Microsoft access-2000-7042

Microsoft Access 2000
Autor: Jose
[Ver curso online]
Descubre miles de cursos como éste en www.mailxmail.com 1
mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes

Presentación del curso
En el manual se han tratado todos los aspectos relativos a Access 2000 que
necesitan conocer tanto el usuario novel como el operador más avezado.
En tal sentido, nada se ha omitido y nada se ha dado por sabido; todos los aspectos
del programa han sido explicados minuciosamente y a fondo.
Pero lo que resulta realmente importante destacar en esta breve introducción es que
en la publicación se han analizado, además de las características más conocidas y
utilizadas de anteriores versiones de Ac-cess (muchas de ellas mejoradas), todas las
nuevas e importantes prestaciones que se le han incorporado a esta novísima
versión, entre las que enumeraremos a continuación de estas líneas solamente las
más destacables, pues hacerlo con la totalidad de las mismas excedería con mucho
los límites habitualmente asignados a una introducción convencional.
Visita más cursos como este en mailxmail:
[http://www.mailxmail.com/cursos-informatica]
[http://www.mailxmail.com/cursos-ofimatica]
¡Tu opinión cuenta! Lee todas las opiniones de este curso y déjanos la tuya:
[http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/opiniones]
Cursos similares
Cursos Valoración Alumnos Vídeo
Word para principiantes
Informática. Curso de Microsoft Word para principiantes en ofomática, con
imágenes y vídeos de apoyo. Vamos a enseñarte de mane...
[19/01/09]
25.030
WML. Internet para móvil (segunda parte)
Internet para móvil y el lenguaje WML son las claves de este curso. En esta
ocasión estudiaremos la creación del WML y las variables m&a...
[07/07/09]
580
Introducción a PhotoShop
El programa de retoque gráfico más empleado en el mundo, PhotoShop,
guarda en su interior infinitas posibilidades para mejorar nuestras
creaciones. Con este curso introdu...
[12/03/02]
195.805
Macros de excel
Excel es un programa que tiene un gran potencial, pero la mayoría de la
gente lo maneja de una forma muy simple, utilizando solo opciones
básicas, pero hay algo muy impor...
[16/10/06]
97.498
Manual DataReport
Este curso, pretende dar unas nociones generales sobre la creación de
informes con las herramientas que nos proporciona Visual Basic 6.0. Estas
herramientas son...
[27/12/04]
9.365

1. Introducción
[http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/introduccion]
Acerca de Microsoft Access 2000
Microsoft Access 2000 es un sistema de administración de bases de datos
relacionales, diseñado es-pecialmente para ser utilizado bajo Windows 95/98.
Al comienzo del Capítulo 1 de esta publicación se dan las definiciones respecto del
significado y al-cance de términos utilizados en las líneas anteriores, por lo que a
esas líneas nos remitiremos en cuanto al detalle de las prestaciones del programa.
Sobre Access 2000 en sí diremos que la gama de tareas en las que puede aplicarse
es prácticamente ilimitada; no hay actividad en la que no pueda utilizarse; desde
una modesta agenda personal hasta la más sofisticada y compleja base de una gran
organización empresaria pueden utilizarlo con notables ventajas.
Por tratarse de un sistema de administración de bases de datos relacionales, Access
puede estable-cer relaciones entre, por ejemplo, una base de datos con información
sobre vendedores, con otra sobre productos vendidos y con una tercera sobre
clientes. Por otra parte, es posible trabajar con una base de Access utilizándola en
forma independiente o estableciendo vinculaciones con diferentes bases de datos
externas, como por ejemplo, las confeccionadas con dBase.
Finalmente, y cerrando esta bravísima enumeración, con Access 2000 resulta muy
fácil colocar nues-tros datos en la Web, pues pueden crearse páginas para ser
conectadas en forma directa a una base de Access o de Microsoft SQL Server. Y hasta
pueden modificarse datos de la base colocada en la red por sus visitantes; por
supuesto, siempre que estuvieren dotados de la correspondiente autorización.
Acerca de este Curso de Access 2000
En el manual se han tratado todos los aspectos relativos a Access 2000 que
necesitan conocer tanto el usuario novel como el operador más avezado.
En tal sentido, nada se ha omitido y nada se ha dado por sabido; todos los aspectos
del programa han sido explicados minuciosamente y a fondo.
Pero lo que resulta realmente importante destacar en esta breve introducción es que
en la publicación se han analizado, además de las características más conocidas y
utilizadas de anteriores versiones de Ac-cess (muchas de ellas mejoradas), todas las
nuevas e importantes prestaciones que se le han incorporado a esta novísima
versión, entre las que enumeraremos a continuación de estas líneas solamente las
más destacables, pues hacerlo con la totalidad de las mismas excedería con mucho
los límites habitualmente asignados a una introducción convencional.
Diremos entonces que con Access 2000 podremos...
Trabajar en la nueva Barra de Herramientas de la ventana Base de datos.
Crear accesos directos que representen a los objetos de la Base.
Agrupar a los objetos de la base, de forma de poder tener en un mismo panel un
grupo llamado, por ejemplo, "Contactos", en el que dispondremos de accesos

directos a las tablas, consultas, formularios e informes de nuestros contactos, con
miras a optimizar futuras gestiones de ventas.
Aplicar un bloqueo por registros (anteriormente, el bloqueo se aplicaba por páginas,
lo que significaba un sector de 4 Kb que podría contener, en consecuencia, muchos
registros) lo que nos permite diseñar sistemas compartidos más eficientes y con
menor tiempo de espera para los usuarios.
Establecer una relación uno a varios donde podremos crear una hoja secundaria en
la que se muestren todos los registros de la tabla relacionada, correspondientes al
registro actual de la tabla principal.
Disponer de formatos condicionales, lo que nos permitiría, por ejemplo, mostrar en
rojo los resultados correspondientes a valores negativos.
Crear una página Web que contenga campos de datos dotados de un control tipo
barra, el que nos permitirá avanzar o retroceder de registro, ordenar en forma
ascendente o descendente y aplicar filtros por formularios.

2. Qué es una base de datos
[http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/que-es-base-datos]
Qué es Microsoft Access
Podemos definir a Microsoft Access 2000 (en adelante MS-Access ó Access) como un
sis-tema de administración de bases de datos relacionales, diseñado especialmente
para ser utilizado bajo Windows 95/98. Veamos el significado de esta definición,
mediante la descripción de sus componentes.
Qué es una base de datos
Una base de datos es una colección de informaciones o datos relacionados con un
tema particular. Todos los que hemos trabajado en los archivos de una oficina o
simplemente consul-tando un libro en una biblioteca, sabemos en qué consiste una
base de datos "en cartulina"; un contenedor adecuado (fichero) en donde se
disponen una cantidad de tarjetas o fichas de manera que puedan revisarse con
facilidad, y generalmente en un orden determinado (alfabético, por ejemplo).
Cada una de las tarjetas contiene datos sobre un determinado artículo (libros, en el
caso de la biblioteca) los que se ingresan de una manera prefijada y uniforme para
todas ellas (autor, títu-lo, número de catálogo, tema, cantidad de páginas, editorial,
lugar y fecha de la impresión, por ejemplo).
Ahora bien, en las bases de datos electrónicas la información se ingresa, se guarda y
se administra en computadoras mediante programas especializados, entre los que
se destaca Ac-cess, objeto de este curso.
Bases de datos y ficheros manuales
Si necesitáramos ubicar un libro por su título, de estar las tarjetas en el fichero
ordenadas al-fabéticamente por título, no tendremos que mirar cada una de las
fichas hasta encontrarlo.
Pero si lo que buscamos en ese fichero son los libros sobre un determinado tema,
nos será preciso revisar el fichero en su totalidad para ubicarlos.
Siempre refriéndonos al fichero manual, podríamos dar una solución a este
problema man-teniendo una copia del mismo ordenada por tema, otra por autor,
etc., lo que nos obligaría a la tediosa tarea de actualizar todos y cada uno de estos
ficheros toda vez que se produzca una no-vedad.
Campos, registros, tablas y bases
Un campo es la pieza más pequeña de información de la que se compone una base
de da-tos. Esta parte indivisible contiene un único dato, como por ejemplo un
precio, un tamaño, un nombre, etc.
Los campos se disponen en conjunto llamados registros. Un registro es, en medios
electró-nicos de almacenamiento, el equivalente a la ficha.
Del mismo modo que las fichas, cada registro está compuesto por los mismos
campos y en la misma disposición; sólo cambia el contenido, pero permanecen
invariables la longitud y la ubi-cación de cada uno de los datos en todos los

registros.
Esta colección de registros idénticos en cuanto a su formato, se agrupa en Access en
lo que se denomina una tabla, que es el equivalente del contenedor o fichero
manual. Por ejemplo, si el tercer campo del registro es el precio, todos los registros
de una misma tabla contendrán en ese lugar, distintos valores numéricos
correspondientes al precio de cada producto o artículo.
La denominación de tabla se debe a su organización en forma de filas y columnas.
Cada fila o renglón contiene los datos de un único registro, dispuestos uno al lado
del otro, por lo que, siguiendo hacia abajo, en cada columna encontraremos un
determinado campo de cada uno de los registros de la tabla.
Los nombres de los campos que aparecen al tope de la tabla, describen la
información que contendrá cada uno de ellos, y nos sirven como medio para hacer
referencia al dato contenido en el campo.
Para aquellos lectores familiarizados con dBase III, dBase IV, FoxPro, etc. diremos
que lo que llamamostabla en Access, constituye una base de datos o archivo DBF
en sistemas tipo dBase, aplicándose allí la misma modalidad de campos y registros.
Pero Access incorpora un nuevo concepto; el de la base de datos integral. Se trata
de un ente que agrupa todo lo necesario para el manejo de la información referente
a un determinado tema: tablas, formularios, índices de ordenamiento, relaciones
entre los datos de las distintas ta-blas, informes, etc. que veremos en el resto de
este curso.
De hecho, podemos tomar todas las bases de un determinado sistema tipo dBase e
incorpo-rarlas a una única base de datos Access, como lo veremos más adelante en
este curso.

