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                             di
            Ingegneria dei Sistemi Informativi 1
                                           Cap. 1

                          Introduzione ai sistemi informativi




Università degli Studi di Genova – Facoltà di Ingegneria a.a. 2008/2009   - Armando Valente
Il sistema informativo
Con sistema informativo si intende l’insieme di tutte le attività che all’interno di un’organizzazione
raccolgono, elaborano e distribuiscono le informazioni. Questo si realizza attraverso la tecnologia
(hardware, software, comunicazioni…), l’organizzazione, le conoscenze e l’esperienza degli
individui.


I sistemi informativi sono in continua evoluzione: si è infatti passati da una o più strutture
centralizzate che elaboravano le informazioni in modo separato ed indipendente per le diverse
funzioni aziendali, ad una struttura distribuita, che integra in un unico ambiente tutti i moduli che la
compongono (detta ERP, Enterprise Resource Planning), per supportare le diverse funzioni di
un’impresa.


Schematicamente, possiamo rappresentare questa evoluzione nel seguente modo:




    acquisti/vendite               contabilità                   gestione finanziaria




strutture centralizzate con elaborazione delle informazioni in modo separato



    acquisti/vendite               contabilità                 gestione finanziaria




                                  dati comuni



struttura distribuita con passaggio delle informazioni tra i diversi moduli


Un sistema ERP può essere definito come una collezione di moduli o componenti integrati tra loro e

che utilizzano una base dati unica, che può coincidere con un singolo database fisico o con un


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database distribuito che risiede su diversi sistemi o nelle diverse sedi dell’azienda, ma le cui

componenti sono connesse tra loro attraverso una rete di comunicazione e di cui si ha comunque

una visione unica, anche utilizzando servizi di replica automatica.

In questo modo le informazioni sono disponibili, con le dovute autorizzazioni e misure di sicurezza,
a chiunque ne abbia necessità all’interno dell’organizzazione. Le transazioni generate nel sistema
aggiornano in tempo reale i diversi moduli e forniscono le informazioni corrette a tutti gli utenti.


L’integrazione delle applicazioni in un sistema informativo è un fattore cruciale, e richiede che tutte
le informazioni siano inserite nel sistema una sola volta e attraverso procedure ben definite, che ne
garantiscano la consistenza e l’accuratezza, per poter essere a disposizione di tutte le componenti
del sistema.
Il flusso delle informazioni, quindi, attraversa le diverse funzioni aziendali e diviene disponibile
immediatamente, senza ridondanze.


Le stesse informazioni sono utilizzate dalle diverse funzioni aziendali per gli scopi più diversi, che
vanno dalla pianificazione strategica, alla gestione della produzione, alla finanza, agli
approvvigionamenti, ai rapporti con i clienti, alla contabilità, al supporto alle decisioni, al
marketing.




I sistemi ERP


Il termine ERP è stato introdotto da Gartner, società di ricerca e di analisi del mercato ICT, agli
inizi degli anni novanta, quando vennero integrate in un unico sistema tutte quelle applicazioni,
attualmente considerate il back-office, che non coinvolgono direttamente il mondo esterno, ma sono
confinate all’interno dell’azienda.
Tali   applicazioni   sono    il   Material   Requirements    Planning    (MRP),    sistema    dedicato
all’approvvigionamento dei materiali richiesti dalla produzione, che utilizza le distinte base (Bill Of
Materials), e alla gestione delle giacenze di magazzino, in grado di emettere ordini ai fornitori
quando richiesto dalla situazione delle scorte; il Manufacturing Resource Planning (MRPII),
evoluzione del MRP avvenuta negli anni ottanta, che oltre a garantire la corretta gestione delle
scorte e degli approvvigionamenti, permette la pianificazione della produzione, compresi gli aspetti
finanziari e la manodopera; il Computer Integrated Manufacturing (CIM), applicazione per


                                                                                                       2
l’automazione della produzione (include: CAD/CAM, computer-aided design/computer-aided
manufacturing, CAPP, computer-aided process planning, CNC, computer numerical control
machine tools, DNC, direct numerical control machine tools, FMS, flexible machining systems,
ASRS, automated storage and retrieval systems, AGV, automated guided vehicles, trasporti
automatizzati e robotizzati, pianificazione e controllo di produzione); le applicazioni amministrative
di base, come la gestione della finanza, la contabilità, il personale, le immobilizzazioni.
Scopo fondamentale dell’integrazione delle applicazioni di back-office, e quindi dell’utilizzo dei
sistemi ERP, è la riduzione dei costi di gestione.
In seguito i sistemi si sono evoluti, spostandosi verso l’area definita come front office, supportando
applicazioni come il SCM (Supply Chain Management) e il CRM (Customer Relationship
Management), con lo scopo di incrementare i ricavi dell’azienda, essendo queste applicazioni che si
rivolgono al mondo esterno, principalmente i clienti ed i business partner.
L’insieme dei moduli di back-office e di front-office definisce un Enterprise System o un ERP
esteso.
L’insieme dei moduli che costituiscono un sistema ERP viene denominato suite; ogni modulo, che è
dedicato ad automatizzare un determinato processo aziendale (come, ad esempio, le risorse umane o
gli acquisti), è a sua volta suddiviso in funzioni, che realizzano una attività elementare, come
l’emissione di un ordine a fornitore o la movimentazione della merce in magazzino.
Un sistema ERP supporta la catena del valore di un’impresa, cioè l’insieme delle attività primarie
di produzione e vendita dei beni e dei servizi e le attività di supporto, come la gestione
amministrativa e delle risorse umane.
La catena del valore di un’impresa è stata definita da Porter (Michael E. Porter, Competitive
advantage, The Free Press, 1985) come uno strumento per rappresentare le attività all’interno di
un’azienda (ad esempio: progettazione, produzione, marketing, distribuzione, assistenza), ed
esaminarne le caratteristiche e le modalità di interazione, allo scopo di creare un vantaggio
competitivo sul mercato. Le singole attività ed il modo con cui sono realizzate, infatti, possono
fornire le basi per la differenziazione dell’azienda rispetto ai concorrenti e fornire un vantaggio che
deriva dall’efficienza, attraverso la riduzione dei costi.
La catena del valore suddivide un’azienda nelle sue attività strategicamente rilevanti, in modo da far
comprendere il comportamento dei costi e le possibilità esistenti o potenziali di differenziazione.
Un’azienda acquisisce quindi un vantaggio competitivo realizzando queste attività strategicamente
importanti in modo più economico e con miglior efficienza rispetto ai concorrenti.




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La catena del valore di un’azienda fa parte di un più ampio flusso di attività, che coinvolge più
aziende, denominato il sistema del valore, dove le singole catene del valore di ogni azienda o di
ogni business unit, sono legate fra loro da legami di dipendenza.




Il sistema del valore




La catena del valore generica
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La catena del valore con un’attività in dettaglio




La catena del valore di un’azienda specifica
                                                    5
I vantaggi di un sistema ERP


I vantaggi di un ERP sono molteplici:


1) Le informazioni sono inserite nel sistema una sola volta: questo ne garantisce l’accuratezza,
    elimina la ridondanza e lo sfasamento temporale, tipico dei sistemi isolati che richiedono
    aggiornamenti periodici dei dati.
2) Le transazioni non possono essere completate se tutte le regole cui sono soggette non sono state
    verificate (in questo modo è garantita uniformità ed efficienza nel flusso di lavoro all’interno
    dell’intera azienda: una volta che un dato è stato accettato dal sistema, esso fornisce
    l’informazione corretta a tutti i livelli e in tutte le applicazioni. Le informazioni all’interno di
    un sistema ERP sono perciò sempre consistenti).
3) La riduzione dei tempi necessari a processare le informazioni (ad esempio tra quando viene
    processato un ordine di un cliente a quando viene spedita la merce).
4) Una migliore gestione finanziaria (prima vengono conosciuti i fattori economici e più accurata
    è la pianificazione finanziaria).
5) La revisione dell’organizzazione (la realizzazione di un BPR – Business Process Reengineering
    – è un prerequisito per l’installazione di un sistema ERP; la revisione dei processi aziendali
    mette in luce le mancanze dei sistemi esistenti e tenta di massimizzare la produttività
    ristrutturando e riorganizzando le risorse umane e le unità organizzative).
6) L’eliminazione dei cosiddetti legacy systems (cioè i sistemi, spesso basati su architetture
    hardware e software proprietarie, che gestivano separatamente le singole applicazioni).
7) L’acquisizione dall’esterno dell’esperienza legata ad un software, sviluppato in forma di
    package, che racchiude quelle che sono definite le best business practice (cioè il risultato della
    ricerca che un fornitore di ERP conduce nei confronti delle aziende per definire le migliori
    norme da applicare nei diversi business; un sistema ERP infatti è rivolto ad una clientela molto
    vasta, su scala mondiale).
8) Architettura hardware e software unificate (con riduzione dei costi dovuti al supporto ed alla
    manutenzione di sistemi diversi) .
9) Miglior supporto alle decisioni (la completezza e l’aggiornamento dei dati facilitano il
    management aziendale nell’intraprendere le decisioni).
10) Facilitazione delle operazioni internazionali (essendo sviluppato su scala mondiale, un sistema
    ERP supporta facilmente le diverse convenzioni riguardanti le valute, i sistemi di tassazione e
    di contabilità, le diverse lingue), caratteristica fondamentale per le aziende multinazionali.


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11) Velocità nell’acquisire nuove tecnologie, quando queste diventano disponibili (è il caso, ad
    esempio, dell’e-commerce che si è sviluppato enormemente a seguito della diffusione di
    Internet).
12) Utilizzo di sistemi software standardizzati e di larga diffusione (offre garanzie di correttezza e
    di completezza delle informazioni, facilitando il lavoro delle società di revisione e
    certificazione).
13) Un’interfaccia utente grafica che rimane consistente in tutte le applicazioni.
14) Indipendenza dalla scelta della piattaforma hardware e software (Unix/Linux, Windows).




Gli svantaggi di un sistema ERP


Naturalmente non ci sono solo vantaggi nell’applicazione di un sistema ERP. Tra i principali
svantaggi troviamo:


1) Lunghi tempi di realizzazione (un progetto di trasformazione di un sistema informativo in un
    ERP può richiedere anche diversi anni, durante i quali le normali attività non devono essere
    interrotte ma proseguono in parallelo).
2) Alti costi di realizzazione (oltre i costi facilmente prevedibili delle licenze software e
    dell’hardware, sono molti i costi nascosti che si rivelano durante la realizzazione:
    l’addestramento degli addetti, l’integrazione del nuovo ERP ai sistemi aziendali che non
    possono essere sostituiti - perché molto specifici e di cui non esiste una implementazione nel
    sistema ERP -, la necessaria personalizzazione del sistema ERP – che può richiedere sia
    interventi sui parametri del sistema che sviluppo di software ad hoc per esigenze particolari -, la
    conversione dei dati esistenti sui sistemi che devono essere sostituiti affinché possano essere
    elaborati dal sistema ERP).
3) La necessità, durante la realizzazione del nuovo sistema, di proseguire le attività correnti, con la
    conseguente coesistenza di due sistemi diversi (l’ERP in fase di sviluppo e i sistemi legacy che
    stanno per essere abbandonati): questo comporta la necessità di tenere allineate due differenti
    basi-dati, usualmente con aggiornamenti periodici;
4) La necessaria riorganizzazione dei flussi di lavoro per adeguarsi alla metodologia imposta dal
    nuovo sistema (un ERP, più che adattarsi all’organizzazione aziendale, impone una nuova
    organizzazione, con le conseguenti resistenze da parte del personale ad adeguarsi e le
    inevitabili inefficienze che ne derivano e che possono durare anche a lungo).


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5) Un unico fornitore per l’intero sistema (la società dalla quale si acquisisce un ERP diventa un
    vero e proprio business partner a lungo termine dell’azienda, con il rischio che non sia più in
    grado di fornire un adeguato supporto o che, per motivi di mercato, non investa più nello
    sviluppo del prodotto).
6) Non sempre un ERP di livello internazionale si adatta perfettamente alle legislazioni locali (le
    cosiddette localizzazioni non sempre rispondono a tutte le regole dettate dalle leggi: è il caso,
    ad esempio, delle applicazioni per il personale, che soprattutto in Italia sono molto complesse e
    articolate).
7) La gestione di un ERP è comunque complessa, e lo rende un sistema mission critical.




Le principali componenti di un sistema ERP


L’utilizzo delle componenti descritte di seguito dipende naturalmente dal tipo di azienda; per questo
motivo i sistemi ERP hanno un nucleo base comune su cui vengono inserite le altre componenti, in
base alle necessità del cliente.


Customer Relationship Management (CRM): è utilizzato nello sviluppo e nel mantenimento delle
relazioni con il cliente. Permette di delineare un profilo del cliente attraverso l’analisi delle
transazioni commerciali (che cosa e quando ha acquistato), della qualità del servizio offerto e della
situazione finanziaria, allo scopo di aumentare i profitti delle vendite. Una applicazione di CRM
quindi deve essere in grado di raccogliere informazioni da fonti diverse (contabilità, finanza, servizi
post-vendita), di correlarle tra di loro e offrire una visione d’insieme del cliente a chi si occupa del
marketing e delle vendite.


Supply Chain Management (SCM): è l’insieme di tutte le attività ed i processi finalizzati a fornire
un prodotto o un servizio all’utente finale. Nella catena che lega queste attività sono spesso
coinvolte più aziende, tra le quali esiste un rapporto di fornitore-cliente.
Un sistema di SCM include generalmente quattro componenti: (1) la pianificazione della richiesta -
un sistema per prevedere le possibili richieste di prodotti o servizi da parte dei clienti - (2) la
pianificazione della produzione - per ottimizzare l’acquisizione dei materiali e la capacità produttiva
- (3) la pianificazione della fornitura - per sincronizzare la disponibilità dei materiali con la rete di
distribuzione – (4) la pianificazioni dei trasporti – ottimizzando i sistemi di trasporti con i vincoli
imposti dal cliente finale.


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Attraverso queste ottimizzazioni i prodotti ed i servizi sono forniti nella giusta quantità, nel posto e
nei tempi previsti ad un costo ottimale.


Procurement: è l’automazione e la gestione della richiesta e dell’acquisto di materiali e forniture.
Attraverso questa automazione il processo di richiesta del materiale (o servizio), la successiva
approvazione e l’emissione dell’ordine al fornitore avviene in forma completamente elettronica,
senza documenti cartacei (e-procurement). Inoltre viene automatizzata la selezione del fornitore,
attraverso la comparazione automatica dei prezzi e dei prodotti, e viene ottimizzata la
movimentazione dei beni, minimizzando gli scambi fisici. Il controllo sugli acquisti viene
centralizzato, mentre le modalità operative sono standardizzate.


Product Lifecycle Management (PLM): rende disponibili le informazioni sui prodotti durante tutto
il ciclo di vita: progettazione, simulazione e test, acquisizione dei materiali, produzione e rapporto
con la clientela (CRM). In questo processo sono coinvolte le diverse funzioni aziendali,
progettazione, amministrazione e finanza, così come i fornitori esterni, i partners o i clienti che
possono avere accesso alle informazioni in ogni istante e su una rete geografica.


Business Intelligence (BI): comprende la raccolta, la memorizzazione, l’analisi e l’accesso ai dati
come supporto alle decisioni. Le applicazioni principali della BI comprendono, inoltre, analisi
statistiche, previsioni, strumenti di query e reportistica e quello che è definito OnLine Analytical
Processing (OLAP). I dati necessari ai sistemi di BI vengono predisposti in database particolari,
chiamati data warehouse, dove i dati sono organizzati in modo specifico per realizzare query,
reporting e analisi; questi database differiscono dai database tradizionali delle applicazioni
operative (OLTP, On Line Transaction Processing, dove sono primarie le relazioni fra i dati e le
regole di modifica e lettura). Poiché le informazioni necessarie ad un data warehouse provengono
da fonti diverse, è necessario un processo intermedio, chiamato ETL (Extract, Transform, Load)
che le acquisisce e le rende uniformi. Attraverso le funzioni di OLAP, infine, è possibile,
analizzando vasti volumi di informazione, scoprire trend altrimenti non rilevabili analizzando i dati
singolarmente. In un OLAP i dati sono organizzati in cubi multidimensionali, che danno prestazioni
migliori rispetto alle tabelle di un database relazionale. L’unità base di un cubo multidimensionale è
chiamata misura ed è l’unità di dati sottoposta al processo di analisi.


Accounting and Financial Management: processa e interpreta i dati economici e finanziari.
Comprende diversi moduli, tra cui la contabilità generale clienti e fornitori, le funzioni di


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consolidamento a livello di gruppo, il controllo di gestione per centri di responsabilità e la gestione
dei cespiti.


