persediaan mesyuarat

1. NO KOD / CODE NO. BPP304/1/P(1/1) Muka: 1 Drpd: 14

2. NO KOD / CODE NO. BPP304/1/P(1/1) Muka: 2 Drpd: 14
1. PENGENALAN
1.1 Definisi mesyuarat
Mesyuarat ialah sebentuk komunikasi formal yang dilakukan dalam sesuatu
pertubuhan yang bertujuan untuk membuat sesuatu keputusan atau
menyelesaikan sebarang masalah berbangkit. Mesyuarat yang sah harus dihadiri
dengan sebilangan ahli pertubuhan berkenaan seperti mana diperuntukan dalam
tataurusan persatuannya yang berkenaan. Pada lazimnya, kebanyakan
pertubuhan akan menentukan kehadiran dua pertiga daripada ahlinya sebagai
kuorum untuk mengesahkan mesyuarat. Mesyuarat yang gagal mencapai
kehadiran ahlinya sebagaimana ditentukan oleh tataurusan persatuan, dianggap
tidak sah dan sebarang keputusan yang dicapai tidak boleh dianggap sebagai
keputusan yang mewakili pertubuhan berkenaan.
Sebagai satu bentuk komunikasi yang formal, mesyuarat mempunyai tatacaranya
yang tertentu. Setiap pertubuhan mempunyai tatacara mesyuaratnya yang
tersendiri, tetapi pada umumnya, tatacara mesyuarat adalah seperti di bawah:
i) Tatacara peringkat pra-mesyuarat
a) Perancangan: Pengerusi merupakan orang yang merancang mesyuarat.
Beliau akan menentukan apa yang harus dibincangkan dalam mesyuarat,
tarikh, masa dan tempat mesyuarat diadakan.
b) Pengumuman: Selepas perancangan mesyuarat telah siap maka
pengumuman akan disiarkan kepada mereka yang terlibat. Pada lazimnya,
pengumuman ini akan dilakukan melalui notis yang mengandungi butiran
mengenai, tempat, masa dan tarikh mesyuarat, serta agenda mesyuarat
(perkara yang akan dibincangkan).
c) Persediaan: Selepas menerima notis, ahli terlibat harus bersedia untuk
mesyuarat. Mereka harus menyediakan semua dokument yang diperlukan.
Selain itu memikirkan apa yang harus dikemukan dalam mesyuarat.
ii) Tatacara peringkat dalam mesyuarat
a) Permulaan: Mesyuarat boleh bermula sekiranya masa yang ditetapkan
sudah sampai dan kehadiran ahli sudah mencapai bilangan yang
ditetapkan oleh peraturan yang ditetapkan dalam sebuah institusi

3. NO KOD / CODE NO. BPP304/1/P(1/1) Muka: 3 Drpd: 14
(biasanya 2/3 daripada jumlah ahli). Sekiranya, ahli yang hadir tidak
cukup semasa waktu mesyuarat sudah sampai, pengerusi boleh
menangguhkan mesyuarat untuk setengah jam. Sekirannya masih tidak
sampai, maka mesyuarat terpaksa dibatalkan.
b) Pembukaan: Mesyuarat akan dimulakan oleh pengucapan pengerusi.
Pengerusi akan mengenalkan tujuan mesyuarat kepada ahlinya.
c) Pengesahan Minit Mesyuarat Lepas: Minit mengenai mesyuarat yang
ditulis oleh setiausaha harus disemak dan disahkan oleh ahli sebelum
ahli mesyuarat membincangkan perkara lain. Ini adalah kerana minit
mesyuarat ini mewakili apa yang dibincangkan oleh ahli pada mesyuarat
yang lepas dan ini adalah tanggung jawab mereka untuk mengesahkan
kebenaran minit mesyuarat ini.
d) Perbincangan menurut Agenda: Agenda merupakan tajuk yang
menjadi topik perbincangan dalam sesuatu mesyuarat. Ahli mesyuarat
harus berbincang dengan menuruti agenda yang ditentukan oleh
pengerusi. Pada peringkat ini, pengundian akan dilakukan sekiranya
keputusan perlu dibuat dalam sesuatu pertubuhan.
Bilik Mesyuarat