3. Qué es un sistema de administración de bases de datos
relacionales
[http://www.mailxmail.com/...ccess-2000/que-es-sistema-administracion-bases-datos-relacionales]
Se trata de un instrumento que nos permite ingresar, recuperar y manejar la información
contenida en la base de datos. Entendemos pormanejar, la posibilidad de ejecutar las
siguientes operaciones, entre muchas otras:
Añadir nueva información a medida que ésta va ingresando.
Obtener la información ordenada según determinados parámetros (por orden alfabético,
según el nombre del autor, según la temática de cada libro, etc.).
Calcular cómputos referidos a la base (cantidad total de publicaciones, promedios
periódicos de ventas, promedios según las diversas categorías, etc.).
Imprimir la información deseada, ya sea en forma de tablas o de gráficos de diversos tipos.
Todas estas prestaciones y muchísimas más que resultaría fatigoso enumerar, comparten
una característica común que constituye la más notable diferencia respecto de la base de
datos tradicional. Esta diferencia consiste en que los datos se ingresan una sola vez, de una
determina-da forma, y pueden luego manipularse para extraer la información ordenada y
seleccionada según múltiples criterios.
Qué significa relacional
Este término está referido a la forma en que Access organiza la información de las distintas
tablas que componen la base de datos.
La siguiente figura muestra la aplicación de una base de datos relacional a un sistema de
clientes:

Vemos que en la tabla de clientes muchos de sus campos se hallan codificados, por
ejem-plo, el vendedor está reemplazado en la tabla de clientes por un número, que luego se
traduce, tabla de vendedores mediante, al nombre correspondiente que aparece en la ficha
(recuadro gri-sado que vemos en la parte inferior de la figura). Algo similar ocurre con la
provincia y la categoría de inscripción en el IVA.
El mecanismo de la relación es muy sencillo: basta con establecer la misma (indicando qué
campos y qué tablas intervienen) para luego acceder automáticamente a los datos
relacionados.
Por ejemplo, y con referencia a la figura, establecemos la relación del campo Cat. con la
ta-bla de categorías IVA, del campo Vend. con la tabla de vendedores, etc.
Una vez establecidas las mencionadas relaciones, cada vez que se lee un registro en la
ta-bla de clientes, se posicionan en el lugar correspondiente todas las tablas que se
encuentran rela-cionadas.
En el ejemplo, con sólo acceder al cliente número 249, la tabla vendedores (en los ejemplos
amada Comisión) se posicionará en"Mario" y la de categoría de IVA en "Resp. Inscripto".
Podemos mostrar entonces directamente el nombre del vendedor en lugar de su código,
ocurriendo algo similar con la categoría IVA y la provincia. Elaboraremos así una vista del
archivo de clientes con todas las descripciones necesarias. La información obtenida por
medio de las rela-ciones se muestra en cursiva en el cuadro grisado de la figura, a este tipo
de vista particular de la base lo llamaremos consulta.
Una base de datos relacional, finalmente, es un sistema específicamente diseñado para el
manejo de información que ha sido previamente organizada en forma de una o varias tablas
rela-cionadas entre sí.

4. Qué es una consulta
[http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/que-es-consulta]
Básicamente, una consulta (query) es una forma de buscar, encontrar y exhibir
determinada información, extrayéndola del cúmulo de datos que almacena la base.
Los datos que responderán a la consulta pueden provenir de una o varias tablas. En
la figu-ra 1.2 el recuadro grisado titulado "Una vista del cliente" es un formulario
que toma los datos de una consulta, la que agrupa información proveniente de las
tablas de clientes, de provincias, de categorías IVA y de vendedores. A la
respuesta de la consulta se la denomina hoja de respues-tas dinámicas.
Página 3
Se le llama dinámica porque cualquier dato que se modifique en la mencionada hoja
(que podrían ser, por ejemplo, los del recuadro gris de la figura), es actualizado en
la(s) tabla(s) corres-pondientes.
Como ejemplo, diremos que con una consulta podremos:
Localizar inmediatamente el nombre y la dirección de una determinada persona.
Imprimir cartas y etiquetas dirigidas a residentes de determinada provincia.
Extender una orden de reposición para productos que hayan llegado a un límite
predetermina-do de sus existencias.
Imprimir un resumen total de ventas, con subtotales por productos o fechas.
Imprimir cartas recordatorias de vencimientos a 30, 60 o más días.

5. Qué es un formulario
[http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/que-es-formulario]
Un formulario es generalmente una hoja de papel en la que disponemos de lugares
en blan-co para introducir la información, con un campo separado para cada dato.
En una base de datos electrónica la definición es casi la misma, con la diferencia de
que trabajamos en la pantalla del monitor; de esta manera podremos ingresar y
modificar los datos directamente en el formulario de la pantalla, formulario que
habremos diseñado previamente se-gún nuestra necesidad y en el que podremos
incluir también material gráfico (fotos) y sonidos.
Como un complemento, un formulario Access puede disponer de los llamados
botones de comando. Pulsando estos botones se ejecutarán funciones o tareas que
nos ayudarán a manejar la información. La figura 1.3 nos muestra un formulario que
nos permite, además de ver y actuali-zar los datos de cada cliente, hasta marcar su
número telefónico pulsando un botón.

6. Qué es un informe
[http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/que-es-informe-1]
Un informe consiste en informa-ción, impresa o visualizada en pantalla, organizada
según el criterio que haya-mos introducido. Se puede usar un in-forme para
agrupar registros en un di-seño personalizado. La variedad de formas en que puede
presentarse la información es casi infinita; citaremos como ejemplo: Listas de
precios, etique-tas, facturas, informes con totales y subtotales, inventarios,
correspondencia personalizada (mailing), etc.
Si bien trabajaremos con informes sencillos, aprenderemos a crear diferentes
informes, que nos permitirán mostrar la información en detalle, separada por
grupos (los que pertenecen a cada provincia, por ejemplo) con sus correspondientes
totales y, dentro de ellos, los subgrupos corres-pondientes a las distintas
localidades de cada provincia.

7. Qué es un objeto y un filtro
[http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/que-es-objeto-filtro]
Qué es un objeto
En Access, objeto significa, en términos generales, algo que es posible seleccionar y
mani-pular como una unidad identificable, como por ejemplo una tabla, una
consulta, un informe, una macro, un dibujo, un gráfico, un documento creado con
otra aplicación, un control en un formula-rio, etc.
Qué es un filtro
Un filtro es un conjunto de criterios mediante los cuales le decimos a Access cuáles
son los registros que deseamos ver y cuáles no. Podemos aplicar un filtro
temporario sobre cualquier ta-bla, consulta o formulario que se encuentre activo, o
bien crear una consulta en base a la tabla y utilizar dicha consulta como si se tratara
de la tabla misma, pero conteniendo sólo los registros que se especifican en el
criterio de selección. En los capítulos correspondientes veremos cuál es la diferencia
entre unos y otras.

8. La pantalla de trabajo de Access
[http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/pantalla-trabajo-access]
Access presenta, al igual que toda aplicación que corre bajo Windows 95/98, la
misma es-tructura de pantalla, tanto en sus ventanas como en sus cuadros de
diálogo. Veamos cuáles son sus distintos componentes:
Barra de títulos de la aplicación
Por ser Access una aplicación multi-ventanas, la barra de títulos sólo contiene el
nombre de la aplicación. Se abrirán luego distintas ventanas, que en sus títulos
mostrarán el nombre de los elementos que contienen.
Siguiendo el estándar de Windows, la barra de títulos contiene también los botones
necesa-rios para el manejo de la ventana Access, elementos que son ya familiares
para quien maneja cualquier otra aplicación Windows 95/98.
En la figura 1.5 se muestra la pantalla de Access en el modo ventana, por lo que
vemos los botones de maximizar y minimizar. Si pulsamos el botón de maximizar,
la aplicación se mostrará en el modo de pantalla completa. Este botón cambiará
por el de restaurar, que nos permitirá volver al modo ventana.
La barra de Menú
Contiene opciones que al ser pulsadas presentan distintos submenúes, en los que

hallare-mos todas las funciones y comandos necesarios para trabajar con Access.
Con respecto a la barra de menús de la figura debemos aclarar que sólo muestra dos
opcio-nes debido a que se trata de la pantalla principal de Access, en la que todavía
no hemos activado objeto alguno (no hay ninguna base activa).
Esta barra agregará las opciones que sean de aplicación de acuerdo al elemento que
se en-cuentre seleccionado: base de datos, tabla, consulta, formulario, etc.
La barra de herramientas
Se trata de una banda que contiene distintos iconos que nos permiten ejecutar
directamente los comandos y funciones más usuales de Access. Al igual que la barra
de menú, también expe-rimentará variaciones de acuerdo a la situación o al objeto
seleccionado.
Veremos más adelante que podemos también seleccionar entre distintas barras que
provee el programa.
El área de trabajo de Access
Es el sector en donde se abrirán las ventanas de trabajo, como por ejemplo las de
Bases de datos, Informes, Formularios, etc.
La barra o línea de estado
Nos muestra una breve reseña de la acción de determinado comando; puede
indicarnos también qué operación podemos realizar a continuación, y también algo
que nos resultará de su-mo interés durante nuestro aprendizaje: si llevamos el
señalador del mouse (sin pulsar) sobre un determinado botón-herramienta,
podremos leer allí una breve descripción de su función.
Veremos luego que esta línea puede instruir al futuro operador de nuestras bases de
datos, indicándole alguna característica del dato a ingresar, etc.
Hacia el sector extremo derecho de esta línea encontraremos los indicadores de
modo, en los que se muestra, entre otras cosas, si estamos trabajando en sobre
escritura (SOB), en modo de inserción (INS), en mayúsculas (MAY), etc.
La ventana inicial del programa
La figura 1.6 muestra las alternativas que presenta el programa en el momento de
su apertura.
Quien ha trabajado con Windows, sabe que pulsando doble clic sobre el archivo de
datos se abri-rá la aplicación correspondiente con el archivo elegido. Si en lugar de

seguir los pasos anteriores pulsáramos doble clic sobre un archivo con extensión mdb
mdb (Microsoft Data Base) no aparecerá el cuadro de diálogo de la figura 1.6 y
pasaremos directamente a la ventana de la figura 1.7.
Por ahora de este cuadro sólo debemos saber que nos permite elegir una base de
datos existente o bien iniciar y grabar una nueva base de datos en blanco para
comenzar a crear los distintos elementos que sean necesarios para nuestro trabajo.
Si disponemos ya de una base de datos (no es nuestro caso) podemos seleccionarla
de la lista, seleccionaremos la opción Más archivos, con lo que accederemos a un
cuadro de diálogo estándar de abrir archivo, en donde buscaremos el archivo tipo
mdb en cualquiera de las unida-des disponibles en nuestra PC (A, C, D, unidad
CD-ROM, unidad Zip, etc.) o la red local.

9. Creando nuestra base de datos
[http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/creando-nuestra-base-datos]
La primera de las alternativas del cuadro de la figura 1.6 (lección anterior) es la
creación de una nueva base de datos en blanco, que es lo que haremos
seguidamente.
1. Activemos la casilla correspondiente a la primera opción: Base de datos de
Access en blanco y pulsemos Aceptar.
Se presentará ahora el cuadro de diálogo de la figura 1.7, en donde se nos propone
la crea-ción de una base de datos con nombre db1.
Este nombre se encuentra actualmente seleccionado, lo que significa que cualquier
cosa que escribamos con el teclado lo reemplazará.
2. Cambiemos entonces el nombre propuesto por otro más adecuado para nuestros
propósitos; escribamos practica y pulsemos luego el botón Crear.
Aunque la palabra "práctica" lleva acento es recomendable no utilizarlo en ningún
caso en el que debamos asignar nombres de archivos, carpetas, direcciones de Web
y e-mail, etc.; de esta ma-nera evitaremos confusiones en lo futuro.
Luego de pulsar Crear se presentará en la pantalla de Access una ventana muy
importante con la que trabajaremos a lo largo de todo este curso.

