Organización y Sistemas: Técnicas para el diseño y mejora de procesos

ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS
Caracas, agosto 2006
Organización y Sistemas

República Bolivariana de Venezuela
Ministerio de Educación Superior
Fundación Misión Sucre
Ministro del Poder Popular para la Educación Superior
Luis Acuña
Viceministra de Políticas Académicas
Tibisay Hung
Asesor de Contenido
Prof. Tania Salazar, IUT Dr. Federico Rivero Palacio
Diseñadora Instruccional
Prof. Rosaura Torres Utrera, IUT Dr. Federico Rivero Palacio

UNIDADES CURRICULARES ESPECIALIZADAS
ESPECIFICACIÓN CURRICULAR
horas
Trabajo Acompañado 3
Trabajo Independiente 3
Horas por semana 6
Total horas por trimestre 42

Competencias a desarrollar

INDICE.
Pág.
• Programa instruccional
• Introducción
Unidad I ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS
• Origen de Organización y Sistemas
• Definición
• Naturaleza de las funciones de la unidad de Organización y Sistemas.
• Características de los análisis de Organización y Sistemas
• Perfil del analista de Organización y Sistemas
Unidad II DIAGRAMACIÓN
• Definición
• Objetivos
• Técnicas para formular diagramas
• Clasificación de los diagramas
• Características de los diagramas..
Unidad III LOS ORGANIGRAMAS
• Definición
• Objetivos
• Tipos de organigramas
• Símbolos y referencias convencionales de mayor uso en los
organigramas.
• Criterios para la elaboración de organigrama.
Unidad IV NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
• Norma.
• Procedimiento
• Características de los procedimientos
• Clasificación de los Procedimientos
• Descripción de los procedimientos.
• Redacción.
• Diagramación de los procedimientos

Unidad V FLUJOGRAMAS
• Definición
• Características de los flujogramas
• Tipos de flujogramas
• Simbología de los flujogramas
• Diseño y elaboración de flujogramas
• Recomendaciones para el uso y aplicación
Unidad VI FORMULARIOS
• Definición
• Objetivo
• Diseño del formulario
• Consideraciones para la elaboración del formulario
• Sistema de control de formularios
Unidad VII MANUALES ADMINISTRATIVOS
• Ventajas
• Desventajas
• Clasificación de los manuales administrativos
• tipos de manuales
• Procedimiento general para elaborar manuales admnistrativos
Unidad VIII. Metodología de simplificación del trabajo
• Planteamiento del problema
• Recolección de los datos
• Análisis de los datos
• Formulación de recomendaciones
• Implantación
• Seguimiento, evaluación y control
Referencias

PROGRAMA INSTRUCCIONAL
OBJETIVO GENERAL
Al finalizar la unidad curricular el estudiante estará en capacidad de abordar el
diseño, control y mejoramiento de los procesos de un organización aplicando los principios
generales de organización y sistemas, de una manera sistemática, racional y ordenada
SINOPSIS DE CONTENIDO
UNIDAD I
ORGANIZACIÓN Y SISTEMA.
1) Origen, antecedentes
2) Definición.
3) Naturaleza de las funciones de la unidad de Organización y Sistemas.
4) Características de los análisis de Organización y Sistemas.
5) Perfil del analista de Organización y Sistemas
Unidad II DIAGRAMACION
1) Definición
2) Objetivos
3) Técnicas para formular diagramas
4) Clasificación de los diagramas
5) Características
UNIDAD III LOS ORGANIGRAMAS.
1) Definición
2) Objetivos
3) Utilidad

4) Tipos de organigramas
5) Símbolos y referencias convencionales de mayor uso en un Organigrama
6) Criterios para la elaboración de organigrama
UNIDAD IV. NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
1) Norma.
2) Procedimiento
3) Características de los procedimientos
4) Clasificación de los Procedimientos
5) Descripción de los procedimientos.
6) Redacción.
7) Diagramación de los procedimientos
UNIDAD V FLUJOGRAMAS
1) Definición
2) Características de los flujogramas
3) Tipos de flujogramas
4) Simbología de los flujogramas
5) Diseño y elaboración de flujogramas
6) Recomendaciones para el uso y aplicación de los flujogramas
UNIDAD VI FORMULARIOS
1) Definición
2) Objetivo
3) Diseño del formulario
4) Consideraciones para la elaboración del formulario
5) Control de formularios
UNIDAD VII MANUALES ADMINISTRATIVOS
1) Ventajas
2) Desventajas
3) Clasificación de los manuales administrativos
4) Tipos de manuales
5) Procedimiento general para elaborar manuales administrativos
Unidad VIII. Metodología de simplificación del trabajo
1) Planteamiento del problema
2) Recolección de los datos
3) Análisis de los datos

4) Formulación de recomendaciones
5) Implantación
6) Seguimiento, evaluación y control
Estrategias Metodológicas
Exposición del profesor-asesor
Dinámica grupal sincrona.
Estrategia de evaluación
La evaluación de las competencias adquiridas por el participante se hará a nivel
teórico-reflexivo como parte de las actividades de esta unidad curricular y, a nivel
de aplicación, en el eje longitudinal Proyecto II.
La calificación definitiva de esta unidad curricular estará distribuida de la siguiente
manera:
Actividad evaluativa Porcentaje
Ejercicio de comprobación de lectura por unidad 20%
Presentación escrita de estudio de casos 35%
Participación en discusiones y debates 30%
Presentación de trabajos en grupo (exposiciones,
dinámicas etc.)
15%

INTRODUCCIÓN
El individuo como tal no puede vivir aislado, sino en continua interacción con
sus semejantes, por tanto es un ente sociable. Los individuos tienen que cooperar
unos con otros, por sus restricciones personales, y deben constituir
organizaciones que les permitan lograr algunos objetivos que el trabajo individual
no alcanzaría realizar.
Entonces, una organización se define como: un sistema de actividades
conscientemente coordinadas formado por dos o más personas. La cooperación
entre ellas es esencial para la existencia de la organización, y ésta existe cuando:
Hay personas capaces de comunicarse y dispuestas a actuar conjuntamente.
Este modulo instruccional ha sido concebido para servir de apoyo a los
participantes, ya que su contenido esta orientado a brindar los elementos
necesarios para comprender y utilizar técnicas que permitan lograr mejores
resultados en el área de organización y sistemas.
El trabajo que se verá a continuación se hace con la finalidad de establecer y
distinguir los diferentes conceptos de un sistema de Organización y sistemas, para
comparar las funciones que realiza de acuerdo con la dependencia en la cual
trabaja y las características que debe contener los analistas del mismo.
Para comprender esas definiciones se hablará un poco de la creación y de los
antecedentes de este sistema de mejoramiento en el campo laboral administrativo.
Se profundizará en las funciones que cumple la unidad de O y S, para poder
destacar la mejor ubicación del mismo en una empresa u organismo, basándose y
teniendo en cuenta la coordinación y las normativas de dicho órgano.
El contenido, ha sido seleccionado cuidadosamente con el objeto de proveer al
lector información útil, sencilla y relevante que le permita comprender con facilidad
los tópicos principales del área. Consta de ocho unidades, en la primera se aborda
el estudio de organización y sistemas, concepto, Origen, antecedentes, Naturaleza
de la carrera, funciones Características de los analista de Organización y
Sistemas, Perfil y Definición de términos propios del área.
En la segunda unidad se incorporan elementos vinculados con diagramación
entre ellos: Definición, Características, Utilidad, Criterios fundamentales para su
elaboración y Tipos de diagramas.

La tercera unidad desarrolla la plataforma técnica para definir y plasmar la
estructura de la organización de forma tal que traduzca su objeto y razón de ser en
función de su contexto, con este fin se revisan su Definición, Objetivos, Utilidad,
Tipos de organigramas, Criterios para la elaboración y Características.
La cuarta unidad señala los aspectos correspondientes a normas y
procedimientos: definición, características y Tipos de procedimientos así como la
forma adecuada de Redactarlo.
La quinta unidad ilustra en forma grafica el proceso o sucesión de operaciones
necesarios para realizar una actividad, allí encontramos la definición, Símbolos
usados en lo diagramas de flujo, Técnica para realizar los flujogramas,
Recomendaciones para usar y aplicar símbolos.
La sexta unidad aborda la Definición, Objetivo, Diseñó del formulario y algunas
consideraciones para su elaboración y control.
La séptima unidad reseña los aspectos que deben orientar el planteamiento,
elaboración, implantación y seguimiento de manual administrativos se incluyen.
Nociones generales, Características de los manuales, Clasificación, Tipos de
manuales y procedimiento general para elaborarlos.
La octava unidad refiere la Metodología de simplificación del trabajo con el
objeto de encontrar el mejor modo de proporcionar un buen servicio, aquí se
describe la forma adecuada de hacer el Planteamiento del problema (oportunidad
de Mejora), Recolectar los datos, Análisis de los datos, Formulación de
recomendación, implementación, Seguimiento, evaluación, control y Redacción del
informe técnico
Cada unidad contiene los objetivos que se persiguen alcanzar mediante su
estudio y actividades que permitan emplear de manera específica la técnica
trabajada.
Al final se incluye bibliografía que pueden ser consultada para profundizar en
cada uno de los tópicos desarrollados.

UNIDAD I ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS
1) Origen, antecedentes
2) Definición.
3) Naturaleza de las funciones de la unidad de organización y sistemas.
4) Características de los análisis de Organización y Sistemas
5) Perfil del analista de Organización y Sistemas

OBJETIVOS ESPECÍFICOS
1) Definir Organización y Sistemas.
2) Identificar las características básicas de Organización y sistemas.
3) Diferenciar la naturaleza de las funciones que puede desempeñar
Organización y Sistemas en una Organización.
4) Determinar la necesidad de una oficina de organización y sistemas en
una organización dada.

La Oficina de Organización y Sistemas es una unidad asesora a la Gerencia
General, que tiene como objetivo fundamental el adecuar la estructura
organizativa funcional y procedimental, a fin de cumplir con la misión institucional.
Igualmente, tiene a su cargo, evaluar la operatividad y/o vigencia de los Manuales
de Organización y Sistemas, Normas y Procedimientos así como Formularios e
Instructivos implantados con miras a la simplificación, agilización y/o actualización
de los procesos administrativos y operativos que así lo requieran.
Esta oficina, tiene como función principal planificar, supervisar, coordinar y
controlar las actividades relativas a los sistemas administrativos, así mismo, tiene
la responsabilidad de la selección de paquetes preprogramados o de su desarrollo
(junto a la Red de Computación), prueba e instalación, contemplando el desarrollo
de los manuales de los sistemas y el entrenamiento a los usuarios.
Finalmente se puede afirmar que una oficina de Organización y sistemas es
vital para cualquier empresa ya que en la ubicación donde se presente o
departamento en el que se localice, ayudará de manera directa en el mejoramiento
y en la innovación de los procesos que se planifiquen y se lleven a cabo, tomando
como asesor las funciones en las cuales se basa la organización.
Esta unidad ha venido evolucionando para modernizar la estructura organizativa
de las empresas donde se encuentre y las ideas de los proyectos para trabajar de
una manera más rápida, eficaz y consolidada; trabajando directamente pero sin
influir en las decisiones tomadas por los directivos o el máximo nivel jerárquico de
la empresa.
ORIGEN DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS
La creación de las unidades de Organización y Sistemas se vincula, por una
parte, a los esfuerzos de reorganización administrativa tendientes a racionalizar y
hacer más eficiente, circunstancias que remontan a 1821, fecha de la aparición del
Estado Mexicano y de la era moderna y por otra parte, al establecimiento del
proceso de modernización administrativa que se inicia en 1965.
La evolución que ha seguido, se puede dividir en dos fases importantes: una
refiere a su origen y formación y otra concerniente a su consolidación.
Esta primera fase abarca el período de 1917 a 1964, fecha en la cual se da
inicio a la creación de los departamentos administrativos y termina con la
instalación de las unidades de Organización y sistemas en toda la administración.
Este período se caracteriza por la confusión manifiesta ya que se confundió la
función de Organización y sistemas con las funciones de contabilidad, auditoria y
con funciones de mejoramiento administrativo, ya que éstas se encargan de
racionalizar el aprovechamiento de los recursos.
La segunda fase es, a partir de 1965, en donde se dedican a modernizar la
administración e introducen las técnicas administrativas experimentadas en el

