Introducción a la Dirección de Proyectos. Parte II

Introducción a la
EVM Project Management
Dirección y Gestión de Proyectos
Sesión Final
Presentación Corporativa
Fundación FYDE-Cajacanarias

1

01. PARTE III: Grupos de procesos y áreas de
conocimiento de un proyecto
03.01. Grupo de Procesos del Ciclo de Vida de un Proyecto.
03.02. Ciclo de Vida de un Proyecto vs Ciclo de Vida de un Producto.
03.03. Grupos de Procesos en un Proyecto.
03.04. Grupo de Procesos de un Proyecto vs Fases de un Proyecto.
03.05. Interacción entre los Diferentes Grupos de Procesos.
03.06. Áreas de Conocimiento en un Proyecto.

02. Objetivos, Metodología y Contenidos

03.07. Correspondencia entre Grupos de Procesos y Áreas de Conocimiento.
03.08. Grupos de Procesos de Iniciación.
03.09. Grupos de Procesos de Planificación.
03.10. Grupos de Procesos de Ejecución.
03.11. Grupos de Procesos de Seguimiento y Control.
03.12. Grupos de Procesos de Cierre.

02. Objetivos, Metodología y Contenidos

Grupos de procesos y áreas de conocimiento de un proyecto
03.01 Grupo de Procesos del Ciclo de Vida de un Proyecto

PROCESOS DE SEGUIMIENTO Y CONTROL

Planificación
de procesos

Fase de entrada / Iniciación de Cierre de Fase de salida /
Fase de inicio procesos procesos Fase final

Ejecución
de procesos

4 Grupos de procesos según el PMI.


FASE INICIAL FASES INTERMEDIAS FASE FINAL
Projectbase
(Modelo del Pre-estudio Planificación Ejecución Cierre
libro)
PROPS
Pre-estudio Planificación Ejecución Finalización
Ericsson
PPS
Preparar Ejecutar Concluir
TietoEnator
PRINCE2 Controlar una etapa
Poner en
Oficina de Iniciar un Gestionar las Cierre del
marcha el Gestionar la entrega de
Gobierno y proyecto etapas frontera proyecto
proyecto productos
Comercio, GB
Main Análisis de Diseño de Construcci
Definición Transición Producción
Oracle operaciones soluciones ón
IKEA Systems
Modelo de Idea Plan Realizar Cerrar
Proyectos

5 Diferentes aproximaciones al ciclo de vida en empresas

FASE INICIAL FASES INTERMEDIAS FASE FINAL
VIPP Estudio de
Preparación Realización Terminación
V&S viabilidad
Estudio
IS-GDP Implemen-
Pre-estudio de Desarrollo Desarrollo final Industrialización Seguimiento
Volvo tación
Concepto
ProMIT Especificaciones
Pre-estudio Ejecución Conclusión
Statoil del concepto
3P
Inicio Planificación Ejecución Cierre
International
Preparativos de
Análisis y Implementaci
IT Company Pre-estudio inicio del Construcción y test Cierre
diseño ón
proyecto
Compañía de
Inicio Proyección Contratación Construcción Cierre
Construcción
Implantación y Entrega –
Concepto / Planificación y Construcción
Operador GSM puesta en Lanzamiento Ejecución
Viabilidad definición y testeo
macha logrados
Compañía de Implementació
Pre-estudio Análisis Ejecución
seguros n
Agencia de
Análisis y estrategia Concepto y creación Realización Evaluación
publicidad

6 Diferentes aproximaciones al ciclo de vida en empresas

03.02 Ciclo de Vida de un Proyecto vs Ciclo de Vida de un Producto
Investigación y desarrollo

CRECIMIENTO MADUREZ PLANIFICACIÓN

INTRODUCCIÓN EN EL

MUERTE
INVESTIGACIÓN

MERCADO
INVESTIGACIÓN
RETORNO

BÁSICA
APLICADA
INVERSIÓN

PUNTO DE
EQUILIBRIO

CONTEXTUALIZACIÓN
PLANIFICACIÓN
TESTEO
IMPLEMENTACIÓN
CIERRE

7 Ciclo de Vida de un Proyecto vs Ciclo de Vida de un Producto

03.02 Grupos de Procesos de un Proyecto

Gestión de la instalación de una red de telecomunicaciones

PROCESOS DE SEGUIMIENTO Y CONTROL

Procesos de Procesos de Procesos de Procesos de
iniciación planificación ejecución cierre

Ejemplo de Proyecto de una sola fase

8 Grupos de Procesos de un Proyecto

03.03 Grupo de Procesos de un Proyecto vs Fases de un Proyecto
Aproximación a la limpieza de un sitio de residuos peligrosos

Desmantelamiento Eliminación de residuos / limpieza Paisajismo
PROCESOS DE PROCESOS DE PROCESOS DE
SEGUIMIENTO Y CONTROL SEGUIMIENTO Y CONTROL SEGUIMIENTO Y CONTROL

