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Subsistema de Control de EvaluaciónAvances• Mantenimiento permanente del Sistema Integrado de Gestión.• Verificación de la...
• La Institución mantiene en el 2010 la certificación de Calidad Normas ISO9001:2000 y NTCGP 1000:2009.• La ejecución de p...
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Informe ejecutivo control_interno_2011

  1. 1. POLITECNICO COLOMBIANO JAIME ISAZA CADAVID INFORME EJECUTIVO ANUAL - MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO - MECI VIGENCIA 2011 Radicado No: 861 Subsistema de Control EstratégicoAvances• La entidad cuenta con un Código de Ética, acuerdos y protocolos, los cuales se hanvenido socializando a los servidores públicos nuevos en el programa de inducción, conel fin de que sea conocido por la totalidad de empleados, los documentos se encuentrandisponibles para consulta en el portal de la institución. Así mismo durante 2011 laentidad se encuentra en proceso de actualización de sus políticas.• Se está avanzando con la ejecución del plan estratégico 2010 - 2016, el cual seconstruyó de manera colectiva. Con la redefinición de la misión, la visión, los objetivos,los principios y lineamientos para la gestión, se han ajustados los proyectos a lasnecesidades actuales de institución, para la vigencia, el Plan de Acción alcanzó uncumplimiento del 90,07%.• La Institución esta desarrollando un modelo de gestión que busca la articulación delos elementos y requisitos de las normas ISO 9001:2008, NTCGP1000:2009, MECI1000:2005 y lineamientos para acreditación institucional del CNA, para el 2011 serealizó un diagnóstico del estado actual de los modelos de gestión institucional, seplanificaron las actividades requeridas para elaborar el modelo y se comenzó con sudiseño, dichas actividades nos permiten afirmar que se encuentra en 40% laimplementación del modelo.• En la ejecución del Plan de Formación y Capacitación se desarrollaron programasque propenden por el mejoramiento y fortalecimiento de los procesos Institucionales ydel desarrollo de las competencias laborales, alcanzando una población de 201beneficiarios equivalente a una cobertura del 70% de los Empleados, incrementando elconocimiento para el desarrollo de las funciones inherentes al cargo.• Continuando con el concurso 001 de 2005 adelantado por la Comisión Nacional delServicio Civil, en el año 2011, se vincularon 40 servidores públicos a la Institución delos cuales 6 fueron por ascenso, 21 estaban en nombramiento provisional y 13 externosa la Institución.• A través de la ARP COLMENA se continúo con el programa de Intervención de losresultados de la Medición del Clima con Talleres en competencias de Trabajo en Equipoy Comunicación orientados al personal de las Granjas y Sedes Regionales, con unaintensidad de 10 horas y asistencia de 43 funcionarios.• La Institución ha implementado el formato de planes de mejoramiento asociado a laevaluación del desempeño, facilitando que el responsable del proceso determinen y
  2. 2. puntualicen los planes de mejoramiento individual con los servidores, haciéndolesseguimiento e incentivando el fortalecimiento del personal a su cargo.• Los procesos disciplinarios para la vigencia 2011, se redujeron, adicionalmente no seencontró proceso alguno con sanción de destitución o inhabilidad general paradesempeñar cargos públicos, los proceso se han adelantado teniendo en cuenta lostérminos estipulados por la Ley (celeridad, economía y respecto por debido proceso).• La Alta Dirección ha proporcionado lineamientos que fortalecen los sistemasintegrados de gestión, destacando su importancia y compromiso con el Sistema deControl Interno.• La Institución actualizó e integro el plan de mejoramiento institucional, con el fin defacilitar un seguimiento y validar la eficacia de la implementación de las acciones.• La Institución actualmente cuenta con un manual de funciones y competencias paralos diferentes cargos que tiene la planta global e igualmente se tiene la estructura internaajustada al modelo de gestión por procesos que le permite avanzar en el cumplimientode la Misión.• El compromiso de la Institución en el desarrollo del proyecto de Modernización de laEstructura Organizacional, Académica y Administrativa, con el fin de articularadecuadamente los procesos institucionales, identificando la trazabilidad que existeentre ellos para el eficaz desarrollo del objeto de la entidad y mejoramiento continuoinstitucional.