Presentació de la metdologia de Gestió de Projectes del CTTI, Generalitat de Catalunya, a la sessió del 13 de maig de 2010, a l'assignatura PGPSI de la Facultat d'Informàtica de Barcelona

1. Metodologies de Qualitat
del CTTI
Sessió de formació UPC
1
13/05/2010

2. Marc referència metodologies
Millora Continua
Gestió de Projectes Gestió de Serveis Desenvolupament Desenvolupament de
TIC d‟aplicacions Serveis i Sourcing
Carnegy
Biblioteca
d'Infraestructures IT CMMI SW
Sis Sigma (ITIL) ISO9126:2003
Metodologia ESPRIT Serveis Centrals Metodologia de proves
ISO/IEC/UNE 17799:2005
UNE 71502 e ISO 27000
Auditoria i controls de Sistemes Sistema de Gestió Seguretat Informació
Seguretat i directrius europees
LOPD Objectius de Control per la Informació
i Tecnologies Relacionades (COBIT)
2
13/05/2010

3. ESPRIT
Execució i Seguiment de Projectes de Informàtica i
Telecomunicacions
3
13/05/2010

4. Agenda
• Introducció a Sis Sigma
• Objectius i Principis
• PD0 – Definir Oportunitat
• PD1 – Identificar RCCs i Seleccionar Proveïdor
• PD2, PD3, PD4, PD5
• Gestió de Riscos
• Estructura de Gestió
• Gestió del Canvi
4
13/05/2010

5. Introducció a Sis Sigma
ESPRIT: Execució i Seguiment de Projectes de Informàtica i
Telecomunicacions
5
13/05/2010

6. Breu Història
1986
 Motorola desenvolupa Sis Sigma com una metodologia de millora
dels seus productes.
– Texas Instruments (1988), Digital Equipment (1989)
1990 - 2000
 Les primeres grans corporacions industrials adopten Sis Sigma
com iniciativa estratègica:
– IBM (1990), ABB (1993), Honeywell (1994), GE (1995)
 Sis Sigma es comença a estendre fora dels entorns de producció.
2000 - Avui
 La adopció de Sis Sigma creix – milers d’empreses a tots tipus de
sectors l’adopten
6
13/05/2010

7. Sis Sigma - Filosofia
• Identificar, aïllar i eliminar la variació
• Prevenir els defectes versus detectar els defectes
• Solucionar proactivament els problemes versus
solucionar reactivament els problemes
• Millora continua dels processos
Reduir la Prevenir Millora
variació defectes continua
7
13/05/2010

8. Sigma – Mesura estadística
La desviació estàndard d‟un procés (sigma) és una
mesura de la dispersió o variabilitat d‟aquest al voltant
de la mitja:
s Tramitació d’un expedient
7 dies
30 40 50 60 70 80 90
Mitja – 55 dies
8
13/05/2010

9. Sigma – Capacitat d’un Procés (I)
El nivell sigma d‟un procés defineix la seva capacitat
per operar dins de les especificacions, o sense
defectes:
Tramitació d’un expedient
Límit Inferior Límit Superior
3s
3s s
66,807 DPMO
93.3% nivell de qualitat
30 40 50 60 70 80 90
40 80
Mitja = Objectiu 60 dies
9
13/05/2010

10. Sigma – Capacitat d’un Procés (II)
El nivell 6s suposa la quasi-perfecció, es adir, operar
dins de les especificacions en un 99.9997% dels casos
Tramitació d’un expedient
Límit Inferior Límit Superior
6s s
6s
3.4 DPMO
99.9997% nivell de qualitat
30 40 50 60 70 80 90
40 80
Mitja = Objectiu 60 dies
10
13/05/2010

11. Sis Sigma – Millora Contínua
Sis Sigma defineix una manera organitzada i disciplinada
d„abordar la millora contínua dels processos de negoci
Client
Processos Variació
0 25 50 75 100 125
55
 Anàlisi i re-disseny per  Conèixer en profunditat les
 Comprendre i reduir la
reduir errors i ineficiències necessitats del client
 Analitzar els processos des variació
 Visió inter-funcional dels – El client pateix la
processos del punt de vista del client
variació, no la mitja
– Processos vs  Mesurar el que el client
mesura – Font d„ineficiències
funcions / persones
 Mesurar per conèixer els
processos en profunditat Solament el client determina
què es acceptable 11
13/05/2010

12. DMAIC - DFSS
Sis Sigma proposa dues metodologies:
DMAIC Define, Measure, Analyse, Improve, Control
Anàlisi i millora de
processos existents
DFSS Design For Six Sigma
Disseny de nous processos,
productes i serveis
12
13/05/2010

13. Transformació Cultural
• Ambició de millora continua i excel·lència
empresarial
• Llenguatge comú
• Actitud de presa de decisions en base a dades
• Enfocament obsessiu en el client
• Plataforma de desenvolupament dels líders
• Eina d‟execució estratègica
Dinamitzar i Transformar la Organització
13
13/05/2010

14. Objectius i Principis
ESPRIT: Execució i Seguiment de Projectes de Informàtica i
Telecomunicacions
14
13/05/2010

15. Objectius de la metodologia
• Controlar / gestionar millor els projectes per a assegurar-ne l‟èxit
– Objectius, riscos, proveïdors, terminis, lliurables …
• Introduir consistència i disciplina a la gestió dels projectes
– Crear una cultura, un ritme, un llenguatge
• Assegurar el lideratge efectiu del projecte des de l'alta direcció
– Facilitar la comunicació entre l'equip de projecte i la direcció
– Assegurar el seu suport al projecte
• Facilitar la gestió per excepció
– Gestió a alt nivell, no detallada – alineada amb el paper del CTTI
– Enfocament en la gestió de riscos
• Facilitar el coneixement i aprenentatge organitzacional
• Integració en l'organització actual i amb altres metodologies existents –
no afegir burocràcia.
Control i Gestió a Alt Nivell
15
13/05/2010