Ejemplo de Proyecto de tres fases

Fase de diseño
PROCESOS DE
SEGUIMIENTO Y CONTROL
Fase de construcción
PROCESOS DE
SEGUIMIENTO Y CONTROL

Ejemplo de Proyecto con fases superpuestas

9 Grupo de Procesos de un Proyecto vs Fases de un Proyecto

03.03 Interacción entre los Diferentes Grupos de Procesos

Grupo procesos Grupo Grupo Grupo procesos Grupo
iniciación procesos procesos seguimiento y control procesos de
planificación ejecución cierre

Nivel de
interacción
de procesos

Inicio Fin
TIEMPO

10 Interacción entre los Diferentes Grupos de Procesos

03.03 Áreas de Conocimiento en un Proyecto

Funciones principales

Gestión Gestión
Gestión Gestión de
del del
De Costos la Calidad
Alcance Tiempo

Gestión integrada del proyecto Éxito del
proyecto
Gestión de Gestión Gestión de
Gestión de
Comunica- de Adquisi-
RR.HH.
ciones Riesgos ciones

Funciones auxiliares

11 Áreas de Conocimiento en un Proyecto

03.03 Correspondencia entre Grupo de Procesos y Áreas de Conocimiento

12 Correspondencia entre Grupo de Procesos y Áreas de Conocimiento

Inicio Plan Ejecución Vigilancia/Control Cierre

• Supervisar/ controlar el trabajo del
• Dirigir/administrar la Proyecto
• Constitución del proyecto • Plan del Director de Proyecto ejecución del Proyecto • Realizar el control de cambio integral • Cerrar el proyecto

• Definir el Alcance • Controlar el Alcance

• Recursos estimados de actividades
• Duración estimada de actividades
• Desarrollar el cronograma • Controlar el cronograma

• Estimación de coste
• Determinar el presupuesto • Control de costes

• Plan de calidad • Realizar la calidad • Realizar control de calidad

• Conseguir el equipo de proyecto
• Desarrollar el equipo de proyecto
• Plan de RR. HH. • Gestionar el equipo de proyecto

• Distribuir la información
• Gestionar las expectativas de los
• Identificar a los interesados • Planificar las comunicaciones interesados • Informar sobre los resultados

• Plan de gestión de riesgos
• Identificar los riesgos
• Realizar un A. Riesgos cuantitativo
• Realizar un A. Riesgos cualitativo
• Plan de respuesta de riesgos • Controlar y vigilar los riesgos

• Plan de adquisiciones • Llevar a cabo las adquisiciones • Administrar las adquisiciones • Cerrar las adquisiciones


Gestión Gestión Gestión Gestión Gestión Gestión Gestión Gestión
AREAS
PROCESOS
Integración Alcance Tiempo Costos Calidad RR.HH. Comunicaciones Riesgos Adquisiciones
Proyecto Proyecto Proyecto Proyecto Proyecto Proyecto Proyecto Proyecto

Acta de constitución Identificar a las
INICIACIÓN
del Proyecto Stakeholders

Desarrollar
Desarrollar el Plan Planificar la
Recopilar Definir las Estimar Planificar el plan de Planificar las Planificar las
para la gerencia del gestión de
requisitos actividades los costos la calidad recursos comunicaciones adquisiciones
Proyecto los riesgos
humanos

Determina
Secuenciar
Definir el r el Identificar
las
alcance presupues los riesgos
actividades
to

Realizar el
Estimar los
análisis
Crear la recursos de
cualitativo
EDT las
PLANIFICACIÓN de los
actividades
riesgos

Realizar el
Estimar la
análisis
duración de
cuantitativo
las
de los
actividades
riesgos
Planificar
Desarrollar las
el respuestas
cronograma a los
riesgos



AREAS Gestión Gestión Gestión Gestión Gestión Gestión Gestión Gestión
Gestión
PROCESOS Alcance Tiempo Costos Calidad RR.HH. Comunicaciones Riesgos Adquisiciones
Integración Proyecto
Proyecto Proyecto Proyecto Proyecto Proyecto Proyecto Proyecto Proyecto

Realizar el
Dirigir y gestionar la Adquirir el
asegurami Distribuir la Ejecutar las
ejecución del equipo del
ento de la información adquisiciones
proyecto proyecto
calidad

Desarrollar
Gestionar las
EJECUCIÓN el equipo
expectativas
de proyecto

Dirigir el
equipo de
proyecto

Monitorear y Realizar Monitorear
Verificar el Controlar el Controlar Informar el Administrar las
controlar el trabajo control de y controlar
alcance cronograma los costos desempeño adquisiciones
del Proyecto calidad los riesgos
CONTROL
Realizar el control
Controlar
integrado de
el alcance
cambios

Cerrar la fase o el Cerrar las
CIERRE
proyecto adquisiciones


03.03 Grupos de Procesos de Iniciación

Grupo de Procesos

Área de Conocimiento
Proceso

Indica el área de
conocimiento

INTEGRACIÓN COMUNICACIONES ADQUISICIONES RIESGOS COSTOS RR.HH. ALCANCE TIEMPO CALIDAD

17 Guía de Colores y correspondencias

03.03 Grupos de Procesos de Iniciación

Todas las ideas, incluso las sagradas, deben
I
adaptarse a nuevas realidades.
N
Salman Rushdie (1947-?) Escritor anglo-hindú.
I
C
I
A
C
I Desgraciados los hombres que tienen
Ó
todas las ideas claras.
N
Louis Pasteur (1822-1895) Químico y microbiólogo francés.