10. La ventana de Base de Datos
[http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/ventana-base-datos]
Este cuadro (figura 1.8) nos muestra todos los objetos que contiene la base de
datos organi-zados inicialmente por categorías o tipo de objeto. Ya describimos
brevemente la función de las tablas, consultas, formularios, informes, etc., y
también sabemos que se trata de distintos tipos de objetos.
Este cuadro dispone en su borde de una barra en la que podremos elegir el tipo de
objeto que se nos mostrará. Inicialmente se encuentra activo el botón Tablas, lo
que significa que vere-mos la lista de todas las tablas contenidas en la base de
datos, si bien por ahora no hay ninguna tabla que mostrar.
Además de la lista de objetos existentes, este cuadro nos muestra, para cada una de
las ca-tegorías uno o más asistentes que nos permitirán crear ese tipo de objeto.
La figura muestra tres formas de crear una tabla, las que utilizaremos en el próximo
capítulo cuando comencemos a crear objetos.
Mensajes de Access

Veremos que algunos mensajes que Access debe emitir son expre-sados por el
Ayudante (si se encuentra activo). Por ejemplo, si salimos del programa y olvidamos
grabar los cambios efectuados, el mensaje corres-pondiente aparece en un globo,
acompañado por la animación y el sonido del Ayudante (figura 1.9).

11. El botón ¿Qué es esto?
[http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/boton-que-es-esto]
Si tenemos alguna duda sobre la función o la denominación de alguno de los
elementos de Access que aparecen en la pantalla, llevaremos el señalador sobre el
objeto en cuestión y, sin necesidad de pulsar, aparecerá el nombre del objeto o
control correspondiente. Si esta aclaración no nos resultara suficiente, recurriremos
al botón "¿Qué es esto?"; para ello...
1. Pulsemos las teclas Shift + F1 y el puntero del mouse cambiará su aspecto; a
parecerá en pan-talla el icono móvil "¿Qué es esto?".
2. Llevemos el puntero hasta el elemento o botón sobre el que tenemos dudas y
pulsemos.

12. Cerremos nuestra base de datos
[http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/cerremos-nuestra-base-datos]
Como toda aplicación Windows 95/98 podremos cerrar Access (y la base de datos
que hemos creado) pulsando el botón Cerrar.
Cómo guardar los cambios de diseño
Si en una sesión de trabajo hubiéramos creado algún objeto o producido algún
cambio en el diseño de cualquiera de los objetos existentes, Access nos recordará,
al momento de cerrar, que debemos grabar dichos cambios. No es nuestro caso en
este momento, puesto que aún no hemos creado objeto alguno dentro de la base
pero, si intentando probar algo, sin desearlo, hubiéramos creado algún objeto,
aparecerá el aviso en cuestión, al que contestaremos No.

13. Creando tablas de datos
[http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/creando-tablas-datos]
Cómo construir una base de Clientes
A partir de este capítulo desarrollaremos un ejemplo similar al que se muestra en la
figura 1.2 del Capítulo 1: una tabla de clientes con todas las tablas auxiliares
necesarias, las que se re-lacionarán con la primera, para manejar luego toda esa
información mediante un formulario.
Así veremos claramente qué significa relacionar datos y cómo una consulta nos
permite se-leccionar, organizar y agrupar esos datos según nuestras necesidades.
Abramos la base de datos creada en el capítulo anterior
1. Seleccionemos nuevamente la aplicación MS Access, tal como lo hiciéramos en el
ejercicio del capítulo anterior.
Se presentará el mismo cuadro de la figura 1.6 (del Capítulo 1), pero si observamos
la lista, allí aparecerá ahora Practica.mdb
2. Seleccionemos este elemento de la lista y luego pulsemos el botón Aceptar, para
que en la pantalla del programa aparezca el cuadro de manejo de objetos de la base
de datos, también mostrado en el capítulo anterior (figura 1.8).
Con este cuadro podremos crear y modificar todos los objetos de la base de datos
con los que trabajaremos. El mismo permanecerá abierto mientras haya algún objeto
de la base abierto, sea este una tabla, un formulario, una consulta, etc., y cerrarlo
significa también cerrar la base de datos que el mismo representa.
Qué ocurre con las bases de datos de versiones anteriores
Podemos abrir una base de datos de las versiones 97, 7.0, 2.0 en MS Access 2000
sin con-vertirla, y también podemos utilizar sus datos, pero no es posible modificar
el diseño de los obje-tos de esa base de datos, ni aprovechar la mayoría de las
nuevas características de MS Access 2000, en tanto no se convierta a la nueva
versión.
La conversión se realiza en forma automática y con toda facilidad, pero antes de
proceder debemos asegurarnos que todos los usuarios de esa base estén también
en condiciones de traba-jar en Windows 95/98 y en esta nueva versión 2000 de
Access, ya que una vez producido este cambio no podrán abrir la base de datos con
programas Access en sus versiones anteriores.

14. Cómo se crea una tabla
[http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/como-se-crea-tabla]
Lo primero que debemos crear es una tabla que, como vimos, es el verdadero
soporte que contiene a los datos. Es justamente la opción que se encuentra
preparada (obsérvese que el bo-tón Tablas se distingue de los demás).
1. Pulsemos doble clic sobre el botón Crear una tabla en vista Diseño para pasar a la
cuadrícula de diseño de tablas de la figura 2.1.
En ausencia de un nombre, Access asignó el de Tabla 1. Ingresaremos ahora la
definición de los datos que se almacenarán en la tabla y en el momento de
guardarla le asignaremos un nombre apropiado.
2. En el lugar indicado coloquemos el nombre del primer campo: CODCLI
Mostramos los nombres de campo en mayúsculas por una cuestión de claridad, pero
en Ac-cess tenemos total libertad para usar mayúsculas y minúsculas. También
elegimos un nombre de campo corto, si bien, como podemos apreciar en la
instrucción de la figura 2.1, los nombres de campo pueden tener hasta 64
caracteres de longitud e incluir espacios, como por ejemplo: Código del Cliente.
3. Pulsemos la tecla Tabulador, con lo que pasamos a la definición del tipo de dato
que ha de contener el campo. Aparece una lista mostrándonos su primer elemento
(Texto), pero no es este el tipo de dato que le asignaremos, por lo tanto:
4. Pulsemos sobre la flecha para abrir la lista indicada y de dicha lista elijamos
Numérico.
Cómo definir las características de un campo

Cómo definir las características de un campo
Habremos observado que en el sector inferior apareció un grupo de parámetros para
llenar, titulado Propiedades del campo; allí podremos determinar todas las
características que asumirá el campo que estamos definiendo.
Actualmente nos muestra las opciones por omisión para el tipo de dato elegido
arriba (Nu-mérico). Cambiando aquí los parámetros que sean necesarios, podremos
darle a cada uno de los campos las propiedades adecuadas de formato, decimales,
etc. Estableceremos estos parámetros de la siguiente forma:
5. En Tamaño del campo aparecerá el valor predeterminado: Entero largo;
pulsaremos sobre la flecha ubicada a su derecha y de la lista elegiremos Entero.
6. De modos similar en el campo Lugares decimales elegiremos el valor 0.
Si deseamos que Access controle que no se repita el código del cliente, debemos
asignar a la propiedad Indexado de este campo el valor Sí (Sin duplicados).
7. En el campo Requerido elegiremos Sí, y en el campo Indexado elegiremos la
opción Sí (Sin duplicados); pronto veremos qué es un índice. El cuadro de
propiedades del campo referido tendrá ahora el aspecto de la figura 2.2.
8. Pulsemos en el campo Descripción (figura 2.1) y escribamos "Código numérico
del Cliente", terminando con ENTER para continuar con la definición del próximo
campo.
9. Allí escribiremos NOMBRE, pulsaremos ENTER para pasar a la siguiente columna,
y nuevamente ENTER, para aceptar el tipo por omisión (Texto).
10. En Descripción escribiremos "Nombre o razón social del cliente".
11. Del mismo modo que lo hicimos con el nombre definiremos la Dirección,
Localidad y Teléfono según los siguientes parámetros:
Nombre del campo Tipo de datos Descripción Tamaño Requerido
DIRECCIÓN Texto Calle y número 50 SI
LOCALIDAD Texto Ciudad o pueblo 36 SI
TELÉFONO Texto Números y espacios 30 NO
La ventana de diseño deberá contener ahora los datos que se muestran en la figura
2.3. Completado el ingreso de los campos que componen (por ahora) la tabla de
clientes, procedere-mos a grabarla:

12. Para guardar en la base la tabla que creamos, pulsemos el segundo botón de la
barra, con lo que aparecerá el cuadro de diálogo Guardar Como (figura 2.4).
13. En lugar del nombre que se nos presenta (Tabla 1) escribamos en este cuadro: Clientes
Clientes y pulsemos Aceptar aparecerá el cartel de la figura 2.5.
No necesitamos por ahora definir claves y por lo tanto contestaremos No.
14. Cerremos ahora la ventana diseño (figura 2.3).
Veremos que podemos establecer el ordenamiento de la tabla fácilmente pulsando
un botón y sin necesidad de crear una clave.
No obstante, en aplicaciones más avanzadas es conveniente definir una clave

No obstante, en aplicaciones más avanzadas es conveniente definir una clave
principal, ya que ésta nos permitirá mantener la integridad referencial. Esto significa
que no nos será permitido eliminar en una determinada tabla ningún registro del
que dependan otros registros en otras ta-blas.
Especialmente en sistemas multi-usuarios es imprescindible controlar la integridad
referen-cial para que no nos ocurran cosas tales como eliminar un cliente que aún
tiene registros pendien-tes de pago en la tabla de facturas. Para que el lector tenga
una idea de lo que significa una Clave principal en una tabla, explicaremos
brevemente esta característica al final de este capítulo. Volve-remos luego a este
tema, sobre el final del Capítulo 5, en donde veremos la primera aplicación práctica
de una clave.
Otro control que sí es importante para nuestro ejemplo es el de las duplicaciones.
Veremos que por haber definido el campo CODCLI con la propiedad Indexado y Sin
duplicados, tal como lo vimos en la figura 2.2, no nos será permitido ingresar dos
registros con el mismo valor CODCLI.
Ahora la base de datos Practica incluye a la tabla Clientes.
Observemos que el título del cuadro contiene ya el nombre de la tabla y el cuadro
vacío de la figura 1.8 contiene ahora el icono representativo de esta tabla.
Más adelante, cuando hayamos aprendido algo más de Access, agregaremos a esta
tabla algu-nos campos que necesitaremos; veremos lo fácil que es hacerlo.

15. Cómo abrir una tabla e ingresar los datos
[http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/como-abrir-tabla-ingresar-datos]
Ya estamos en condiciones de utilizar la tabla y lógicamente, lo primero que
debemos hacer es cargar en ella los datos; veamos cómo hacerlo.
Tenemos en la pantalla el cuadro de control de los objetos de la base (figura 1.8 del
Capítulo 1). Aparece allí seleccionada la tabla Clientes, por ser el único elemento que
contiene la base.
1. Pulsemos doble clic sobre este único elemento de la lista, y la tabla
correspondiente se abrirá para el ingreso y modificación de sus datos (figura 2.6).
Lo que veremos en la figura es la presentación en modo Hoja de datos, que es similar
a una de cálculos. Se trata de una delas formas de trabajar con una tabla. Veremos
otras formas de presentación (formularios).
Figura 2.6
La acción de cliquear dos veces en rápida sucesión (mencionada aquí como doble
clic) nos permi-te ahorrar un paso. En la mayoría de los casos en que, luego de
seleccionar algún ítem, se nece-sita una confirmación (botón Aceptar, Sí, etc.), el
doble clic sobre la opción elegida nos ahorra este último paso.
Se trata de una operación muy común en Windows, que debemos ensayar con el fin
de acostum-brar nuestra mano al breve lapso que separa a las dos pulsaciones.
Notemos que el cuadro Base de datos (podemos verlo en la figura 1.8 del Capítulo 1)
dispone además del botón Diseño, que abrirá la tabla en modo diseño (figura 2.1), lo
que nos permitirá modificar su diseño o estructura. Lo utilizaremos luego para
agregar algunos campos a la misma.
Por ahora sólo debemos tener en claro la diferencia entre crear o modificar la
estructura de una tabla (crear campos, asignar tipos de datos numéricos, textos,
etc.) e ingresar o modifi-car los datos de la tabla, que es lo que haremos a
continuación. En este modo de presentación (la figura 2.6 nos muestra la tabla en
blanco y la 2.7 los datos ya ingresados) tenemos todos los datos de la tabla a nuestra
disposición; podemos ubicarnos sobre cualquiera de ellos (figura 2.7) pulsando con
el mouse para modificarlo. Si el dato que buscamos no aparece en la ventana
de-bemos accionar sobre la barra de desplazamiento vertical para ubicar otros
registros, o sobre la de desplazamiento horizontal para acceder a otras columnas que
no están visibles.
En la figura 2.6 no aparecen las barras de desplazamiento por no ser necesarias, ya
que tenemos a la vista todos los datos de la tabla.
Estas barras se presentarán cuando el tamaño de la ventana no sea suficiente para
mostrar todos los datos de la tabla.