16. El lideratge del Projecte
Comitè de Direcció
 Establir la visió, objectius i
necessitats
 Oferir recursos i finançar el
projecte
 Donar suport al projecte i  Comunicar i assegurar una
eliminar barreres visió comuna del projecte
 Liderar el projecte –  Buscar el suport de la
visibilitat sobre el progrés, direcció
riscos i direcció del  Comunicar riscos
projecte
Equip de Projecte
16
13/05/2010

17. Principis de la Metodologia
• Fases y punts de decisió del negoci
– Direcció i lideratge inter-àrees del projecte
– El negoci revisa entregables, analitza riscos i pren
decisions.
• Avaluació continua del compliment de les necessitats del
client.
– Mantenir el projecte molt a prop al client.
• Identificació i gestió rigorosa dels riscos
• Quantificar tot el que es quantificable – progrés del
projecte, riscos, necessitats, compliment dels objectius,...
17
13/05/2010

18. Processos, Persones i Tecnologia
Gestionar el canvi
Àrees claus d’actuació a  Promotor visible del projecte
l’execució dels projectes  Identificació de grups d'interès i les
seves necessitats
 Pla de comunicació
 Formació
 Validació de les necessitats
 Documentació
Persones  ...
Gestionar la tecnologia per
que no suposi un risc
Millorar / optimitzar els  RCCs tecnològics i de
processos, no solament Processos Tecnologia suport
automatitzar-los. Establir  Disseny funcional i tècnic
objectius de procés.  Desenvolupament i
 Mapejat de processos integració
 RCCs de procés i  Migració
funcionals  Estructura de explotació i
 Objectius de procés suport
 ...  ...
18
13/05/2010

19. Punts de Decisió del Negoci
Pre-projecte Projecte Post-projecte
Identificar
Definir Disseny Desenvol. i
RCCs Implantació Control
Oportunitat conceptual pilot
Sel. proveïdor
PD0 PD1 PD2 PD3 PD4 PD5
• Necessitats (RCCs) • Disseny funcional • Formació i desplegament
definides • Disseny tècnic • Transferència a explotació
• Projecte definit • Estructura de gestió • Acceptació final
• Promotor i finançament
Disseny validat i Servei en producció
Llum verda al congelat
projecte
• Traduir necessitats del • Desenvolupament • Validació
client en requeriments • Proves dels RCCs
(RCCs) de disseny • Pilot
• Seleccionar proveïdor • Documentació Tancament
Necessitats validades Servei validat del
i proveïdor projecte
seleccionat
19
13/05/2010

20. Lliurables
Pre-projecte Projecte Post-projecte
Identificar
Definir Disseny Desenvol. i
RCCs Implantació Control
Oportunitat conceptual pilot
Sel. proveïdor
RCCs de disseny Nou procés definit
RCCs del client i
RCCs interns Disseny funcional
objectius del proj.
Abast RCCs de projecte Disseny tècnic Desplegament
Estructura
Finançament RCCs operatius Sistema en producció
d‟explotació i suport
Mapa de processos Pla de
Promotor Desenvolupament Certificació
i ICPs desenvolupament
Benchmark i millors Documentació
Estructura de gestió Pla de proves Proves
pràctiques Traspàs
Procés de gestió de Indicadors de
PMG Pla de pilot Pilot
canvi d‟abast seguiment del sistema
Pla de comunicació Validació dels
Pla del projecte Pla de migració Documentació
i gestió del canvi RCCs
Pla de transferència Pla d‟implantació / Validació final dels
Matriu de Riscos Conveni amb client Acceptació final
a explotació desplegament RCCs
Selecció i contracte Llei Orgànica de
Control de Qualitat Control de Qualitat PMG revisat Lliçons apresses
amb proveïdor Protecció de Dades
Riscos i pla de Riscos i pla de Riscos i pla de Riscos i pla de Pla d‟auditoria i
mitigació mitigació mitigació mitigació control
20
13/05/2010

21. Criteris d’Acceptabilitat dels Lliurables
Pre-projecte Projecte Post-projecte
Identificar
Definir Disseny Desenvol. i
RCCs Implantació Control
Oportunitat conceptual pilot
Sel. proveïdor
RCCs del client i Responsable Sí No n/a Comentaris Accions Data
objectius del proj.
Necessitats del client i objectius del projecte
Abast  S'han identificat tots els clients?
 S'ha definit a quin problema intenta donar resposta
el sistema / servei?
Finançament
 S'han identificat i validat les necessitats i RCCs de
cada client?
Promotor  S'han definit clarament i quantificat els objectius del
projecte?
Estructura de gestió Abast del projecte
 S'ha definit el perímetre del projecte? – on comença
PMG i on acaba el procés de negoci, abast geogràfic,...
 S'han identificat les principals funcionalitats?
Pla del projecte
 S'ha definit el que queda fora del projecte?
Finançament
Control de Qualitat  S'ha estimat el pressupost del projecte, i identificat i
compromès el seu finançament?
Riscos i pla de  S'ha realitzat un anàlisi de cost/beneficis i és aquest
mitigació acceptable (si aplicable)?
No defineix el format detallat o com s’executa cada lliurable
21
13/05/2010

22. Lliurables
A cada fase:
• S‟executen els lliurables propis de la fase
• Es valida que les necessitats definides al PD0 s‟estan
acomplint
• Es fa la planificació detallada de la següent fase
• S‟identifiquen els riscos i es defineixen plans de mitigació
• Es tenen en compte els aspectes funcionals i
tecnològics
22
13/05/2010

