1. Técnicas de Arquivamento

4. Gestão documental O que é? Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente (BRASIL, 1991).

5. PARTE II - FUNDAMENTAÇÃO (BELLOTO, 1991) Comparação entre Arquivo e Biblioteca Grande público e pesquisador Administrador e pesquisador Público Tombamento; classificação; catalogação: fichários [ou computador] Registro; arranjo; descrição: guias, catálogos, etc. Processamento técnico Compra, doação, permuta de fontes múltiplas Passagem natural [ou compra] de fonte geradora única Entrada dos documentos Instruir, informar Provar, testamunhar Objetivo Culturais; científicos; técnicos; artísticos; educativos Administrativos; jurídicos; funcionais; legais Fins da produção Atividade humana individual ou coletiva Máquina administrativa Produtor Coleção; documentos unidos pelo conteúdo Fundos; documentos unidos pela origem Tipo de conjunto Impressos manuscritos, audiovisuais, múltiplos exemplares Manuscristos impresso, audiovisuais, exemplar único Tipo de suporte BIBLIOTECA ARQUIVO VARIÁVEIS

8. CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS 2. QUANTO AO ESTÁGIO DA EVOLUÇÃO  Primeira Idade ou Corrente: documentos de consulta freqüente, produzidos ou recebidos, conservados próximo e de fácil acesso  Segunda Idade ou Intermediário: documentos não consultados com freqüência, mas que podem ser utilizados; não precisam ser conservados próximo; têm caráter de permanência transitória  Terceira Idade ou Permanente: documentos conservados em razão de valor histórico, probatório ou informativo para o passado; têm caráter definitivo

17. O que toda Organização produz i ndependente de seu tamanho ou tipo de negócio? Conhecimento Informações Documentos PARTE III – PROCESSAMENTO DA INFORMAÇÃO ARQUIVISTICA

18. DOCUMENTOS TÊM SUA HISTÓRIA Encontramos o registro de idéias ou acontecimentos em pedras, mármores, marfim, metal... Com a imprensa, o registro passou a ser em papel... Com o avanço tecnológico surgem outros materiais: fotos, filmes, discos, fitas, slides, microfilmes, e-books... Todas as pessoas possuem documentos ... é uma questão de memória

19. Etapas da geração de informações e documentos . processo de trabalho do dia-a-dia .quando executamos nossas atividades

20. SITUAÇÃO ENCONTRADA NAS EMPRESAS PELA AUSÊNCIA DE ORGANIZAÇÃO DOS DOCUMENTOS

25. PARTE IV – MÉTODO DE ARQUIVAMENTO DE DOCUMENTOS Métodos : alfabético numérico alfa-numérico geográfico assunto e por cores metodologia que relaciona cores às atividades desenvolvidas no Setor, permitindo o gerenciamento visual dos documentos.

32. ATIVIDADE Wadenilson Gonçalves Santos Zaira Cardoso Nunes José de Maria de Oliveira Laine da Silva Márcio Santos Júnior Marcelo Cardoso Neto Ananias Figueiredo Amanda Figueiredo Vitória Albuquerque Vitor Albuquerque Nomes Pessoais Companhia Vale do Rio Doce Visão Turismo A Três Irmãos The Library of Congress Para Sempre Móveis Ltda. Nomes de Empresas

33. ORGANIZAÇÃO DOS DOCUMENTOS 1. os documentos devem ser ordenados um a um (utilizando o método adequado - Alfa / Num / Cronolog.) 2. podem ser acondicionados em: pastas intercaladoras ou suspensas, envelopes, guias separadoras ou capa-dura 3. são presos com grampos plásticos. 4. a identificação do assunto será no visor das pastas suspensas 5. coloca-se uma etiqueta branca com a identificação de informações nas pastas e envelopes: setor, obra, processo, assunto, volume, periodo.... ARQUIVOS OPERACIONAIS E SETORIAIS

35. ACONDICIONAMENTO Sistema de cores Padrão Pasta Intercaladora Padrão Pasta Suspensa Arquivos Correntes / Intermediários Projeção – tira de inserção

36. ACONDICIONAMENTO A AL Silva Fichas guias

37. Arquivo Central Padronização do Arquivamento ACONDICIONAMENTO Sistema de cores EMPRESA 0010

38. ACONDICIONAMENTO Etiqueta com o nome e cor do setor Etiqueta de legenda

39. ACONDICIONAMENTO

40. ACONDICIONAMENTO Data Etiqueta com a cor do setor Etiqueta com a cor do tipo do documento Pasta intercaladora com a cor da atividade