Para quien recién se inicia en aplicaciones de este tipo, mostraremos algunos
aspectos refe-ridos al ingreso y modificación de los datos de Access.

16. Cómo ingresar y modificar datos
[http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/como-ingresar-modificar-datos]
Access nos ofrece la posibilidad de editar o agregar registros en la hoja de datos de
una ta-bla, de una consulta o de un formulario (veremos aquí al caso de las tablas y
dejaremos para los Capítulos 6 y 7 los otros dos).
Cómo ingresar datos en un registro (línea)
En el margen izquierdo de la tabla, cuatro símbolos nos muestran el estado del
registro.
Un triángulo negro nos indicará el registro activo propiamente dicho (figura 2.7).
Un icono en forma de pequeño lápiz nos indica que el registro está siendo
editado y que no ha sido guardado todavía.
Un asterisco identifica al registro en blanco, listo para agregar nuevos datos.
Un círculo cruzado por una línea nos indica (en un entorno de múltiples
usuarios) que ese registro no se puede editar por encontrarse bloqueado por otro
operador.
Figura 2.7
El cursor titilante se encontrará en el primer campo del registro, indicándonos que

lo que es-cribamos se incorporará allí.
Completados los datos del primer campo, pulsaremos ó para pasar al siguiente.
Cuando pulsemos alguna de estas teclas sobre el último campo de un registro
pasaremos auto-máticamente al siguiente. Antes de hacer esto último, Access
guardará los datos del registro que se completó.
Cómo corregir los datos de un campo
Si el error es de sólo algunos caracteres, pulsaremos sobre el campo en el lugar que
que-remos corregir. Allí podremos escribir los nuevos caracteres y, mientras lo
hacemos, los caracte-res de la derecha se desplazarán; se dice que estamos en
modo inserción (que es el modo de trabajo predeterminado del teclado para
cualquier aplicación). En este caso en modo inserción, podemos ayudarnos con las
teclas Retroceso ó Suprimir para borrar los caracteres a la izquierda o derecha,
respectivamente.
Estando en modo inserción, podemos pulsar la tecla Insertar para pasar a modo
sobreescritura, lo que significa que cada carácter que escribamos reemplazará al
que está a la derecha del cur-sor, ahorrándonos la tarea de pulsar teclas para
eliminar caracteres.
Cómo reemplazar el contenido de un campo
Llevamos el puntero al comienzo del campo, es decir entre el borde de la columna y
su primer carácter (el puntero cambiará su forma a unacruz indicándonos tal
condición). Allí pulsare-mos el botón izquierdo y el campo quedará seleccionado,
mostrándose en color negro. Estando el campo seleccionado en estas condiciones,
lo que escribamos reemplazará al contenido anterior; en este modo, el primer
carácter que pulsemos borrará el contenido anterior del campo y se colo-cará en su
reemplazo; luego los siguientes caracteres que escribamos se agregarán a la
derecha del anterior. Para corregir un dato existente debemos recurrir, en cambio,
al modo edición, que ya vimos (el cursor está dentro del campo pero éste no se
encuentra resaltado).
Si tenemos actualmente un campo resaltado y desplazamos con las teclas
direccionales (flechas) se agregarán nuevos campos a la selección.
Para resaltar con el teclado, la forma más rápida y sencilla es pulsar la tecla F2;
esta tecla alterna entre los modos edición y reemplazo.
Cómo anular los cambios
Si aún no hemos salido del registro (el renglón de la tabla), podemos anular los
cambios y volver al estado anterior pulsando Esc. Pulsando la primera vez
anularemos los cambios del último campo modificado y pulsando nuevamente
anularemos los cambios de todos los campos del re-gistro activo.
Si luego de hacer un cambio en algún campo del renglón (registro), nos ubicamos
en otro registro (pulsando Flecha arriba, Flecha abajo, o con elmouse), los cambios
hechos al primero, como ya hemos dicho, son guardados en la tabla. A esta altura,
si descubrimos un error en el registro que acabamos de modificar, debemos pulsar
Control + Z y así recuperaremos en su estado anterior a todos los campos del
último registro modificado.
Datos permitidos, datos prohibidos y datos requeridos

Cada vez que intentemos salir de un campo después de haber modificado los datos
del mismo, Access se asegurará que el valor ingresado sea permitido. De nos ser así
nos avisará que el mismo no es válido y que debemos modificarlo o bien deshacer la
operación presionando la tecla .
Un dato es rechazado cuando no es compatible con el campo que lo recibe (por
ejemplo, una letra no es aceptada en un campo numérico).
Otro cartel de error que podrá aparecer en el ejemplo que veremos, es el que nos
advierte que hemos dejado vacío un campo requerido (figura 2.8).
La propiedad Requerido (que hemos establecido para el campo codcli, ver figura
2.2) signi-fica que Access no nos dejará pasar a otro registro sin antes completar
ese campo con algún dato válido.
Veremos más adelante que además de la validación inherente al tipo de dato
podemos, para cada campo, establecer reglas de validación de acuerdo a las
necesidades del formulario (por ejemplo, que un campo no acepte valores
superiores a 1000).
Existen otros campos que no son editables, como por ejemplo los del tipo Contador
Contador, en los cuales el programa asigna automáticamente un número
consecutivo para cada registro agregado, o los del tipo Calculado, que muestran
valores calculados por una fórmula. Tampoco podemos modificar los campos
bloqueados o desactivados, o algunos campos de consulta.

17. Cómo desplazarnos con el teclado
[http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/como-desplazarnos-teclado]
Cuando tengamos que ingresar cantidades mayores de datos, nos resultará útil
manejarnos con el teclado. Mostramos aquí una breve guía de las teclas que
cumplen alguna función especial.
Para:
Ir al campo siguiente ................................................................ Tabulador
Ir al campo anterior .................................................................. Shift + Tabulador
Ir al primer campo del registro actual ....................................... Inicio
Ir al último campo del registro actual ........................................ Fin
Ir al primer campo del primer registro (en una tabla) ............... Shift + Control +
Inicio
Ir a la página anterior en una tabla o
Ir al registro anterior en un formulario ...................................... Re Pág
Ir a la página siguiente en una tabla o
Ir al registro siguiente en un formulario .................................... Av Pág
Ir a un registro (por ejemplo al Nº 7) ........................................ F5, 7, Intro

18. Ingresemos datos en la tabla
[http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/ingresemos-datos-tabla]
Comenzaremos ahora a cargar los datos que necesitaremos para los ejercicios de
los próximos capítulos.
1. Ubicando el cursor en el primer campo escribiremos los datos que siguen,
utilizando en todos los casos las teclas indicadas en el primer renglón:
Notemos que al pasar a un nuevo campo, en la línea inferior de la ventana de Access
aparece el texto que ingresamos como descripción al diseñar la tabla.
Los valores de la clave (5, 68, 18) no fueron ingresados en forma ordenada, y
permanecerán en ese estado hasta que cerremos la tabla, momento en el cual
Access actualiza los índices de ma-nera tal que los registros aparezcan ordenados
cuando la volvamos a abrir.

19. Qué ocurre al ingresar datos idénticos en el campo clave
[http://www.mailxmail.com/...osoft-access-2000/que-ocurre-ingresar-datos-identicos-campo-clave]
Ya hemos dicho que en el campo CODCLI (y en todo otro campo que se declare indexado
con la opción sin duplicados) no nos será permitido ingresar un valor que ya exista para otro
regis-tro.
1. Comprobemos esta propiedad ingresando a continuación el siguiente registro:
Cuando hayamos completado el último campo (o cuando intentemos pasar a otro registro)
aparecerá la ventana de diálogo de la figura 2.9 indicándonos la condición de duplicado del
registro ingresado.
Figura 2.9
2. Debemos pulsar Aceptar, pulsar luego con el mouse sobre la clave duplicada (68) y
escribir otro número en su lugar, por ejemplo 9.

20. Cómo agregar registros
[http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/como-agregar-registros]
En la figura 2.6 podemos notar que debajo del último registro con datos se
encuentra un renglón señalado con un asterisco en su sector de control, lo que
indica que se trata del registro de inserción.
Si la tabla tiene muchos datos y no estamos viendo los últimos registros, es
probable que no se encuentre visible el registro de inserción en ese caso,
disponemos de un botón en la barra superior que permite visualizar ese registroy
coloca el cursor en su primer columna para comenzar el ingreso de los datos.
Cuando comencemos a escribir, el señalador adoptará la forma de indicador
activo. Al completar el último campo, el señalador se desplazará hacia abajo
abriendo un nuevo registro para el ingreso de los datos.
1. Pulsemos entonces en el primer campo del registro de inserción e ingresemos
estos datos:
2. Guardemos ahora la tabla pulsando el botón de Guardar. Conviene que nos
acos-tumbremos a guardar cada vez que terminemos una operación, aunque en este
ca-so no es estrictamente necesario ya que Access guarda cada registro modificado
en el momento en que pasamos al siguiente registro o a cualquier otro pulsando con
el mouse.
3. Cerremos la tabla pulsando clic sobre el botón de control de la ventana que la
con-tiene.

21. Cómo eliminar un registro
[http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/como-eliminar-registro]
Esta operación eliminará una fila de la tabla, que equivale a un registro. Estando en
el modo hoja de datos (que es como trabajamos hasta ahora):
1. Pulsemos en el sector de campos de uno de los renglones. El renglón quedará
re-saltado e indicado con el triángulo sólido (veremos mejor este tema cuando
estu-diemos selección de datos, en este mismo capítulo).
2. Pulsemos la tecla Suprimir y Access pedirá confirmación para eliminar el registro
(figura 2.10).
Figura: 2.10
3. Pulsemos Sí y la fila correspondiente (registro) desaparecerá de la tabla.
Podemos hacer esto mismo con la opción Eliminar registro, del menú EDICIÓN y
en ese caso no es necesario que la fila completa se encuentre seleccionada, bastará
con que el cursor se encuentre ubicado en cualquier campo de la misma.
Debemos prestar atención, puesto que si aceptamos, ya no podremos volver atrás
para re-cuperar el registro.