Human Resource Management: comprende tutte le attività rivolte alla gestione del personale, dalla
contabilità delle paghe e degli stipendi (che risente pesantemente delle problematiche locali e
legislative) all’evoluzione delle carriere, ai criteri di selezione ed assunzione. Le risorse umane sono
un patrimonio di professionalità e conoscenza che deve essere gestito al meglio e che rappresenta
inoltre un alto costo per l’azienda (anche superiore al 50% dei costi totali). Attraverso i sistemi B2E
ed Internet (business to employee) si mette a disposizione dei dipendenti uno strumento sempre
disponibile per interagire con l’azienda, eliminando tutte le attività che richiedevano l’invio
reciproco di documenti.


E-Commerce: fornisce le applicazioni on-line che, attraverso Internet, permettono la vendita di beni
e servizi, l’acquisizione dei materiali e il servizio di assistenza ai clienti. Normalmente le
applicazioni di commercio elettronico si suddividono in B2B (business to business) quando
riguardano le aziende, e B2C (Business to consumer) quando riguardano l’azienda ed il
consumatore finale.


Project Management: viene utilizzato per identificare e controllare i costi di progetto, le risorse
lavorative ed i materiali, attraverso il calcolo di indicatori finanziari in relazione al fatturato, alle
vendite, ai ricavi, agli interessi; inoltre è uno strumento fondamentale per monitorare lo stato di
avanzamento dei progetti.


Sales and Logistics: sono tutte le applicazioni che riguardano i processi di vendita e di
coordinamento della movimentazione delle merci all’interno dell’azienda e dei beni prodotti per i
clienti.


Principali prodotti ERP presenti sul mercato


SAP
Fondata nel 1972, da cinque ex dipendenti IBM, ha sede a Walldorf in Germania. E’ presente in 50
paesi con più di 24000 addetti. E’ l’azienda leader di mercato con un fatturato di 6.4 miliardi di
dollari all’anno. Più della metà delle prime 500 aziende del mondo utilizza SAP. In Italia è il
prodotto di ERP internazionale più diffuso e conta circa 1400 installazioni.


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Offre buone soluzioni in molti settori, anche se non sempre sono le migliori. Una volta
personalizzato non è semplice da modificare, e le modifiche sono costose. SAP è presente
soprattutto nel mercato delle grandi aziende (high-end). Recentemente SAP ha acquisito Business
Object, prodotto leader nel settore della business intelligence.


Peoplesoft
Fondata nel 1980 ha sede a Pleasanton in California. Ha 8600 addetti ed un fatturato annuo pari a 2
miliardi di dollari. Il software era inizialmente dedicato alla gestione delle risorse umane, quindi si è
evoluto nel settore finanziario e nella distribuzione. Ha acquisito la J.D.Edwards, ampliando la
propria offerta nel SCM (Supply Chain Management) e nel CRM (Customer Relationship
Management). E’ presente soprattutto nel mercato della grandi aziende di servizi. Con i prodotti
JDEdwards ha allargato l’offerta al mercato delle aziende medie e medio-grandi. Recentemente è
stata acquistita da Oracle.


Oracle
Fondata nel 1977 ha la sede a Redwood Shores in California. E’ il leader mondiale nel software di
information management. Ha 42000 addetti e un fatturato di 10,8 miliardi di dollari all’anno. Oltre
al software di gestione dei database, commercializza le Oracle Applications, prodotto di ERP le cui
funzionalità sono adatte alle aziende industriali manifatturiere.
E’ presente nel segmento di mercato high end e sta spostando l’offerta verso il mercato delle medie
aziende, anche in seguito all’acquisizione di Peoplesoft e JDEdwards.


SSA–Baan
La SSA ha recentemente incorporato Baan che commercializzava un prodotto di ERP per le medie
aziende manifatturiere.


In Italia è significativa la presenza del gruppo Formula, con un prodotto ERP rivolto al mercato
nazionale.

Compiere
E’ un prodotto open source, che comprende anche un CRM, che è stato sviluppato e distribuito dal
2000. Vanta moltissimi download (più di un milione). Insieme ad altri prodotti open, come
SugarCRM e Pentaho (Business intelligence), rappresenta un fenomeno interessante ed in fase di
evoluzione.


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Microsoft Dynamics

E’ una famiglia di prodotti ERP, tra cui:

   -   Microsoft Dynamics NAV (ex Navision), che comprende le principali funzioni di base di un
       ERP, adatto ad aziende medio piccole
   -   Microsoft Dynamics AX (ex Axapta), per aziende più complesse
   -   Microsoft Dynamics GP
   -   Microsoft Dynamics SL
   -   Microsoft CRM (Sistema di CRM)
   -   Microsoft Retail Management System (per l’automazione del punto vendita)
Sul sito Microsoft (www.microsoft.com) c’è una descrizione di ogni prodotto.




Le quote di mercato dei prodotti ERP in Italia nel 2002 erano le seguenti (197 MLN €):

   •   SAP 57%
   •   SSA 1% / Baan 8%
   •   Peoplesoft 2% / JDEdwards 7%
   •   Formula 8%
   •   Oracle 7%
   •   Altri 10%




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Moduli principali di un sistema informativo


La composizione di un sistema informativo dipende fortemente dal tipo di azienda, dall’attività
(produttiva, commerciale, finanziaria, assicurativa, di servizi, di trasporti…), dalla dimensione.
Per semplicità verranno descritti, nel dettaglio, i principali moduli che lo compongono, comuni alla
maggior parte delle aziende, e verranno analizzate le dipendenze e le interazioni reciproche .


       •   La contabilità generale
       •   La contabilità analitica ed il controllo di gestione
       •   Le vendite, gli ordini da clienti e la fatturazione
       •   La gestione degli agenti
       •   Gli acquisti , gli ordini a fornitori
       •   Il magazzino
       •   La finanza e la gestione della tesoreria
       •   I cespiti
       •   Il personale dipendente ed il lavoro autonomo


Il flusso delle informazioni, da e verso l’esterno dell’azienda, in un sistema integrato attraversa i
vari moduli ed interessa in modo particolare la contabilità generale, generando una serie di
registrazioni contabili che verranno poi a costituire il bilancio d’esercizio.


In un sistema integrato, l’informazione deve essere disponibile, in tempo reale e in forma non
ridondante a tutti i suoi componenti. Inoltre le nuove funzionalità devono essere facilmente aggiunte
al sistema, minimizzando gli interventi sui moduli già realizzati ed utilizzati correntemente, senza
discontinuità di funzionamento. La distinzione tra il concetto di modulo e quella di componente di
un sistema informativo è molto importante. Con modulo si intende una parte di un sistema che
realizza una particolare funzione, e che in un sistema integrato non può rimanere isolato dal
contesto. Con componente si intende invece un insieme di funzionalità autonome che possono
essere prodotte o acquistate separatamente, ma che devono possedere dei requisiti tali che gli
permettono di interagire con il sistema. Un componente può essere visto come un elemento
prefabbricato che può essere riutilizzato (la tecnologia della programmazione a oggetti è
fondamentale per realizzare componenti, anche se il concetto di oggetto è più tecnico e legato
all’implementazione: è difficile infatti assemblare oggetti progettati per sistemi diversi).

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Un sistema informativo, rappresenta in ogni istante l’azienda e dipende in modo quasi esclusivo
dalle tecnologie informatiche: una discontinuità di funzionamento (per le cause più diverse), anche
parziale, porta l’azienda ad un’improvvisa paralisi informativa, che può avere conseguenze
drammatiche. Inoltre, maggiore è il grado di integrazione di un sistema, e maggiori sono le
probabilità che un malfunzionamento in una sua parte porti ad un malfunzionamento generalizzato
o al blocco dell’intero sistema.


Di seguito vedremo le caratteristiche principali di ogni modulo di un sistema informativo, le
strutture dati utilizzate ed il modo in cui le informazioni vengono trattate e trasformate. Quindi
verranno analizzati due processi fondamentali delle attività aziendali, comuni a tutte le realtà, che
attraversano i moduli del sistema informativo: il ciclo passivo (cioè il processo di acquisizione di
beni e servizi per l’attività produttiva) ed il ciclo attivo (l’insieme delle attività che riguardano la
produzione, l’offerta e la vendita di beni e servizi all’esterno dell’azienda).




La contabilità generale


Raccoglie tutte le variabili economiche di un sistema informativo che interagiscono con l’esterno
dell’azienda e viene alimentata in continuazione da tutte le altre componenti, non appena si verifica
un fatto di rilevanza contabile (ad es. il pagamento di una fattura, l’incasso di un credito, la vendita
di un prodotto ecc…) attraverso le registrazioni contabili. Il primo obiettivo delle rilevazioni
contabili, quindi, è di annotare tutti gli eventi aziendali che abbiano comportato movimenti di
denaro o insorgere di debiti o crediti. Lo strumento principale per le rilevazioni contabili è il conto,
nel quale vengono annotate, valorizzandole nella moneta di conto, tutte le operazioni effettuate.


Fondamentale per la contabilità generale è la definizione del piano dei conti, lo schema attraverso il
quale vengono classificati i conti contabili in base alla loro natura, e cui si fa riferimento
nell’effettuazione di ogni registrazione contabile con il metodo della partita doppia. Ogni
registrazione quindi movimenta i conti, nel senso che ne modifica il valore con il segno appropriato,
cioè in dare o in avere.
Ogni conto, quindi, contiene in ordine cronologico tutte le registrazioni che lo riguardano, effettuate
sia in dare che in avere, in base a regole ben precise. La somma di tutte le registrazioni dà, in ogni
istante, il saldo del conto, anch’esso di segno dare o avere.


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Il metodo della partita doppia, che si ritiene sia stato utilizzato per la prima volta a Genova nel 1340
ed è stato poi definito da Fra Luca Pacioli nel 1494 nella sua opera «Summa de Aritmetica,
Geometria, Proporzioni et Proporzionalità», si basa sul principio che ogni annotazione contabile
interessa sempre almeno due conti e in sezioni contrapposte, cioè con segno (dare e avere) opposti.
Le operazioni complesse possono movimentare molti conti, ma la somma del valore di tutte le
registrazioni in dare ed in avere deve sempre essere uguale.


La contabilità di un’azienda è suddivisa in periodi contigui chiamati esercizi contabili (di solito
coincidono con l’anno solare, ma non necessariamente). Le registrazioni contabili hanno sempre un
esercizio di riferimento, ed il criterio per stabilire a quale esercizio appartengono è quello della
competenza, ovvero si attribuisce l'esercizio sulla base del periodo temporale in cui è avvenuto
quanto descritto nel documento. Negli esempi che seguono sarà chiarito ulteriormente questo
principio.


Al termine di ogni esercizio viene redatto il bilancio d’esercizio, che evidenzia la situazione
patrimoniale dell’azienda in dipendenza dai risultati economici ottenuti. La legge (art. 2423 del
codice civile), prevede che il bilancio sia costituito dallo stato patrimoniale, dal conto economico e
dalla nota integrativa, e ne definisce uno schema rigido cui fare riferimento nella sua compilazione
(artt. 2424, 2425 2427 c.c.). Inoltre (art. 2428 c.c.) è prevista la predisposizione, da parte degli
amministratori, di una relazione sulla gestione, da cui risultino le attività di ricerca e sviluppo; i
rapporti con imprese controllate, collegate, controllanti e imprese sottoposte al controllo di queste
ultime; il numero ed il valore nominale delle azioni possedute; il numero ed il valore nominale delle
azioni acquistate o alienate; i fatti di rilevo avvenuti dopo la chiusura dell’ esercizio; l’evoluzione
prevedibile della gestione; l’elenco delle sedi secondarie della società.


Attraverso la classificazione dei conti, rappresentata nel piano dei conti, è possibile ottenere i dati
necessari alla formazione del bilancio e conoscere quindi i valori patrimoniali economici e
finanziari che descrivono l’andamento dell’azienda. L’impostazione del piano dei conti dipende dal
tipo di azienda e dalla struttura del bilancio, che, come si è detto, è regolata dalla legge.


La struttura logica del piano dei conti è gerarchica, a più livelli: un conto di livello superiore
raggruppa quelli di livello inferiore, cioè è la sommatoria di tali conti.
In pratica è un albero, dove i nodi rappresentano i raggruppamenti e le foglie i conti che contengono
le registrazioni. Ad ogni nodo o foglia dell’albero è associato un valore ed un segno (dare o avere):


                                                                                                     15
nelle foglie il valore è dato dalla somma di tutte le registrazioni, nei nodi dalla somma dei valori di
tutti i nodi e delle foglie sottostanti. Una delle strutture più utilizzate è quella a tre livelli, in cui il
conto a livello superiore si chiama mastro, il conto a livello intermedio si chiama conto e quello a
livello inferiore si chiama sottoconto.


Le registrazioni contabili in partita doppia movimentano (in accredito o in addebito) due serie di
conti: i conti originari e quelli derivati. A questo proposito esistono diverse interpretazioni sulla
natura di questi conti (detti anche numerari ed economici), ma quello che è importante sottolineare è
che in ogni registrazione in partita doppia, che interessa un minimo di due conti, la somma dei conti
addebitati deve sempre coincidere con la somma dei conti accreditati.
Nel caso di una semplice registrazione che coinvolge due conti, ad esempio il pagamento di un
fornitore, avremo un importo x che movimenta il conto fornitore in dare (e quindi tutti i conti di
livello gerarchico superiore), detto la partita, ed un medesimo importo x che movimenta il conto
della banca in avere, detto la contropartita. In questo caso la registrazione contabile è di tipo uno a
uno.
Nei casi più complessi, quando sono coinvolti più di due conti, avremo:


    •   Una registrazione uno a diversi, cioè un conto come partita e più conti come contropartita
    •   Una registrazione diversi a uno, più conti come partita ed un conto come contropartita
    •   Una registrazione diversi a diversi con più conti in partita e più conti in contropartita


Un esempio del primo caso è la registrazione della fattura emessa ad un cliente: avremo un importo
x in dare registrato nel conto del cliente, un importo y registrato in avere in un conto ricavo ed un
importo z registrato sempre in avere nel conto Iva: la somma, con segno (dare e avere), x + y + z è
pari a zero.
Nel secondo caso, un esempio è quello della registrazione di una fattura ricevuta da un fornitore:
avremo un importo y registrato in dare in un conto di costo, un importo z registrato in dare nel conto
Iva ed un importo x registrato in avere nel conto fornitore: anche in questo caso la somma con
segno x + y + z = zero.
Per un esempio di registrazione da diversi a diversi si veda il punto 9) più avanti, negli esempi di
scritture continuative.


Quindi in ogni istante, considerando l’intero piano dei conti, la somma degli importi in dare di tutti i
conti è uguale alla somma degli importi in avere di tutti i conti. Questo viene evidenziato da un


                                                                                                          16
prospetto chiamato bilancio di verifica (o situazione contabile), che riporta l’elenco di tutti i conti
con l’indicazione del totale dare, avere e del saldo.


I conti, in base alla loro natura, sono classificati nel modo seguente:


    •   Stato patrimoniale: attività
    •   Stato patrimoniale: passività
    •   Stato patrimoniale: patrimonio netto
    •   Conto economico: costi d’esercizio
    •   Conto economico: ricavi d’esercizio
    •   Conti di riepilogo (transitori)
    •   Conti d’ordine


Nelle attività si registrano tutte le operazioni che comportano un aumento del patrimonio
dell’azienda, mentre nelle passività si registrano le operazioni che lo diminuiscono.


Il patrimonio netto (di cui una componente è il capitale investito dai soci nell’azienda), anche se
distinto, fa parte delle passività: rappresenta infatti un debito dell’azienda nei confronti degli
investitori. In ogni istante della vita contabile di un’azienda si ha:


                   ATTIVITÀ = PASSIVITÀ + PATRIMONIO NETTO


I conti di stato patrimoniale vengono aperti all’inizio di ogni nuovo esercizio, riportando il valore
che avevano alla chiusura dell’esercizio precedente: rappresentano quindi, in questo istante, la
situazione iniziale del patrimonio dell’azienda.


Nei costi d’esercizio e nei ricavi d’esercizio vengono invece registrate tutte le operazioni di
competenza dell’esercizio che riguardano l’attività produttiva dell’azienda, come acquisti e vendite.
Naturalmente le operazioni di conto economico hanno quasi sempre influenza sul patrimonio:
attraverso il meccanismo della partita doppia si riesce quindi a registrare contemporaneamente le
variazioni dei costi o dei ricavi e la corrispondente variazione del patrimonio.
I conti del conto economico, all’inizio di ogni esercizio, hanno sempre saldo pari a zero, e al
termine dell’esercizio, per differenza tra costi e ricavi, genereranno l’utile o la perdita.



                                                                                                    17
I conti di riepilogo (detti anche conti transitori) vengono utilizzati generalmente per le operazioni di
apertura e chiusura dello stato patrimoniale e per il calcolo dell’utile o della perdita a fine
dell’esercizio. Sono conti non a bilancio, nel senso che non vengono riportati nella redazione del
bilancio d’esercizio, ma sono utilizzati a scopo tecnico per far transitare i valori degli altri conti in
dette operazioni. Possono anche essere utilizzati per registrazioni transitorie in corso d’anno, ma il
loro saldo deve sempre e comunque chiudersi a zero.


