Zorg dragen voor de realisatie van een bedrijfspand (kantoor en productie) met een omvang van ongeveer 10.000 m2 en 200 kantoorwerkplekken. TPG Post Document Presentment breed bestond uit een zestal panden met ongeveer 700 medewerkers. Proven Workspace is gevraagd het projectmanagement uit te voeren over de herhuisvesting.

1. Ontwikkeling werkomgevingconcept na fusie
TPG Post Document Presentment
(contactpersoon: Dries Krens )
Aanleiding / probleemstelling
Zorg dragen voor de realisatie van een bedrijfspand (kantoor en productie) met een
omvang van ongeveer 10.000 m2 en 200 kantoorwerkplekken. TPG Post Document
Presentment breed bestond uit een zestal panden met ongeveer 700 medewerkers.
Proven Workspace is gevraagd het projectmanagement uit te voeren over de
herhuisvesting.
Situatieschets
TPG Post Document Presentment bood diverse diensten op het gebied van printservices
en documentbeheer. In 2001-2002 werden Datatrans en Datus opgenomen in Print &
Mail Nederland. Zij verzorgden mailings in grote oplagen: direct mail met een wervend
karakter of transactie mail zoals facturen, rekeningoverzichten en polissen. Deze twee
werkmaatschappijen waren op verschillende locaties gevestigd: Datatrans in Amsterdam
en Datus in Nieuwegein. Met het oog op schaalvoordelen werd besloten de twee samen
te voegen in één nieuw kantoorgebouw op het Industrieterrein de Wetering in Utrecht.
Aanpak
Volgens de Kantoor- en WerkplekInrichting aanpak zijn de volgende stappen doorlopen:
1. Vertalen van de missie, visie, doelstellingen en strategie naar concrete
randvoorwaarden voor de kantoor- en werkplekinrichting
2. Analyseren van de werkzaamheden en processen
3. Ontwerpen van de optimale werkomgeving
4. Voorbereiden van de implementatie
5. Implementeren van de optimale werkomgeving
6. Evalueren en verbeteren werkomgeving
Daarbij sluit de KWI-aanpak aan op de volgende aspecten:
• De missie, visie, doelstellingen en strategie van de organisatie;
• Het gewenst imago en identiteit van de organisatie;
Contact Adres Administratief
tel 070 4262249 Zürichtoren KvK 27186038
info@provenworkspace.nl Muzenstraat 89 BTW nr: NL-8085.27.939.B.01
www.provenworkspace.nl 2511 WB Den Haag
PROVENWORKSPACE is onderdeel van de PROVEN holding

2. • De werkprocessen en de wijze waarop wordt samengewerkt;
• Het soort activiteiten die de individuele medewerkers uitvoeren;
• Het ICT- en HRM-beleid van de organisatie
Advies
De KWI-aanpak resulteerde in een indelingsplan waarin gevisualiseerd is hoe de ideale
inrichting van het kantoor en bijbehorende werkplekken uit zou kunnen zien. In het
indelingsplan is aandacht besteed aan de inrichting van algemene ruimten, zoals het
bedrijfsrestaurant, de receptie en vergaderruimten. Tevens is aangegeven waar die
algemene ruimten in het gebouw passen en welke soort activiteiten waar worden
gebundeld. Het indelingsplan sloot naadloos aan op de specifieke kenmerken, de
werkprocessen en de interactiepatronen van de organisatie.
Resultaat
Flip Verwaaijen, directeur van het toenmalige TPG Post Document Presentment, vertelt
hoe hij in juli 2002 na een turbulente periode ‘Klaar voor de toekomst!’ kan uitroepen.
“Zo’n verhuizing is een hele operatie. Zeker als twee werkmaatschappijen in één pand
worden samengevoegd. Met name in het begin is veel onduidelijk en onzeker. Het omvat
nogal wat wanneer je als medewerker een andere werkplek krijgt. Een werkplek is iets
persoonlijks. En dat is niet gek, je brengt immers een groot deel van je dag door op het
werk. Er worden dan ook veel vragen gesteld over de indeling van het nieuwe pand. Hoe
ziet het eruit? Wat voor werkplek krijg ik straks? Komen er flexplekken? Moet ik straks
weer ver lopen naar de koffieautomaat? Vragen die aan het begin van een verhuistraject
nog niet beantwoord kunnen worden, maar gaandeweg duidelijk worden.”
“Kantoor- en werkplekinrichting is meer dan het verdelen van de vierkante meters.
Daarom heeft TPG Post bewust gekozen de kantoor- en werkplekinrichting onderdeel te
laten zijn van een integrale aanpak met specifieke aandacht voor kennismanagement.
Proven Workspace heeft ons ondersteund en het volledige projectmanagement voor
rekening genomen en ons met uitstekend resultaat door het LWI-traject geloodsd. Zij
onderkennen het belang dat Locatie- en Werkplek Inrichting speelt bij het creëren en
stimuleren van ruimte voor leren, innoveren en samenwerken. En dat heeft geresulteerd
in een flexibel kantoorconcept met moderne werkplekken. Iets waar we trots op zijn en
graag aan onze klanten laten zien.”
2/2