22. Qué hacer si el cuadro de datos no está en la pantalla
[http://www.mailxmail.com/...-microsoft-access-2000/que-hacer-si-cuadro-datos-no-esta-pantalla]
Ya sabemos que este cuadro (mostrado en la figura 1.8 del Capítulo 1) es imprescindible
pa-ra el manejo de los objetos de la base de datos y que, a menos que cerremos la base,
estará acti-vo, aunque puede ocurrir que en determinadas circunstancias no se encuentre a
la vista; por ejemplo cuando se superpone alguna ventana encima del mismo.
En este caso aparecerá en la barra superior un icono que representa a este cuadro (si no
estuviera, bastará con pulsar sobre cualquiera se los objetos para que aparezca). Pulsando
sobre este icono, el cuadro de la figura 1.8 aparecerá en primer plano.
Otra forma de activarlo es mediante la opción VENTANA del menú, en la que encontraremos
la opción, que en este caso es 1 Practica: Base de datos; al pulsarla reaparecerá el cuadro
en pri-mer plano.
Podemos ocultar a esta o cualquier otra ventana que utilicemos en nuestro trabajo con
Ac-cess con la opción Ocultar del menú VENTANA.
En el caso de la ventana Base de datos siempre contaremos con el mencionado botón para
hacerla aparecer pero si la que se encontrara oculta fuera la ventana de un objeto cualquiera
de la base podremos volverla a visualizar si elegimos Mostrar en el menú VENTANA, lo que
abrirá un cuadro con una lista de todos los objetos ocultos. Pulsando sobre cada uno de
ellos los traemos nuevamente a la pantalla. Otra forma es simplemente volviendo a abrir el
objeto seleccionándolo en la ventana Base de datos.
Qué es una aplicación de base de datos
Tratándose de bases de datos Access, podemos decir que una aplicación es una base de
datos (el archivo mdb que ya conocemos) que tiene definidos algunos objetos que nos
permiten utilizar esos datos.
El contenido de esa base podría ser desde algo tan simple como una tabla con parámetros de
ordenamiento que nos permitan ver y actualizar sus datos manteniendo un orden
determinado hasta algo tan complejo como un sistema completo de reservas manejado desde
varias terminales.
Por lo general cuando se define una aplicación para uso de terceros, se incluyen en la misma
ciertos parámetros para que, junto con la apertura de la base, arranque algún proceso inicial.
Normalmente este proceso inicial consiste en presentar un determinado formulario o un
menú de opciones en la pantalla.
Podemos colocar el icono que representa esta base de datos en el escritorio de Windows
95/98 o en algún lugar del menú Inicio, y así facilitar el acceso a la misma de los usuarios
que vayan a emplearla.
En el CD-ROM de Office 2000 encontraremos varias aplicaciones a modo de ejemplo.
Busquemos (con el comandoBuscar de Windows) la clave *.MDB en la unidad donde hemos
coloca-do el mencionado CD y aparecerá una lista de estas aplicaciones. Pulsemos allí
mismo y arrastremos hacia el escritorio o cualquier carpeta que utilizamos habitualmente y
tendremos un ejemplo de desarrollo de bases de datos que podemos abrir, modificar,
investigar, etc.

23. Cómo copiar una tabla (o cualquier otro objeto)
[http://www.mailxmail.com/...curso-microsoft-access-2000/como-copiar-tabla-cualquier-objeto]
Podemos hacer duplicados de objetos utilizando el mouse. Si mantenemos pulsada
la tecla Control mientras arrastramos algún objeto (tabla, consulta, etc.) dentro del
cuadro Base de datos, cuando soltemos el botón aparecerá un duplicado con el
nombre Copia de xxxx, siendo xxxx el nombre del objeto original.
La posibilidad de duplicar nos permitirá ahorrar tiempo y esfuerzo cuando debamos
crear objetos similares. Obtenido el nuevo objeto duplicado en la forma que se
indicó arriba, cambiaremos pri-meramente el nombre Copia de xxxx por otro más
adecuado para el nuevo objeto (como veremos enseguida) y luego abriremos este
duplicado con la opción de diseño correspondiente, para efec-tuar los cambios
necesarios. Además de facilitarnos nuestra tarea, este método dará uniformidad y
coherencia a nuestros diseños, ya que procediendo de este modo estaremos seguros
de que la diferencia del duplicado respecto del original será sólo lo que
modificamos después de la copia.

24. Cómo renombrar una tabla (o cualquier otro objeto)
[http://www.mailxmail.com/...curso-microsoft-access-2000/como-renombrar-tabla-cualquier-objeto]
Lo que sigue es una propiedad intrínseca de todo objeto bajo Windows 95/98: si pulsamos
una vez sobre el objeto (en nuestro caso cualquiera de Access cuyo icono representativo se
en-cuentre dentro del cuadroBase de datos) y luego de un instante volvemos a pulsar sobre
el mis-mo, aparecerá recuadrado el nombre de ese objeto y podremos escribir el nuevo
nombre en su lugar.
Ahora, con la versión 2000 podemos cambiar los nombres de los objetos libremente
Ahora podemos cambiar el nombre de los objetos sin preocuparnos por otros objetos que los
utilizan. Si por ejemplo utilizamos la tabla de Clientes en consultas, formularios, etc., al
cam-biar el nombre de la misma (en versiones anteriores de Access) teníamos el
inconveniente de que los objetos que empleaban esa tabla, presentaban un mensaje de error
indicando que"no existe el objeto tabla Clientes".
Ahora, en la nueva versión 2000, cuando cambiamos el nombre de cualquier objeto, Access
modifica automáticamente todas las referencias a ese objeto para adaptarlas a la nueva
denomi-nación del mismo.
De este modo, si fuera necesario, podemos reorganizar en unos pocos minutos los nombres
de todos los objetos de la base.

25. El orden de los datos
[http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/orden-datos]
Una de las ventajas más importantes que nos proporcionan las bases de datos es la
de po-der manejar la información en el orden requerido en cada caso.
Por ejemplo, si en un servicio médico se presenta un paciente que recuerda su
número de historia clínica, el operador lo ubicará inmediatamente tipeando ese
número, pero si el paciente no lo recuerda se lo buscará por su nombre en una lista
alfabética. El paciente tiene un único registro de legajo médico y, por lo tanto,
estamos accediendo a la misma información por dos vías diferen-tes.
Esto es sólo un ejemplo de los múltiples beneficios que pueden obtenerse de una
base de datos como la que nos ocupa.
Qué es un índice o clave
Disponiendo de una computadora lo suficientemente rápida, el operador del
ejemplo anterior podría ordenar los datos en forma alfabética para ubicar al
paciente por su nombre, pero existe una forma mejor de hacer esto utilizando
índices.
Un índice es una característica de la tabla asociada a un determinado campo de la
misma, que nos permite definir un ordenamiento y una clave de acceso particular
para los datos conteni-dos en dicha tabla.
Podemos decir que un índice nos permite:
Leer o listar los registros de la tabla en un orden determinado.
Acceder a un determinado registro en forma directa.
Relacionar datos de distintas tablas.
La clave principal de la tabla
Si bien en Access no es obligatorio, generalmente se acostumbra identificar a cada fila
fila o re-gistro con un único número de código o de serie, como por ejemplo el
número de legajo del em-pleado o el número de serie del producto.
En caso como los mencionados es conveniente definir para esos campos la
característica Indexado Sin duplicados y de esta forma nos aseguraremos que
Access nos impedirá ingresar más de un registro con el mismo valor de ese campo
(es decir que de esta manera evitaremos tener dos registros con la misma clave
identificatoria).
También podemos designar a ese campo como Clave principal de la tabla y de esa
forma la tabla se mantendrá siempre ordenada de acuerdo con el valor de ese
campo.
Cuando ingresamos datos en una tabla estos van ocupando posiciones consecutivas
y ese será el orden natural de la tabla u orden físico de los registros.
No obstante, como lo vimos en la figura 2.5, Access nos sugiere que definamos un
índice principal para que en adelante sea ese índice el que defina el orden en que se

presentarán los registros.
Veremos luego, que se puede establecer el ordenamiento de los registros sin
necesidad de Clave principal, definiéndolo como una propiedad de la tabla. No
obstante, veremos algunos casos en los que es ventajoso establecer una clave
principal para la tabla.

26. Cómo imprimir los datos de una tabla
[http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/como-imprimir-datos-tabla]
Dedicaremos este capítulo a describir los ajustes que podemos aplicar al diseño
inicial de la tabla de nuestro ejemplo. En tal sentido, agregaremos nuevas columnas,
reubicaremos las exis-tentes, cambiaremos el nombre de los campos, etc. Con
estas prácticas podremos comprobar lo simple que resulta aplicar estos cambios,
incluso sobre una tabla que ya contiene datos. Pero an-tes veremos cómo se
imprimen los distintos objetos de la base de datos.
Cómo imprimir los datos de una tabla
Ya sabemos cómo abrir una tabla en el modo de presentación hoja de datos, y de
hecho te-nemos abierta nuestra tabla en ese modo, de acuerdo con el ejercicio
anterior.
1. En ese caso pulsaremos el botón imprimir aparecerá el aviso de la figura 3.1
indicándo-nos que el objeto está siendo enviado al dispositivo de impresión.
Figura: 3.1
Si, en cambio, seleccionamos la opción Imprimir del menú ARCHIVO, se mostrará el
cuadro de diálogo de control de la impresión de la figura 3.2.
Figura: 3.2
2. Pulsando aquí el botón aceptar imprimiremos todos los registros de la tabla del
mismo modo que si utilizáramos el botón que mostramos anteriormente.

mismo modo que si utilizáramos el botón que mostramos anteriormente.
Podemos seleccionar un área (ya hemos visto cómo se selecciona desde la parte
de un campo a toda la tabla) y activar en cuadro de la figura 3.2 el botón Registros
se-leccionados, para imprimir sólo el área resaltada.
Si, en cambio, activamos la opción Páginas, podremos solicitar la impresión de
de-terminadas páginas completando los campos Desde y Hasta con los números de
las mismas.
En el campo Copias indicaremos la cantidad de copias que se imprimirán.
Habilitando la casilla Intercalar podremos definir si se imprimirán todas las páginas
de la primera copia, luego todas las de la segunda, o bien todas las copias de la
primera página, luego todas las de la segunda, etc.
En todos los casos obtendremos un listado de la tabla ordenado de acuerdo con la
clave principal o, en su defecto, en el orden en que se encuentren grabados los
registros.
Para realizar una impresión más acabada utilizaremos el Informe que, junto con el
Formu-lario, constituyen los dos medios más apropiados para brindar información
de las bases Access a personas no especializadas en el tema.

27. Cómo elegir la impresora
[http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/como-elegir-impresora]
Access realiza sus impresiones utilizando como parámetros los que se encuentran
definidos actualmente para Windows, en relación con la impresora elegida. Windows
permite más de una definición de impresora; veamos cómo se elige la impresora y
las características de impresión.
En la figura 3.2 podemos leer, en el campo Estado, las características de la
impresora se-leccionada. En la figura se indica que la impresora seleccionada es la
que se ha definido para Windows como impresora predeterminada.
Como podemos apreciar, el campo Nombre puede abrir una lista; pulsando el icono
corres-pondiente se mostrarán todas las impresoras disponibles (se trata de las
impresoras que se en-cuentren instaladas para Windows).
Lo que seleccionamos aquí no es la impresora en sí, sino distintas definiciones de
impre-sión, que pueden estar destinadas a distintas impresoras o no. Un ejemplo
típico de dos o más definiciones para una misma impresora lo tenemos en el caso
de las impresoras láser, que por lo general disponen de dos modos de impresión:
Postscript y PCL (dos controladores o programas distintos que podemos utilizar para
imprimir en la misma impresora).
Los campos Tipo, Dónde, etc., nos muestran otros datos de la impresora
seleccionada. Si no contamos con una impresora, podemos activar la casilla Imprimir en un arc
Imprimir en un archivo, para llevar el trabajo a otra PC que disponga de impresora.
En este caso, en lugar de ir al papel , se generará un archivo de impresión que luego
podremos utilizar en otra instalación; veremos esto más ade-lante en este mismo
capítulo.

