Wenn zwei das Gleiche tun, ist das noch lange nicht dasselbe. Wie zutreffend dieses Sprichwort ist, zeigt etwa die tägliche Beschaffung von Kanzleiwissen. Die Beschaffung von Informationen im Alltag des Kanzleilebens ist oftmals ein Dilemma für Berufsträger und Mitarbeiter gleichermaßen. Nicht selten sind wichtige Dokumente und Dateien in der IT – Landschaft einer Kanzlei wild verstreut, ob in unzähligen Verzeichnissen auf unterschiedlichen Netzlaufwerken, im DMS Archiv System, auf Share Point Seiten oder aber auch im eigenen Intranet.

1. Kanzleiweite Suche von Daten und Informationen
Das Erstellen und Abspeichern von E-Mails, Dokumenten und Dateien kommt wahrscheinlich mehrere tausendmal am Tag in Ihrer Kanzlei vor. Soweit so gut! Allerdings ist die Realität davon bestimmt, dass jeder Mitarbeiter eine unterschiedliche Dateibezeichnungslogik bei
der Speicherung von Dateien und Dokumente verwendet. Insoweit besteht die tägliche Herausforderung darin, dass richtige Dokumente zum richtigen Zeitpunkt zu finden. Erschwerend kommt hinzu, dass sich häufig auch wichtige Informationen im kanzleieigenen Wiki oder
Intranet befinden, welche wohlmögliche bei einer Informationssuche gar nicht berücksichtigt
werden. Schlimmer noch, wenn durch die Unauffindbarkeit der erforderlichen Informationen
Doppelarbeiten erforderlich werden. Um die Übersicht zu bewahren, lasse ich an dieser Stelle mal die steigende Informationsflut, den Wettbewerbs- und Kostendruck sowie die immer
kürzer werdenden Bearbeitungszeiten außer Acht.
Vor dem Hintergrund, dass sich etwa 46% des Kanzleiwissens in Dokumenten und Dateien
verbergen, stellt sich also die Kardinalsfrage: Wie verschaffe ich mir und meinen Mitarbeitern
die erforderliche Transparenz über das verfügbare Kanzleiwissen?
Ein Dokumentmanagement System als Allheilmittel? Ein Trugschluss! Ein sogenanntes DMS
System dient dem Zweck, Dokumente und Vorgänge elektronisch zu archivieren.
Lösungsansatz Informationsbeschaffung
Nutzen Sie Ihre Zeit besser, als jede verfügbare Informationsquelle in Ihrer Kanzleiumgebung einzeln abzufragen, Teilergebnisse mühsam und zeitraubend zu einem Gesamtergebnis zu konsolidieren.

2. Eine kanzleiweite Suche hilft Ihnen, Kollegen und Mitarbeitern - unter Berücksichtigung der
Zugriffsrechte - jede kleinste Information anwendungsübergreifend wiederzufinden. Unabhängig davon, ob es sich bei der gesuchten Information um ein Dokument, Kalendereintrag,
eine Notiz, E-Mail o.ä. handelt und wo es hinterlegt worden ist. Sekundenschnell entsteht zur
direkten Weiterverwendung ein grafischer, umfassender und klar strukturierter Überblick zu
den Suchergebnissen. Möglich ist die Suche nach bestimmten Daten auch von unterwegs,
via mobilem Endgerät, wie Smartphone und Tablet-PC.
Lösungsansatz Informationsflut
Die steigende Informationsflut stellt eine besondere Belastung für die Mitarbeiter in den
Kanzleien dar. Schützen Sie sich und Ihre Mitarbeiter davor.
Sie allein entscheiden, welche Informationen für Sie wichtig sind! Egal, ob Nachrichten oder
Wetterdienste, die neusten Kanzleipublikationen oder eben die aktuellen Dokumente, welche
Sie gerade in Bearbeitung haben. Alles auf einem Dashboard! Fast hätte ich es vergessen,
Ihre zentralen Suchabfragen - die Abfrage über alle Datenquellen in der Kanzlei - starten Sie
natürlich auch von Ihrem persönlichen Dashboard.
Weitere Informationen
Mehr Informationen erhalten Sie im Dokument Schnellüberblick oder gerne in einer gemeinsamen Präsentation. Kontakt aufnehmen.

3. Auszug aus der Liste System Schnittstellen und Anbindungen
ARIS, Atlassian Confluence 3.x, Atlassian Confluence 4.x, Atlassian Jira, CMS Imperia,
Cuadra STAR, Datev DMS, Docuware, DokuWiki, EASY ECM, IBM Lotus Notes, Just Connect, LDAP Microsoft Active Directory, Liferay, Microsoft Dynamics, Microsoft Exchange,
Microsoft SharePoint, Novell, OCR, Open Text Content Server, OpenText DOMEA, phpBB,
RSS-Feeds, SAP, Signavio, Social Bookmarking, TikiWiki, Twitter, Typo 3, vtiger CRM,
WordPress, usw.