1. UNIVERSIDAD TECNOLOGICA
EQUINOCCIAL
MODELO DE PLANIFICACION Y EJECUCION DE
LA AUDITORIA INTERNA EN INSTITUCIONES
PUBLICAS Y EMPRESAS PRIVADAS
Plan de Tesis previa a la Obtención del Título de Master en
Contabilidad y Auditoria, Contador Público
ELSA SORAYA MEJÍA CANO
DIRECTOR DE TESIS: DR. FRANCISCO QUISIGÜIÑA
Quito – Ecuador
2005
2. Del contenido del presente trabajo se responsabiliza el autor.
Elsa Soraya Mejía Cano
3. DEDICATORIA
A mi familia por su apoyo incondicional y por inculcar en mí valores de
honestidad y responsabilidad eje primordial para mi desarrollo profesional.
Para ella una muestra de gratitud al esfuerzo, sacrificio y comprensión
absoluta durante la realización de este proyecto.
4. AGRADECIMIENTO
Al culminar esta etapa de postgrado es necesario hacer llegar un
agradecimiento a todas aquellas personas que me ayudaron a alcanzar esta
meta, quienes día a día me brindaron su apoyo y comprensión.
Un agradecimiento especial al Dr. Francisco Quisigüiña quien con su
profesionalismo y su experiencia me supo guiar en la elaboración de la
presente tesis.
Y a la Universidad Tecnológica Equinoccial por preparar e instruir
profesionales en esta rama encaminando a sus estudiantes a prestar el
contingente al servicio de la sociedad.
5. INDICE
CAPITULO I
DISEÑO CONCEPTUAL DE LA INVESTIGACION
Pág.
Planteamiento del Problema ………………………………………………… 2
Definición del Problema ………………………………………………… 3
Objetivo General ………………………………………………… 3
Objetivo Específico ………………………………………………… 5
Justificación ………………………………………………… 5
Hipótesis ………………………………………………… 6
Metodología ………………………………………………… 7
CAPITULO II
AUDITORIA INTERNA
Definición ………………………………………………… 9
Papel del Auditor ………………………………………………… 9
Características del Auditor Interno ………………………………………………… 9
Tipos de Auditoría ………………………………………………… 10
Auditoría Financiera ………………………………………………… 10
Auditoría Operativa ………………………………………………… 10
Auditoría de Sistemas ………………………………………………… 10
Auditoría de Calidad ………………………………………………… 11
Auditoría Ambiental ………………………………………………… 11
Tipos de Auditor ………………………………………………… 11
Auditor Interno ………………………………………………… 11
Auditor Externo ………………………………………………… 11
Diferencias Entre Auditor Externo y Auditor
Interno ………………………………………………… 12
Ventajas de la Auditoría Interna ………………………………………………… 13
Requisitos de Trabajo de Auditoría Interna ………………………………………………… 13
Técnicas de Auditoría ………………………………………………… 14
Control Interno ………………………………………………… 14
Objetivos ………………………………………………… 15
Tipos de Control ………………………………………………… 16
Estructura del Proceso de Control Interno ………………………………………………… 16
Indicadores de Gestión ………………………………………………… 17
Uso de Indicadores de Gestión en Auditoría ………………………………………………… 19
CAPITULO III
PLANIFICACION Y EJECUCION DE AUDITORIA INTERNA EN INSTITUCIONES
PUBLICAS
Planificación y Ejecución de la Auditoría
Interna en Instituciones Públicas ………………………………………………… 24
Administración Pública ………………………………………………… 24
Pág.
6. Análisis del Manejo del Control Interno en
Instituciones Públicas ………………………………………………… 25
Catastro de Instituciones Públicas ………………………………………………… 28
Administración Financiera ………………………………………………… 29
Sistema de Componentes de la
Administración Financiera ………………………………………………… 30
Contabilidad Gubernamental ………………………………………………… 31
Importancia del departamento de Auditoría
Interna en Insituciones Públicas ………………………………………………… 31
Ubicación de la Unidad de Auditoría Interna ………………………………………………… 32
Normas de Control Interno para el Sector
público ………………………………………………… 32
Fundamentos de Control Interno ………………………………………………… 33
Area de Auditoría Interna ………………………………………………… 34
Herramientas de Evaluación de Control
Interno ………………………………………………… 35
Evaluación del Ambiente de Control ………………………………………………… 35
Evaluación de los Riesgos de Control ………………………………………………… 36
Evaluación de las Actividades de Control ………………………………………………… 37
Normas Gerenciales de Control Interno ………………………………………………… 37
Normas de Control Interno para el Area de
Administración Financiera Gubernamental ………………………………………………… 41
Normas de Control Interno para el área de
Presupuesto. ………………………………………………… 42
Normas de Control Interno para el área de
Tesorería ………………………………………………… 44
Normas de Control Interno para Bienes de
Larga Duración ………………………………………………… 47
Normas de Control Interno para el área de
Recursos Humanos ………………………………………………… 50
Desarrollo del Proceso de Auditoría ………………………………………………… 52
Planificación ………………………………………………… 54
Actividades de la Planificación ………………………………………………… 54
Memorando de Planificación ………………………………………………… 56
Programas de Trabajo ………………………………………………… 57
Papeles de Trabajo ………………………………………………… 57
Archivo de Papeles de Trabajo ………………………………………………… 58
Indices y Referenciación ………………………………………………… 59
Marcas de Auditoría ………………………………………………… 60
Pág.
Estructura y Contenido de los Informes ………………………………………………… 62
Características de los Informes ………………………………………………… 63
Revisión del Informe ………………………………………………… 64
7. Trámite de informes de Auditoría y
Exámenes Especiales ………………………………………………… 68
Indicadores de Gestión en Instituciones
Públicas ………………………………………………… 69
Determinación de las Responsabilidades en
base a la LOCGE ………………………………………………… 70
Caso Práctico ………………………………………………… 77
Papeles de Trabajo ………………………………………………… 97
Informe ………………………………………………… 137
Síntesis de Resultados ………………………………………………… 138
CAPITULO IV
PLANIFICACION Y EJECUCION DE AUDITORIA INTERNA EN
ENTIDADES
PRIVADAS
Planificación y Ejecución de la Auditoría
Interna en Instituciones Públicas ………………………………………………… 141
Administración Privada ………………………………………………… 141
Importancia de la Auditoría Interna en
Entidades Privadas ………………………………………………… 141
Normas de Auditoría Interna ………………………………………………… 142
Normas sobre los Atributos ………………………………………………… 142
Normas sobre el Desempeño ………………………………………………… 143
Estructura del Departamento de Auditoría
Interna ………………………………………………… 145
Responsabilidad de los Auditores Internos ………………………………………………… 145
Ubicación del Departamento de Auditoría
Interna ………………………………………………… 146
A quién debe reportar el Departamento de
Auditoría Interna ………………………………………………… 147
Estructura y Dimenciones del Departamento
de Auditoría Interna ………………………………………………… 149
Recurso Humano ………………………………………………… 150
Programas de Trabajo ………………………………………………… 155
Pruebas de Cumplimiento y Sustantivas ………………………………………………… 155
Programas de Trabajo - Efectivo ………………………………………………… 156
Programas de Trabajo - Cuentas por Cobrar ………………………………………………… 160
Programas de Trabajo - Inventarios ………………………………………………… 163
Programas de Trabajo - Activos Fijos ………………………………………………… 166
Programas de Trabajo - Cuentas por Pagar ………………………………………………… 169
Pág.
Programas de Trabajo - Pasivos a Largo
Plazo ………………………………………………… 171
Programas de Trabajo - Patrimonio ………………………………………………… 173
Programas de Trabajo - Recursos Humanos ………………………………………………… 175
Papeles de Trabajo ………………………………………………… 177
Sistema de Indices ………………………………………………… 177
Marcas de Auditoría ………………………………………………… 177
8. Control Interno ………………………………………………… 178
Cuestionario de Control Interno ………………………………………………… 179
Formas del Cuestionario ………………………………………………… 179
Fuentes de Información para Revisión de
Control Interno ………………………………………………… 182
Control de Horas Trabajadas y Horas no
Productivas en Auditoría ………………………………………………… 183
Preparación del Informe ………………………………………………… 184
Contenido de los Informes ………………………………………………… 184
Archivo de Documentación de Auditoría
Interna ………………………………………………… 189
CAPITULO V
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Conclusiones ………………………………………………… 192
Recomendaciones ………………………………………………… 194
Bibliografía ………………………………………………… 196
INDICE DE CUADROS Pág.
CUADRO Nº1 Tipos de Control 16
CUADRO Nº2 Características de Auditoría Privada y Gubernamental 20
CUADRO Nº3 Auditoría de Gestión/ Auditoría Operacional/Calidad 21
CUADRO Nº4 Auditoría de Gestión/ Auditoría Financiera 22
CUADRO Nº5 Diferencias entre Administración Privada y Pública 25
CUADRO Nº6 Componentes de la Administración Financiera 30
CUADRO Nº7 Objetivos de Control Interno 33
CUADRO Nº8 Etapas de Control Interno 34
CUADRO Nº9 Control Interno Previo al Compromiso 42
CUADRO Nº10 Control Interno Previo al Devengamiento 43
CUADRO Nº11 Control de la Evaluación en la Ejecución del Presupuesto 43
CUADRO Nº12
Sipnosis de la Determinación de responsabilidades en base a la
LOCGE 70
CUADRO Nº13 Responsabilidad de los Auditores 146
INDICE DE GRAFICOS Pág.
GRAFICO Nº1 Modelo de Planificación y Ejecución de Auditoria Interna 4
GRAFICO Nº2 Ubicación del Area de Auditoría Interna 32
GRAFICO Nº3 Desarrollo del Proceso de Auditoría 52
GRAFICO Nº4 Conocimiento Preliminar 53
GRAFICO Nº5 Flujograma de Planificación 56
GRAFICO Nº6 Flujograma de Ejecución 62
GRAFICO Nº7 Organigrama Estructural del Area de Auditoria Interna 147
GRAFICO Nº8 Planeación de Auditoría 154
GRAFICO Nº9 Matriz de Evaluación y Calificación del Riesgo 181
GRAFICO Nº10
Cedula de Control de Tiempos en el Departamento de
Auditoría Interna 183
9. INFORME EJECUTIVO
Las entidades sean públicas o privadas, grandes, medianas o pequeñas tienen la
necesidad de examinar su situación, mediante un adecuado manejo del control a través
de la planificación y ejecución de la auditoria interna y todo profesional del área
contable debe saber planificar y ejecutar auditoria interna en los dos tipos de entidades
consecuentemente.
En el capítulo I de este plan de investigación se verificará los aspectos relacionados con
el diseño conceptual de la Investigación enfocando determinar el problema y su
definición, objetivos de la investigación tanto generales como específicos, el porque y
la justificación de haber planteado el plan de investigación encaminado a determinar un
Modelo de Planificación y Ejecución de la Auditoria Interna en Instituciones Públicas y
Privadas, señalando la metodología a aplicarse y marco de referencia.
En el Capítulo II se desarrollará el manejo de auditoria interna. La auditoria interna ha
venido ocupando fundamentalmente del sistema de control interno, es decir, del
conjunto de medidas, políticas y procedimientos establecidos en las empresas para
proteger el activo, minimizar las posibilidades de fraude, incrementar la eficiencia y
optimizar la calidad de la información económico-financiera. Se ha centrado en el
terreno administrativo, contable y financiero.
