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Sesión # 5
Gestión de las
Comunicaciones
Cristhian Pacheco Castillo
  cristhian_pacheco@yahoo.com
Gestión de las Comunicaciones del
                  Proyecto

    • Es el área de conocimiento
      que incluye los procesos para
      lograr una adecuada
      generación, recolección,
      almacenamiento, recuperación
      y entrega de la información
      necesaria para el proyecto.




“Curso de Gestión de Proyectos para Universitarios”
Gestión de las Comunicaciones del
                  Proyecto
    • “La información
      efectiva y oportuna es
      clave para alcanzar                        Cliente                    Patrocina
      una comunicación                                                         dor


      exitosa en el proyecto”.
                                                               Gerente de
                                                                proyecto




                                                    Otros
                                                                            Equipo de
                                                 interesados
                                                                            proyecto

“Curso de Gestión de Proyectos para Universitarios”
Procesos de la Gestión de las
            Comunicaciones del Proyecto

      1. Planificación
           de las
      comunicaciones
           Determinar       2. Distribución
        necesidades de           de la
      información de los     información
         interesados y         Entregar la       3. Información
          definir como       información en            del
        satisfacerlas.      forma efectiva y
                                oportuna.
                                                  rendimiento
                                                     Recoger y    4. Gestión de
                                                    entregar
                                                  información
                                                                        los
                                                    sobre el       interesados
                                                                  Satisfacer las
                                                  rendimiento.     necesidades de
                                                                  los interesados y
                                                                     resolver las
                                                                    discrepancias
                                                                      con ellos.




“Curso de Gestión de Proyectos para Universitarios”
Consideraciones para una
      comunicación efectiva y oportuna
          1. Modelo básico de comunicación


                                       Medio

                 Emisor               Mensajes        Recept
                 (codifica -                              or
                                                      (decodifica -
                 decodifica)                           codifica)




                                                                      Caso: Voxiva

“Curso de Gestión de Proyectos para Universitarios”
Consideraciones para una
      comunicación efectiva y oportuna
   2. Medio de                      3. Mensaje
                                                          4.
   comunicació                       (estilo de
                                                       Receptor
        n                           redacción)
    ¿oral o escrita?                  ¿formal o       ¿es la persona
                                      informal?         correcta?
                                       ¿breve o
                                       extenso?
                                       ¿incluir
                                    información
    ¿con qué medio?                                   ¿con copia a
                                  complementaria
                                          ?            terceros?




                                                               Caso: ONP
“Curso de Gestión de Proyectos para Universitarios”
Consideraciones para una
      comunicación efectiva y oportuna
             5. Técnicas
                  de                                  6. Técnicas de
             presentació                                gestión de
                   n                                     reuniones
         • Apoyo del lenguaje                     • Agenda de reunión.
         corporal.
                                                  • Acta de reunión.
                                                  • Gestión de discrepancias
                                                  y
                                                      conflictos.
         •Apoyo de una
         presentación
           electrónica.


“Curso de Gestión de Proyectos para Universitarios”
Proceso 1: Planificación de las
                comunicaciones

    • Este proceso nos permitirá conocer quien necesita
      qué información, cuando la necesitará, cuando le
      será suministrada y por quién.




“Curso de Gestión de Proyectos para Universitarios”
Proceso 1: Planificación de las
                comunicaciones
                      1. Análisis de requisitos de
                            comunicaciones
    • Se consolidan los requisitos de información, considerando
      el tipo de información, su valor para el proyecto, quiénes
      serán los emisores y receptores y en qué momento se va a
      proporcionar la información.
          Informaci             Importanci      Emisor              Receptor              Frecuenci
              ón                    a                                                         a
         Estado del proyecto        Alta     Gerente del Proyecto      Patrocinador         Quincenal

             Monitoreo de           Alta     Gerente del Proyecto   Equipo del proyecto     Semanal
         riesgos, problemas y
               cambios
           Negociación de          Media        Líder técnico            Clientes           Semanal
               nuevos
           requerimientos




“Curso de Gestión de Proyectos para Universitarios”
Proceso 1: Planificación de las
                comunicaciones
         2. Tecnología de las comunicaciones
    • Se determina la tecnología de comunicación que es necesaria para
      transmitir la información entre los interesados del proyecto. Ej.
      Reuniones, presentaciones, memorandos, actas de reuniones, base de
      datos compartidas, web interna, correo electrónico, etc.

