Trabajo presentado por.
PATRICIA OSPINA DAVILA
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
CIENCIA...
Con la siguiente investigación busco conocer aspectos
generales acerca de los Sistemas de Gestión Documental y el
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SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL
Es un sistema de información que
incorpora, gestiona y facilita el acceso a
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Cada una de las etapas del ciclo vital de los documentos tiene una
relación estrecha con su permanencia en cada uno de los...
El presente trabajo está basado en la consulta realizada al archivo de la
memoria histórica del Colegio San Juan Bosco de ...
Permitir que la Información sea al instante
Proteger los documentos contra robo, incendios, inundaciones, entre otros.
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PROGRAMA QUE SE EMPLEA
Cuenta con una plataforma interna, solo para
estudiantes, docentes y un grupo cerrado de
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NORMATIVA
• Ley 527 de 1999, que define y reglamenta el acceso y
uso de los mensajes de datos, del comercio
electrónico y ...
PROCESO DE EJECUCION DE LOS MODULOS
• Adquisición, el material (fotos, documentos escritos, revistas,
narraciones de suces...
• Ítems. se utilizan para mirar la información que
está ligada a un expediente, por medio de un
código de barras.
• Consul...
• El cargue del préstamo se hace por el módulo de préstamo en SJBMH, donde
se digita el código del usuario, luego se regis...
CONCLUSIONES
• El aplicativo de un sistema de gestión documental facilita el
almacenamiento, conservación y consulta de la...
WEB-GRAFIA
• Archivo General de la Nación, 19 de septiembre del 2013.
http://www.archivogeneral.gov.co
• Sociedad Colombia...
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  1. 1. Trabajo presentado por. PATRICIA OSPINA DAVILA UNIVERSIDAD DEL QUINDIO FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES CIENCIA DE LA INFORMACIÒN Y LA DOCUMENTACIÒN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA SEPTIEMBRE - 2013
  2. 2. Con la siguiente investigación busco conocer aspectos generales acerca de los Sistemas de Gestión Documental y el Sistema Gestor de Archivos dentro de una organización. A su vez, reconocer los aspectos más importantes en la implantación de un Sistema de Gestión Documental, identificando las fases para la organización de un sistema dentro de una entidad.
  3. 3. SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL Es un sistema de información que incorpora, gestiona y facilita el acceso a los documentos a lo largo del tiempo. Ya que realiza la captura y organización de todos los documentos para facilitar la tarea de encontrar la información en las empresas. Los documentos en papel son escaneados con destino al sistema de gestión documental,
  4. 4. Cada una de las etapas del ciclo vital de los documentos tiene una relación estrecha con su permanencia en cada uno de los tres tipos de archivo los cuales son: Archivo de Gestión, Archivo Central y Archivo Histórico de acuerdo con las Tablas de Retención Documental y por las Tablas de Valoración Documental. Los documentos de la primera etapa forman parte del archivo de gestión por ser de uso frecuente. Se conservan más o menos cinco años. Los documentos del archivo central son de uso poco recuente y no se conservan más de cincuenta años. Los documentos del archivo histórico se conservan definitivamente. Corresponde a los archivos históricos. El Archivo General de la Nación, describe la gestión documental como el conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, los cuales permiten la recuperación de la información, determinando el tiempo de los documentos para que estos sean guardados o eliminados . El AGN también destaca la definición de sistema de gestión documental como una base de datos que disponen de una tecnología idónea para el tratamiento de documentos científicos culturales y técnicos CONCEPTO DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACION
  5. 5. El presente trabajo está basado en la consulta realizada al archivo de la memoria histórica del Colegio San Juan Bosco de Dosquebradas, Risaralda. En el momento el sistema de gestión se encuentra en proceso de formación. Por motivos de privacidad, no fue posible tomar pantallazos o fotos del sistema. Aún así, observaremos a continuación la estructuración del sistema de gestión documental del centro de información histórico – SJBMH.
  6. 6. Permitir que la Información sea al instante Proteger los documentos contra robo, incendios, inundaciones, entre otros. Eliminar la perdida de información por descuido y mal manejo al pasar de administración Establecer una mayor eficiencia de flujo de documentos dentro de la organización. Crear una bitácora histórica de accesos a los documentos Tener la opción de proveer información a terceros - proveedores, clientes, usuarios de la institución. OBJETIVO DEL SISTEMA SJBMH DE GESTION DOCUMENTAL.
  7. 7. PROGRAMA QUE SE EMPLEA Cuenta con una plataforma interna, solo para estudiantes, docentes y un grupo cerrado de administrativos pertenecientes al área. Su principio de estructura se basa en el programa Onbase Consta de los siguientes módulos: ¬Recopilación ¬clasificación, ¬escaneo ¬Ítems ( código de barra) ¬consulta en sala¬ préstamo entre administraciones. El programa SJBMH. es un programa hecho a la medida, bajo requerimientos de la institución, es un aplicativo para la administración integrada de documentos de registro histórico los cuales son escaneados y llevados a PDF.