Así como también datos de control interno, tipos, componentes, propósito e
importancia, normas de auditoria interna, tipos de informes, contenidos de los informes,
como llevar un control adecuado a través de indicadores de gestión, características de la
auditoria gubernamental y privada. Señalando que Auditoria Interna es una actividad
independiente, objetiva, imparcial y transparente, concebida para agregar valor y
mejorar las operaciones de una organización.
Con el fin de ayudar a una organización a cumplir sus objetivos aportando un enfoque
sistemático y disciplinado para evaluar y mejorar la efectividad de los procesos de
gestión de riesgos, control y dirección.
10. El capítulo III se enfoca a la Planificación y Ejecución de la Auditoria Interna en en
Instituciones Públicas en su contenido se realizara una análisis sobre el manejo actual
del control interno en las entidades del sector público, se analizará las Normas de
control Interno para el sector público, la Determinación de las responsabilidades en base
a la Ley Orgánica de Contraloría General del Estado también serán motivo de
investigación en este plan, señalando también la ejecución del control en este tipo de
entidades. Las Normas de Control Interno para el Sector Público de la República del
Ecuador constituyen guías generales emitidas por la Contraloría General del Estado,
orientadas a promover una adecuada administración de los recursos públicos y sirven
para determinar el correcto funcionamiento, con el objeto de buscar la efectividad,
eficiencia y economía en la gestión institucional y preservación de recursos públicos.
El capítulo IV se enfoca a la Planificación y Ejecución de la Auditoria Interna en
Empresas Privadas en el se desarrollara un breve análisis sobre el manejo del control
interno en la entidades privadas , se indicará como una empresa privada puede crear un
departamento de auditoría interna en su organización, los requerimientos y su estructura
así como también se expondrá las fases de implantación, desarrollo y planeación de la
auditoria interna, en relación con los modelos de plan de auditoria interna, programas de
trabajo, papeles de trabajo, tipos de informes, contenidos de los informes, se estudiara
las normas de auditoria interna y las responsabilidades de la auditoria interna en
entidades privadas.
12. 1.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
En la actualidad se hace imprescindible que toda empresa tanto pública como privada
lleve el debido control en los procesos contables, administrativos, y financieros.
Para llevar a cabo este control es necesario que las entidades se distribuyan
coordinadamente las actividades y procesos. Y es aquí donde nace el la obligatoriedad
de contar en una entidad o institución con un departamento de auditoria interna como
parte primordial de control y cambio.
La Auditoria persigue controlar y comparar el estado actual de la empresa y que tan
lejos está de lo que quiere ser y que medidas adoptar para alcanzar sus metas o que
cambios pertinentes deben hacerse para acceder a un mejor desempeño.
Las empresas privadas que se encaminan al servicio del cliente y obtención de
utilidades, gracias a la auditoria interna pueden comprobar la capacidad de la
administración en todos los niveles. Permite identificar los puntos donde hay un peligro
potencial y por otro lado resalta las oportunidades de mejorar, de reducir costos, de
eliminar desperdicios y pérdidas de tiempo innecesarias, así como también evalúa la
eficacia de los controles, observa si se sigue en todos los niveles la dirección de las
políticas y objetivos, y determina si la empresa está operando con las utilidades que
debería, entre otros.
En las entidades públicas su importancia radica en proporcionar una seguridad
razonable de que se protegen los recursos públicos adecuadamente y se alcancen los
objetivos institucionales, en nuestro país la mayoría de instituciones públicas no cuenta
con un departamento de control previo que pueda brindar señalización a los procesos,
aspecto de gran relevancia ya que como si bien es cierto las entidades públicas, se
sujetan a auditoria externa por parte de la Contraloría General del Estado, y es
imprescindible que los funcionarios públicos responsables lleven adecuadamente el
proceso de control, ya que la negligencia en este sentido puede conllevar a glosas,
impedimento a ocupar cargos públicos y hasta prisión.
13. Cualquier tipo de organización, sea pública o privada, grande, mediana o pequeña tiene
la necesidad de examinar su situación, para saber si los sistemas bajo los cuales trabaja
son los óptimos de acuerdo a su realidad.
Con estos antecedentes se hace necesario la creación de un "MODELO DE
PLANIFICACION Y EJECUCION DE LA AUDITORIA INTERNA EN LAS
INSTITUCIONES PÚBLICAS Y EMPRESAS PRIVADAS”
1.2 DEFINICIÓN DEL PROBLEMA
Mediante la recopilación de información e investigación se puede establecer un
"MODELO DE PLANIFICACION Y EJECUCION DE LA AUDITORIA INTERNA
EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y EMPRESAS PRIVADAS". Que brinde a
los profesionales involucrados en el área un enfoque global que sirva de base para la
realización de su trabajo.
Este proyecto se lo realizara luego de establecer los medios de control con los que
cuentan las empresas para desempeñar sus actividades contables, administrativas y
financieras, se contará con la exposición de nuevos criterios y alternativas que permita
la aplicación de los conocimientos obtenidos durante la preparación en la maestría de
contabilidad y auditoria, lo que sustentará la creación de este proyecto
1.3 OBJETIVOS
1.3.1 Objetivo General
Diseñar un Modelo de Planificación y Ejecución de la Auditoria Interna en
Instituciones Públicas y Privadas.
14. GRAFICO N° 1
MODELO DE PLANIFICACION Y EJECUCION DE AUDITORIA INTERNA
I CONOCIMIENTO PRELIMINAR –
PLANIFICACION PRELIMINAR
II PLANIFICACIÓN ESPECIFICA
III EJECUCIÓN
IV INFORME
V SEGUIMIENTO
Memorando
Programas de
Trabajo
Papeles de
Trabajo
Archivo
Corriente
Archivo
Permanent
e
Borrador del
Informe
Emisión del
Informe Final
INICIO
FIN
Implantación de
Recomendaciones
15. 1.3.2 Objetivos Específicos
• Analizar y evaluar los esquemas de manejo de auditoria interna en base a la
Contraloría General de Estado de la República del Ecuador.
• Realizar un estudio directo de las normas de Control Interno para el Sector
Público de la República del Ecuador.
• Establecer Indicadores de Gestión para Instituciones Públicas
• Analizar y evaluar los esquemas de manejo de auditoria interna en Entidades
Privadas.
• Realizar un estudio directo de normas de Auditoria Interna para empresas
privadas.
1.4 JUSTIFICACIÓN
Se hace necesario determinar un Modelo de Planificación y Ejecución de la Auditoria
Interna en Instituciones Públicas y Privadas que permita disminuir los problemas de
control interno ante la necesidad de conocer en que está fallando o que no se está
cumpliendo, para evaluar si mantienen o no planes que le lleven cumplir sus metas y le
permita medir y cuantificar los logros alcanzados por la empresa en un periodo de
tiempo determinado y lograr un mejor desempeño y productividad.
La auditoria interna es necesaria como una herramienta que permita cuantificar los
errores que se estén cometiendo y poder corregirlos, forma parte esencial de el proceso
administrativo, por que sin control, el proceso de la administración no es significativo,
por lo que se puede señalar que la auditoria va de la mano con la administración.
16. La investigación y estudio de los procesos de auditoria interna a realizarse en
instituciones públicas y privadas, permitirá establecer falencias existentes, rescatar
fortalezas, y lograr avances mediante conclusiones y recomendaciones en base a los
conocimientos adquiridos en la maestría de contabilidad y auditoria, y poder sugerir
ideas o cambios.
En este plan de investigación permitirá que el control en las actividades contables,
administrativas y financieras sea más eficiente y oportuna y sirva de base o guía para
plantear como se debe llevar a cabo una correcta planificación y ejecución de auditoria
interna en instituciones públicas y privadas.
La información será recopilada en base a la investigación en libros actualizados,
medios tecnológicos como: Internet y personas involucradas con empresas de este
tipo.
El plan de investigación ayudará a fomentar y fortalecer los conocimientos adquiridos,
proporcionar modificaciones y sugerencias, para el desarrollo de un eficiente y eficaz
planificación y ejecución de auditoria interna en instituciones públicas y privadas.
El proyecto será realizado por un profesional egresado de maestría en contabilidad y
auditoria, tendrá un plazo de duración de cuatro meses a partir de la presente fecha de
aprobación.
1.5 HIPÓTESIS
Si se establece un Modelo de Planificación y Ejecución de la Auditoria Interna en
Instituciones Públicas y Privadas, se logrará que el control de actividades contables,
administrativas y financieras, alcancen un alto nivel de eficiencia. El control interno
mejorará con lo cual disminuirá riesgos y permitirá que las entidades distribuyan
coordinadamente las actividades y procesos en todas sus áreas. El contador y auditor
17. enfocaran su trabajo al fiel cumplimiento del código de ética, normas constitucionales,
legales, procedimientos y consuetudinarias vigentes en la sociedad.
1.6 METODOLOGÍA
1.6.1 METODOS
Este plan de investigación científica esta especialmente orientado a determinar un
Modelo de Planificación y Ejecución de la Auditoria Interna en Instituciones Públicas y
Privadas, necesita aplicar métodos como:
Método Inductivo- Deductivo
Es decir se recopilará toda la información parte por parte hasta llegar a una conclusión
general de un todo que nos muestre la situación actual de este tipo de entidades
públicas y privadas.
1.6.2 TECNICAS
Entre las técnicas de investigación a utilizar en este plan de investigación se encuentran
las siguientes:
Observación Directa, que permita establecer una visión clara de cómo se esta
manejando la planificación y ejecución de una auditoria interna dentro de las entidades
privadas y públicas.
Entrevistas, a los principales directivos y responsables en instituciones públicas y
entidades privadas, permitirá tener una noción clara de cómo se esta desempeñando o
desarrollando las directrices de control interno en las mismas.
19. 2. AUDITORIA INTERNA
2.1 DEFINICION
La auditoria interna es una actividad de evaluación independiente, dentro de la
organización, cuya finalidad es el examen de las actividades contables, financieras,
administrativas y operativas, cuyos resultados constituyen la base para la toma de
decisiones en los más altos niveles de la organización1.
2.2 PAPEL DEL AUDITOR
En la actualidad es necesario contar con el examen y análisis exhaustivo de un
auditor ya que permitirá obtener un panorama razonable de lo que realmente esta
sucediendo en cualquier tipo de entidad sea esta pública o privada, este resultado
permitirá toma de decisiones oportunas, corrección de errores o deficiencias, verificar y
mantener fortalezas, es decir viene a formar parte de una retroalimentación que le
permitirá a la empresa un mejor desenvolvimiento.
El papel que juega el auditor en la aplicación de una auditoria es vital, porque en él
recae el peso de conceptualizarla, practicarla y obtener los resultados esperados. Su
perfil, en cuanto a conocimientos, habilidades y destrezas, experiencia, responsabilidad
profesional y, en especial, su estructura de pensamiento y ética, son los pilares
fundamentales para lograr el éxito esperado2.
2.3 CARACTERISTICAS DEL AUDITOR INTERNO
En cuanto a aptitudes el auditor interno deberá tener:
a) Interés y aptitud por la investigación
b) Capacidad de análisis estadístico
c) Conocimientos específicos (técnicos) en materia de auditoría interna, control
interno y en lo concerniente al sector.
d) Comportamiento organizacional y programación neuro-lingüística
e) Capacidad de análisis
1,2http://www.gestiopolis.com/recursos/documentos/fulldocs/ger1/audiinterlefco.htm
20. f) Aptitud para trabajar en equipo
g) Actitud proactiva
h) Alto nivel ético
2.4 TIPOS DE AUDITORIA
2.4.1 AUDITORIA FINANCIERA
La auditoría financiera examina a los estados financieros y a través de ellos las
operaciones financieras realizadas por el ente contable, con la finalidad de emitir una
opinión técnica y profesional.