23. Progrés del Projecte - Termòmetre
Pre-projecte Projecte Post-projecte
Identificar
Definir Disseny Desenvol. i
RCCs Implantació Control
Oportunitat conceptual pilot
Sel. proveïdor
RCCs de disseny Nou procés definit
Complet sense
RCCs del client i riscos
RCCs interns Disseny funcional
objectius del proj.
Complert amb riscos
moderats
Abast RCCs de projecte Disseny tècnic Desplegament
Complert amb
Estructura riscos significatius
Finançament RCCs operatius Sistema en producció
d‟explotació i suport
Complert pendent
Mapa de processos Pla de de revisió
Promotor Desenvolupament Certificació
i ICPs desenvolupament
Pendent de realitzar
Benchmark i millors Documentació
Estructura de gestió Pla de proves Proves Traspàs
pràctiques
No aplica al
Procés de gestió de Indicadors de projecte
PMG Pla de pilot Pilot
canvi d‟abast seguiment del sistema
Estat Lliurables
Pla de comunicació
Pla del projecte Pla de migració Documentació Validació dels RCCs
i gestió del canvi
Pla de transferència Pla d‟implantació / Validació final dels
Matriu de Riscos Conveni amb client Acceptació final
RCCs
a explotació desplegament
Selecció i contracte Llei Orgànica de
Control de Qualitat Control de Qualitat PMG revisat Lliçons apresses
amb proveïdor Protecció de Dades
Riscos i pla de Riscos i pla de Riscos i pla de Riscos i pla de
Pla d‟auditoria i control
mitigació mitigació mitigació mitigació
23
13/05/2010

24. Reunions de Punts de Decisió
A cada reunió de punt de decisió es revisen els entregables,
riscos i accions:
• Riscos mínims i assumibles – endavant
• Riscos moderats – endavant amb precaució: es posen
en marxa accions paral·leles per mitigar-los
• Riscos significatius – no es passa a la següent fase fins
que els riscos estiguin mitigats
24
13/05/2010

25. Adaptant els Lliurables
Cada projecte es diferent – els lliurables s‟hauran d‟adaptar:
 Lliurables diferents per projectes de SI i de TC.
 Els PD0 i PD1 son comuns a tots els projectes
 Per els PD2, PD3, PD4 i PD5, un 20% dels lliurables /
criteris d'acceptabilitat requeriran d‟adaptació.
25
13/05/2010

26. PD0 i PD1
 Les fases PD0 i PD1 són les més importants
– En PD0 tanquem un „contracte‟ amb el promotor i la direcció
i fixem les bases necessàries per l'èxit
– En PD1 definim els requeriments de disseny (funcionals i
tecnològics)
 Riscos que no s‟aborden o lliurables incomplets
comprometen seriosament la resta del projecte.
 Necessitaran d‟una major dedicació dels caps de projecte
i la participació activa de tots els membres del comitè de
direcció a les reunions dels punts de decisió.
Desplaça esforços ‘de dreta a esquerra’
26
13/05/2010

27. PD0 – Definir Oportunitat
ESPRIT: Execució i Seguiment de Projectes de Informàtica i
Telecomunicacions
27
13/05/2010

28. PD0 – Objectius i Lliurables
Definir Objectius
PD0 Oportunitat  Identificar les necessitats del client
 Definir els objectius del projecte
Identificar RCCs  Establir el finançament i la estructura
PD1 Selec. proveïdor d’organització
 Assegurar que el projecte està ben definit i tots
Disseny els factors claus d'èxit son presents.
PD2 Conceptual
Lliurables
Desenvolup. i
PD3 Pilot  Necessitats del client i objectius del projecte
 Abast del projecte
 Finançament
PD4 Implantació  Promotor identificat
 Estructura de gestió
 Pla Multi-Generacional (PMG)
 Pla de Projecte
PD5 Control  Matriu de riscos
 Control de Qualitat
 Riscos i pla de mitigació 28
13/05/2010

29. Agenda
• Necessitats del client
• Abast del projecte
• Anàlisi financer
• Estructura del projecte
• Pla multi-generacional
• Pla de projecte
• Quadre del projecte
29
13/05/2010

30. Necessitats del Client
 Només el client determina si s'han complert els objectius
del projecte i si el servei / sistema és acceptable.
– Determinen i guien el projecte
 Capturar bé les necessitats no és fàcil. Les necessitats
sovint són:
– Subjectives, no mesurables
– Incompletes – diferent visió dels processos, hipòtesis
subjacents diferents
– No consideren tots grups d'interès
– No prioritzades
– „Llenguatge‟ diferent genera confusió
30
13/05/2010

31. Tipus de Clients i les seves Necessitats
Client Extern
 Departament / promotor  Pressupost, terminis, impacte
organizatiu / polític, objectius,...
 Usuaris – àrees / funcions  Necessitats funcionals, de suport,
dins d‟un departament prestacions,...
 Ciutadà
 Altres grups d'interès
Client Intern
 Explotació  Costos de prestació del servei -
 Qualitat i Seguretat mantenibilitat,...
31
13/05/2010

32. Capturant les Necessitats dels Clients
RCCs
Necessitats
(‘Requeriments
(VdC o Veu del Client)
Crítics de Client’)
• No mesurables • Mesurables
• Complexes • Simples
• No específiques • Específiques
Els RCCs s’anomenen també
CTQs o ‘Critical to Quality’
32
13/05/2010

33. Exemple: Banda d’Ample Rural
El Secretari General de la STSI ha especificat que per la banda ampla
rural vol: – Bona cobertura
– Bones prestacions
– Un bon servei pels ciutadans
– Bon preu
Necessitats del Factors
client (VdC) determinants RCC / Mètrica
Bona cobertura  Població coberta  % sobre el objectiu
Bones prestacions  Ràpid  Kbps garantits
 Disponible  % disponibilitat
Bon Servei  Instal·lació ràpida  Temps d'instal·lació (P90)
 Resolució ràpida dels problemes  Temps de resposta (P90)
 Ajuda amb les qüestions  Grau de satisfacció
tècniques
Bon preu  Preu de mercat  Diferència amb cistella de
referència de serveis i
proveïdors
La VdC porta a RCCs mesurables que es poden monitoritzar i millorar
33
13/05/2010

34. Els RCCs Ancoren el Projecte
Les necessitats (RCCs) son la referència per tot el projecte:
Les RCCs serveixen per establir i comunicar una visió del
RCCs i
projecte i focalitzar els esforços de l‟equip i la organització (amb
Objectius poques „mètriques‟, què estem intentant realment assolir?)
Quadres de Els indicadors del progrés / èxit del projecte seran
comandament directament els RCCs
A cada fase del projecte validem is estem acomplint
Validació
els objectius (no solament a la fi)
Riscos Els riscos s'avaluaran en funció del seu impacte en els RCCs
Mantenir el projecte molt a prop al client
34
13/05/2010

