Audhseq01

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  1. 1. OBJETIVO•Instruir a los participantes sobre losfundamentos y principios de la gestión porprocesos
  2. 2. CONCEPTOS
  3. 3. PROCESO Un proceso es un conjunto de actividades interrelacionadas o que interactúan, que transforman elementos de entrada en resultados o salidas. Entradas Transformación Salida
  4. 4. Resultado de un proceso.Resultado de un conjunto de recursos y actividades interrelacionadas que posibilitan la transformación de elementos de entrada en resultados o salidas.Productos tangibles ( bienes)Productos Intangibles (servicios)
  5. 5. Conjunto de personas e instalacionescon una disposición deresponsabilidades, autoridades yrelaciones, coordinadas en pro de unobjetivo común.
  6. 6. Conjunto de elementosinterrelacionados o que actúan entre sí
  7. 7. Actividades coordinadas para dirigir y controlar una organización Planear Asegurar Coordinar Controlar Mejorar
  8. 8. CICLO DEMING EN LA ORGANIZACION ACTUAR PLANIFICA NO = AJUSTAR •PARA QUÉ R SI = MANTENERSE •QUÉ HASTA CUMPLIR •CÓMO OBJETIVOS. •CUÁNDO ASEGURAR y •QUIÉN MEJORAR. •CON QUÉ SE ESTÁ CUMPLIENDO EJECUTAR LO PLANIFICADO SEGÚN LO PLANIFICADOVERIFICAR ? HACER
  9. 9. Identificar, entender y gestionar los procesosinterrelacionados como un sistema, contribuyea la eficacia y eficiencia de una organización en el logro de sus objetivos.
  10. 10. GESTION POR PROCESOS
  11. 11. Es la visión sistémica delfuncionamientoorganizacional de laempresa, que identifica losprocesos, su interacción y suinterdependencia
  12. 12.  Generar los resultados deseados en los procesos y en la organización. Minimizar los recursos. Facilitar la capacidad de adaptación de los procesos a las necesidades de la empresa. Flexibilizar la organización para responder al entorno.
  13. 13. Enfoque Actual: Estrategia-Procesos-Estructura Chandler: Énfasis Estructura- Estrategia General Motors: Énfasis en la Estructura Fayol: División Funcional Jerarquizacion y Departa mentalización Taylor:División Estructural y Operativa del Trabajo
  14. 14. EL ENFOQUE EL ENFOQUE EN EL TRADICIONAL PROCESO•Los empleados son el problema •El proceso es el que origina•Hacer el trabajo problemas•Entendimiento de “mi trabajo” •Ayudar a que el trabajo se haga •Conocer como mi trabajo se relaciona•Cambiar a la persona con el proceso•Evaluación de las personas •Cambiar el proceso•Siempre se pueden encontrar mejores •Evaluación del procesoempleados •Siempre se puede mejorar el proceso•Controlar a los empleados•No hay confianza en nadie •Desarrollar a los empleados•¿Quién cometió el error? •Todos somos responsables•Corrección de errores •¿Qué permita que el error ocurra?•Énfasis en el servicio •Reducción de variaciones •Énfasis en el cliente
  15. 15. Es un sistema degestión que facilita laeficiencia y eficacia dela organización através de lacoordinación yorientación de susprocesos hacia lasatisfacción del cliente
  16. 16. TALLER 1. Gestión por Procesos Conformar equipos de trabajo. Definir 5 beneficios de la implementación de la gestión por procesos en una organización. Definir 5 obstáculos de la implementación de la gestión por procesos en una organización. Cada equipo explica sus conclusiones
  17. 17. CLASIFICACION DE PROCESOS
  18. 18. POR SU FUNCIONPOR SU JERARQUIA
  19. 19.  De realización u operativos De dirección o estratégicos De apoyo o soporte De medición o control y mejora
  20. 20.  Son la razón de ser de la empresa. Le generan los ingresos a la organización. A través de ellos entra en contacto con los clientes y les satisface sus necesidades de productos o servicios.