Consiste en el examen de los registros, comprobantes, documentos y otras
evidencias que sustentan los estados financieros de una entidad u organismo, efectuado
por el auditor para formular el dictamen respecto de la razonabilidad con que se
presentan los resultados de las operaciones, la situación financiera, los cambios
operados ; para determinar el cumplimiento de las disposiciones legales y para formular
comentarios, conclusiones y recomendaciones tendientes a mejorar los procedimientos
relativos a la gestión financiera y al control interno.
2.4.2 AUDITORIA OPERATIVA
Revisa y evalúa la Economía y eficiencia con los que se han utilizado los
recursos humanos, materiales y financieros, y el resultado de las operaciones en cuanto
al logro de las metas y eficacia de los procesos; promueve mejoras mediante
recomendaciones.
2.4.3 AUDITORIA DE SISTEMAS
La auditoria de sistemas comprende la revisión y la evaluación de los controles,
sistemas, procedimientos de informática; de los equipos de cómputo, su utilización,
eficiencia y seguridad, de la organización que participan en el procesamiento de la
información, a fin de que por medio del señalamiento de cursos alternativos se logre una
21. utilización más eficiente y segura de la información que servirá para una adecuada toma
de decisiones.
2.4.4 AUDITORIAS DE CALIDAD
Una auditoria de calidad es un examen objetivo realizado por personas calificadas
para evaluar sistemas de la calidad. Se encarga de la realización de revisiones del
sistema por parte de la dirección, para garantizar que el Sistema de Gestión de Calidad
continúe siendo adecuado a la política y objetivos definidos.
2.4.5 AUDITORIA AMBIENTAL
Es una herramienta de gestión que comprende una objetiva evaluación de cómo
la organización y gestión de bienes de equipo medioambientales están cumpliendo
con el propósito de salvaguardar el Medio Ambiente.
2.5 TIPOS DE AUDITOR
2.5.1 AUDITOR INTERNO
“Como parte de la organización, el auditor interno es seleccionado por el cuerpo
directivo, atendiendo a su conocimiento de la misión, funciones, entorno, tomando en
cuenta sus conocimientos, habilidades, experiencia. La función del auditor interno
puede ser considerada viable y pertinente, sin embargo, como en toda iniciativa de
estudio que implica una evaluación y un cambio, tiene que ser valorada a la luz de los
pros y los contras que entraña para la organización”3.
2.5.2 AUDITOR EXTERNO
“La labor de un auditor externo, definitivamente, permite abrir una gama de opciones
complementarias a las de un auditor interno, en virtud de que posee conocimiento y
experiencia en la materia, porque se le ha capacitado en forma específica para cumplir
con esta función”4.
_____________________________________________________________
3,4 Benjamín Franklin, Enrique; AUDITORIA ADMINISTRATIVA; Editorial McGRAW-HILL INTERAMERICANA S.A.; 2001;
Atampla - México; p. 32, 33.
22. 2.5.3 DIFERENCIAS ENTRE AUDITOR EXTERNO Y AUDITOR
INTERNO.
Auditor Externo
• Es contratado por los accionistas o por los consejos de administración.
• Emite una opinión acerca de la razonabilidad de los estados financieros de la
organización.
• Tiene que realizar su actividad en un tiempo relativamente corte, mediante
visitas interinas y una visita final de auditoria.
• Está más interesado en los resultados que en los procedimientos que llevan a
dichos resultados5.
Auditor Interno
• Es responsable ante la gerencia de la organización; depende de ella.
• Está interesado, fundamentalmente en evaluar el control interno para asegurarse
de que funciona de acuerdo con la forma en que fue establecido, y dar sus
recomendaciones a la gerencia.
• Evalúa continuamente las actividades de la organización.
• Comienza su trabajo analizando los procedimientos y las transacciones a partir
del hecho que si los procedimientos son adecuados y operan con efectividad, los
resultados finales serán correctos y razonables6.
___________________________________________________________________
5 ,6, Cepeda, Gustavo; AUDITORIA Y CONTROL INTERNO; Editorial McGRAW-HILL INTERAMERICANA S.A.; 2002;
Bogotá- Colombia; p. 77, p. 3.
23. 2.6 VENTAJAS DE LA AUDITORIA INTERNA
a) Facilita una ayuda primordial a la dirección al evaluar de forma
relativamente independiente los sistemas de organización y de administración.
b) Facilita una evaluación global y objetiva de los problemas de la
empresa, que generalmente suelen ser interpretados de una manera parcial por los
departamentos afectados.
c) Pone a disposición de la dirección un profundo conocimiento de las
operaciones de la empresa, proporcionado por el trabajo de verificación de los datos
contables y financieros.
d) Contribuye eficazmente a evitar las actividades rutinarias y la inercia
burocrática que generalmente se desarrollan en las grandes empresas7
2.7 REQUISITOS DE TRABAJO DE AUDITORIA INTERNA
a) Las revisiones han de ser efectuadas por personas que posean
conocimientos técnicos adecuados y capacitación como auditores.
b) El auditor debe mantener una actitud mental independiente.
c) Tanto en la realización del examen como en la preparación del informe
debe mantenerse el debido rigor profesional.
d) El trabajo debe planificarse adecuadamente ejerciéndose la debida
supervisión por parte del auditor de mayor experiencia.
e) Debe obtenerse suficiente información (mediante inspección observación,
investigación y confirmaciones) como fundamento del trabajo8
____________________________________________________________________
7,8Fuente: http://www.gestiopolis.com/recursos/documentos/fulldocs/ger1/audiinterlefco.htm
24. 2.8 TECNICAS DE AUDITORIA
Las técnicas de auditoría más utilizadas para reunir evidencia son:
Técnicas de Verificación Ocular: Comprobación
Observación
Técnicas de Verificación Oral: Indagación
Entrevista
Encuesta
Técnicas de Verificación Escrita: Análisis
Confirmación
Tabulación
Conciliación
Técnicas de Verificación Documental: Rastreo
Comprobación
Computación
Revisión Selectiva
Técnica de Verificación Física: Inspección
2.9 CONTROL INTERNO
2.9.1 DEFINICIÓN
Control, según una de sus aceptaciones gramaticales, quiere decir comprobación,
intervención o inspección. El propósito final del control es, en esencia, preservar la
existencia de cualquier organización y apoyar su desarrollo; su objetivo es contribuir
con los resultados esperados. El control interno incluye controles que pueden
considerarse como contables o administrativos. Los controles contables comprenden el
plan de organización y todos los métodos y procedimientos cuya misión es salvaguardar
los activos y la fiabilidad de los registro financieros. Los controles administrativos se
relacionan con normas y procedimientos relativos a la eficiencia operativa y a la
adhesión a las políticas prescritas por la administración9.
___________________________________________________________________
9 Cepeda, Gustavo; AUDITORIA Y CONTROL INTERNO; Editorial McGRAW-HILL INTERAMERICANA S.A.; 2002; Bogotá-
Colombia; p. 3.
25. 2.9.2 OBJETIVOS
• Proteger los recursos de la organización buscando su adecuada administración
ante es riesgos potenciales y reales que los puedan afectar.
• Garantizar la eficacia, eficiencia y economía en todas las operaciones de la
organización, promoviendo y facilitando la correcta ejecución de las funciones y
actividades establecidas.
• Velar porque todas las actividades y recursos de la organización estén dirigidos
al cumplimiento de los objetivos previstos.
• Asegurar la oportunidad, claridad, utilidad y confiabilidad de la información y
los registros que respaldan la gestión de la organización.
• Definir y aplicar medidas para corregir y prevenir los riesgos, detectar y corregir
las desviaciones que se presentan en la organización y que puedan comprometer
el logro de los objetivos programados.
• Velar porque la organización disponga de instrumentos y mecanismos de
planeación y para el diseño y desarrollo organizacional de acuerdo con su
naturaleza, estructura, características y funciones10.
____________________________________________________________________
10 Cepeda, Gustavo; AUDITORIA Y CONTROL INTERNO; Editorial McGRAW-HILL INTERAMERICANA S.A.; 2002; Bogotá-
Colombia; p. 7.
26. 2.9.3 TIPOS DE CONTROL
CUADRO N° 1
TIPOS DE CONTROL
CONTROL GERENCIAL Influye en los individuos para que sus
acciones y comportamientos sean
consistentes con los objetivos de la
organización.
CONTROL CONTABLE Comprende las normas y procedimientos
contables establecidos, para que exista
integridad, validez, exactitud,
mantenimiento en la información.
CONTROL ADMINISTRATIVO Orientado a las políticas administrativas
mediante el desarrollo, definición,
mantenimiento de una línea funcional.
Fuente: Auditoría y Control Interno
2.9.4 ESTRUCTURA DEL PROCESO DE CONTROL INTERNO.
Termino de Comparación: Puede ser un presupuesto, un programa, una norma,
un estándar o un objetivo.
Hecho Real: Se compara con el término de referencia.
Desviación: Surge como resultado de la comparación de los dos puntos
anteriores.
Análisis de Causas: Señalan la desviación entre el hecho real y la condición
ideal o termino de referencia.
Toma de Acciones Correctivas: Son las decisiones que se han de tomar y las
acciones que se han de desarrollar para corregir la desviación.11
____________________________________________________________________
11Cepeda, Gustavo; AUDITORIA Y CONTROL INTERNO; Editorial McGRAW-HILL INTERAMERICANA S.A.; 2002; Bogotá-
Colombia; p. 9.
27. 2.10 INDICADORES DE GESTIÓN.
Los indicadores de gestión son utilizados para medir la eficiencia, la eficacia, las
metas, los objetivos y en general el cumplimiento de la misión institucional pueden
clasificarse de la siguiente manera12.
1) Indicadores de resultados por área y desarrollo de información.
Se basa en dos aspectos: la información del desarrollo de la gestión que se adelanta
y los resultados operativos y financieros. Estos indicadores muestran la capacidad
administrativa de la institución para observar, evaluar y medir aspectos como:
organización de los sistemas de información; la calidad, oportunidad y disponibilidad de
la información; y, arreglos para la retroalimentación y mejoramiento continuo.
2) Indicadores estructurales
La estructura orgánica y su funcionamiento permite identificar los niveles de
dirección y mando, así como, su grado de responsabilidad en la conducción
institucional.
3) Indicadores de recursos
Tienen relación con la planificación de las metas y objetivos, considerando que para
planear se requiere contar con recursos. Estos indicadores sirvan para medir y evaluar
lo siguiente:
- Planificación de metas y grado de cumplimiento de los planes establecidos.
- Formulación de presupuestos, metas y resultados del logro.
- Presupuestos de grado corriente, en comparación con el presupuesto de
inversión y otros.