18 Grupos de Procesos de Iniciación

03.03 Desarrollar el Acta de Constitución de Proyecto

Elementos del Acta de Constitución del Proyecto
Describe el objetivo clave del proyecto. Igual que en la declaración de la misión de la empresa, la declaración de la misión
Misión del proyecto o declaración de
I las metas
del proyecto debe ser una descripción concisa y centrada. También debe ser duradero, capaz de sobrevivir a todo el proyecto
sin necesidad de cambiar.

N Objetivos de negocio
Una lista de metas que la organización quiere del proyecto. Estas pueden incluir elementos tales como la cuota de mercado,
retorno sobre la inversión y el desarrollo tecnológico.
I
Entregables Describe brevemente los principales resultados y las características importantes de la dirección senior y el éxito del proyecto
C Ámbito de aplicación: inclusiones y Enumera las actividades o metas incluidos y excluidos en el proyecto. El propósito de las exclusiones es evitar que los clientes
exclusiones y otras partes interesadas asuman que están consiguiendo algo que no lo están.
I
El director de proyecto y el nivel de Identifica al director del proyecto y lo que a él/ella se le permite hacer. Esto puede incluir la contratación de personal,
A autoridad consultores o proveedores, la realización de formación o autorizar gastos.

C Recursos de la organización Proporciona estimaciones de recursos de alto nivel requeridos por los distintos departamentos

I Aproximación
Adopta un enfoque a nivel de organización a la consecución del proyecto. Si se tienen procedimientos estándares,
metodologías, o plantillas, se pueden enumerar aquí.

Ó
Riesgos, suposiciones, y otras Muestra una lista de los principales riesgos y supuestos relacionados con el proyecto. Usando el sencillo modelo de riesgo /
N cuestiones recompensa , se pueden comparar estos objetivos de negocio para determinar la conveniencia o no de emprender el proyecto.

Usar adecuados expertos en la materia y la ayuda de un director de proyecto cualificado para proporcionar estimaciones
Estimaciones iniciales iniciales para el tiempo y coste. Las primeras estimaciones podrían incluir un amplio rango de valores (como un 1 millón + -
30%)


19 Elementos del Acta de Constitución del Proyecto


I Medio-ambiental Político
N
I Distribuidores

C Clientes Contratistas
I Legal
El
Económico
Usuarios PROYECTO
A finales
Compañía

C
Público Proveedores
I
Competencias
Ó
N Tecnológico Socio-cultural


20 El entorno del proyecto


I Límites del proyecto
N
I PROCESOS DE SEGUIMIENTO Y CONTROL
Procesos de Ususar
C planificación Entregables
ios
del proyecto
I Iniciador finales
del
A proyecto Inputs del Procesos de Procesos
/ Patroci- Proyecto Inicio de Cierre
C nador
Activos
I Registros de los
del proyecto proces
Procesos de
Ó os
ejecución
N


21 Límites del proyecto

Formulario Propuesta de Proyecto

Clasificación del Proyecto
Estratégico Infraestructura X De cumplimiento

I ¿Qué problema va a resolver el Proyecto?
Aumentar la satisfacción del usuario a través de los kioscos y de la página web, para
autobús, tranvía y tren rápido.
N Mejorar la seguridad del conductor y los viajeros. Hiperenlace: AVL.tri-met.org

¿Cómo se alinea este Proyecto con la estrategia de la Organización?
I
C ¿Cuáles son los entregables principales del Proyecto?

I ¿Cuál es el impacto de no realizar este Proyecto?

A
C ¿Cuáles son los tres principales riesgos para este Proyecto?

I ¿Cómo mediremos el éxito?

Ó Sí No ¿Este Proyecto requiere recursos internos?
Sí No ¿ Es viable?
N ¿Cuál es el coste estimado del Proyecto? 10 millones $
¿Cuánto tiempo durará el Proyecto? 22 Semanas

Supervisión de la acción: Aceptar Rechazar
Firma XXXXXX Fecha: 7 de Oct de 2xxx


22 Modelo de Acta de Constitución

03.03 Identificar a los interesados

Otras
Alta Patrocinadores Usuarios
Organizaciones
I Dirección del Proyecto

N
I
C
I Directores
de Project Directores
A Proyecto
Manager
Funcionales
C
I
Ó
N
Agencias Soporte
Gubernamentales Administrativo Contratistas


23 Ecosistema de Interesados


I Alto Mantener satisfacción Dirigir de cerca
N ● Grupo de prioridad moderada. ● Prioridad alta para el director
I ● Necesidad de mantener a este de proyecto.
grupo suficientemente ● Dirección a través de la
C involucrado. participación activa.