  21. 21.  Establecen el norte del proceso operativo y enfocan a la organización en sus propósitos fundamentales Son ejecutados por la alta dirección de la empresa. Son decisivos en relación con el futuro de la misma.
  22. 22.  Permiten que la organización funcione a partir del suministro de recursos. Son desarrollados a través del concurso de cargos, equipos y procedimientos que pueden no afectar en forma directa a los clientes, pero si a quienes los atienden.
  23. 23.  Permiten establecer como funciona la empresa con el fin de retroalimentarla. Establecen las metodologías para hacer seguimiento, medición y análisis de la empresa. Permiten medir el desempeño y la mejora de la eficacia y la eficiencia.
  24. 24.  Macroprocesos Proceso Subproceso Actividades Tareas
  25. 25. PROCESO: Son los procesos clave que seRequieren para manejar o dirigir a una organización SUBPROCESO: Son Actividades que tienen una Relación lógica y coordinada que contribuyen al logro de la misión del proceso ACTIVIDADES: Conjunto de tareas que concatenadas constituyen un subproceso TAREAS: Acciones que se requieren para lograr un determinado resultado
  26. 26. TALLER 2. Clasificación de Procesos Conformar equipos de trabajo. En la tabla anexa analizar los procesos identificados y hacer una clasificación de acuerdo al tipo de función y jerarquía. Cada equipo explica sus conclusiones.
  27. 27. Proceso Subproceso Actividad Estratégico Operativo Soporte ControlCLASIFICACIÓNNOMBREGestión ComercialDireccionamiento estratégicoGestión de control dedocumentos y registrosControl de calidadGestión financieraComprasAnálisis de MuestrasRegistro y controlTesorería y carteraAdmisionesEvaluación y promociónElaboración de rótulosGestión de MercadeoRecepción de faxes externos
  28. 28. MAPAS DE PROCESOS
  29. 29.  Es una representación gráfica, de la forma como opera la empresa para satisfacer las necesidades de sus clientes. Como muestra las relaciones entre los diferentes procesos de la empresa, también se le llama red.
  30. 30.  Es la base para construir el sistema de gestión de la empresa. Permite a todos los colaboradores comprender como la empresa funciona integralmente. Facilita que todos en la empresa entiendan como afectan el trabajo de otros.
  31. 31. INTERACCIONLos procesos raramente ocurren en forma aislada. La salida de un procesonormalmente forma parte de las entradas de los procesos subsecuentes, como semuestra en la figura. Actividades ENTRADAS de proceso SALIDAS Recursos Salida del Proceso C Proceso Proceso A B Entrada Salida Proceso Proceso Controles C D Las interacciones entre los procesos de una organización, dan como resultado una red de procesos interdependientes. La entrada y salida de estos de estos procesos frecuentemente pueden estar relacionados tanto con los clientes externos como con los internos.
  32. 32.  Identifique los procesos de la organización Agrúpelos según sea su función Tabúlelos de acuerdo a su importancia Diagrame los procesos de realización u operación que constituyen la cadena de valor de su empresa Diagrame los procesos de apoyo Diagrame los procesos de Dirección Diagrame los procesos de medición, control o mejoramiento Defina la Interacción entre los procesos
  33. 33. TALLER 3. Mapas de Procesos Conformar equipos de trabajo. De acuerdo con Ciudad Limpia determine el mapa de procesos. Cada equipo presenta su mapa
  34. 34. CARACTERIZACION DE PROCESOS
  35. 35.  Permite identificar las posibilidades de hacer más eficiente los procesos. Establece claramente las líneas de comunicación entre los procesos. Permite identificar los controles excesivos entre procesos internos. Facilita el acuerdo de mejora continua entre procesos internos (cliente-proveedores internos). Crea conciencia en los resultados de cada proceso. Facilita la definición de los tableros de indicadores para cada proceso. Facilita el despliegue de los objetivos. Facilita la implementación de metodologías de costeo por proceso o actividades.