____________________________________________________________________
12 MANUAL DE AUDITORIA DE GESTION; Contraloría General del Estado República del Ecuador p.81.
28. 4) Indicadores de proceso
Aplicables a la función operativa de la institución, relativa al cumplimiento de su
misión y objetivos sociales. Estos indicadores sirven para establecer el cumplimiento de
las etapas o fases de los procesos en cuanto a:
- Extensión y etapas de los procesos administrativos
- Extensión y etapas de la planeación
5) Indicadores de personal
Corresponden estos indicadores a las actividades del comportamiento de la
administración de los recursos humanos. Sirven para medir o establecer el grado de
eficiencia y eficacia en la administración de los recursos humanos, respecto:
- Condiciones de remuneración comparativas con otras entidades del sector.
- Comparación de la clase, calidad y cantidad de los servicios.
- Rotación y administración de personal, referida a novedades y situaciones
administrativas del área.
6) Indicadores Interfásicos
Son los que se relacionan con el comportamiento de la entidad frente a los usuarios
externos ya sean personas jurídicas o naturales. Sirven para:
- Velocidad y oportunidad de las respuestas al usuario.
- La demanda y oferta en el tiempo.
- Satisfacción permanente de los usuarios.
- Calidad del servicio (tiempo de atención, información)
- Número de quejas, atención y corrección.
29. 7) Indicadores de aprendizaje y adaptación
Estos indicadores corresponden al comportamiento de los recursos humanos dentro
de los procesos evolutivos tecnológicos, grupales y de identidad. Son importantes estos
indicadores porque el recurso humano de evaluarse constantemente, para verificar si la
gestión que adelantan está de acuerdo con la función asignada, las metas con objetivos y
demás. Estos indicadores evalúan:
- Unidades de investigación
- Unidades de entrenamiento
- Estudios de investigación para el desarrollo
- Estudio para innovación
2.10.1 USO DE INDICADORES EN AUDITORIA
El uso de INDICADORES en la Auditoría, permite medir:
− La eficiencia y eficacia en el manejo de los recursos
− Las cualidades y características de los bienes producidos o servicios prestados
(eficacia)
− El grado de satisfacción de las necesidades de los usuarios o clientes a quienes van
dirigidos (calidad)
− Todos estos aspectos deben ser medidos considerando su relación con la misión, los
objetivos y las metas planteados por la organización13
________________________________________________________________
13 MANUAL DE AUDITORIA DE GESTION; Contraloría General del Estado República del Ecuador p.90.
30. 2.11 DIFERENCIAS EN MODALIDADES DE AUDITORIA
CUADRO N° 2
CARACTERÍSTICAS DE AUDITORIA PRIVADA Y AUDITORIA
GUBERNAMENTAL
Características Auditoría Privada Auditoria de
Gubernamental
1. Objetivo
Expresar una opinión
sobre los estados
financieros
Analizar y promover
mejoras en los controles
gerenciales y en
resultados
2. Alcance Registro Financieros
Eficiencia y economía en
las operaciones y logro de
objetivos y metas
(efectividad)
3. Habilidades Contadores Públicos Interdisciplinario
4. Orientación El pasado Al futuro
5. Precisión Absoluta Relativa
6. Usuarios
Estado, inversionistas
privados y público.
Titulares de entidades del
Estado
7. Normas
PCGA, NAGAS, NAGU,
NIAS
NAGU
8. Opinión Si requiere No se requiere
9. Resultado de la
Opinión sobre los estados
Auditoría
financieros
10. Énfasis
Los estados financieros
presentan razonablemente
Mejoras positivas en las
operaciones y resultados
11. Enfoque Financiero Gerencial
12. Criterio de éxito Opinión sin salvedades
La entidad examinada
adopta las
recomendaciones.
31. AUDITORIA DE GESTION / AUDITORIA OPERACIONAL14/ AUDITORIA DE CALIDAD
ELEMENTO OPERACIONAL DE GESTION DE CALIDAD
Evaluar la eficacia en objetivos y metas
propuestas; determinar el grado de
economía y eficiencia en el uso de
recurso y producción de bienes; medir
la calidad de servicios, bienes u obras;
y establecer el impacto socio-económico.
Establecer si se cumplieron los
objetivos de los procesos, detectar
oportunidades para la mejora continua,
asegurar la implementación eficiente y
eficaz de los procesos, evaluar las
fortalezas y debilidades del Sistema de
Gestión de Calidad
1. Objetivo
2. Alcance Examina a una entidad o a parte de ella;
a una actividad, programa, o proyecto.
Se centra únicamente en áreas críticas.
Examina a una entidad o a parte de ella;
a una actividad, programa, o proyecto.
Se interesa de los componentes
escogidos, en sus resultados positivos y
negativos.
Examina a una entidad o a parte de ella;
a una actividad, programa, o proyecto.
Se centra especialmente en el Sistema
de Gestión de Calidad
3. Enfoque Auditoría orientada hacia la efectividad,
eficiencia y economía de las
operaciones.
Auditoría orientada hacia la efectividad,
eficiencia y economía de las
operaciones; de la gestión gerencial-operativa
y sus resultados.
Auditoría orientada hacia la efectividad,
eficiencia y economía de las
operaciones; del Sistema de Gestión de
Calidad en una empresa.
4. Interés
sobre la
administración
.
I Estudio Preliminar I Conocimiento Preliminar I Conocimiento Preliminar -Definición
de Objetivos y Alcance
II Revisión de la Legislación,
objetivos, políticas y normas
II Planificación II Plan de Auditoria
III Revisión y evaluación del Control
Interno
III Ejecución II Preparación de Auditoría de Campo
IV Examen profundo de áreas críticas. IV Comunicación de Resultados III Realización de Auditoría de Campo
V Comunicación de Resultados V Seguimiento IV Preparar, Aprobar y Distribuir el
Informe
6.
Participantes
Auditores, aunque pueden participar
otros especialistas de áreas técnicas,
únicamente por el tiempo indispensable
y en la cuarta fase “examen profundo de
áreas críticas”.
Equipo Multidisciplinario, integrado
por auditores y otros profesionales,
participan desde la primera hasta cuarta
fase.
El equipo auditor incluye auditores
profesionales, en formación y cuando
sea preciso expertos técnicos.
6.Parámetros e
indicadores de
gestión
No utiliza. Uso para medir eficiencia, economía,
eficacia, calidad y satisfacción de los
usuarios e impacto.
Utiliza como retroalimentación para
Mejora Contínua. Para asegurar la
eficacia y eficiencia del proceso.
CUADRO N° 3
5. Fases
En los procesos administrativos:
planificación, organización, dirección,
ejecución, control. Así como también
en el análisis de factores internos y
externos
Evaluar las actividades para establecer
el grado de eficiencia, efectividad y
economía de sus operaciones.
En los elementos del proceso
administrativo: planificación,
organización, dirección y control
En los factores internos (fortalezas y
debilidades) y factores externos
(oportunidades y amenazas) de la
entidad.
32. CUADRO N° 4
AUDITORIA DE GESTION / AUDITORIA FINANCIERA15
ELEMENTOS FINANCIERA DE GESTION
1. Objetivo Dictaminar los estados
financieros de un período.
Revisa y evalúa la Economía y
eficiencia con los que se han
utilizado los recursos humanos,
materiales y financieros, y el
resultado de las operaciones en
cuanto al logro de las metas y
eficacia de los procesos; promueve
mejoras mediante
recomendaciones.
2. Alcance y Enfoque Examina registros,
documentos e informes
contables. Los estados
financieros un fin.
Enfoque de tipo financiero.
Cubre transacciones de un año
calendario.
Evalúa la eficacia, eficiencia y
economía en las operaciones. Los
estados financieros un medio.
Enfoque gerencial y de resultados.
Cubre operaciones corrientes y
recién ejecutadas.
3. Participantes Solo profesionales auditores
con experiencia y
conocimiento contable.
Equipo multidisciplinario
conformado por auditores y otros
profesionales de las especialidades
relacionadas con la actividad que
se audite.
6. Forma de Trabajo Numérica, con orientación al
pasado y a través de pruebas
selectivas.
No numérica, con orientación al
presente y futuro, y el trabajo se
realiza en forma detallada.
7. Propósito Emitir un informe que incluye
el dictamen sobre los estados
financieros.
Emitir un informe que contenga:
comentarios, conclusiones y
recomendaciones.
8. Informe Relativo a la razonabilidad de
los estados financieros y sobre
la situación financiera,
resultados de las operaciones,
cambios en el patrimonio y
flujos de efectivo.
Comentario y conclusiones sobre
la entidad y componentes
auditados, y recomendaciones
para mejorar la gestión, resultados
y controles gerenciales
___________________________________________________________________
15 MANUAL DE AUDITORIA DE GESTION; Contraloría General del Estado República del Ecuador p.41.
34. 3.1 PLANIFICACIÓN Y EJECUCIÓN DE LA AUDITORIA INTERNA EN
INSTITUCIONES PUBLICAS
En la actualidad se hace necesario que toda entidad pública cuente con un
proceso de verificación y análisis claro de los procedimientos a seguir en cuanto a la
planificación y ejecución de Auditoria Interna, su importancia se fundamente en brindar
seguridad razonable en cuanto al manejo de los recursos públicos, al regirse
puntualmente en las normas de control interno se podrá a encaminar a que la institución
pública actúe en base a señalizaciones claras de procesos, para no verse involucrados ni
los funcionarios ni la entidad en actos de corrupción.
Se debe tomar en cuenta que este tipo de instituciones son sujetas al control
externo de la Contraloría General del Estado quien verifica procesos, y emite sus
respectivos informes sobre la verificación de los mismos, por ello es imprescindible que
los funcionarios públicos responsables lleven adecuadamente el proceso de control, ya
que la negligencia en este sentido puede conllevar a glosas, impedimento a ocupar
cargos públicos y hasta prisión.
3.2 ADMINISTRACION PUBLICA
La Administración Pública con lleva el conjunto de acciones para alcanzar metas
y objetivos y lograr una gestión en el que haya un nivel de satisfacción.
Incluye en su desarrollo la planificación, organización, integración de personal,
Dirección y Control.
Según el art. 118 de la constitución de la República del Ecuador se considera
organismo del Sector Público:
Organismos y Dependencias de las Funciones Legislativa, Ejecutiva y Judicial,
Organismos Electorales, Organismos de Control y Regulación, Entidades que Integran
el régimen seccional autónomo, Organismos creados por constitución , Personas
jurídicas creadas por el acto legislativo.
35. CUADRO Nº 5
DIFERENCIAS ENTRE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA Y PRIVADA
PRIVADA PUBLICA
LEY Lo que no debe hacerse Lo que debe hacerse
FINALIDAD Interés Particular Interés Social
MEDIDA DE GESTION Utilidades Calidad y Cantidad de
Bienes y Servicios
FINANCIERO
Fuentes de
Financiamiento
Bienes y Servicios
Resultados de Gestión
Rentas
Costos y
Gastos
Fuente: Control de la Gestión de la Administración Pública
3.2.1 Análisis del manejo del control interno en Instituciones Públicas del estado.
En el Ecuador y al igual que en otros países se mantiene un Estado, que
interviene en muchos campos, participa en diversos tipos de actividades, desde la
telefonía hasta el cemento, pasando por la educación y la hotelería. En cual la mayoría
de instituciones públicas trabajan y mantienen acciones sin estudios previos ni
planificaciones oportunas, de no ser por la “La Contraloría General del Estado que es
el organismo técnico de control, con autonomía administrativa, presupuestaria y
financiera... Tendrá atribuciones para controlar ingresos, gastos, inversión, utilización
de recursos, administración y custodia de bienes públicos. Realizará auditorias de
gestión a las entidades y organismos del sector público y sus servidores, y se
pronunciará sobre la legalidad, transparencia y eficiencia de los resultados
institucionales. Su acción se entenderá a las entidades de derecho privado,
exclusivamente respecto de los bienes, rentas y otras subvenciones de carácter público
de que dispongan”16.
