Planificar la Calidad

Planificar la Calidad.

Consiste en identificar qué estándares de calidad son relevantes para el proyecto, y determinar cómo satisfacerlos.
Los estándares de calidad pueden ser parte de un modelo de calidad tipo SixSigma, ISO, TQM, CMM, Malcom
Baldrige, etc. La calidad se planifica, se diseña e incorpora, no se incluye mediante inspección.

Herramientas y
Entradas Salidas
Técnicas
.1 Factores ambientales
.1 Factores ambientales .1 Análisis Coste- .1 Plan de gestión de
de la empresa beneficio calidad
de la empresa
.2 Métricas de calidad
.2 Activos de los .2 Estudios comparativos
.2 Activos de los .3 Listas de control de
procesos de la .3 Diseño de calidad
procesos de la
experimentos .4 Plan de mejoras del
organización
organización .4 Coste de la calidad proceso
.3 Enunciado del alcance
.3 Enunciado del alcance .5 Línea base de calidad
(COQ)
del proyecto .6 Plan de gestión del
del proyecto .5 Herramientas
proyecto
.4 Plan de gestión del
.4 Plan de gestión del adicionales de (actualizaciones)
proyecto
proyecto planificación de calidad


Costos vs. Beneficios
 Gastos asociados  Mayor Productividad
con las actividades
Análisis Costo-beneficio. de Gestión de la  Menores Costos
Calidad  Mayor satisfacción
a los interesados

Estudios comparativos

Proyecto Proyecto Proyecto Proyecto
A B C Actual
Comparar
prácticas
reales o
Proyectos Anteriores planificadas

Plan de gestión de calidad

El plan de gestión de calidad describe cómo implementará el equipo de dirección del proyecto la política de
calidad de la organización ejecutante. El plan de gestión de calidad es un componente o un plan subsidiario del
plan de gestión del proyecto.
El plan de gestión de calidad proporciona entrada al plan de gestión del proyecto general y debe tratar el
Control de Calidad (Quality Control: QC), el Aseguramiento de Calidad (Quality Assurance: QA) y la mejora
continua del proceso para el proyecto.
El plan de gestión de calidad puede ser formal o informal, muy detallado o ampliamente esbozado,
dependiendo de los requisitos del proyecto.

Plan de
Gestión
del
Proyecto Plan de ISO
Gestión
de
Calidad

Calidad

Métricas de calidad

Una métrica es una definición operativa que describe, en términos muy específicos, lo que algo es y cómo lo mide
el proceso de control de calidad. Una medición es un valor real. Por ejemplo, no es suficiente decir que cumplir
con las fechas programadas del cronograma es una medida de la calidad de la gestión. El equipo de dirección del
proyecto debe indicar también si cada actividad debe iniciarse puntualmente o sólo finalizar puntualmente, y si se
medirán actividades individuales o sólo determinados productos entregables y, en tal caso, cuáles. Las métricas
de calidad se usan en los procesos de Aseguramiento de Calidad y Control de Calidad. Algunos ejemplos de
métricas de calidad incluyen la densidad de defectos, el índice de fallos, la disponibilidad, la fiabilidad y la
cobertura de las pruebas.

Ejemplo:

Tiempo de
respuesta de
transacción
por Internet =
2 segundos


Listas de control de calidad

Plan de mejoras del proceso
El plan de mejoras del proceso es subsidiario del plan de gestión del proyecto.
Detalla los pasos para analizar los procesos que facilitarán la identificación de actividades inútiles o que no agregan
valor, aumentando de este modo el valor para el cliente, como por ejemplo:
Límites del proceso. Describe la finalidad, el inicio y el final de los procesos, sus entradas y salidas, los datos
necesarios, si corresponden, el propietario y los interesados en los procesos.
Configuración del proceso. Un diagrama de flujo de los procesos para facilitar el análisis con las interfaces
identificadas.
Métricas del proceso. Llevan el control del estado de los procesos.
Objetivos de rendimiento mejorado. Guían las actividades de mejora del proceso.

