RECOMENDACIONES PARAORGANIZAR EVENTOSEXITOSOS6to. Curso de Formación de Promotores AmbientalesChimbote - Perúnatura.chimbo...
1. Elaboración de la Idea y el concepto de laactividad.2. Elaborar Propuesta y Plan de la Actividad oEvento.(Propuesta esc...
3. Evaluación del Contexto: Condiciones mínimas,segmento identificado, participantes, logística(Recursos), cruce de fechas...
9. Asegurar y gestionar el financiamiento delpresupuesto para cubrir los gastos del evento, contiempo.10. Ser creativos, e...
12. Contar con un cuadro de tareas y responsables.TAREAS RESPONSABLE FECHASDifusiónEquipos sonido, multimedia, cámarafilma...
13. Organicemos la agenda del evento de forma claray atractiva.14. Selección de los participantes, a quienes estadirigido ...
17. Campaña Mediática Difusión, Notas de Prensa Conferencia de Prensa Publireportajes. Trípticos Entrevistas radiale...
19. Asegurar Equipos (Que consideren necesarios). Retroproyector de Transparencias. Proyector Multimedia, Ecran o espaci...
21. Materiales y Publicaciones. Solicitar alos ponentes y preparar con anticipaciónlos materiales que se van a entregar.• ...
13. El gran día, tenemos una gran cantidad deactividades a coordinar y riesgos potenciales.Debemos estar preparados con el...
16. Análisis, evaluación post-evento, el trabajo no termina conel evento, ahora nos toca medir los resultados.• Si han sid...
Y AHORA…. Muchos EXITOS. Cabeza Fría y corazónardiente. Nunca se olvide. Cuando se realizan lasactividades o eventos, la...
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NATURA: FACILITACIÓN PARA ORGANIZAR EVENTOS EXITOSOS, Soc. María Elena Foronda

  1. 1. RECOMENDACIONES PARAORGANIZAR EVENTOSEXITOSOS6to. Curso de Formación de Promotores AmbientalesChimbote - Perúnatura.chimbote@gmail.comFono: 0051 43 324791Chimbote. Ancash. PerúFacilitador: Soc. María Elena Foronda F.mforondaf@hotmail.com
  2. 2. 1. Elaboración de la Idea y el concepto de laactividad.2. Elaborar Propuesta y Plan de la Actividad oEvento.(Propuesta escrita) Fundamentación. Objetivos. Resultados esperados. Fechas y Horario. Programa de la Actividad. Financiamiento. Requerimientos. Equipo responsable. Cronograma de implementación. Presupuesto.Debemos definir claramente los objetivosque deseamos alcanzar al organizar unevento, cuál es nuestra meta, qué deseamoslograr. Debemos hacerlo de manera clarapara asegurarnos que el evento sea útil.Determinar nuestro público objetivo, haciaquién estará orientado nuestro evento.
  3. 3. 3. Evaluación del Contexto: Condiciones mínimas,segmento identificado, participantes, logística(Recursos), cruce de fechas (Campeonato mundialde Futbol, Voley, Fechas Patronales ocostumbristas, etc).4. FODA. Estudiar las debilidades y las fortalezas,debemos procurar reducir las debilidades ymantener las fortalezas.5. Conformar un Equipo de Trabajo operativo,articulado y con un Plan de trabajo con reunionescontinuas.6. Proponer los Organizadoresprincipales y coorganizadores.7. Establecer una Reunión depresentación y aprobación de lapropuesta y determinar loscompromisos institucionales.8. Identificar a los auspiciadoresy gestionar el financiamiento.