____________________________________________________________________
16CONSTITUCIÓN POLÍTICA DEL ECUADOR, vigente desde el 11 de agosto de 1998, art.212.
36. El control estatal de la Contraloría se lo realiza a través de la auditoria
gubernamental, que aporta sustantivamente, en base a sus opiniones y recomendaciones,
a una adecuada toma de decisiones; a su vez, que contribuye a la óptima utilización de
los recursos para una gestión pública más eficaz. Este control o auditoria
gubernamental es practicado por los auditores externos de la Contraloría y por los
auditores internos de las diversas entidades y organismos del sector público.
El ámbito y el papel del Estado cambia a través de la historia, se modifica en el
mediano y largo plazo; en forma similar sucede con el control estatal, depende de
concepciones ideológicas, factores políticos, sociales, nacionales e internacionales. Al
control estatal se lo puede clasificar así:
- Según el tiempo en que se aplica: Previo, Continuo y Posterior
- Según el sujeto activo: Interno y Externo
- Según la materia: Político, Tributario, Fiscal, Gubernamental, Financiero,
Económico, Social, Constitucional y Jurídico.
Diferentes poderes del Estado, instituciones públicas y privadas y la misma
sociedad civil han reconocido la gestión eficaz y transparente de la Contraloría, no
obstante, debe modernizarse para que ofrezca un mejor servicio en sus actividades de
control gubernamental, ya que hecho de existir muchas instituciones públicas en nuestro
país y que la contraloría no cuente con el personal suficiente para cubrir con auditorias,
hace que esta entidad realice controles cada cinco años mediante muestreo, por lo tanto
va a existir un lapso de tiempo en el que deberá desempeñar las funciones sin revisión
por parte de esta entidad hasta que llegue el turno, sin embargo se debe tomar en cuenta
que en la principales matrices de las instituciones públicas se asignan a un auditor
interno el cual presta su contingente a la institución en las operaciones y actividades que
ella requiera.
Es por ello y se cree conveniente que toda institución pública mantenga un
departamento de Control Interno que le permita verificar las operaciones
oportunamente, esto es manteniendo un control previo, continuo y posterior, para
que exista la certeza de que las operaciones administrativas, financieras y contables que
se desempeñan en la entidad sean transparentes y claras, para que cuando se
37. presente la Auditoria Externa por parte de la Contraloría General del Estado, el informe
sea sin salvedades. Se debe tener en cuenta que a mayor control menor riesgo. Todo
nace desde el Control Interno.
El Estado debe ser ágil, eficiente y descentralizado; debe fijarse normas y políticas
actuar con mentalidad empresarial, establecer metas, misión, visión, estrategias,
señalamientos oportunos que permitan desempeñar las tareas con honestidad, ética,
parámetros en los que se señale el crecimiento de las instituciones públicas evitando
duplicidad de funciones, reducción de costos operativos, eliminar el burocratismo,
buscar resultados, combatir la corrupción, modernizar la infraestructura, asimilar la
innovación y capacitar a los funcionarios, cultura de servicio, trabajar brindando un
valor agregado a las operaciones que ejecutan y efectúan, manteniendo indicadores de
gestión que nos permitan mantener eficiencia y eficacia en el manejo de recursos.
El Estado está obligado a re-conceptualizar su papel en función de las
necesidades urgentes de la población; consecuentemente la Administración Pública se
reestructura a cumplir nuevos retos y proveer servicios de calidad, unido a una óptima
utilización de los recursos asignados, que trae consigo mayores exigencias para los
funcionarios y servidores públicos, estos deben tener una actitud del Líder, vocación de
servicio, profesionalidad y la honestidad.
Ante tantas necesidades que debe cubrir la administración pública, la Contraloría
General del Estado debe tratar de crear modernas técnicas de evaluación, control y
auditoria, pero a la vez es menester crear una nueva cultura organizacional, potenciar el
recurso humano mediante la capacitación continua y la búsqueda permanente de la
excelencia profesional.
Para lograr estos objetivos es importante e inminente se emprenda en la
aplicación de la Auditoria de Gestión, como instrumento básico de medición de la
gestión pública y como una respuesta más eficaz para combatir la corrupción
administrativa.
38. Pero también es necesario que simplifique procedimientos y agilite el trámite
para la determinación de responsabilidades derivadas de su actividad de control
gubernamental.17
3.2.2 CATASTRO DE INSTITUCIONES PÚBLICAS.
PLAN DE CODIFICACION DEL CATASTRO DE ENTIDADES Y ORGANISMOS
DEL SECTOR PUBLICO ECUATORIANO18
Niveles Administrativos del Sector Público 1. Gobierno Nacional
2. Régimen Seccional
3. Régimen Autónomo
Funciones, Organismos y Entidades del Sector
1. Asamblea Nacional Pública
2. Función Legislativa
3. Función Judicial
4. Función Ejecutiva
5. Organismos del Estado.
6. Entidades Financieras Públicas
7. Gobiernos Provinciales
8. Gobiernos Municipales
9. Entidades Autónomas
10. Empresas Públicas.
11.
Dependencias de las Funciones, Organismos y Entidades del Sector Público
Primer Nivel con relación de subordinación
Clase o tipo de institución 1. Dependencia
2. Adscrita
3. Asesora
4. Empresa dependiente
5. Empresa adscrita
__________________________________________________________________
17 MANUAL DE AUDITORIA DE GESTION; Contraloría General del Estado República del Ecuador p.19.
18 SUPLEMENTO REGISTRO OFICIAL N° 322 DEL 21 DE MAYO DE 1998 p. 1,2
39. 6. Autónoma
7. Sociedad Anónima S.A.
8. Compañía Anónima C.A.
9. Cooperativa
Con corte a enero 2005 en la página web del Servicio de Rentas Internas, se
puede determinar claramente el listado general de empresas e instituciones del sector
público existente en la República del Ecuador encontrando que tenemos alrededor de
4859 entidades de las cuales 4795 son Instituciones Públicas y 64 empresas públicas.
Por lo tanto el número de entidades sujetas al control por parte de la Contraloría
General del estado es significativo y todo el personal que trabaja en esta entidad no
puede abastecerse en auditorias internas continuas a estas instituciones tal es así que la
entidad ha establecido un sistema de muestreo para lo controles anuales, por ende se
hace necesario que todos y cada uno de los funcionarios públicos implicados en el
manejo, custodia y revisión tengan conocimientos claros de cuales son los parámetros a
ser utilizados para llevar un efectivo control y manejo de los recursos del estado.
Este estudio de investigación técnico sobre como opera la entidad en el control
de las actividades puede servir de base para mantener un sistema de control eficiente
en el manejo de los recursos y bienes del estado sean eficientes , puede servir de guía
para mantener un sistema de control previo en la ejecución de actividades.
3.3 ADMINISTRACIÓN FINANCIERA
La Administración Financiera se encarga del manejo de capital y el flujo de
efectivo en el que se encuentra el manejo de las fuentes y usos de los fondos. La
Administración Financiera se encamina a buscar fuentes de financiamiento, asignación
de recursos obtenidos, promover el aprovechamiento de efectivo, prever fuentes de
recursos para el futuro.
40. 3.3.1 SISTEMA DE COMPONENTES DE LA ADMINISTRACIÓN
FINANCIERA
CUADRO Nº 6
COMPONENTES DE LA ADMINISTRACION FINANCIERA
SISTEMA DE
PRESUPUESTO
Estimación de Ingresos Asignación de Gastos
SISTEMA DE
DETERMINACION Y
RECAUDACION
Estimación de Ingresos Recaudación
SISTEMA DE
TESORERIA
Asignación de Gastos Pago
SISTEMA DE
CONTABILIDAD
Registro Ejecución Presupuestaria
Recaudación
Pago
Ajustes
3.3.1.1 Sistema de Presupuesto: Se encarga de determinar la estimación de ingresos y
la asignación de gastos.
Base legal:
Art. 258 de la Constitución: La función Ejecutiva formula la pro forma presupuestaria,
en conformidad con el plan de desarrollo. El Congreso en pleno conoce y aprueba.
Art. 259 de la Constitución: Presupuesto General del Estado: Ingresos y Gastos del
Sector Público no financiero excepto el gobierno seccional y empresas públicas.
LOAFYC TITULO III.- Disposiciones para los presupuestos del Gobierno seccional.
41. Ley de Presupuesto y su Reglamento.- Disposiciones a entidades del sector público no
financiero, gobierno central, IESS, Empresas Públicas.
Fases del Ciclo Presupuestario
• Programación
• Formulación
• Aprobación
• Ejecución
• Control, Evaluación y Liquidación
3.3.1.2 Sistema de Determinación y Recaudación. Se encarga de la estimación de
Ingresos y Recaudación.
3.3.1.3 Sistema de Tesorería: Se encarga de la asignación de los recursos a los sectores
que más necesitan, realiza recepción, depósito, colocación de recursos.
3.3.1.4 Sistema de Contabilidad Gubernamental: Registra lo que ocurre y porque ocurre
en los estados financieros, tales como estado de resultados, estado de situación
financiera, estado de flujo de efectivo, estado de ejecución presupuestaria, estado de
ejecución del programa de caja, para realizar el análisis e interpretación de los mismos,
presentación la información y toma decisiones.
3.4 CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL
Es el registro todos los hechos económicos, entregar recursos monetarios y
producir información financiera sistematizada y confiable de operaciones patrimoniales,
presupuestarias y de costos.
3.5 IMPORTANCIA DEL DEPARTAMENTO DE AUDITORIA INTERNA
EN INSTITUCIONES PUBLICAS
Las unidades de auditoría interna, se constituirán con una estructura flexible
con sujeción a normas y políticas claras, aplicarán procedimientos modernos de
42. auditoría, con personal de actitud positiva, altamente capacitado, acorde con el avance
de la ciencia y la tecnología, comprometido con el desarrollo y mejoramiento continuo
de su trabajo, contribuirán en la prevención y corrección oportuna de las desviaciones y
en la optimización de la gestión técnica - administrativa de las entidades; y, contribuirán
al logro de la eficiencia del servicio público.
3.5.1 UBICACIÓN DE LA UNIDAD DE AUDITORÍA INTERNA
La unidad de auditoría interna estará ubicada orgánicamente en el nivel asesor
de la máxima autoridad de cada entidad u organismo del Estado, y para este fin se
tendrá en cuenta la organización corporativa o de cuerpos colegiados que se encuentren
en el nivel o jerarquía más altos de la entidad19.
Ubiquemos el área en un organigrama adjunto:
Grafico Nº 2 UBICACIÓN DEL AREA DE AUDITORIA INTERNA
3.6 NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA EL SECTOR PÚBLICO DE
LA REPÚBLICA DEL ECUADOR.
Las normas de Control Interno para el Sector Público de la República del
Ecuador constituyen guías generales emitidas por la Contraloría General del Estado,
__________________________________________________________________
19ACUERDO N° 008 CG; Contraloría General del Estado República del Ecuador , p.2, 3
43. orientadas a promover una adecuada administración de los recursos públicos y a
determinar el correcto funcionamiento administrativo de las entidades y organismos del
sector público ecuatoriano, con el objeto de buscar la efectividad, eficiencia y economía
en la gestión institucional.