Proceso B
Proceso C

Plan de
Mejoras
del
Proceso

Proceso A Proceso D

Realizar Aseguramiento de la Calidad.

El Aseguramiento de la calidad, conocido por sus siglas en ingles como QA (Quality
Assurance), es la aplicación de actividades planificadas y sistemáticas relacionada a la
calidad, para asegurar que el proyecto emplee todos los procesos necesarios para cumplir
con los requisitos.

QA
Proy1 Gestión ISO
Ingeniería

Plan de
Calidad
Proy2 Gestión

Procesos
estandares
Ingeniería


Herramientas
Entradas Salidas
y Técnicas
.1 Plan de gestión de la
calidad .1 Herramientas y técnicas .1 Cambios solicitados
.2 Métricas de calidad para la planificación de la .2 Acciones correctivas
.3 Plan de mejoras del calidad recomendadas
proceso .3 Activos de los procesos de
.2 Auditorías de calidad
.4 Información sobre el
.3 Análisis del proceso la organización
rendimiento del trabajo
.5 Solicitudes de cambio .4 Herramientas y técnicas (actualizaciones)
aprobadas para el control de calidad .4 Plan de gestión del
.6 Mediciones de control proyecto (actualizaciones)
de calidad
.7 Solicitudes de cambio
implementadas
.8 Acciones correctivas
implementadas
.9 Reparación de defectos
implementadas
.10 Acciones preventivas
implementadas


Análisis del proceso

Ciclo Información – Decisión – Acción.
Opinión del
Analista
Analista Decisión Decisión
procesa... Decisor
ejecuta

Información Acció Información Acció
Analista n n
recoge...

Controlar la
Inversión realizada

Realizar el control de calidad.

Realizar el Control de Calidad (Quality Control: QC) del proyecto implica la supervisión
continua de resultados específicos y la identificación de causas que conducen a resultados
insatisfactorios. Pueden ser resultados de proyecto: los entregables, el rendimiento en
costos y el cumplimiento de cronograma.

Proceso B
• Observaciones de diseño esperados vs reales
QC • Defectos esperados vs reales
CC
Producto

QC

QC
QC Proceso C
Proceso A
Proceso D


Herramientas
Entradas Salidas
y Técnicas
.1 Plan de gestión de .1 Diagrama de causa y .1 Mediciones de control de
efecto calidad
calidad .2 Reparación de defectos
.2 Métricas de calidad .2 Diagramas de control validada
.3 Diagramas de flujo .3 Línea base de calidad
.3 Listas de control de (actualizaciones)
calidad .4 Histograma .4 Acciones correctivas
.5 Diagrama de pareto recomendadas
.4 Activos de los procesos .5 Acciones preventivas
de la organización .6 Diagrama de recomendadas
comportamiento .6 Cambios solicitados
.5 Información sobre el .7 Reparación de defectos
rendimiento del trabajo .7 Diagrama de dispersión recomendada
.8 Muestreo estadístico .8 Activos de los procesos de
.6 Solicitudes de cambio la organización
aprobadas .9 Inspección (actualizaciones)
.9 Productos entregables
.7 Productos entregables .10 Revisión de reparación validados
de defectos 10. Plan de gestión del
proyecto (actualizaciones)


Diagrama de causa y efecto

Tiempo Máquina Método Material

Defecto
Importante

Energía Medición Personal Entorno

Diagramas de flujo.

1. 2. 3.
Solicitud Copia de Desarrollar
del Proyecto cumplimiento Diseño gráfico
4.
NO Diseño
Gráfico
7. 6. 5. aprobado
Proveedores Diseño gráfico Control de cambios
Realizan pruebas Enviado a pruebas Para especificaciones
SI
NO NO 10.
Prueba aceptada
8. enviada al proveedor
9. SI
Revisión –
aprobación Revisión –
del desarrollo Aprobación 11.
SI de QA 12.
del paquete Firma de
Pedir
Especificaciones
materiales
(Paquete y QA)


VALO
R
Diagrama de
comportamiento.
TIEMPO

LINEA DE REGRESION

B
Diagrama de
dispersión.