  4. 4. 9. Asegurar y gestionar el financiamiento delpresupuesto para cubrir los gastos del evento, contiempo.10. Ser creativos, el evento debe ser original, pero sobretodo crear un entorno y una experiencia coherentes yque consigan los objetivos de comunicación. Imaginar,innovar y aprender de la experiencia de otros,potenciar lo que nos gustó de otros eventosadaptándolo a nuestra institución o empresa.11. Verificar ambiente. Condiciones básicas. Servicios: Agua, desague, Luz interna, externa, Teléfonos,Baños, Basura. Equipamiento: Pizarras, Mesas, Sillas, Tachos de Basura.12.Todo el equipodebe conocer elPlan de trabajo ydetalles del evento yestar informadopermanentemente
  5. 5. 12. Contar con un cuadro de tareas y responsables.TAREAS RESPONSABLE FECHASDifusiónEquipos sonido, multimedia, cámarafilmadora, fotos, etc.Presentación de ConveniosBúsqueda de Financiamiento y AuspicioAsegurar Ponentes y exposicionesAsegurar MaterialesAmbientación del localRecepción de ParticipantesMaestro de CeremoniasFacilitación del EventoRelación de AsistenciaDistribución de asientos para invitados yparticipantesConclusiones y Sistematización
  6. 6. 13. Organicemos la agenda del evento de forma claray atractiva.14. Selección de los participantes, a quienes estadirigido (qué tipo de participantes buscamos),características, los riesgos y oportunidades querepresenta cada tipo y coordinarlos para unamáxima calidad de trabajo y evitar riesgos.15. Búsqueda y selección del lugar donde se llevaráa cabo el evento y si es adecuado para nosotros,por su acceso y capacidad (verificar siempre).16. Contar con un Plan de Marketing. Contar con Material de propaganda. Logotipo yMembrete, Papelería (Papel membretado, tarjetas personales,etc.) Publicitar el evento nos ayuda a construir un espacio omarca y posicionarnos del mercado. Con publicidadcreativa, que llame la atención. Utilizar los distintosmedios: telemarketing, internet, mensajes masivos decorreo electrónico, marketing directo personalizado,relaciones públicas, colaboraciones con medios decomunicación (radio, TV, periódicos), etc.
  7. 7. 17. Campaña Mediática Difusión, Notas de Prensa Conferencia de Prensa Publireportajes. Trípticos Entrevistas radiales ytelevisivas. Pagina WEB. Movilización social. Propaganda visual:Gigantografias,Banderolas, Payasos, mimos, etc. Volanteo Perifoneo18. Convocatoria• Tarjeta de Invitación.• Cartas Personalizadas de Invitación.• Distribución oportuna. Firma de Cargos.• Teléfono o tarjeta para invitar y asegurar.• Invitación a través de las Paginas WEB, Redes, einstituciones amigas.
  8. 8. 19. Asegurar Equipos (Que consideren necesarios). Retroproyector de Transparencias. Proyector Multimedia, Ecran o espacio paraproyectar. Computadoras e Impresora. Equipo de sonido, micros, lectora CD, Scanner Grabadora. Cámara Fotográfica Cámara Filmadora Televisión20. Ambientación del Local Verificar Servicios Colocación Equipos Afichez, gigantografias. Colocación de la Banderola o Gigantografía delEvento. Colocación de las sillas y muebles de acuerdo a losrequerimientos del evento. Materiales ordenados y a disposición.
  9. 9. 21. Materiales y Publicaciones. Solicitar alos ponentes y preparar con anticipaciónlos materiales que se van a entregar.• Programa y horarios.• Ponencias.• Publicaciones.22. Preparación de las Sesiones conenfoque afectivo-racional.23. Definir un solo responsable aquien dirigirse en caso de consultas,informasión, etc.
  10. 10. 13. El gran día, tenemos una gran cantidad deactividades a coordinar y riesgos potenciales.Debemos estar preparados con el plan a lamano para no olvidarnos de los detalles de lasactividades y comprobaciones que debemosrealizar, la coordinación del equipo, etc. y asíasegurar que todo el evento se celebre conéxito.
  11. 11. 16. Análisis, evaluación post-evento, el trabajo no termina conel evento, ahora nos toca medir los resultados.• Si han sido establecidos de antemano, podremos valorarlosy compartirlos con el resto de la institución o empresa.• Identifiquemos cuántas relaciones o negocios se hanrealizado (convenios, contratos cerrados, contratos apalabra, etc.), medir cuánto tiempo ha dedicado cada mediode comunicación a nuestro evento, calcular el número deasistentes, etc.• Guardemos estos resultados para comparar con lossiguientes eventos y así poder establecer mejoras yevoluciones, sobre todo si el evento es repetitivo.
  12. 12. Y AHORA…. Muchos EXITOS. Cabeza Fría y corazónardiente. Nunca se olvide. Cuando se realizan lasactividades o eventos, la misma dinámicaacelera y necesitamos estarcontrolados. La desesperación O ALTERACIONES puedegenerar malos entendidos yresentimientos INUTILES. Por eso hay que hacer las actividades conplanificación y con tiempo.GRACIAS….

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