra para el mismo documento. Algunas de esas clasificaciones (si no todas) plantean controversias desde el momento en el que no resulta fácil o claro incluir un documento en una u otra de las clases o cuando no quedan bien delimitados los márgenes de las mismas.
  17. 17. CLASIFICACIÓN DE LOSCLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOSDOCUMENTOS ELECTRÓNICOS A los soportes tradicionales como son: Papel Película (imagen fija: fotográfica; imagen en movimiento: cine, televisión y vídeo; rayos x: para uso médico, etc.) Se han unido los nuevos soportes que se pueden resumir en dos categorías distintas:  Magnéticos  Vídeocasete o Video tape (analógico)  Radio casete o Audio tape (analógico)  Casete digital o Digital tape  Mini DV  Disquetes o Floppy Disk  Discos Zip o Zip Disc
  18. 18. CLASIFICACIÓN DE LOSCLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOSDOCUMENTOS ELECTRÓNICOS  Audio MiniDisc  Tarjetas de Memoria  Discos duros  Ópticos:  CD-Audio  CD-ROM  DVD Aunque también existe un nuevo tipo de soportes que combina ambas tecnologías, se trata de los soportes:  Magnético-Ópticos: Discos Mo
  19. 19. Problemática de la conservación deProblemática de la conservación de Documentos ElectrónicosDocumentos Electrónicos • La información digital es intrínsecamente más fácil de alterar que las tecnologías tradicionales de papel o microfilm. • Los soportes de almacenamiento digital tienen menos esperanza de vida y requieren de la existencia de unas tecnologías para acceder a los mismos que cambian a una velocidad incluso mayor que los propios formatos. Además se deterioran más fácilmente haciendo que se pierdan los contenidos.
  20. 20. Problemática de la conservaciónProblemática de la conservación de Documentos Electrónicosde Documentos Electrónicos • Mantenimiento de los documentos “Calidad de la información” Los documentos digitales no deben ser mantenidos completamente separados de los documentos en papel: un documento aislado no tiene valor si esta separado de su contexto y su documentación (Termino “Calidad de la información”). El acceso a los documentos debe ser extremadamente sencillo, a la vez que debemos controlarlos mejor, para ponerlos a disposición de las generaciones futuras.
  21. 21. Problemática de la conservaciónProblemática de la conservación de Documentos Electrónicosde Documentos Electrónicos El camino a recorrer Considerar en los proyectos de Administración electrónica el cumplimiento de los aspectos relacionados con la gestión y acceso a los documentos electrónicos. • Estrategia: Cada organización debe construir su estrategia sobre los documentos electrónicos, y un plan de cómo se va a llevar a cabo (UNE-ISO- 15489) • Tecnología: la tecnología cambia lo importante es el contenido –los datos, y documentos electrónicos- y no el continente (MoReq 2, servicios @firma, SNTS, tram.) • Reglas: adaptar disposiciones y rediseño de los procedimientos internos de trabajo a la nueva realidad que supone la Administración Electrónica (manuales de gestión no de usuarios de aplicaciones, cuadro de clasificación) • Personas: tareas de carácter organizativo, técnico y de coordinación que deberán ser asignadas en el marco de las organizaciones. (responsables de políticas hasta ejecución)
  22. 22. Problemática de la conservaciónProblemática de la conservación de Documentos Electrónicosde Documentos Electrónicos El camino a recorrer: cuestiones • Qué documentos van a estar firmados, sellados; con qué tipo de firma o sellos de los que la normativa permite. • Cuándo se establece que un documento es definitivo y qué medidas hay que aplicar a lo largo del tiempo • Establecer su calendario de conservación • Qué tipo registros auditables se van a establecer para garantizar y demostrar que los documentos no han sido manipulados y alterados. • Qué estrategia tecnológica se va a adoptar para que los documentos sean legibles y para mantener los metadatos asociados que facilitan su localización y comprensión. • Qué medios hay que establecer para asegurar la seguridad de acceso. • En qué nivel de la organización es responsable del seguimiento del cumplimiento de las medidas.