A

Planificar los Recursos Humanos.

Consiste en determinar los roles del proyecto, las responsabilidades y las relaciones de informe (lineas de
reporte), y elaborar el plan de gestión del personal

Proyecto: Equipo del Proyecto
Comité
Gerente del Proyecto: Fecha:
Integrantes
Gerente del Proyecto
Nombre Rol Funciones Dedicación al
Proyecto
Analista Líder de Usuario Nomb de Responsable del Se encarga de toda Tiempo
Líder Programación Experto Integrante 1. Proyecto la gestión del Completo
proyecto

Analistas Nomb de Analista Líder Realiza el análisis Tiempo
Programadores
Integrante 2, de requerimientos Completo
Nomb de Líder de Monitorea el Tiempo
Integrante 3, Programación desarrollo de Completo
requerimientos
Nomb de Programadores Desarrollan los Tiempo Parcial
Integrante 4, requerimientos
Nomb de Usuario Experto Valida el producto Tiempo Parcial
Integrante 5, del proyecto


Herramientas y
Entradas Salidas
Técnicas
.1 Factores ambientales .1 Organigramas y .1 Roles y
de la empresa descripciones de cargos responsabilidades
.2 Activos de los .2 organigramas del
.2 Creación de
procesos de la proyecto
organización conexiones .3 Plan de gestión de
.3 Plan de gestión del .3 Teoría de la personal
proyecto organización
• Requisitos de
recursos de las
actividades

El plan de gestión del personal define cuando y como se cumpliran
los requisitos de recursos humanos. Incluye como será la adquisición
de personal, los horarios, la salida del personal, los reconocimientos
y recompensas, su seguridad, etc.

Organigramas y descripciones de cargos
Existen diversos formatos para documentar los roles y las responsabilidades de los miembros del equipo. La
mayoría de los formatos corresponde al tipo: jerárquico, matricial u orientado al texto. Adicionalmente, algunas
asignaciones del proyecto se enumeran en los planes subsidiarios del proyecto, tales como los planes de
riesgos, de calidad o de comunicación. El objetivo es asegurar que cada paquete de trabajo tenga un
propietario no ambiguo y que todos los miembros del equipo comprendan claramente cuáles son sus roles y
responsabilidades.

Organigrama de Organigrama de Formato
Tipo Jerárquico responsabilidades basado orientado
en una matriz al texto

Formatos de Definición de Roles y Responsabilidades


Roles y responsabilidades

Deberían tratarse los siguientes temas al enumerar los roles y las responsabilidades necesarios para concluir el
proyecto:
• Rol. La denominación que describe la parte de un proyecto de la cual una personal es responsable.
Ejemplos de roles del proyecto son ingeniero de caminos, enlace con los tribunales, analista de negocios y
coordinador de pruebas. La claridad de los roles con respecto a la autoridad, las responsabilidades y los
límites es esencial para el éxito del proyecto.
• Autoridad. El derecho a aplicar los recursos del proyecto, tomar decisiones y firmar aprobaciones.
Ejemplos de decisiones que requieren una autoridad clara incluyen la selección de un método para completar
una actividad, la aceptación de la calidad y cómo responder a las variaciones del proyecto. Los miembros del
equipo funcionan mejor cuando sus niveles individuales de autoridad coinciden con sus responsabilidades
individuales.
• Responsabilidad. El trabajo que se espera que realice un miembro del equipo del proyecto para completar
las actividades del proyecto.
• Competencia. La habilidad y la capacidad necesarias para completar las actividades del proyecto. Si los
miembros del equipo del proyecto no poseen las competencias necesarias, el rendimiento puede verse
amenazado. Cuando se identifican tales desequilibrios, se inician respuestas proactivas, tales como
formación, contratación, cambios en el cronograma, o cambios en el alcance.