28. Cómo ajustar el modo de impresión
[http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/como-ajustar-modo-impresion]
Si estando en el cuadro 3.2 pulsamos el botón Propiedades, se presentará el cuadro
de control de la impresora. Este cuadro dependerá de la impresora que tengamos
instalada en el sistema; mostraremos aquí el que corresponde a una impresora
Hewlett Packard de chorro de tinta (figura 3.3).
Figura: 3.3
En el primer subcuadro: ColorSmart podemos seleccionar el modo de
Administración del co-lor entre Automático y Manual (en este caso se habilitará el
botón Opciones, que nos dejará modi-ficar los distintos parámetros).
En el segundo subcuadro: Modo de Impresión podemos elegir entre los modos
Óptimo, Normal y EconoFast.
No avanzaremos en más detalles porque, como dijéramos anteriormente, todo esto
es parti-cular para cada marca y modelo de impresora, pero diremos que, para
imprimir tablas, formula-rios, informes y todo aquello que comprenda sólo datos,
líneas y recuadros bastará con el modo predeterminado, es decir sólo pulsando Aceptar
Aceptar en el cuadro de la figura 3.2.
Selección del tipo de papel
Si en el cuadro anterior (figura 3.3) pulsamos sobre la solapa Papel, el mismo
cambiará su aspecto por el que nos muestra la figura 3.4.

Figura: 3.4
Podemos abrir la lista superior para elegir el tamaño del papel que mejor se adapte
a la hoja que colocaremos en la impresora.
En el ejemplo, la lista muestra como seleccionado el formato A4, y junto al mismo
podemos leer las medidas del papel.
Cómo imprimir en forma apaisada
Si tenemos que imprimir una tabla que contiene muchos campos, es probable que la
misma no quepa en el ancho de la página. Conviene entonces colocar la impresión
en formaapaisada para así aprovechar el largo de la página como ancho.
En el panel titulado Avanzadas definiremos si la impresión se hará a lo alto
(Vertical) o en forma apaisada, a lo ancho de la página (Horizontal).
Cómo modificar los márgenes y encabezados de columnas
Si en la ventana de diálogo de la figura 3.2 pulsa-mos el botón Configurar,
aparecerá el cuadro de la figura 3.5.

Figura: 3.5
Allí podemos cambiar los valores de los cuatro már-genes. Los cambios aparecen
reflejados en forma gráfica en el recuadro Ejemplo.
En el caso de imprimir hojas de datos, con la casilla Encabezados de impresión
habilitada, se envían los encabezamientos de columna a cada página; en cambio, si
la apagamos, los encabezados se imprimen sólo una vez, al comienzo del listado.

29. Cómo visualizar nuestro trabajo antes de imprimir
[http://www.mailxmail.com/...rosoft-access-2000/como-visualizar-nuestro-trabajo-antes-imprimir]
Es conveniente que, antes de enviar la información a la impresora, nos aseguremos que el
resultado será el que estamos esperando y, para ello, nada mejor que ver el trabajo
previa-mente en la pantalla.
Pulsando el botón de Vista previa de impresión traeremos a la pantalla una imagen
similar a la que tendrá el trabajo una vez impreso.
Cómo imprimir en otra PC que no disponga de Access
Muchos usuarios que no disponen de impresora en su instalación se harán esta pregunta.
Este problema se resuelve utilizando la opción Imprimir en un archivo.
Activando esta casilla (cuadro 3.2), cuando pulsemos el botón Aceptar se nos solicitará un
nombre para el archivo en el que se guardará la imagen del resultado impreso. El formato
del mismo dependerá del controlador (driver) de impresora que tengamos seleccionado
como impre-sora activa para Windows, y el mismo deberá ser adecuado para la impresora
en la que imprimi-remos; debemos consultar la documentación de Windows a fin de instalar
el controlador de impre-sora que corresponda a la PC en donde imprimiremos.
Luego, copiando este archivo a un disquete, podemos llevarlo a otra PC con impresora e
imprimirlo escribiendo en la línea de DOS (o en una sesión DOS dentro de Windows):
COPY nnnnn/B LPT1
En donde nnnnn representa el nombre que dimos al archivo de impresión cuando lo
gene-ramos en Access.
El parámetro / B puede no ser necesario según el caso, dependiendo del tipo de archivo que
se haya generado, por lo que recomendamos probar con o sin el mismo. Por ejemplo, en el
caso de generar para una impresora Postscript bajo Windows 95/98 e imprimir con una
sesión de DOS también bajo Windows 95/98, no es necesario y si se trata de una impresora
Hewlett Packard ó Epson de chorro de tinta tampoco.

30. Cómo agregar un campo (columna) a la tabla
[http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/como-agregar-campo-columna-tabla]
Es muy sencillo agregar campos a una tabla, y esto es posible inclusive si la tabla
tiene ya datos cargados. Trabajaremos con el mismo cuadro que utilizáramos para
definir la tabla. Seguramente habremos notado que para que la dirección sea
completa está faltando un campo para la Provincia, que es justamente lo que
agregaremos.
Ingresaremos entonces a Access y abriremos la base de datos Practica.mdb.
El modo diseño y el modo hoja de datos
Como ya vimos, el cuadro de diálogo Base de datos (figura 1.8 del Capítulo 1)
dispone de un botón para Diseñar o modificar la estructura de una tabla, pero existe
otro modo de acceder al modo diseño.
Toda vez que accedamos a un formulario, un informe, o una tabla, como en este
caso, aparecerá en la barra de botones, a la izquierda un icono tipo lista como el
que se muestra en la figura 3.6.
Pulsando donde se indica, se abrirá la lista que aparece debajo; allí podremos elegir
el modo Diseño si estamos en el modo datos (tabla) o como modo Datos si estamos
modificando el objeto (en modo diseño).
Los modos de trabajo posibles dependen del objeto de que se trate; trabajando con
formularios y con tablas se mostrarán dos modos, y con informes y consultas tres;
pero no debemos equivocarnos, lo que nos muestra el icono no es el modo en que
se encuentra actualmente el objeto, sino el modo alternativo al que pasaremos si lo
pulsamos.
Esto significa que podemos cambiar de un modo al otro, lo que nos permite una
forma muy rápida de retocar el diseño si, al ingresar los datos, notamos que algo no
está bien, como por ejemplo tipos de datos, longitudes, campos que faltan, etc.

1. En el cuadro Base de datos pulsemos doble clic sobre Clientes, con lo cual
se abrirá la mencionada tabla en el modo hoja de datos (figura 2.6 de Capítulo 2).
Lo que haremos a continuación será modificar el diseño de la tabla; para ello...
2. Pulsemos el botón de diseño (en el mismo cuadro Base de datos), con lo que
aparecerá la cuadrícula de diseño para esta tabla (que ya vimos en la figura 2.3) y
estaremos en condiciones de modificar cualquier detalle de la estructura de la tabla
o agregar campos, que es lo que haremos a continuación.
3. Agregaremos ahora el campo para la provincia. Para ello nos ubicamos en la
primera columna del primer renglón libre (debajo de TELEFONO) y escribimos allíPROVINCIA
PROVINCIAcomo nombre del campo.
4. Pulsemos Tabulador para pasar a la definición del tipo de dato.
5. Para el tipo de dato seleccionamos Texto y en el recuadro Propiedades del
campo le asignamos un tamaño de 22 caracteres.
6. Pulsemos sobre la propiedad Requerido (en el sector inferior) y
seleccionemos Sí.
7. Pasando a Descripción con Tabulador escribimos "Nombre de la Provincia".
8. Pulsemos el botón grabar para guardar estos últimos cambios.
El campo que agregamos siempre debe contener datos, debido a que lo definimos
con la propiedad Requerido. Cuando grabemos la tabla, Access verificará la
coherencia de todos sus datos y encontrará un error; un campo Requerido se
encuentra vacío, ya que no hemos ingresado aún el nombre de la provincia en
ningún registro. El error está indicado en el cuadro de la figura 3.7, pues el campo Provincia
Provinciase destaca en negro.
9. Contestaremos No, ya que conocemos cuál es el motivo del error que se
muestra; de esta forma la tabla será grabada con los cambios que hemos hecho en
su diseño.

Figura 3.7
10. Pulsando el botón correspondiente en la barra de botones o bien el botón
Abrir, del cuadro de diálogo Base de datos, pasemos a modo ingreso de datos
(hoja de datos) y ya estaremos en condiciones de completar el campo agregado para
todos los registros, colocándole a cada uno la provincia correspondiente, si bien no
haremos esto por ahora.
En este caso, como en muchos otros en los que tengamos que ingresar datos que se
repiten, trabajaremos menos utilizando el Portapapeles, por lo tanto conozcamos
primero el Portapapeles para después ingresar los datos que faltan, con mucho
menos trabajo.

31. Qué es el Portapapeles
[http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/que-es-portapapeles]
Se trata de un área de memoria que se utiliza bajo control de Windows, en la que
podemos guardar temporariamente piezas de información (textos, valores,
imágenes, etc.) para luego inser-tar esa información en la misma aplicación o en
cualquier otra aplicación Windows que sea capaz de manejar ese tipo de objetos.
Para colocar un dato en el portapapeles previamente debemos seleccionarlo
(resaltarlo). Aunque en el próximo ejercicio sólo necesitaremos seleccionar campos,
veremos cómo se selec-ciona, desde parte de un campo, a toda una tabla completa.
Cómo seleccionar datos
Seleccionar parte de un campo
Utilizando el mouse podremos seleccionar parte de un campo pintando los datos.
Seleccionar un campo
Cuando explicamos el modo edición y el modo reemplazo aprendimos a resaltar un
campo (seleccionarlo) pulsando F2 o bien pulsando a su izquierda con el mouse; el
puntero se convierte en una cruz.
Seleccionar un registro
Teniendo el campo seleccionado podemos pulsar Shift y la Barra espaciadora, para
selec-cionar el registro actual.
Para hacer esto mismo con el mouse nos ubicamos a la izquierda del registro sobre
el botón de control; el cursor se convierte en y pulsamos.
Seleccionar más registros
Estando en el registro actual seleccionado podemos pulsar Shift y las teclas
direccionales Arriba y Abajo para seleccionar varios registros.
Para seleccionar varios registros con el mouse seleccionamos el primero con y
manteniendo presionado el mouse nos desplazamos hacia abajo.
Seleccionar toda la tabla
Estando en cualquier parte de la tabla pulsamos Control + A.
Para hacerlo con el mouse pulsamos en el botón de selección de tabla.
Nos valdremos ahora del portapapeles para ahorrarnos el escribir la palabra Capital
y BsAs en cada registro. Sigamos estas instrucciones:

1. Pulsemos en la columna de la PROVINCIA en la primera casilla, en donde
corresponde escri-bir Capital, y escribamos esa palabra.
2. Pulsemos F2 y la palabra escrita quedará resaltada con fondo negro.
3. Pulsemos Control + C para colocar una copia del texto resaltado en el
portapapeles.
4. Pulsemos en el próximo campo de esta columna que corresponda a un registro de
Capital (obviamente, son todos aquellos cuya localidad es también Capital).
5. Pulsemos Control + V para insertar la copia del portapapeles en el nuevo campo.
6. Pulsemos nuevamente en el próximo campo que lleve Capital y luego Control + V.
Repitiendo sólo este último paso coloquemos la leyenda "Capital" a todos los
registros en los que correspon-da.
7. Escribamos BsAs en el primer campo en que corresponda y luego, con el
portapapeles, co-piémoslo a los registros restantes de la provincia de Buenos Aires.