sector privado y consolidan su acción de revisión permanente tanto de la
estructura como del funcionamiento.
Las unidades de organización y sistemas se legalizan en 1971 a través de
varios acuerdos
Paralelamente a la evolución de la Administración, como ciencia, hemos podido
observar una serie de denominaciones para referirse al área de organización y
sistemas, por ejemplo organización y métodos o sistemas y procedimientos entre
otras, el comienzo de esta situación, según señala Luís Salazar Larrain, fue
originado en países como Alemania, Estados Unidos, Inglaterra, Bélgica en otros,
donde inicialmente se realizaron investigaciones asociadas a normas, métodos y
organización del trabajo.
En realidad, todas las denominaciones asociadas a organización y sistemas,
persiguen el mismo objetivo, lograr obtener mayor productividad y para lograrlo,
emplean métodos reglamentados y fundamentados en las enseñanzas cartesianas
de (Descartes) cuyo principio fundamental estuvo basado en no considerar nada
como verdadero (“la duda sistemática”) a menos que no sea reconocido como tal
en toda evidencia.
DEFINICIÓN
El desarrollo incesante de la complejidad en la Administración y todos los
evidentes defectos que ella acusa, ha generado una serie de inquietudes entre los
miembros de las empresas los cuales han buscado los medios necesarios para
sistematizar, controlar y dar mayor eficiencia a su administración.
Es así, como en la mayoría de las organizaciones han sido creadas Centrales
de Organización y Sistemas para dar eficiencia y simplicidad al mecanismo
administrativo; Organización y Sistemas es uno de los términos que integran la
labor general de la racionalización.
Sobre la Teoría de Organización y Sistemas observamos definiciones como
"Una forma de consulta ideada para proveer asesoramiento sobre como dividir las
actividades, como agrupar las tareas, como disponer procedimientos y llevar
trabajos administrativos mecánicos con la mayor economía de esfuerzo y con el
máximo de eficacia en los resultados". Y por extensión, se llama unidad, equipo o
servicio de Organización y Sistemas al conjunto de funcionarios especializados en
la aplicación de la técnica del mencionado servicio.
Organización y Sistemas estudia los problemas de estructura y funcionamiento
de la Administración, cumpliendo como función el aconsejar a los funcionarios
interesados en mejorar la organización y métodos empleados por los servicios que
dirigen. La finalidad de una unidad de Organización y Sistemas es asegurar el
máximo de eficiencia en el financiamiento de la aparato administrativo, y mediante
la aplicación adecuada de métodos científicos de organización; conseguir
economías en el costo de la producción y en la utilización de mano de obra, pero

como regla general a Organización y Sistemas no se le concede autoridad sobre
otras unidades en administración.
Se suele preguntar ¿Por qué es necesario emplear un servicio especializado, si
el deber de los administradores es asegurar que las actividades sean bien
organizadas y se apliquen los métodos adecuados? Y la respuesta a esta
interesante interrogante es que utilizando este servicio, los administradores
adquieren los conocimientos necesarios de Organización y Sistemas, y sea capaz
de dirigir un departamento sin ayuda, haciéndose totalmente responsable de sus
actividades. Cada administrador tiene una clara responsabilidad de asegurar que
su sector en los negocios sea conducido eficientemente y cuando tiene un papel
directivo, debe trazar la forma de la organización y crear los instrumentos
apropiados o métodos para llevar a cabo la función.
La ventaja principal que Organización y Sistemas tiene sobre un administrador
es, que su responsabilidad es estudiar los problemas administrativos y que puede
tomarse el tiempo para pensar e indagar sin tener que preocuparse de abandonar
otras responsabilidades, haciendo estas considerando el hecho de reunir datos y
obtener la mayoría de su información a través de personas encargadas de la
actividad que se analiza.
Otra de las ventajas, es el desarrollo de las Facultades Críticas, es decir,
pensar en términos de propósitos en vez de medios, a interrogar sobre lo que se
hace y el por qué de ello.
NATURALEZA DE LAS FUNCIONES
DE LA UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS.
Dentro de una organización las funciones de las diferentes unidades se
encuentran agrupadas, considerando su naturaleza asesora o de línea, en
consecuencia la oficina de organización y sistemas también puede ser clasificada
atendiendo los mismos aspectos.
Considerando la opinión de varios autores la unidad de organización y sistemas
debe tener una función de carácter asesor, sin embargo se presentan situaciones
especiales dentro de una organización en las cuales pareciera determinante la
necesidad de que ésta ejerciera dentro de la institución un carácter ejecutivo.
Características de la Función Asesora:
 Elaborar estudio diagnóstico.
 Analizar el estudio.
 Ofrecer recomendaciones al personal ejecutivo y subalterno.
Es importante destacar que la unidad de organización y sistemas una vez
elaborado y analizado el trabajo, necesita convencer a los miembros de la
organización de las ventajas que se lograrían alcanzar si las recomendaciones se

pusieran en practica, en consecuencia considerar o no la propuesta depende de la
unidad ejecutiva.
Características de la función ejecutiva o de línea
 Dirigir el estudio.
 Ejecutar acciones orientadas a poner en práctica las recomendaciones.
Como podemos observar la unidad de organización y sistema, en este caso
solo exige a la unidad ejecutiva que lleve a cabo las recomendaciones, en este
caso solo necesita la aprobación es la del autoridad máxima de la institución.
Finalmente, es importante destacar que la unidad de organización y sistemas
debe tener un carácter asesor, salvo en algunas situaciones especiales en las
cuales se hace necesario la toma de decisiones de manera ejecutiva.
CARACTERÍSTICAS DE LOS ANÁLISIS DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS
La información sobre la actividad administrativa de la dependencia o unidad
orgánica de la que se trate, se recopila, analiza y prepara como informe en el cual
se deben formular propuestas, ventajas y desventajas de las medidas de
mejoramiento administrativo más viables de acuerdo con la estimación de costos y
presupuestos de los recursos humanos, financieros y materiales. Para poder
realizar dichos análisis se deben seguir diversos pasos:
 Conocer el hecho o la situación que se analiza.
 Describir tal hecho o situación.
 Descomponerlo con el fin de conocer los detalles y aspectos.
 Examinarlo críticamente y comprender cada elemento o componente del
hecho específico en estudio.
 Ordenar cada elemento de acuerdo con el criterio de clasificación elegido,
haciendo comparaciones y buscando analogías.
 Definir las relaciones que operan entre cada elemento, tomando en
cuenta los fenómenos administrativos y el departamento donde se trabaja.
 Clasificar la información por áreas: objetivos, estructura, normas y
políticas administrativas, funciones y operaciones, equipo y ambiente laboral.
Es importante saber las características que distinguen los análisis de la unidad
de Organización y Sistemas, las cuales se denotan así:
 Eliminación: Es la supresión de un sistema de trabajo, la eliminación de
procedimientos o de pasos dentro de un proceso.

 Adición: Introducir nuevos sistemas o programas.
 Combinación: Combinar el orden de las operaciones de un procedimiento que
considere los factores.
 Modificación: Cambios en los procedimientos o las operaciones, modificadores
en las formas, registros e informes.
 Simplificación: Introducción de mejoras en los métodos de trabajo mediante el
análisis de las operaciones de un procedimiento.
 Series de Tiempo: Interpretación de las variaciones en los volúmenes de
hechos, costos, producción, etc., en períodos iguales y subdivididos en
unidades homogéneas de tiempo.
 Correlación: Determinar el grado de influencia entre dos o más variables. Una
variable puede ser estimada si el valor de otra variable es conocido.
 Muestreo: A través del uso de varios diseños, el muestreo hace posible las
inferencias acerca de las características del personal.
 PERT (Técnica para la Revisión y Evaluación de Programas): La planeación
y control de un conjunto complejo de actividades, funciones y relaciones.
Incluyen: la cadena de eventos y actividades, asignación de recursos, etc.
 Programación lineal: Para asignar los recursos incluyendo una función
objetiva, a través de la elección entre varias alternativas y sistemas cuyos
elementos tienen valores para adquisición, durabilidad, utilización en diversas
etapas.
 Simulación: Usada para imitar una operación antes de su ejecución real, para
así proporcionar datos aproximados que permiten tomar decisiones, haciendo
grupos complejos de variables.
 Teorías: Existen, en los análisis de Organización y Sistemas, diversas teorías
que caracterizan a su dependencia o a las etapas por las que está
desarrollándose, éstas se dividen así:
 Línea de espera: Es para determinar el número óptimo de estaciones de
servicio, y la mayoría de los modelos suponen una distribución específica de las
llegadas y el tiempo.
 Decisiones: Seleccionar el mejor curso de acción cuando la información se da
en forma probable para el desarrollo sistemático del análisis.
 Juegos: Es para determinar la estrategia óptima en una situación de
competencia, y aplicar en problemas de productividad haciéndose responsables
pero conociendo las reglas.

5.-Perfil del analista de Organización y Sistemas
El personal que labora en la unidad de Organización y Sistemas se conoce
como analistas. Éste se encarga de recopilar y analizar información con el fin de
presentar soluciones alternativas a problemas, así como asesorar en la
implantación de las modificaciones que proponga. El analista puede ser un técnico
o profesional que requiere conocimientos, los cuales se agrupan en dos tipos:
 Conocimientos Teóricos: Como conocimientos de teoría de la administración y
de la organización, de sistemas y metodología de la investigación.
 Conocimientos Técnicos: Principalmente que le permitan realizar diagnósticos
administrativos y el diseño organizacional, análisis y elaboración de
organigramas, diagramas de flujo y distribución de espacio.
El analista debe tener la capacidad de análisis, expresarse con claridad, saber
redactar y presentar informes, ser observadores y poder trabajar en equipo.

ACTIVIDADES PARA EL PARTICIPANTE
Organizados en equipos de tres participantes, realice las siguientes actividades.
1) Elabore un cuestionario que incluya:
a) Nombre de una empresa
b) ubicación.
c) Numero de empleados.
d) Unidades administrativas. (Identifíquelas).
e) Unidad de organización y sistemas.
f) Estructura interna.
g) Objetivos.
h) Funciones.
i) Forma adoptada para realizar sus labores atendiendo su naturaleza.
j) ventajas y desventajas de esta unidad.
2) Visite una organización que posea una unidad de organización y sistemas,
entreviste a un miembro de la gerencia y aplique el cuestionario elaborado.
3) En relación a las respuestas obtenidas y a la información recabada en la
entrevista, realice el análisis de la misma y produzca los comentarios sobre la
unidad de organización y sistemas.
4) Determinar la necesidad de una oficina de organización y Sistemas en la
organización seleccionada.

