Passez à l'ère du bureau sans papier et dématérialisez vos documents. Un gain de temps, d'argent et de productivité. Vos documents numérisés sont transférés vers votre ordinateur. Du simple classement professionnel à l'intégration automatique dans vos logiciels de gestion, plusieurs possibilités s'offrent à vous. Les avantages de la dématérialisation sont nombreux pour votre activité.
Déjeuner-débat EIM360 | De la dématérialisation de la facture à la transforma...
DigiBox, la dématérialisation de vos documents
1. DigiB x
Vers un bureau sans papier
DigiBox récupère, classe et
numérise le courrier papier des
PME. Pour les fiduciaires ainsi
que leurs clients.
Dématérialisez sereinement, sans
contrainte administrative,
organisationnelle ou technique.
Présentation fiduciaire – Novembre 2013
2. DigiB x
by plug&go
Pourquoi « No future for paper ? »
! Gain
de
temps
-‐ Circula)on
plus
rapide
des
documents
(en
interne
et
avec
l’extérieur)
et
des
informa)ons
-‐ Recherche
et
consulta)on
des
documents
accélérées
(classement
plus
précis
et
accès
rapide)
-‐ Surplus
de
réac)vité
! Gain
de
produc0vité
-‐ Moins
de
manipula)ons
(ouverture,
impression,
classement,
rangement)
-‐ Moins
de
photocopies
nécessaires
-‐ Moins
d’encodage
et
d’espace
de
stockage
! Gain
en
sécurité
-‐ Traçabilité
et
ges)on
des
versions
-‐ Ges)on
des
accès
aux
documents
-‐ Limita)ons
des
risques
d’erreur
et
de
perte
3. DigiB x
by plug&go
Contexte belge favorable pour l’e-facturation
! 50%
des
factures
dématérialisées
d’ici
fin
2014
en
Belgique
-‐ Objec)f
belge
supporté
par
une
dynamique
européenne
-‐ Message
fort
des
Ministères
belges
qui
disent
stop
aux
factures
papier
dès
2015
! Consensus
des
principaux
acteurs
belges
-‐ Ministères,
éditeurs
de
logiciels,
IEC,
IPCF,...
se
sont
mis
d’accord
sur
un
standard
d’échange
pour
la
facture
électronique
(e-‐FFF)
! Tournant
en
ma0ère
fiscale
exigeant
plus
de
traçabilité
-‐ Le
fait
d’exigibilité
de
la
TVA
provient
de
la
livraison
du
bien/service
ou
du
paiement
-‐ Bon
de
commande
et
de
livraison
à
conserver
(lourdeur
administra)ve)
4. DigiB x
by plug&go
Plus seulement en multinationales
! Une
réalité
pour
Indépendant/TPE/PME
-‐ La
dématérialisa)on
se
gère
aujourd’hui
même
à
domicile
(scanners
devenus
accessibles)
-‐ Avantages
dès
la
1ère
personne
-‐ Améliora)on
de
la
ges)on
via
une
rela)on
Client-‐Fiduciaire
plus
efficiente
Nos
partenaires
sont
fiers
d'avoir
proposé
DigiBox
à
leurs
clients
Nous
avons
demandé
à
nos
clients
de
jouer
le
jeu:
aujourd’hui,
c’est
un
pari
gagné,
les
documents
nous
parviennent
numérisés
au
quo;dien.
Cela
nous
permet
d’être
toujours
à
jour
et
de
fournir
à
nos
clients
plus
de
conseils
et
de
recommanda;ons
a
priori.