35. Abast del projecte
 Permet establir i validar una visió comuna dels objectius i
de l‟abast del projecte.
 Clarifica què entra i què no entra – clarifica els grisos.
 Minimitza canvis de perímetre durant l‟execució
 Sovint el que entra i no entra no està
clar – cadascun té
la seva pròpia interpretació
35
13/05/2010

36. Definint l’Abast
• Procés – SIPOC
• Funcionalitat – mòduls funcionals principals
• Sistemes – sistemes principals, interfícies, dades
implicades
• Geografia
• Departaments Dintre Fora
• ...
Sigues específic
36
13/05/2010

37. Anàlisi Financer
Projectes de justificació principalment financera:
Estalviar costos Comercialitzar un nou servei
Any1 Any2 Any3 Any4
Estalvi Ingressos
ROI – Inversió
Inversió Retorn de la inversió
– Costos
Beneficis
Flux de caixa ROI
 Valida les hipòtesi i entén els riscos financers
 Dibuixa diversos escenaris – pessimista, realista, optimista
Treballar amb finances per construir l'anàlisi
37
13/05/2010

38. Anàlisi Financer
Projectes de justificació no financera
 De vegades és difícil establir els beneficis financers
(projectes per a millorar el servei al ciutadà,
d'infrastructura, etc)
 El promotor justifica la seva inversió i finança el projecte
Assegurar sempre de que el finançament és
compromès i no és un risc
38
13/05/2010

39. Estructura del projecte
 Defineix com es liderarà i dirigirà el projecte
 Distribueix i aclareix rols i responsabilitats
 Identifica a tots els grups d'interès i defineix la
seva participació en el projecte
 Estableix i aclareix les regles del joc
 Identifica i compromet recursos
39
13/05/2010

40. Estructura del projecte
Promotor
Comitè de
Direcció
Comitè de
Seguiment
Caps de
Cap de projecte
projecte (CTTI)
funcional (client)
GP’s i GT’s
Equip de projecte
(incl. Proveïdor)
40
13/05/2010

41. Pla multi-generacional
• Estableix una visió a llarg termini d„allà on es vol arribar
• Permet controlar/gestionar el perímetre – el que no „cap‟
en la primera generació es passa a la següent
– Força la priorització de necessitats
• Permet dividir projectes llargs en fases/generacions
manejables:
– Cada generació / gran fase, no hauria de
durar més de 1 any
– Redueix significativament els riscos del
projecte (continuïtat de promotor i del comitè
de direcció i equip, canvis de perímetre, etc).
– Cada generació segueix un cicle
complet PD0 – PD5
41
13/05/2010

42. Pla de projecte
 Pla d'alt nivell:
− Fases i tasques principals
− Durada i terminis
 Necessari per a definir el projecte i el „contracte‟ amb el
promotor:
− Fixar dates objectiu
− Identificar grups d'interès i definir l'estructura de seguiment
− Identificar recursos necessaris
− Adaptar llista de lliurables
− Fixar un pressupost
− Identificar riscos inicials
 Calendari i pressupost seran RCCs critiques
del projecte
 No és, en aquest moment, un pla detallat
42
13/05/2010

43. El Quadre del Projecte
 Definició del problema
 Objectius i RCCs
 Específics, clars y mesurables – com mesura
el client a la fi del projecte si els hem assolit?
 Abast
 Pressupost i anàlisi cost / benefici
 Promotor
 Organització
 Comitè de direcció i de seguiment
 Equip de projecte
 Pla d‟alt nivell – tasques principals
 Calendari (PD0 – PD5 i fases intermèdies si aplicable)
Contracte entre el Promotor i l’equip del projecte
43
13/05/2010

44. Exemple
44
13/05/2010

45. Resum
 Al PD0 s'estableixen les necessitats i objectius del projecte i es tanca
el ‘contracte' entre l'equip de projecte i el promotor.
 Assegura que el projecte està ben definit i lligat – objectius,
necessitats, àmbit, direcció, recursos, finançament
− El que no especifiquem clarament estarà subjecte a diferents
interpretacions i serà un risc.
 Els objectius i necessitats (RCCs) han de ser clars, específics i
mesurables
− Com mesurarà el client l'èxit del projecte?
− Els RCCs establiran la visió del projecte, focalitzaran els esforços de
l’equip i la organització, i determinaran si hem assolit els objectius
 Divideix projectes llargs en generacions / fases curtes (utilitza el PMG)
– redueix significativament el risc.
 El projecte és del client:
− Exigeix el seu lideratge i el seu suport
− Mantingues el projecte molt a prop d’ell/ella
45
13/05/2010

46. PD1a – Identificar RCCs
ESPRIT: Execució i Seguiment de Projectes de Informàtica i
Telecomunicacions
46
13/05/2010

47. PD1 – Objectius i Lliurables
Definir Objectius
PD0 Oportunitat  Traduir les necessitats del client en
requeriments (RCCs) de disseny
Identificar RCCs  Seleccionar proveïdor
PD1 Selec. proveïdor
Lliurables
Disseny
PD2 Conceptual  RCCs de disseny
 RCCs interns
 RCCs de projecte
Desenvolup. i  RCCs operatius i de migració
PD3 Pilot  Mapa de processos i ICPs
 Benchmark i millors pràctiques
 Procés de gestió de canvis de perímetre
PD4 Implantació  Pla de comunicació i gestió del canvi
 Conveni amb el client
 Plec de condicions (funcionals i tècniques)
PD5 Control  Proveïdor seleccionat i contracte signat
 Riscos i pla de mitigació
47
13/05/2010

48. Agenda
• Traduint els RCCs en requeriments de disseny
– DFQ – ‘Desplegament de la Funció de Qualitat’
• Quadres de Comandament
48
13/05/2010

