PAULA ANDREA GÓMEZ VELASCOESPECIALIZACIÓN EN ADMINISTRACIÓN DE SISTEMAS          INFORMACIÓN PARA LA EMPRESA
CERO PAPELOficinas cero papel u oficina sin papel es la metodología que usan las empresas parareducir sistemáticamente el ...
PORQUE REDUCIR EL CONSUMO DE PAPELInicialmente todos pensamos que la evolución de las tecnologías de informaciónayudaría a...
Consumo Energético• Obtener una hoja de papel a partir de 100% de madera precisa 17 Wh y a  partir de papel reciclado, 12 ...
VENTAJAS DE LA REDUCCIÓN DE PAPEL   •   Eficiencia en el entorno de trabajo   •   Movilidad y colaboración   •   Transacci...
BARRERAS PARA IMPLEMENTAR UNA OFICINA SIN                 PAPEL      • Malos hábitos de imprimir      • Dificultad de impl...
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CONCLUSIÓ                               NPodemos pues concluir que el slogan futurista de la “paperless office” que seinic...
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Reducción o eliminación del uso del papel

  1. 1. PAULA ANDREA GÓMEZ VELASCOESPECIALIZACIÓN EN ADMINISTRACIÓN DE SISTEMAS INFORMACIÓN PARA LA EMPRESA
  2. 2. CERO PAPELOficinas cero papel u oficina sin papel es la metodología que usan las empresas parareducir sistemáticamente el uso del papel mediante la sustitución de este porsoportes y medios electrónicos.Utilizando las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones se esta buscandoque las empresas u organizaciones vayan reduciendo paulatinamente el uso depapel contribuyendo a la protección del medio ambiente pero sin desaparecerlo porcompleto por que de todas maneras existen procesos que requieren su uso.
  3. 3. PORQUE REDUCIR EL CONSUMO DE PAPELInicialmente todos pensamos que la evolución de las tecnologías de informaciónayudaría a reducir al máximo el consumo de papel, pero exactamente el auge de lasTIC hizo todo lo contrario el consumo de papel para impresión y escritura creció porencima del 10% entre los años 1980 y 2000 y el 30% del papel que consumimosactualmente corresponde a funcionalidades que hace 10 años no existían.Los efectos ambientales del entorno tecnológico son muy grandes por los residuosque hace posible la impresión: tóner, embalajes, impresoras, faxes, etc.Adicionalmente el consumo energético para producir un papel y para realizar laimpresión son muy altos sabiendo que los documentos una vez finalizado los tramitesterminan almacenados en un archivo solo de consulta lo que puede cambiar pasandoa ser generado, tramitado y archivado digitalmente.
  4. 4. Consumo Energético• Obtener una hoja de papel a partir de 100% de madera precisa 17 Wh y a partir de papel reciclado, 12 Wh.• Consumo de agua (para obtener 1 tonelada de papel se precisan 2 tonelada de agua si se trata de papel reciclado o bien 15 tonelada si se trata de papel de pasta química).• Vertidos, que contienen elevada carga contaminante (sólidos en suspensión, compuestos orgánicos halogenados, etc.) y que han de ser depurados
  5. 5. VENTAJAS DE LA REDUCCIÓN DE PAPEL • Eficiencia en el entorno de trabajo • Movilidad y colaboración • Transacciones comerciales a través de la Red • El correo electrónico, otra forma de comunicación • La educación on line • Publicaciones digitales • Uso de la Intranet • Uso del correo electrónico • Herramientas de colaboración • Aplicaciones de gestión de documentos electrónicos de archivo y gestión de contenido
  6. 6. BARRERAS PARA IMPLEMENTAR UNA OFICINA SIN PAPEL • Malos hábitos de imprimir • Dificultad de implantar la firma electrónica • Dificultad de lectura en los monitores • Necesidad de nuevos equipamientos y tecnologías
  7. 7. AHORROS ECONÓMICOSPor consumo responsable de materiales, agua y energía • Impresión y fotocopiado (se puede lograr un 20% de ahorro) • Consumo de electricidad (se puede lograr un 10% de ahorro) • Consumo de agua (se puede lograr un 10% de ahorro) • Disposición de basura (se puede lograr un 20% de ahorro) Una empresa cero papel u oficina verde esta completamente comprometida con el medio ambiente.
  8. 8. ORACLEOracle, una de las grandes empresas de Software del mundo intenta eliminar lasimpresoras de sus oficinas. Sus empleados han sido entrenados para hacer todassus transacciones sin moverse de sus escritorios, ahorrando cerca de 4.000 kilosde papel por semana en todo el mundo y cerca de 1.000 millones de dólares al año.Se ha logrado reducir el 80% del papel que utilizaban los más de 30.000empleados que trabajan en diferentes partes del mundo.Entre las operaciones más frecuentes que ya no requieren papel figuran lashojas de gastos, las compras y ventas, los pedidos, las transferencias bancarias ylas nóminas.También se están ahorrando toneladas de papel en el área decontabilidad, transacciones administrativas, contratos, formularios de todotipo, presupuestos, memos, informes, archivos y hasta la compra de tiquetesaéreos y reservas de hoteles.Además de ahorrar papel, esta práctica ayuda a disminuir los niveles de error, aaumentar la transparencia de los procesos y se asignan mejor los recursoseconómicos.
  9. 9. CAJASe han mejorado los procesos MADRIDadministrativos comerciales, y de gestión, deforma que sea posible una reducción drástica del uso del papel como soporte deinformación en favor de la sustitución de soportes electrónicos, reduciendo un25% el tiempo dedicado a desarrollar tareas relacionadas con la búsqueda,distribución, impresión, copia y archivo de documentos en papel, así como unareducción significativa del coste económico y medioambiental que supone lautilización del papel en dichos procesos.
  10. 10. OTRAS GRANDES EMPRESASTelefónica, La Caixa, Microsoft y decenas más han lanzado iniciativas similaresorientadas a cumplir poco a poco con el paradigma de la oficina sin papeles;pero sin lugar a dudas es el concepto de e-gobierno el que ha vuelto a impulsarla gestión documental y la idea de “ paperless office”.El e-gobierno ha marcado como objetivo la eliminación del papel y la reduccióndel tiempo en los procesos administrativos mediante la implantación detecnologías de gestión del ciclo de vida de la información y la adopción demetodologías documentales afines al concepto de oficina sin papeles.En España, la adopción de la factura digital por parte del la Agencia Tributaria yel apoyo del Ministerio de Industria, Turismo y Comercio de EspañaEn Colombia las entidades gubernamentales lideran este proceso mediante eleslogan Vive Digital
  11. 11. CONCLUSIÓ NPodemos pues concluir que el slogan futurista de la “paperless office” que seinició hace más de 30 años puede en la actualidad hacerse realidad aunandopor un lado los últimos avances de las nuevas tecnologías de gestióndocumental, de registros, input management y workflows, y por otro lado deun necesario cambio organizativo y de mentalidad en el usuario final.

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