I Poder
A
Únicamente supervisar Mantenerse informado
C
● Prioridad baja para el director ● Grupo de prioridad moderada.
I de proyecto. ● El objetivo es mantener su
● No sobrecargar al grupo con interés y aprovecharlos cuando
Ó comunicaciones. sea necesario para el proyecto.
Bajo
N

Bajo Interés Alto


24 Mapa de Poder / Interés de las partes interesadas (Stakeholders).


Mantener satisfechos 6.0 Actores clave

I
5.0
N Asociaciones y Gobierno
Organizaciones
I Directores
4.0
C Prensa y Consejo de administración
medios Socios
I 0.0 1.0 2.0
estratégicos
4.0
Autoridades públicas
5.0 6.0

A
Empleados
C Comunidades
locales
I
Proveedor
Ó
N 1.0 Usuarios

Mínimo esfuerzo 0.0 Mantener informados


25 Mapa de Poder / Interés de las partes interesadas (Stakeholders).


Organización del proyecto
Cliente Representante
I Grupo de cliente Nombre de cliente
N … …

I
C
I Interesados en el proyecto
A Interesados Intereses de los interesados

C CEO Sintonía con la visión de la empresa

Interventor Sintonía con el presupuesto de la empresa
I
Oficina de la salud y seguridad Sintonía con las normas de salud y seguridad
Ó Cuerpo de gobierno Cumplimiento de la legislación
N Cuerpo de industria Cumplimiento de los códigos de buenas prácticas

,,, ,,,


26 Tablas Modelo de Interesados y Organización del Proyecto

03.03 Grupos de Procesos de Planificación

P "A menudo, quienes vacilan en hacer planes es porque
L dudan también en su capacidad de cumplir"
A - Michael Levine (1954-?), publicista norteamericano
N
I
F "Los planes son solamente buenas intenciones a menos que
I degeneren inmediatamente en trabajo duro"
C Peter Druker (1909-2005), abogado y padre del “management”
A
C
I Un plan no es nada, pero la planificación lo es todo”.
Ó Dwight D. Eisenhower (1890-1969) Ex presidente de EEUU
N


27 Grupos de Procesos de Planificación

03.03 Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto

P
L Delegación
A de autoridad
al director de
N Proyecto

I Mediación ejecutiva

F
I Falta de entendimiento de cómo debe ser la
Dirección de Proyecto
C
A Falta de entrenamiento para comunicar /
habilidades interpersonales
C
I
Ó
N Muchos de los problemas aparecen tarde en el proyecto y suponen un mayor
coste de corrección a medida que aumentan los riesgos.

28 El efecto iceberg en la planificación de proyectos

Documento de definición del proyecto
P
Desarrollar
L EDT

A EDT EDT

N Determinar
Secuenciar los
necesidades de
trabajos
I los recursos
Requisitos de los recursos
Diagrama de red
F iniciales de la EDT
Estimar los
Estimación
del tiempo
Elaborar
I paquetes de
trabajo
calendario

C Requisitos de los
recursos
Calendario inicial
Requisitos de los Recursos
A recursos, estimación Adquirir
recursos
reales Finalizar
calendario
de tiempo
C
Estimación de costo,
I Elaborar presupuesto inicial Finalizar
Calendario aprobado

presupuesto presupuesto
Ó
Calendario aprobado,
N presupuesto aprobado

Plan de Proyecto

29 Proceso para la obtención del Plan de Proyecto


P
Mínima
L Planificación
A
Invertir en
N Planificación
I
F
I Recursos
C
A
C
I
Ó
N
Inicio del Tiempo Finalización del Finalización del
proyecto proyecto proyecto

30 Utilización de los Recursos en función de la inversión en planificación


P
L
A
N
I
F
I Daños Mala
C Planificación
A Buena
C Planificación
I
Ó
N
Tiempo

31 Curva de daños del ciclo de vida de la dirección de Proyectos


P
L
A
N
I
F
Occidental
I Actividad de
C la Ingeniería
A
C
I Japonesa
Ó
N
Concepción Lanzamiento del
INTEGRACIÓN COMUNICACIONES ADQUISICIONES RIESGOS COSTOS
producto
RR.HH. ALCANCE TIEMPO CALIDAD

32 Planificación Japonesa vd Planificación Occidental

03.03 Recopilar Requisitos

P
L
A
N
Deseos
I Deseos
F Deseos
I
C
Deseos
A
C
I Restricciones
Ó
N
REQUISITOS


33 El filtrado de requisitos


P
L
A
N
I
Cómo se ve desde el Cómo se ve desde la
F Marketing. Ingeniería.
Como lo Lo que detalla el plan Lo que se negoció
describió el de proyecto con el cliente.
I cliente
C
A
C
I
Ó Lo que produce la Lo que desea el Cómo lo diseñaron Lo que el
Cómo se construyó.
Producción. Usuario. los ingenieros. usuario quería.
N