Se instrumentan mediante procedimientos encaminados a proporcionar una
seguridad razonable, para que las entidades puedan lograr los objetivos específicos que
se trazaron; tienen soporte técnico en principios administrativos, disposiciones legales y
normativa técnica petinente20
3.6.1 FUNDAMENTOS DE CONTROL INTERNO
Son normas encaminadas a lograr una adecuada administración de los recursos
del estado y el correcto funcionamiento de las entidades y organismos del Estado.
Según la Contraloría General del Estado los objetivos del control interno se clasifican
de la siguiente manera:
3.6.1.1 OBJETIVOS DE CONTROL INTERNO SEGÚN CONTRALORIA
GENERAL DEL ESTADO
CUADRO Nº 7
OBJETIVOS DE CONTROL INTERNO
OPERACIONALES Utilizar eficaz y eficiente de los recursos
financieros, materiales y humanos.
FINANCIEROS Elaborar y publicar reportes y estados
financieros internos y externos
oportunos, de calidad, actualizados y
confiables.
LEGALIDAD Cumplir disposiciones y normativas
Fuente: Normas de Control Interno para el Sector Público
Elaborado por: Soraya Mejía
__________________________________________________________________
20 NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA EL SECTOR PUBLICO DE LA REPUBLICA DEL ECUADOR; Contraloría
General del Estado República del Ecuador , Edición Especial Nº 6, Jueves 10 de Octubre del 2002 p.20.
44. La máxima autoridad dispone la formulación, aprobación y divulgación de los
objetivos, así como también deberá disponer por escrito que cualquier funcionario que
tenga a su cargo un programa, proceso o actividad, periódicamente evalúe la eficiencia
del control interno, se deberá realizar el análisis periódico que permita realizar las
correcciones oportunas y fortalecimiento sobre la manera en que las actividades fueron
desarrolladas. Este control Interno existe en las siguientes etapas:
CUADRO Nº 8
ETAPAS DE CONTROL INTERNO
CONTROL INTERNO
PREVIO
Las entidades y organismos del sector público
establecerán mecanismos para analizar las
operaciones que se hayan proyectado realizar,
con el propósito de determinar la propiedad,
legalidad, veracidad.
CONTROL INTERNO
CONCURRENTE
Los niveles de jefatura , cargos que tengan bajo
su mando servidores establecerán mecanismos
de supervisión permanente durante la ejecución
de las operaciones, con el propósito de ejecutar
eficientemente las funciones encaminadas a
cada servidor.
CONTROL INTERNO
POSTERIOR
La máxima autoridad de cada entidad, con
asesoría de su unidad de auditoria interna,
establecerá los mecanismos para evaluar
periódicamente y con posterioridad la ejecución
de operaciones, con el propósito de verificar el
grado de cumplimiento de las disposiciones
legales, reglamentarias y normativas
Fuente: Normas de Control Interno para el Sector Público
Elaborado por: Soraya Mejía
3.6.1.2 AREA DE AUDITORIA INTERNA
La Contraloría General del Estado ha determinado crear una Unidad de
Auditoria Interna en instituciones del estado cuando justifique, el auditor es
nombrado, removido o trasladado por el Contralor General del Estado y las
45. remuneraciones son cubiertas por la institución a las que ellos controlan, art. 14 de la
Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado. Esta unidad depende directamente
de la máxima autoridad y estará ubicada orgánicamente en el nivel de asesor, será
responsable del examen posterior de las operaciones de la entidad.
3.6.2 HERRAMIENTAS DE EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO.
Entre las herramientas de evaluación de control interno se puede citar las siguientes:
• Evaluación del Ambiente de Control
• Evaluación de Riesgos de Control
• Evaluación de las Actividades de Control
3.6.2.1 EVALUACIÓN DEL AMBIENTE DE CONTROL.
El señalar el ambiente de control, es referirse al establecimiento de un entorno que
estimula tareas para lograr el control de actividades, los siguientes son factores que
conforman el ambiente de control:
• Integridad y valores éticos.- La máxima autoridad será el encargado de
transmitir mensajes de valores éticos e integridad, para incentivar en
funcionarios un comportamiento transparente y comprometido para con la
institución.
• Compromiso de competencia profesional.- El requerimiento en cuanto a
personal deberá ser requerido en base a conocimientos y habilidades, personal
con formación profesional para que preste su contingente encaminado a alcanzar
el desarrollo de la institución pública.
46. • Comité de Auditoria.- El comité de auditoria estará integrado por personas que
tengan los suficientes conocimientos y experiencia, para que pueda evaluar la
gestión institucional.
• Filosofía de dirección y estilo de gestión.- Si bien es cierto este aspecto es
intangible, pero puede ser medido en base a indicadores. El estilo de gestión
depende de la interacción de los niveles de dirección y operativos.
• Estructura organizativa.- Debe presentar un manual de funciones en el que se
detalle claramente cuales son las responsabilidades requeridas en función a sus
cargos.
• Asignación de autoridad y responsabilidad.- mediante la asignación de
autoridad y responsabilidad, se puede generar mayor seguimiento a las
actividades, objetivos y funciones operativas.
• Política y práctica de recursos Humanos.- Esto permitirá contar con gente
competente que coadyuven a cumplir con los objetivos y planes de la institución.
3.6.2.2 EVALUACIÓN DE LOS RIESGOS DE CONTROL.
Para evaluar lo riesgos de control, hay que tomar en cuenta que el riesgo es
considerado como la posibilidad de que un evento afecte adversamente. Por ello su
función radica en identificar y evaluar riesgos relacionados con el proceso, los
siguientes son elementos que forman parte de la evaluación del riesgo:
• Debe establecer y comunicar los objetivos.- los objetivos en la institución deben
ser en forma global y específica, ya que en ellos se determina cuales son las
metas a seguir, con fines y plazos determinados.
• Identificar riesgos internos y externos.- Continuamente el auditor interno deberá
verificar los procesos y analizar si se están cumpliendo los objetivos,
47. para identificar los posibles riegos que pueden existir y proporcionará una base para
el tratamiento de los mismos.
• Gestión del Cambio.- Es necesario diseñar mecanismos para reaccionar frente a
los cambios y evoluciones que pueden presentarse en la organización, siempre
con el fin de lograr la consecución de los objetivos, todo cambio se debe realizar
con el fin de seguir creciendo como institución al servicio del país.
• Evaluación.- se debe continuamente evaluar y los aspectos relacionados con
objetivos, riesgos, gestión al cambio.
3.6.2.3 EVALUACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE CONTROL.
Se debe verificar la planificación de acciones dentro de la administración de la
entidad que permita cumplir con las funciones asignadas, las siguientes son actividades
que intervienen en el control gerencial:
• Tipo de actividades de control.- las actividades de control son variadas incluyen
desde controles preventivos, detección, manuales, informáticos y de dirección,
todos con el fin de asegurar el cumplimiento de los procesos.
• Integración de las actividades de control. con la evaluación del riesgo.- Una vez
analizado los riesgos, se deberá establecer un plan de acción para afrontarles, y a
este plan de acción de le debe realizar un continuo seguimiento para verificar
que los riesgos detectados hayan sido subsanados.
3.6.3 NORMAS GERENCIALES DE CONTROL INTERNO.
La Contraloría General del Estado determino mediante registro oficial, edición
especial nro. 6, del jueves 10 de octubre del 2002, normas de control interno
48. para el sector público de la república del Ecuador como asesoría general, para este plan
de estudio podemos determinar las siguientes:
3.6.3.1 DETERMINACION DE LAS RESPONSABILIDADES Y
ORGANIZACIÓN
La responsabilidad en el Sector Público se entiende como el deber de los funcionarios o
empleados de rendir cuenta ante una autoridad superior y ante la comunidad, por los
fondos, bienes que son o pertenecen al estado.
Con respecto a la organización se debe considerar los siguientes factores:
- La organización será flexible para permitir sincronizar los cambios resultantes
de modificaciones en su estructura.
- La estructura de la organización será lo mas simple posible.
- Optimización de costos.
3.6.3.2 SEPARACION DE FUNCIONES INCOMPATIBLES
Debe existir independencia y separación de funciones incompatibles como:
autorización, ejecución, registro, custodia de fondos, valores, bienes, control de las
operaciones de los recursos financieros, el resultado de esto facilitara la revisión y
verificación oportuna de errores y actos fraudulentos. La descripción de funciones se
debe hacer constar en los flujogramas y en manuales.
Ninguna persona desempeñará simultáneamente un cargo dentro de la misma
institución, se exceptúa casos de profesores en todos los niveles y reemplazos
temporales, en los colegios y otras entidades públicas que carezcan de personal
suficiente.
3.6.3.3 AUTORIZACION DE OPERACIONES
Todas las operaciones sean administrativas o financieras se efectuaran previa
autorización del nivel superior designado para tal función. La máxima autoridad debe
establecer por escrito los procedimientos de autorización que aseguren el
49. control de las operaciones administrativas y financieras. Al igual que las personas que
reciben las autorizaciones serán competentes de la responsabilidad que asumen en su
tarea.
3.6.3.4 INFORMACION GERENCIAL
El titular de cada entidad pública deberá mantener sistemas de información útil,
confiable y oportuna que permitan mantener una visión clara del desarrollo de las
actividades, en el caso de situaciones excepcionales deberán ser reportadas mediante
informes a la máxima autoridad con oportunidad y minuciosamente detalladas, para la
toma de acciones correctivas.
3.6.3.5 COMITÉ DE AUDITORIA
El Comité de Auditoria es el órgano de la Junta de Directores, formado de
preferencia por consejeros externos sin responsabilidad operativa en la administración,
cuyas actividades pretenden tener un rol preponderante en el control corporativo e
incrementar la conciencia de control en la entidad.
Su creación se encamina a:
- Evitar la duplicidad en la supervisión, evitar las funciones operativas.
- No suplantar responsabilidades
- Evaluar el desempeño de los auditores internos y conocer los resultados de los
auditores externos.
- Coordinar las labores de auditoria
- Coordinar con los consultores externos, en materia legal, administrativo entre
otros;
50. - Revisar las observaciones de organismos externos e implantar las
recomendaciones sugeridas21.
Los miembros del Comité de Auditoria que sean elegidos poseerán los siguientes
atributos:
- Sentido común de los consejeros externos.
- Independencia frente a la dirección
- Funcionalidad con las técnicas operativas y administrativas
- Conocimiento de la institución.
El número de integrantes será definido de acuerdo a las características de cada entidad.
Las funciones y responsabilidades del Comité de Auditoria son:
- Revisar la eficiencia del sistema de control
- Revisar las actividades de los auditores internos
- Revisar y tipificar los riesgos que afectan a la entidad
- Revisar la información financiera periódica y anual para ser entregada a la junta
de consejeros.
- Determinar el calendario para efectuar las reuniones y participantes.
- Informar a la entidad sobre las novedades existentes.
- Conocer sobre las estimaciones importantes, reservas, contingencias y las
variaciones de un ejercicio a otro.
- Conocer los informes de los auditores externos22
___________________________________________________________________
21, 22 NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA EL SECTOR PUBLICO DE LA REPUBLICA DEL ECUADOR; Contraloría
General del Estado República del Ecuador , Edición Especial Nº 6, Jueves 10 de Octubre del 2002 p.32, 33
51. 3.6.4 NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA EL ÁREA DE
ADMINISTRACIÓN FINANCIERA GUBERNAMENTAL.