• La Revisión por la Alta Dirección con el fin de verificar la conveniencia, adecuación,eficacia, eficiencia y efectividad continúas de los Sistemas Integrados de Gestión.• Se tiene identificado el mapa de riesgos por cada uno de los procesos institucionales,para el 2011 se analizaron y aseguraron los de mayor probabilidad e impacto, además seidentifican puntos de control en los procesos, con el fin de minimizar su ocurrencia.Dificultades• El incremento en las solicitudes, quejas y reclamos, consecuencia de la insatisfacciónfrente a la solución o respuesta a los requerimientos del cliente.• El sistema de riesgos presenta debilidades frente a la valoración y análisis de losmismos, a pesar que han sido actualizados y ajustados por proceso. Subsistema de Control de GestiónAvances• La Institución cuenta con un sistema de planeación articulado, el cual permite que através de la ejecución de los Planes Operativos se consoliden los programas y objetivosdel plan de desarrollo institucional, facilitando la trazabilidad de la gestión.• Los Servidores Públicos, conocen, ejecutan y controlan la operación de los procesosy procedimientos asumiéndolos como lineamientos de la operación diaria, además estánconsientes de la necesidad el mejoramiento continuo, lo que genera un ambiente claropara la gestión.
  3. 3. • Para el año 2011, fueron aprobadas las políticas institucionales para la educaciónvirtual, toda vez que para obtener el registro calificado de los programas a distancia yvirtuales, las instituciones de educación superior además de demostrar el cumplimientode las condiciones establecidas en la Ley y en el Decreto 1295, deben informar la formacomo desarrollarán las actividades de formación académica, la utilización efectiva demediaciones pedagógicas y didácticas, y el uso de formas de interacción apropiadas queapoyen y fomenten el desarrollo de competencias para el aprendizaje autónomo.• El sistema de información que se encuentra operando es “ El Sistema de Indicadoresy Estadísticas” , que tiene como objetivo el mejoramiento continuo a través de losindicadores y la información estadística para la toma de decisiones y la consulta yadministración de la información de diferentes fuentes y bases de datos existentes en laInstitución, como mecanismo para continuar con la integración del sistema de gestión.• La Institución adelanta el seguimiento y medición de los procesos con indicadoresque permiten medir los resultados planificados (eficacia), manejo de los recursosdisponibles (eficiencia) y medición del impacto de la gestión (efectividad).• La implementación de las políticas de Gobierno en línea para el año 2011, logró unavance del 40%, en cuanto al cumplimiento con las tres primeras faces del mismo,consistentes en información, interacción y transacción en línea, para lo cual se procedióa hacer un inventario del estado de las mismas en la Institución y su inclusión en losPlanes Operativos de la vigencia de todas las Unidades que tenían bajo suresponsabilidad su ejecución y se verificó su cumplimiento.• La Institución cuenta con un software de gestión documental, que permite administraren forma digital el flujo de los documentos, durante el 2011, se digitalizaron 224.000documentos.• La Institución cuenta con una plataforma de servidores, almacenamiento y respaldode información para integrar los recursos de hardware y software con el fin decentralización el almacenamiento y garantizar la custodia.• Fueron capacitados 26 Auxiliares Administrativos en Organización documental,además se proporcionaron asesorías continuas para las transferencias documentales dellos archivos de gestión de forma tal que se de cumplimento a las tablas de retenciónvigentes.• La Institución a través de la Oficina Asesora de Comunicaciones desarrolló unapermanente difusión de la información institucional, lo que consolidó la creación de unclima interno, de transparencia en la gestión, y externo, de reconocimiento en lacomunidad antioqueña.Dificultades• Aunque se tiene políticas, controles e indicadores como herramientas de verificaciónde los proceso, es indispensable su permanente revisión y seguimiento para ajustarlosacorde con los factores críticos de los procesos.
