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estos mecanismos son variables ...
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METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN PARA EL CONTROL Y ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA DE UNA EMPRESA CONSTRUCTORA

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PROPORCIONAR UN MARCO DE REFERENCIA QUE FACILITE EL DESARROLLO DE UNA METODOLOGÍA, QUE SIRVA PARA EL ANÁLISIS Y LA RESOLUCIÓN DE PROBLEMAS DE TRABAJO ADMINISTRATIVO DE LA EMPRESA SEÑALANDO SU SECUENCIA LÓGICA

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METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN PARA EL CONTROL Y ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA DE UNA EMPRESA CONSTRUCTORA

  1. 1. MMEETTOODDOOLLOOGGÍÍAA DDEE LLAA IINNVVEESSTTIIGGAACCIIÓÓNN PPAARRAA EELL CCOONNTTRROOLL YY OORRGGAANNIIZZAACCIIÓÓNN AADDMMIINNIISSTTRRAATTIIVVAA DDEE UUNNAA 1188//0099//1144 EEMMPPRREESSAA CCOONNSSTTRRUUCCTTOORRAA PPOONNEENNTTEE DDRR.. EENN AARRQQ.. RRAAFFAAEELL MMAARRTTÍÍNNEEZZ ZZÁÁRRAATTEE
  2. 2. 1188//0099//1144 OOBBJJEETTIIVVOO PPRRIINNCCIIPPAALL • PROPORCIONAR UN MARCO DE REFERENCIA QUE FACILITE EL DESARROLLO DE UNA METODOLOGÍA, QUE SIRVA PARA EL ANÁLISIS Y LA RESOLUCIÓN DE PROBLEMAS DE TRABAJO ADMINISTRATIVO DE LA EMPRESA • SEÑALANDO SU SECUENCIA LÓGICA
  3. 3. EESSTTEE MMÉÉTTOODDOO TTIIEENNEE EENNTTRREE 1188//0099//1144 SSUUSS FFUUNNCCIIOONNEESS:: • ESTUDIAR ANALIZAR Y PLANIFICAR LA ACTIVIDAD ADMINISTRATIVA DE LA EMPRESA • MEJORAR LAS CONDICIONES DE TRABAJO Y ADMINISTRACIÓN • EL MEJORAMIENTO DE LOS SISTEMAS OPERATIVOS • EL APROVECHAMIENTO ÓPTIMO DE LOS RECURSOS
  4. 4. EESSTTEE EESSTTUUDDIIOO CCOONNSSIIDDEERRAA:: • LAS TÉCNICAS E INSTRUMENTOS DE INVESTIGACIÓN DESDE LAS MAS SENCILLAS COMO: • ESTUDIO Y DISTRIBUCIÓN E ESPACIOS ÚTILES, • HASTA • LA APLICACIÓN DE TÉCNICAS COMPLEJAS COMO: • LA INGENIERIA DE SISTEMAS • INVESTIGACIÓN DE OPERACIONES • TEORÍA DE COLAS • ETC. 1188//0099//1144
  5. 5. 1188//0099//1144 EELL CCAAMMPPOO DDEE AAPPLLIICCAACCIIÓÓNN CCOOMMPPRREENNDDEE • EL MACROSISTEMA: • QUE CONSIDERA LOS ASPECTOS DE ESTRUCTURA, PROCEDIMIENTOS Y COORDINACIÓN DE CADA UNA DE LAS DEPENDENCIAS • EL MICROSISTEMA: • QUE SE OCUPA DE LOS PROBLEMAS QUE AFECTAN LA ESTRUCTURA , LOS PROCEDIMIENTOS Y LA COORDINACIÓN ENTRE EMPRESA Y ÁMBITO INTERNO
  6. 6. 1188//0099//1144 TTIIPPOOSS DDEE EESSTTUUDDIIOO • ANÁLISIS PLANEADO: • examen de los factores de operatividad • ESTUDIO DE LAS FUNCIONES ESPECÍFICAS • análisis de funciones del personal, compras e insumos, contabilidad etc. • EXÁMEN DE LAS ÁREAS DE TRABAJO • con el fín de mejorar métodos y procedimientos • USO RACIONAL: • del mobiliario, equipo e instalaciones • ESTUDIOS: • que permitan detectar deficiencias o anomalías
  7. 7. PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO BBÁÁSSIICCOO DDEE 1188//0099//1144 IINNVVEESSTTIIGGAACCIIÓÓNN • PLANIFICACIÓN DEL ESTUDIO • RECOPILACIÓN DE DATOS • ANÁLISIS DE LOS DATOS • HIPÓTESIS DE SOLUCIÓN • FORMULACIÓN DE RECOMENDACIONES • IMPLANTACIÓN DE PROCEDIMIENTOS Y MEJORAS • EVALUACIÓN Y CONFRONTACIÓN DE LOS MODELOS PROPUESTOS
  8. 8. PPLLAANNIIFFIICCAACCIIÓÓNN DDEELL EESSTTUUDDIIOO • DEFINICIÓN DEL PROBLEMA • DEFINICIÓN DE LOS OBJETIVOS DEL ESTUDIO • INVESTIGACIÓN PRELIMINAR • DEFINICIÓN DEL PLAN DE TRABAJO 1188//0099//1144
  9. 9. DDEEFFIINNIICCIIÓÓNN DDEELL PPRROOBBLLEEMMAA • FUENTES DE CAPTACIÓN DEL PROBLEMA • ÁREA AFECTADA • AUTORIDAD SUPERIOR • OTRAS UNIDADES • DEFINICIÓN DE UNA UNIDAD QUE REALICE OPERACIONES DE INVESTIGACIÓN Para la elaboración de un programa de trabajo que estudie las áreas más vulnerables de la empresa 1188//0099//1144
  10. 10. 1188//0099//1144 DDEEFFIINNIICCIIÓÓNN DDEE LLOOSS OOBBJJEETTIIVVOOSS DDEELL EESSTTUUDDIIOO • Una vez detectadas las fallas a resolver se determinan con claridad los objetivos del estudio para cada fase del trabajo, que eviten malentendidos o dispersen el trabajo. • Es recomendable que se definan estos objetivos con el responsable del área afectada.