Unidad II DIAGRAMACIÓN
1) Definición
2) Objetivos
3) Técnicas para formular diagramas
4) Clasificación de los diagramas
5) Características

OBJETIVOS ESPECÍFICOS.
1) Comprender la importancia de justificar el quehacer de la organización con
diagramas y mapas de proceso.
2) Conocer diferentes diagramas y mapas de proceso que pueden emplearse
en una organización.
3) Entender los beneficios que los diagramas ofrecen a una organización
4) Aplicar la diagramación para resumir en forma ordenada operaciones,
formatos y métodos de trabajo.

DIAGRAMACIÓN
La representación a través de gráficos es para la profesión de sistemas lo que
un sistema numérico es en el campo de las matemáticas; es decir, un lenguaje
abreviado que permite entender los fenómenos complejos en lapsos de tiempo
relativamente cortos.
Definición
“Diagramar consiste en representar gráficamente, hechos, situaciones, movimientos,
relaciones o fenómenos de todo tipo por medio de símbolos que clarifican las
interrelaciones de diferentes factores y/o unidades administrativas, así como la relación
causa-efecto que prevalece entre ellos.”
(Benjamín. 2004).
Esta herramienta constituye un elemento de decisión invaluable para individuos
y organizaciones porque así pueden percibir en forma analítica y detallada la
secuencia de una acción, lo que contribuye a conformar una sólida estructura de
pensamiento que fortalece su capacidad de decisión. En las organizaciones este
método les permite dar seguimiento a sus operaciones mediante los diagrama de
flujo, elemento fundamental para descomponer en partes procesos complejos,
esto facilita la comprensión de su dinámica organizacional y la simplificación del
trabajo. (Benjamín 2004).
OBJETIVOS
1. Comprender la importancia de representar el quehacer de la organización con
diagramas y mapas de procesos.
2. Conocer las diferentes versiones de diagramas y mapas de proceso que puede
emplear una organización para desempeñarse eficazmente.
Se hace necesario en las organizaciones la demanda de recursos técnicos que
le permitan por medio de procesos elaborados a través de diagramas y mapa de
procesos reunir los elementos necesarios para realizar sus funciones en forma
lógica y consistente.
El uso de diagramas abarca tres campos de gran importancia en el trabajo de
los sistemas estos son: estudio, diseño y presentación.
Estudio de los diagramas.
Esta fase del estudio de sistemas es la investigación inicial de los
procedimientos, tal como se llevan en el presente dentro de la organización. En
esta etapa la exploración se refiere básicamente a la forma en que se está
ejecutando el trabajo. Los datos que el analista necesita obtener deber ser

correctos y completos. Una vez recopilada toda la información, hace uso del
diagrama del movimiento, un recurso sencillo que transformará la enorme
mezcla de detalles sin conexión en un sencillo mapa-ruta que señala en su
totalidad los procedimientos.
El diagrama es un producto final deseado, a través del cual el analista refleja el
procedimiento. Al analizar el diagrama detectamos amplios campos de
perfeccionamiento y lo que ha sido una simple investigación, ahora empieza a
marcar el rumbo; principal y contribuye señalando las áreas con necesidades de
perfeccionamiento.
Estas dos fases, comprensión de los procedimientos actuales e indicación del
mejor camino para la acción futura, constituyen el valor fundamental en el usa de
diagramas.
Diseño de diagramas de procedimiento.
Esta fase en el trabajo de sistemas es, quizá, la más importante y con seguridad el
punto crucial de una asignación de sistemas. Aquí se desarrollarán los métodos
nuevos, el equipo, las nuevas formas, los diagramas de flujo que fueron trazados
en la fase del inicial, entran de nuevo en esta etapa. Ahora deben seguirse los
caminos de perfeccionamiento que antes fueron señalados. Las áreas en las que
se duplican el esfuerzo, o se hacen inversiones innecesarias se investigarán
minuciosamente, los diagramas proyectados en esta fase del estudio para el
sistema propuesto se convertirán en las bases para los proyectos finales alrededor
de los cuales se centrará la representación administrativa.
Presentación de los diagramas.
La fase de presentación del trabajo, se apoya con firmeza en el empleo de
diagramas o gráficas escogidos y ejecutados con el propósito de explicar a la
gerencia o administración cómo trabaja el antiguo sistema y por qué y de qué
manera debe mejorarse. En este punto los efectos del análisis de los sistemas son
presentados en su totalidad. La gerencia posterior a la revisión del análisis
presentado, determinara la aceptación o el rechazo del plan que se propone. La
decisión puede basarse en detalles pequeños, por ejemplo,. Si el especialista en
sistemas al momento de hacer el estudio ignora el propósito de la organización o
su proyección en el futuro, dará indicios de falta de conocimiento, y esto podrá ser
tomado por la administración como señal de que el estudio ha sido conducido de
manera poco seria. Esta conclusión debilitará la confianza en la presentación total.
TÉCNICAS PARA FORMULAR DIAGRAMAS
Planeación y evaluación.
Todos los análisis de sistemas bien ejecutados son el producto de una fase inicial
de planificación cuidadosa y de una valoración continua del proceso. En lo que
respecta a los diagramas, la planeación es la etapa en la que se decide cuáles se
adaptarán mejor a la asignación y realización de los fines que se desean alcanzar

y qué información deberán contener dichos diagramas. Debe determinarse cuál es
el enfoque más expedito y menos costoso, que armonice con la ejecución de un
trabajo comprensible.
La evaluación es el proceso de adaptación y esto debe aplicarse continua y
conscientemente, conforme va adelantando el trabajo y se va conociendo mejor la
operación que se analiza. El estudio de sistemas, casi sin excepción, depende en
cierto grado de métodos de tanteo. El analista continuamente debe valorar sus
técnicas y sus resultados, comparándolos con los propósitos finales de la
organización. Este será afinado poco a poco conforme progresa el trabajo.
Durante la fase de investigación, el analista debe interesarse primordialmente
en los diagramas de flujo o de proceso. Cuando se enfoca un procedimiento
desconocido por completo, a menudo es posible que el analista especifique el
tamaño y el número de hojas en las que se acomodarán los diagramas, pero es
necesario además considerar la información verbal recabada en su momento.
Sin embargo, cuando es factible hacer un diagrama de un borrador, este
recurso constituye un valor inapreciable por tres razones: primera, ahorra el
tiempo de escritura y permite que la entrevista progrese más rápidamente, ya que
las operaciones pueden describirse en menor tiempo usando símbolos y no
palabras; segunda, permite al analista proseguir la entrevista con orden y lógica;
finalmente el diagrama borrador sirve para indicar los puntos en que se han
omitido los detalles informativos. A este respecto, el analista quizá encuentre útil
asociar cada símbolo de las gráficas con una lista de comparaciones y de
preguntas acerca de la clase de informes que él necesita. Por ejemplo, el símbolo
del archivo podrá llevar preguntas como éstas: ¿Archivado por quién? ¿Retenido
por cuánto tiempo? ¿En qué orden? ¿Cuántos al mes? ¿Qué clase de archivero
está usando?
En la práctica muchos analistas combinan secciones de diagramas borradores y
notas escritas para registrar los informes que obtienen en las entrevistas, El arte
de entrevistar mejora con la práctica y el conocimiento y, con frecuencia, el
analista experto usa, o deja de usar la técnica de diagrama-borrador,
acomodándose a las circunstancias del momento.
Simbología básica
Un diagrama de flujo elaborado con un lenguaje gráfico inconsistente o no
convencional trasmitirá un mensaje deformado o será ineficaz para la comprensión
del proceso que se pretende estudiar. De ahí la necesidad de concebir y admitir
determinados símbolos a los que se les confiera convencionalmente un significado
preciso y convenir también en determinadas reglas en cuanto a su aplicación.
La American Society of Mechanical Engineers (ASME) ha desarrollado los
signos convencionales, a pesar de la amplia aceptación que ha tenido esta
simbología, en el trabajo de diagramación administrativa es limitada, porque no ha
surgido algún símbolo convencional que satisfaga mejor todas las necesidades.

La American National Standard Institute (ANSI) ha desarrollado una simbología
para que sea empleado en los diagramas orientados al procesamiento electrónico
de datos (EDP) con el propósito de representar los flujos de información, se han
adoptado ampliamente algunos símbolos para la elaboración de los diagramas de
flujo dentro del trabajo de diagramación administrativa.

DOCUMENTO: REPRESENTA CUALQUIER DOCUEMNTO QUE
ENTRE, SE UTILICE, SE GENERE O SALGA DEL PROCEDIMIENTO
DECISIÓN O ALTERNATIVA: INDICA UN PUNTO DENTRO DEL
FLUJO EN DONDE SE DEBE TOMAR UNA DECISIÓN ENTRE DOS
O MÁS OPCIONES.
ARCHIVO: INDICA QUE SE GUARDE UN DOCUMENTO EN FORMA
TEMPORAL O PERMANENTE.
CONECTOR DE PÁGINA: REPRESENTA UNA CONEXIÓN O
ENLACE CON OTRA FORMA DIFERENTE, EN LA QUE CONTINÚA
EL DIAGRAMA DE FLUJO.
INICIO TÉRMINO: INDICA EL PRINCIPIO O EL FIN DEL FLUJO:
PUEDE SER ACCIÓN, ADEMÁS SE USA PARA INDICAR UNA
UNIDAD ADMINISTRATIVA O PERSONA QUE RECIBE O
PROPORCIONA INFORMACIÓN.
ACTIVIDAD: DESCRIBE LAS FUNCIONES QUE DESEMPEÑAN LAS
PERSONAS INVOLUCRADAS EN EL PROCEDIMIENTO.
CONECTOR: REPRESENTA UNA CONEXIÓN DE UNA PARTE EL
DIAGRAMA DE FLUJO CON OTRA PARTE DEL MISMO.
SÍMBOLO REPRESENTA

OPERACIONES: FASES DEL PROCESO, MÉTODO O
PROCERDIMIENTO.
INSPECCIÓN Y MEDICIÓN: REPRESENTA EL HECHO DE
VERIFICAR LA NATURALEZA, CALIDAD Y CANTIDAD DE
LOS INSUMOS Y PRODUCTOS.
INSPECCIÓN Y MEDICIÓN: REPRESENTA EL HECHO DE
VERIFICAR LA NATURALEZA, CALIDAD Y CANTIDAD DE
LOS INSUMOS Y PRODUCTOS.
OPERACIÓN INSPECCIÓN: INDICA LA VERIOFICACIÓN O
SUPERVISIÓN DURANTE LAS FASES DEL PROCESO,
MÉTODO O PROCEDIMIENTO DE SUS COMPONENTES.
TRANSPORTACIÓN: INDICA EL MOVIMIENTO DE
PERSONAS, MATERIAL O EQUIPO.
DEMORA: INDICA RETRASO EN EL DESARROLLO DEL
PROCESO, MÉTODO, PROCEDIMIENTO.
DECISIÓN: REPRESENTA EL HECHO DE EFECTUAR UNA
SELECCIÓN O DECIDIR UNA ALTERNATIVA ESPECÍFICA
DE ACCIÓN.
ENTRADA DE BIENES: PRODUCTOS O MATERIAL QUE
INGRESA AL PROCESO.
SÍMBOLOS DE LA NORMA ISO- 9000 PARA E LABORAR
DIAGRAMAS DE FLUJO
SÍMBOLO REPRESENTA