  23. 23. Documento Electrónico deDocumento Electrónico de ArchivoArchivo Según el Archivo General de la Nación un documento electrónico de archivo es: El conjunto de documentos electrónicos, producidos y tratados archivísticamente, siguiendo la estructura orgánico-funcional del productor, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada, en el transcurso de su gestión.
  24. 24. Documento Electrónico deDocumento Electrónico de ArchivoArchivo Aquel documento que es producido, recibido o reunido por una persona física o jurídica de modo involuntario, natural y espontáneo en el transcurso y como apoyo de sus actividades, de la que es testimonio, haciendo uso de la electrónica, que se conserva y trasmite también mediante los medios electrónicos, en depósitos de conservación permanente, tras efectuar una selección a partir de la identificación y valoración de las series, con medidas de autentificación y preservación adecuadas y con una organización respetuosa con su modo de producción, con el fin de garantizar su valor informativo, legal y cultural, así como de permitir su acceso y uso también mediante las tecnologías de la información.
  25. 25. Documento Electrónico deDocumento Electrónico de ArchivoArchivo Propuesta de programa de intervención en archivos de documentos electrónicos 1. El plan de preservación contendrá instrucciones para: Planificar y crear depósitos acordes con las directrices y normas internacionales de conservación. Un reglamento para el uso y la manipulación de los documentos. Planes de emergencia para actuar ante desastres como incendios e inundaciones. Medidas de seguridad contra el robo que deberán ampliarse también a sistemas de seguridad informática contra intervenciones no autorizadas que puedan modificar los documentos. 2. Las medidas de conservación preventiva actuarán en tres frentes: Protección de los soportes de los agentes de deterioro físicos y bióticos.
  26. 26. Documento Electrónico deDocumento Electrónico de ArchivoArchivo  Defensa de los contenidos de los virus informáticos.  Reproducción de los documentos, tanto para disponer de copias de seguridad como para luchar contra la obsolescencia. 3. El estudio de estrategias y técnicas adecuadas para llevar a cabo la reproducción masiva y continua de los documentos electrónicos es prioritario. Cuatro tipos de soluciones son las más difundidas durante el proceso de copia:  La salvaguarda de la especificación de las versiones de los formatos junto con los documentos para permitir su futura decodificación.  La migración de formatos.  La eliminación de las dependencias no esenciales de los documentos con los programas que los crearon para facilitar su recuperación por tecnología estándar.  El desarrollo de aplicaciones informáticas que emulen el funcionamiento de hardware y software obsoletos.
  27. 27. Documento Electrónico deDocumento Electrónico de ArchivoArchivo Principios en el ámbito de archivo Documentos electrónicos Autentificación: El documento electrónico de archivo participa de los mismos rasgos que el resto de los documentos de archivo: originalidad, unicidad, organicidad y valor probatorio. Las diferencias con el resto derivan del hecho de que su creación, manipulación, transmisión, recuperación y lectura se realiza mediante herramientas informáticas apropiadas ya sean de tipo físico (ordenadores, periféricos y redes) o lógico (sistemas operativos, aplicaciones y protocolos de comunicaciones). Su fin es identificar los elementos de los documentos electrónicos que son necesarios para mantener su autenticidad a lo largo del tiempo y fijar los controles que se deben realizar para comprobar no sólo la integridad física y lógica de los documentos, sino también su calidad cuando se almacenan y transfieren a los diversos depósitos.