Organigramas del proyecto

Un organigrama del proyecto es una representación gráfica de los miembros del equipo del proyecto y sus
relaciones de informe. Puede ser formal o informal, muy detallado o ampliamente esbozado, dependiendo de
las necesidades del proyecto. Por ejemplo, el organigrama del proyecto para un equipo de respuesta a
catástrofes formado por 3.000 personas será más detallado que un organigrama del proyecto para un proyecto
interno, formado por veinte personas.

Comité


Analista Líder de Usuario
Líder Programación Experto

Analistas Programadores


Plan de gestión de personal.

Describe cuándo y cómo se cumplirán los requisitos de recursos humanos. El plan puede ser formal o
informal, muy detallado o ampliamente esbozado, dependiendo de las necesidades del proyecto. El plan se
actualiza continuamente durante el proyecto, para dirigir la adquisición continua de miembros del equipo y
las acciones de desarrollo. La información del plan de gestión de personal varía según el área de aplicación
y el tamaño del proyecto, pero los conceptos que deben tenerse en cuenta incluyen:
• Adquisición de personal.
• Horarios.
• Criterios de liberación..
• Necesidades de formación.
• Reconocimiento y recompensas.
• Cumplimiento.
• Seguridad.

Adquirir a los integrantes del Equipo del Proyecto

Consiste en obtener los recursos humanos necesarios para completar el proyecto. El equipo de
dirección del proyecto puede o no tener control sobre los miembros del equipo seleccionados
para el proyecto.

Comité


Analista Líder de Usuario
Líder Programación Experto

Analistas Programadores


Herramientas y
Entradas Salidas
Técnicas
.1 Factores ambientales
.1 Factores ambientales .1 Asignación previa .1 Asignaciones del
de la empresa .2 Negociación personal del proyecto
de la empresa
.3 Adquisición .2 Disponibilidad de
.2 Activos de los procesos
.2 Activos de los procesos
.4 Equipos virtuales recursos
de la organización
de la organización .3 Plan de gestión de
.3 Roles yy
.3 Roles personal
responsabilidades
responsabilidades (actualizaciones)
.4 Organigramas del
.4 Organigramas del
proyecto
proyecto
personal
personal


Equipos virtuales

El formato de equipo virtual hace posible:
• Formar equipos de personas de la
misma compañía que viven en áreas
geográficas dispersas
• Aportar experiencia especial a un equipo
del proyecto, aunque el experto no se
encuentre en la misma área geográfica.
• Incorporar empleados que trabajan
desde oficinas instaladas en sus
domicilios.
• Formar equipos de personas que
trabajan en diferentes turnos u horarios.
• Incluir personas con discapacidades de
movilidad.
• Avanzar en proyectos que se habrían
ignorado debido a los gastos de viajes.

Desarrollar las competencias del equipo del Proyecto

Consiste en mejorar las competencias e interacciones de los miembros del equipo a fin de
mejorar el rendimiento del proyecto. Esto involucra:
(1) Mejorar las habilidades de los miembros del equipo a fin de aumentar su capacidad de
completar las actividades del proyecto y,
(2) Mejorar la confianza y cohesión entre los miembros del equipo a fin de incrementar la
productividad a través de un mayor trabajo en equipo.

2
1

Programador 1

Habilidades Meta Actual
Comunicación 4 2
Trabajo en equipo 4 2
Diseño de
paginas web 3 1
Java 5 3


Consiste en mejorar las competencias e interacciones de los miembros del equipo a fin de
mejorar el rendimiento del proyecto. Esto involucra:
(1) Mejorar las habilidades de los miembros del equipo a fin de aumentar su capacidad de
completar las actividades del proyecto y,
(2) Mejorar la confianza y cohesión entre los miembros del equipo a fin de incrementar la
productividad a través de un mayor trabajo en equipo.