49. RCCs -> Requeriments de Disseny
RCCs Requeriments de Disseny
 RCCs del client extern / negoci Procés i organització
 Tasques, temps de cicle,...
(objectius de projecte)
Funcionals
 Funcions Normativa / Legal
 RCCs de projecte (també  Usabilitat Qualitat i Seguretat
client extern)  Prestacions
– Pressupost Arquitectura
– Terminis  Reqs Arquitectura
 Reqs Infrastructura
 RCCs del client intern / CTTI De servei
(explotació)  Reqs estructura de suport
 Reqs estructura d'explotació
– Costos de explotació –
De projecte
mantenibilitad, suport,...  Operatives i de migració
Requeriments de disseny sempre lligats als RCCs
49
13/05/2010

50. La Casa de la Qualitat
Lliga els requeriments de disseny amb les necessitats del
client – alinea el projecte i les decisions amb el client
1. Identifica les necessitats del client (RCCs) i
quantifica la seva importància
2. Determina quins són els elements necessaris
per donar resposta a les necessitats 2
– procés de negoci, requeriments de
Com 4
Com 7
Com 1
Com 2
Com 3
Com 5
Com 6
disseny, arquitectura, etc
3. Estima l‟impacte/influència de cada 1    O   
„Com‟ a cada necessitat Necessitat 1 5 9 1 1 3
9 – forta
Necessitat 2 5 9
3 – mitjana
1 - baixa Necessitat 3 3 3 3 3 1
Necessitat 4 4 9
4. Calcula el pes de cada „Com‟
Necessitat 5 2 1 3
5. Prioritza i separa els pocs Necessitat 6 4 3 1 9
vitals de la resta
57 41 47 13 50 3 21
4
5 50
13/05/2010

51. DFQ (Desplegament de la Funció de Qualitat)
Enllacem varies cases per relacionar les necessitats del
client amb les alternatives de disseny - normalment es
difícil fer-ho en un sol pas
Reqs.
Funcionals
RCCs del
Arquitectura
Nivell 1
Client
Funcionals
Alternatives
de Disseny
Nivell 2
Reqs
d’Arqui-
tectura
Nivell 3
Reqs
 El nombre de nivells i els factors que es
relacionen a cada nivell dependrà del tipus de
projecte i la complexitat
51
13/05/2010

52. Exemple – Sistemes d’Informació
Reqs de Reqs Opcions
RCCs Funcionalitat d’Arquitectura de Disseny
 RCCs de procés • Reporting flexible • Workflow • Plataforma
− Cicle de tramitació • Reporting amigable – • Seguretat − Linux
− Windows
− Cost de tramitació creat pels propis usuaris • Eines d'autenticació
 Normativa / legals / • Intercanvi de dades • dB
• Aprovació electrònica • Plataforma − Oracle
seguretat − SQL
• Notifiación electrònica • Base de dades
 Disponibilitat • ...
• Administració • Integració
 Costos desenvolupament descentralitzada • ...
(pressupost)
• Single sign-on
 RCCs de prestació/suport
• Prestacions
− €/usuari, €/expedient,
etc. • ...
 ...
Estructura i
Opcions
Reqs de Servei processos
de Disseny
de servei
• ... • ... • ...
• • •
• • •
52
13/05/2010

53. Quadres de Comandament
 Mantenen el projecte centrat als objectius i enganxat
al client
 Avaluen de forma objectiva si estem acomplint els
objectius i ajustant-nos als RCCs
– Identifiquen riscos i forats
 Comuniquen progrés
Eina de control del projecte
53
13/05/2010

54. Quadres de Comandament
Els quadres de comandament es construeixen a partir dels
RCCs – comparen el que hem assolit amb l’objectiu:
PD0 PD1 PD2-PD4 i PD5
RCCs de projecte
 Pressupost – Pressupost – Pressupost – Previst vs pressupost
revisat – Consumit
 Calendari – Objectius – Objectius – Real vs objectiu
revisats
RCCs de client – diferents per cada projecte:
 RCCs que es materialitzen al final – „Baseline‟ – Objectiu – PD2 – teòric vs objectiu
del projecte (p.e. temps de cicle) – Objectius revisat – PD3 – pilotat vs objectiu
– PD4 – real vs objectiu
– PD5 – sostingut vs objectiu
 RCCs que es materialitzen al llarg – Objectiu – Objectiu – PD4 i parcials – Progrés
del desplegament (p.e. cobertura) revisat i pla vs pla
Altres (projecte)
 Risc – Quadre de comandament de riscos – riscos i pla de mitigació
 Progrés – Termòmetre
54
13/05/2010

55. Quadre de Comandament de RCCs
Evolució incorporació d’identificacions al nou sistema
120
100
% Persones
80
% Identificacions
60 % Base (PD0)
40 Evolució aplicacions amb Single Sign-on
20
120
0
100
% Aplicacions
1
3
5
7
9
11
80
Mes % Single Sign On
60 % Base (PD0)
40
20
0
1
3
5
7
9
11
Mes 55
13/05/2010

56. Resum
 Recull les necessitats de tots els clients / grups d'interès
 Assegura't que les especificacions de disseny / prioritats / decisions /
recursos estan alineats amb els objectius i necessitats
− Utilitza el DFQ al llarg del projecte
− Sigues específic i valida tot amb els clients. Tanca-ho bé per a evitar
sorpreses (riscos) més endavant.
 Acorda els quadres de comandament que mesuraran l'èxit del projecte
− Posa-hi imaginació – hem de trobar la forma de mesurar-ho
− Hauran de correspondre als RCCs identificats al PD0
 Defineix els procediments per gestionar canvis de perímetre en el
projecte (una causa important de fracàs si no es controlen)
 Defineix i engega un pla adequat de comunicació i gestió del canvi.
− Assegura't que el promotor / comitè de direcció lideran la comunicació i
gestió del canvi.
 PD0 i PD1 són els més importants – desplaça esforços de „dreta a
esquerra‟
56
13/05/2010

57. PD1b – Seleccionar Proveïdor
ESPRIT: Execució i Seguiment de Projectes de Informàtica i
Telecomunicacions
57
13/05/2010

58. El Proveïdor
 El proveïdor executarà la major part de les tasques i
lliurables de les fases PD2 a PD4
 Pot participar també a la fase PD1 – aquest es
seleccionarà:
− Al final de la fase PD1, en funció dels requeriments de
disseny, desenvolupats internament (més freqüent en
projectes de Telecomunicacions)
− Al principi de la fase PD1, i participarà en el
desenvolupament detallat d’aquests requeriments (més
freqüent en projectes de Sistemes)