En las normas de control interno para el área de administración financiera
gubernamental podemos citar las siguientes:
• Normas de Control Interno para contabilidad gubernamental, presupuesto,
tesorería, bienes de larga duración
3.6.4.1 NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA CONTABILIDAD
GUBERNAMENTAL
El manejo correcto y transparente de las operaciones contables, permitirá a la
entidad u organismos públicos mejorar el control interno, para que permita efectuar las
operaciones transparentemente, a fin de contabilizar correctamente las cuentas,
mantener el control de bienes de larga duración su registro y salvaguarda, verificar que
la información financiera se prepare de acuerdo a las políticas contables, regulaciones
legales. El Ministerio de Economía y Finanzas es el encargado de emitir, actualizar,
publicar, y divulgar las normas de contabilidad gubernamental que utilizan las entidades
del sector público.
En cuanto al archivo, se debe mantener la evidencia suficiente, pertinente y legal
de sus operaciones. El registro de los hechos económicos debe ser oportuno y debe
registrarse en el momento que ocurra, se debe mantener una clasificación apropiada de
las operaciones para garantizar que la dirección disponga de información confiable. Se
debe ejecutar conciliaciones de los saldos de las cuentas con el fin de verificar la certeza
de los registros contables reflejados. Son responsables de efectuar conciliaciones de las
cuentas, aquellos funcionarios independientes del registro, autorización y custodia de
los recursos. Debe existir una revisión periódica a los formularios y documentación
existente.
52. 3.6.4.2 NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA PRESUPUESTO
Todas las entidades del sector público delinearán procedimientos de control
interno presupuestario, para programación, elaboración, ejecución, control, evaluación,
clausura y liquidación del presupuesto institucional, se establece la fijación de objetivos
que permitan programar de manera correcta y oportuna los ingresos y gastos previstos
para la ejecución presupuestaria, en esta formulación debe prevalecer los principios
presupuestarios como23: equilibrio, universalidad, unidad, sostenibilidad,
sustentabilidad y flexibilidad que se vinculen con los objetivos del plan para lograr
optimización de recursos del estado.
CUADRO Nº 9
CONTROL INTERNO PREVIO AL COMPROMISO
La operación financiera debe estar relacionada con la
misión de la entidad, con los proyectos, programas y
actividades aprobadas en los planes y presupuesto.
La operación financiera prevista para la ejecución debe ser
la más apropiada
La operación financiera debe reunir todos los requisitos
legales pertinentes
Deberá existir partida presupuestaria y disponibilidad de
fondos
Fuente: Normas de Control Interno para el Sector Público
Elaborado por: Soraya Mejía
___________________________________________________________________
23 NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA EL SECTOR PUBLICO DE LA REPUBLICA DEL ECUADOR; Contraloría
General del Estado República del Ecuador , Edición Especial Nº 6, Jueves 10 de Octubre del 2002 p.36.
53. CUADRO Nº 10
CONTROL INTERNO PREVIO AL DEVENGAMIENTO
Verificar que la deuda sea veraz, contenga la autorización
respectiva, razonabilidad, exactitud aritmética.
Los bienes o servicios recibidos deben guardar
conformidad con lo detallado en la factura, contrato, acta
de recepción o informe técnico
La transacción no debe variar respecto a la propiedad,
legalidad y conformidad con el presupuesto
Diagnostico y Evaluación preliminar de la planificación y
programación de los presupuestos de ingresos.
La existencia de documentación debidamente clasificada
y archivada.
Fuente: Normas de Control Interno para el Sector Público
Elaborado por: Soraya Mejía
CUADRO Nº 11
CONTROL DE LA EVALUACION EN LA EJECUCION DEL PRESUPUESTO
Controles sobre la programación formulación y aprobación
Controles de la ejecución en cuanto a ingresos y gastos
efectivos
Controles a las reformas presupuestarias, al compromiso y
la obligación
Controles a las etapas de evaluación, cierre y liquidación
Fuente: Normas de Control Interno para el Sector Público
Elaborado por: Soraya Mejía
54. 3.6.4.3 NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA TESORERÍA.
Recaudación y depósito de los ingresos
Los ingresos se recaudan:
Efectivo, cheque certificado, cheque cruzado, a nombre de la entidad y serán revisados,
depositados y registrados en la cuenta corriente abierta a nombre de la entidad en un
banco oficial o un banco privado debidamente autorizado.
Los Bancos corresponsales deberán informar a las entidades públicas generadoras y
propietarias de ingresos público que recauden dentro de las 24 horas de efectuada la
recaudación.
Esta prohibido cambiar cheques, efectuar pagos o préstamos con los dineros
producto de la recaudación.
Constancia documental de la recaudación
La Institución pública debe llevar su debido control interno en la documentación
de la recaudación estableciendo un archivo cronológico de los recibos debidamente
prenumerados, fechados, legalizado con la clara explicación del concepto y el valor
cobrado tanto en letras como en números, junto con el debido sello de “cancelado” que
respaldará la transacción.
Verificación de los ingresos
Para llevar una clara verificación de los ingresos la Contraloría determina que se
efectúe una verificación diaria con la finalidad de verificar que los depósitos efectuados
sean iguales a los recaudados, por control interno se recomienda sea una persona
distinta a la encargada de efectuar las recaudaciones y el correspondiente registro
contable.
55. Medidas de protección de la recaudaciones
Como medida de control se recomienda que los responsables del manejo y
custodia de fondos estén respaldados por una garantía razonable, mediante la exigencia
de una caución.
Fondos de Reposición y fondos rotativos, fondos a rendir cuentas, fondos fijos de
caja chica
Los anticipos que son entregados para cubrir gastos deben ser debidamente
controlados para precautelar la debida utilización de los mismos. Se recomienda utilizar
cuentas auxiliares para fondos rotativos, fondos de rendir cuenta, fondos fijos de caja
chica, ya que esto permitirá dar mayor agilidad a los procedimientos administrativos.
En cuanto a los fondos rotativos se los debe mantener en una cuenta corriente,
sirven para lograr un mejor control contable en la oficinas regionales su reposición se
realiza en base de la documentación remitida por el responsable del manejo del fondo
para su debida contabilización.
Los fondos a rendir cuenta son valores en efectivo entregados para gastos de
viajes al personal en comisión de servicios, cuyas actividades se ejecutan lejos de la
sede principal.
Los fondos de caja chica son valores en efectivo, que se presentan cuando la
demora en tramitar un gasto puede afectar la eficiencia de la operación, cuando no
amerita emisión de cheque, se lo utiliza para cubrir gastos menores y urgentes
denominados caja chica. Los montos se fijan de acuerdo a la reglamentación del
Ministerio de Economía y Finanzas.
Arqueos sorpresivos de los valores en efectivo
Para mantener un debido control de los valores en efectivo se debe realizar
verificaciones mediante arqueos periódicos y sorpresivos con la finalidad de
56. determinar su existencia física y comprobar la igualdad con los saldos contables. Los
arqueos deberán ser realizados por la unidad de Auditoria Interna o por personas
delegadas del director financiero, independientes a funciones de registro, autorización y
custodia de fondos. Se deberá dejar la constancia escrita y firmada del arqueo, de
existir irregularidades se expondrá ante la autoridad competente el particular para las
medidas correctivas del caso.
Conciliaciones bancarias
Para mejor control estas conciliaciones de cuentas entre saldos contables y
bancarios deberán ser presentados dentro de los primeros días hábiles de cada mes, por
el funcionario independiente del manejo de los recursos y registro.
Control Previo al pago
Los responsables de ordenar el pago, suscribir comprobantes de egreso o cheques
verificarán que:
• La transacción disponga de la documentación sustentatoria y autorización
respectiva.
• Disponibilidad presupuestaria para cubrir la obligación.
• Existan fondos disponibles para realizar el pago dentro del plazo convenido
• No haya demora injustificada en el pago
Cumplimiento de obligaciones
Se debe establecer un índice de vencimientos que permitan sean pagadas la
obligaciones oportunamente y sin recargos, intereses multas. Los gastos adicionales
originados por concepto de intereses o multas por mora injustificada en el pago de
obligaciones con retraso serán de responsabilidad personal y pecuniaria de quien o
quienes le hayan ocasionado.
57. Control y custodia de garantías y finanzas
Las transacciones por prestación de servicios, compra de bienes sujetos a una
entrega posterior, deben requerir la presentación de garantías y fianzas de conformidad
con lo estipulado en la Ley de Contratación Pública y su reglamento, no pudiendo la
tesorería efectuar ningún pago sin el previo cumplimiento de este requerimiento,
debiendo mantener una custodia organizada de las garantías y fianza, así como control
de vencimientos.
3.6.4.4 NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA BIENES DE LARGA
DURACIÓN.
Adquisición
En toda entidad pública deberá existir una unidad encargada de adquisiciones y
servicios, cuya misión fundamentar será establecer un proceso claro en la programación,
adquisición, almacenamiento y distribución de materiales, útiles y enseres, así como
otros bienes de larga duración necesarios para el desarrollo de actividades. Se debe
llevar establecer un control de mínimos y máximos de existencias, de tal forma que
estas se realicen únicamente cuando sea necesario y adquiridas en cantidades apropiadas
bajo los criterios de austeridad, eficiencia, efectividad y economía.
Para la aprobación de cotizaciones, concursos de oferta o licitaciones se debe tomar
en cuenta:
• Mínimo tres cotizaciones
• Registro actualizado de proveedores y cotizaciones,
• Criterio de economía en compra de bienes
• Para los materiales fungibles o de uso diario, el tiempo de duración
• En cuanto a medicinas y bienes perecibles el tiempo de caducidad.
58. Sistema de Registro
La institución pública deberá mantener el control mediante registros detallados
con valores que permitan controlar los retiros, traspasos o bajas de los bienes, a fin de
que la información se encuentre siempre actualizad y de conformidad con la normativa
contable vigente.
Las conciliaciones de saldos de auxiliares con las cuentas del mayor general, la
verificación física periódica proporcionaran seguridad de su registro y control
oportuno.
Identificación y Protección
Se debe llevar un codificación adecuada y organización, protección de las
existencias de suministros y bienes de larga duración. Todos los bienes de larga
duración deberán llevar un impreso del código correspondiente en una parte visible,
permitiendo su fácil identificación, los bienes entregados para el desempeño de
funciones deberán ser responsabilidad de cada servidor público.
Esta norma se debería profundizar más a nivel de instituciones públicas debido a
que la mayoría de ellas tiene falencias en el control de bienes , no existe codificación de
los mismos, ni un control oportuno y permanente, que es lo que sucede a nivel de
colegios, escuelas fiscales, y otras unidades del ministerio de educación y entre otros
ministerios que debido al gran número de unidades se ha desestabilizado este control,
que debería se manejado adecuadamente con las respectivas codificaciones, por ello
deberían empezar por realizar un levantamiento paulatino de todos los bienes del estado.
Custodia
Cada entidad pública necesariamente debe tener una persona a la que se le
delegue el manejo de activos fijos, para que lleve el control, actualización,
modificaciones de custodios, asigne actas, en fin un responsable directo que se
encargue de este manejo, y realizar auditorias a muestreo de los bienes, para
59. verificación y control de los mismos. Luego que el responsable de activos fijos asigne
un custodio de los bienes este será el responsable del uso, custodia y conservación de
los mismos.
