Her finner du litt om prosessen NSB har gått gjennom når vi har jobbet med nytt intranett

1. Hvordan sikre at intranettet bidrar til effektive
arbeidsprosesser
Pia Solheim, rådgiver, NSB

2. Litt om meg
• Utdannelse
– Utdannet bibliotekar
– Har tatt videreutdanning innen bl.a. informasjonsinfrastruktur,
informasjonsarkitektur og informasjonsgjenfinning ved NTNU og UiO
– Tar for tiden en master på BI innen strategi og ledelse
• Jobb
– Har jobbet som bibliotekar, webdesigner og vært med i flere prosjekter med
rollen informasjonsarkitekt
– Jobber nå i den sentrale IKT-enheten i NSB med innføring av nytt intranett i
NSB-konsernet
• Elsker sjokolade
– og vi har derfor innført sjokoladedrevet utvikling av det nye intranettet

3. Nytt intranett i NSB-konsernet
• Litt om NSB-konsernet
• Hva vi har gjort
• Hvordan vi har gått fram

4. NSB-konsernet
NSB-konsernet
Persontog-
Bussvirksomhet Godsvirksomhet Eiendomsvirksomhet Støttefunksjoner
virksomhet
NSB AS Nettbuss-konsernet CargoNet AS Rom Eiendom AS Mantena-konsernet
NSB Gjøvikbanen
Datterselskaper CargoNet AB Rom Parkering Arrive-konsernet
AS
Svenska Oslo S
Finse Forsikring
Tågkompaniet AS Utvikling

6. Om prosjektet - Hva vi har gjort

7. Hvorfor nytt intranett
– Helt nødvendig å bytte teknisk plattform
– Behov for videreutvikling av mål og hensikt med intranett
– Behov for forankring av konsernfelles prinsipper og føringer
– Behov for å underbygge strategier og målsettinger i NSB-
konsernet og forretningsområdene gjennom en felles kanal
– Lettere å finne, dele og bruke informasjon
– Mer interessant verktøy tilpasset den enkeltes ønsker og
behov

8. Fra nettavis til nyttig verktøy
Vår 2007 Utarbeidelse av ny intranettstrategi
Høst 2007 Anskaffelse av SUN portal
Vår 2008 Kartlegging av brukerbehov, kravspesifisering og prototyping
Høst 2008 Utvikling startes, men ting skjer..
Vår 2009 Utvikling av pilot for to brukergrupper i NSB-konsernet
Høst 2009 Oppbygging av temasider og utvikling av resterende funksjonalitet

9. Utarbeidelse av ny intranettstrategi
Utarbeidelse av ny intranettstrategi
Strategi
• Gjennomførte trendanalyse
Anskaffelse av
• Gjennomførte spørreundersøkelser
portalrammeverk • Oversikt over styrker og svakheter med dagens intranett
• Utarbeidet og definerte strategiske hovedoppgaver for intranett
Kartlegging av
• Fikk godkjent strategien i konsernledelsen
brukerbehov
Utvikling
Innholds-
produksjon

10. Spørsmål vi stilte oss og brukerne
Hvordan utvikler Hva vil vi oppnå med
intranett - og intranettet?
internettløsninger
seg? Hva er
trendene?
Hva skal til for at du
tar intranettet i bruk
hver dag?

11. Føringer fra konsernledelsen
1. Intranettet skal være en levende, felles plattform for
informasjonsdeling, tjenestetilgang, kulturbygging og samarbeid
for konsernet.
2. Innhold skal være tilgjengelig så lenge det ikke er behov for å
begrense tilgang
3. Intranettet skal være et sted du kan samarbeide med interne og
eksterne partnere.
4. Intranett bør være tilgjengelig for alle ansatte i konsernet
uavhengig av sted, tid, nettverk og PC.