         Informaci        Importan   Emisor          Receptor       Frecuenci      Medio
             ón             cia                                         a        (tecnolog
                                                                                     ía)
           Estado del        Alta    Gerente del     Patrocinador    Quincenal    Presentación
            proyecto                  Proyecto                                   con diapositivas
          Monitoreo de       Alta    Gerente del      Equipo del      Semanal       Reunión
            riesgos,                  Proyecto         proyecto
          problemas y
            cambios
         Negociación de     Media    Líder técnico     Clientes       Semanal      Mensajería
             nuevos                                                                electrónica
         requerimientos



“Curso de Gestión de Proyectos para Universitarios”
Proceso 2: Distribución de la
                    información

    • Este proceso permite poner la información
      necesaria a disposición de los interesados en el
      proyecto, de manera oportuna y efectiva.




“Curso de Gestión de Proyectos para Universitarios”
Proceso 2: Distribución de la
                    información
              1. Habilidades de comunicación

                       Escrita
                       Escrita                        Interna
                                                       Interna
                       Oral
                       Oral                           Externa
                                                       Externa




                       Formal
                       Formal                         Vertical
                                                       Vertical
                       Informal
                       Informal                       Horizontal
                                                       Horizontal



“Curso de Gestión de Proyectos para Universitarios”
Proceso 2: Distribución de la
                    información
                2. Sistemas de recopilación y
                recuperación de información


                        Sistemas                      Bases de datos
                       manuales de                     electrónicas
                         archivo

                                         Informaci
                                          Informaci
                                             ón
                                              ón




                      Sistemas de
                      manejo de la                      Sistemas de
                     documentación                       apoyo a la
                        técnica                          gestión de
                                                         proyectos
“Curso de Gestión de Proyectos para Universitarios”
Proceso 2: Distribución de la
                    información
               3. Métodos de distribución de
                       información

                                                 Medios físicos: reuniones,
                                                documentos impresos y archivos
                                                físicos.
                               se distribuye
              Informaci
               Informaci            por

                  ón
                   ón                            Medios tecnológicos: bases
                                                de datos, portales web, telefonía,
                                                fax, correo electrónico, entre otros.




“Curso de Gestión de Proyectos para Universitarios”
Proceso 2: Distribución de la
                    información
          4. Proceso de lecciones aprendidas
       Consiste en identificar los éxitos y fracasos del proyecto, e incluye
       recomendaciones para mejorar el rendimiento futuro de los proyectos.


       Las lecciones aprendidas permiten:
        Actualizar la base de conocimiento de buenas prácticas.
        Alimentar el sistema de gestión del conocimiento.
        Mejorar el proceso general de gestión de proyectos.




“Curso de Gestión de Proyectos para Universitarios”
Proceso 3: Información del
                     rendimiento

    • Este proceso permite informar sobre el estado del alcance,
      del cronograma, los costos y la calidad. Adicionalmente,
      también puede requerirse información sobre los riesgos y
      adquisiciones.




“Curso de Gestión de Proyectos para Universitarios”
Proceso 3: Información del
                     rendimiento

    • “Los informes de rendimiento presentan los resultados en
      comparación con la línea base establecida en el plan del
      proyecto. Normalmente se presentan a través de gráficas
      estadísticas o de valor ganado”.
                  Progreso




                                                      2/3 del tiempo – 1/4 del
                                                              progreso


                                                                        Tiempo
                                  Curva del síndrome del
                                        estudiante
“Curso de Gestión de Proyectos para Universitarios”
Proceso 4: Gestión de los
                      interesados

    • Este proceso permite satisfacer las necesidades de los interesados en
      el proyecto y resolver las discrepancias con ellos. Todo ello nos ayudará
      a que el proyecto no se desvíe de su curso, a que mejore el trabajo en
      equipo y a evitar que el proyecto sea interrumpido.