32. Cómo mover o reubicar una columna de la tabla
[http://www.mailxmail.com/...curso-microsoft-access-2000/como-mover-reubicar-columna-tabla]
Una vez definida la tabla (o durante su definición), podemos reacomodar cualquiera de sus
campos, cambiando su ubicación. Por ejemplo, el campo TELEFONO nos ha quedado entre
LO-CALIDAD y PROVINCIA. Practicaremos ahora reacomodando esas columnas y algunas
más que necesitaremos para futuros ejercicios.
El cambio que haremos no afectará a los datos de la tabla ni a ninguna consulta, formulario
o in-forme (si los tuviéramos) que tomen datos de campos de esa tabla.
Podemos reubicar campos, tanto en diseño como en la presentación de hoja de datos. Por lo
tanto, y con el fin de practicar en ambos modos, moveremos una de las columnas en el
modo diseño, pasaremos al modo hoja de datos y haremos luego los propio con la otra en
este modo.
En modo diseño
1. En el ejercicio anterior habíamos quedado frente a la hoja de datos de clientes; pulsemos
aho-ra el botón Diseño.
2. Pulsemos en el sector de campos del renglón de DIRECCIÓN para seleccionarlo. El
renglón quedará resaltado en video inverso; liberemos el botón delmouse.
3. Pulsemos nuevamente sobre el selector y, sin soltar, arrastrémoslo un renglón hacia
abajo, de modo que quede debajo de LOCALIDAD. Liberemos el mouse y veremos el campo
en una nueva posición.
En modo hoja de datos
1. Pasemos a modo hoja de datos.
Antes de pasar a este modo, Access nos preguntará si guardamos la tabla (con los
cambios); pul-samos Sí.
Para mover el campo en el modo hoja de datos:
2. Pulsemos en el rótulo de la columna PROVINCIA para seleccionarla. La columna quedará
resaltada en video inverso; liberemos el botón del mouse.
3. Pulsemos nuevamente sobre el rótulo y, sin soltar, arrastrémoslo hacia la izquierda hasta
que aparezca una línea negra gruesa en el lugar en donde deseamos reubicar la columna y
allí li-beremos el mouse.

33. Cómo eliminar una columna
[http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/como-eliminar-columna]
Esta operación eliminará una columna de la tabla o, lo que es lo mismo, el campo
corres-pondiente de cada uno de sus registros. Podemos hacer esto tanto en modo
diseño como en mo-do datos.
1. En el modo en que nos encontremos se-leccionemos la columna de igual manera
que lo hicimos para desplazarla.
2. Si nos encontramos en modo Diseño pulsemos la tecla Suprimir; y si se trata del
modo Datos pulsemos sobre la selección con el botón derecho y elijamos Eliminar
columna. Access pedirá confirmación (figura 3.8).
Figura 3.8
3. Pulsemos Sí, y la columna correspondiente habrá desaparecido de la tabla.
4. Pulsemos el botón Deshacer o bien Control + Z y el campo eliminado reaparecerá.
Podemos hacer esto mismo con la opción Eliminar filas, en el menú EDICIÓN.

34. Cómo deshacer un comando
[http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/como-deshacer-comando]
Si luego de efectuar distintos comandos observamos la opción Deshacer del menú EDI-CIÓN
EDI-CIÓN, veremos que la misma cabía de acuerdo con la última operación
efectuada. Así podremos encontrarnos con la opción Deshacer entrada, que nos
permitirá corregir la edición de los datos almacenados en un campo, o Deshacer
campo activo o Deshacer registro activo (equivalente a la tecla Escape) para anular
todos los cambios si aún no hemos abandonado el registro o bien, como ocurrirá en
este caso, la opción será Deshacer eliminar.
Luego de eliminar esta columna, si intentamos salir de la tabla o cambiar el modo a
diseño u hoja de datos se nos preguntará si deseamos guardar los cambios de
diseño efectuados en la tabla. Si estamos de acuerdo con los cambios contestaremos
Sí. Hecho esto, la tabla ha sido guardada con los cambios y ya no es posible
deshacer la operación para restituir la columna eli-minada.

35. Cómo modificar el ancho de las columnas
[http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/como-modificar-ancho-columnas]
Si recorremos la tabla Clientes veremos que nuestros datos no siempre caben
perfectamen-te en las celdas que les destinamos. Algunas columnas tendrán un
ancho insuficiente y otras po-drán tener un ancho excesivo para todos los datos que
corresponden a esa columna.
En cualquiera de los dos casos podremos ajustar fácilmente el ancho de las columnas
a los datos que éstas contengan; para ello haremos lo siguiente:
1. Abramos la tabla en modo hoja de datos.
2. Sin pulsar ningún botón, ubiquemos el puntero del mouse entre los rótulos
(encabezados) de columna NOMBRE y DIRECCIÓN (el puntero tomará el aspecto de
una doble flecha).
3. Pulsaremos y, manteniendo presionado el botón del mouse, desplazaremos hacia
la derecha hasta ver que el contenido de la columna NOMBRE cabe perfectamente en
la misma. Repeti-remos luego la operación con cada columna.
4. El nombre de campo CODCLI es muy extenso comprándolo con los datos que
contiene la co-lumna, en consecuencia, lo acortaremos llevando el señalador entre CODCLI
CODCLIy NOMBRE; pul-sando allí y, manteniendo presionado el botón del mouse,
desplazamos la línea hacia la iz-quierda.
5. Por último, guardemos los cambios en la tabla.
Cómo ampliar un campo; el comando Zoom
Si a pesar de haber ensanchado la columna, los datos aún exceden el tamaño de la
misma, podemos recurrir al comando Zoom. Este comando es aplicable a cualquier
campo de ingreso de datos, ya sea dentro de un formulario o en un formato de tabla,
en la propia tabla o en la consulta.
1. Pulsemos, por ejemplo, en alguno de los campos de la tabla para seleccionarlo y
luego pulse-mos Shift + F2; aparecerá el cuadro de la figura 3.9.
Figura 3.9

Disponemos ahora de un espacio casi ilimitado (observemos las barras de
desplazamiento) para ver, ingresar o corregir los datos contenidos en el campo.
Cómo ajustar automáticamente una columna
Podemos establecer o modificar el ancho de las columnas mediante el cuadro de
diálogo Ancho de columna. Veamos cómo:
1. Pulsemos sobre el rótulo de la columna que queremos ajustar, la misma quedará
selecciona-da.
2. Pulsemos sobre la selección con el botón derecho y del menú emergente
seleccionemos Ancho de columna. Aparecerá el cuadro de diálogo de la fi-gura 3.10.
Allí se muestra el ancho actual de la columna, y podemos cambiarlo por cualquier
valor para estable-cerlo así en forma numérica.
Si activamos la casilla Ancho estándar y pulsamos Aceptar, la columna tomará el
ancho original (el que tenía cuando creamos el campo) y que Access calcula
considerando únicamente el ancho que ocupa el rótulo de la misma.
Si en lugar de Aceptar, pulsamos el botón Ajuste perfecto, el ancho de la columna
se ajus-tará al mínimo necesario, según los datos que ésta contenga, o al rótulo de la
misma.

36. Cómo cambiar el tamaño de un campo
[http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/como-cambiar-tamano-campo]
Vimos que se puede cambiar el ancho de las columnas simplemente desplazando la
línea divisoria entre las mismas, pero ¿cómo hacemos para cambiar la capacidad del
campo?. Una vez creada la tabal podemos acceder nuevamente al modo diseño y
cambiar allí el tamaño del campo (la cantidad de caracteres que éste puede
contener).
Esta operación es muy sencilla, pero debemos considerar que si reducimos el
tamaño de un campo, podría ocurrir que los datos contenidos no quepan en el
nuevo tamaño, y en ese caso, de seguir adelante con el cambio, se perdería parte de
la información contenida en dicho campo.
Probemos reducir el campo Localidad.
1. Pulsemos el botón Modo diseño, para acceder a la definición de la estructura de
la tabla.
2. Pulsemos sobre Localidad. En el cuadro inferior de Propiedades aparecerá en el
primer pa-rámetro, Tamaño del campo, el valor 50, que es el estándar para
campos de texto, estableci-do cuando creamos la tabla.
3. Cambiemos este valor por otro menor (por ejemplo 20).
4. Pulsemos el botón Grabar para guardar este cambio en la estructura de la tabla.
Aparecerá una advertencia indicándonos que hemos reducido el tamaño de un
campo y po-drían llegar a perderse datos.
5. Como sabemos que la totalidad de los datos de esa columna tienen menos de
veinte caracte-res de longitud, pulsaremos Sí.
6. Volvamos al modo hoja de datos para ver el cambio y luego, repitiendo los pasos
de este ejer-cicio, volvamos a dejar el tamaño en 50.

37. Cómo cambiar el rótulo de una columna
[http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/como-cambiar-rotulo-columna]
En este curso aprenderemos a crear consultas y formularios que, como explicamos,
no hacen más que mostrarnos la información contenida en las distintas tablas de la
aplicación. Esta información es tomada de las columnas de las tablas en base al
nombre o etiqueta que se mues-tra en el encabezado de la tabla que es la misma
información disponible en la columnaNombre del campo en la grilla diseño.
Pero en este caso ocurre lo mismo que vimos cuando cambiamos el nombre de un
objeto de la base de datos: Access se encarga de ajustar automáticamente todos los
objetos dependientes de esta tabla para que hagan ahora referencia al nuevo
nombre.
Cambiemos un rótulo en modo diseño
1. Accedamos al modo diseño de la tabla Clientes y en la co-lumna Nombre del
campo pulsemos en el nombre de algún campo, por ejemplo sobre LOCALIDAD y,
del mismo modo que aprendimos a modificar los datos de un campo, cam-biemos
el nombre de ese campo por PARTIDO.
2. Ahora, volvamos al modo hoja de datos para comprobar los cambios. (Aparecerá
el cartel de la figura 3.11 indicándonos que debemos guardar la tabla antes de
seguir).
3. Contestemos pulsando sobre Sí.
En modo hoja de datos
4. Ya en el modo hoja de datos seleccionemos la columna Partido pulsando sobre su
rótulo y luego volvamos a pulsar cualquier parte de la columna con el botón
derecho. Aparecerá un menú emergente de columna.
5. De allí seleccionemos la última opción: Cambiar nombre de columna. Aparecerá
resaltado sólo el rótulo de la columna.
6. Ya sabemos como editar un campo; cambiemos este rótulo volviendo a escribir en
su lugar Localidad.
Aquí no se nos pide que guardemos la tabla, aunque es recomendable en este caso
pulsar el bo-tón Guardar.