12. Revidert visjon
Intranettet er stedet du deler din kompetanse, kommuniserer og
samarbeider med andre. Her finner du nyttig informasjon og tjenester
som gjør at jobben din kan utføres på en mest mulig effektiv måte.
– Det betyr at:
• Det er du som utvikler intranettet
• Samarbeid og kunnskapsdeling er viktig for deg
• Du får all jobbrelatert informasjon knyttet til din rolle, og
støtte i dine arbeidsprosesser
• Du selv enkelt skal kunne legge inn informasjonselementer
og tjenester
• Tilgang ”Hvor som helst og når som helst”

13. Strategiske hovedoppgaver
Støtte i
Informasjonskanal Kulturbygger Samarbeidsrom Markedsføringskanal
arbeidsprosess
Arbeids- Gi den enkelte
Tilgang til
Inngangsport til Bidra til å oppgaver som ansatte
informasjon og
all informasjon bygge et felles krever grunnlag for å
tjenester knyttet
kultur- og kommunikasjon markedsføre
til dine arbeids-
verdigrunnlag diskusjon NSB internt og
oppgaver
dokumentdeling eksternt

14. Anskaffelse av portalprogramvare
Anskaffelse av portalprogramvare
Strategi
• Kravspesifisering – portalprogramvare
• Tilbydermøter
Anskaffelse av
portal
• Referansebesøk
• Evaluering
• Forhandlinger
Kartlegging av • Avtaleinngåelse
brukerbehov
Utvikling
Innholds-
produksjon

15. Hva vi la vekt på
Funksjonalitet Teknologi Kostnadseffektivitet Gjennomføring
Mulig å Pris Tidsplan for
Basert på
personalisere standarder gjennomføring
Betalings-
Standard- betingelser Referanser
Mulig å integrere
komponenter (wiki, med andre
blogg, fagsystemer Levetidskostnader Kvalifikasjoner
diskusjonsforum
m.m.)
Komponentbasert
Søk
Sikkerhet
Samarbeid
Statistikk Arkitektur
Administrasjon

16. Kartlegging av brukerbehov
Kartlegging av brukerbehov i samarbeid med Netlife Research
Strategi
• Arbeidsmøter med ulike brukergrupper i hele konsernet
• Kartla og beskrev brukernes behov
Anskaffelse av
portalrammeverk
• Utformet skisser for ulike sider i det nye intranettet
• Utformet prototype for nytt intranett og for 11 ulike
brukergrupper/roller
Kartlegging av
brukerbehov I tillegg:
• Gjennomførte opplæring i utvikling på ny portalløsning
Utvikling
Innholds-
produksjon

17. Salgsmedarbeider
Navn: Liselotte Brock
Alder: 29
Bor: Lillehammer
Selger, kundetelefon på Lillehammer. 2 års reiselivs-
utdanning + kurs. Ugift. Jobbet 1 år i NSB
Bruker intranett til:
• Salgsinfo
• Stasjonsinfo
• Kampanjeinfo
• Pakketurer
• Interne nyheter
• Ledige stillinger
Intranett-behov:
• Rutebok for Norge
• Oppslag mot telefonkatalog
• Komplett kundeinfo med historikk
• Instant messaging (”MSN”)

19. Kjørende personale - lokfører
Navn: Stanley
Alder: 29
Bor: Skarnes i Hedmark
Ugift, men har kjæreste. Er veldig sosial. Har jobbet i
NSB i 5 år, er utdannet lokfører. Stanley benytter hyttene
til NSB og er medlem på SATS. Han bruker daglig PC
privat. I jobben bruker han intranettet til å ta ut kjøreordre
og lese nyheter.
Intranett-behov:
• Tilgang til turnusplanen
• Tilgang til online hyttebestilling
• Sosiale arrangementer

20. Hverdagen for kjørende personale

21. Hverdagen for kjørende personale

22. Hverdagen for kjørende personale

24. Utvikling
Utvikling
Strategi
Høst 2008
Utvikling av ny intranettpilot startes
Anskaffelse av
portalrammeverk
< SUN inngår samarbeid med Liferay og faser ut portalen vi har kjøpt >
⇒Vi får en ny portal, og resten av høsten går med til å flytte over
Kartlegging av det vi har utviklet på ny portalløsning
brukerbehov
Vår 2009 – Utvikling av:
Utvikling
• Grunnleggende funksjonalitet – Min Side, Alt innhold m.m.
• Funksjonalitet for to roller
• Informasjonsstruktur for alle temasider
Innholds-
produksjon • Grafisk design for alle selskaper
•Avsluttet med en evaluering av brukervennlighet på det som var laget