I conti d’ordine (o di memoria) infine servono per evidenziare gli impegni che l’azienda ha assunto,
come fidejussioni, avalli e garanzie, beni di terzi presso l’azienda o beni dell’azienda presso terzi,
che non risultano dallo stato patrimoniale.


La regola fondamentale per attribuire il segno corretto ad una operazione contabile è la seguente:


   •   Le operazioni che fanno aumentare le attività vanno registrate in dare, mentre le operazioni
       che comportano una diminuzione delle attività vanno registrate in avere.


   •   Le operazioni che comportano un aumento delle passività si registrano in avere, quelle che
       fanno diminuire le passività si registrano in dare.


   •   Le operazioni che fanno aumentare i costi si registrano in dare, quelle che fanno diminuire
       i costi in avere.


   •   Le operazioni che fanno aumentare i ricavi si registrano in avere, quelle che fanno
       diminuire i ricavi in dare.


In sintesi, il segno si attribuisce secondo la seguente tabella:


                             attività          passività           costi            ricavi
             aumento          dare              avere              dare             avere
          diminuzione         avere              dare              avere             dare

Inoltre ad un costo corrisponde sempre un aumento di passività o una diminuzione di attività;
viceversa ad un ricavo corrisponde un aumento di attività o una diminuzione di passività.




                                                                                                      18
Attraverso successive riclassificazioni e aggregazioni, dalle movimentazioni contabili si ottiene il
bilancio di esercizio.


Il bilancio di esercizio è costituito dallo stato patrimoniale, dal conto economico e dalla nota
integrativa (oltre ad altri documenti di corredo, come la relazione di gestione), secondo quanto
stabilito dalla IV direttiva CEE, recepita in Italia nel 1991.
Esso fornisce informazioni sulla situazione patrimoniale di un’azienda in un determinato istante,
cioè alla chiusura dell’esercizio (attraverso lo stato patrimoniale che evidenzia le risorse immesse
nell’azienda e come sono state investite), e misura, con il conto economico, il processo di
formazione del reddito, cioè il risultato economico ottenuto confrontando i ricavi e i costi sostenuti
per generarlo.


Semplificando, all’inizio di un esercizio un’azienda avrà una certa situazione patrimoniale,
rappresentata ad esempio da investimenti in impianti, attrezzature, immobili, disponibilità liquide e
titoli, crediti e debiti verso terzi, dal capitale sociale ecc…, che si modifica attraverso le attività
produttive svolte durante l’esercizio.
Le attività produttive generano ricavi (attraverso la vendita di prodotti e servizi) e costi (attraverso
l’acquisto di beni, merci, servizi…): la differenza tra queste due componenti, registrate nel conto
economico, dà luogo, al termine del periodo, all’utile (o alla perdita) d’esercizio, che modifica lo
stato patrimoniale iniziale.


Il bilancio, che rappresenta l’informazione periodica sullo stato di un’azienda, e che riveste
un’importanza fondamentale all’interno del sistema economico, ha lo scopo di far conoscere agli
azionisti, ai risparmiatori, ai creditori e a tutti gli altri soggetti interessati l’uso che l’imprenditore fa
delle risorse aziendali. Nella sua redazione, quindi, devono essere osservati dei principi contabili
(detti anche postulati del bilancio, stabiliti dagli articoli 2423, 2423bis e 2426 c.c.) che sono:


•   Rappresentazione veritiera e corretta (il bilancio deve essere redatto con chiarezza e deve
    rappresentare in modo veritiero e corretto la situazione patrimoniale e finanziaria dell’impresa
    ed il risultato economico, in osservanza delle norme di legge, dei principi contabili dei dottori
    commercialisti e dei ragionieri, dei principi contabili internazionali)
•   Continuità aziendale (valutazione prudente delle voci nella prospettiva della continuazione
    dell’attività)



                                                                                                           19
•   Utilità del bilancio di esercizio e completezza dell’informazione (il bilancio deve essere utile
    per il maggior numero di destinatari – investitori, creditori, azionisti)
•   Prevalenza della sostanza sulla forma (per ogni operazione è indispensabile conoscerne la
    sostanza, affinché sia rappresentata correttamente nel bilancio)
•   Comprensibilità (il bilancio deve essere comprensibile e quindi completato dalla nota
    integrativa, che ne deve facilitare l’intelligibilità senza informazioni superflue o inutili)
•   Neutralità (i principi contabili su cui si basa il bilancio devono essere imparziali verso tutti i
    destinatari)
•   Prudenza (la valutazione delle voci di bilancio deve essere fatta con prudenza, indicando solo i
    profitti alla data di chiusura dell’esercizio, mentre le perdite devono essere imputate
    all’esercizio anche se conosciute dopo la sua chiusura)
•   Periodicità (il bilancio deve riferirsi ad un periodo amministrativo – esercizio – e non all’intera
    vita aziendale, per fornire una misura periodica del risultato economico e dello stato del
    patrimonio)
•   Comparabilità dei dati (fatti economici similari devono essere contabilizzati con gli stessi
    criteri, i bilanci devono essere comparabili nel tempo e gli eventi straordinari devono essere
    chiaramente evidenziati)
•   Omogeneità (riguarda la moneta di conto, cioè l’unità di moneta nella quale devono essere
    espressi i componenti attivi e passivi del capitale)
•   Continuità di applicazione dei criteri contabili (i principi contabili devono essere costanti nel
    tempo, per rendere i bilanci comparabili)
•   Competenza (l’effetto delle operazioni e degli altri eventi deve essere rilevato contabilmente
    quando le operazioni hanno avuto origine ed attribuito all’esercizio al quale tali operazioni ed
    eventi si riferiscono e non a quello in cui si concretizzano i relativi movimenti di numerario)
•   Significatività e rilevanza (il bilancio deve esporre solo quelle informazioni che hanno un
    effetto significativo e rilevante sui dati di bilancio: errori, semplificazioni ed arrotondamenti
    non devono essere di portata tale da avere un effetto rilevante sui dati di bilancio e sul loro
    significato per i destinatari)
•   Il costo come criterio base di valutazione (il costo è il criterio di base nelle valutazioni di
    bilancio nell’impresa in funzionamento. Il costo è il criterio che lascia minor latitudine agli
    apprezzamenti soggettivi ed è di facile applicabilità ed attuazione, non deve essere tuttavia
    considerato come un valore inderogabile di bilancio).




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•   Conformità ai corretti principi contabili (la procedura adottata per la preparazione del
    bilancio deve essere in grado di produrre i dati necessari alla predisposizione di un bilancio
    corretto e completo)
•   Funzione informativa e completezza della nota integrativa (il bilancio d’esercizio deve
    mettere in evidenza tutte quelle informazioni complementari che sono necessarie per la
    comprensibilità e l’attendibilità del bilancio medesimo)
•   Verificabilità dell’informazione (l’informazione patrimoniale, economica e finanziaria fornita
    dal bilancio deve essere verificabile attraverso un’indipendente ricostruzione del procedimento
    contabile, tenendo conto anche degli elementi soggettivi)
•   Informazioni complementari (per raggiungere l’obiettivo di un’informazione veritiera e
    corretta, se le informazioni richieste da specifiche disposizioni di legge non sono sufficienti, si
    devono fornire le informazioni complementari)


Oltre alla determinazione del reddito di bilancio, che deve essere ricavato con i principi sopra
esposti, occorre anche determinare il reddito fiscale, per corrispondere al Fisco i tributi stabiliti
dalla legge. In questo caso si fa riferimento alle leggi tributarie (Testo Unico delle Imposte sui
Redditi – TUIR – Dpr 22 dicembre 1986 n. 917, e successive modifiche). Il reddito di bilancio ed il
reddito fiscale differiscono, in quanto le aspettative dell’amministrazione fiscale sono diverse da
quelle degli azionisti. Gli azionisti hanno, nell’ambito delle disposizioni di legge, discrezionalità
nelle scelte e nelle politiche di gestione dell’azienda, mentre il fisco tende a massimizzare il
prelievo tributario e ad applicare criteri omogenei tra i contribuenti nell’applicazione delle imposte,
limitando quindi la discrezionalità del singolo, oltre che a massimizzare il prelievo tributario.
Quindi, nella determinazione del reddito fiscale, si applicano i seguenti principi:


•   Competenza fiscale (che non sempre coincide con la competenza economica, e riguarda la
    corretta attribuzione dei costi e dei ricavi all’esercizio di riferimento; per la competenza fiscale
    può prevalere, in determinati casi, il criterio di cassa, come nel caso dei compensi agli
    amministratori, che sono deducibili nell’esercizio in cui sono corrisposti e non in quello in cui
    sono maturati)
•   Inerenza (i costi, in particolare, devono essere inerenti alla produzione del reddito, in quanto
    strettamente connessi all’attività aziendale)
•   Certezza (l’ammontare dei costi deve essere certo, e devono essere documentati nella loro
    esistenza giuridica e oggettivamente determinabili)
•   Iscrizione in bilancio (sono deducibili i costi imputati al conto economico)

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•   Imputabilità specifica (i costi sono deducibili solo se riferiti ad attività da cui derivano ricavi o
    proventi)


La dichiarazione dei redditi ed il bilancio d’esercizio si muovono lungo “due binari distinti”, anche
se tra loro collegati, in quanto la base di partenza per la determinazione del reddito fiscale è il
reddito di bilancio.




                                                                                                      22
Esempio di piano dei conti

Un esempio di piano dei conti a più livelli e della sua struttura gerarchica (mastri, conti e sottoconti)
è il seguente:

1. Attività di bilancio

1.0 Crediti verso soci per versamenti ancora dovuti
  1.0.01 Crediti verso soci
    1.0.01.01 Crediti verso soci per versamenti non richiamati
    1.0.01.02 Crediti verso soci per versamenti già richiamati
     …
1.1 Immobilizzazioni immateriali
 1.1.02 Costi di impianto e di ampliamento
   1.1.01.01 Spese di costituzione della società
   1.1.01.02 Spese di modifica dello statuto sociale
   …
   1.1.01.06 Fondo di ammortamento costi di impianto e ampliamento
   …
 1.1.02 Costi di ricerca, di sviluppo e di pubblicità
   1.1.02.01 Costi di ricerca e sviluppo da ammortizzare
   1.1.02.02 Fondo di ammortamento costi di ricerca e sviluppo
   1.1.02.03 Costi di pubblicità da ammortizzare
   1.1.02.04 Fondo di ammortamento costi di pubblicità
    …
 1.1.03 Diritti di brevetto industriale e di utilizzazione delle opere dell’ingegno
   1.1.03.01 Brevetti
   1.1.03.02 Fondo ammortamento brevetti
   1.1.03.03 Licenze d’uso software
   1.1.03.04 Fondo di ammortamento licenze d’uso software
    …
1.2 Immobilizzazioni materiali
 1.2.01 Terreni e fabbricati
   1.2.01.01 Terreni
   1.2.01.02 Fondo di svalutazione terreni
   1.2.01.03 Fabbricati
   1.2.01.04 Fondo di ammortamento fabbricati
   …
 1.2.02 Impianti e macchinario
   1.2.02.01 Impianti generici
   1.2.02.02 Fondo ammortamento impianti generici
    …
 1.2.04 Altre immobilizzazioni
    1.2.04.01 Mobili e arredi
    1.2.04.02 Fondo ammortamento mobili e arredi

1.3 Immobilizzazioni finanziarie
 1.3.01 Partecipazioni in imprese controllate
  …
1.4 Rimanenze
 1.4.01 Materie prime, sussidiarie e di consumo
  …
 1.4.02 Prodotti in corso di lavorazione
  …
1.5 Crediti dell’attivo circolante
 1.5.01 Crediti verso clienti scadenti entro l’esercizio successivo
   1.5.01.01 Crediti v/s clienti Italia
   1.5.01.02 Crediti v/s clienti Estero
 1.5.02 Crediti verso clienti scadenti oltre l’esercizio successivo

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…
 1.5.09 Iva n/s credito
1.6 Attività finanziarie che non costituiscono immobilizzazioni
 1.6.01 Azioni proprie
 1.6.02 Titoli di stato
 …
1.7 Disponibilità liquide
 1.7.01 Depositi bancari e postali
    …
 1.7.02 Denaro e valori in cassa
    …
1.8 Ratei e risconti attivi
    …

2. Passività di bilancio

2.0 Fondi per rischi e oneri
 2.0.01 Fondi di trattamento di quiescenza e obblighi simili
 2.0.01.01 Fondo trattamento di quiescenza dirigenti
 …
2.1 Trattamento di fine rapporto di lavoro subordinato
 2.1.01 Fondo TFR
 2.1.01.01 Fondo tfr operai
 2.1.01.02 Fondo tfr impiegati
 2.1.01.03 Fondo tfr dirigenti
2.2 Debiti
  2.2.01 Obbligazioni
  …
  2.2.05 Debiti verso banche
     2.2.05.01 Banche c/c passivi
     2.2.05.02 Banche c/anticipi su crediti
   ...
 2.2.11 Debiti verso fornitori
    2.2.11.01 Debiti verso fornitori Italia
    2.2.11.02 Debiti verso fornitori Estero
    …
 2.2.21 Debiti tributari
   2.2.21.01 Iva n/s debito
   2.2.21.02 Iva c/Erario
   2.2.21.03 Debiti tributari per ICI
   ….

 2.2.22 Debiti verso istituti previdenziali
   2.2.22.01 Debiti verso INPS
   2.2.22.02 Debiti verso Inail
   ….

2.3 Ratei e risconti passivi
…

3. Patrimonio netto

3.0 Patrimonio netto
 3.0.01 Capitale sociale
   3.0.01.01 Azioni ordinarie
   3.0.01.02 Azioni privilegiate
   3.0.01.03 Azioni di risparmio
 3.0.02 Riserva da rivalutazione
    …
 3.0.03 Riserva per azioni proprie in portafoglio
 …
 3.0.07 Altre riserve

                                                                  24
…
 3.0.08 Utili o perdite portate a nuovo
  3.0.08.01 Utili a nuovo
  3.0.08.02 Perdite di esercizi precedenti
 3.0.09 Utile o perdita dell’esercizio
  3.0.09.01 Utile d’esercizio
  3.0.09.02 Perdita d’esercizio


4. Costi di esercizio

4.0 Costi della produzione
 4.0.01 Costi per materie prime, sussidiarie, di consumo e di merci
   4.0.01.01 Acquisti di materie prime
   4.0.01.02 Acquisti di semilavorati
   4.0.01.03 Acquisti di materiale di consumo
   …
 4.0.02 Servizi per acquisti
   4.0.02.01 Trasporti su acquisti
   …
 4.0.03 Servizi industriali
   4.0.03.01 Lavorazioni esterne
   4.0.03.02 Energia elettrica
   4.0.03.03 Consulenze tecniche
   …
 4.0.04 Servizi commerciali
   4.0.04.01 Provvigioni ad intermediari
   4.0.04.02 Trasporti su vendite
   4.0.04.03 Manutenzione automezzi
   …
 4.0.05 Servizi amministrativi
   4.0.05.01 Servizi telefonici
   4.0.05.02 Legali, consulenza e notarili
   ….
 4.0.06 Costi per il godimento di beni di terzi
   4.0.06.01 Affitti e locazioni passive
   …
 4.0.07 Salari e stipendi
   4.0.07.01 Stipendi dirigenti
   4.0.07.02 Stipendi impiegati
   4.0.07.03 Stipendi operai
 4.0.08 Oneri contributivi
   …
 4.0.09 Trattamento di fine rapporto
   4.0.09.01 Accantonamento per tfr dirigenti
   …
 4.0.12 Ammortamento delle immobilizzazioni immateriali
 …
 4.0.13 Ammortamento delle immobilizzazioni materiali
 …
 4.0.16 Svalutazione dei crediti
 …
 4.0.21 Oneri diversi di gestione
 …
4.1 Oneri finanziari
 4.1.01 Interessi passivi
 …
4.2 Svalutazioni di attività finanziarie
 …
4.3 Oneri straordinari
 4.3.01 Minusvalenze da alienazioni
 4.3.02 Imposte relative agli esercizi precedenti

                                                                      25
4.3.03 Sopravvenienze passive
 …
4.4 Imposte sul reddito dell’esercizio
 …
4.5 Rettifiche di valore operate in applicazione di norme tributarie
 …

5. Ricavi di esercizio

5.0 Valore della produzione
 5.0.01 Ricavi delle vendite e delle prestazioni
 …
 5.0.02 Variazione delle rimanenze di prodotti in corso di lavorazione
 …
 5.0.03 Variazione delle rimanenze dei lavori in corso su ordinazione
 …
 5.0.04 Incrementi di immobilizzazioni per lavori interni
 …
 5.0.05 Altri ricavi e proventi
   5.0.05.01 Provvigioni attive
   5.0.05.02 Proventi immobiliari
   ….
5.1 Proventi finanziari
 …
5.2 Rivalutazioni di attività finanziarie
 …
5.3 Proventi straordinari
 5.3.01 Plusvalenze da alienazioni
 5.3.02 Sopravvenienze attive

6. Conti di riepilogo

6.0 Conti di apertura e di chiusura
 6.0.01 Conto economico
   6.0.01.01 Conto economico
 6.0.02 Stato patrimoniale
   6.0.02.01 Stato patrimoniale di apertura
   6.0.02.02 Stato patrimoniale di chiusura

7. Conti d’ordine

7.0 Beni di terzi presso la società
…
7.1 Beni della società presso terzi
…
7.2 Garanzie prestate
…
7.3 Garanzie ricevute
…
7.4 Rischi assunti
…
7.5 Impegni verso terzi
…
7.9 Contropartite conti d’ordine




                                                                         26
Le scritture contabili


La sequenza cronologica delle scritture contabili, che portano alla formazione del bilancio
d’esercizio, può essere esemplificata nel modo seguente.