  8. 8. NORMATIVA • Ley 527 de 1999, que define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, en su artículo 12 establece que los libros y papeles del comerciante podrán ser conservados en cualquier medio técnico que garantice su reproducción exacta. • Decreto 2150 de 1995, suprime autenticación de documentos originales y el uso de sellos; prohíbe exigir copias o fotocopias de documentos que la entidad tenga en su poder; prohíbe copiar o retirar documentos de los archivos de las entidades públicas; autoriza el uso de sistemas electrónicos de archivos y transmisión de datos; prohíbe limitar el uso de las tecnologías de archivo documental por parte de los particulares, entre otros. • Norma ISO-19005 de 2005, basado en el estándar PDF 1.4 (PDF/A-1), permite a las organizaciones archivar documentos electrónicamente de manera que se asegure la preservación de su contenido, aspecto visual y apariencia sobre un extenso periodo de tiempo. • También permite que los documentos sean recuperados y revisados con consistencia y resultados predecibles en el futuro, independiente de las herramientas y sistemas usados para su creación. Ley 6 de 1992, artículo 74: valor probatorio de la impresión de imágenes ópticas no modificables. Adicionase el Estatuto Tributario con el siguiente artículo: "Artículo 771-1. Valor probatorio de la impresión de imágenes ópticas no modificables. Decreto 2620 de 1993, por el cual se reglamenta el procedimiento para la utilización de medios técnicos adecuados para conservar los archivos de los comerciantes. Considerando entre otros, lo expresado por el artículo 48 del código de comercio decreta: “Artículo 1º Todo comerciante podrá conservar sus archivos utilizando cualquier medio técnico adecuado que garantice la reproducción exacta de documentos, tales como la microfilmación, la micrografía y los discos ópticos entre otros.”
  9. 9. PROCESO DE EJECUCION DE LOS MODULOS • Adquisición, el material (fotos, documentos escritos, revistas, narraciones de sucesos recopilados en CD – DVD )es buscado dentro de las diferentes dependencias de la institución y en línea con la inspectoría de San Luis Beltrán, registrados por medio de actas, las cuales son llevadas al archivo de gestión de memoria histórica. • Clasificación, esta se hace por cronología, a su vez se cataloga por medio de presentación (material impreso, material audio-visual o material físico) • El material impreso o formato papel, es digitalizado y escaneado, una vez escaneados los documentos se les asigna términos de índices, y se convierte en documento de PDF para protección de la información, luego es registrado en el archivo de memoria histórica por medio del sistema SJBMH en la carpeta de acuerdo a la cronología del evento.
  10. 10. • Ítems. se utilizan para mirar la información que está ligada a un expediente, por medio de un código de barras. • Consulta en sala, se podrá acceder al archivo de memoria histórica por medio de SJBMH, con un código de usuario y contraseña personalizada • Préstamo de material, debe solicitarse al archivo central por medio de correspondencia física, para que el oficio sea radicado y tramitado con administración general(rectoría), pasado ocho días calendario, se accede al sistema SJBMH y en la carpeta de respuestas del archivo central, se efectúa una encuesta para retirar el material.
  11. 11. • El cargue del préstamo se hace por el módulo de préstamo en SJBMH, donde se digita el código del usuario, luego se registra con un lector los códigos de barras de cada uno de los materiales solicitados en préstamo. • inmediatamente se genera el préstamo, este se indexa en la base de datos de PRESTAMO A USUARIOS del sistema SJBMH con palabras claves y se notifica por correo interno (intranet) al usuario la oficialización del préstamo. Nota: como este es un sistema que esta en periodo de prueba, entre la inspectoría principal (casa dirigente con sede en Medellín) por el momento solo los registros de prestamos se otorga al docente encargado del área.
  12. 12. CONCLUSIONES • El aplicativo de un sistema de gestión documental facilita el almacenamiento, conservación y consulta de la documentación institucional y promueve la racionalidad en el consumo de papel. • Aunque el aplicativo se ejecute, este en ningún momento remplaza la obligatoriedad de organizar la documentación institucional en soporte papel, de acuerdo con la normatividad archivística. • La implementación de un sistema de gestión hace mucho mas ágil la consulta, dando a la institución una imagen de progreso ya que el acceso se hace de modo mas optimo • .Cuando se tiene un SGD, los datos se encuentran almacenados en un archivador electrónico permitiendo acceder a la información desde cualquier estación de trabajo, facilitando el seguimiento de los documentos
  13. 13. WEB-GRAFIA • Archivo General de la Nación, 19 de septiembre del 2013. http://www.archivogeneral.gov.co • Sociedad Colombiana de Archivistas, 17 de septiembre del 2013. http://www.scarchivistas.org • MURTO, Guillermo. Sistema de gestión documental, 17 de septiembre del 2013. http://electivaiigroupsgd.blogspot.com
  14. 14. Gracias.

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