Uso de Bienes de Larga Duración
Se debe concienciar al funcionario público que los bienes de larga duración
serán utilizados únicamente en el uso de labores institucionales, por ningún motivo para
fines personales o particulares.
Control de Vehículos Oficiales
Los vehículos oficinales constituyen un bien de apoyo a las actividades de la
institución pública y debe ser utilizado solo para tales fines, el uso y utilización de estos
vehículo oficiales durante o fuera de los días y horas no laborables,, requieren la
autorización expresa del nivel superior. Se debe tener en cuenta que por ningún motivo
se emitirá salvo conducto que tenga el carácter indefinido.
Constatación Física de Existencias de Bienes de Larga Duración
La verificación física de las existencias y bienes de larga duración se la realizará
por lo menos una vez al año. El personal que interviene en la toma física, será
independiente del registro y manejo. El Auditor Interno participará en calidad de
observador para evaluar la adecuada aplicación de los procedimientos establecidos.
Baja por Obsolescencia, pérdida o robo
Se procede a dar de baja a los bienes de larga duración por su mal estado de
conservación, obsolescencia, pérdida o hurto. La pérdida deberá ser denunciada ante el
juez competente. Para la baja de bienes que no estén contabilizados como activos,
bastará con la autorización a nivel superior. Si la baja procede de una pérdida
injustificada al servidor público responsable se le aplicará la sanción administrativa
60. correspondiente, se le exigirá además la restitución del bien con otro igual o pagar su
valor a precio de mercado.
Mantenimiento de bienes de larga duración
Con el fin de conservar el estado óptimo de funcionamiento y prolongar la vida
útil de los bienes de larga duración se aconseja brindar el mantenimiento oportuno y
constante a los mismos.
3.6.4.5 NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA EL ÁREA DE RECURSOS
HUMANOS.
Descripción y análisis de cargos
La entidad pública deberá contar con un manual de procedimientos en el que se
detalle la descripción de los requisitos mínimos de todos y cada uno de los cargos que
soportan la estructura administrativa, actualizándose periódicamente. En un gran
número de instituciones públicas que se desempeñan en nuestro país no existe el manual
de funciones y procedimientos que permita saber a ciencia cierta cuales son las
funciones a desarrollar por cada empleado público. Se debe tratar de implementar en
cada una de ellas estos manuales ya que esto permitiría trabajar con el personal
absolutamente necesario, y así eliminar gran parte de la burocracia optimizando con
esto parte del gasto fiscal.
Selección de Personal
La selección de personal deberá contar con la necesidad de llenar los cargos
vacantes tomando en consideración la disponibilidad presupuestaria para tal efecto y
justificando claramente la selección de un nuevo funcionario, que cumpla el perfil del
cargo a ser cubierto. Este proceso deberá llevarse a cabo mediante la convocatoria,
evaluación y selección de los aspirantes más idóneos .
61. Actuación y honestidad de los funcionarios
Todo servidor público debe actuar con orden, moral, disciplina y
profesionalismo para mantener y ampliar la confianza del público. Por lo tanto no podrá
recibir ningún beneficio directo o indirecto de personas sean estas naturales o jurídicas.
Los profesionales que laboran en las instituciones públicas deben hacer
prevalecer ante cualquier situación su ética, transparencia y vocación de servicio a la
comunidad.
Capacitación y entrenamiento permanente
La capacitación según indica las normas de control interno para la República del
Ecuador, manifiestan que la capacitación debe ser constante y progresiva en función de
las áreas de especialización y del cargo que desempeñan.
62. 3.7 DESARROLLO DEL PROCESO DE AUDITORIA
GRAFICO N° 3
FASE I CONOCIMIENTO PRELIMINAR
Visita de observación entidad
Revisión archivos papeles de trabajo
Determinar indicadores
Detectar FODA
Evaluación estructura control interno
Definición de objetivo y estrategia de auditoría
FASE II PLANIFICACIÓN
Análisis información y documentación
Evaluación de control interno por componentes
Elaboración Plan y Programas
FASE III EJECUCIÓN
Aplicación de programas
Preparación de papeles de trabajo
Hojas Resumen Hallazgos por componente
Definición estructura del informe
Comunicación Resultados Parciales
FASE IV COMUNICACIÓN DE
RESULTADOS
Redacción Borrador de Informe
Conferencia final para la lectura del informe
Obtención criterios entidad
Emisión informe final, síntesis y memorando de
antecedentes.
FASE V SEGUIMIENTO
De Hallazgos y recomendaciones al término de la
auditoria
Recomprobación dentro de uno o dos años
Determinación de responsabilidades
Seguimiento de medidas correctivas adoptadas en
la entidad y contraloría
Fuente: Manual de Auditoria de Gestión Contraloría General del Estado p. 120
Memorando de
Planificación
Programas de
Trabajo
Papeles de
Trabajo
Archivo
Cte.
Archivo
Perm.
Borrador del
Informe
Emisión del
Informe Final
Conferen-cia
Final
INICIO
FIN
63. 3.7.1 FLUJOGRAMA DE CONOCIMIENTO PRELIMINAR
GRAFICO N°4
FASE I CONOCIMIENTO
PRELIMINAR
PASO Y DESCRIPCION
1. Director de Auditoría designa Supervisor y
Jefe de Equipo y dispone visita previa.
2. Supervisor y Jefe de Equipo visitan entidad
para observar actividades, operaciones y
funcionamiento.
3. Supervisor y Jefe de Equipo revisan y
actualizan archivo permanente y corrientes de
papeles de trabajo.
4. Supervisor y Jefe de Equipo obtienen
información y documentación de la entidad
5. Supervisor y Jefe de Equipo detectan riesgos
y debilidades, y oportunidades y amenazas.
6. Supervisor y Jefe de Equipo determinan los
componentes a examinarse.
7. Supervisor y Jefe de Equipo determinar
criterios, parámetros e indicadores de gestión.
8. Supervisor y Jefe de Equipo definen
objetivos y estrategia general de la auditoría.
9. Director de auditoría emite la orden de
trabajo.
2
Papeles de
trabajo
Archivo
Fuente: Manual de Auditoria de Gestión Contraloría General del Estado p. 123
64. 3.7.2 PLANIFICACIÓN
La planificación es el eje principal en toda actividad a desarrollar de esta depende el
éxito de un proyecto, programa o trabajo, y mucha más importancia tiene cuando se
trata de elaborar el esquema completo de una planificación desde el detalle de los
objetivos de la misma hasta el alcance del trabajo por desarrollar. Debe constar los
programas claramente detallados para los componentes determinados, los
procedimientos de auditoría, los responsable, y las fecha de ejecución del examen;
también debe preverse la determinación de recursos necesarios tanto en número como
en calidad del equipo de trabajo que será utilizado en el desarrollo de la revisión, con
especial énfasis en el presupuesto de tiempo y costos estimados; finalmente, los
resultados de la auditoría esperados, conociendo de la fuerza y debilidades y de la
oportunidades de mejora de la Entidad cuantificando en lo posible los ahorros y logros
esperados. La labor de planeación de auditoría es responsabilidad del grupo asignado
para llevarla a cabo y en su desarrollo contará con la asesoría y supervisión del jefe de
la unidad de auditoría, normalmente la labor la ejecuta el personal mas experimentado
del equipo.
3.7.3 ACTIVIDADES DE LA PLANIFICACIÓN24
Las tareas típicas en la fase de planificación son las siguientes:
1. Revisión y análisis de la información y documentación obtenida en análisis
anteriores, para obtener un conocimiento integral del objeto de la entidad,
comprender la actividad principal y tener los elementos necesarios para la
evaluación de control interno y para la planificación de la auditoría.
2. Evaluación de Control Interno relacionada con el área o componente objeto del
estudio que permitirá acumular información sobre el funcionamiento de los
controles existentes, útil para identificar los asuntos que requieran tiempo y
esfuerzas adicionales en la fase de “Ejecución”; a base de los resultados de esta
___________________________________________________________________
24MANUAL DE AUDITORIA DE GESTION; Contraloría General del Estado República del Ecuador , p.131.
65. evaluación los auditores determinaran la naturaleza y alcance del examen,
confirmar la estimación de los requerimientos de personal, programar su trabajo,
preparar los programas específicos de la siguiente fase y fijar los plazos para
concluir la auditoría y presentar el informe, y después de la evaluación tendrá
información suficiente sobre el ambiente de control, los sistemas de registro e
información y los procedimientos de control.
La evaluación implica la calificación de los riesgos de auditoría que son:
a) Inherente (posibilidad de errores e irregularidades);
b) De Control (procedimientos de control y auditoría que no prevenga o detecte)
c) De Detección (procedimientos de auditoría no suficientes para descubrirlos).
Los resultados obtenidos servirán para:
a) Planificar la auditoría
b) Preparar un informe sobre el control interno.
3. A base de las fase 1 y 2 descritas, el auditor más experimentado del equipo o grupo
de trabajo preparará un Memorando de Planificación.
4. Elaboración de programas detallados y flexibles, confeccionados específicamente
de acuerdo con los objetivos trazados, que den respuesta a la comprobación de las 3
“E” (Economía, Eficiencia y Eficacia), por cada proyecto a actividad a examinarse.
Por lo tanto luego de este análisis se tendrá como resultado un memorando de
planificación y los programas de auditoria
66. 3.7.4 FLUJOGRAMA DE PLANIFICACIÓN
GRAFICO N° 5
PLANIFICACION
PASO Y DESCRIPCION
1. Equipo multidisciplinario revisan y analizan
la información y documentación recopilada.
2. Equipo multidisciplinario evalúa el control
interno de cada componente
3. Supervisor y Jefe de Equipo elaboran el
memorando de planificación
4.- Supervisor y Jefe de Equipo preparan los
programas de auditoría
5. Subdirector revisa el plan de trabajo y los
programas por componentes.
6- Director revisa y aprueba el plan y los
programas de auditoría.
3
2
Fuente: Manual de Auditoria de Gestión Contraloría General del Estado p. 133
Por lo tanto luego de este análisis se tendrá como resultado un memorando de
planificación y los programas de auditoria, presentados en los siguientes formatos:
3.7.5 MEMORANDO DE PLANIFICACIÓN
El memorando de planificación permite detallar los aspectos más importantes a
desarrollar en la auditoría, se verifica aspectos como antecedentes, motivo de la
67. auditoria, objetivos, base legal, análisis de las cuentas a ser auditadas. Un ejemplo
podemos observar en el caso práctico sujeto al examen de auditoria interna en una
Institución Pública en este plan de investigación.
3.7.6 PROGRAMAS DE TRABAJO
Son documentos que contienen información obtenida por el auditor en su examen, son
fuente de aclaración y ampliación de la información.
PROGRAMA DE TRABAJO
ENTIDAD: MINISTERIO DE EDUCACION
TIPO DE EXAMEN: AUDITORIA INTERNA
COMPONENTE: ENTIDAD PUBLICA
SUBCOMPONENTE: AREA A SER AUDITADA
FECHA REF: P/T ELABORADO POR:
DESCRIPCION
OBJETIVOS:
……………………………..
……………………………..
……………………………..
……………………………..
……………………………..
……………………………..
……………………………..
……………………………..
PROCEDIMIENTOS:
……………………………..
……………………………..
……………………………..
……………………………..
……………………………..
3.7.7 PAPELES DE TRABAJO
Los papeles de trabajo, se definen como el conjunto de cédulas y documentos
elaborados u obtenidos por el auditor gubernamental, producto de la aplicación de las