25. Min side
Din informasjon basert på:
•Hvem du er (f.eks. Pia Solheim)
•Hvilken rolle du har (f.eks.
salgsmedarbeider)
•Hvilket selskap du jobber i (f.eks.
Mantena)
•Hvilken avdeling du jobber i (f.eks.
NSB Drift)
Hvor du jobber geografisk (f.eks.
Kundesenteret på Lillehammer)

26. Alt innhold A-Å
Temaoversikt som viser relevant innhold basert på:
•At du jobber i NSB-konsernet
•Hvilket selskap du jobber i
•Hvilken rolle du har

27. Ansattside
Ansattside med
personopplysninger:
-Navn
-Avdeling
-Arbeidssted
-Bilde
-Telefon
-E-post
-Kompetanseområde
-Nøkkelkvalifikasjoner
-Prosjekter
-Blogg
-Du kan selv redigere
kompetanseområde,
nøkkelkvalifikasjoner, blogg
og prosjekter

28. Design
Ulikt design basert på selskap du jobber i

29. Trafikkinformasjon
Trafikkinformasjonen viser driftsmeldinger om hva som skjer akkurat nå på de
ulike togene

30. Ferieplanlegger
•Viser antall feriedager du har igjen
•Link til skjema for å planlegge ferien

31. Kurs- og sertifiseringer
Mine sertifiseringer viser de
sertifiseringene du må ta i de
nærmeste to månedene, og de som
har utløpt.
Det er også en link til kurskalender.
.

32. Oppslagstavle
Oppslagstavle:
Viser meldinger knyttet til ditt
geografiske arbeidssted. Alle
kan legge inn beskjeder som
alle på ditt sted kan lese.

33. Samarbeidsrom (Communities)
•Du får en oversikt over dine samarbeidsrom i høyrekolonnen på
intranett.
•Mulighet til å opprette nye samarbeidsrom, invitere med andre og
legge til ønskede funksjoner

34. Søk
I toppen av intranettet er det et
søkefelt som du kan søke etter
både person og informasjon.
Skriv inn det du er på jakt etter
og trykk på søk-knappen

35. Søkeresultat

36. Diskusjonsforum
Her kan alle ansatte
diskutere ulike emner
og opprette nye
diskusjoner

37. Blogg
Alle ansatte har fått sin egen
blogg på sin personside. Hvis
du vil, kan du fjerne den. Hvis
ikke kan du skrive om faglige
emner som opptar deg.
Du kan også søke opp andres
blogger og lese hva de skriver,
evnt. Abonnere på blogger du
vil følge med på.

38. RSS
Her kan du se nyheter om NSB og
Nettbuss i media.
Du kan også sette opp din egen
RSS hvis du vil følge med på
nyheter som du er interessert i.
Jobber du med IT, kan det hende
du vil lese nyheter fra
Computerworld.

39. Dokumentdeling

40. Hvordan har vi prioritert?
• Rammeverk og grunnleggende teknologi, IDM-integrasjon
• Viktigste funksjoner for flest mulig: Min side, personside, Alt innhold..
• Roller med ulike behov
– Stort/lite behov for informasjon
– Enkel/avansert bruker
– Forskjellige selskaper
– Store brukergrupper
• Innhold for bruker i rolle
– Ba brukeren selv prioritere de fem viktigste tingene de trenger i sitt daglige
arbeid på intranett

41. Innholdsproduksjon
Innholdsproduksjon
Strategi
• Opprettet temastruktur
Anskaffelse av
• Definert felles informasjon for alle i konsernet
portalrammeverk • Definert selskapsinformasjon for alle i de enkelte selskaper
• Definert informasjon til spesifikke roller
Kartlegging av
brukerbehov • Alle innholdsprodusentene jobber nå med å legge inn dette
Utvikling
Innholds-
produksjon

42. Temaside
Tema som viser innhold basert på:
•At du jobber i NSB-konsernet
•Hvilket selskap du jobber i
•Hvilken rolle du har

43. Vi gleder oss til å ta intranettet i bruk!
Lurer du på noe – send meg en e-post: pia.solheim@nsb.no