O documento apresenta uma proposta de implantação de um Escritório de Gestão de Projetos (PMO) na organização Lisarb. A proposta inclui: 1) Uma avaliação da maturidade de Lisarb em gestão de projetos que identificou fraquezas como falta de padronização e necessidade de treinamento; 2) A definição e benefícios de um PMO; 3) Um modelo inicial de PMO focado em métodos e procedimentos para padronizar a gestão de projetos.

1. Maboque ConsultingLda.

2. BRAZILIAN BUSINESS SCHOOL
MODULO: GESTAO DE CONHECIMENTO E PROJECT OFFICE
TRABALHO: IMPLANTACAO DE UM PMO EM LISARB
GRUPO: MABOQUE CONSULTING INC
EUNICE ISABEL NUNDA
GILBERTO JESUS MOISES SEBASTIÃO
GREICE MALENGUE
LEONILDE GALIANO DE SOUSA
LUISA DE LIMA ANDRÉ
NSIMBA ALEXANDRA KIALA

3. Somosumaempresadeconsultoriaeprojetos,levandoparaasuaempresaasmelhorespraticasdemercado,considerandoasnecessidadesespecificasdasuaorganização
Surgiudauniãodeprofissionaisoriundosdeempresasnacionais,ondeaolongode5anoscomseriedadeeprofissionalismodesenvolveramcompetenciasessenciaisparaatuaisemempresasdepequeno,médioegrandeporte

4. MISSÃO
Atravésdodomíniodoconhecimentoetendênciademercado,oferecerdeformajustaecompletasoluçõesemConsultorias,proporcionandosatisfaçãoeatendendoasexpectativasdenossosclientes,usandocomoferramentaprincipaldegestãoatecnologiaeaparceriacomfornecedoresecolaboradoresgerandorentabilidade
VISÃO
 Estarentreas5melhoresemaioresempresasprestadorasdeserviçosdeconsultoriaempresarialnacidadedeLuandaaté2016,garantindoalegalidadedosclientesecontinuidadedeseusnegócios


5. VALORES
SatisfaçãodoCliente:EficiênciaeEficácianoatendimentoaocliente,compreçojustodosserviçosprestados,procurandosuperarsuasexpectativas;
Respeito:Tratamentogentileindistintoaosclientes, fornecedoresecolegasdaempresa,promovendoaharmoniaeamotivaçãonoambientedetrabalho;
Ética:Visarobemcomum,agindosemprecomhonestidade,transparência,lealdadeejustiça.Seguiramoraleosbonscostumes;

6. Credibilidade:Manteratransparênciaeaceitaçãonomercado,visandoocumprimentodasleiseacordosrealizados;
Responsabilidade:Utilizarosrecursosnaturaisefinanceiros,visandoapreservaçãodomeioambienteeobemestardasociedadeemqueestáinserida;
Humildade:Noconhecer,noensinar,noexecutar, evitandoaarrogância,conhecendonossaslimitações, reconhecendonossoserrosebuscandooaprendizadocontínuo;
Qualidade:Oferecerserviçospautadosemprocedimentoslegais.

7. EmrespostaaoconvitedeS.Excia,oPresidentedeLisarbparaapresentarumapropostadeimplementaçãodeumEscritoriodeGerenciamentodeProjetos(PMO),aMaboqueConsultingtemoprazerdeapresentarapropostaaseguir:

8. ParaumaimplantaçãodeumPMOemumaorganizaçãoserbem-sucedida,éprecisoprimeiramenteavaliaramaturidadedaorganizaçãoemgerenciamentodeprojetos,ouseja,acapacidadedestaorganizaçãoemgerenciarseusprojetoscomsucesso.
Deacordocomodiagnósticofeito,amaturidadedaadministraçãoemLISARBestánonível2,ondepodemosdestacarcomoprincipaisfraquezas:
90%dosprojetosnãoaplicamasboaspraticasdegerenciamentodatríplicerestriçãodeprojetos(escopo,tempoecusto),bemcomodequalidade.
90%dosGerentesdeProjetosnãotemtreinamentonaspraticasdeGP.
90%dosprojetosnãoseguemumametodologiaformal/unificadadegerenciamentodeprojetos.
EstasfraquezasfazemcomqueosprojetosexecutadosemLisarbestejammuitovulneráveisàatrasosnocronograma,estourodoorçamentoecomprometimentodaqualidadedoprodutodoprojeto.

