8. PROCEDIMIENTO DE
COMPRAS
Objetivo: Establecer los parámetros a seguir para la
realización de las
compras en la I.E. La Esperanza, optimizando los recursos
disponibles.
Alcance: Aplica desde la determinación de necesidades
de recursos hasta la
verificación de su pertinencia que permitan satisfacer las
necesidades de la comunidad educativa.
Responsables: Rector
Participantes: Secretaria de Educación
Rector , Tesorero, Contador, Consejo Directivo,
Proveedores.
PROVEEDORES
ENTRADAS
MEN
leyes,
decretos,
circulares,
Guía
ministeriales
Secretaría de
Educación de
Bucaramanga
recursos
financieros,
talento
humano,
infraestructura,
servicios,
Capacitacion
es.
ACTIVIDADES
P: Elaborar presupuesto
Diagnosticar de necesidades de infraestructura
Definir los recursos para los procesos y la prestación del
servicio.
H: Ejecutar el presupuesto
Solicitud y recibir recursos provenientes de la secretaria de
educación
Hacer Seguimiento a la competencia y al desempeño del
personal.
Actualización de inventario e identificación de bienes
muebles
Adquirir los insumos necesarios para el funcionamiento de la
institución.
Hacer mantenimientos de la infraestructura
V: Evaluar y hacer seguimiento a la ejecución presupuestal
Evaluar el suministro y proveedores según requisitos
Seguimiento a la presentación, préstamo y estado de los
recursos.
A: Adiciones presupuestales
Cumplimiento y mejoramiento continuo de los objetivos y
metas del proceso
Implementar acciones correctivas, preventivas y de mejora
SALIDAS
CLIENTES
Presupuesto
SEB, Consejo
directivo,
Procesos,
servicio
educativo y
Comunidad
educativa
en general.
Suministro
de recursos
(humano,
infraestructur
a,
ambiente
de trabajo)
Órdenes de
compra
Procesos,
servicio
educativo y
Comunidad
educativa
en general
Proveedores
de recursos
y
Servicios.
9. Remitirse a entidades oficiales y
privadas
Gestión de recursos
Convocar al consejo directivo
Elaboración del presupuesto
Comprar
Rector
Diagnóstico de
necesidades
Institucionales
Priorización de
necesidades
Solicitud de
cotizaciones
Estudio y
selección
del
proveedor
Asignación de
recursos
¨El rector va a realizar el proceso de compras, para esto debe hacer dos actividades distintas , pero
relacionadas. La primera consiste en gestionar recursos, para lo cual necesita remitirse ante entidades oficiales
y privadas. Una vez gestionados los recursos, se puede elaborar el presupuesto Institucional, para lo cual es
necesario convocar al consejo directivo. La segunda consiste en comprar , para lo cual necesita diagnosticar
las necesidades Institucionales, priorizar las necesidades, solicitar cotizaciones, hacer un estudio detallado y
selección del proveedor y asignar los recursos necesarios para esto. Terminadas éstas dos actividades el rector
puede proceder a comprar.
Es necesario que la primera actividad se desarrolle primero que la segunda.
11. PROCESOS ESTRATÉGICOS
GESTIÓN
CALIDAD
REVISION POR LA
DIRECCIÓN
EVALUACION
ANÁLISIS Y
MEJORA
PLANEACIÓN
ESTRATÉGICA
PROCESOS MISIONALES
ACOMPAÑAMIENTO Y
BIENESTAR
ESTUDIANTIL
ADMISIONES Y
MATRÍCULAS
PRACTICAS
PEDAGOGICAS
GESTIÓN
COMUNITARIA
DISEÑO
CURRICULAR
12. SISTEMA DE INFORMACIÓN
QUÉ ES?
CUÁL ES SU OBJETIVO
EVI
Sistema de Información de Evaluación
Institucional y Tarifas de
Establecimientos Educativos Privados
de Preescolar, Básica y Media
En este sistema se gestiona el proceso
de evaluación institucional de la
calidad del servicio prestado por
establecimientos educativos de
preescolar, básica y media, así como
el reporte de información financiera y
la fijación de tarifas.
La información del sistema no sólo se
usa en el monitoreo de la calidad
educativa del sector privado
(complementario a las pruebas
SABER), sino que alimenta a la
herramienta "Buscando Colegio",
diseñada para dar a las familias
información de calidad y tarifas de los
establecimientos educativos, además
de servir como directorio del sector.