“Curso de Gestión de Proyectos para Universitarios”
Proceso 4: Gestión de los
                      interesados
    • “Las reuniones cara a cara son el medio más efectivo para comunicar y
      resolver discrepancias”.

    • “Las discrepancias no resueltas pueden ser una importante fuente de
      conflictos y retrasos en el proyecto”.

    • “De ser necesario se debe documentar y mantener un registro de
      discrepancias”.




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Gestión de las comunicaciones

  • 1. Sesión # 5 Gestión de las Comunicaciones Cristhian Pacheco Castillo cristhian_pacheco@yahoo.com
  • 2. Gestión de las Comunicaciones del Proyecto • Es el área de conocimiento que incluye los procesos para lograr una adecuada generación, recolección, almacenamiento, recuperación y entrega de la información necesaria para el proyecto. “Curso de Gestión de Proyectos para Universitarios”
  • 3. Gestión de las Comunicaciones del Proyecto • “La información efectiva y oportuna es clave para alcanzar Cliente Patrocina una comunicación dor exitosa en el proyecto”. Gerente de proyecto Otros Equipo de interesados proyecto “Curso de Gestión de Proyectos para Universitarios”
  • 4. Procesos de la Gestión de las Comunicaciones del Proyecto 1. Planificación de las comunicaciones Determinar 2. Distribución necesidades de de la información de los información interesados y Entregar la 3. Información definir como información en del satisfacerlas. forma efectiva y oportuna. rendimiento Recoger y 4. Gestión de entregar información los sobre el interesados Satisfacer las rendimiento. necesidades de los interesados y resolver las discrepancias con ellos. “Curso de Gestión de Proyectos para Universitarios”
  • 5. Consideraciones para una comunicación efectiva y oportuna 1. Modelo básico de comunicación Medio Emisor Mensajes Recept (codifica - or (decodifica - decodifica) codifica) Caso: Voxiva “Curso de Gestión de Proyectos para Universitarios”
  • 6. Consideraciones para una comunicación efectiva y oportuna 2. Medio de 3. Mensaje 4. comunicació (estilo de Receptor n redacción) ¿oral o escrita? ¿formal o ¿es la persona informal? correcta? ¿breve o extenso? ¿incluir información ¿con qué medio? ¿con copia a complementaria ? terceros? Caso: ONP “Curso de Gestión de Proyectos para Universitarios”
  • 7. Consideraciones para una comunicación efectiva y oportuna 5. Técnicas de 6. Técnicas de presentació gestión de n reuniones • Apoyo del lenguaje • Agenda de reunión. corporal. • Acta de reunión. • Gestión de discrepancias y conflictos. •Apoyo de una presentación electrónica. “Curso de Gestión de Proyectos para Universitarios”
  • 8. Proceso 1: Planificación de las comunicaciones • Este proceso nos permitirá conocer quien necesita qué información, cuando la necesitará, cuando le será suministrada y por quién. “Curso de Gestión de Proyectos para Universitarios”
  • 9. Proceso 1: Planificación de las comunicaciones 1. Análisis de requisitos de comunicaciones • Se consolidan los requisitos de información, considerando el tipo de información, su valor para el proyecto, quiénes serán los emisores y receptores y en qué momento se va a proporcionar la información. Informaci Importanci Emisor Receptor Frecuenci ón a a Estado del proyecto Alta Gerente del Proyecto Patrocinador Quincenal Monitoreo de Alta Gerente del Proyecto Equipo del proyecto Semanal riesgos, problemas y cambios Negociación de Media Líder técnico Clientes Semanal nuevos requerimientos “Curso de Gestión de Proyectos para Universitarios”