   1) Scritture d’apertura: i saldi dei conti patrimoniali riportati nel conto di riepilogo al
       termine dell’esercizio precedente, costituiscono il patrimonio iniziale dell’impresa per
       l’esercizio successivo: tali valori rappresentano il saldo iniziale dei conti dello stato
       patrimoniale del nuovo esercizio, i cui conti vengono quindi aperti addebitando o
       accreditando il loro saldo al conto di riepilogo stato patrimoniale di apertura.


   2) Scritture di chiusura relative a rimanenze iniziali di merce, risconti, ratei. Le prime
       operazioni contabili, dopo l’apertura dei conti patrimoniali, riguardano le rimanenze iniziali
       di magazzino, che vengono portate a costo, i risconti attivi e passivi, che generano
       rispettivamente i costi e ricavi di competenza dell’esercizio, ed i ratei attivi e passivi che
       verranno chiusi nel momento della manifestazione finanziaria.


   3) Scritture continuative: sono le scritture che rilevano, nel corso dell’esercizio, tutte le
       operazioni di gestione esterna dell’azienda con riguardo alla loro manifestazione finanziaria.
       Rappresentano la maggior parte delle scritture contabili.


   4) Scritture di assestamento: per determinare il reddito dell’esercizio vengono generate tutte
       le scritture contabili che assegnano correttamente i costi ed i ricavi dell’esercizio la cui
       manifestazione finanziaria non corrisponde a quella economica (ammortamenti, rimanenze
       di magazzino, risconti, capitalizzazioni di costi, fondo imposte e tasse, ratei, fatture da
       emettere e fatture da ricevere, fondo svalutazione crediti).


   5) Scritture di chiusura: al termine delle scritture di assestamento si procede alle scritture di
       chiusura per tutti i conti che presentano un saldo in dare o in avere. Tutti i conti economici
       vengono chiusi nel conto di riepilogo Conto economico: questo consente di determinare
       l’utile o la perdita d’esercizio. Se il saldo di questo conto è in avere si avrà un’utile di
       esercizio (i ricavi sono superiori alle perdite) altrimenti si avrà una perdita d’esercizio.
       L’utile (o la perdita) di esercizio vengono poi registrati nel corrispondente conto dello stato
       patrimoniale (patrimonio netto), chiudendo quindi il conto economico di riepilogo. Dopo

                                                                                                   27
questa operazione vengono chiusi tutti i conti di stato patrimoniale che hanno un saldo
diverso da zero, movimentando il conto di riepilogo stato patrimoniale di chiusura. Questi
saldi rappresenteranno i saldi iniziali dello stato patrimoniale del nuovo esercizio (punto 1).




                                                                                             28
Esempio di scritture contabili



Scritture continuative

Sono le scritture che si effettuano nel corso dell’esercizio a seguito dell’attività dell’azienda, e
riportano tutte le variazioni dello stato patrimoniale ed i costi e i ricavi di competenza.

1) Acquisto di mobili con pagamento per cassa per importo di 1000 euro + IVA
Dare                                             Avere
  Mobili e arredi (s.p. attività) 1000             Debiti vs/fornitori (s.p. passività) 1200
  Iva ns/credito (s.p. attività)   200

2) Pagamento per cassa della fattura precedente
Dare                                                Avere
 Debiti vs/fornitori (s.p. passività) 1200           Cassa (s.p. attività)                  1200

3) Acquisto di merce per 600 euro + Iva
Dare                                                Avere
 Merci c/acquisti (c.e. costi)       600             Debiti vs/fornitori (s.p. passività)   700
  Iva ns/credito (s.p. attività)     100

4) Ricevimento di nota di credito per merce resa ad un fornitore per 300 euro + Iva
Dare                                                Avere
 Debiti vs/fornitori (s.p. passività) 350            Resi su acquisti (c.e. costi)          300
                                                     Iva ns/debito (s.p. passività)          50

5) Emissione di fattura per vendita merci per 2000 euro + Iva
Dare                                                Avere
 Crediti vs/clienti (s.p. attività)  2400            Merci c/vendite (c.e. ricavo)          2000
                                                     Iva ns/debito (s.p. passività)          400

6) Incasso della fattura tramite banca
Dare                                                Avere
  Banca (s.p. attività)               2400           Crediti vs/clienti (s.p. attività)     2400

7) Acquisto di servizi: stipula di un contratto di assicurazione annuale il 1 marzo con pagamento
   anticipato
Dare                                                   Avere
  Premi assicurativi (c.e. Costi)      1200              Debiti diversi (s.p. passività)   1200

Dare                                                Avere
 Debiti diversi (s.p. passività)     1200            Banca (s.p. attività)                  1200

Poiché il costo dell’operazione si riferisce anche all’esercizio successivo (per 2/12) e la
manifestazione finanziaria si ha nell’esercizio in corso, sarà necessario generare una scrittura di
risconto attivo al termine dell’esercizio, per assegnare al costo la giusta competenza.

8) Stipula di un contratto di affitto (al 1 giugno) per un immobile di proprietà dell’azienda con
riscossione del canone anticipato semestrale (3000 euro)


                                                                                                    29
al 1 giugno :
Dare                                                Avere
  Banca (s.p. Attività)              3000            Fitti attivi (c.e. ricavi)          3000

al 1 dicembre:
Dare                                                Avere
  Banca (s.p. Attività)              3000            Fitti attivi (c.e. ricavi)          3000

Poiché il ricavo dell’ultima operazione si riferisce anche all’esercizio successivo (per 5/6), sarà
necessario generare una scrittura di risconto passivo al termine dell’esercizio.

9) Liquidazione periodica dell’IVA
   Mensilmente o trimestralmente è necessario chiudere i conti Iva ns/credito e Iva ns/debito nel
conto Erario c/iva e procedere alla liquidazione dell’imposta, se a debito. Altrimenti l’azienda può
portare il credito in deduzione al periodo successivo o richiedere il rimborso.
Negli esempi precedenti il conto Iva ns/credito ha un saldo dare di 300 euro e il conto Iva ns/debito
ha un saldo avere di 450 euro. La movimentazione sarà:

Dare                                                Avere
 Iva ns/debito (s.p. Passività)       450            Erario c/Iva (s.p. Passività)       450
 Erario c/Iva (s.p. Passività) 300                   Iva ns/Credito                      300

Al termine delle operazioni il conto Erario c/Iva ha un saldo avere di 150 euro: essendo a debito va
effettuato il versamento:

Dare                                                Avere
 Erario c/Iva (s..p. Passività)       150            Banca (s.p. attività)               150

10) Ottenimento di un mutuo quinquennale di 10000 euro il 1 giugno xx con pagamento posticipato
semestrale a rate variabili, con quota capitale costante e interesse annuo del 10% (quota capitale =
1000 euro, interesse prima rata = 500 euro, seconda rata = 450 euro)

All’ottenimento del mutuo la scrittura sarà:

Dare                                                Avere
 Banca (s.p. Attività)               10000           Mutui passivi (s.p. passività)      10000

Al pagamento della prima rata (il 1 dicembre) la scrittura sarà:

Dare                                                Avere
 Mutui passivi (s.p. passività)        1000          Banca (s.p. Attività)               1500
 Interessi passivi (c.e. costi)         500

La seconda rata sarà pagata nell’esercizio successivo, ma il costo degli interessi per 1/6 sarà di
competenza dell’esercizio in corso, per cui si dovrà effettuare una scrittura di rateo passivo al
termine dell’esercizio.

10b) Pagamento degli acconti sulle imposte sul reddito. Durante l’anno vengono versati degli
acconti sulle imposte sul reddito, che verranno calcolate al termine dell’esercizio e liquidate
nell’anno successivo. La registrazione contabile sarà (assumendo, ad esempio, di versare 4000 euro
di acconto):

                                                                                                  30
Dare                                                 Avere
 Erario c/acconti (s.p. Attività)      4000           Banca (s.p. Attività)                 4000

Il costo delle imposte verrà poi attribuito nelle scritture di compensazione al termine dell’esercizio,
come nell’esempio 16). Nel conto Erario c/acconti si è acceso quindi un credito nei confronti
dell’amministrazione finanziaria.


Scritture di assestamento.

Rettifiche di storno: servono a ripartire i costi e i ricavi, che hanno già avuto manifestazione
finanziaria, nella componente di competenza dell’esercizio in corso ed in quella da rinviare agli
esercizi successivi.

11) Rettifiche di storno: ammortamenti

L’acquisto di un bene materiale (vedi es. 1) incrementa lo stato patrimoniale. Il bene però avrà una
vita utile (ad es. di 5 anni) dopo la quale deve essere sostituito. Il costo del bene quindi deve essere
ripartito tra i vari esercizi di competenza: in questo caso il costo, per ogni anno, è pari al 20% del
valore. Il calcolo di questa quota di costo per ogni esercizio si chiama ammortamento e la somma di
tutte le quote di ammortamento dei vari anni si chiama fondo. La differenza tra il valore iniziale di
un bene ed il fondo si chiama residuo. La scrittura contabile è la seguente:

Dare                                                 Avere
 Ammortamento mobili (c.e. costi) 200                 Fondo ammortamento mobili (s.p. pass.) 200

Nel caso di ammortamento di beni immateriali (ad es. brevetti), il conto movimentato in avere sarà
lo stesso dove è stato iscritto il valore iniziale (in dare): in questo caso si parla di ammortamento
diretto. Con l’introduzione della IV direttiva CEE, poiché nel bilancio viene riportato nelle attività il
valore residuo dei beni ammortizzabili, il fondo è stato inserito, nel piano dei conti, nelle attività:
venendo movimentato in avere diventa un conto di diminuzione delle attività.

12) Rettifiche di storno: rimanenze di magazzino

Tutte le merci acquistate durante l’anno sono state registrate tra i costi. Il valore della rimanenza di
fine anno però va stornata (lo storno è l’annullamento totale o parziale di un’operazione contabile
con un’altra di segno opposto) dai costi e verrà portata a costo l’esercizio successivo. Le rimanenze
devono essere valorizzate con uno dei criteri ammessi dal fisco, cioè con il metodo FIFO, LIFO o
costo medio ponderato (CMP). Dopo la valorizzazione poniamo che il valore della merce a
magazzino sia di 200 euro, la scrittura contabile sarà:

Dare                                                 Avere
 Merci c/rimanenze finali (s.p. attività)      200    Rimanenze finali (c.e. costi)                 200

13) Rettifiche di storno: risconti attivi

Con riferimento all’esempio 7) il costo dell’assicurazione è di competenza dell’esercizio successivo
per 2/12 (=200 euro). La scrittura contabile sarà:



                                                                                                      31
Dare                                                Avere
 Risconti attivi (s.p. attività)        200          Premi assicurativi (c.e. costi)              200

14) Rettifiche di storno: risconti passivi

Con riferimento all’esempio 8), l’incasso della seconda rata è di competenza per 5/6 (=2500 euro)
dell’esercizio successivo. La scrittura contabile sarà:

Dare                                                Avere
 Fitti attivi (c.e. ricavi)            2500          Risconti passivi (s.p. pass.)                2500

15) Rettifiche di storno: capitalizzazioni

I costi di manutenzione sono deducibili dal reddito nella misura massima del 5% del costo
complessivo di tutti i beni materiali ammortizzabili, risultanti dal registro dei beni ammortizzabili,
all’inizio dell’anno. Se i costi sostenuti sono stati superiori alla quota ammessa, occorre procedere
allo storno del costo. L’importo stornato può essere portato in deduzione dal reddito (cioè inserito
tra i costi) nei cinque periodi di imposta successivi. Ad esempio se la quota in eccesso è pari a 2500
euro:

Dare                                                Avere
 Manut. da ammortizzare (s.p attività) 2500          Manutenzioni e riparazioni (c.e. costi)    2500


Rettifiche di integrazione: sono le scritture che non sono rilevabili durante l’esercizio, ma che
modificano il reddito, come ad esempio, le tasse che verranno pagate l’anno successivo ma che
sono di competenza dei costi dell’anno in corso.

16) Se si stimano in 5000 euro le imposte sul reddito dell’esercizio in corso, la scrittura contabile
sarà:

Dare                                                Avere
 Imposte e tasse (c.e. costi)            5000        Debiti tributari (s.p. passività)          5000

Quando poi nell’esercizio successivo verranno liquidate le imposte invece che il costo verrà
movimentato il conto Debiti tributari

17) Fondo svalutazione crediti

Al termine dell’esercizio vengono stimate le presunte perdite sui crediti, allo scopo di creare un
fondo di riserva da utilizzarsi eventualmente nel momento in cui il credito diventerà inesigibile: in
questo modo il costo delle perdite viene ripartito tra più esercizi.
Se ad esempio vengono stimate in 2000 euro le perdite presunte sui crediti e se il fondo ammonta a
1200 euro, verrà generato il seguente movimento:

Dare                                                Avere
 Perdite presunte su crediti (c.e. costi) 800        Fondo svalutaz. crediti (s.p. passività)    800

Al termine dell’operazione il fondo svalutazione crediti avrà saldo avere di 2000 euro.

18) Ratei passivi

                                                                                                       32
Con riferimento all’esempio 10), 1/6 della quota interessi di 450 euro, che verrà corrisposta
nell’esercizio successivo, è di competenza dell’esercizio in corso (=75 euro).
La scrittura contabile sarà:


Dare                                                 Avere
 Mutui passivi (c.e. costi)               75          Ratei passivi (s.p. passività)            75

Nell’esercizio successivo verranno messi a costo i rimanenti 375 euro e varrà movimentato in dare
per 75 euro il conto ratei passivi.

19) Ratei attivi.
Se per ipotesi l’azienda possiede dei titoli con maturazione dell’interesse posticipata (ad esempio
titoli con interesse trimestrali pari a 300 euro con scadenza il 31/1 dell’anno successivo) la quota di
interessi di competenza dell’esercizio (200 euro) dà origine alla seguente scrittura:

Dare                                                 Avere
  Ratei attivi (s.p. attività)            200         Interessi attivi (c.e. ricavi)            200

L’anno successivo, al momento dell’incasso dei 300 euro, verrà movimentata la banca in dare per
300 euro, il conto di ricavo interessi attivi in avere per 100 euro e il conto ratei attivi in avere per
200 euro.

20) Fatture da emettere.
Se negli ultimi giorni dell’esercizio è stata venduta della merce (per 200 euro) e al 31/12 non è
ancora stata emessa fattura, occorre eseguire la seguente scrittura:

Dare                                                 Avere
  Fatture da emettere (s.p. attività)     200         Merce c/vendite (c.e. ricavi)             200

Quando nell’esercizio successivo verrà emessa la fattura, anziché il conto di ricavo in avere verrà
movimentato il conto fatture da emettere.

21) Fatture da ricevere.
Se negli ultimi giorni dell’esercizio si è sostenuto, ad esempio, un costo per un servizio e al 31/12
non è ancora stata emessa la fattura dal fornitore, occorre eseguire la seguente scrittura:

Dare                                                 Avere
  Spese per servizi… (c.e. costi)         200         Fatture da ricevere (s.p. passività)      200

Quando nell’esercizio successivo si riceverà la fattura, anziché il conto di costo in dare verrà
movimentato il conto fatture da ricevere.
Se questa operazione avesse riguardato la consegna di merci, doveva essere eseguita prima della
valorizzazione del magazzino.


Scritture di chiusura

Dopo aver terminato le scritture di assestamento, occorre chiudere tutti i conti del conto economico
con saldo diverso da zero, movimentando in contropartita il conto di riepilogo conto economico.


                                                                                                      33
In questo modo il saldo del conto economico viene portato a zero, ed il conto di riepilogo conto
economico (che è un conto cosiddetto non a bilancio, nel senso che viene utilizzato come conto di
appoggio e di passaggio per le chiusure, ma il cui valore non viene riportato a bilancio) avrà un
saldo che è dato dalla differenza tra i costi (in dare) ed i ricavi (in avere).
Quindi se il conto di riepilogo conto economico ha saldo avere i ricavi sono stati superiori ai costi e
quindi si avrà un utile d’esercizio, viceversa si avrà una perdita d’esercizio.