41. ARQUIVAMENTO – PADRONIZAÇÃO

42. ARQUIVAMENTO – PADRONIZAÇÃO

43. ARQUIVAMENTO – PADRONIZAÇÃO

44. PARTE V – COMO ORGANIZAR A MASSA DOCUMENTAL ? 1. Diagnóstico 2. Racionalização Levantamento e Formação da TTD Aprovação da TTD e Triagem dos documentos por Área por Espécie Documental por Temporalidade por Referência legal 3. Metodologia para Organização dos documentos 4. Informatização

45. DIAGNÓSTICO Conhecer Atividade Cultura Informação Documento Planejamento Gestão Tecnologia Mídias

46. OBJETIVO : - mapear, avaliar e descrever o cenário - levantar e analisar dados referente ao sistema de gerenciamento de documentos possibilitanto a elaboração do Plano de Ação  o que, como, onde, quando, quanto tempo, quem e quanto custa. RELATÓRIO :  Visa retratar a situação atual de armazenamento, organização e recuperação de informações, analisando a situação atual, suas perdas e soluções emergentes e a longo prazo. DIAGNÓSTICO

47. - tomar medidas corretivas de uma situação critica - conhecer os problemas e as possiveis medidas p/resolvê-los - solucionar problemas que se traduzem em desperdicios - conhecer fatores que favorecem e limitam a implantação do sistema de gerenciamento dos documentos - maximar o custo-beneficio do capital aplicado - desenvolver o Plano de Ação Corretiva DIAGNÓSTICO PARA QUE SERVE?

49. Diagnóstico - Modelo

50. Diagnóstico - Modelo

51. PLANO DE AÇÃO - Modelo

52. PLANO DE AÇÃO - Modelo

53. POR QUE IMPLANTAR UMA POLITICA DE RACIONALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS ? ALA DOS GUARDADORES OBCECADOS Fazer cópias para não perder o controle ALA DOS OBCECADOS DESCARTANTES Ganhar trofeu por jogar papel fora

55. É um instrumento que define critérios de seleção de documentos para fins de armazenamento disciplinado, visando o aproveitamento racional de todas as potencialidades que um acervo arquivístico apresenta, enquanto fonte de informações administrativas, gerenciais ou históricas que compõem a trajetória da Organização. PARTE VI - TABELA DE TEMPORALIDADE DOCUMENTAL O QUE É?

61. TTD - Aplicação A TABELA DE TEMPORALIDADE DOCUMENTAL age sobre o acervo documental evitando seu crescimento desordenado e principalmente ERROS NO DESCARTE

62. TTD - UFMA Universidade Federal do Maranhão Resolução nº 05/90- CA O Reitor da Universidade Federal do Maranhão, na qualidade de PRESIDENTE DO CONSELHO DE ADMINISTRAÇÃO, no uso de suas atribuições estatutárias. Considerando o que consta do Processo nº 004692/90 e o que decidiu este Conselho em sessão realizada no dia 24 de agosto de 1990; RESOLVE: Aprovar a Tabela de Temporalidade dos documentos da Universidade Federal do Maranhão, constante do Anexo da presente Resolução e que dela faz parte integrante. Dê-se ciência. Publique-se. Cumpra-se. São Luís, 23 de outubro de 1990. Prof. JERÔNIMO PINHEIRO Presidente Aprova a Tabela de Temporalidade dos documentos da Universidade Federal do Maranhão.

66. PROGRAMAS PARA GERENCIAMENTO DE DOCUMENTOS É um conjunto de procedimentos e operações técnicas característicos do sistema de gestão de documentos arquivísticos processado eletronicamente e aplicável em ambientes eletrônicos digitais ou em ambientes híbridos, isto é, documentos eletrônicos e convencionais ao mesmo tempo. O que é um sistema eletrônico de gestão de documentos?

67. GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS – GED O sistema de GED – não é só gerenciamento de arquivos. Ele implementa categorização de documentos, tabelas de temporalidade, ações de disposição e controla níveis de segurança. O GED é a somatória das tecnologias e produtos que objetivam gerenciar informações - em forma de voz, texto ou imagem de maneira eletrônica.

68. GED não é só escanear, através da Digitalização Consiste : 1. Preparação dos documentos 2. Indexação 3. Digitalização 4. Exportação das imagens e índices GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS - GED

69. GED X GDE Gestão de Documentos Eletrônicos GED – Gestão Eletrônica de Documentos (IDEAL) AUTOMATIZADO MANUAL Arquivos Eletrônicos (somente documentos em meio eletrônico) Todos os suportes, inclusive papel Gestão Eletrônica de Arquivos Gestão Tradicional de Arquivo GESTÃO DE DOCUMENTOS