  36. 36. Identificar: Las entradas necesarias para llevarlo a cabo. Las actividades que lo componen. Los responsables de esas actividades. Los cargos que tienen autoridad frente al proceso. Las salidas o resultados de esas actividades. Los recursos necesarios para su ejecución Los mecanismos de medición para controlarlo
  37. 37. CARACTERIZAR UN PROCESO ControlEntradas Salidas Proceso Recursos
  38. 38. Aquellas cosas quenecesito paradesarrollar el proceso yque a través de mitrabajo o del trabajo devarios, transformo enuna o varias salidas
  39. 39. Cargo o proceso Pque me suministralas entradas parael proceso en elque yo soyresponsable.
  40. 40. Todos aquellas cosas queutilizo para transformarlas entradas (maquinas,insumos) pero que no setransforman en salidas.
  41. 41. ACTIVIDADES DE UN PROCESO Determine las actividades necesarias para lograr los resultados previstos del proceso
  42. 42. Son los resultados delproceso pueden sertangibles o intangibles.
  43. 43. C Cargo o proceso que recibe las salidas que se producen de la ejecución del proceso en el que yo soy responsable.
  44. 44. TALLER 4. Caracterización de Procesos Conformar equipos de trabajo. De acuerdo al caso presentado en el taller anterior escoger uno de los procesos identificados como necesarios a documentar y realizar la caracterización. Cada equipo presenta sus resultados
  45. 45. Caracterización de ProcesosProceso:________________________________________________________________Objetivo:________________________________________________________________Proveedores Entradas Actividades Salidas Clientes Responsable Parámetros de control Documentos( internos y externos) Procesos de Soporte Recursos Requisitos ley, cliente organización
  46. 46. DOCUMENTACION DE PROCESOS
  47. 47. Base Documental SISTEMA PROCESOS SUBPROCESOS DOCUMENTOS FORMATOS /PROCEDIMIENTOS PLANES DECLARACIONES REGISTROS ACTIVIDADES
  48. 48. 3.7.2 Documento Información y su medio de soporteEjemplo: Registro, especificación, procedimiento documentado, dibujo, informe,norma.Notas:1) El medio de soporte puede ser papel, disco magnético, óptico o electrónico, fotografía omuestra patrón o una combinación de éstos2) Con frecuencia un conjunto de documentos, por ejemplo especificaciones y registros, sedenominan “documentación”.3) Algunos requisitos (ser legible) están relacionados con todos los tipos de documentos,aunque puede haber requisitos diferentes para las especificaciones (por ejemplo el requisito deestar controlado por revisiones) y los registros (por ejemplo el requisito de ser recuperable). 51
  49. 49. Definiciones 3.1.2 REQUISITONecesidad o expectativa establecida,generalmente implícita u obligatoria 52
  50. 50. Definiciones 3.7.6 RegistroDocumento que presenta resultados obtenidos oproporciona evidencia de actividadesdesempeñadasNotas:1) Los registros pueden utilizarse, por ejemplo, para documentar latrazabilidad y para proporcionar evidencia de verificaciones, accionespreventivas, y acciones correctivas.2) En general los registros no necesitan estar sujetos al control del estado derevisión. 53
  51. 51. Base DocumentalManual Objetivos Y Programas Política de SISO Requisitos Declaraciones del Cliente Procesos Documentos Particulares (Procedimientos, Procedimientos registros, y Registros planes, Requeridos manuales) 54
  52. 52. DOCUMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓNINTERNA EXTERNARevisada y aprobada Canales definidos Modificable Distribución interna 55