CLASIFICACIÓN DE LOS DIAGRAMAS
La bibliografía existente ofrece varios tipos de diagramas. Sin embargo, a
continuación señalaremos aquellos más conocidos.
a. Diagramas de operaciones, para representar el flujo de las operaciones.
b. Diagramas arquitectónicos, para representar un bosquejo de terrenos físicos.
c. Diagramas de las relaciones del personal para indicar las jerarquías de
autoridad, responsabilidad y función.
d. Diagramas estadísticos, para resumir las relaciones numéricas y cronológicas.
Aunque tiene gran valor el conocimiento de la razón fundamental de los tipos
mencionados y sus objetivos, se facilita la presentación de las diversas clases
de diagramas de sistemas, si se verifica en función del campo que describe
cada tipo. Las descripciones que siguen pertenecen a tres categorías.
e. Diagrama de flujo. Se refieren, básicamente, al flujo de operaciones e incluyen
gráficas que se relacionan con el manejo de formas, así como diagramas
lógicos relativos a programas de computadoras.
f. Gráficas de organización. Se refieren a las relaciones del personal.
g. Gráficas diversas. Las que no quedan comprendidas en los campos antes
mencionados.
h. Diagramación mental: se basa en la posibilidad de reproducir gráficamente
el proceso de construcción de la percepción de nuestra mente. Cada
uno de nosotros a través de la experiencia, los valores, la educación y la
formación construimos un esquema de la realidad o mapa particular del
mundo, el cual es único, irrepetible pero sobre todo válido para cada quien.
Estos esquemas mentales o mapas mentales, si bien son dinámicos y
cambian en función del tiempo, pueden representarse gráficamente con un
lenguaje muy semejante al de la construcción cotidiana del contexto que
nos rodea, en el cual usamos los colores, las imágenes, las cifras, la
dimensión, las palabras, el razonamiento, la visión global y la imaginación.
Estas funciones están distribuidas a lo largo de nuestra corteza cerebral.
En el siguiente ejemplo, se refleja cómo aborda una organización la misión, visión
y objetivos estratégicos. (proceso de Planificación Estratégica)

El siguiente es un mapa genérico que aplica a cualquier caso, como ejemplo
tenemos como una persona analiza y entiende las eras geológicas.

Convención para trazar los diagramas
a. La información para identificar cada diagrama debe ser la siguiente:
1. Nombre del proceso, indicando los puntos iniciales y finales.
2. Nombre del departamento o los departamentos involucrados.
3. Nombre de la persona que preparó el diagrama.
4. Número de personas o puestos involucrados.
5. Número de pasos.
b. Identificar cada columna con el nombre de la persona o puestos que realiza uno
de los pasos.
c. Representar las formas o documentos, mediante rectángulos proporcionales a
las formas o documentos representados. Sin embargo, como lo principal es la
claridad, esta convención puede eliminarse empleando solamente el buen
juicio.
d. Cada forma debe representarse siempre por un rectángulo de las mismas
dimensiones.
e. Cada vez que se crea una forma, se le pone en el original y copias un triángulo
negro en la esquina inferior derecha.
f. Cuando las dimensiones del rectángulo lo permitan, es conveniente el nombre
de la forma en cada paso que aparezca.
g. El original y las copias siempre deben ponerse en el mismo orden. Se coloca un
número en la esquina superior derecha. Para el original siempre se usará el
número uno; las siguientes copias tendrán numeración ascendente.
h. En cada paso deben presentarse todos los documentos que intervienen.
i. Cuando se transportan dos o más papeles, que van unidos, ya sea con grapa o
broche o en sobre, se reúnen los rectángulos identificando cada uno de ellos, El
movimiento se representa por una sola línea.
j. Cuando se muevan Juntos, pero no unidos, el transporte se representa por
medio de una línea para cada forma o grupo de formas.
k. La secuencia se muestra haciendo que las líneas de transportes tengan una
ligera tendencia hacia abajo.
l. El orden cronológico de los pasos se representa por el orden en que aparecen
los rectángulos, de arriba hacia abajo.
m.Debe identificarse cada paso con un número y hacer una pequeña descripción
del mismo, mediante la escritura del verbo que identifica la acción.

n. Si es posible, hacer que lo firme el jefe del departamento o el empleado que ha
proporcionado la información.
Presentación de las Formas en el Diagrama
a. Las figuras deben hacerse en forma de cuadros o rectángulos, imitando hasta
donde sea posible la forma y tamaño de las originales reducidas a escala.
Indicando en la parle inferior y al centro el nombre con una sola palabra, y en la
esquina superior y al centro el nombre con una sola palabra, en la esquina
superior derecha, el número de la copia en cuestión. Cuando en el dibujo
aparecen dos formas del mismo tamaño, forma o nombre, o ambos, es
conveniente usar un número para identificarlas
b. Las formas con copias deben representarse como sigue.
En caso de tener muchas copias, deben presentarse así.
c. Si una forma se destruye se representa de este modo.
Si se tiene una alternativa, se traza una línea horizontal y se anota con un lápiz
usando para toda la gráfica el camino normal a partir de uno de los extremos de la
línea.
En el extremo de la línea se desarrolla la alternativa, pero usando un lápiz de
color distinto que permita diferenciar los dos caminos; si sólo se tuviera un color,
entonces úsese línea de puntos o más clara.
En general, cuando se tienen alternativas es preferible dejar en el diagrama
aquella que ocurre más frecuentemente y la(s) otra (s) en un diagrama por
separado para evitar confusiones y obtener mayor claridad.
Para representar dos o más alternativas que se originen en un proceso se usará
el símbolo.
d. Si las líneas tuvieran que encontrarse entre sí, se usará la siguiente convención
e. Cuando se tenga que hacer una distribución de formas, se recomienda empezar
con la más alejada para evitar que se crucen.
f. Toda forma debe mostrar cual fue su origen.
g. La nueva forma se marca con un triángulo en la orilla inferior izquierda y con
ello se identifica el hecho de que la forma aparece por primera vez en el
proceso.
h. Cuando se termine el espacio disponible en el papel y sea necesario pasar otra
hoja o a otra parte de la misma hoja, la liga del proceso se muestra mediante
"conectores" que consisten en dos círculos con la letra W, uno en el plinto en
que se cortó el proceso y otro igual en el lugar en que se reinicia.
i.

CARACTERÍSTICAS DE LOS DIAGRAMAS
Es necesario que todo diagrama reúna las siguientes características:
Sintética. La representación que se haga de un sistema o un proceso deberá
quedar resumida en pocas hojas, de preferencia en una sola.
Los diagramas extensivos dificultan su comprensión y asimilación, por tanto,
dejan de ser prácticos.
Simbolizada. La aplicación de la simbología adecuada a los diagramas de
sistemas y procedimientos evita anotaciones excesivas, repetitivas y confusas en
su interpretación. La razón primordial para el empleo de símbolos es que éstos
estandarizan las actividades, "encasillándolas" en grupos compactos de
actividades similares.
Los diagramas nos permiten observar todos los pasos de un sistema o proceso
sin necesidad de leer notas extensas. Un diagrama es comparable, en cierta
forma, con una fotografía aérea que contiene los rasgos principales de una región,
y que a su vez permite observar estos rasgos o detalles principales.
A continuación se anexa un ejemplo aplicado a nuestro medio en el que están
presentes los símbolos que con más frecuencia se utilizan, así como su aplicación.
La redacción empleada trata de clasificar al máximo el entendimiento del flujo
del proceso; sin embargo, en la práctica se procurará que las anotaciones sean lo
menos extensas posibles, sin sacrificar, desde luego, la claridad y la fluidez del
diagrama.
Cuando se tiene una estructura mental adecuada , resulta sencillo el desarrollo
de un diagramado; así pues, se recomienda que se forme esa estructura mental
tan necesaria en el empleo de esta técnica, llevando a la práctica el diagramado
de algún proceso que se conozca; una vez realizado, debe analizarse
detenidamente con el fin de afinar detalles.
Formatos para captura de información.
La recopilación de la información para el diseño o mejoramiento de los
procedimientos se realiza generalmente a través de: la investigación documental,
la encuesta, la observación. Los cuestionarios que se utilizan en la encuesta, y
que sirven para obtener la información deseada, están constituidos por series de
preguntas escritas, predefinidas, secuenciadas y separadas por capítulos. Este
medio de captación de información permite ahorrar recursos económicos y tiempo;
sin embargo, la calidad de la información que se obtenga dependerá del diseño y
la presentación que se dé a los cuestionarios.
Las técnicas de entrevista, observación directa, muestreo una vez que se ha
recabado la información de las áreas involucradas en el estudio se procede a
ordenar y sistematizar los datos agrupados, a efecto de poder concatenar las

operaciones implicadas en el procedimiento que se investiga, las áreas que
intervienen y los formatos que se utilizaran.
En este tipo de diagramas se incluyen los siguientes aspectos.
a. La secuencia en que se realizan los pasos del proceso.
b. El tipo de operación mediante un símbolo.
1. Operación.
2. Transporte.
3. Inspección
4. Demora
5. Almacenamiento.
c. El tiempo neto en que se realiza la operación.
d. El tiempo total empleado para realizar las operaciones.
e. Las demoras incurridas (por diferencia entre los dos tiempos anteriores).
f. Iniciación en: definir el momento preciso en que comience el proceso.
g. Terminación en: definir el momento preciso en que finaliza el proceso.

Organizados en equipos de tres participantes, realice y presente en forma
escrita las siguientes actividades.
1. ¿En que forma inciden en el desempeño de una organización los diagramas
de flujo?
2. ¿Como afecta el proceso de toma de decisiones de una Organización el
disponer de información analítica y secuenciadas de sus acciones?
3. ¿Favorece las relaciones de una Organización con su entorno el empleo de
diagramas de flujo?
4. ¿De que manera influye en la calidad de los productos y servicios de una
organización la posibilidad de descomponer en partes procesos complejos?

UNIDAD III LOS ORGANIGRAMAS.
1) Definición
2) Objetivos
3) Tipos de organigramas
4) Símbolos y referencias convencionales de mayor uso en un Organigrama
5) Criterios para la elaboración de organigrama

OBJETIVOS ESPECÍFICOS
1. Definir el concepto de organigrama
2. Conocer las normas y recomendaciones técnicas fundamentales para
diseñar, elaborar y actualizar organigramas.
3. Distinguir claramente los diferentes formatos de organigramas de Acuerdo
con su naturaleza.