34 El teléfono escacharrado


P
L
Necesitaría saber sus Lo primero, ¿qué es Me refiero a qué
Quiero que me diseñe
A requisitos antes de empezar lo que quiere
un software
pretende realizar con el
a diseñar el software realizar? software
N
I
F
I
C No quiero saber lo que Se lo trata de explicar… ¿Puede diseñarlo para
puedo realizar hasta que ¡cabezota! El software hará que él le diga lo que yo
A me cuente lo que el lo que yo le diga que quiero?
software puede hacer haga!!!
C
I
Ó
N


35 Lo requisitos según Dilbert


P Fue una lección dolorosa, pero era el sueño de un
L ingeniero ... Me lo pasé muy bien, pero, al final
aprendí una gran lección en la planificación del
A negocio.
Es necesario reducir al mínimo los riesgos. Todos
N tenemos que pensar en términos de negocio, no de
ingeniería.
I
Roger Taur
F
I
C Dirección de
A En algunas empresas como la aeroespacial y Proyectos
las comunicaciones, la gestión de proyectos es Gestión de
C el alma de la empresa y la ingeniería es el requisitos
I corazón de la gestión de proyectos.
Ingeniería
Ó
N
Gestión de requisitos: Definición de intersección.


36 Los requisitos en términos de negocio


P
L Cambios en los requisitos en el mundo real

A
Requisitos Nuevos
N
Requisitos Modificados
I
Entrega
F Hay que estar preparado final
para para aceptar Petición
I cambios en el entorno.
inicial Requisitos Iniciales

C
A Requisitos Anulados

C Cambios en el entorno

I
Ó
N


37 Entorno de cambio de los requisitos.


P Matriz de rastreabilidad objetivos/ requisitos
Esta sección debe contener una matriz objetivo-requisito, de forma que para
L cada objetivo se pueda conocer con qué requisitos está asociado:
A
OBJ-01 OBJ-02 … OBJ-n
N
RI-01 ● ●
I
RI-02 ●
F
…
I
RF-01 ●
C
RF-02 ● ●
A
…
C
I RNF-01 ●

Ó RNF-02 ●

N …


38 Matriz de rastreabilidad del Documento de Requisitos del Sistema.

03.03 Definir el Alcance

P
L
Dentro del
A [Alcance]
N Necesito un nuevo
producto bancario para
I clientes de alto valor
neto.
F
I
C
A
C
I Fuera del Alcance claro, físico Alcance abstracto
Ó [Alcance]
N


39 Definición de Alcance


P
L
A
N
I
F
I
C
A
C
I
Alcance
Ó
N


40 La triple restricción vs La triple restricción ampliada


P • Concretos (Specific): Se ha de buscar la mayor concreción posible.
• ¿Es la meta suficientemente detallada de manera que otra persona sepa qué vas a hacer y cómo?
L S
A • Medible (Measurable): Lo que no se puede medir, simplemente no existe. Se ha de establecer siempre
N objetivos cuantitativos (que puedan reflejar cualidad).
M • ¿Hay una forma clara de medir el éxito? ¿Cómo sabrás cuándo has alcanzado tus metas?
I
F • Alcanzable (Attainable): Los objetivos tienen que conseguir sacar lo mejor de nosotros. Tiene que ser un reto,
ambicioso y posible. Hay que prever la posibilidad de reajustar los objetivos si hay un cambio en el entorno.
I A • ¿Hay una serie clara de pasos a seguir para alcanzar tus metas?
C
A • Realista (Realistic): Hay que buscar siempre enmarcar los objetivos dentro de la ética, los valores de uno
mismo y el entorno. Así como analizar cómo pueden afectar a terceras personas.
C R • ¿Es posible alcanzar esta meta considerando los recursos disponibles?

I
• Tiempo (Timely): Hay que ser claros con la dimensión temporal de cada objetivo, así como elaborar una línea
Ó del tiempo donde vayan marcados los distintos hitos o etapas para llegar al objetivo.
N T • ¿Cuándo se logrará la meta?


41 Objetivos SMART


P METAS

L INTENCIÓN ESPECÍFICO CUANTIFICABLE REALIZABLE RELEVANTE BASE DE TIEMPO

A ¿Quién?
¿Qué? ¿Es importante lo
¿Cuánto o cuántos?
N ¿Qué es lo que que quieres lograr
¿Por qué? ¿Con qué ¿Alcanzable? ¿Para cuándo?
quieres lograr? en última
I ¿Dónde? frecuencia?
instancia?
F ¿Cuándo?

Susan.
I Ejercicio durante los
Ejercicio 3 veces por
C próximos dos meses para
semana durante una
bajar de peso porque los
hora, dos veces en el
A Perder peso exámenes médicos
gimnasio y una vez
Si Si 2 meses
muestran que tengo exceso
C de peso.
en casa. Perder 5
kilos en dos meses.
Ejercicio en gimnasio y en
I casa
Ó Comer tres comidas
Comer una dieta saludable. saludables al día.
N Perder peso
En casa y en la oficina. Nada de bocadillos
Si Si 2 meses

entre comidas.