9. ParaaumentaroníveldematuridadedeGerenciamentodeProjetosdeLisarb,aMaboqueConsultingrecomendaaimplementaçãodeumPMO(ProjectManagementOffice),oqualcertamenteirátrazergrandesbenefícios.
Primeiramente,gostaríamosdedefinirPMOedemonstrarasinúmerasvantagensqueaimplementaçãodeumPMOpodetrazerparaLisarb,aosseusprojetoseaosresultadosdelesesperados.
DEFINIÇÃO:
OPMOéumaestruturaorganizacionalconstituídaporprofissionaisdegestãodeprojetosqueservemàsnecessidadesdegestãodeprojetosdeumaorganização.OPMOemLisarbpodedesempenharasseguintesfunções,asquaispoderãosuprirasprincipaisdeficiênciasidentificadasnodiagnósticodematuridade.

10. PMO
Suportea projetos
Capacitação de pessoal
Gestão de Projetos
Ferramentas de Gestao
Métodos e normas (Boas práticas)
Consultoria e Conselho

11. Processos
Definição e implantação de nova metodologia de gerenciamento
Manutenção da aderência aos padrões e procedimentos
Manutenção de históricos de projetos -lições aprendidas
Apoio administrtivo - relatorios de desempenho
Assessoria e orientação - suporte na imlementação dos projetos

12. Pessoas
Identificação das habilidades requeridas
Aquisição, desenvolvimentoe retençãode gerentesde projetos
Desnvolvimento de planos para identificacao e utiulizacao de recursos humanos
Coordenação e condução de planos de treinamento

13. Alinhar a gestão de projetos aos objetivos estratégicos;
A criação de uma base de conhecimentos em LISARB, que orienta a definição de prioridades;
Maior previsibilidade do resultado de projectos futuros, em relação aos prazos, riscos, utilização de recursos, custos e entregas que vão auxiliar na determinação da taxa de sucesso e viabilidade;
Aumento das capacidades competências institucionais de LISARB durante o desenvolvimento de projectos (novos erros não mais serão cometidos);
Apoiar de sobre maneira o executivo na tomada de decisão.

14. AimplementaçãodeumPMOemLisarboferecebenefíciospara:
GPsReferencia para o gerenciamento de projetos
Executivos
Suporte a tomada de decisoes
Lisarb
Alinhamento dos projetos às estrategia do país
Povo
Aumento do nivel de satisfacao

15. Conformeresultadodapesquisadematuridade,asprincipaisfraquezasdeLisarbestãorelacionadasafaltadepadronizaçãodeumametodologiadegerenciamentodeprojetoseanecessidadedecapacitaçãodosgerentesedasequipesenvolvidas. Destaforma,onívelhierárquicoadotadoparaimplementaroprimeiroPMOdeLisarbseráoNível2,oqualvisaprocessoseotimizaçãoderecursos.

16. AsfunçõesdoprimeiroPMOestarãorelacionadasaosMétodoseProcedimentosdeGerenciamentodeProjeto,eformaaimplementaremanterautilizaçãodeumametodologiadegerenciamentodeprojetosbaseadanasboaspraticasdoPMBOK.