4. NO KOD / CODE NO. BPP304/1/P(1/1) Muka: 4 Drpd: 14
e) Pembangkitan Perkara Berbangkit: Perkara berbangkit ialah tajuk
perbincangan di luar agenda yang dibangkitkan semasa mesyuarat
dijalankan. Ahli mesyuarat akan diberi peluang untuk membangkitkan
perkara berbangkit selepas melalui ke semua agenda. Perkara
berbangkit ini akan diterima sekiranya tidak menerima bantahan
daripada pengerusi dan juga ahli-ahli yang lain.
f) Penutup: Mesyuarat boleh ditamatkan oleh pengerusi sekirannya
kesemua perkara harus dibincangan telah dibincangkan, ataupun apabila
pengerusi berasa bahawa meneruskan mesyuarat itu tidak akan
mendatangkan hasil. Bagi menutup mesyuarat itu, pengerusi mungkin
berkata, "Dengan ini, saya menangguhkan mesyuarat dengan rasminya"
iii) Langkah-langkah mengenal pasti bilangan ahli mesyuarat
a) Melihat senarai AJK
b) Kenalpasti pihak terlibat yang perlu dijemput
c) Mengenalpasti ahli mesyuarat yang memaklumkan tidak akan hadir.
1.2 Definisi dan Konsep Minit Mesyuarat
i) Suatu catatan ringkas, gambaran satu kesatuan idea, peringatan atau
laporan tentang sesuatu perkara atau agenda yang dibincangkan dan
diputuskan dalam sesuatu mesyuarat
ii) Setiap mesyuarat yang dikendalikan mestiada minitnya
iii) Dicatat dengan baik dan mengikut prosedur tertentu serta format yang
telah ditetapkan.
iv) Menjadi rujukan dan tindakan susulan AJK tertentu selepas mesyuarat.
v) Sebagai maklum balas dan rujukan pada mesyuarat berikutnya.
vi) Minit mesyuarat dicatat dan disediakanoleh setiausaha mesyuarat serta
diedarkan kepada semua ahli sebelum mesyuarat seterusnya agar
tindakan-tindakan yang perlu, dapat diambil.
vii) Kandungan Minit Mesyuarat:
a) Nama mesyuarat, bilangan dan tahun.
b) Tarikh, masa dan tempat
c) Senarai kehadiran
d) Senarai hadir bersama

5. NO KOD / CODE NO. BPP304/1/P(1/1) Muka: 5 Drpd: 14
e) Urus setia – senaraikan pegawai-pegawai yang menjadi urus setia mesyuarat.
Sususnan nama hendaklah mengikut kekananan
f) Perutusan Pengerusi
g) Perkara-perkara Berbangkit
h) Perbincangan perkara baru – susunan tajukadalah mengikut agenda
mesyuarat.
i) Perbincangan kertas kerja
j) Hal-hal lain
k) Penutup / penangguhan mesyuarat
l) Nama setiausaha/urus setia yang mencatatkan minit
m) Tarikh
Jenis setup bilik mesyuarat dalam kapasiti 70 – 400 orang
2. MENGENALPASTI BILANGAN AHLI MESYUARAT.

6. NO KOD / CODE NO. BPP304/1/P(1/1) Muka: 6 Drpd: 14
1.1 Siapakah Ahli Mesyuarat?
2.2 Apakah bahan edaran mesyuarat?
2.3 Mengenal pasti bilangan ahli dan bahan edaran mengikut keperluan secara
profesional.
3. MENYEDIAKAN SALINAN MINIT MESYUARAT.
1.1 Menyediakan notis panggilan mesyuarat
i) Cara menyediakan notis panggilan mesyuarat
ii) Cara mengedarkan notis panggilan mesyuarat
a. Menyediakan salinan minit mesyuarat.
b. Menyediakan dokumen sokongan mesyuarat yang lepas.
iii) MENGURUS BILIK MESYUARAT.
4.1 Menyediakan kemudahan dan peralatan bilik mesyuarat.

7. NO KOD / CODE NO. BPP304/1/P(1/1) Muka: 7 Drpd: 14
i) Apakah kemudahan bilik mesyuarat? Kemudahan bilik mesyuarat
merangkumi:
a) Kemudahan Peralatan Logistik
b) Kemudahan Peralatan Visual
c) Kemudahan Peralatan Pencahayaan
d) Kemudahan Peralatan Kelengkapan Siaraya
ii) Senarai peralatan bilik mesyuarat ialah:
a) Meja dan kerusi
b) Label
c) Penghawa dingin / kipas
d) Lampu
e) White board dan marker
f) LCD Screen
g) Wifi /Internet
h) Table Microphone, Standing Microphone & Sound System
i) Komputer, mouse
j) LCD Projector / Overhead Projector / Slides Projector / Film Projector
k) Plasma/LCD Monitor
l) Remote control for projectors
m) Flip Chart
n) Video equipment: VHS, DVD, teleconferencing
o) Laser pointer
p) Kertas dan pensil
5. RUMUSAN / PENUTUP
5.1 8 PERKARA PRA MESYUARAT:
i) Menentukan agenda, tarikh, masa dan tempat mesyuarat bersama
Pengerusi jawatankuasa
ii) Membuat tempahan bilik mesyuarat
a) Tempahan secara bertulis
b) Nyatakan nama jawatankuasa, pengerusi, setiausaha, tarikh, masa,
bilangan pegawai, peralatan dan minuman ringan
iii) Menyediakan kertas kerja untuk perbincangan
a) Kertas kerja diterima 15 hari sebelum mesyuarat
b) Tentukan bilangan salinan kertas kerja
c) Keperluan menyediakan ringkasan eksekutif sekiranya melebihi 15
muka surat
iv) Menghantar surat jemputan mesyuarat