Le relative scritture saranno:

22) Chiusura dei ricavi

Dare                                                  Avere
  Merci c/vendite                        x             Conto economico (c.riep)          x+y+z+w
  Fitti attivi                           y
  Interessi attivi                       z
  …altri conti di ricavo…                w


23) Chiusura dei costi

Dare                                                  Avere
Conto economico (c.riep)             x+y+z+w           Merci c/acquisti                      x
                                                       Interessi passivi                     y
                                                       Premi assicurativi                    z
                                                       … Altri conti di costo …              w

In caso di utile di esercizio verrà quindi chiuso il conto di riepilogo conto economico (che avrà
saldo avere) e movimentato il conto di capitale (patrimonio netto) utile d’esercizio. La scrittura
sarà:

24) Registrazione dell’utile d’esercizio

Dare                                                  Avere
Conto economico (c.riep)                       u       Utile d’esercizio (patr. netto)       u

In caso di perdita d’esercizio, invece

25) Registrazione della perdita d’esercizio

Dare                                                  Avere
 Perdita d’esercizio (patr. netto)             p       Conto economico (c.riep)              p


Dopo queste scritture verranno chiusi tutti i conti di stato patrimoniale, il patrimonio netto e l’utile o
la perdita d’esercizio.

Le scritture saranno le seguenti:

26) Chiusura dello stato patrimoniale attività

Dare                                                  Avere

                                                                                                       34
Stato patrimoniale di chiusura (c.riep)     c        Cassa (s.p. attività)                x
                                                      Banca (s.p.. attività)               y
                                                      Crediti v/clienti (s.p. attività)    z
                                                      Mobili e arredi (s.p. attività)      t
                                                      … altri conti attività…              w

27) Chiusura dello stato patrimoniale passività e patrimonio netto

Dare                                                Avere
 Debiti v/fornitori (s.p. passività)   x             Stato patrimoniale di chiusura (c.riep)      c
 Mutui passivi (s.p. passività)        y
 Erario c/Iva (s.p. passività)         z
 Capitale netto (patr. netto)          t
 Utile d’esercizio (patr. netto)       u
 ...altri conti passività…             w


Scritture di apertura

All’inizio del nuovo esercizio occorre procedere all’apertura dei conti dello stato patrimoniale: è
l’operazione inversa rispetto a quanto effettuato in chiusura dell’esercizio precedente. La scrittura
contabile sarà:

28) Apertura dello stato patrimoniale attività

Dare                                                Avere
 Cassa (s.p. attività)                  x             Stato patrimoniale di apertura (c.riep)     c
 Banca (s.p.. attività)                 y
 Crediti v/clienti (s.p. attività)     z
 Mobili e arredi (s.p. attività)        t
 …altri conti attività…                w

29) Apertura dello stato patrimoniale passività

Dare                                                Avere
 Stato patrimoniale di apertura (c.riep)     c       Debiti v/fornitori (s.p. passività)   x
                                                     Mutui passivi (s.p. passività)        y
                                                     Erario c/Iva (s.p. passività)         z
                                                     Capitale netto (patr. netto)          t
                                                     Utile d’esercizio (patr. netto)       u
                                                     ...altri conti passività…             w



Dopo questa operazione, che assegna allo stato patrimoniale i saldi iniziali, verranno assegnati ai
costi del nuovo esercizio le rimanenze iniziali di magazzino:

30) Chiusura del conti Merci c/rimanenze iniziali

Dare                                                Avere
 Rimanenze iniziali (c.e. costi)             200     Merci c/rimanenze iniziali (s.p. attività)   200

                                                                                                      35
Quindi verranno chiusi i risconti attivi e passivi.

31) Risconti attivi: Con riferimento all’esempio 7) e 13) (risconto attivo) il costo dell’assicurazione
di competenza del nuovo esercizio verrà contabilizzato come segue:

Dare                                                  Avere
 Premi assicurativi (c.e. costi)               200     Risconti attivi (s.p. attività)      200


32) Risconti passivi: Con riferimento all’esempio 8) e 14), l’incasso della seconda rata è di
competenza per 5/6 (=2500 euro) del nuovo esercizio. La scrittura contabile sarà:

Dare                                                  Avere
 Risconti passivi (s.p. pass.)                 2500    Fitti attivi (c.e. ricavi)           2500

Durante il nuovo esercizio, nel momento della manifestazione finanziaria, verranno chiusi i ratei
attivi e passivi. (Queste scritture vengono considerate di apertura, anche se verranno eseguite nel
corso del nuovo esercizio).

33) Con riferimento all’esempio 10) e 18), quando verrà corrisposta la seconda rata del mutuo, 5/6
della quota interessi di 450 euro sono di competenza dell’esercizio in corso, 1/6 chiuderà il conto
ratei passivi.

Dare                                                  Avere
 Mutui passivi (s.p. passività)         1000           Banca (s.p. Attività)                1450
 Interessi passivi (c.e. costi)          375
 Ratei passivi (s.p. passività)           75

34) Con riferimento all’esempio 19), quando verranno incassati i 300 euro degli interessi attivi sui
titoli (il 31/1), solo 1/3 è di competenza del nuovo esercizio. La scrittura contabile sarà:

Dare                                                  Avere
  Banca (s.p. attività)                    300         Interessi attivi (c.e. ricavi)          100
                                                       Ratei attivi (s.p. attività)            200


Scritture continuative del nuovo esercizio

Di seguito verrà dato un esempio di scritture contabili continuative nel nuovo esercizio collegate a
scritture dell’esercizio precedente.

I conti fatture da emettere (s.p. attività) e fatture da ricevere (s.p. passività) verranno chiusi nel
corso del nuovo esercizio.

35) Con riferimento all’esempio 20), quando verrà emessa la fattura per la merce venduta
nell’esercizio precedente, la scrittura contabile sarà:

Dare                                                  Avere
  Crediti vs/clienti (s.p. attività)       240         Fatture da emettere (s.p.attività)         200
                                                       Iva ns/Debito (s.p. passività)              40

                                                                                                        36
36) Con riferimento all’esempio 21), quando si riceverà la fattura per il servizio ricevuto
nell’esercizio precedente, la scrittura contabile sarà:

Dare                                               Avere
  Fatture da ricevere (s.p. passività)     200      Debiti vs/fornitori (s.p. passività)          240
  Iva ns/Credito (s.p.attività)             40

37) Pagamento delle imposte relative all’esercizio precedente (utilizzo del fondo debiti tributari).
Nell’esercizio precedente si erano anticipati all’amministrazione finanziaria 4000 euro come acconti
(esempio 10b) e si erano stimate in 5000 euro le imposte dovute (esempio 16).
Dal calcolo della liquidazione supponiamo che le imposte dovute ammontino a 4800 euro: avremo
le seguenti scritture:

Dare                                               Avere
 Debiti tributari (s.p. passività)         4800     Banca (s.p. Attività)                   800
                                                    Erario c/acconti (s.p. attività)       4000

38) Utilizzo del fondo svalutazione crediti.
Nell’esercizio precedente si era incrementato il fondo svalutazione crediti (s.p. passività), per un
saldo totale di 2000 euro. Se durante il nuovo esercizio si verifica l’insolvenza certa di un cliente
(supponiamo per 2500 euro), il fondo verrà utilizzato completamente e si verificherà una perdita di
500 euro. Con l’utilizzo del fondo, quindi, il costo delle perdite su crediti viene ripartito su più
esercizi. Il movimento contabile sarà:

Dare                                               Avere
 Fondo svalutaz. crediti (s.p. passività) 2000      Crediti vs/clienti (s.p. attività)     2500
 Perdite su crediti (c.e. costi)           500

39) Vendita di un cespite. Nell’esercizio precedente era stato acquistato un mobile per 1000 euro +
iva ed era stato ammortizzato al 20% (200 euro).
Nel nuovo esercizio il mobile viene venduto a 500 euro + iva (600 euro). Il valore di vendita quindi
è inferiore al valore residuo del cespite (800): la differenza genererà una minusvalenza, cioè un
costo che sarà di competenza dell’esercizio.

La movimentazione contabile è la seguente:

Prima viene eliminato dal fondo di ammortamento il totale degli ammortamenti accantonati per il
cespite:

Dare                                               Avere
 Fondo ammort. mobili (s.p. pass.) 200              Mobili e arredi (s.p. attività)        200

Il conto mobili e arredi ora contiene il valore contabile del cespite (800) e non più il suo costo
storico. Essendo stato venduto a 500 euro, verrà generata una minusvalenza di 300 euro. Il
movimento contabile sarà il seguente:

Dare                                               Avere
 Crediti vs/clienti (s.p. attività)      600        Mobili e arredi (s.p. attività)        800
 Minusvalenze (c.e. costi)               300        Iva ns/Debito (s.p. passività)         100


                                                                                                        37
Se invece il cespite fosse stato venduto ad un valore superiore al valore contabile, si sarebbe
generata una plusvalenza, cioè un ricavo.


Il bilancio d’esercizio


Dopo aver effettuato le scritture di assestamento e dopo aver calcolato l’utile o la perdita
d’esercizio, occorre procedere all’elaborazione del bilancio d’esercizio.
E’ suddiviso in stato patrimoniale, conto economico, nota integrativa e relazione sulla gestione.


Le finalità di un bilancio sono essenzialmente:


1) Giuridica: dare informazioni sull’assetto economico e patrimoniale al fine di assicurare la
   capacità dell’azienda di far fronte ai propri impegni. Viene elaborato per:
   -   La proprietà
   -   I fornitori (creditori)
   -   I finanziatori (banche)
   -   I dipendenti


2) Fiscale: determinazione del reddito imponibile (sulla base di criteri diversi da quelli civilistici) e
   quindi delle imposte. Viene elaborato per:
   -   L’amministrazione fiscale


3) Gestionale: verifica delle performance economico-finanziarie, controllo dell’impatto che
   determinate azioni producono sulla capacità dell’impresa di generare valore, definizione di
   obiettivi, confronto con la concorrenza. Viene elaborato per:
   -   La proprietà


Lo schema di riferimento è quello della IV direttiva CEE.
La struttura del bilancio è gerarchica a più livelli. I livelli sono indicati, rispettivamente, con lettere
maiuscole, numeri romani, numeri, lettere minuscole. Per ogni voce viene sempre riportato il valore
dell’esercizio di riferimento e quello dell’esercizio precedente, per confronto. Ogni voce di bilancio
è data dall’aggregazione dei saldi di uno o più conti del piano dei conti.
Un esempio semplificato è il seguente.




                                                                                                        38
Bilancio d’esercizio azienda Xyz

                                        Stato patrimoniale al 31/12/xx

Attivo                                                                   Esercizio xx   Esercizio xx-1

A) CREDITI VERSO SOCI PER VERSAMENTI ANCORA DOVUTI

B) IMMOBILIZZAZIONI
   I) IMMOBILIZZAZIONI IMMATERIALI
      1) Costi di impianto e ampliamento
      2) Costi di ricerca, sviluppo e pubblicità
      3) Brevetti
      …
   II) IMMOBILIZZAZIONI MATERIALI
      1) Terreni e fabbricati
      2) Impianti e macchinario
      3) Attrezzature industriali e commerciali
      …
   III) IMMOBILIZZAZIONI FINANZIARIE
        1) Partecipazioni in
           a) Imprese collegate
             …
        2) Crediti
            …
   TOTALE IMMOBILIZZAZIONI

C) ATTIVO CIRCOLANTE
   I) RIMANENZE
      1) Materie prime, sussidiarie e di consumo
      2) Prodotti in corso di lavorazione
     …
   II) CREDITI
       1) Verso clienti
          a) Entro 12 mesi
          b) Oltre 12 mesi
        …
   III) ATTIVITA’ FINANZIARIE
       1) Partecipazioni in imprese collegate
         …
   IV) DISPONIBILITA’ LIQUIDE
        1) Depositi bancari e postali
        2) Assegni
        3) Denaro e valori in cassa

 TOTALE ATTIVO CIRCOLANTE

D) RATEI E RISCONTI

TOTALE ATTIVO


Passivo
A) PATRIMONIO NETTO
   I) CAPITALE
   …
   IV) RISERVA LEGALE
   …

                                                                                                    39
IX) UTILE (PERDITA) D’ESERCIZIO

B) FONDI PER RISCHI E ONERI
     1) Per trattamento di quiescenze
     2) Per imposte

C) TRATTAMENTO DI FINE RAPPORTO DI LAVORO SUBORDINATO

D) DEBITI
   …
   3) Debiti verso banche
   …
   6) Debiti verso fornitori

E) RATEI E RISCONTI

TOTALE PASSIVO




Conti d’ordine

    1)   Fideiussioni
    2)   Altre garanzie reali
    3)   Beni presso terzi
    4)   Impegni
    5)   Altri conti d’ordine

TOTALE


                                           Conto economico al 31/12/xx

A) VALORE DELLA PRODUZIONE
   1) Ricavi dalle vendite
   ….
   5) Altri ricavi e proventi
   TOTALE

B) COSTI DELLA PRODUZIONE
   6) Per materie prime, di consumo e merci
   7) Per servizio
   8) Per godimento di beni di terzi
   9) Per il personale
  10) Ammortamenti e svalutazioni
   …
   TOTALE

DIFFERENZA TRA VALORE E COSTI DELLA PRODUZIONE

C) PROVENTI E ONERI FINANZIARI
   15) Proventi da partecipazioni
       …
   16) Altri proventi finanziari
        a) Da crediti iscritti nelle immobilizzazioni
       b) Da titoli iscritti nelle immobilizzazioni
       …
   17) Interessi e altri oneri finanziari

                                                                         40
TOTALE

D) RETTIFICHE DI VALORE DELLE ATTIVITA’ FINANZIARIE
   18) Di rivalutazioni
   19) Svalutazioni
       a) Di partecipazioni
       b) Di immobilizzazioni finanziarie
        …
   TOTALE

E) PROVENTI E ONERI STRAORDINARI
  20) Proventi
      a) Plusvalenze da alienazioni
      b) Altri
  21 Oneri
      a) Minusvalenze da alienazioni
      b) Imposte relative a esercizi precedenti
      c) Altri
   TOTALE

RISULTATO PRIMA DELLE IMPOSTE

   22) Imposte sul reddito dell’esercizio
   23) Risultato dell’esercizio
   24) Rettifiche di valore operate escl. in appl. di norme tributarie
   25) Accantonamento operati ….
   26) UTILE (PERDITA) DELL’ESERCIZIO


(Il punto 26 del conto economico coincide con il punto A) IX dello stato patrimoniale passivo)

Dai valori espressi dal bilancio è possibile ricavare una serie di indici il cui studio prende il nome di
analisi di bilancio.



La nota integrativa


E’ la terza componente del bilancio d’esercizio, e fornisce diverse indicazioni relative ai criteri di
valutazione (ad esempio il criterio adottato nel calcolo degli ammortamenti e di eventuali
rivalutazioni dei cespiti, delle rimanenze di magazzino), di movimento (ad esempio occorre
specificare i movimenti delle immobilizzazioni, come i nuovi acquisti rispetto all’esistente o le
alienazioni), di composizione (per diverse voci patrimoniali occorre specificare come sono
composte, ad esempio i costi di impianto, di ricerca e sviluppo, le partecipazioni in aziende
controllate e collegate, crediti e debiti di durata superiore ai cinque anni, ratei e risconti), di natura
diversa (gli impegni non risultanti dallo stato patrimoniale, il numero dei dipendenti, i compensi
agli amministratori, il numero e il valore nominale delle varie categorie di azioni).
La relazione di gestione, invece, non è un elemento costitutivo del bilancio ma lo correda. Riporta
informazioni sulla gestione dell’azienda, sui fatti intervenuti tra la chiusura dell’esercizio e la


                                                                                                       41
stesura del documento, sull’evoluzione prevedibile della gestione, sulle attività di ricerca e
sviluppo, sui rapporti con le imprese collegate, controllate e controllanti.

Partitari


Nonostante il piano dei conti possa essere molto dettagliato, può essere necessario creare degli
ulteriori dettagli di un conto, detti partitari, come ad esempio il partitario dei clienti o quello dei
fornitori.
Tutti i crediti vantati nei confronti di ogni singolo cliente saranno quindi contenuti in dettaglio in un
partitario clienti, mentre i debiti che l’azienda ha conseguito in seguito all’acquisto di beni o servizi
si troveranno analogamente in un partitario fornitori. Nel caso, ad esempio, di un piano dei conti a
tre livelli, i partitari clienti e fornitori si collocano quindi al quarto livello.
L’utilizzo dei partitari consente, per particolari conti, di avere un ulteriore livello di dettaglio senza
complicare la struttura gerarchica dell’intero piano dei conti.
Il saldo di ogni voce del partitario clienti o fornitori, ad esempio, rappresenta quindi il credito o il
debito nei confronti del singolo cliente o fornitore, informazione che non è rilevabile dal piano dei
conti, a meno di non aprire per ogni cliente o fornitore un singolo conto, operazione però poco
agevole e di difficile gestione.