42 Ejemplo de Definición de Alcance


P
L
A Elementos mínimos en alcance del Proyecto
N 1. Objetivo del Proyecto
I 2. Entregables
F
3. Hitos
I
4. Requisitos Técnicos
C
A 5. Límites y Exclusiones

C 6. Comentarios del Cliente
I
Ó
N


43 Aspectos mínimos que debe contener la definición de Alcance

03.03 Crear la EDT (Estructura de Desglose de Trabajo)

P
L
A
N
Nivel 1 Nivel 2 Nivel 3 Nivel «n»
I
F
I
C
A
C Proyecto Componentes Componentes Paquetes de trabajo
I
Ó
N


44 Desarrollo de una Estructura de Desglose de Trabajo


P NIVELES DE LA EDT
•1Programa
L NIVEL DESCRIPCIÓN

A 1 Programa total
•2 Proyecto
N Niveles directivos 2 Proyecto
I 3 Tarea

F •3 Tarea 4 Sub-tarea

I Niveles técnicos 5 Paquetes de trabajo
C •4 Sub-tarea
6 Nivel de esfuerzo
A
C
•5 Paquete de trabajo
I
Ó
•6 Nivel de esfuerzo o actividad
N


45 Niveles de la EDT


P NIVELES:
L
Diseño de un Programa
A automóvil
N
I Proyecto
Frenos Motor Estructura Interior
F
I
C Química Método
Nivel Flujo Ciclo de vida Organización
A Tarea Programa Programa Programa Programa

C Mecánica
Proyecto Sistema Ciclo de vida División

Tarea Sub-sistema Sistema Departamento
I Sub-tarea Personas Sub-sistema Sección

Ó Paquete de trabajo Personas Personas Personas

Nivel de esfuerzo Personas Personas Personas
Electricidad
N


46 Niveles de la EDT


P Ejemplo de una EDT para la construcción de una casa
L 1. Preparación
1.1 Distribución 4.2 Gas
A 1.2 Graduación 4.2.1 Trabajar duro
1.3 Albañilería 4.2.2 Hacer inspección del edificio
N 2. Fundamentación 4.2.3 Finalizar el trabajo
2.1 Levantar estructuras 4.3 Agua
I 2.2 Cimentar 4.3.1 Trabajar duro
2.3 Tirar estructuras 4.3.2 Hacer inspección del edificio
F 3. Enmarcado 4.3.3 Finalizar el trabajo
3.1 Vigas 5. Paredes
I 3.1.1 Instalación de las vigas del primer piso 5.1 Poner placas de yeso
5.2 Sellado
3.1.2 Instalación de las vigas del segundo piso
C 3.2 Subsuelo
3.2.1 Instalación subsuelo primer piso
6. Finalizar techos
6.1 Poner Revestimientos
6.2 Colocar las tejas
A 3.2.2 Instalación subsuelo segundo piso
3.3 Montante de la pared 7. Terminar el trabajo
3.3.1 Levantar el montante de la pared del primer piso 7.1 Instalar Módulos de almacén.
C 3.3.2 Levantar el montante de la pared del segundo piso 7.2 Instalar aparatos
3.4 Enmarcar el techo 7.3 Instalar Horno
I 4. Herramientas 7.4 Poner la Alfombra
4.1 Electricidad 7.5 Pintar paredes y moldura
Ó 4.1.1 Trabajar duro 7.6 Colgar el papel
4.1.2 Hacer inspección del edificio 7.7 Colocar azulejos
N 4.1.3 Finalizar el trabajo 8. Exteriores y Decoración


47 EDT para realizar una casa:

03.03 Definir las Actividades
ACTIVIDADES DEL PROYECTO
P
Fase Actividad Descripción Secuencia
L
Producir un documento
A Desarrollar un plan de
que describe los procesos
de garantía de calidad y
Después de que el plan
del proyecto, pero antes
Plan del proyecto
calidad de control de calidad y de la formulación de los
N revisar las actividades que contratos con proveedores
se realizarán
I
… … … …
F … … … …
I
C TAREAS DEL PROYECTO

Fase Actividad Tarea Secuencia
A
1º
C • Identificar los
objetivos de calidad.
Desarrollar un plan de 2º
Plan del proyecto Identificar las técnicas
I calidad
•
de control de calidad.
• Documentar los planes
Ó de calidad.
3º

N … … … …

… … … …


48 Tablas Modelo para definición de actividades y tareas del proyecto

03.03 Definir las Actividades

P ESFUERZO DEL PROYECTO
L Tarea Esfuerzo
A Identificar los objetivos de calidad. Nº Días
N Identificar las técnicas de control de calidad.
Documentar los planes de calidad.
Nº Días
Nº Días
I … …
F
… …
I
C
A Hito Fecha Descripción