2
1

Programador 1

Comunicación 4 3
Trabajo en equipo 4 4
Diseño de
paginas web 3 3
Java 5 5


Etapas de crecimiento del equipo

• Forming (Orientación):
PERFORMING
PERFORMING Primeras interacciones; discurso cortés; excesiva preocupación; la
preocupación se centra en uno mismo. Se muestra mucho
NORMING
NORMING optimismo.
• Storming (Conflicto):
Crítica de ideas; Resistencia; hostilidad; formación de coaliciones y
STORMING
STORMING
polarización entre los miembros del equipo
• Norming (Cohesión):
FORMING
FORMING El equipo empieza a trabajar productivamente, sin preocupaciones
acerca de la aceptación del personal. Las criticas son constructivas.
• Performing (Rendimiento):
El equipo empieza a mostrar una productividad optima. Se han
superado los problemas de la fase de storming.


Herramientas
Entradas Salidas
y Técnicas
.1 Asignaciones del .1 Habilidades de gestión .1 Evaluación del rendimiento
personal del proyecto generales del equipo
.2 Plan de gestión del .2 Formación
personal .3 Actividades de
.3 Disponibilidad de formación de equipos
recursos .4 Reglas básicas
.5 Reubicación
.6 Reconocimientos y
recompensas


Habilidades de gestión generales

Las habilidades interpersonales, a veces conocidas como "habilidades blandas", son de especial
importancia para el desarrollo del equipo. Al comprender los sentimientos de los miembros del equipo del
proyecto, prever sus acciones, reconocer sus inquietudes y hacer un seguimiento de sus polémicas, el
equipo de dirección del proyecto puede reducir en gran medida los problemas y aumentar la cooperación.
Las habilidades como la empatía, la influencia, la creatividad y la facilitación del grupo son activos valiosos
al gestionar el equipo del proyecto.

Actividades de formación de equipos

Las actividades de desarrollo de equipos pueden variar desde un punto del orden del día de cinco minutos en
una reunión de revisión del estado de la situación hasta una experiencia fuera del lugar de trabajo, facilitada
profesionalmente, y diseñada para mejorar las relaciones interpersonales.
También es importante alentar la comunicación y las actividades informales, debido al rol que desempeñan
para fomentar la confianza y establecer buenas relaciones laborales. Las estrategias de formación de equipos
son especialmente valiosas cuando los miembros del equipo trabajan virtualmente desde lugares remotos, sin
el beneficio del contacto cara a cara.

Gestionar el equipo del proyecto

Plan de
Plan de Seguimiento
Resolver Coordinar Gestión del
Gestión del Del Retroalimentacion
Conflictos Cambios Personal
Personal rendimiento
Actualizado

Programador 1

Evaluación
Comunicación 4 3 Lecciones
del
Rendimiento
Trabajo en equipo
Diseño de
4 4 Aprendidas KM Gestión del
Conocimiento
paginas web 3 3
Java 5 5

Nota:

Gestionar el equipo del proyecto puede complicarse cuando los miembros del equipo están subordinados
tanto a un gerente funcional como al director del proyecto dentro de una organización matricial. La gestión
efectiva de esta doble relación de informe a menudo es un factor crítico para el éxito del proyecto y,
generalmente, es responsabilidad del director del proyecto.


Herramientas
Entradas Salidas
y Técnicas
.1 Activos de los procesos .1 Cambios solicitados
.1 Observación y
de la organización .2 Acciones correctivas
conversación
.2 Asignaciones del .3 Acciones preventivas
.2 Evaluaciones del
personal del proyecto recomendadas
.3 Roles y rendimiento del proyecto
.4 Activos de los procesos de
responsabilidades .3 Gestión de conflictos
la organización
.4 Organigramas del .4 Registro de polémicas
(actualizaciones)
proyecto .5 Plan de gestión del
.5 Plan de gestión del proyecto (actualizaciones)
personal
.6 Evaluación del
rendimiento del equipo
.7 Información sobre el
rendimiento del trabajo
.8 Informe de rendimiento


Información sobre el rendimiento del trabajo.

Como parte del proceso Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto, el equipo de dirección del proyecto

observa directamente el rendimiento de los miembros del equipo a medida que éstos trabajan. Al gestionar el

equipo del proyecto se tienen en cuenta observaciones relacionadas con áreas tales como la participación del

miembro del equipo en las reuniones, el seguimiento de puntos de acción y la claridad de comunicación.