Partite contabili


Generalmente in un partitario (come quello clienti o fornitori) si utilizzano le partite contabili, cioè
una tecnica per associare movimenti contabili distinti che possono anche essere cronologicamente
distanti. Un esempio tipico, nel caso dei fornitori, sono le partite contabili create dall’associazione
tra i movimenti di debito (le fatture) e i successivi pagamenti. Il criterio di associazione, in questo
caso, è dato dal riferimento al documento del fornitore (numero e data fattura). Ad esempio:


Fornitore Xyz: fattura di acquisto n. 123 del 1/2/xx                                         1000 A
Fornitore Xyz: nota di credito per reso merci su fattura n. 123 del 1/2/xx                    200 D
Fornitore Xyz: pagamento della fattura n. 123 del 1/2/xx                                      800 D
Saldo partita                                                                                   0

Fornitore Xyz: fattura di acquisto n. 456 del 1/3/xx                                         2000 A
Saldo partita                                                                                2000 A

In questo modo è possibile emettere degli elaborati, come gli estratti conto, che forniscono, come
nel caso in esempio, la situazione dei crediti di un fornitore giustificandone la loro formazione. Ad

                                                                                                       42
inizio esercizio, quando con le operazioni di apertura viene riportato nello stato patrimoniale il
saldo di ogni conto, occorre, per i conti gestiti a partite o per i partitari, riportare il dettaglio di tutte
le partite con saldo diverso da zero, per mantenere il dettaglio richiesto. Questa operazione è extra-
contabile, nel senso che nei movimenti del nuovo esercizio non vi sarà traccia delle partite contabili
che costituiscono il saldo.




Parametri


Un modulo di contabilità generale richiede la definizione di una grande quantità di parametri, che
vengono utilizzati nel corso delle registrazioni e che possono essere acquisiti anche da tutti gli altri
moduli del sistema, come la gestione delle vendite o degli acquisti, il sistema degli ordini ecc…
Tra questi si possono citare, ad esempio:


-   I tipi pagamento (che riportano le tempificazioni dei pagamenti sia verso fornitori che da clienti)
-   Le aliquote IVA, con tutte le indicazioni di conseguenza (non detraibilità ecc…)
-   Le categorie merceologiche
-   I tipi operazione contabile (che possono dare indicazioni sulla struttura delle operazioni
    contabili e guidare l’utente nelle registrazioni)


L’utilizzo dei parametri consente di assegnare, in generale, caratteristiche comuni alle entità del
sistema informativo. In questo modo le variazioni dei parametri interessano contemporaneamente
tutti le entità correlate e evitano che le informazioni siano sparpagliate all’interno dei sistema. Ad
esempio, se nella definizione di un tipo pagamento per i clienti viene apportata una modifica che
varia i giorni a rischio, questa informazione viene immediatamente messa in relazione a tutti i
clienti per i quali era stato adottato quel particolare tipo di pagamento. Se l’informazione dei giorni
a rischio fosse stata assegnata indipendente ad ogni singolo cliente, una variazione generalizzata
avrebbe comportato l’effettuazione di numerose modifiche e controlli. E’ nella fase di progetto di
ogni modulo del sistema che vengono evidenziate le informazioni che devono essere rappresentate
in forma parametrica e generalizzata.




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Movimentazioni


Le movimentazioni dei conti, di cui si sono visti diversi esempi, cioè le registrazioni contabili, sono
l’aspetto fondamentale della contabilità generale. In un sistema integrato molte registrazioni
provengono automaticamente dagli altri moduli, che devono quindi predisporle garantendone la
correttezza (i conti, i segni delle operazioni…) e l’ordine cronologico. Un esempio di registrazioni
automatiche che provengono da moduli esterni alla contabilità generale sono, ad esempio, le fatture
dei clienti, che vengono emesse dal modulo delle vendite, a fronte di un ordine processato
dall’ufficio commerciale. Nelle fatture devono però essere contenuti tutti quei dati che, anche se
non di interesse commerciale, devono essere registrati correttamente, come il conto di ricavo,
l’aliquota ed il conto Iva, l’eventuale centro di ricavo della contabilità analitica, le informazioni
riguardanti l’agente e, di conseguenza, le provvigioni e quindi i costi relativi, o le informazioni di
carattere finanziario (previsioni sull’incasso) che interesseranno invece la gestione della finanza
piuttosto che la contabilità, ma che è possibile conoscere da subito.
E’ chiaro quindi che, tutte le informazioni che giungono alla contabilità devono essere state
processate precedentemente dagli altri moduli, che avranno attinto dagli archivi contabili quanto di
loro interesse. Naturalmente i fini di un modulo vendite, nel nostro esempio, non sono quelli di
produrre movimenti contabili ma di semplificare e rendere più efficiente e produttiva l’attività di
vendita. Per questa ragione non è banale rendere disponibili e fruibili ad un modulo esterno le
informazioni puramente contabili. Di solito si ricorre ad associazioni tra le entità che rappresentano,
in questo caso, le vendite, come i prodotti e le entità contabili, come i conti o l’Iva. E’ necessario
quindi una attenta definizione, in fase di progetto, di tutte le relazioni fra le diverse informazioni e
come queste devono essere associate tra loro. Questo tipo di attività è tipica della gestione dei
sistemi informativi. Occorre infatti imporre tutta una serie di controlli di consistenza tra i moduli
per evitare che si verifichino incongruenze nel trattamento successivo delle informazioni. Nel caso
in esempio, sarà indispensabile, nella definizione di un nuovo prodotto, predisporre tutti i codici
contabili corretti, anche se sono informazioni che poco hanno a che vedere con la funzione
commerciale.




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Principali elaborati prodotti


Sono moltissimi gli elaborati che vengono prodotti dalla contabilità generale, di solito nella forma
di report cartacei o visualizzabili con un browser. Alcuni sono obbligatori per legge, come il libro
giornale o i registri Iva, altri hanno funzione di controllo, come il bilancio di verifica.


Libro giornale: è l’elenco cronologico delle operazioni contabili, che vengono riportate su un
registro vidimato e con le pagine prenumerate: è obbligatorio per legge. Per ogni registrazione
contabile, anche se la legge non ne specifica il formato, vengono indicate la data di registrazione ed
il numero progressivo (prima nota), i conti contabili in partita e contropartita con i relativi importi,
una descrizione del movimento ed il riferimento al documento originale (es. fatture del fornitore,
ecc…).


Libro degli inventari: in esso va riportato, alla data del 31/12 di ogni anno, il bilancio con tutte le
attività e le passività ed il conto profitti e perdite, l’elenco dei creditori e dei debitori. E’
obbligatorio per legge e deve essere vidimato.


Il Registro dei beni ammortizzabili: riporta i dati dei beni ammortizzabili, è obbligatorio e di solito
viene prodotto dalla sottoprocedura dei cespiti ammortizzabili.


I Conti del mastro, che corrispondono alla schede dei singoli conti nei quali vengono raggruppate le
registrazioni contabili. Sono obbligatorie ma non devono essere vidimate.


I registri Iva, suddivisi tra vendite e acquisti, riportano tutte le registrazioni ai fini Iva e la relativa
liquidazione periodica. Possono essere suddivisi, per convenienza, in più registri, ad esempio per
ogni punto vendita ecc…


Il bilancio di verifica, che riporta tutti i conti del piano dei conti con il saldo e viene utilizzato per il
controllo delle registrazioni contabili e per la predisposizione del bilancio e delle relative scritture di
assestamento.


Il Bilancio d’esercizio, che viene redatto secondo lo schema della IV direttiva CEE.