ORGANIGRAMAS
Dentro de una Organización, los organigramas constituyen la representación
grafica de la estructura, en ella, se pone de manifiesto la relación formal existente
entre las diversas unidades que la integran, sus principales funciones, los canales
de supervisión y la autoridad relativa de cada cargo, en consecuencia todas las
organizaciones, independientemente de su naturaleza o campo de trabajo,
requieren un marco de actuación para funcionar. Este marco está constituido por
la estructura orgánica, que es la división ordenada y sistemática de sus unidades
de trabajo de acuerdo con el objeto de su creación.
Los organigramas son considerados instrumentos auxiliares del administrador,
a través de los cuales se fija la posición, la acción y la responsabilidad de cada
servicio, puede entenderse como el método más sencillo para expresar la
estructura, jerarquía e interrelación de los órganos internos de una organización
en términos concretos y accesibles.
Todas las organizaciones cuentan al menos con un organigrama general, sin
embargo, es frecuente observar, diferencias en los criterios y enfoques
considerados al momento de su preparación. Por ello es importante tener una
base de información homogénea, que permita dar cohesión a este tipo de
recursos.
DEFINICIÓN DE ORGANIGRAMA.
“Un organigrama es una manera grafica de mostrar la estructura formal de las
relaciones, responsabilidades y autoridad a través de las que una empresa apunta al logro
de sus objetivos”
(Anderson 1981).
“El organigrama es la representación* grafica de la estructura orgánica de una
institución o de una de sus áreas, en la que se muestran las relaciones que guardan entre
sí los órganos que la componen
(Benjamín. 2004).
“Es un documento que representa gráficamente la estructura formal de una entidad”
(Carrasco. Cit. P. Rinosa)
Como hemos podido apreciar los conceptos de organigramas expresados
anteriormente, poseen elementos comunes. Para efectos de nuestro trabajo,
daremos un concepto operacional de organigrama definiéndolo como:
“La representación grafica de la estructura orgánica de una institución que
permite visualizar las funciones y relaciones de las unidades, la línea de autoridad
y responsabilidades y los niveles jerárquicos, entre otros aspectos”

OBJETIVO DE LOS ORGANIGRAMAS.
Los organigramas constituyen un instrumento que permite representar y
transmitir en forma grafica y objetiva la composición de una organización. En
consecuencia, a continuación se expresa la finalidad de un organigrama:
1 Constituyen un medio para reflejar las unidades existentes.
2 Refleja los diversos tipos de trabajo, especializados o no, que se realizan en la
organización debidamente asignados por áreas de responsabilidad o función.
3 Establece un medio para comunicar al personal la estructura de la organización
y donde encaja cada uno dentro de ella.
4 Constituye un fundamento para determinar las necesidades de personal
directivo.
5 Indica relaciones de trabajo.
6 Representa las líneas formales de autoridad.
7 Reflejar los cambios organizativos
Utilidad
 Proporcionan una imagen formal de la organización
 Constituyen una fuente de consulta oficial
 Facilitan el conocimiento de la organización
 Representan un elemento valioso para el análisis Organizacional.
TIPOS DE ORGANIGRAMAS.
Los organigramas se diferencian entre si por las características de la
organización que representan. En este sentido a continuación se mencionaran
varios tipos, considerando una serie de criterios y factores planteados por
Benjamín (2004)
Por su naturaleza:
 Microadministrativos. Se relacionan a una sola organización, refiriendo
información general o de alguna de las áreas que la integran
 Macroadministrativos. Incluyen a más de una organización.
 Mesoadministrativos. Consideran una o más organizaciones de un mismo
sector o ramo especifico.

Por su ámbito:
 Generales: Contienen información representativa de una organización hasta
determinado nivel jerárquico, según su magnitud y características.
 Particulares: Solo muestran una área particular de la estructura en la
organización.
Por su contenido:
 Integrales. Es la representación grafica de todas las unidades administrativas
de una organización.
 Funcionales. Involucra las principales funciones que tienen asignadas, ademas
de las unidades y sus interrelaciones.
 De puestos, plazas y unidades. Reflejan las necesidades en cuanto a puestos
de trabajo y la disponibilidad existente para cada unidad.
Por su presentación:
 Verticales. Presentan las unidades ramificadas de arriba abajo a partir del
titular, en la parte superior, y desagregan los diferentes niveles jerárquicos en
forma escalonada.
 Horizontales Extienden las unidades de izquierda a derecha y colocan al titular
en el extremo izquierdo.
 Mixtos. Emplean combinaciones verticales y horizontales para ampliar las
posibilidades de graficación.
 De bloque. Constituyen una variante de los verticales y tienen la particularidad
de integrar un mayor número de unidades en espacios mas reducidos.
DISEÑO
Es importante considerar aspectos formales, vinculados con la presentación de
un organigrama, entre ellos se consideran.
 Figuras: Se utilizan en los organigramas para plasmar las unidades que la
conforman pueden ser de nivel directivo, medio u operativo.
 Forma. Debe usarse un solo tipo de figura para simbolizar cada elemento del
organigrama.
 Dimensión. Los rectángulos que forman parte de un organigrama deben tener
dimensiones semejantes.

SÍMBOLOS Y REFERENCIAS CONVENCIONALES DE MAYOR USO EN UN
ORGANIGRAMA.
1. Líneas llenas sin interrupciones: son aquellas que indican autoridad formal,
relación de línea o mando, comunicación y la vía jerárquica.
Las líneas llenas verticales indican autoridad sobre. Las horizontales señalan
especialización y correlación.
Cuando la línea llena cae sobre la parte media y encima del recuadro indica
mando.

Cuando la línea llena se coloca a los lados de la figura geométrica indica
relación de apoyo.
2. Líneas de puntos o discontinuas: son aquellas que indican relación de
coordinación y relaciones funcionales.
Figura Geométrica con un recuadro indica condición especial o autónoma.
Se puede destacar una unidad para llamar la atención. Para ello se utiliza
medio recuadro, bastante coloreado, para cada unidad que se vaya a resaltar.

Las líneas con zigzagueos al final y una flecha indican continuación de la
estructura.
Los círculos colocados en espacios especiales del organigrama y que poseen
un número en su interior, indica un comité en el que participan todas las unidades
señaladas con el mismo número.
CRITERIOS PARA LA ELABORACIÓN DE ORGANIGRAMAS
 Precisión. Definir con exactitud todas las unidades administrativas y sus
interrelaciones.
 Sencillez. De fácil comprensión, se recomienda evitar trazos innecesarios o
una nomenclatura compleja

 Uniformidad. Homogenizar las líneas y figuras que se utilicen en su diseño
 Presentación. En su presentación deben considerarse criterios técnicos y de
servicio, en función de su objetivo.
 Vigencia. El organigrama debe mantenerse actualizado, se sugiere colocar al
margen inferior derecho el nombre de la unidad responsable de prepararlo y la
fecha de su autorización y actualización, en este sentido el procedimiento para
actualizar organigramas debe seguir los pasos que a continuación se señalan:
 Autorización
- Integración del equipo de trabajo
- Preparación del plan de trabajo
- Captación de la información
- Clasificación y registro de la Información
- Análisis de la información
- Diseño del organigrama

Ubique en su comunidad una organización pública o privada e investigue:
1. La Organización posee un organigrama ubicado en lugar visible?
2. Si la organización no posee organigrama, considere las pautas
recomendadas en esta unidad y sugiera un organigrama estructural?
3. Enumere por lo menos, tres aspectos de la organización que se puedan
visualizar en el organigrama?
4. Enumere por lo menos tres aspectos que no se pueden visualizar en un
organigrama?
5. Señale los tipos de organigramas según la forma o disposición
geométrica?.

UNIDAD IV. NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
1) Norma.
2) Procedimiento
3) Características de los procedimientos
4) Clasificación de los Procedimientos
5) Descripción de los procedimientos.
6) Redacción.
7) Diagramación de los procedimientos

1) Definir norma y procedimiento
2) Señalar las principales características que deben considerarse al momento
de elaborar un procedimiento.
3) Distinguir los distintos tipos de procedimientos según los criterios
establecidos para su clasificación.
4) Describir correctamente un procedimiento administrativo

NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
En esta unidad se desarrollan aspectos vinculados con la necesidad de
reconocer la importancia que tiene en la organización mantener al día una serie
de documentos que enmarcan las actividades de rutina, en sus procesos
productivos. Estos documentos se refieren a normas internas y procedimientos
cuya utilidad debe ser conocida por todos los empleados, ya que permiten que la
empresa pueda evolucionar independientemente de que sus dueños o accionistas
principales estén presentes permanentemente.
Con la implementación de unas reglas de juego claras y conocidas por todos los
empleados, se requiere un control de gestión básico para hacer el seguimiento y
aplicar correctivos de manera oportuna para que los procesos normales de
producción no se detengan y toda la empresa se mantenga en sintonía.
Es necesario estar consciente de la necesidad de mantener a la empresa en el
mercado. Esto último es una ardua tarea que requiere el mayor de todos los
esfuerzos. Para lograr que una empresa permanezca en el mercado esta debe
adaptarse a continuos cambios generados por la dinámica.
La importancia de la implementación de normas y procedimientos se ve
reflejado en la reducción del tiempo ocioso, optimización de los procesos
administrativos, mejorar la interacción entre los diferentes equipos de trabajo de la
empresa, obteniendo finalmente una reducción de costos, mejoramiento en la
capacidad de reacción de la empresa ante el mercado, una estructura
organizacional mas ágil, entre otros tantos beneficios.
A continuación se explica en que consiste la norma para una organización.
NORMA
Es un dispositivo que condiciona el desarrollo de un procedimiento durante su
ejecución, o antes, son orientaciones o guías que fijan los límites previamente
definidos por la dirección general en las políticas, para la acción y la búsqueda de
los objetivos organizacionales.
Es necesario destacar que el termino norma se deriva del establecimiento de
las políticas organizacionales, vista como una idea visionaria sobre la totalidad de
los objetivos o como una concepción general destinada a dirigir las acciones que
se van a realizar.
La norma dentro de una organización, es considerada como un punto de
conexión que permite el desarrollo de un procedimiento durante su ejecución o
previamente, en ella se registran entre otros, los datos vinculados con la empresa,
la fecha en la cual se elabora, así como las acciones y responsables.
El objetivo principal de una norma consiste en asegurar paso a paso el
cumplimiento de ciertas pautas específicas, necesarias para el buen desempeño

de las operaciones de un procedimiento maximizando la utilización de los recursos
disponibles.
Las normas tienen un amplio ámbito de aplicación entre los cuales
mencionaremos los siguientes:
• En la ejecución de actividades, operaciones y procesos de naturaleza
administrativa.
• En la producción, elección o utilización de los elementos o instrumentos
de trabajo.
Uso de conceptos, símbolos, representaciones de tipo general
Es importante destacar que la norma condiciona el desarrollo de un
procedimiento.
A continuación se plantea un ejemplo.
a. Procedimiento
Solicitud y entrega de materiales de oficina.
Normas: Los empleados o sucursales de las empresas solicitan materiales y
útiles de oficina a través de un formulario identificado como “pedido de útiles de
oficina”. Para procesar la solicitud de útiles y materiales de oficina, ante el
departamento de proveeduría ésta, debe estar firmada por el jefe del
departamento, en el caso de Oficina Central por el Gerente de Zona respectivo, si
se trata de una sucursal.
b. Procedimiento.
Selección de personal.
Normas:
1) Todo criterio de selección debe estar basado en un valoración racional de
las aptitudes y/o los meritos del candidato en relación al perfil específico del
cargo que aspira desempeñar.
2) Los aspirantes que aprueben las evaluaciones pasaran a formar parte del
registro de Elegibles internos o externos según sea el caso.
PROCEDIMIENTO
Es un conjunto de operaciones ordenadas en secuencia cronológica que
precisan la forma sistemática de hacer determinado trabajo de rutina.
Es entendido también como la secuencia de actividades, operaciones, pasos o
etapas interrelacionadas que se desarrollan con el propósito de lograr un objetivo
especifico.