  4. 4. Subsistema de Control de EvaluaciónAvances• Mantenimiento permanente del Sistema Integrado de Gestión.• Verificación de las actividades correspondientes a la medición de los procesos.• Evaluación y Seguimiento a los Planes Operativos de cada unidad de Gestión.• Se adelantó la revisión por parte de la alta dirección integrando la rendición de cuentacon la verificación el estado del Sistema de Gestión integrado.• Se realizaron seguimientos periódicos a los planes de mejoramiento resultantes de laAuditorias Internas de Calidad, Auditoria Integral y Auditorias Especiales realizadaspor los Entes de Control Externo (Contraloría Departamental de Antioquia) , y de lasAuditorias de Gestión realizadas por La Oficina de Control Interno.• La Institución analizó y actualizó los indicadores de gestión de todos sus Procesos,con el fin de buscar la medición de la efectividad en el cumplimiento del objetivo.• Se elaboró el Informe Ejecutivo Anual- de Control Interno 2010 y se registró en laaplicación del DAFP.• Capacitación en Actualización de la Norma NTC GP 1000-2009 para el EquipoAuditor.• Capacitación a los Líderes de Procesos y a los Auditores Internos de Calidad sobre laEvaluación del Modelo Estándar de Control Interno y Auditorias Internas de Calidad.• Realización de Un ciclo de Auditorias Internas de Calidad a todos los Procesos de laInstitución.• La Dependencia de Control Interno ha realizado acompañamiento y ha efectuadoauditorias de verificación y seguimiento a los diferentes procesos y actividades,haciendo recomendaciones de Mejoramiento.Dificultades• No se cuenta con un software que realice automáticamente los cálculos de lasmediciones, por lo tanto se torna un poco subjetivo su determinación.• Es necesario realizar campañas para fortalecer la autoevaluación y el autocontrolcomo un aspecto de cultura organizacional. Estado general del Sistema de Control Interno• La Sociedad Calificadora de Valores, después de estudiar y analizar la situaciónfinanciera del Politécnico Colombiano Jaime Isaza Cadavid, para asignar unacalificación a la capacidad de pago que tiene la Institución, decidió entregarle laCalificación "A+" con perspectiva estable para el año 2010 – 2011, Esto significa "altacalidad crediticia (...) respecto de otros emisores o emisiones del país".
  5. 5. • La Institución mantiene en el 2010 la certificación de Calidad Normas ISO9001:2000 y NTCGP 1000:2009.• La ejecución de programas de bienestar para el fortalecimiento de la permanencia delos estudiantes en la Institución, del fondo alimentario, los programas de promoción yprevención y los programas de apoyo.• Se atendió la auditoría de seguimiento del Sistema de Gestión Ambiental ISO 14001,para renovar la certificación a la Granja Experimental Román Gómez Gómez de la sedeen Marinilla, los resultados de dicha revisión arrojaron el reporte cero no conformidadesmayores y menores, lo que llevo a recomendar la renovación del título.• El Estado de evaluación a la Implementación del Modelo Estándar de Control InternoMECI y del Sistema de Gestión de Calidad con el diligenciamiento de las encuestaspresenta un resultado de 94,48%.• La Rectoría, a través del Equipo Directivo y la Oficina Asesora de Planeación, con elacompañamiento de la Oficina de Control Interno, desarrollaron actividades que lepermitieron abordar integralmente el Sistema de Control Interno, dando respuesta a lasdeficiencias y mejorando y fortaleciendo la Institución. Recomendaciones• Continuar con la sensibilización y mantenimiento de todos los elementos del ModeloEstándar de Control Interno MECI y los productos (políticas, instructivos, manuales,etc.) a través de capacitaciones, talleres, plegables, carteleras que permitan interiorizar yfomentar el Control Interno en cada uno de los servidores públicos del Politécnico JIC.• Realizar acciones comunicacionales para sensibilizar a los servidores públicos en lacultura del autoevaluación y autocontrol.• Continuar el proceso de integración del modelo de gestión, para el fortalecimiento ycumplimiento de los objetivos institucionales.• Realizar por parte de los responsables de los procesos seguimiento y medicionesperiódicas al mapa de riesgos e indicadores, con el fin de tomar decisiones en tiemporeal y realizar las acciones necesarias cuando se presenten desviaciones referentes a losobjetivos planteados.Original Firmado

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