59. PD2 – PD3 – PD4 – PD5
ESPRIT: Execució i Seguiment de Projectes de Informàtica i
Telecomunicacions
59
13/05/2010

60. PD2 – Objectius i Lliurables
Definir Objectius
PD0 Oportunitat  Realitzar el disseny funcional, el disseny
tècnic i l‟estructura de gestió, explotació i
Identificar RCCs suport
PD1 Selec. proveïdor
Lliurables
PD2
Disseny  Nou procés definit i validat
Conceptual  Disseny i prototip funcional realitzats i validats
 Disseny i prototip tècnic realitzat i validat
Desenvolup. i  Estructures d‟explotació i suport definides i
PD3 Pilot validades
 Pla de desenvolupament
PD4 Implantació  Pla de proves
 Pla de pilot
 Pla de migració
PD5 Control  Pla de transferència a explotació
 Aplicació normatives (Seguretat, LOPD, ...)
60
 Riscos i pla de mitigació 13/05/2010

61. PD2 – Objectius i Lliurables
Definir Objectius
PD0 Oportunitat
 Desenvolupar, provar i validar el sistema /
servei
Identificar RCCs
PD1 Selec. proveïdor
Lliurables
Disseny  Sistema desenvolupat
PD2 Conceptual  Proves realitzades
 Pilot realitzat
Desenvolup. i  Documentació
PD3 Pilot
 SI: Pla d‟implantació organitzacional
 SI: Pla d‟implantació tècnic
PD4 Implantació  TC: Pla de desplegament
 Riscos i pla de mitigació
PD5 Control
61
13/05/2010

62. PD4 – Objectius i Lliurables
Definir Objectius
PD0 Oportunitat
 Posar en producció i desplegar el sistema
/ servei a tots els usuaris
PD1
Identificar RCCs  Transferir la gestió a explotació
Selec. proveïdor
Lliurables
Disseny  Desplegament completat
PD2 Conceptual  Sistema en producció / explotació
 RCCs validats
Desenvolup. i  Acceptació final del sistema / servei
PD3 Pilot
 PMG revisat
 Pla d'auditoria i control
PD4 Implantació
PD5 Control
62
13/05/2010

63. PD5 – Objectius i Lliurables
Definir Objectius
PD0 Oportunitat
 Validar que el sistema / servei ja
estabilitzat acompleix els RCCs i els
Identificar RCCs objectius definits.
PD1 Selec. proveïdor
Lliurables
Disseny  RCCs i objectius validats
PD2 Conceptual  Lliçons apreses
Desenvolup. i
PD3 Pilot
PD4 Implantació
PD5 Control
63
13/05/2010

64. Gestió de Riscos
ESPRIT: Execució i Seguiment de Projectes de Informàtica i
Telecomunicacions
64
13/05/2010

65. Els Riscos
Què és risc?
 La probabilitat que ocorri un esdeveniment no
desitjat, i l'impacte o conseqüència d'aquest
esdeveniment
Què és la gestió de riscos?
 El procés de minimitzar riscos desenvolupant plans
de mitigació:
– Identificar els riscos el més aviat possible
– Quantificar la seva probabilitat i el seu impacte
– Desenvolupar plans i accions de mitigació
– Avaluar l'evolució
65
13/05/2010

66. Procés
1. Identifica i organitza els riscos
2. Quantifica la seva probabilitat i el seu impacte
– Prioritza‟ls (molt alt, alt, moderat, baix)
3. Desenvolupa plans d'acció per als riscos molt
alts, alts i moderats
– Integra‟ls en els plans de projecte
– Fes el seguiment de les accions i avalua
l'avanç en la reducció dels riscos
4. Re-avalua els riscos contínuament
66
13/05/2010

67. Identificant els Riscos
Fonts de riscos
 Factors de complexitat / risc
– Funcionals i organitzatius,
– Tècnics,
– Legals,
– Durada,
– Financers,
– Proveïdor, ...
 Experiència, lliçons apreses d'anteriors projectes
 Hipòtesis – suposen un risc de no complir-se
 Lliurables no complets o on s'han identificat riscos
67
13/05/2010

68. Quantificació i valoració dels Riscos
Severitat =
Probabilitat (1, 3, 5) x Impacte (1, 3, 5)
Alta  Persisteixen grans incerteses Avaluat sempre sobre els RCCs:
(5)  No disposem d'experiència prèvia ni de
dades  Externs
– Necessitats del client
Mitjana
(3)  De projecte
– Calendari
– Pressupost
Baixa  Molt poques incerteses i/o punts oberts
 Experiència prèvia significativa i dades  Interns
(1) – Costos d‟explotació
disponibles
– Etc.
Impacte
Baix Alt
Alta
5 15 25 Molt alt risc – aturar el projecte
Probabilitat
Risc significatiu
3 9 15
Risc Moderat – continuar amb precaució
1 3 5 Risc Baix – no preocupant
Baixa
68
13/05/2010