Los procedimientos responden a cada situación particular, ya que no son de
aplicación general: han de tener estabilidad y al mismo tiempo flexibilidad para
poder adaptarse a nuevas situaciones. Son de gran utilidad para ser aplicados en
trabajos que se repitan, así la gerencia se evita tomar decisiones una y otra vez
dentro de la ejecución de las actividades. Es por ello que un procedimiento es un
tipo de toma de decisión estructurada porque nos dice como debemos hacer un
proceso dentro de una determinada área.
CARACTERÍSTICAS DE UN PROCEDIMIENTO
Los procedimientos se pueden identificar a través de ciertas características
comunes que los diferencian de otras acciones dentro de una organización, entre
ellas tenemos:
- El procedimiento es un instrumento o dispositivo administrativo que indica como
se procede.
- El resultado de un paso compromete o da origen al siguiente, es decir, los
pasos son secuenciales.
- Cubre un ciclo de acción.
- Los pasos están descritos en secuencia lógica de tiempo.
- No son de aplicación general sino que responden a una situación en particular.
- Son de gran aplicación en los trabajos que se repiten, facilitando así su
aplicación continua y sistemática.
- Los procedimientos deben tener cierta estabilidad, flexibilidad y elasticidad de
forma que se adopten a las exigencias de nuevas situaciones y circunstancias.
- Los pasos de un procedimiento son rutinarios y repetitivos.
- Un procedimiento se realiza dentro de un marco organizacional definido.
CLASIFICACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS
Los procedimientos pueden clasificarse en primer lugar, por su relación con los
objetivos de la organización y en segundo por el recorrido dentro de ésta, se
recomienda clasificar los procedimientos de acuerdo a la estructura orgánica de la
empresa.
a. Por su relación con los objetivos Organizacionales

Procedimientos sustantivos o de línea. Son aquellos procedimientos que
contribuyen directamente con el objetivo de la organización, están relacionados
con las funciones principales que atienden los órganos dentro de la empresa
Como ejemplo pudiéramos señalar:
Una empresa cuyo objetivo es la fabricación y venta de productos alimenticios,
tendrá como procedimientos sustantivos los siguientes:
Procedimiento: Preparación de los alimentos.
Procedimiento: Enlatado de los alimentos.
Procedimiento: Etiquetado.
Procedimiento: Venta a crédito.
Procedimiento: Exportación de enlatados.
Procedimiento adjetivo, auxiliar o interno. Son aquellos procedimientos que
sirven de base, contribuyen o auxilian para que los procedimientos sustantivos se
cumplan, se relacionan con las funciones complementarias o de staff
(asesoramiento o apoyo) que desarrolla la organización.
Siguiendo con el ejemplo anterior, podemos distinguir procedimientos que
subyacen al procedimiento sustantivo:
Procedimiento: Selección de personal.
Procedimiento: Orden de compra.
Procedimiento: Pago de sueldos y salarios.
Por su recorrido.
1) Procedimientos Institucionales. Son aquellos procedimientos cuyas
acciones se desarrollan dentro de la organización.
Ejemplo:
Procedimiento: Solicitud de suministro.
Procedimiento: Enlatado de alimentos.
Procedimiento: Elaboración de nóminas.
Procedimientos sectoriales. Son aquellos procedimientos cuyas acciones se
desplazan por instituciones que se encuentran interrelacionadas dentro de una
misma problemática.
Ejemplo:

Contratación de profesores del I.U.T (Instituto Universitario de Tecnología) en
este caso el contrato es elaborado por la institución antes señalada, pero luego
debe remitirse al Ministerio de Educación Superior para su aprobación y firma y
luego éste lo remite nuevamente a la institución.
Procedimientos intersectoriales. Son aquellos procedimientos cuyas acciones
se desarrollan en distintas dependencias.
Ejemplo:
Elaboración del presupuesto del I.U.T. (Instituto Universitario de Tecnología) la
Dirección del Instituto elabora el anteproyecto del presupuesto general y lo envía a
la Dirección General de Educación Superior del Ministerio de Educación, éste lo
remite a la oficina Sectorial de Planificación y Presupuesto del Ministerio de
Educación, para luego enviarlo al Ministerio de Hacienda para su reajuste,
posteriormente pasa a la Asamblea Nacional que analiza y sanciona la Ley de
Presupuesto Del Ejercicio Fiscal del Año correspondiente y se da a conocer a
todas las dependencias antes señaladas.
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO.
Describir un procedimiento consiste en presentar en forma ordenada los datos
identificativos del éste y la secuencia lógica de las acciones, para lo cual es
necesario tener claro, que cada procedimiento varia dependiendo de las
características del mismo así como de las necesidades de información de la
Institución y el estilo de los analistas.
A continuación se presenta la relación de datos, que deben incluirse en la
descripción de un Procedimiento Administrativo.
Nombre del procedimiento: Se indica en forma clara y precisa el nombre del
Procedimiento.
Nombre de la Dependencia: Indicar la dependencia responsable del
Procedimiento.
Código: Es el número asignado al Procedimiento, tomando como base el código
de la Dependencia. (opcional).
Concepto: Definir qué es y quien hace el Procedimiento.
Objetivo: Definir lo que se persigue con el Procedimiento.
Base legal: Mencionar los dispositivos legales y normas que sustentan el
Procedimiento. (opcional).
Normas: Indicar las pautas que regulan el Procedimiento (opcional).
Requisitos: Indicar los requisitos y formalidades que deben dar inicio al
Procedimiento (opcional).

Descripción: Considerar el nombre de las Unidades responsables de la acción,
así como la descripción secuencial de las acciones que se realizan en cada etapa,
mencionando previamente los cargos de quienes la efectúen.
REDACTAR UN PROCEDIMIENTO.
Al momento de redactar un procedimiento debemos tener presente que la
intención es brindar información clara y precisa, de tal manera que permita al
lector extraer rápidamente y sin falsas interpretaciones la información contenida en
el manual.
Por lo tanto, al momento de redactar un procedimiento es pertinente considerar
las siguientes recomendaciones.
1) Emplear frases claras y cortas.
2) Utilizar únicamente terminología técnica imprescindible.
3) Tono formal.
4) Evitar ambigüedades.
5) Uniformidad en el estilo.
Redactar, implica asumir con propiedad un estilo que conduzca de manera
exitosa la elaboración del manual. En consecuencia se recomienda como
referencia consultar: como se elabora un libro de cocina o un guión teatral, ya que
en éstos se expresan de manera clara ordenada y precisa todas las instrucciones
en cuanto a tareas y acciones que deben seguirse para alcanzar con éxito los
objetivos propuestos, en el caso que nos ocupa, considerar si se esta describiendo
un procedimiento interno de un departamento, o por una sección o departamento,
si el proceso tiene lugar entre varios.
A continuación se describe un fragmento de un manual de procedimiento en la
parte relativa a Reposición de bienes de cambio.
Ejemplo de un procedimiento de elaboración de documentos

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ELABORACION DE DOCUMENTOS
CÓDIGO: MGC_PYD_0275
VERSIÓN: 01
UNIDAD: ORGANIAZCIÓN Y SISTEMAS
OBJETIVO:
Elaborar toda la documentación de la empresa INVERSIONES DECORA SUEÑOS, C.A. de
manera estandarizada a fin de garantizar la eficacia de los procesos administrativos de la misma.
RESPONSABILIDADES:
L a Unidad de Organización y Sistemas es la responsable de la elaboración, actualización,
distribución y control de toda la documentación de la empresa Inversiones Decora Sueños, C.A.
NORMAS:
1.- El analista de organización y sistemas debe recolectar la información sobre el proceso a
elaborar en conjunto con el dueño del proceso o experto en el área.
2.- El analista de Organización y sistemas debe elaborar en borrador el procedimiento solicitado y
entregar al dueño del proceso para su aprobación, antes de su emisión.
3.- Todo documento elaborado debe estar ajustado de acuerdo a los establecido en el
procedimiento “Criterios para la elaboración de documentos”, Cod, MGC_PyD_ 00356.
LOGO DE LA
EMPRESA
INVERSIONES DECORA SUEÑOS, C.A.
Elaborado Por
Revisado por Autorizado por:

PROCEDIMIENTO: ELABORACION DE DOCUMENTOS
RESPONSABLES. ACCIONES.
Unidad solicitante 1.- Llena formato “Solicitud de Elaboración, Emisión,
Actualización de Documentos, Cod. MGC_......
2.- Entrega formato a la Unidad de Organización y
sistemas, copia y original.
Unidad de Organización y Sistemas 3.- Recibe formato MGC… , firma en señal de recibido y
entrega copia a la unidad solicitante.
4.- Procede a levantar la información, de acuerdo al área
señalada en la solicitud, en conjunto con el experto en el
área.
5.- Elabora borrador de procedimiento y lo lleva a la unidad
solicitante para su revisión, corrección y /o aprobación
Unidad Solicitante 6.- Recibe borrador de documento y.
• realiza las correcciones, si las hay
• Si no hay correcciones, aprueba documento
elaborado
7.- Entrega documento al analista de organización y
sistemas para su normalización, autorización, copia y
distribución
Unidad de Organización Y sistemas 8.- Recibe procedimiento aprobado por el experto:
• Realiza correcciones, si las hay
• Si no hay correcciones, asigna código y registra en
el Control “Lista Maestra de Documento”, Cod.
MGC_Py D 00034
9.- Saca original y entrega al jefe de la unidad para su
autorización.
Jefatura de la Unidad 10.- Recibe documento elaborado, revisa y firma.
11.- Entrega al analista de organización y sistemas para
su respectiva copia y distribución.
Unidad de Organización y Sistemas 12.- Recibe documento autorizado, saca las copias
necesarias, coloca sello de copia controlada.
13.- Distribuye copias a las unidades solicitantes
14.- Archiva original en el manual “Documentos de la
Empresa Inversiones Decora Sueños, C. A”
Fin

DIAGRAMACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS
Los diagramas de flujo permiten representar gráficamente, con claridad y
precisión las operaciones que integran la dinámica de circuitos o flujos
administrativos. Existen distintos tipos de diagramación administrativa. Todos ellos
tienen como denominador común el análisis de los siguientes elementos:
 Las operaciones que se efectúan en los trabajos administrativos.
 Las unidades o puestos de trabajo que intervienen en su realización.
 Los documentos utilizados o producidos.
 Los recorridos que se efectúan en el curso de la documentación.
 Los tiempos de trabajo empleados en cada operación, expresados en días,
horas o minutos.
Mediante la utilización de símbolos, en su mayoría sencillos de entender, es
relativamente fácil conseguir una visión de conjunto del procedimiento
representado, verificar en la práctica el cumplimiento de las operaciones descritas
y detectar las anomalías que se produzcan. Los símbolos que se utilizan
generalmente en los diagramas de circuitos o flujos administrativos suelen ser de
dos tipos:
 Símbolos abstractos
 Símbolos figurativos.

1. ¿Cual es la diferencia entre Norma y Procedimiento?
2. ¿Cuales son las características que deben tener los Procedimientos?
3. ¿Cómo se clasifican los procedimientos según su relación con los
objetivos?
4. ¿Visite una organización pública o privada y solicite a un trabajador o
directivo que le describa verbalmente algún procedimiento o servicio que se
ejecute en la institución?
5. ¿Tome nota de la descripción efectuada por el trabajador de la institución?
6. ¿En base a la información recolectada, efectué la descripción del
procedimiento administrativo?

UNIDAD V FLUJOGRAMAS
1) Definición
2) Características De Los Flujogramas
3) Tipos De Flujogramas
4) Simbología De Los Flujogramas
5) Diseño Y Elaboración De Flujogramas
6) Recomendaciones para el uso y aplicación de los flujogramas

1) Definir que es un flujograma.
2) Características de los flujogramas.
3) Tipos de flujogramas.
4) Conocer la simbología mas utilizada en la elaboración de un flujograma.
5) Aplicar correctamente las pautas técnicas recomendadas para la
elaboración de un flujograma.