C Título del hito xx/yy/zz Explicar por qué la fecha del hito
es fundamental para el proyecto
I … … …

Ó … … …
N


49 Introducción a la Dirección y Gestión de Proyectos

03.03 Secuenciar las Actividades

P ACTIVIDAD:
Una tarea o conjunto de tareas que requiere el proyecto. Las actividades emplean recursos y tiempo.
L EVENTO:
Un estado identificable resultante de la realización de una o más actividades.
A
N HITOS:
Eventos identificables y notables que marcan un progreso significativo en el proyecto.
I DIAGRAMA DE RED:
F Diagrama de nodos (que representan las actividades o eventos) conectados por arcos direccionales (pueden representar las
actividades o simplemente mostrar la dependencia tecnológica) que define el proyecto y se ilustran las relaciones tecnológicas
I de todas las actividades. Los diagramas de red se generalmente se dibujan con un nodo de inicio de la izquierda y un nodo final
a la derecha. Los arcos siempre se dibujan con una punta de flecha para mostrar la dirección de precedencia, es decir, desde
C sus predecesores hasta sus sucesores.

A CAMINO:
Una serie de actividades relacionadas (o eventos intermedios) entre dos eventos cualquiera de un diagrama de red.
C
CAMINO CRÍTICO:
I Conjunto de actividades de un camino, desde el evento de inicio del proyecto hasta su evento final el cual, si se retrasa, se
retrasa la fecha de finalización del proyecto.
Ó
TIEMPO CRÍTICO:
N El tiempo requerido para completar todas las actividades del camino crítico.


50 Elementos Fundamentales en la secuenciación de actividades


P
L
A
Tarea Predecesora
N A - a
I B -

F C a Inicio
D b
I b
E b
C
F c,d
A G e
Fase 1 de un ejemplo de diagrama de red AON
C (ACTIVITY ON NODE).
I
Ó
N


51 Ejemplo de Construcción de un Diagrama de Red


P
L a c
A Inicio
d
N b
I e

F
I Fase 2 de un ejemplo de diagrama de red AON.
C a c
c
A Inicio
d
Final
C b
e c
I
Ó
N Ejemplo de diagrama de red AON completo.




P
L
A
N c c
a 1 a 1 3 a 1 3
I f
Inicio Inicio Inicio
F d 4 d Final
b 2 g
I b 2 b 2 4
e
C e 5

A
Fase 1 de un ejemplo de Fase 2 de un ejemplo de diagrama Ejemplo de diagrama
C diagrama de red AOA. de red AOA. de red AOA completo.
(Activity on Arrow)
I
Ó
N



03.03 Estimar los Recursos de las Actividades

P
L
A
N
I
F
I
C
A
C
I Recursos Recursos

Ó
N


54 El problema del calendario de recursos.


P
L
A
N
I
F
I Uso de
C Recursos
A
C
I
Ó
N Inicio Planificación Ejecución Cierre Grupo de
Procesos

55 Relación entre las fases y los recursos del proyecto

Nos encontramos cada vez más con clientes que desarrollan matrices de inventario de habilidades del
P personal y matrices de inventario de necesidades de las actividades. La asignación se puede basar en
características de las actividades como el riesgo, el valor comercial, la criticidad o el desarrollo de
L habilidades.
A
Este proceso incluye la recopilación de datos para dos inventarios:
N
• Un inventario de la demanda de habilidades necesarias para realizar las tareas asociadas a
I actividades específicas. Esto se representa como una matriz cuyas filas son las actividades y cuyas
columnas son las habilidades. Ambas muestran las necesidades actuales y a largo plazo.
F
I • Un inventario de las habilidades actuales del personal. Esto se representa como una matriz cuyas
filas se identifican con el personal y cuyas columnas son las habilidades.
C
A Habilidades Habilidades Actividades

C
I Actividades + Personal
= Personal

Ó Inventario de Inventario de Inventario de
N Necesidades Habilidades Personal


56 Matrices de habilidades

Bill Mary Sue Ed
P
Competencia Interés Competencia Interés Competencia Interés Competencia Interés
L Redacción
Técnica
(0,0) 0 (0,0) 0 (3,2) 1 (0,0) 1
A Investigación
jurídica
(0,0) 1 (0,0) 1 (0,0) 0 (3,3) 0
N Diseño
gráfico
(3,3) 1 (0,0) 0 (0,0) 1 (3,3) 1
I
Diseño de
(1,0) 0 (0,0) 0 (0,0) 0 (0,0) 1
F cuestionario

I En este cuadro se muestran las habilidades, conocimientos e intereses de las personas en una matriz de competencias

C Habilidades y Conocimientos Nivel (X) Aplicación de Habilidades / Conocimientos (Y) Interés

A 0 = No tiene ningún interés en la
0 = Sin capacidad aplicación de esta habilidad o
C conocimiento
1 = Está interesado en la aplicación de
I 1 = Nivel básico de capacidad 1 = Debe trabajar bajo supervisión.
esta habilidad o conocimiento
Ó 2 = Nivel medio de capacidad
2 = Puede trabajar independientemente con
una pequeña o indirecta supervisión.
N 3 = Puede dirigir a otros aplicando sus
3 = Nivel avanzado de capacidad
habilidades o conocimientos.