  53. 53. Control de Documentos Revisión, Aprobación de actualizar y adecuación antes de aprobar su emisión nuevamente 1 2 Identificar cambios y estado de revisión 3 7Prevenir uso dedocumentos Disponibilidad de losobsoletos Documentos 6 4 Controlar documentos de 5 origen externo Documentos legibles e identificables 56
  54. 54. Asegurar que se mantiene elestándar independientemente de que cambie el personal Facilitar actividades de monitoreo y auditorías al sistema de gestión 57
  55. 55. FACILITA LA IDENTIFICACIÓN DEL ESTADO DE VIGENCIA DE LOS DOCUMENTOS Y A QUIENES SE HA DISTRIBUIDO. FechaArea Tipo documento Código Titulo versión Distribución revisión
  56. 56. TALLER 5. Control de documentos Conformar equipos de trabajo. De acuerdo a lo presentado en clase defina una lista de 10 documentos de origen interno y 5 de origen externo que se utilizan en la empresa Cada equipo presenta sus resultados 59
  57. 57. 4.2.4 Control de los registros•Deben establecerse y mantenerse registros para evidenciar laconformidad y operación eficaz del SGC.•Los registros deben permanecer legibles, fácilmente identificablesy recuperables.•Definir los controles necesarios para su: •Identificación •Almacenamiento •Protección •Recuperación Procedimiento •Tiempo de retención documentado •Disposición de control 60
  58. 58. Permanecer Legibles QUE SE PUEDAN LEER, ENTENDER Y UTILIZAR!!•Sin borrones o tachaduras (no lápiz, no papel fax)•Aplicativos de software o dispositivos de lectura obsoletos.•Sin modificaciones no autorizadas.•Campos totalmente diligenciados ES DECIR QUE CONTENGAN DATOS CONFIABLES. 61
  59. 59. Fácilmente Identificables DATOS TRAZABLES A LA FUENTE QUE LOS ORIGINÓ.•Los datos contenidos en el registro deben ser inconfundibles.•Dónde se originan los datos, cuándo, por quién.•Registros con la debida aprobación (firmas o aprobaciónelectrónica). 62
  60. 60. Fácilmente Recuperables QUE SE PUEDAN CONSULTAR CUANDO SE NECESITAN.•Almacenamiento (dónde, quién).•Clasificación de los registros.•Protección: del registro y de su contenido (físicos –magnéticos – otros)•Consulta: acceso con o sin restricción; préstamo.•Tiempos de retención: archivos de gestión, activo, inactivo.•Disposición: reutilizar, reciclar, destruir. 63
  61. 61. Registros externos•Clasificar y almacenar•Legibles•Recuperables 64
  62. 62. Implantación de los requisitos CÓMO CONTROLAR LOS REGISTROS?•DEFINIR LAS PAUTAS PARA EL CONTROL •Establecer una metodología (procedimiento para control de registros) •Establecer la tabla para el control de registros. •Asociar siempre a los procesos y de ser posible a los procedimientos. •Incluir los registros internos y externos, tanto físicos como magnéticos • Suministrar entrenamiento, lograr la participación de las personas.•APLICAR LAS PAUTAS PARA EL CONTROL •Identificar la necesidad de recursos (archivadores, memoria, servidores) •Establecer una secuencia (cronograma) •Desarrollar “auditorias” y proponer mejoras. •Analizar los datos consignados en los registros. 65
  63. 63. CONTROL DE LOS REGISTROS Página # de # LOGO DE LISTADO MAESTRO PARA EL CONTROL DE LOS Fecha: ___ / ___ / ___ LA EMPRESA REGISTROS DE CALIDAD IDENTIFICACIÓN ALMACENAMIENTO ACCE- TIEMPO DISPOSICIÓN SO DE Có Localiz Clasifi- RETEN- ResponsablTítulo dig Tipo Responsable CON- Método a-ción cación CIÓN e o SULTA
  64. 64. TALLER 6. Control de Registros Conformar equipos de trabajo. Elaborar un listado de 10 registros internos y 5 de origen externos que se pueden encontrar en la empresa Cada equipo presenta sus resultados
  65. 65. MUCHAS GRACIAS POR SU TIEMPO Y ATENCIÓN......

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