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  • 1. Dispense del corso di Ingegneria dei Sistemi Informativi 1 Cap. 1 Introduzione ai sistemi informativi Università degli Studi di Genova – Facoltà di Ingegneria a.a. 2008/2009 - Armando Valente
  • 2. Il sistema informativo Con sistema informativo si intende l’insieme di tutte le attività che all’interno di un’organizzazione raccolgono, elaborano e distribuiscono le informazioni. Questo si realizza attraverso la tecnologia (hardware, software, comunicazioni…), l’organizzazione, le conoscenze e l’esperienza degli individui. I sistemi informativi sono in continua evoluzione: si è infatti passati da una o più strutture centralizzate che elaboravano le informazioni in modo separato ed indipendente per le diverse funzioni aziendali, ad una struttura distribuita, che integra in un unico ambiente tutti i moduli che la compongono (detta ERP, Enterprise Resource Planning), per supportare le diverse funzioni di un’impresa. Schematicamente, possiamo rappresentare questa evoluzione nel seguente modo: acquisti/vendite contabilità gestione finanziaria strutture centralizzate con elaborazione delle informazioni in modo separato acquisti/vendite contabilità gestione finanziaria dati comuni struttura distribuita con passaggio delle informazioni tra i diversi moduli Un sistema ERP può essere definito come una collezione di moduli o componenti integrati tra loro e che utilizzano una base dati unica, che può coincidere con un singolo database fisico o con un 1
  • 3. database distribuito che risiede su diversi sistemi o nelle diverse sedi dell’azienda, ma le cui componenti sono connesse tra loro attraverso una rete di comunicazione e di cui si ha comunque una visione unica, anche utilizzando servizi di replica automatica. In questo modo le informazioni sono disponibili, con le dovute autorizzazioni e misure di sicurezza, a chiunque ne abbia necessità all’interno dell’organizzazione. Le transazioni generate nel sistema aggiornano in tempo reale i diversi moduli e forniscono le informazioni corrette a tutti gli utenti. L’integrazione delle applicazioni in un sistema informativo è un fattore cruciale, e richiede che tutte le informazioni siano inserite nel sistema una sola volta e attraverso procedure ben definite, che ne garantiscano la consistenza e l’accuratezza, per poter essere a disposizione di tutte le componenti del sistema. Il flusso delle informazioni, quindi, attraversa le diverse funzioni aziendali e diviene disponibile immediatamente, senza ridondanze. Le stesse informazioni sono utilizzate dalle diverse funzioni aziendali per gli scopi più diversi, che vanno dalla pianificazione strategica, alla gestione della produzione, alla finanza, agli approvvigionamenti, ai rapporti con i clienti, alla contabilità, al supporto alle decisioni, al marketing. I sistemi ERP Il termine ERP è stato introdotto da Gartner, società di ricerca e di analisi del mercato ICT, agli inizi degli anni novanta, quando vennero integrate in un unico sistema tutte quelle applicazioni, attualmente considerate il back-office, che non coinvolgono direttamente il mondo esterno, ma sono confinate all’interno dell’azienda. Tali applicazioni sono il Material Requirements Planning (MRP), sistema dedicato all’approvvigionamento dei materiali richiesti dalla produzione, che utilizza le distinte base (Bill Of Materials), e alla gestione delle giacenze di magazzino, in grado di emettere ordini ai fornitori quando richiesto dalla situazione delle scorte; il Manufacturing Resource Planning (MRPII), evoluzione del MRP avvenuta negli anni ottanta, che oltre a garantire la corretta gestione delle scorte e degli approvvigionamenti, permette la pianificazione della produzione, compresi gli aspetti finanziari e la manodopera; il Computer Integrated Manufacturing (CIM), applicazione per 2
  • 4. l’automazione della produzione (include: CAD/CAM, computer-aided design/computer-aided manufacturing, CAPP, computer-aided process planning, CNC, computer numerical control machine tools, DNC, direct numerical control machine tools, FMS, flexible machining systems, ASRS, automated storage and retrieval systems, AGV, automated guided vehicles, trasporti automatizzati e robotizzati, pianificazione e controllo di produzione); le applicazioni amministrative di base, come la gestione della finanza, la contabilità, il personale, le immobilizzazioni. Scopo fondamentale dell’integrazione delle applicazioni di back-office, e quindi dell’utilizzo dei sistemi ERP, è la riduzione dei costi di gestione. In seguito i sistemi si sono evoluti, spostandosi verso l’area definita come front office, supportando applicazioni come il SCM (Supply Chain Management) e il CRM (Customer Relationship Management), con lo scopo di incrementare i ricavi dell’azienda, essendo queste applicazioni che si rivolgono al mondo esterno, principalmente i clienti ed i business partner. L’insieme dei moduli di back-office e di front-office definisce un Enterprise System o un ERP esteso. L’insieme dei moduli che costituiscono un sistema ERP viene denominato suite; ogni modulo, che è dedicato ad automatizzare un determinato processo aziendale (come, ad esempio, le risorse umane o gli acquisti), è a sua volta suddiviso in funzioni, che realizzano una attività elementare, come l’emissione di un ordine a fornitore o la movimentazione della merce in magazzino. Un sistema ERP supporta la catena del valore di un’impresa, cioè l’insieme delle attività primarie di produzione e vendita dei beni e dei servizi e le attività di supporto, come la gestione amministrativa e delle risorse umane. La catena del valore di un’impresa è stata definita da Porter (Michael E. Porter, Competitive advantage, The Free Press, 1985) come uno strumento per rappresentare le attività all’interno di un’azienda (ad esempio: progettazione, produzione, marketing, distribuzione, assistenza), ed esaminarne le caratteristiche e le modalità di interazione, allo scopo di creare un vantaggio competitivo sul mercato. Le singole attività ed il modo con cui sono realizzate, infatti, possono fornire le basi per la differenziazione dell’azienda rispetto ai concorrenti e fornire un vantaggio che deriva dall’efficienza, attraverso la riduzione dei costi. La catena del valore suddivide un’azienda nelle sue attività strategicamente rilevanti, in modo da far comprendere il comportamento dei costi e le possibilità esistenti o potenziali di differenziazione. Un’azienda acquisisce quindi un vantaggio competitivo realizzando queste attività strategicamente importanti in modo più economico e con miglior efficienza rispetto ai concorrenti. 3
  • 5. La catena del valore di un’azienda fa parte di un più ampio flusso di attività, che coinvolge più aziende, denominato il sistema del valore, dove le singole catene del valore di ogni azienda o di ogni business unit, sono legate fra loro da legami di dipendenza. Il sistema del valore La catena del valore generica 4
  • 6. La catena del valore con un’attività in dettaglio La catena del valore di un’azienda specifica 5
  • 7. I vantaggi di un sistema ERP I vantaggi di un ERP sono molteplici: 1) Le informazioni sono inserite nel sistema una sola volta: questo ne garantisce l’accuratezza, elimina la ridondanza e lo sfasamento temporale, tipico dei sistemi isolati che richiedono aggiornamenti periodici dei dati. 2) Le transazioni non possono essere completate se tutte le regole cui sono soggette non sono state verificate (in questo modo è garantita uniformità ed efficienza nel flusso di lavoro all’interno dell’intera azienda: una volta che un dato è stato accettato dal sistema, esso fornisce l’informazione corretta a tutti i livelli e in tutte le applicazioni. Le informazioni all’interno di un sistema ERP sono perciò sempre consistenti). 3) La riduzione dei tempi necessari a processare le informazioni (ad esempio tra quando viene processato un ordine di un cliente a quando viene spedita la merce). 4) Una migliore gestione finanziaria (prima vengono conosciuti i fattori economici e più accurata è la pianificazione finanziaria). 5) La revisione dell’organizzazione (la realizzazione di un BPR – Business Process Reengineering – è un prerequisito per l’installazione di un sistema ERP; la revisione dei processi aziendali mette in luce le mancanze dei sistemi esistenti e tenta di massimizzare la produttività ristrutturando e riorganizzando le risorse umane e le unità organizzative). 6) L’eliminazione dei cosiddetti legacy systems (cioè i sistemi, spesso basati su architetture hardware e software proprietarie, che gestivano separatamente le singole applicazioni). 7) L’acquisizione dall’esterno dell’esperienza legata ad un software, sviluppato in forma di package, che racchiude quelle che sono definite le best business practice (cioè il risultato della ricerca che un fornitore di ERP conduce nei confronti delle aziende per definire le migliori norme da applicare nei diversi business; un sistema ERP infatti è rivolto ad una clientela molto vasta, su scala mondiale). 8) Architettura hardware e software unificate (con riduzione dei costi dovuti al supporto ed alla manutenzione di sistemi diversi) . 9) Miglior supporto alle decisioni (la completezza e l’aggiornamento dei dati facilitano il management aziendale nell’intraprendere le decisioni). 10) Facilitazione delle operazioni internazionali (essendo sviluppato su scala mondiale, un sistema ERP supporta facilmente le diverse convenzioni riguardanti le valute, i sistemi di tassazione e di contabilità, le diverse lingue), caratteristica fondamentale per le aziende multinazionali. 6
  • 8. 11) Velocità nell’acquisire nuove tecnologie, quando queste diventano disponibili (è il caso, ad esempio, dell’e-commerce che si è sviluppato enormemente a seguito della diffusione di Internet). 12) Utilizzo di sistemi software standardizzati e di larga diffusione (offre garanzie di correttezza e di completezza delle informazioni, facilitando il lavoro delle società di revisione e certificazione). 13) Un’interfaccia utente grafica che rimane consistente in tutte le applicazioni. 14) Indipendenza dalla scelta della piattaforma hardware e software (Unix/Linux, Windows). Gli svantaggi di un sistema ERP Naturalmente non ci sono solo vantaggi nell’applicazione di un sistema ERP. Tra i principali svantaggi troviamo: 1) Lunghi tempi di realizzazione (un progetto di trasformazione di un sistema informativo in un ERP può richiedere anche diversi anni, durante i quali le normali attività non devono essere interrotte ma proseguono in parallelo). 2) Alti costi di realizzazione (oltre i costi facilmente prevedibili delle licenze software e dell’hardware, sono molti i costi nascosti che si rivelano durante la realizzazione: l’addestramento degli addetti, l’integrazione del nuovo ERP ai sistemi aziendali che non possono essere sostituiti - perché molto specifici e di cui non esiste una implementazione nel sistema ERP -, la necessaria personalizzazione del sistema ERP – che può richiedere sia interventi sui parametri del sistema che sviluppo di software ad hoc per esigenze particolari -, la conversione dei dati esistenti sui sistemi che devono essere sostituiti affinché possano essere elaborati dal sistema ERP). 3) La necessità, durante la realizzazione del nuovo sistema, di proseguire le attività correnti, con la conseguente coesistenza di due sistemi diversi (l’ERP in fase di sviluppo e i sistemi legacy che stanno per essere abbandonati): questo comporta la necessità di tenere allineate due differenti basi-dati, usualmente con aggiornamenti periodici; 4) La necessaria riorganizzazione dei flussi di lavoro per adeguarsi alla metodologia imposta dal nuovo sistema (un ERP, più che adattarsi all’organizzazione aziendale, impone una nuova organizzazione, con le conseguenti resistenze da parte del personale ad adeguarsi e le inevitabili inefficienze che ne derivano e che possono durare anche a lungo). 7
  • 9. 5) Un unico fornitore per l’intero sistema (la società dalla quale si acquisisce un ERP diventa un vero e proprio business partner a lungo termine dell’azienda, con il rischio che non sia più in grado di fornire un adeguato supporto o che, per motivi di mercato, non investa più nello sviluppo del prodotto). 6) Non sempre un ERP di livello internazionale si adatta perfettamente alle legislazioni locali (le cosiddette localizzazioni non sempre rispondono a tutte le regole dettate dalle leggi: è il caso, ad esempio, delle applicazioni per il personale, che soprattutto in Italia sono molto complesse e articolate). 7) La gestione di un ERP è comunque complessa, e lo rende un sistema mission critical. Le principali componenti di un sistema ERP L’utilizzo delle componenti descritte di seguito dipende naturalmente dal tipo di azienda; per questo motivo i sistemi ERP hanno un nucleo base comune su cui vengono inserite le altre componenti, in base alle necessità del cliente. Customer Relationship Management (CRM): è utilizzato nello sviluppo e nel mantenimento delle relazioni con il cliente. Permette di delineare un profilo del cliente attraverso l’analisi delle transazioni commerciali (che cosa e quando ha acquistato), della qualità del servizio offerto e della situazione finanziaria, allo scopo di aumentare i profitti delle vendite. Una applicazione di CRM quindi deve essere in grado di raccogliere informazioni da fonti diverse (contabilità, finanza, servizi post-vendita), di correlarle tra di loro e offrire una visione d’insieme del cliente a chi si occupa del marketing e delle vendite. Supply Chain Management (SCM): è l’insieme di tutte le attività ed i processi finalizzati a fornire un prodotto o un servizio all’utente finale. Nella catena che lega queste attività sono spesso coinvolte più aziende, tra le quali esiste un rapporto di fornitore-cliente. Un sistema di SCM include generalmente quattro componenti: (1) la pianificazione della richiesta - un sistema per prevedere le possibili richieste di prodotti o servizi da parte dei clienti - (2) la pianificazione della produzione - per ottimizzare l’acquisizione dei materiali e la capacità produttiva - (3) la pianificazione della fornitura - per sincronizzare la disponibilità dei materiali con la rete di distribuzione – (4) la pianificazioni dei trasporti – ottimizzando i sistemi di trasporti con i vincoli imposti dal cliente finale. 8
  • 10. Attraverso queste ottimizzazioni i prodotti ed i servizi sono forniti nella giusta quantità, nel posto e nei tempi previsti ad un costo ottimale. Procurement: è l’automazione e la gestione della richiesta e dell’acquisto di materiali e forniture. Attraverso questa automazione il processo di richiesta del materiale (o servizio), la successiva approvazione e l’emissione dell’ordine al fornitore avviene in forma completamente elettronica, senza documenti cartacei (e-procurement). Inoltre viene automatizzata la selezione del fornitore, attraverso la comparazione automatica dei prezzi e dei prodotti, e viene ottimizzata la movimentazione dei beni, minimizzando gli scambi fisici. Il controllo sugli acquisti viene centralizzato, mentre le modalità operative sono standardizzate. Product Lifecycle Management (PLM): rende disponibili le informazioni sui prodotti durante tutto il ciclo di vita: progettazione, simulazione e test, acquisizione dei materiali, produzione e rapporto con la clientela (CRM). In questo processo sono coinvolte le diverse funzioni aziendali, progettazione, amministrazione e finanza, così come i fornitori esterni, i partners o i clienti che possono avere accesso alle informazioni in ogni istante e su una rete geografica. Business Intelligence (BI): comprende la raccolta, la memorizzazione, l’analisi e l’accesso ai dati come supporto alle decisioni. Le applicazioni principali della BI comprendono, inoltre, analisi statistiche, previsioni, strumenti di query e reportistica e quello che è definito OnLine Analytical Processing (OLAP). I dati necessari ai sistemi di BI vengono predisposti in database particolari, chiamati data warehouse, dove i dati sono organizzati in modo specifico per realizzare query, reporting e analisi; questi database differiscono dai database tradizionali delle applicazioni operative (OLTP, On Line Transaction Processing, dove sono primarie le relazioni fra i dati e le regole di modifica e lettura). Poiché le informazioni necessarie ad un data warehouse provengono da fonti diverse, è necessario un processo intermedio, chiamato ETL (Extract, Transform, Load) che le acquisisce e le rende uniformi. Attraverso le funzioni di OLAP, infine, è possibile, analizzando vasti volumi di informazione, scoprire trend altrimenti non rilevabili analizzando i dati singolarmente. In un OLAP i dati sono organizzati in cubi multidimensionali, che danno prestazioni migliori rispetto alle tabelle di un database relazionale. L’unità base di un cubo multidimensionale è chiamata misura ed è l’unità di dati sottoposta al processo di analisi. Accounting and Financial Management: processa e interpreta i dati economici e finanziari. Comprende diversi moduli, tra cui la contabilità generale clienti e fornitori, le funzioni di 9
  • 11. consolidamento a livello di gruppo, il controllo di gestione per centri di responsabilità e la gestione dei cespiti. Human Resource Management: comprende tutte le attività rivolte alla gestione del personale, dalla contabilità delle paghe e degli stipendi (che risente pesantemente delle problematiche locali e legislative) all’evoluzione delle carriere, ai criteri di selezione ed assunzione. Le risorse umane sono un patrimonio di professionalità e conoscenza che deve essere gestito al meglio e che rappresenta inoltre un alto costo per l’azienda (anche superiore al 50% dei costi totali). Attraverso i sistemi B2E ed Internet (business to employee) si mette a disposizione dei dipendenti uno strumento sempre disponibile per interagire con l’azienda, eliminando tutte le attività che richiedevano l’invio reciproco di documenti. E-Commerce: fornisce le applicazioni on-line che, attraverso Internet, permettono la vendita di beni e servizi, l’acquisizione dei materiali e il servizio di assistenza ai clienti. Normalmente le applicazioni di commercio elettronico si suddividono in B2B (business to business) quando riguardano le aziende, e B2C (Business to consumer) quando riguardano l’azienda ed il consumatore finale. Project Management: viene utilizzato per identificare e controllare i costi di progetto, le risorse lavorative ed i materiali, attraverso il calcolo di indicatori finanziari in relazione al fatturato, alle vendite, ai ricavi, agli interessi; inoltre è uno strumento fondamentale per monitorare lo stato di avanzamento dei progetti. Sales and Logistics: sono tutte le applicazioni che riguardano i processi di vendita e di coordinamento della movimentazione delle merci all’interno dell’azienda e dei beni prodotti per i clienti. Principali prodotti ERP presenti sul mercato SAP Fondata nel 1972, da cinque ex dipendenti IBM, ha sede a Walldorf in Germania. E’ presente in 50 paesi con più di 24000 addetti. E’ l’azienda leader di mercato con un fatturato di 6.4 miliardi di dollari all’anno. Più della metà delle prime 500 aziende del mondo utilizza SAP. In Italia è il prodotto di ERP internazionale più diffuso e conta circa 1400 installazioni. 10
  • 12. Offre buone soluzioni in molti settori, anche se non sempre sono le migliori. Una volta personalizzato non è semplice da modificare, e le modifiche sono costose. SAP è presente soprattutto nel mercato delle grandi aziende (high-end). Recentemente SAP ha acquisito Business Object, prodotto leader nel settore della business intelligence. Peoplesoft Fondata nel 1980 ha sede a Pleasanton in California. Ha 8600 addetti ed un fatturato annuo pari a 2 miliardi di dollari. Il software era inizialmente dedicato alla gestione delle risorse umane, quindi si è evoluto nel settore finanziario e nella distribuzione. Ha acquisito la J.D.Edwards, ampliando la propria offerta nel SCM (Supply Chain Management) e nel CRM (Customer Relationship Management). E’ presente soprattutto nel mercato della grandi aziende di servizi. Con i prodotti JDEdwards ha allargato l’offerta al mercato delle aziende medie e medio-grandi. Recentemente è stata acquistita da Oracle. Oracle Fondata nel 1977 ha la sede a Redwood Shores in California. E’ il leader mondiale nel software di information management. Ha 42000 addetti e un fatturato di 10,8 miliardi di dollari all’anno. Oltre al software di gestione dei database, commercializza le Oracle Applications, prodotto di ERP le cui funzionalità sono adatte alle aziende industriali manifatturiere. E’ presente nel segmento di mercato high end e sta spostando l’offerta verso il mercato delle medie aziende, anche in seguito all’acquisizione di Peoplesoft e JDEdwards. SSA–Baan La SSA ha recentemente incorporato Baan che commercializzava un prodotto di ERP per le medie aziende manifatturiere. In Italia è significativa la presenza del gruppo Formula, con un prodotto ERP rivolto al mercato nazionale. Compiere E’ un prodotto open source, che comprende anche un CRM, che è stato sviluppato e distribuito dal 2000. Vanta moltissimi download (più di un milione). Insieme ad altri prodotti open, come SugarCRM e Pentaho (Business intelligence), rappresenta un fenomeno interessante ed in fase di evoluzione. 11
  • 13. Microsoft Dynamics E’ una famiglia di prodotti ERP, tra cui: - Microsoft Dynamics NAV (ex Navision), che comprende le principali funzioni di base di un ERP, adatto ad aziende medio piccole - Microsoft Dynamics AX (ex Axapta), per aziende più complesse - Microsoft Dynamics GP - Microsoft Dynamics SL - Microsoft CRM (Sistema di CRM) - Microsoft Retail Management System (per l’automazione del punto vendita) Sul sito Microsoft (www.microsoft.com) c’è una descrizione di ogni prodotto. Le quote di mercato dei prodotti ERP in Italia nel 2002 erano le seguenti (197 MLN €): • SAP 57% • SSA 1% / Baan 8% • Peoplesoft 2% / JDEdwards 7% • Formula 8% • Oracle 7% • Altri 10% 12