57 Matrices de habilidades


P
Desarrollo de la
L aplicación
A
N Diseño Programa Test
I
F Analista de Programador Diseñador del
negocios asociado test
I
C
Supervisor del
Arquitecto de BD Programador
A test

C
Analista de Programador
I sistemas senior
Técnico del test

Ó
N


58 Ejemplo de una Estructura de Desglose de Recursos.

Recursos del proyecto
P
Tarea Recurso
L Identificar los objetivos de calidad. nombre
Identificar las técnicas de control de calidad. nombre

A Documentar los planes de calidad. nombre

… …
N
Lista de Equipos
I Fecha
Elemento Nº Propósito Especificaciones Fecha fin
comienzo
F
I Laptop 1
Para permitir que el director de
proyecto pueda planificar,
Alta velocidad de
procesador y pantalla xx/yy/zz xx/yy/zz
supervisar y controlar el proyecto,
ancha
C tanto dentro como fuera del sitio

A … … … … … …

C
I Lista de Materiales
Fecha
Elemento Componentes Cantidad Fecha fin
Ó Comienzo

Tinta de impresora
N Consumibles
informáticos
1 Papel de impresora
CDs para backups
Xx/yy/zz xx/yy/zz

… … … … …


59 Tablas Modelo para recursos del proyecto


P
L
A CALENDARIO DE RECURSOS
N Recurso Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Sept. Oct Nov Dic Total
I Mano de obra Cantidad
• Director de
F Proyecto
• …
I Equipamiento
C • Ordenador
• …
A Materiales
• Cartuchos de
C tinta
• …
I TOTAL
Ó
N


60 Modelo de Calendario de Recursos

03.03 Estimar la Duración de las Actividades

P
L La técnica Delphi
A
N
I Tercer paso

F
I
C
Segundo paso
A
C
I
Ó Primer paso

N


61 Estimación de Actividades por el Método Delphi


P Fórmulas de estimación ponderadas
Si la actividad es bastante conocida y tiene poco riesgo, una sola estimación podría ser
L suficiente. Sin embargo, si la actividad es menos conocida, o el riesgo es mayor, es posible que
A se deseen obtener tres estimaciones: una estimación más probable (lo que se espera que
suceda), una estimación optimista (si todo va muy bien), y un estimación pesimista (si las cosas
N van mal). A continuación, se pueden combinar las tres estimaciones para calcular la duración
media esperada o el coste de la actividad, utilizando la siguiente fórmula, basada en principios
I estadísticos:
F
I Tiempo estimado =
଺

C Esta fórmula calcula el PERT (en inglés, evaluación de programas y técnica de revisión)
A promedio ponderado, llamado a veces tiempo esperado.

C
I
Ó La distribución estadística de todos los
tiempos posibles para una actividad.
N
ࢇ ࢓ ࢀࡱ ࢈


62 Fórmulas de Estimación Ponderada


P El MSP se refiere al " tiempo normal o "más probable como el "tiempo previsto". Después que uno ha introducido los
tiempos optimistas, pesimistas, y «realista" del MSP, se calculará la "duración" que es ࢀࡱ en nuestra notación.
L
En la mayoría de trabajos sobre dirección de proyectos ࢀࡱ se denota como el tiempo supuesto o el tiempo promedio.
A
N Ejemplo de conjunto de actividades de proyecto con duración indeterminada
I Opt. Norm. Pes.
F Actividad Pred. a m b ࢀࡱ ࢂࢇ࢘.
ሺࢇ ൅ ૝࢓ ൅ ࢈ሻ ⁄૟ ሺሺ࢈ െ ࢇ ⁄૟ሻ ૛
I
A - 8 10 16 10 4/6 1,78
C
B a 11 12 14 12 1/6 0,25
A C b 7 12 19 12 2/6 4,00

C D b 6 6 6 6 0,00

I E b 10 14 20 14 2/6 2,78

F C, d 6 10 10 9 2/6 0,44
Ó
G d 5 10 17 10 2/6 4,00
N
H e, g 4 8 11 7 5/6 1,36


63 Fórmulas de Estimación Ponderada

03.03 Desarrollar el Cronograma
Final Inicio
P RESTRICCIONES
A. De Final a Inicio (FI) Actividad 1 Actividad 2
L
A Inicio

N B. De Inicio a Inicio (II) Actividad 1 Inicio

RESTRICCIONES
I Actividad 2
Final
F Final
RESTRICCIONES
C. De Final a Final (FF) Actividad 1
I
C Actividad 2

A RESTRICCIONES

C
D. De Inicio a Final (IF) Actividad 1 Actividad 2
I E. Porcentaje Completado Actividad 1
Ó 50%
RESTRICCIONES
20%

N Actividad 2


64 Relaciones de precedencia entre tareas

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