8. NO KOD / CODE NO. BPP304/1/P(1/1) Muka: 8 Drpd: 14
a) Edarkan 10 hari sebelum mesyuarat
b) Nyatakan nama jawatankuasa, tarikh, tempat, masa, agenda, nama
Pengerusi dan jenis pakaian
v) Memastikan persediaan kemudahan bilik mesyuarat
a) Bilik bersih dan kemas
b) Tempat duduk mencukupi
c) Kelengkapan peralatan seperti alat tulis, OHP dan pembesar suara
vi) Menentukan kehadiran
a) Urusetia perlu menentukan senarai ahli yang akan hadir
b) Senarai ini disediakan 2 hari sebelum mesyuarat
vii) Perbincangan pra mesyuarat
a) Berbincang dengan pengerusi tentang tindakan yang perlu diambil bagi
menyelesaikan masalah
viii) Memberitahu ahli-ahli mesyuarat tentang etika mesyuarat
a) Cara-cara beri penghormatan kepada Pengerusi
b) Tepati masa
c) Minta izin untuk tinggalkan mesyuarat
5.2 TINDAKAN SEMASA MESYUARAT
i) Mencatat minit mesyuarat
a) Senarai kehadiran mesyuarat
b) Perkara penting yang dibincang dalam mesyuarat
c) Keputusan yang dibuat
d) Tindakan susulan yang perlu diambil
5.3 TINDAKAN-TINDAKAN SELEPAS MESYUARAT
i) Penyediaan Minit
a) Minit yang telah diluluskan oleh pengerusi diearkan kepada ahli
mesyuarat.
b) Tidak melebihi 2 minggu selepas tarikh mesyuarat.
ii) Format Minit Mesyuarat – disusun mengikut agenda mesyuarat
iii) Susunan Nama Ahli-ahli Mesyuarat – mengikut kekananan ahli-ahli yang
hadir
iv) Catatan Perbincangan
a) direkodkan secara padat, tepat dan jelas

9. NO KOD / CODE NO. BPP304/1/P(1/1) Muka: 9 Drpd: 14
b) Catatan yang dibincangkan diikutu dengan nota yang menunjukkan
samada tindakan lanjut diperlukan atau untuk makluman sahaja.
v) Pengesanan Maklumbalas Pelaksanaan Keputusan Mesyuarat
vi) Laporan Maklumbalas Oleh Urusetia
vii) Menentukan Format Maklumbalas dari Kementerian / Jabatan
viii) Penyediaan Laporan Maklumbalas Oleh Kementerian atau Jabatan
Bertanggungjawab
5.4 Gambarajah yang menunjukkan aliran proses yang terlibat dalam mengadakan
mesyuarat :
A Set Objektif Setiap mesyuarat harus ditetapkan
objektif terlebih dahulu sebelum
membuat keptusan bahawa mesyuarat
perlu diadakan . Jika tiada keperluan
untuk mesyuarat maka ia tidak wajib
diadakan
B Buat Agenda Setiap mesyuarat harus ada agenda
untuk memastikan mesyuarat berjalan
mengikut objektif
C Edar Agenda Semua hadirin mesyuarat perlu
mendapatkan agenda sebelum
mesyuarat dijalankan.
D Adakan
Mesyuarat
Mesyuarat diadakan di tempat yang
sesuai dengan jenis mesyuarat dan
bilangan hadirin
E Tangguh
Mesyuarat
Mesyuarat ditangguhkan ( ditamatkan )
oleh Pengerusi
F Ikuti
Perkembangan
Perkara yang telah diusulkan dan
diarahkan di dalam mesyuarat perlu
diikuti perkembangannya dalam
persekitaran kerja
A
Set Objektif
B
Buat Agenda
C
Edar Agenda
F
Ikuti Perkembangan
D
Adakan
Mesyuarat
E
Tangguh
Mesyuarat

10. NO KOD / CODE NO. BPP304/1/P(1/1) Muka: 10 Drpd: 14
6. LAMPIRAN

11. NO KOD / CODE NO. BPP304/1/P(1/1) Muka: 11 Drpd: 14

12. NO KOD / CODE NO. BPP304/1/P(1/1) Muka: 12 Drpd: 14

13. NO KOD / CODE NO. BPP304/1/P(1/1) Muka: 13 Drpd: 14

14. NO KOD / CODE NO. BPP304/1/P(1/1) Muka: 14 Drpd: 14
SOALAN/QUESTION :
1. Apakah maksud mesyuarat?
……………………………………………………………………………………………………
2. Apakah notis panggilan mesyuarat?
……………………………………………………………………………………………………
3. Siapakah yang menyediakan minit mesyuarat?
……………………………………………………………………………………………………
RUJUKAN/REFERENCE:
1. http://ms.wikipedia.org/wiki/Mesyuarat
2. Omardin Haji Ashaari. Kaedah Mengendalikan Mesyuarat. 1996. Kuala Lumpur:
Dewan Bahasa dan Pustaka.
3. http://www.scribd.com/doc/19239609/Mesyuarat
4. PENGURUSAN MESYUARAT – Microsoft PowerPoint – Zulkifli Yahya
5. http://www.slideshare.net/saranidollah/pengurusan-mesyuarat-berkualiti#