Cómo asignar un alias
Utilizando la propiedad Título que veremos en el Capítulo 8 cuando tratemos el
tema de las propiedades de los campos tipo texto, podemos asignar al campo un
alias, más representativo o explícito pero conservando el nombre interno del campo.
Este alias se presentará toda vez que abramos la tabla (o consultas creadas en base
a la misma) en modo datos, pero seguirá siendo el nombre original en el modo diseño
diseño.

38. Cómo crear una lista de ayuda para una columna
[http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/como-crear-lista-ayuda-columna]
Si un determinado dato contiene valores posibles o contiene algunos valores de uso
fre-cuente, en ambos casos podemos elaborar una lista con esos valores, la que
podremos abrir lue-go para seleccionar alguno de ellos. Utilizando este tipo de listas
cuando sea posible, cambiare-mos la tarea detipear por la de elegir.
Creemos una lista para el campo Provincia; este ejemplo es particularmente
adecuado, ya que se trata de un dato con una cantidad limitada y fija de valores y es
poco probable que deba-mos cambiarlos en lo futuro.
Una vez establecida esta propiedad será heredada por todas las consultas y
formularios que to-men ese dato de la tabla. Si optamos por no colocar listas en los
campos de la tabla, veremos que podemos establecerlas también en consultas y
formularios:
1. Accedamos al modo diseño de la tabla Clientes y pulsemos en el campo Provincia
para selec-cionarlo.
2. En el cuadro inferior de parámetros pulsemos la solapa Búsqueda. Se mostrará la
primera opción (figura 3.12).
Figura 3.12
3. Si abrimos la lista correspondiente aparecerán las opciones de la figura 3.13.
Seleccionemos Cuadro de lista.
Figura 3.13
Notaremos que el cuadro de parámetros se ha extendido como lo muestra la figura
3.14. En el segundo renglón de este cuadro, el parámetro Tipo de origen de la fila
nos permite definir de dónde se tomarán los datos que se mostrarán en la lista.
4. Pulsemos sobre el botón de lista para mostrar sus posibilidades (figura 3.15) y
seleccionemos Lista de valores.

Podríamos elegir la opción Tabla o Consulta y en ese caso deberíamos crear una tabla
de provincias y asignarla como origen de los datos.
Como elegimos Lista de valores, en el siguiente campo, Origen de la fila (ver figura
3.14), debemos ingresar la lista de textos que formarán la lista, separados por punto
y coma. Para facili-tarnos esta tarea utilizaremos el comando Zoom:
5. Pulsemos sobre el campo referido y luego Shifrt + F2. En la ventana de Zoom
ingresemos los datos de la figura 3.16 y pulsemos luego Aceptar.
Figura 3.16
6. Verifiquemos el resto de los parámetros de modo que coincidan con los que se
muestran en la figura 3.14.
El parámetro Número de columnas especifica qué cantidad de columnas se
mostrarán en la lista. Si el texto a seleccionar en la lista es autoexplicativo (como en
nuestro caso), dejaremos el valor preestablecido (1), en cuadro de la figura 3.14, para
crear una lista de columna única como la que muestra la figura 3.17.

39. Cómo crear una lista a dos columnas
[http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/como-crear-lista-dos-columnas]
Si se trata de un código, podemos crear una lista a dos columnas; la primera,
asociada al campo de la tabla, servirá para mostrar y elegir el código; y la segunda,
para mostrarnos el signifi-cado del mismo. Haremos esto con la Provincia; en lugar
del nombre completo guardaremos un código de la provincia. Necesitaremos
entonces una lista a dos columnas como la que vemos en la figura 3.18, en donde se
muestra el código (ése es verdaderamente el dato) y a su derecha la descripción que
nos permitirá elegir dicho código.
Cambiemos el nombre y el tamaño del campo Provincia
El primer paso de esta transformación será cambiar el nombre del campo, su tamaño
y atri-butos, mediante el siguiente procedimiento:
1. Pasemos al modo Diseño, resaltemos el nombre del campo Provincia y
cambiémoslo por CODPROVIN. Este cambio es sólo para que se entienda mejor el
contenido del campo (ahora será un código y por lo tanto se entenderá más fácil si
lo llamamos CodProvin).
2. Estando seleccionado CodProvin, en el cuadro inferior de propiedades
cambiemos el primer parámetro, Tamaño del campo, colocando 2 en lugar de 50.
3. En el campo Formato coloquemos el signo > .
El símbolo > en formato significa que toda entrada que se coloque en ese capo será
convertida a MAYÚSCULAS.
Este cambio conlleva la reducción del tamaño de esta tabla (pensemos que si la
misma tu-viera 10.000 registros, en cada uno de ellos estaremos ocupando sólo 2
bytes en lugar de 50 y por lo tanto el tamaño de la tabla se reducirá en (10.000 x 48
= 480.000 = 480Kb) además del tra-bajo de tipeo que ahorraremos al usuario.
4. Pulsemos el botón Guardar para guardar este cambio en la estructura de la tabla.
Aparecerá una advertencia indicándonos que hemos reducido el tamaño de un
campo y podrían llegar a perderse datos).
5. En este caso no nos preocupa perder la información porque ingresaremos
nuevamente los datos de la lista; pulsemos Sí.
Codifiquemos ahora la provincia
El siguiente paso será cambiar los datos del parámetro Origen de la fila.
1. Accedamos nuevamente a Clientes, en modo diseño, y pulsemos sobre la línea
correspon-diente a CodProvin para seleccionar este campo.
2. Pulsemos abajo en la solapa Búsqueda.
No necesitamos definir los parámetros referentes a tipo de origen porque ya lo
hicimos cuando decidimos transformar esa columna en un control de tipo lista en el
ejercicio anterior; cambiaremos entonces los datos del parámetro Origen de la fila
reemplazando el nombre de las provincias por código y nombre, con miras a crear
una lista a dos columnas.

una lista a dos columnas.
3. Pulsemos sobre le parámetro Origen de la fila, pulsemos luego Shift + F2 para
acceder a la ventana Zoom, como lo hiciéramos anteriormente.
Aparecerá el texto anterior con los nombres de las provincias, que es el que
tenemos que reemplazar.
4. Editando el campo de la manera que ya sabemos intercalaremos en lo ya escrito
los códigos de las provincias de la siguiente forma:
BA;Buenos Aires;CF;Capital;CA;Catamarca;CH;Chaco;CU;Chubut;CO;Córdoba; ...
etc.
5. Asignemos 2 en Cantidad de columnas y escribamos 1;2 en Ancho de columnas
para que se muestre para cada provincia el código con un ancho de 1 cm y la
descripción con un ancho de 2 cm.
Los valores ingresados se distribuirán en forma secuencial, de manera que el primer
valor se ubicará en la columna 1, el segundo en la 2, el tercero en la 1 de la
siguiente fila, el cuarto en la columna 2 de esa misma fila y así sucesivamente
(figura 3.18)
6. Si fuera necesario, ensanchemos en modo hoja de datos el ancho de la columna CodProvin
CodProvin, para obtener una presentación de lista como la de la figura.
Ya estamos en condiciones de utilizar la lista para ingresar datos. Del mismo modo
selec-cionaremos el dato, pero esta vez lo que se cargará en el campo es el
contenido de la primera columna, es decir el código de la provincia elegida.
7. De esta forma ingresemos para cada registro el código de provincia
correspondiente.

40. Cómo copiar objetos entre distintas bases Access
[http://www.mailxmail.com/...-microsoft-access-2000/como-copiar-objetos-distintas-bases-access]
Access no permite abrir más de una base de datos a la vez pero sí podemos activar el
pro-grama dos veces (dos procesos independientes) y abrir en cada uno de ellos una base
distinta.
Abrimos entonces dos aplicaciones Access (llamar a Access dos veces desde el menú de
Windows), en la primera de ellas abrimos la base que contiene el/los objetos y en la segunda
la base de datos que recibirá a esos elementos.
Estando en el cuadro de diálogo Base de datos (recordemos; figura 2.4 del Capítulo 2)
abierto en ambas, simplemente pulsaremos y arrastraremos los objetos entre un cuadro y
otro. Este intercambio no tiene porqué ser en un solo sentido; podemos copiar libremente
objetos de una base a otra.

41. Cómo importar tablas de otras aplicaciones
[http://www.mailxmail.com/...curso-microsoft-access-2000/como-importar-tablas-aplicaciones]
Es posible incluir, por ejemplo, bases de datos dBASE como tablas de Access.
Obtendre-mos así una copia de la base de datos dBASE, la que pasará a ser una
tabla más dentro de la base Access que s encuentre abierta en ese momento.
Haremos un ejercicio suponiendo que disponemos de una tabla tipo dBASE III Plus
cuyo nombre de archivo es MUESTRA.DBF.
1. Estando la base de datos PRACTICA.MDB abierta, seleccionemos la opción
Obtener datos externos del menú ARCHIVO. Aparecerá a la derecha un pequeño
menú con dos alternativas (figura 3.19).
Figura 3.19
2. Seleccionemos Importar y, luego de un breve lapso en el que Access prepara los
filtros de importación, aparece el cuadro de la figura 3.20.
Figura 3.20
También podemos acceder al comando Importar pulsando con el botón derecho
dentro del cua-dro de diálogo Base de datos.
Se encuentra inicialmente seleccionado el tipo Microsoft Access (MDB), por lo que

Se encuentra inicialmente seleccionado el tipo Microsoft Access (MDB), por lo que
el cua-dro nos muestra las bases de datos Access que se encuentran en la carpeta
corriente, pero si pulsamos el botón de control del campo Tipo de archivo (ver
figura 3.20), se mostrará la lista de tipos de archivos que Access es capaz de
importar y convertir a su propio formato.
3. Seleccionemos el ítem dBASE iii (*.dbf); en el cuadro de objetos se mostrarán
todos los ar-chivos del tipo .dbf que se encuentren en la carpeta activa. Podemos
ahora buscar el archivo de base de datos .dbf en cualquier carpeta o unidad que
esté a nuestro alcance.
4. Seleccionemos el supuesto archivo EMPLEADOS.DBF y pulsemos Importar. Un
cartel nos avisará que la tabla ha sido incorporada con éxito (figura 3.21).
Podría ocurrir que la tabla no pueda ser importada por poseer algún objeto o
atributo no soportado por el importador; tal será el caso si dicha tabla incluyera
algún campo tipo Memo. Para salvar este inconveniente, podríamos acceder a la
tabla con su sistema original (por ejemplo dBASE III) y eliminar el campo Memo para
luego intentar nuevamente la importación.
5. Pulsemos Aceptar, la ventana de la figura 3.20 perma-necerá a la vista,
permitiéndonos importar otros archi-vos del tipo seleccionado, o bien cambiar el
tipo, eli-giendo uno nuevo en la lista de abajo.
6. Por último pulsaremos Cerrar. Esto nos devolverá a la pantalla de trabajo, en
donde podremos abrir la nueva tabla para utilizarla.

Microsoft access-2000-7042

Recomendados

Recomendados

Más contenido relacionado

La actualidad más candente

La actualidad más candente (19)

Similar a Microsoft access-2000-7042

Similar a Microsoft access-2000-7042 (20)

Último

Último (20)

Microsoft access-2000-7042