  28. 28. Documento Electrónico deDocumento Electrónico de ArchivoArchivo Preservación: La conservación preventiva de los soportes para garantizar la permanencia de la información y del valor jurídico del documento es uno de los principios que rigen la gestión de los archivos. La investigación en su preservación se enfrenta a dos retos: primero, la creación de depósitos de conservación adecuados, tanto físico-lógicos (disquetes, discos compactos, video discos digitales, etc.) para los originales y las copias, como contenedores y almacenes de estos depósitos seguros, siempre en óptimas condiciones. También, se hace necesario tomar nuevas y más urgentes medidas ya que lo digital es más vulnerable al paso del tiempo que el papel. Los soportes de los documentos digitales tienen una capacidad de resistencia menor a la acción de agentes de deterioro naturales como humedad, oxidación, magnetismo y elementos bióticos. Además, se enfrentan a un nuevo fenómeno aún más peligroso: la obsolescencia técnica tanto de los depósitos físico-lógicos, como de los elementos de hardware y de software mediante los que se han creado.
  29. 29. Documento Electrónico deDocumento Electrónico de ArchivoArchivo Organización: Las recomendaciones de las principales organizaciones archivísticas, son la defensa de la validez de representar y organizar los archivos de documentos electrónicos de acuerdo con su modo de producción. Los principios de procedencia, integridad de los fondos y respeto a la estructura orgánica, que se concretan en la reunión de los documentos manteniendo las agrupaciones naturales y en la realización de una descripción multinivel según la jerarquía documental, de acuerdo con la Norma Internacional General de Descripción Archivística, son de aplicación, por su carácter universal, en este tipo de archivos. En los archivos electrónicos se seguirán identificando los fondos y secciones mediante el análisis del fin, las funciones y los órganos de las instituciones productoras, y las series documentales mediante el estudio de los tipos documentales.
  30. 30. Documento Electrónico deDocumento Electrónico de ArchivoArchivo Acceso: La facilidad en el acceso a los archivos de documentos electrónicos es la principal aportación de lo digital en esta área de la gestión. Ofrece, la velocidad y la precisión de la búsqueda y la recuperación gracias a la automatización de los instrumentos de descripción, junto con su necesaria normalización. Y, el aumento del grado de difusión y uso del archivo que brinda la posibilidad de acceder a los documentos por vía telemática tanto dentro de la institución productora en la intranet como desde el exterior por usuarios ajenos a la organización a través de internet. A lo anterior sumamos tres pilares en áreas actuales de investigación y desarrollo: —la edición y difusión de los documentos en formatos electrónicos universales basados en estándares abiertos, —la definición electrónica de los distintos tipos de documentos creados por una institución mediante la identificación de su origen, contenido, estructura y otros datos de interés que se asocian como metadatos a los documentos, y —la normalización y codificación de los instrumentos de descripción.
  31. 31. CONCLUSIONESCONCLUSIONES El reconocimiento de cada uno de los temas investigados es altamente significativo para este proceso de aprendizaje ,sobre todo por que se tiene la posibilidad de documentar y visualizar los contenidos de esta manera es más afectivo el aprendizaje. Para hacer un adecuado manejo de la información es indispensable conocer del procedimiento de cada uno de los documentos digitales y cada una de sus definiciones es realmente confortable la realización del presente documento porque en el se plasma los temas más relevantes sobre la documentación digital. VIDEOVIDEO https://www.youtube.com/watch?v=vX1k0sv5yzA
  32. 32. BIBLIOGRAFIABIBLIOGRAFIA  http://es.wikipedia.org/wiki/Documento_electr%C3%B3nico http://www.criptored.upm.es/descarga/20110412_ENI_DOCe_TASSI_UPM_ 99_final.pdf http://aabadom.files.wordpress.com/2009/10/75_0.pdf http://www.elprofesionaldelainformacion.com/contenidos/2001/diciembre/9.pd f http://infonautica.net/docs/infomag/infodigital/contenidos/textos/Esteban_1.pd f http://www.hipertexto.info/documentos/soportes.htm http://www.ub.edu/gestiodocumentalarxiu/ca/gda/normativa/Adm_electronica _docum_exped_archivo.pdf

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