Información
sobre el
rendimiento del
trabajo


Plan del
Proyect
Informe de rendimiento. o
vs.
Informe de
rendimiento

Observación y conversación.

Evaluaciones del
rendimiento del proyecto

Gestionar el equipo del proyecto.

Teoría de Maslow – Jerarquía de Necesidades

Desarrollo de potencialidades creatividad y talentos.
Auto-realización

Estima Autoestima, respeto y reconocimiento de los demás.

Pertenencia, contacto y cordialidad con los compañeros
Sociales
de trabajo, actividades sociales y oportunidades.

Un ambiente seguro y no amenazante: seguridad en el
Seguridad empleo, equipo y lugar seguro, estabilidad, protección,
orden y límites.

Fisiológicas Necesidades físicas básicas: la habilidad para
adquirir alimento, abrigo, descanso, ropa o tras
necesidades básicas para sobrevivir.


La Teoría X de Mcgregor

Comportamiento Recomendaciones
• Evita trabajo (pereza).  Control coercitivo (amenaza con castigos).

• Elude responsabilidad.  La Dirección marca lo que debe hacer,

• Poco ambicioso. cómo, en qué tiempo, de acuerdo a qué

• Le preocupa la seguridad ante todo. normas.

• Prefiere ser dirigido a dirigir.  La Dirección sólo concebida en sentido

• El dinero es su única motivación. formal.

 Diferencia entre pensar y hacer.


La Teoría Y de Mcgregor.

Comportamiento Recomendaciones
• Puede asumir responsabilidad.  Hay que unir compromiso / responsabilidad
con recompensas
• Tiene imaginación / creatividad.
 La Dirección puede dar confianza /
• Se puede incrementar su potencial intelectual.
información / formación / participación en
• Motivación no sólo monetaria sino por el trabajo las decisiones para conseguir un mayor
bien hecho. compromiso

• Puede autodirigirse/autocontrolarse cuando
 La Dirección concebida como formal e
informal
persigue objetivos que acepta.

La Dirección debe crear condiciones de
modo que los trabajadores puedan alcanzar
sus objetivos y los de la organización

Competencias de un Gerente de Proyectos

• Comunicación.
• Iniciativa y Orientación al logro.
• Servicio al cliente y comprensión interpersonal.
• Impacto e Influencia Organizacional.
• Liderazgo y trabajo en equipo.
• Capacidad analítica.
• Efectividad personal (Auto-control, auto-confianza, flexibilidad y compromiso
organizacional).

Comunicación

La comunicación es un proceso en doble sentido envolviendo la transferencia de la información y
entendimiento de una persona o grupo a otra a través de medios de comunicación. En los proyectos
la comunicación se convierte en la habilidad principal del Project manager.

Objetivos de la comunicación interpersonal

• Entender el significado exacto e intención de otros.
• Ser entendido por otros.
• Ganar aceptación para ti mismo y/o tus ideas.
• Producir acción o cambio.

Tipos de comunicación
• Verbal
• Escrita
• Gestual

Gestión del estrés.

El estrés es una respuesta psicológica del cuerpo a cualquier demanda realizada a
esta. El estrés es una respuesta a la presión, responsabilidades, y amenazas reales o
imaginarias del ambiente. El estrés es frecuentemente considerado como algo
negativo sin embargo puede ser considerado positivo cuando se trata de una
oportunidad de obtener algo favorable para uno.

Tipos de Estrés:
• Estrés Constructivo (eustress).
• Estrés destructivo (distress).

Causas del estrés.
• Ambigüedad y conflicto de roles.
• Estilos incorrectos de Gerencia de Proyectos (Bajo poder de decisión,
responsabilidad sin autoridad).
• Sobrecarga de trabajo con fechas ajustadas.
• Relaciones interpersonales.
• Falta de reconocimientos.
• Preocupaciones del desarrollo de la carrera (no hay linea de carrera).

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