  11. 11. IINNVVEESSTTIIGGAACCIIÓÓNN PPRREELLIIMMIINNAARR 1.- ELEMENTOS DE LA INVESTIGACIÓN • Determinación de las necesidades específicas e identificación del problema • Descripción de la ubicación, naturaleza y extensión del problema • Descripción de la clase o tipo de conocimientos para resolver el problema • Estimación de recursos 1188//0099//1144
  12. 12. IINNVVEESSTTIIGGAACCIIÓÓNN PPRREELLIIMMIINNAARR 2.- CONTENIDO DE LA INVESTIGACIÓN PRELIMINAR • Información documental: leyes, decretos, acuerdos, reglamentos informes etc. • Información sobre el campo de trabajo: organigramas, listas de funciones, información sobre los funcionarios, volúmenes de trabajo, condiciones de trabajo, etc. • Toda la información que caracterice a la unidad 1188//0099//1144
  13. 13. IINNVVEESSTTIIGGAACCIIÓÓNN PPRREELLIIMMIINNAARR 3.- Autorización para realizar el estudio • Toda la información recabada se 1188//0099//1144 somete a la autoridad competente para su autorización
  14. 14. 1188//0099//1144 DDEEFFIINNIICCIIÓÓNN DDEELL PPLLAANN DDEE TTRRAABBAAJJOO 1.- Contenido del Plan de Trabajo: – Antecedentes y Justificación – Propósito u objetivo y resultados que se pretende lograr – Alcances – Acciones o fases del trabajo – Recursos – Calendarización – Costos – Estrategias y tácticas de trabajo – Autorización y responsables del trabajo – Programas auxiliares
  15. 15. DDEEFFIINNIICCIIÓÓNN DDEELL PPLLAANN DDEE TTRRAABBAAJJOO 2.- Representación Gráfica del Plan Se recomienda utilizar: Diagramas de Red o gráficas de flecha (CPM o PERT), Diagramas de bloque o de barras (Gantt) 1188//0099//1144
  16. 16. 1188//0099//1144 RREECCOOPPIILLAACCIIÓÓNN DDEE DDAATTOOSS 1.- REQUISITOS a.- Esenciales: Ser completos Ser pertinentes Ser correctos b.- Criterios de discriminación Que se refieran al problema Existencia de nuevos problemas Derivar cambios o mejoras
  17. 17. 22..-- RREEGGIISSTTRROO DDEE LLOOSS DDAATTOOSS El registro debe quedar por escrito, para facilitar: Disponer del historial completo del caso. Que varias personas conozcan los objetivos Constituir una buena fuente de información 3.- TÉCNICAS DE RECOPILACIÓN DE DATOS La investigación documental La entrevista El cuestionario La observación Directa Para su presentación se recomienda: organigramas 1188//0099//1144
  18. 18. 44..-- DDAATTOOSS QQUUEE CCOONNVVIIEENNEE RREECCOOPPIILLAARR Antecedentes: Jurídicos, problemas similares anteriores, y soluciones adoptadas. Situación actual.- información que permita: Definir objetivos Estructura actual Políticas establecidas Análisis de funciones Estudio de tramites Análisis de flujos de estadísticas de equipos Condiciones de trabajo Precisar relaciones 1188//0099//1144
  19. 19. 1188//0099//1144 AANNÁÁLLIISSIISS DDEE LLOOSS DDAATTOOSS 1.- Naturaleza y propósito del análisis Establecer las bases para desarrollar opciones de solución 2.- Procedimiento de análisis: Provee una descripción ordenada de los datos Conocer los hechos Describir los hechos Descomponerlos Examinarlos Ordenar c/elemento Definir las relaciones Identificar y explicar Conviene adoptar una actitud interrogativa sobre la situación del problema.