69. Full de Riscos
Gestió de Riscos
Títol del projecte: Fase: PD3
Departament: Data PD0: 10-Sep-04
Cap de projecte: Data objectiu per el PD4: 30-Oct-05
Ultima actualització: 10-Jan-05
Data Prob. Imp. Severitat
Ident. entrada Risc Categ. Prob. Imp. Severitat Accions Resp. Criteris d'èxit Data resid. resid. residual
1 08-Nov-04 Recursos insuficients per fer les Projecte 5 3 15 Tj Reunió amb el director del àrea Jordi Recursos (noms i 28-Feb-05 3 4 12 Gr
probes -- pot retrasar el projecte més per lliberar recursos cognoms) assignats
de 4 setmanes
Contractar personal adicional per Carme Personal contractat 13-Mar-05 1 4 4 Vd
fer algunes de les proves.
2 28-Oct-04 El nou process pot ser una mica Acceptació 4 4 16 Tj Comunicar i discutir el nou Joan Nou process revisat i 08-Dec-04 3 4 12 Gr
burocratic per alguns usuaris i generar process amb ells. Discutir les aprovat per consens
rebuig seves preocupacions.
Establir incentius perque utilitzin Albert Aprovats per Dpt. de 08-Sep-05 1 4 4 Vd
el servei. personal i inclosos als
objectius personals
annuals
3 08-Sep-04 No existeix un mecanisme per Tècnic 5 4 20 Tj Posar en marxa mechanisme Anna Mechanisme en marxa i 29-May-05 2 4 8 Gr
sapiguer els costos incorreguts / amb els proveïdors i finançes reports inicials validats
compromesos por resultar en sobre-
costos no detectats
4 18-Dec-04 No és clar si usuaris que accedeixen a Financer 5 5 25 Vm Aclarir i negociar amb el Anna Acord amb proveïdor 25-Jan-05 1 4 4 Vd
la informació (pero no la modifiquen) proveidor. Utilitzar estructura de signat.
atrauran costs de llicencias de s/w llicencia alternativa.
adicionals
5 10-Oct-04 Risc 3 Projecte 5 5 25 Vm Acció 3.1 Montse 05-Jan-05 5 3 15 Tj
Acció 3.2 Carme 27-Feb-05 1 3 3 Vd
69
13/05/2010

70. Valoració
(Severitat) total
severitat
Nombre de Riscos
per grau de
0
1
2
3
4
5
6
20
40
60
80
100
120
0
Sep-04
Sep-04
Oct-04
Oct-04
Nov-04
Nov-04
Perfil d’Evolució dels Riscos
Dec-04
Dec-04
Jan-05
Jan-05
Feb-05
Feb-05
Mar-05
Mar-05
Apr-05 Apr-05
May-05 May-05
Jun-05 Jun-05
Jul-05 Jul-05
Aug-05 Aug-05
Sep-05 Sep-05
Oct-05 Oct-05
13/05/2010
70

71. Interpretant els resultats – Que passa?
Risk Abatement Plan Risk Abatement Plan
60
45 45
40 40
35 35 40
30 30
25 25
Risk
Risk
Risk Risk
20 20 20
15 15
10 10
5 5 0
Nov-04
Jan-05
Jun-05
Jul-05
Mar-05
Apr-05
Sep-04
Oct-04
Dec-04
Feb-05
May-05
Aug-05
Sep-05
Oct-05
0 0
Feb-96 May-96 Aug-96 Dec-96 Mar-97 Jun-97 Sep-97 Jan-98 Feb-96 May-96 Aug-96 Dec-96 Mar-97 Jun-97 Sep-97 Jan-98
Date Date
Bon pla – reduccions des Reducció confiada a una Els riscos ens „sorprenen‟
del inici i freqüents sola acció – mala identificació
Risk Abatement Plan Risk Abatement Plan
40 40
35 35
30 30
25 25
Risk
Risk
Risk Risk
20 20
15 15
10 10
5 5
0 0
Feb-96 May-96 Aug-96 Dec-96 Mar-97 Jun-97 Sep-97 Jan-98 Feb-96 May-96 Aug-96 Dec-96 Mar-97 Jun-97 Sep-97 Jan-98
Date Date
No s‟està fent res Massa tard
71
13/05/2010

72. Control del risc. Fitxa de seguiment
72
13/05/2010

73. Factors de Complexitat / Risc
 Funcionals i organitzatius
– Nombre de àrees, funcions,..., implicades
– Redefinició de processos, rols i responsabilitats
– Reestructuració organitzativa, contractació de personal
 Tècnics
– Arquitectura complexa, nombre i disparitat de sistemes a integrar
– Noves tecnologies o tecnologies en ràpida evolució.
 Legals
– Projecte amb implicacions normatives i/o normativa ambigua
 Durada
 Financers
– Costos TOTALS no ben bé entesos / definits
– Mecanismes de seguiment dels costos no existents
 De proveïdor
– Capacitat financera i/o tècnica qüestionable
73
13/05/2010

74. Resum
 La gestió dels riscos és una de les principals tasques dels cap
de projecte i el comitè de direcció – es la base de la gestió per
excepció.
 Gestionar els riscos suposa identificar-los (tan aviat com
possible), quantificar-los i definir plans de mitigació.
 NO IGNORIS ELS RISCOS
 Tot lliurable no complet adequadament és un risc. Tota hipòtesi
comporta un risc.
 Avança la discussió dels riscos / problemes a accions de
mitigació / solucions - amb l‟equip de projecte, el comitè de
seguiment i el comitè de direcció.
 Sigues molt clar i concret en els plans d‟acció, responsables i
dates.
74
13/05/2010

75. Estructura de Gestió
ESPRIT: Execució i Seguiment de Projectes de Informàtica i
Telecomunicacions
75
13/05/2010

76. Agenda
• Estructura organitzativa del projecte
• Punts de decisió
• Selecció de projectes
76
13/05/2010

77. Estructura del Projecte
Promotor
Comitè de
Direcció
Comitè de
Seguiment
Caps de
Cap de projecte
projecte (CTTI)
funcional (client)
GP’s i GT’s
Equip de projecte
(incl. Proveïdor)
77
13/05/2010

78. Promotor
Promotor
Comitè de  Establir la visió i els objectius del projecte.
Direcció
 Definir necessitats, prioritats i limitacions de
negoci
 Designar el cap de projecte / lider funcional
Comitè de
Seguiment  Finançar i proveir els recursos necessaris
PD0 i PD1
 Comunicar a l'organització i liderar el canvi
– Sobretot en projectes amb un impacte
organitzacional significatiu
Caps de
Cap de projecte
 Donar suport al projecte i eliminar barreres
PD1 a PD5
projecte (CTTI)
funcional (client)
GP’s i GT’s
Equip de projecte  Fer el seguiment al projecte per a mantenir-
(incl. Proveïdor) lo centrat en els objectius
78
13/05/2010