FLUJOGRAMAS
Las organizaciones precisan recursos técnicos que les permitan ubicar
mediante un diagrama y mapas de proceso, los elementos necesarios para llevar
a cabo sus funciones en forma lógica y consistente.
En consecuencia un Flujograma es la representación gráfica de hechos,
situaciones, movimientos o relaciones, por medio de símbolos, también se
conocen como diagrama de flujo y muy rara vez fluxogramas, estos gráficos
ilustran la sucesión de operaciones que implican movimiento, desplazamiento o
curso de todo tipo, que bien puede ser una actividad, un formulario, un informe,
materiales, personas o recursos, son de gran importancia para toda empresa y
persona ya que brinda elementos de juicio idóneos para la representación de
procedimientos y procesos, así como las pautas para su manejo en sus diferentes
versiones.
DEFINICION
El Flujograma o Fluxograma, es un diagrama que expresa gráficamente las distintas
operaciones que componen un procedimiento o parte de este, estableciendo su
secuencia cronológica. Según su formato o propósito, puede contener información
adicional sobre el método de ejecución de las operaciones, el itinerario de las
personas, las formas, la distancia recorrida e tiempo empleado etc”.
(Gómez C.1997).
Según Chiavenato Idalberto. (1.993); El Flujograma o Diagrama de Flujo, es
una gráfica que representa el flujo o la secuencia de rutinas simples. Tiene la
ventaja de indicar la secuencia del proceso en cuestión, las unidades involucradas
y los responsables de su ejecución.
Según Gómez Rondón Francisco. (1.995); El Flujograma o Diagrama de Flujo,
es la representación simbólica o pictórica de un procedimiento administrativo.
En la actualidad los flujogramas son considerados en las mayorías de las
empresas o departamentos de sistemas como uno de los principales instrumentos
en la realización de cualquier método, constituye además un elemento
fundamental para descomponer en partes procesos complejos y esto a su vez
facilita la comprensión de la dinamita organizacional y la simplificación del trabajo
Según Chiavenato, Idalberto. Año 1.993; los flujogramas constituyen un
instrumento de suma importancia en toda organización y departamento, ya que
este permite la visualización de las actividades innecesarias y verifica si la
distribución del trabajo está equilibrada.

CARACTERÍSTICAS DE LOS FLUJOGRAMAS
Según Gómez Cejas, Guillermo. Año 1.997:
1. Sintética: La representación que se haga de un sistema o un proceso deberá
quedar resumido en pocas hojas, de preferencia en una sola. Los diagramas
extensivos dificultan su comprensión y asimilación, por tanto dejan de ser
prácticos.
2. Simbolizada: La aplicación de la simbología adecuada a los diagramas de
sistemas y procedimientos evita a los analistas anotaciones excesivas,
repetitivas y confusas en su interpretación.
3. De forma visible a un sistema o un proceso: Los diagramas nos permiten
observar todos los pasos de un sistema o proceso sin necesidad de leer notas
extensas. Un diagrama es comparable, en cierta forma, con una fotografía
aérea que contiene los rasgos principales de una región, y que a su vez permite
observar estos rasgos o detalles principales.
Según Chiavenato, Idalberto. Año 1.993:
1. Permitir al analista asegurarse que ha desarrollado todos los aspectos del
procedimiento.
2. Dar las bases para escribir un informe claro y lógico.
3. Es un medio para establecer un enlace con el personal que eventualmente
operará el nuevo procedimiento.
Según Gómez Rondón, Francisco. Año 1.995:
4. De uso, permite facilitar su empleo.
5. De destino, permite la correcta identificación de actividades.
6. De comprensión e interpretación, permite simplificar su comprensión.
7. De interacción, permite el acercamiento y coordinación.
8. De simbología, disminuye la complejidad y accesibilidad.
9. De diagramación, se elabora con rapidez y no requiere de recursos
sofisticados.
TIPOS DE FLUJOGRAMAS
Según su forma:

a. Formato Vertical: En él el flujo o la secuencia de las operaciones, va de arriba
hacia abajo. Es una lista ordenada de las operaciones de un proceso con toda
la información que se considere necesaria, según su propósito.
b. Formato Horizontal: En él el flujo o la secuencia de las operaciones, va de
izquierda a derecha.
c. Formato Panorámico: El proceso entero está representado en una sola carta y
puede apreciarse de una sola mirada mucho más rápidamente que leyendo el
texto, lo que facilita su comprensión, aun para personas no familiarizadas.
Registra no solo en línea vertical, sino también horizontal, distintas acciones
simultáneas y la participación de más de un puesto o departamento que el
formato vertical no registra.
d. Formato Arquitectónico: Describe el itinerario de ruta de una forma o persona
sobre el plano arquitectónico del área de trabajo. El primero de los flujogramas
es eminentemente descriptivo, mientras que los últimos son fundamentalmente
representativos.
Por su propósito:
a. De Forma: Se ocupa fundamentalmente de una forma con muy pocas o ninguna
descripción de las operaciones. Presenta la secuencia de cada una de las
operaciones o pasos por los que atraviesa una forma en sus diferentes copias,
a través de los diversos puestos y departamentos, desde que se origina hasta
que se archiva. Retrata la distribución de múltiples copias de formas a un
número de individuos diferentes o a unidades de la organización.
Las formas pueden representarse por símbolos, por dibujos o fotografías
reducidas o por palabras descriptivas. Se usa el formato horizontal. Se retrata o se
designa la forma en el lado izquierdo de la gráfica, se sigue su curso al proceso de
progresión horizontal, cruzando las diferentes columnas asignadas a las unidades
de la organización o a los individuos.
b. De Labores (¿qué se hace?): Estos diagramas abreviados sólo representan las
operaciones que se efectúan en cada una de las actividades o labores en que
se descompone un procedimiento y el puesto o departamento que las ejecutan.
El término labor incluyendo toda clase de esfuerzo físico o mental. Se usa el
formato vertical.
c. De Método (¿cómo se hace?): Son útiles para fines de adiestramiento y
presentan además la manera de realizar cada operación de procedimiento, por
la persona que debe realizarla y dentro de la secuencia establecida. Se usa el
formato vertical.
d. Analítico (¿para qué se hace?): Presenta no solo cada una de las operaciones
del procedimiento dentro de la secuencia establecida y la persona que las
realiza, sino que analiza para qué sirve cada una de las operaciones dentro del
procedimiento. Cuando el dato es importante consigna el tiempo empleado, la

distancia recorrida o alguna observación complementaria. Se usa formato
vertical.
e. De Espacio (¿dónde se hace?): Presenta el itinerario y la distancia que recorre
una forma o una persona durante las distintas operaciones del procedimiento o
parte de él, señalando el espacio por el que se desplaza. Cuando el dato es
importante, expresa el tiempo empleado en el recorrido. Se usa el formato
arquitectónico.
f. Combinados: Presenta una combinación de dos o más flujogramas de las
clases anteriores. Se usa el flujograma de formato vertical para combinar
labores, métodos y análisis (qué se hace, cómo se hace, para qué se hace).
Se usa el formato panorámico para combinar varias formas y labores de varios
puestos o departamentos. Según Chiavenato, Idalberto. Año 1.993: Existen tres
tipos de Flujogramas o Diagramas de Flujo
a. Diagrama de flujo vertical: También denominado gráfico de análisis del proceso.
Es un gráfico en donde existen columnas verticales y líneas horizontales. En la
columnas verticales están los símbolos o convencionales ( de operación,
transporte, control, espera y archivo), los funcionarios involucrados en la rutina,
el espacio recorrido para la ejecución y le tiempo invertido.
El diagrama de flujo vertical destaca la secuencia de la rutina y es
extremadamente útil para armar una rutina o procedimiento para ayudar en la
capacitación del personal y para racionalizar el trabajo.
b. Diagrama de flujo horizontal: Es diferente al anterior, al revés de la secuencia
que se traslada verticalmente, esta lo hace de manera horizontal; este utiliza los
mismos símbolos y convenciones que el vertical.
El Diagrama de flujo horizontal destaca a las personas u organismos que
participan en una determinada rutina o procedimiento. Es muy usado cuando
una rutina involucra varios organismos o personas, ya que permite visualizar la
parte que corresponde a cada uno y comparar la distribución de las tareas para
una posible racionalización o redistribución del trabajo.
c. Diagrama de flujo de bloques: Es un diagrama de flujo que representa la rutina
a través de una secuencia de bloques, cada cual con su significado y
encadenados entre sí. Utiliza una simbología mucho más rica y variada que los
diagramas anteriores, y no se restringe a líneas y columnas preestablecidas en
el gráfico.
Los analistas de sistemas utilizan mucho este diagrama para representar los
sistemas, es decir, para indicar entradas, operaciones, conexiones, decisiones,
archivado, etc., que constituyen el flujo o la secuencia de las actividades de los
sistemas.

Según Gómez Rondón, Francisco. (1.995) existe una clasificación que
considera los Flujogramas o Diagramas de Flujo
Por su presentación:
a. De bloque: Se representan en términos generales con el objeto de destacar
determinados aspectos.
b. De detalle: Plasman las actividades en su más detallada expresión.
Por su formato:
a. De formato vertical: En el que el flujo de las operaciones va de arriba hacia
abajo y de derecha a izquierda
b. De formato horizontal: En el que la secuencia de las operaciones va de
izquierda a derecha en forma descendente
c. De formato tabular: También conocido como de formato columnas o
panorámico, en el que se presenta en una sola carta el flujo total de las
operaciones, correspondiendo a cada puesto o unidad una columna
d. De formato arquitectónico: Muestra el movimiento o flujo de personas, formas,
materiales, o bien la secuencia de las operaciones a través del espacio donde
se realizan
Por su propósito:
a. De forma: El cual se ocupa fundamentalmente de documentos con poca o
ninguna descripción de operaciones con poca o ninguna descripción de
operaciones.
b. De labores: Indica el flujo o secuencia de las operaciones, así como quién o en
donde se realiza y en qué consiste ésta.
c. De método: Muestra la secuencia de operaciones, la persona que las realiza y
la manera de hacerlas.
d. Analítico: Describe no sólo el procedimiento quién lo hace, y cómo hacer cada
operación, sino para qué sirven.
e. De espacio: Indica el espacio por el que se desplaza una forma o una persona.
f. Combinados: Emplean dos o más diagramas en forma integrada.
g. De ilustraciones y texto: Ilustra el manejo de la información con textos y dibujos.
h. Asistido por computadora: El flujo de información se hace con recursos de
software.

SIMBOLOGÍA DE LOS FLUJOGRAMAS
1. Principio y/o terminación del diagrama: Este símbolo representa tanto la
disponibilidad de la información para su procesamiento (entrada), como la
mención de que la información ya ha sido procesada.
2. Actividad u operación: Se utiliza siempre que una actividad o grupo de ellas
tengan como objetivo un cambio, ya sea en el valor, forma o disposición de la
información.
3. Anotación, aclaración, o ambos casos: Siempre que se quiera algún comentario
al margen, notas explicatorios, aclaraciones, etc.; se trazará indistintamente una
línea punteada que vaya de la nota aclaratoria al símbolo en que se requiere
esa nota.
4. Conector: Este símbolo se utiliza siempre que las condiciones físicas de nuestro
diagrama obligue a interrumpir el graficado de la información que se tiene y
deba seguirse el diagrama en otro lugar, o bien cuando interese unir
informaciones aisladas.
5. Documento: El símbolo se utilizará cuando se desee representar un documento
cualquiera. Puede ser una forma, un control, una ficha, un listado, etc.
(excluidas la tarjeta perforadora y la cinta magnética). Siempre que un
documento tenga varias copias, estas deberán presentarse dentro del diagrama
y numerarse con cero el original: uno para la copia y así sucesivamente.
6. Destrucción: Este símbolo indica la destrucción de cualquier documento o
información. Es conveniente aclarar siempre que documentos se están
destruyendo.
7. Transferencia: Este símbolo se utiliza cuando en el flujo del proceso o sistema
interviene otra sección o departamento que no sea el estudiado, siempre o
cuando nos interesen los pasos o trámites que se realizan en ese lugar.
8. Alternativa: Este símbolo representa el momento en que una actividad u
operación cualquiera implica tomar uno o varios caminos diferentes.
9. Actividad fuera del ámbito de investigación: Este símbolo se utiliza cuando se
considera necesario conocer en el diagrama el detalle de las actividades que
realizan en otro lugar, o bien para indicar que las actividades que se realizan en
otro lugar, o bien para indicar que las actividades que se realizan en el proceso
o sistema se encuentran diagramadas en otro lugar (tal es el caso del proceso o
sistemas muy parecidos o similares, que nada más varían en su inicio o su final.
Dirección de flujo: ( ): Indica la secuencia de la información y se utiliza para unir
símbolos, según sea su flujo, o para indicar los principios de alternativas.