  20. 20. PPrroocceessoo ddee ccaarraacctteerriizzaacciióónn ¿qué? La actividad ¿por qué? Las razones ¿para que? El propósito Por los que se emprenden ¿dónde? El lugar las actividades, trabajo, ¿cuándo? Tiempo procedimiento o toma ¿quién? La persona de decisiones de un área ¿cómo? Los medios ¿cuánto? Los recursos 1188//0099//1144
  21. 21. 1188//0099//1144 TTÉÉCCNNIICCAASS EE IINNSSTTRRUUMMEENNTTOOSS DDEE AANNÁÁLLIISSIISS • Organigramas y Sociogramas • Cuadros de distribución del trabajo • Diagramas de flujo y de programación • Diagramas de distribución de espacios • Matriz de especificaciones o requerimientos • Cuadros estadísticos • Formulas para la evaluación • Árbol y Tablas de decisiones • Redes para el análisis lógico de problemas • Otras técnicas de investigación de operaciones
  22. 22. FFOORRMMUULLAACCIIÓÓNN DDEE RREECCOOMMEENNDDAACCIIOONNEESS 1.- Consideraciones previas: - No perder de vista los objetivos de estudio - Explorar diferentes caminos - No olvidar experiencias anteriores - Dar preferencia a recomendaciones viables - Considerar las limitaciones - Descartar soluciones complejas - Aprovechar toda la ayuda disponible La mejor solución será aquella que permita realizar el trabajo en el menor tiempo y uso de recursos 1188//0099//1144
  23. 23. 22..-- FFoorrmmuullaacciióónn ddee pprrooppuueessttaass • Seleccionar sugerencias viables • Desarrollo de medidas de mejoramiento • Presentación de recomendaciones 3.- Tipos de recomendaciones • Recomendaciones de adición • Recomendaciones de combinación • Recomendaciones de modificación • Recomendaciones de eliminación • Recomendaciones de simplificación 1188//0099//1144
  24. 24. 44..-- EEllaabboorraacciióónn ddeell iinnffoorrmmee • Es muy importante considerar la naturaleza de los lectores del informe • Un informe consta de : – Una introducción – Cuerpo o parte principal – Conclusiones y recomendaciones – Apéndices o anexos • En función del lector puede variar el orden 1188//0099//1144
  25. 25. 1188//0099//1144 TTOOMMAA DDEE DDEECCIISSIIOONNEESS • Para la presentación de las decisiones: – Sacar partido de la participación del personal – Dar explicaciones detalladas de las recomendaciones. – Hacer concesiones al respecto de propuestas secundarias en función de la propuesta principal.
  26. 26. 1188//0099//1144 DDIISSEEÑÑOO DDEELL NNUUEEVVOO SSIISSTTEEMMAA OOPPEERRAATTIIVVOO • El Diseño del nuevo sistema operativo es el desarrollo de la opción seleccionada. - Deberá limitarse al grado de demostrar su eficacia. - En su Diseño se deberán tomar en consideración todos sus elementos componentes.
  27. 27. IIMMPPLLAANNTTAACCIIÓÓNN DDEE RREECCOOMMEENNDDAACCIIOONNEESS Para la implantación de las recomendaciones se distinguen tres momentos 1188//0099//1144 - La formulación de un programa - la integración de los recursos - La ejecución del programa
  28. 28. 11..-- PPrrooggrraammaa ddee iimmppllaannttaacciióónn • Determinar las actividades y la secuencia de realización • Determinar los requerimientos y recursos • Definir a los responsables de la ejecución del programa • Prever obstáculos y resistencia al cambio 1188//0099//1144
  29. 29. 22..-- MMééttooddooss ddee iimmppllaannttaacciióónn • El método instantáneo • El proyecto piloto • La implantación en paralelo • El método parcial o por aproximaciones sucesivas. Este último es mas lento y cómodo por lo que requerirá de mas tiempo, pero permiten cambio gradual y controlado. 1188//0099//1144
  30. 30. 33..-- IInntteeggrraacciióónn ddee rreeccuurrssooss • Reunir los recursos humanos y materiales estimados. • Elaborar manuales e instructivos de trabajo, formas de oficina, • Integrar mobiliario, equipo y suministros • Acondicionamiento físico de los espacios • Capacitación del personal 4.- Ejecución del programa Se procede a poner en operación el nuevo sistema Aplicando el método de implantación y realizando las actividades programadas 1188//0099//1144
  31. 31. 1188//0099//1144 EEVVAALLUUAACCIIÓÓNN DDEELL SSIISSTTEEMMAA • Mecanismos de información estos mecanismos son variables pero es necesario que se mantengan activos durante el periodo que permita juzgar la eficiencia del sistema implantado. • Adopción de medidas correctivas A partir de las observaciones y evaluación sobre el nuevo sistema, se podrán sugerir modificaciones pertinentes que mejoren su funcionamiento.

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