79. Comitè de Direcció
Promotor
Comitè de
 Establir les necessitats i limitacions de les
Direcció
diferents àrees funcionals
PD0 i PD1
 Comunicar dins de les diferents àrees
funcionals
Comitè de  Donar suport al projecte i eliminar barreres
Seguiment
 Avaluar riscos i prendre decisions
PD1 a PD5  Revisar la marxa del projecte i donar llum
Caps de verda als punts de decisió
Cap de projecte
projecte (CTTI)
funcional (client)
GP’s i GT’s  Assegurar una gestió disciplinada del
projecte (es segueix la metodologia).
Equip de projecte
(incl. Proveïdor)
79
13/05/2010

80. Representació al Comitè de Direcció
 Representació multi-funcional – tots els grups d'interès
representats
 Nivell necessari per prendre decisions, comprometre
recursos i donar el suport necessari al projecte:
– Quina es la complexitat i on son els riscos?
– Qui pot prendre les decisions sobre els riscos i impulsar les
accions necessàries per mitigar-los?
 Nucli + comitè extens
– PD0 i PD1 – Nucli + comitè extens
– Resta de PD – Nucli + integrants addicionals en funció dels
riscos a cada PD.
El Projecte és del Client
80
13/05/2010

81. Comitè de Seguiment
Promotor
Comitè de
Direcció
PD0 i PD1
 Establir i validar necessitats i requeriments
de disseny detallats
 Realitzar un seguiment més freqüent del
Comitè de projecte (setmanal, quinzenal,…)
Seguiment
 Donar suport el projecte dintre de la seva
capacitat d'actuació – decisions, recursos,
PD1 a PD5 conflictes, riscos, etc.
Caps de
Cap de projecte  Revisar i validar en detall els entregables
projecte (CTTI)
funcional (client) abans de les reunions de PD.
GP’s i GT’s
Equip de projecte
(incl. Proveïdor)
81
13/05/2010

82. Comitès de Direcció i de Seguiment
Projecte Projecte de Projecte de
Corporatiu Departament Direcció General
 Secretari / Director  Secretari General  Director General
Promotor General del  Director General  Director d‟Àrea
departament promotor
 Directors de  Director de Serveis  Directors d‟Àrees
Comitè de departaments usuaris  Directors Generals  Coordinador /
Direcció  Directors del CTTI  Coordinador / directors del CTTI
directors del CTTI
 Gerents de  Directors  Directors / gerents
Comitè de
departaments usuaris  Coordinador  Caps de projecte
Seguiment  Caps de projecte  Caps de projecte
82
13/05/2010

83. Caps de Projecte
Promotor
Comitè de  Gestió diària del projecte i de l'equip
Direcció (inclòs el proveïdor)
 Responsable dels lliurables
 Caps de projecte tècnics (GPs i GTs
CTTI) – responsable dels aspectes
Comitè de tècnics
Seguiment
 Cap funcional (Client) – interlocutor
funcional i responsable dels aspectes
funcionals / organitzatius.
Caps de
Cap de projecte
funcional (client)
projecte (CTTI) Un dels dos serà el líder del projecte,
GP’s i GT’s responsable últim de la seva gestió i
Equip de projecte dels lliurables.
(incl. Proveïdor)
83
13/05/2010

84. Definint Rols i Responsabilitats – Matriu ARMI
Individus
Activitats Joan Anna Gerard Pere .......................
Necessitats Client R M M I
Pla de proves A M R I
Pla de comunicació R M M I
A– Aprovació
R– Responsable
M– Membre
I– Informació
84
13/05/2010

85. Punts de Decisió
 Forma estructurada d'identificar i gestionar riscos
 Forma estructurada de revisar el progrés del projecte
 Forma d'evitar sorpreses
 Forma efectiva de comunicar entre àrees i entre nivells
 Forma de mantenir una mateixa visió del projecte
 Forma de mantenir la discussió centrada en el procés de
gestió en lloc de personalitats
 Forma ordenada de discutir i resoldre limitacions de negoci i
conflictes de prioritats
 Forma efectiva de mantenir el projecte centrat en els objectius
marcats pel client
Rigor i disciplina en l’execució de projectes
85
13/05/2010

86. Procés
 Definir els integrants dels comitès de direcció i de seguiment.
Al inici del  Establir dates objectiu per als PDs.
projecte  Discutir i acordar la metodologia amb l'equip de projecte i els
comitès de seguiment i direcció (regles de joc)
 Definir qui ha de ser a les reunions a més del nucli central
 Comunicar i aclarir agenda, objectius, i expectatives
Preparar  Revisar amb el comitè de seguiment tot el material
la reunió  Enviar els documents als membres del comitè de direcció:
− Progrés del projecte i estat dels entregables – Termòmetre.
− Resum dels entregables claus
− Quadres de comandament
− Resum dels riscos i accions
A la reunió
− Enllaços a la documentació de suport.
 Revisar lliurables, riscos i accions.
 Analitzar i prendre decisions sobre els riscos
Després
de la  Es re-envia el paquet actualitzat en el termini d'una setmana
reunió
86
13/05/2010

87. Reunions d’Excepció
 Reunions entre punts de decisió si han aparegut nous
riscos que impacten significativament el projecte
– Necessitats crítiques (RCCs) i objectius identificats en els
PD0 i PD1 que no s'estan acomplint (requeriments dels
clients, pressupostos, terminis, necessitats internes,...)
– Canvis de perímetre
– Altres riscos
87
13/05/2010

88. Selecció de Projectes
La metodologia es centra en la mitigació de riscos.
Segons el nivell de risc, els projectes la hauran de seguir
estrictament la metodologia.
Si
Estratègic?
No
Si
Alt risc?
No
Si No
Pressupost Procediments Seguiment estricte
> €150K? definits? de la metodologia
No
Si
Seguiment no estricte
de la metodologia
88
13/05/2010

89. Selecció de Projectes
Projectes estratègics – intrínsecament tenen un
major risc – visibilitat e impacte alt
Si
Estratègic?
No
Si
Alt risc?
No
Si No
Pressupost Procediments Seguiment estricte
> €150K? definits? de la metodologia
No
Si
Seguiment no estricte
de la metodologia
Uns procediments d‟execució ben definits mitiguen els riscos
– p.e. projectes d‟ampliació integrats en un projecte marc
que contempla com executar aquestes ampliacions
89
13/05/2010