SINEB
Sistema de Información Nacional
de Educación Básica y Media
Este sistema recoge los datos que
deben reportar los establecimientos
educativos oficiales y no oficiales a los
municipios y/o departamentos.
Estos reportes incluyen la información
de los establecimientos educativos, la
situación académica de los
estudiantes al finalizar el año anterior,
los resultados de calidad y los datos
de los docentes de establecimientos
privados, entre otros.
El SINEB proporciona los datos
necesarios para determinar la
cobertura, la calidad y la
eficiencia del servicio, brinda a la
Nación, los departamentos, los
distritos y los municipios la
información requerida para la
planeación del servicio educativo
y para la evaluación de sus
resultados.
13. SISTEMA DE INFORMACIÓN
QUÉ ES?
CUÁL ES SU OBJETIVO
SINCE
Sistema Nacional de Información
de Contratación Educativa
El SINCE es una estrategia usada en el
Proyecto de Ampliación de Cobertura
para la Población Vulnerable que
lidera el Ministerio de Educación
Nacional para facilitar el acceso a la
educación formal de niños, niñas y
jóvenes de poblaciones afectadas
por el conflicto armado, indígenas,
con discapacidades y de áreas
rurales dispersas.
El SINCE permite tener información
oportuna sobre los avances en la
ejecución del Proyecto de Ampliación
de Cobertura para la Población
Vulnerable y una gestión eficaz del
mismo.
SIMAT
Sistema Integrado de Matrícula
El sistema integrado de matrícula
SIMAT es una herramienta que permite
organizar y controlar el proceso de
matrícula en todas sus etapas, así
como tener una fuente de
información confiable y disponible
para la toma de decisiones.
Es un sistema de gestión de la
matricula de los estudiantes de
instituciones oficiales que facilita la
inscripción de alumnos nuevos, el
registro y la actualización de los datos
existentes del estudiante, la consulta
del alumno por Institución y el traslado
a otra Institución, entre otros.
Mediante la automatización del
proceso de matrícula, a través del
SIMAT, se logra sistematizar, consolidar
y analizar la información. De esta
manera, se mejoran los procesos de
inscripción, asignación de cupos y
matrícula, y por ende el servicio a la
comunidad.
14. SISTEMA DE INFORMACIÓN
SIGCE
Sistema de Gestión de la Calidad
Educativa
QUÉ ES?
CUÁL ES SU OBJETIVO
Es una herramienta de apoyo a la
gestión educativa, que le permite
a todas las instituciones hacer el
registro de varios de los
componentes de los procesos de
evaluación, el Plan de
Mejoramiento Institucional, lo que
hace que la información que
hasta el momento no ha sido
sistematizada se organice y sea
una fuente permanente de
consulta en una relación directa
con el Ministerio de Educación y la
Secretaría de Educación.
Uno de los principales objetivos de
la implementación del SIGCE es
modernizar las instituciones
educativas y poner en marcha
estrategias que beneficien su
funcionamiento con información
organizada internamente.
15. *
• Los sistemas de información son una herramienta
fundamental y de apoyo en los automatización y
organización de la información, dentro de las
Instituciones Educativas.
• Los diagramas de casos nos permiten esquematizar lo
que pasa en la interacción con el sistema y evidenciar
su funcionalidad.
• Los sistemas de información son un soporte para el
desarrollo de muchos de los procesos estratégicos y
misionales de una Institución.
16. REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS
CV-UDES. (2014). Sistemas de Gestión para Educación, Mediados por
TIC. Libro Electrónico multimedial. Cap 3. Recuperado el 20 de
Febrero de 2014, de
http://aulavirtual.eaie.cvudes.edu.co/publico/lems/L.000.006.MG/
Documentos/cap3/Capitulo_Completo.pdf
CV-UDES. (2014). Sistemas de Gestión para Educación, Mediados por
TIC. Libro Electrónico multimedial. Cap 3. Documentos anexos.
Recuperado el 20 de Febrero de 2014, de
http://aulavirtual.eaie.cvudes.edu.co/publico/lems/L.000.006.MG/
Documentos/Anexos/Cap3/2.pdf
http://aulavirtual.eaie.cvudes.edu.co/publico/lems/L.000.006.MG/
Documentos/Anexos/Cap3/3.pdf
Ministerio de Educación Nacional (2014) sistemas de información.
Recuperado 22 de Febrero de 2014, de
http://www.mineducacion.gov.co/1621/w3-propertyvalue44150.html