  • 10. Proceso 1: Planificación de las comunicaciones 2. Tecnología de las comunicaciones • Se determina la tecnología de comunicación que es necesaria para transmitir la información entre los interesados del proyecto. Ej. Reuniones, presentaciones, memorandos, actas de reuniones, base de datos compartidas, web interna, correo electrónico, etc. Informaci Importan Emisor Receptor Frecuenci Medio ón cia a (tecnolog ía) Estado del Alta Gerente del Patrocinador Quincenal Presentación proyecto Proyecto con diapositivas Monitoreo de Alta Gerente del Equipo del Semanal Reunión riesgos, Proyecto proyecto problemas y cambios Negociación de Media Líder técnico Clientes Semanal Mensajería nuevos electrónica requerimientos “Curso de Gestión de Proyectos para Universitarios”
  • 11. Proceso 2: Distribución de la información • Este proceso permite poner la información necesaria a disposición de los interesados en el proyecto, de manera oportuna y efectiva. “Curso de Gestión de Proyectos para Universitarios”
  • 12. Proceso 2: Distribución de la información 1. Habilidades de comunicación  Escrita  Escrita  Interna  Interna  Oral  Oral  Externa  Externa  Formal  Formal  Vertical  Vertical  Informal  Informal  Horizontal  Horizontal “Curso de Gestión de Proyectos para Universitarios”
  • 13. Proceso 2: Distribución de la información 2. Sistemas de recopilación y recuperación de información Sistemas Bases de datos manuales de electrónicas archivo Informaci Informaci ón ón Sistemas de manejo de la Sistemas de documentación apoyo a la técnica gestión de proyectos “Curso de Gestión de Proyectos para Universitarios”
  • 14. Proceso 2: Distribución de la información 3. Métodos de distribución de información  Medios físicos: reuniones, documentos impresos y archivos físicos. se distribuye Informaci Informaci por ón ón  Medios tecnológicos: bases de datos, portales web, telefonía, fax, correo electrónico, entre otros. “Curso de Gestión de Proyectos para Universitarios”
  • 15. Proceso 2: Distribución de la información 4. Proceso de lecciones aprendidas Consiste en identificar los éxitos y fracasos del proyecto, e incluye recomendaciones para mejorar el rendimiento futuro de los proyectos. Las lecciones aprendidas permiten:  Actualizar la base de conocimiento de buenas prácticas.  Alimentar el sistema de gestión del conocimiento.  Mejorar el proceso general de gestión de proyectos. “Curso de Gestión de Proyectos para Universitarios”
  • 16. Proceso 3: Información del rendimiento • Este proceso permite informar sobre el estado del alcance, del cronograma, los costos y la calidad. Adicionalmente, también puede requerirse información sobre los riesgos y adquisiciones. “Curso de Gestión de Proyectos para Universitarios”
  • 17. Proceso 3: Información del rendimiento • “Los informes de rendimiento presentan los resultados en comparación con la línea base establecida en el plan del proyecto. Normalmente se presentan a través de gráficas estadísticas o de valor ganado”. Progreso 2/3 del tiempo – 1/4 del progreso Tiempo Curva del síndrome del estudiante “Curso de Gestión de Proyectos para Universitarios”
  • 18. Proceso 4: Gestión de los interesados • Este proceso permite satisfacer las necesidades de los interesados en el proyecto y resolver las discrepancias con ellos. Todo ello nos ayudará a que el proyecto no se desvíe de su curso, a que mejore el trabajo en equipo y a evitar que el proyecto sea interrumpido. “Curso de Gestión de Proyectos para Universitarios”
  • 19. Proceso 4: Gestión de los interesados • “Las reuniones cara a cara son el medio más efectivo para comunicar y resolver discrepancias”. • “Las discrepancias no resueltas pueden ser una importante fuente de conflictos y retrasos en el proyecto”. • “De ser necesario se debe documentar y mantener un registro de discrepancias”. “Curso de Gestión de Proyectos para Universitarios”