17. PelofatodeLisarbencontrar-seemumbaixoníveldematuridadegerencial,omodelodoprimeiroPMOseráoPooldeRecursos,apartirdoqualserápossível:
VisualizarfacilmenteosrecursosdeLisarb,suaposição,habilidades,custoseoutrascaracterísticasimportantes;
Verificarqualacapacidadedeproduçãodisponívelesuautilizaçãonosprojetos
Verificaremquaisprojetosetarefasosrecursosestãoalocados,nivelarosrecursosouprocurarrecursosparasubstituirosrecursosnasalocaçõesnecessárias
Promoveraformação/capacitaçãodosrecursos-OprimeiroPMOseráocentrodeprofissionaisespecialistasemgerenciamentodeprojetos,comaresponsabilidadededesenvolvereexecutarostreinamentos,bemcomocoordenarasuaconsistênciaequalidade.

18. TC
EM
TC
EM
EM
EM
EM
PR

19. De forma simplificada, podemos dizer que:
AsEstaçõesMeteorológicasfarãoomonitoramentodosprojetos(progresso,cumprimentodocronograma,gastos, riscosequalidade)ereportaraàtorredecontrole.Nãoteráautoridadesobreosprojetosenemofereceráserviçosdesuporte.
ATorredeControle,definirápolitica,documentaçãoemetodologia.Estaráassociadaàsestacoesmeteorológicasdemodoqueapartirdosrelatóriosdestas,ofereceráserviçosdesuporte,paramelhorarodesempenhodosprojetos.Teráautoridadesobreosprojetos.Tambémserádesuaresponsabilidade,selecionar,priorizareautorizarprojetos.
OPoolderecursosindicarágerentesparaosprojetoseasequipesdesuporte.


20. ÉmuitoimportanteparaumPMO,terumprocessoeparâmetrosparaverificaroseuprópriosucesso(desempenho).ParaoPMOdeLisarb,selecionamosalgumasmétricasgenéricas(relacionadasàprodutividadedoPMO)eoutrasespecíficas(relacionadasaosprojetossobatuteladoPMO).

21. Genéricas
QuantidadedepedidosdeesclarecimentofeitosaoPMO/mês
Quantidadedeprojetostrabalhados(mês)
Quantidadedeprojetosiniciados/concluídos(mês)
Específicas:

Escopo–índicedealterações(%donumerodealteraçõesemrelaçãoaonumerodeprojetos
Tempo–índicedecumprimentodosprazos
Custo–índicedecumprimentodoscustos
Qualidade–índicedeconformidadenogerenciamentodaqualidade
Riscos–quantidadederiscosidentificadosporprojeto

22. PMO
Projeto de Implementação de PMO
Termo de Abertura
Plano de Gerenciamento
Implantação Física
Oficialização do Departamento
Mobilização da Equipe
Definição de Funções
Diagnóstico
Levantamento dos Stakeholders
Levantamento do APO
Implantação dos Serviços
Desenvolvimento da Metodoligia do GP
Catalogaçao dos projetos
Definiçao de estrategias
Realizaçao do projeto piloto
Analise do projeto e ajuste
Treinamento
Seleçao do pessoal
Realizaçoes das formaçoes
Encerramento
Avaliaçao da implantaçao
Desmobilizaçao

23. Paraumgerenciamentoadequadodoportfolio, passaremospelasseguintesetapas:
Categorizar
Selecionar
Priorizar
Balancear o portfólio
Identificarosprojetos

24. Lei para Todos
Tolerância O
H2O
Tribuna Jurídica
Direitos iguais
Droga é uma Droga
Educar para Crescer
Cidade Limpa
Quem Dança tem Vida
Dar sem Receber
Nossa Saúde
Sopa do Bem
Igualdade na Diferença
Arte Agora
Gasosa não

26. Categoria
Critério
Peso
Projetossociais, ambientais e culturais
Impacto social
75%
Orçamento do Projeto
25%
Projetos políticos, económicos e jurídicos
Tempode Execução
20%
Orçamento do Projeto
30%
Experiência do Gerente em projetos similares e certificaçãoPMP.
40%