1. Canalización: Este símbolo se utiliza en tres formas diferentes, cuando se
recibe información de varias fuentes o condensa en una sola:
2. Cuando se recibe información de una sola fuente y se canaliza por diferentes
fuentes:
3. bien, cuando se recibe información de varias fuentes y se canaliza a otras
fuentes:
Según Chiavenato, Idalberto 1.993:
1. El circulo; significa una operación (una etapa o una subdivisión del proceso).
Una operación se realiza cuando se crea, se altera, se aumenta o se sustrae
algo. Ejemplo: emisión de un documento.
2. La flecha o pequeño círculo corresponde a un transporte o tarea de llevar algo
de un lugar a otro. Ocurre cuando un objeto, mensaje o documento es
trasladado de un lugar a otro.
3. El cuadrado significa una inspección o control, ya sea de cantidad o de realidad.
Es el acto de verificar o fiscalizar sin que se realicen operaciones. Ejemplo:
verificación de una firma.
4. La letra D, representa una demora o retraso, ya sea por congestionamiento,
distancia o por espera de alguna provisión por parte de otra persona. Significa
una espera o un desplazamiento por agenda o la llegada de alguna cosa de
quien se dependa para proseguir el proceso.
5. El triángulo con el vértice hacia abajo o hacia arriba representa una interrupción
casi definitiva o muy prolongada. Puede ser un almacenamiento (cuando se
trata de materiales) o que algo se archiva (cuando se trata de documentos).
1. Operación: Indica las principales fases del proceso, método o procedimiento.
2. Inspección: Indica que se verifica la calidad y/o cantidad de algo.
3. Desplazamiento o transporte: Indica el movimiento de los empleados, material y
equipo de un lugar a otro.
4. Depósito provisional o espera: Indica demora en el desarrollo de los hechos.
5. Almacenamiento permanente: Indica el depósito de un documento o
información dentro de un archivo, o de un objeto cualquiera en un almacén.

SÍMBOLOS DE LA NORMA ANSI PARA ELABORAR DIAGRAMAS DE FLUJO
(Diagramación administrativa)
DISEÑO Y ELABORACIÓN DE FLUJOGRAMAS.
Convención para trazar los diagramas:
a. La información para identificar cada diagrama debe ser la siguiente:
1. Nombre del proceso, indicando los puntos iniciales y finales.
2. Nombre del departamento o los departamentos involucrados.
3. Nombre de la persona que preparó el diagrama.
4. Número de personas o puestos involucrados.
5. Número de pasos.
Conector. Representa una conexión o enlace de una parte del
diagrama de flujo con otra parte lejana del mismo.
Conector de página. Representa una conexión o enlace con otra
hoja diferente, en la que continúa el diagrama de flujo.
Archivo. Indica que se guarda un documento en forma temporal o
permanente.
Decisión o alternativa. Indica un punto dentro del flujo en donde se
debe tomar una decisión entre dos o más alternativas.
Documento. Representa un documento en general que entre, se
utilice, se genere o salga del procedimiento.
Actividad. Describe las funciones que desempeñan las personas
involucradas en el procedimiento.
Inicio o término. Indica el principio o el fin del flujo, puede ser
acción o lugar, además se usa para indicar una unidad
administrativa o persona que recibe o proporciona información.
REPRESENTASIMBOLO

b. Identificar cada columna con el nombre de la persona o puestos que realiza
cada uno de los pasos.
c. Representar las formas o documentos, mediante rectángulos proporcionales a
las formas o documentos representados. Sin embargo como lo principal es la
claridad, esta convención puede eliminarse empleando solamente el buen
juicio.
d. Cada forma debe representarse siempre por un rectángulo de las mismas
dimensiones.
e. Cada vez que se crea una forma, se le pone en el original y copias un triángulo
negro en la esquina inferior derecha.
f. Cuando las dimensiones del rectángulo lo permitan, es conveniente poner el
nombre de la forma en cada paso que aparezca.
g. El original y las copias siempre deben ponerse en el mismo orden. Se coloca un
número en la esquina superior derecha. Para el original siempre se colocará el
número uno; y las siguientes copias tendrán numeraciones ascendentes.
h. En cada paso deben presentarse todos los documentos que intervienen.
i. Cuando se transportan dos o más papeles, que van unidos, ya sea con grapa o
broche o en sobre, se reúnen los rectángulos identificando cada uno de ellos. El
movimiento se presenta por una sola línea.
j. Cuando se muevan juntos, pero no unidos, el transporte se representa por
medio de líneas para cada forma o grupo de formas.
k. La secuencia demuestra haciendo que las líneas de transportes tengan una
ligera tendencia hacia abajo.
l. El orden cronológico de los pasos se representa por el orden en que aparecen
los rectángulos, de arriba hacia abajo.
m.Debe identificarse cada paso con un número y hacer una pequeña descripción
del mismo, mediante la escritura del verbo que identifica la acción.
n. Si es posible hacer que lo firme el jefe del departamento o el empleado que ha
proporcionado la información.
Presentación de las formas en el diagrama:
1. Las figuras deben hacerse en forma de cuadros o rectángulos, imitando hasta
donde sea posible la forma y tamaño de las originales reducidas a escala,
indicando en la parte superior y al centro el nombre con una sola palabra.
2. Las formas con copias deben representarse como sigue.

3. Cuando se tenga que hacer una distribución de formas, se recomienda empezar
con la más alejada para evitar que se crucen.
4. Toda forma debe demostrar cual fue su origen.
5. La nueva forma se marca con un triángulo en la orilla inferior izquierda y con
ello se identifica el hecho de que la forma aparece por primera vez en el
proceso.
6. Cuando se termine el espacio disponible en el papel y sea necesario pasar otra
hoja o a otra parte de la misma hoja, la liga de procesos se muestra mediante
"conectores" que consisten en dos círculos con la letra W, uno en el punto en
que se cortó el proceso y otro igual en el lugar en que se reinicia.
Según Chiavenato, Idalberto. Año 1.993:
Se rige por una serie de símbolos, normas y pautas convencionales entre las
cuales tenemos:
a. El formato o esqueleto del flujograma debe dividirse en partes que representan
a los departamentos, secciones o dependencias involucradas en el
procedimiento. Cada departamento o sección debe mostrarse una sola vez en
el flujograma y en el mismo orden o secuencia cronológica de su aparición en el
procedimiento que se describe de izquierda a derecha.
b. Mostrar una misma dependencia más de una vez en el flujograma aun cuando
las acciones del procedimiento regresen a la misma.
c. Las líneas indicadoras del flujograma deben ser mas delgadas que las líneas
divisorias del formato, rectas y angulares, dotadas de flechas en sus extremos
terminales.
d. Cada paso o acción del procedimiento debe enumerarse con claridad y
describirse brevemente con muy pocas palabras.
e. Cuando algún documento queda retenido en alguna dependencia del
flujograma se indica según sea archivado: definitivamente, temporalmente o
retenido por algunos días ("D"), horas ("O") o minutos (´).
f. Cuando hay que destruir algún documento luego de ser utilizado en el
procedimiento se indica con una (X) grande.
g. Cuando en el procedimiento algún documento da origen a otro se indicará en el
flujograma mediante una flecha interrumpida.
h. Al igual que los organigramas, los flujogramas en ocasiones presentan varias
líneas que se cruzan sin tener relación, en este caso se indica mediante una
inflexión en cualquiera de ellas.

i. Siempre resultará mejor que el flujograma se muestre en una sola hoja, pero
cuando en su extensión se tenga que continuar en otra página, se señala
mediante un símbolo cualquiera dentro de un círculo, en la página donde se
interrumpe y el mismo que suele llamarse conector se colocará en otra página
como sigue.
El analista experto adoptará su propio método al momento de elaborar un
flujogramas o diagrama de flujo, es importante considerar entre otras las siguientes
pautas:
a. Especificar el objetivo del flujograma o diagrama de flujo.
b. Pasar de lo conocido a lo desconocido. Es decir, identificar los subsistemas que,
según se sabe, debe aparecer y desarrollar los que se relacionan con ellos.
c. Utilizar símbolos autorizados y de una plantilla, o sea un dispositivo de plástico con
los símbolos recortados.
d. Empezar a construir el flujograma o diagrama de flujo en la parte superior de cada
página; deben ir de arriba hacia abajo o de izquierda a derecha.
e. Cada página debe tener un encabezado que identifique claramente el proyecto, la
gráfica, la flecha (de revisión, si la hay), el autor y el número de páginas.
f. Cuando las líneas de flujo son numerosas en diagramas complejos, utilizar
conectores para reducir su número.
g. Establecer el nivel en que van a construirse los flujogramas o diagramas de flujo.
h. Reunir los flujos de entrada, de modo que las líneas de flujo que aparecen entrando
en un símbolo sean las menos posibles, lo mismo se harán con las líneas que salen.
i. Escribir en los símbolos, usando el menor número posible de palabras.
RECOMENDACIONES PARA EL USO
Y APLICACIÓN DE LOS FLUJOGRAMAS
1. La redacción del contenido del símbolo de operación debe ser realizada con frases
breves y sencillas
2. Evitar usar siglas, procure utilizar anotando el nombre completo de las unidades
administrativas.
3. El símbolo de documento debe contener el nombre original de la forma que se
utilice.

4. El símbolo de conector puede ser alfabético o numérico, pero debe coincidir en los
conectores de entrada y salida, cuando existen una gran cantidad de conectores, es
conveniente adicionar un color al símbolo.
5. Debe realizarse de forma limpia y ordenada.
6. realizarlas al principio en forma de borrador, sin emplear plantillas.

ACTIVIDADES DEL PARTICIPANTE.
1. ¿Qué es un flujograma?
2. Cuáles son los requisitos que debe reunir un flujograma?
3. Todo flujograma expone información básica sobre tres aspectos ¿Cuáles son
estos tres aspectos?
4. Considerando las pautas señaladas en esta unidad seleccione un
procedimiento y diseñe el flujograma correspondiente?

UNIDAD VI FORMULARIOS
1) Definición
2) Objetivo
3) Diseño Del Formulario
4) Consideraciones Para La Elaboración Del Formulario
5) Control De Formularios
6) Sistema De Control De Formularios

OBJETIVOS ESPECIFICOS.
1) Valorar la importancia del empleo de formas en una organización.
2) Conocer los aspectos metodológicos para manejar efectivamente las
formas.
3) Conocer los criterios técnicos para analizar diseñar y controlar formas.
4) Analizar los aspectos prioritarios con el fin de convertir el manejo de las
formas en una ventaja competitiva para una organización.

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