manejo de la correspondencia en una empresa y equipos que usa para la entrada y salida de mensajería.

2. El servicio de envío de mensajería y mercancía en
SERVIENTREGA se realiza de manera directa al
cliente, la utilización de este modelo también se puede
observar en el servicio de Tracking, mediante el cual
un cliente puede consultar en cualquier momento el
estado de su envío, este servicio inicialmente era una
ventaja competitiva para las empresas de
courrier1, hoy en día hace parte del mínimo necesario
que exigen los clientes.

3. Servicios Adicionales: Otro servicio adicional que ofrece la
empresa Servientrega a sus clientes corporativos es el software
denominado SISCLI, este software puede ser descargado por los
clientes corporativos que tienen relación previa con la compañía y
que por tanto tienen un código de cliente, y un código de
facturación.
Este es un software de administración de envíos y rastreo de
envíos el cual se puede instalar donde el cliente y quien a través
de la Internet puede conectarse con el sistema central de
SERVIENTREGA. Los casos de uso principales de este sistema son:
Consultar estado de envíos, generación autónoma de guías que
permitirá un mayor control con sus clientes. También la
generación de manifiesto que es la prueba de entrega y el manejo
de centros de costos.

4. Argos es una organización
multidoméstica, productora y
comercializadora de cemento y concreto.
En Armenia, Quindío esta ubicado
concretos argos en el Km 1 Vía Jardines
frente a postobón.
En Argos la mensajería se maneja de manera sistematizada, es decir
utilizan un software donde se registran todos los datos necesarios para
enviar y recibir todas las correspondencias y encomiendas de todo el país.
Todas las empresas de argos manejan este proceso sistematizado e
ingresan a una página específica donde practican esas transacciones
llamada www.intranet.grupoargos.loc en la cual una persona autorizada es
la encargada de llenar un formulario que esta dividido en cuatro partes:
registro solicitante, Registro centro administración documental.CAD,
registro de mensajería y estado de solicitud.

5. Este formulario es diligenciado por el gerente, el centro de administración y el
centro de mensajería que prestan sus servicios a la empresa Argos.
Todas las correspondencias y diligencias son recibidas y firmadas por el portero y
repartidas por el mismo.

6. Sección de mensajería: Esta empresa esta asociada con
Servientrega y Velotax la cual es la encargada de enviar y
recibir facturas y encomiendas de todo el país. La
secretaria se encarga de hacer llegar el pedido a algunas
de estas dos empresas prestadoras de servicio. En el caso
de repuestos de maquinaria el gerente es quien recibe las
encomiendas que en este caso son transformadores de
luz.
En esta empresa se maneja un tipo de mensajería física es
decir, manejan unas facturas o formularios en sobres de
manila sellados y rotulados en la parte de arriba con el
remitente y en el centro el destinatario, la dirección, el
teléfono y la ciudad. Manejan muy poco la parte
sistematizada, es decir en muy pocas ocasiones utilizan el
correo electrónico para enviar alguna factura o
correspondencia.

8. 1. El Fax: Se utiliza para enviar y recibir documentos a través de
impulsos eléctricos, se utiliza una línea telefónica. En la empresa es
conveniente tener una línea específica para el fax. Las funciones
son: 1º) Envío de doc. , 2º) Memoria para un determinado núm. de
pagina, 3º) Proclamación de la transmisión a una hora fijada lo que
supone una disminución de coste si se hace en horas con tarifas
reducida, también hay que tener en cuenta la diferencia horaria de
los países de destino, 4º) Llamada a distancia, que se utiliza cuando
quiere utilizar el mismo doc. a varios destinatarios, y en lugar de
pagar la empresa, cada destinatario paga lo suyo. 5º) Marcación
automática que permite memorizar marcaciones abreviadas en
grupo codificada, 6º) La función anticurveo cuando el papel va
pasando a través de una cinta circular, 7º) Permite confirmación de
la llegada, que es justificante emitido por el propio fax informando
de que la transmisión se ha efectuado adecuadamente, 8º) Función
dual (función de recibir e enviar información.