Marc,
Expert-‐comptable
dans
la
région
de
Liège
5. DigiB x
by plug&go
Une évolution rapide est attendue
! L’ère
du
cloud
et
du
numérique
a
déjà
commencé
-‐
-‐
-‐
-‐
Echanges
avec
TVA,
précompte,
déclara)on
fiscale,...déjà
informa)sés
Boite
aux
leres
électroniques
hébergée
«
dans
les
nuages
»
depuis
longtemps
Applica)ons
de
partage
via
le
cloud
tel
que
Dropbox
Après
le
cinéma,
la
musique,
l’édi)on,...au
tour
de
la
ges)on
d’entreprise
! Les
éditeurs
de
logiciels
de
ges0on
montre
l’exemple
-‐ Signature
des
principaux
éditeurs
à
une
charte
d’engagement
pour
la
promo)on
de
la
factura)on
électronique
et
la
dématérialisa)on
-‐ Reconnaissance
op)que
des
factures
et
intégra)on
en
comptabilité
est
déjà
disponible
(Ex.:
Sage
DigiDesk)
6. DigiB x
by plug&go
Dans quelle ère êtes-vous ?
Tout
papier
Coût
et
temps
d’impression
(-‐)
Peu
viable
avec
l’augmenta)on
des
flux
digitaux
(-‐)
Papier
et
numérique
Pas
de
centralisa)on
(-‐)
Pas
d’avantage
organisa)onnel
(-‐)
Deux
types
d’ou)l
(-‐)
Tout
numérique
Efficience
organisa)onnelle
(+)
Coût
moindre
(+)
7. DigiB x
by plug&go
La solution adaptée...
A
Dématérialiser
>
Qualifier
>
Comptabiliser
Les
documents
sont
dématérialisés,
traités
par
le
moteur
de
reconnaissance
(OCR),
qualifiés
par
Échéances
l’u)lisateur
puis
comptabilisés.
Les
pièces
jus)fica)ves
et
les
écritures
sont
donc
mieux
automa)quement
reliées
au
moment
de
la
qualifica)on.
maitrisées
B
Comptabiliser
/
Dématérialiser
>
Relier
Les
documents
sont
comptabilisés
et
dématérialisés
à
des
moments
différents.
Ensuite,
les
pièces
jus)fica)ves
sont
reliées
aux
écritures
comptables.
C
Dématérialiser
et
Comptabiliser
Les
documents
sont
comptabilisés
et
dématérialisés
séparément.
Il
n’y
a
donc
pas
de
lien
entre
les
écritures
comptables
et
les
pièces
jus)fica)ves
numérisées.
8. DigiB x
by plug&go
...pour une clôture « zéro papier »
A.
Des
tâches
à
plus
forte
valeur
ajoutée
B.
Des
documents
associés
à
chaque
écriture
C.
Échéances
mieux
maitrisées
Plus
d’analyse,
de
contrôle
et
de
conseil
pour
vos
clients
grâce
à
une
op)misa)on
du
temps
de
travail.
Pour
plus
d’efficacité
au
quo0dien,
vous
accédez
aux
pièces
jus)fica)ves
numérisées
depuis
les
écritures
comptables.
Pour
échanger
en
temps
réel
avec
vos
clients,
passez
à
la
dématérialisa)on.
Vous
évitez
ainsi
les
périodes
de
“rush”.
9. DigiB x
by plug&go
La mission DigiBox
Promouvoir,
conseiller
et
implémenter
la
dématérialisa)on
au
sein
des
entreprises
belges
10. DigiB x
by plug&go
Notre valeur ajoutée en 3 mots
1-‐
Acheteur
2-‐
Consultant
En
mode
centrale
d’achat
-
-
-
Mutualisation des services
postaux (boite postale)
Rapatriement du courrier
Négociation des meilleurs
prix pour le tri et le scannage
3-‐
Facilitateur
Spécialiste
de
la
dématérialisa)on
-
-
-
-
-
-
Audit dématérialisation
Définition du plan de
classement
Adaptation et optimisation
des processus internes
Règles d’archivage
Intégration en comptabilité
ou dans un système de
partage
Sécurité et confidentialité
Disponible
à
tous
moments
-
-
-
Assistance technique
(installation de l’accès FTP
sur bureau PC/Mac, transfert
des données,…)
Questions ponctuelles
Accompagnement
11. DigiB x
Merci pour votre intérêt
Un
service
de
Plug
And
Go
SPRL
Quai
Ma)va
23
-‐
4020
Liège
T:
04
239
19
38