27. Critério
Peso
Legenda paraNotas
0
5
10
Impacto social
75%
Fraco potencial de intervenção na comunidade, gerando impactos impercetíveisno que se refere à qualidade inicial da comunidade trabalhada
Paraprojetos que tem condições de melhoraras condições da comunidade em questão, construindo estratégias para futuras transformações efetivas
Para projetos que propõem mudar de modo efetivo, a realidade da comunidade, alterando sua rotina, resolvendo problemas crónicos, interferindo positivamente nas dificuldades inicialmente identificadas
Orçamento do Projeto
25%
Acima de R$ 500.000
EntreR$ 250.000 e 500.000
Abaixode R$ 250.000

28. Critério
Peso
Legenda paraNotas
0
5
10
Tempo de execução
20%
Acimade 60 meses
Entre24 e 60 meses
Abaixo de 24meses
Orçamento do Projeto
30%
Acima de R$ 500.000
EntreR$ 250.000 e 500.000
Abaixode R$ 250.000
Experiência do Gerente em projetos similares e certificaçãoPMP.
40%
Gerente do Projeto com experiencia em projetos similares inferior a 3 anos.
Gerente do Projeto commais de 3anos de experiência em projetos similares.
Gerente do Projeto com mais de 3 anos de experiência em projetos similarese certificação PMI como PMP.

29. Categórias
Critérios
Peso
P1
P2
P3
P4
Nota
Média
Nota
Média
Nota
Média
Nota
Média
Projetos Sociais
Impacto social
75%
5
3,75
10
7,5
10
7,5
0
0
Orçamento do projeto
25%
10
2,5
0
0
5
1,25
10
2,5
Total
6,25
7,5
8,75
2,5
Projetos Ambientais
Impacto social
75%
5
3,75
10
7,5
Orçamento do projeto
25%
5
1,25
0
0
Total
5,0
7,5
Projetos culturais
Impacto social
75%
5
3,75
5
3,75
Orçamento do projeto
25%
5
1,25
0
0
Total
5,0
3,75

30. Categórias
Critérios
Peso
P1
P2
Nota
Média
Nota
Média
Projetos Políticos
Tempo de execução
20%
5
1
5
1,0
Orçamento do Projeto
30%
5
1,5
5
1,5
Experiência do Gerente e certificaçãoPMP.
40%
10
4
5
2,0
Total
6,5
5,5
Projetos Económicos
Tempo de execução
20%
10
2,0
5
1,0
Orçamento do Projeto
30%
5
1,5
0
0
Experiência do Gerente e certificaçãoPMP.
40%
5
2,0
10
4,0
Total
6,5
5,0
Projetos Jurídicos
Tempo de execução
20%
0
0
0
0
Orçamento do Projeto
30%
5
1,5
0
0
Experiência do Gerente e certificaçãoPMP.
40%
5
1,0
10
4,0
Total
2,5
4,0

31. Após o processo de priorização, concluímos o portfólio de Lisarbdeve ser composto pelos seguintes projetos:
Nossa Saúde
H2O
Quem dança tem vida
Lei para todos
Lei seca
Direitos iguais

32. 0
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
0
1
2
3
4
5
6
7
Objetivos Estrategicosde Lisarb
Categorias dos Projetos
Balanceamento
-Eixo X: categorias dos projetos:
1.Social
2.Ambienta
3.Cultura
4.Politico
5.Economico
6.Juridico
-A cor da bolha representa a duracaodo projeto:
Azul ...........>5 anos
Vermelho....2 -5 anos
Verde.......... < 2anos
-O tamanho da bolha representa o orçamento do projeto. Quanto maior o orçamento, maior a bolha.

33. Para melhor balanceamento foi necessário escolher os projetos que teriam maior impacto social.
Para seu balanceamento foi necessário realocar os projetos em ordem de prioridade, definindo custo e tempo de execução.
O portfolio de Lisarbestá composto por projetos alinhados a seis dos nove objetivos estratégicos.