9. 2. El E-mail: Ventaja: económico, rapidez y claro, más
calidad en la nitidez, enviar información a varios
destinatario a la vez, se puede enviar a cualquier hora, la
gama de información de enviada y recibida es mayor que
los demás medio, no necesita soporte físico como el
papel, el fácil manejo.
3. El Internet: Permite enviar y recibir información
entre las mismas empresas en diferentes localidades a
través de la red.
4. El Télex: Se realiza a través de correos, y para ello la
empresa tiene que estar abonada a este sistema y
necesita la instalación de un Terminal.

10. Pueden ser privados o públicos.
1. Carta certificada o urgente: Permite enviar tanto
doc. Como mercancías con un máximo de 2 kg. En
la carta urgente no es necesaria la firma del
destinatario, en la certificada sí, ambas pueden ser
Nacionales o Internacionales.
2. La Valija: Permite enviar doc. y mercancías con
entrega urgentes en horarios fijos, Para ello es
necesario contratar este servicio. Una empresa
adaptará la forma de enviar y recibir correspondencia
que valla más acorde con sus necesidades. Este servicio
permite el transporte de hasta 20 kg con un servicio
diario de ida y vuelta. El cliente puede aportar la bolsa
o valija para el transporte siempre que tenga
cremallera facilitando correos precinto de seguridad y
dando su aprobación.

11. Servicios telegráficos:
1. El telegrama: Comunicación breve que se
encarece cuanto más palabras tengan, es de
ámbito Nacional e Internacional y se puede
contratar personalmente o por tlf. No se saluda
ni se despida.
2. Fax: Enviar documentación.
3. Buro fax: Supone la entrega del doc. En mano,
previa firma del destinatario, es de ámbito nacional
e internacional. Este servicio tiene varias
prestaciones:
-Acuse de recibo.
-Copia certificada.
Aviso del servicio.

12. C. Telefonía
 Medios y equipos utilizados en telefonía:
-Equipos individuales en telefonía fija
-Centralistas: suponen la utilización de varias líneas
con un mismo número de tlf. Lo que permite la
comunicación con el exterior y dentro de la empresa.
La centralita puede ser digital, automática, análoga
-Telefonía móvil.
 Equipos complementarios:
-Magnetófonos o grabadoras.
-Dictáfonos: sirve para transcribir los dictados
personales de forma cómoda y ágil. Tienen un
dispositivo que se acciona con el pie y permite
pasar, parar, retroceder etc. quedando las manos
libres.
-Interfono
-Buscapersonas: Inconvenientes; no permite trasmitir
mensajes, se necesita un tlf cerca y está en desuso por
la utilización del mvl, donde más se utiliza son en
empresa de grande superficie para localizar la persona
dentro de ella.

13. 1. Mensajería Instantánea: Es una forma
de comunicación en tiempo real entre dos o más
personas basada en texto. El texto es enviado a
través de dispositivos conectados a una red
como Internet.
Características de la mensajería instantánea: Los
sistemas de mensajería tienen unas funciones
básicas aparte de mostrar los usuarios que hay
conectados y chatear. Una es común a todos o
casi todos los clientes o protocolos y otras son
menos comunes:
. Mostrar varios estados: Disponible, Disponible
para hablar, Sin actividad, No disponible, Vuelvo
enseguida, Invisible, no conectado.
. Mostrar un mensaje de estado: Es una palabra o
frase que aparece en las listas de contactos de tus
amigos junto a tu Nick.
.También se puede dejar un mensaje de estado
en el servidor para cuando se esté desconectado.
. A veces se pueden agrupar los contactos:
Familia, Trabajo, Facultad, etc.
. Se puede usar un avatar.

14. Interpersonal: Correo electrónico. Es uno de los
instrumentos de comunicación entre personas
más versátil de Internet. Permite enviar a los
usuarios de la red, mensajes de forma directa y
casi instantánea, independientemente de las
distancias que los separe.
En grupo: Listas de distribución o de correo
electrónico. Sistemas que permiten la
distribución de mensajes a un grupo de personas
interesadas en un tema concreto. Las listas
pueden ser moderadas desde un servidor central
o no, públicas o privadas.
Interactivas: Talk, IRC (Internet Relay Chat)
o Chat. Permiten la comunicación directa entre
dos o más personas conectadas en la red. Puede
crear un efecto contraproducente cuando se
utiliza para cosas no esenciales. Su máxima
expresión son las videoconferencias, que
permiten el contacto visual y vocal de los
participantes.