  • 14. Moduli principali di un sistema informativo La composizione di un sistema informativo dipende fortemente dal tipo di azienda, dall’attività (produttiva, commerciale, finanziaria, assicurativa, di servizi, di trasporti…), dalla dimensione. Per semplicità verranno descritti, nel dettaglio, i principali moduli che lo compongono, comuni alla maggior parte delle aziende, e verranno analizzate le dipendenze e le interazioni reciproche . • La contabilità generale • La contabilità analitica ed il controllo di gestione • Le vendite, gli ordini da clienti e la fatturazione • La gestione degli agenti • Gli acquisti , gli ordini a fornitori • Il magazzino • La finanza e la gestione della tesoreria • I cespiti • Il personale dipendente ed il lavoro autonomo Il flusso delle informazioni, da e verso l’esterno dell’azienda, in un sistema integrato attraversa i vari moduli ed interessa in modo particolare la contabilità generale, generando una serie di registrazioni contabili che verranno poi a costituire il bilancio d’esercizio. In un sistema integrato, l’informazione deve essere disponibile, in tempo reale e in forma non ridondante a tutti i suoi componenti. Inoltre le nuove funzionalità devono essere facilmente aggiunte al sistema, minimizzando gli interventi sui moduli già realizzati ed utilizzati correntemente, senza discontinuità di funzionamento. La distinzione tra il concetto di modulo e quella di componente di un sistema informativo è molto importante. Con modulo si intende una parte di un sistema che realizza una particolare funzione, e che in un sistema integrato non può rimanere isolato dal contesto. Con componente si intende invece un insieme di funzionalità autonome che possono essere prodotte o acquistate separatamente, ma che devono possedere dei requisiti tali che gli permettono di interagire con il sistema. Un componente può essere visto come un elemento prefabbricato che può essere riutilizzato (la tecnologia della programmazione a oggetti è fondamentale per realizzare componenti, anche se il concetto di oggetto è più tecnico e legato all’implementazione: è difficile infatti assemblare oggetti progettati per sistemi diversi). 13
  • 15. Un sistema informativo, rappresenta in ogni istante l’azienda e dipende in modo quasi esclusivo dalle tecnologie informatiche: una discontinuità di funzionamento (per le cause più diverse), anche parziale, porta l’azienda ad un’improvvisa paralisi informativa, che può avere conseguenze drammatiche. Inoltre, maggiore è il grado di integrazione di un sistema, e maggiori sono le probabilità che un malfunzionamento in una sua parte porti ad un malfunzionamento generalizzato o al blocco dell’intero sistema. Di seguito vedremo le caratteristiche principali di ogni modulo di un sistema informativo, le strutture dati utilizzate ed il modo in cui le informazioni vengono trattate e trasformate. Quindi verranno analizzati due processi fondamentali delle attività aziendali, comuni a tutte le realtà, che attraversano i moduli del sistema informativo: il ciclo passivo (cioè il processo di acquisizione di beni e servizi per l’attività produttiva) ed il ciclo attivo (l’insieme delle attività che riguardano la produzione, l’offerta e la vendita di beni e servizi all’esterno dell’azienda). La contabilità generale Raccoglie tutte le variabili economiche di un sistema informativo che interagiscono con l’esterno dell’azienda e viene alimentata in continuazione da tutte le altre componenti, non appena si verifica un fatto di rilevanza contabile (ad es. il pagamento di una fattura, l’incasso di un credito, la vendita di un prodotto ecc…) attraverso le registrazioni contabili. Il primo obiettivo delle rilevazioni contabili, quindi, è di annotare tutti gli eventi aziendali che abbiano comportato movimenti di denaro o insorgere di debiti o crediti. Lo strumento principale per le rilevazioni contabili è il conto, nel quale vengono annotate, valorizzandole nella moneta di conto, tutte le operazioni effettuate. Fondamentale per la contabilità generale è la definizione del piano dei conti, lo schema attraverso il quale vengono classificati i conti contabili in base alla loro natura, e cui si fa riferimento nell’effettuazione di ogni registrazione contabile con il metodo della partita doppia. Ogni registrazione quindi movimenta i conti, nel senso che ne modifica il valore con il segno appropriato, cioè in dare o in avere. Ogni conto, quindi, contiene in ordine cronologico tutte le registrazioni che lo riguardano, effettuate sia in dare che in avere, in base a regole ben precise. La somma di tutte le registrazioni dà, in ogni istante, il saldo del conto, anch’esso di segno dare o avere. 14
  • 16. Il metodo della partita doppia, che si ritiene sia stato utilizzato per la prima volta a Genova nel 1340 ed è stato poi definito da Fra Luca Pacioli nel 1494 nella sua opera «Summa de Aritmetica, Geometria, Proporzioni et Proporzionalità», si basa sul principio che ogni annotazione contabile interessa sempre almeno due conti e in sezioni contrapposte, cioè con segno (dare e avere) opposti. Le operazioni complesse possono movimentare molti conti, ma la somma del valore di tutte le registrazioni in dare ed in avere deve sempre essere uguale. La contabilità di un’azienda è suddivisa in periodi contigui chiamati esercizi contabili (di solito coincidono con l’anno solare, ma non necessariamente). Le registrazioni contabili hanno sempre un esercizio di riferimento, ed il criterio per stabilire a quale esercizio appartengono è quello della competenza, ovvero si attribuisce l'esercizio sulla base del periodo temporale in cui è avvenuto quanto descritto nel documento. Negli esempi che seguono sarà chiarito ulteriormente questo principio. Al termine di ogni esercizio viene redatto il bilancio d’esercizio, che evidenzia la situazione patrimoniale dell’azienda in dipendenza dai risultati economici ottenuti. La legge (art. 2423 del codice civile), prevede che il bilancio sia costituito dallo stato patrimoniale, dal conto economico e dalla nota integrativa, e ne definisce uno schema rigido cui fare riferimento nella sua compilazione (artt. 2424, 2425 2427 c.c.). Inoltre (art. 2428 c.c.) è prevista la predisposizione, da parte degli amministratori, di una relazione sulla gestione, da cui risultino le attività di ricerca e sviluppo; i rapporti con imprese controllate, collegate, controllanti e imprese sottoposte al controllo di queste ultime; il numero ed il valore nominale delle azioni possedute; il numero ed il valore nominale delle azioni acquistate o alienate; i fatti di rilevo avvenuti dopo la chiusura dell’ esercizio; l’evoluzione prevedibile della gestione; l’elenco delle sedi secondarie della società. Attraverso la classificazione dei conti, rappresentata nel piano dei conti, è possibile ottenere i dati necessari alla formazione del bilancio e conoscere quindi i valori patrimoniali economici e finanziari che descrivono l’andamento dell’azienda. L’impostazione del piano dei conti dipende dal tipo di azienda e dalla struttura del bilancio, che, come si è detto, è regolata dalla legge. La struttura logica del piano dei conti è gerarchica, a più livelli: un conto di livello superiore raggruppa quelli di livello inferiore, cioè è la sommatoria di tali conti. In pratica è un albero, dove i nodi rappresentano i raggruppamenti e le foglie i conti che contengono le registrazioni. Ad ogni nodo o foglia dell’albero è associato un valore ed un segno (dare o avere): 15
  • 17. nelle foglie il valore è dato dalla somma di tutte le registrazioni, nei nodi dalla somma dei valori di tutti i nodi e delle foglie sottostanti. Una delle strutture più utilizzate è quella a tre livelli, in cui il conto a livello superiore si chiama mastro, il conto a livello intermedio si chiama conto e quello a livello inferiore si chiama sottoconto. Le registrazioni contabili in partita doppia movimentano (in accredito o in addebito) due serie di conti: i conti originari e quelli derivati. A questo proposito esistono diverse interpretazioni sulla natura di questi conti (detti anche numerari ed economici), ma quello che è importante sottolineare è che in ogni registrazione in partita doppia, che interessa un minimo di due conti, la somma dei conti addebitati deve sempre coincidere con la somma dei conti accreditati. Nel caso di una semplice registrazione che coinvolge due conti, ad esempio il pagamento di un fornitore, avremo un importo x che movimenta il conto fornitore in dare (e quindi tutti i conti di livello gerarchico superiore), detto la partita, ed un medesimo importo x che movimenta il conto della banca in avere, detto la contropartita. In questo caso la registrazione contabile è di tipo uno a uno. Nei casi più complessi, quando sono coinvolti più di due conti, avremo: • Una registrazione uno a diversi, cioè un conto come partita e più conti come contropartita • Una registrazione diversi a uno, più conti come partita ed un conto come contropartita • Una registrazione diversi a diversi con più conti in partita e più conti in contropartita Un esempio del primo caso è la registrazione della fattura emessa ad un cliente: avremo un importo x in dare registrato nel conto del cliente, un importo y registrato in avere in un conto ricavo ed un importo z registrato sempre in avere nel conto Iva: la somma, con segno (dare e avere), x + y + z è pari a zero. Nel secondo caso, un esempio è quello della registrazione di una fattura ricevuta da un fornitore: avremo un importo y registrato in dare in un conto di costo, un importo z registrato in dare nel conto Iva ed un importo x registrato in avere nel conto fornitore: anche in questo caso la somma con segno x + y + z = zero. Per un esempio di registrazione da diversi a diversi si veda il punto 9) più avanti, negli esempi di scritture continuative. Quindi in ogni istante, considerando l’intero piano dei conti, la somma degli importi in dare di tutti i conti è uguale alla somma degli importi in avere di tutti i conti. Questo viene evidenziato da un 16
  • 18. prospetto chiamato bilancio di verifica (o situazione contabile), che riporta l’elenco di tutti i conti con l’indicazione del totale dare, avere e del saldo. I conti, in base alla loro natura, sono classificati nel modo seguente: • Stato patrimoniale: attività • Stato patrimoniale: passività • Stato patrimoniale: patrimonio netto • Conto economico: costi d’esercizio • Conto economico: ricavi d’esercizio • Conti di riepilogo (transitori) • Conti d’ordine Nelle attività si registrano tutte le operazioni che comportano un aumento del patrimonio dell’azienda, mentre nelle passività si registrano le operazioni che lo diminuiscono. Il patrimonio netto (di cui una componente è il capitale investito dai soci nell’azienda), anche se distinto, fa parte delle passività: rappresenta infatti un debito dell’azienda nei confronti degli investitori. In ogni istante della vita contabile di un’azienda si ha: ATTIVITÀ = PASSIVITÀ + PATRIMONIO NETTO I conti di stato patrimoniale vengono aperti all’inizio di ogni nuovo esercizio, riportando il valore che avevano alla chiusura dell’esercizio precedente: rappresentano quindi, in questo istante, la situazione iniziale del patrimonio dell’azienda. Nei costi d’esercizio e nei ricavi d’esercizio vengono invece registrate tutte le operazioni di competenza dell’esercizio che riguardano l’attività produttiva dell’azienda, come acquisti e vendite. Naturalmente le operazioni di conto economico hanno quasi sempre influenza sul patrimonio: attraverso il meccanismo della partita doppia si riesce quindi a registrare contemporaneamente le variazioni dei costi o dei ricavi e la corrispondente variazione del patrimonio. I conti del conto economico, all’inizio di ogni esercizio, hanno sempre saldo pari a zero, e al termine dell’esercizio, per differenza tra costi e ricavi, genereranno l’utile o la perdita. 17
  • 19. I conti di riepilogo (detti anche conti transitori) vengono utilizzati generalmente per le operazioni di apertura e chiusura dello stato patrimoniale e per il calcolo dell’utile o della perdita a fine dell’esercizio. Sono conti non a bilancio, nel senso che non vengono riportati nella redazione del bilancio d’esercizio, ma sono utilizzati a scopo tecnico per far transitare i valori degli altri conti in dette operazioni. Possono anche essere utilizzati per registrazioni transitorie in corso d’anno, ma il loro saldo deve sempre e comunque chiudersi a zero. I conti d’ordine (o di memoria) infine servono per evidenziare gli impegni che l’azienda ha assunto, come fidejussioni, avalli e garanzie, beni di terzi presso l’azienda o beni dell’azienda presso terzi, che non risultano dallo stato patrimoniale. La regola fondamentale per attribuire il segno corretto ad una operazione contabile è la seguente: • Le operazioni che fanno aumentare le attività vanno registrate in dare, mentre le operazioni che comportano una diminuzione delle attività vanno registrate in avere. • Le operazioni che comportano un aumento delle passività si registrano in avere, quelle che fanno diminuire le passività si registrano in dare. • Le operazioni che fanno aumentare i costi si registrano in dare, quelle che fanno diminuire i costi in avere. • Le operazioni che fanno aumentare i ricavi si registrano in avere, quelle che fanno diminuire i ricavi in dare. In sintesi, il segno si attribuisce secondo la seguente tabella: attività passività costi ricavi aumento dare avere dare avere diminuzione avere dare avere dare Inoltre ad un costo corrisponde sempre un aumento di passività o una diminuzione di attività; viceversa ad un ricavo corrisponde un aumento di attività o una diminuzione di passività. 18
  • 20. Attraverso successive riclassificazioni e aggregazioni, dalle movimentazioni contabili si ottiene il bilancio di esercizio. Il bilancio di esercizio è costituito dallo stato patrimoniale, dal conto economico e dalla nota integrativa (oltre ad altri documenti di corredo, come la relazione di gestione), secondo quanto stabilito dalla IV direttiva CEE, recepita in Italia nel 1991. Esso fornisce informazioni sulla situazione patrimoniale di un’azienda in un determinato istante, cioè alla chiusura dell’esercizio (attraverso lo stato patrimoniale che evidenzia le risorse immesse nell’azienda e come sono state investite), e misura, con il conto economico, il processo di formazione del reddito, cioè il risultato economico ottenuto confrontando i ricavi e i costi sostenuti per generarlo. Semplificando, all’inizio di un esercizio un’azienda avrà una certa situazione patrimoniale, rappresentata ad esempio da investimenti in impianti, attrezzature, immobili, disponibilità liquide e titoli, crediti e debiti verso terzi, dal capitale sociale ecc…, che si modifica attraverso le attività produttive svolte durante l’esercizio. Le attività produttive generano ricavi (attraverso la vendita di prodotti e servizi) e costi (attraverso l’acquisto di beni, merci, servizi…): la differenza tra queste due componenti, registrate nel conto economico, dà luogo, al termine del periodo, all’utile (o alla perdita) d’esercizio, che modifica lo stato patrimoniale iniziale. Il bilancio, che rappresenta l’informazione periodica sullo stato di un’azienda, e che riveste un’importanza fondamentale all’interno del sistema economico, ha lo scopo di far conoscere agli azionisti, ai risparmiatori, ai creditori e a tutti gli altri soggetti interessati l’uso che l’imprenditore fa delle risorse aziendali. Nella sua redazione, quindi, devono essere osservati dei principi contabili (detti anche postulati del bilancio, stabiliti dagli articoli 2423, 2423bis e 2426 c.c.) che sono: • Rappresentazione veritiera e corretta (il bilancio deve essere redatto con chiarezza e deve rappresentare in modo veritiero e corretto la situazione patrimoniale e finanziaria dell’impresa ed il risultato economico, in osservanza delle norme di legge, dei principi contabili dei dottori commercialisti e dei ragionieri, dei principi contabili internazionali) • Continuità aziendale (valutazione prudente delle voci nella prospettiva della continuazione dell’attività) 19
  • 21. Utilità del bilancio di esercizio e completezza dell’informazione (il bilancio deve essere utile per il maggior numero di destinatari – investitori, creditori, azionisti) • Prevalenza della sostanza sulla forma (per ogni operazione è indispensabile conoscerne la sostanza, affinché sia rappresentata correttamente nel bilancio) • Comprensibilità (il bilancio deve essere comprensibile e quindi completato dalla nota integrativa, che ne deve facilitare l’intelligibilità senza informazioni superflue o inutili) • Neutralità (i principi contabili su cui si basa il bilancio devono essere imparziali verso tutti i destinatari) • Prudenza (la valutazione delle voci di bilancio deve essere fatta con prudenza, indicando solo i profitti alla data di chiusura dell’esercizio, mentre le perdite devono essere imputate all’esercizio anche se conosciute dopo la sua chiusura) • Periodicità (il bilancio deve riferirsi ad un periodo amministrativo – esercizio – e non all’intera vita aziendale, per fornire una misura periodica del risultato economico e dello stato del patrimonio) • Comparabilità dei dati (fatti economici similari devono essere contabilizzati con gli stessi criteri, i bilanci devono essere comparabili nel tempo e gli eventi straordinari devono essere chiaramente evidenziati) • Omogeneità (riguarda la moneta di conto, cioè l’unità di moneta nella quale devono essere espressi i componenti attivi e passivi del capitale) • Continuità di applicazione dei criteri contabili (i principi contabili devono essere costanti nel tempo, per rendere i bilanci comparabili) • Competenza (l’effetto delle operazioni e degli altri eventi deve essere rilevato contabilmente quando le operazioni hanno avuto origine ed attribuito all’esercizio al quale tali operazioni ed eventi si riferiscono e non a quello in cui si concretizzano i relativi movimenti di numerario) • Significatività e rilevanza (il bilancio deve esporre solo quelle informazioni che hanno un effetto significativo e rilevante sui dati di bilancio: errori, semplificazioni ed arrotondamenti non devono essere di portata tale da avere un effetto rilevante sui dati di bilancio e sul loro significato per i destinatari) • Il costo come criterio base di valutazione (il costo è il criterio di base nelle valutazioni di bilancio nell’impresa in funzionamento. Il costo è il criterio che lascia minor latitudine agli apprezzamenti soggettivi ed è di facile applicabilità ed attuazione, non deve essere tuttavia considerato come un valore inderogabile di bilancio). 20
  • 22. Conformità ai corretti principi contabili (la procedura adottata per la preparazione del bilancio deve essere in grado di produrre i dati necessari alla predisposizione di un bilancio corretto e completo) • Funzione informativa e completezza della nota integrativa (il bilancio d’esercizio deve mettere in evidenza tutte quelle informazioni complementari che sono necessarie per la comprensibilità e l’attendibilità del bilancio medesimo) • Verificabilità dell’informazione (l’informazione patrimoniale, economica e finanziaria fornita dal bilancio deve essere verificabile attraverso un’indipendente ricostruzione del procedimento contabile, tenendo conto anche degli elementi soggettivi) • Informazioni complementari (per raggiungere l’obiettivo di un’informazione veritiera e corretta, se le informazioni richieste da specifiche disposizioni di legge non sono sufficienti, si devono fornire le informazioni complementari) Oltre alla determinazione del reddito di bilancio, che deve essere ricavato con i principi sopra esposti, occorre anche determinare il reddito fiscale, per corrispondere al Fisco i tributi stabiliti dalla legge. In questo caso si fa riferimento alle leggi tributarie (Testo Unico delle Imposte sui Redditi – TUIR – Dpr 22 dicembre 1986 n. 917, e successive modifiche). Il reddito di bilancio ed il reddito fiscale differiscono, in quanto le aspettative dell’amministrazione fiscale sono diverse da quelle degli azionisti. Gli azionisti hanno, nell’ambito delle disposizioni di legge, discrezionalità nelle scelte e nelle politiche di gestione dell’azienda, mentre il fisco tende a massimizzare il prelievo tributario e ad applicare criteri omogenei tra i contribuenti nell’applicazione delle imposte, limitando quindi la discrezionalità del singolo, oltre che a massimizzare il prelievo tributario. Quindi, nella determinazione del reddito fiscale, si applicano i seguenti principi: • Competenza fiscale (che non sempre coincide con la competenza economica, e riguarda la corretta attribuzione dei costi e dei ricavi all’esercizio di riferimento; per la competenza fiscale può prevalere, in determinati casi, il criterio di cassa, come nel caso dei compensi agli amministratori, che sono deducibili nell’esercizio in cui sono corrisposti e non in quello in cui sono maturati) • Inerenza (i costi, in particolare, devono essere inerenti alla produzione del reddito, in quanto strettamente connessi all’attività aziendale) • Certezza (l’ammontare dei costi deve essere certo, e devono essere documentati nella loro esistenza giuridica e oggettivamente determinabili) • Iscrizione in bilancio (sono deducibili i costi imputati al conto economico) 21
  • 23. Imputabilità specifica (i costi sono deducibili solo se riferiti ad attività da cui derivano ricavi o proventi) La dichiarazione dei redditi ed il bilancio d’esercizio si muovono lungo “due binari distinti”, anche se tra loro collegati, in quanto la base di partenza per la determinazione del reddito fiscale è il reddito di bilancio. 22
  • 24. Esempio di piano dei conti Un esempio di piano dei conti a più livelli e della sua struttura gerarchica (mastri, conti e sottoconti) è il seguente: 1. Attività di bilancio 1.0 Crediti verso soci per versamenti ancora dovuti 1.0.01 Crediti verso soci 1.0.01.01 Crediti verso soci per versamenti non richiamati 1.0.01.02 Crediti verso soci per versamenti già richiamati … 1.1 Immobilizzazioni immateriali 1.1.02 Costi di impianto e di ampliamento 1.1.01.01 Spese di costituzione della società 1.1.01.02 Spese di modifica dello statuto sociale … 1.1.01.06 Fondo di ammortamento costi di impianto e ampliamento … 1.1.02 Costi di ricerca, di sviluppo e di pubblicità 1.1.02.01 Costi di ricerca e sviluppo da ammortizzare 1.1.02.02 Fondo di ammortamento costi di ricerca e sviluppo 1.1.02.03 Costi di pubblicità da ammortizzare 1.1.02.04 Fondo di ammortamento costi di pubblicità … 1.1.03 Diritti di brevetto industriale e di utilizzazione delle opere dell’ingegno 1.1.03.01 Brevetti 1.1.03.02 Fondo ammortamento brevetti 1.1.03.03 Licenze d’uso software 1.1.03.04 Fondo di ammortamento licenze d’uso software … 1.2 Immobilizzazioni materiali 1.2.01 Terreni e fabbricati 1.2.01.01 Terreni 1.2.01.02 Fondo di svalutazione terreni 1.2.01.03 Fabbricati 1.2.01.04 Fondo di ammortamento fabbricati … 1.2.02 Impianti e macchinario 1.2.02.01 Impianti generici 1.2.02.02 Fondo ammortamento impianti generici … 1.2.04 Altre immobilizzazioni 1.2.04.01 Mobili e arredi 1.2.04.02 Fondo ammortamento mobili e arredi 1.3 Immobilizzazioni finanziarie 1.3.01 Partecipazioni in imprese controllate … 1.4 Rimanenze 1.4.01 Materie prime, sussidiarie e di consumo … 1.4.02 Prodotti in corso di lavorazione … 1.5 Crediti dell’attivo circolante 1.5.01 Crediti verso clienti scadenti entro l’esercizio successivo 1.5.01.01 Crediti v/s clienti Italia 1.5.01.02 Crediti v/s clienti Estero 1.5.02 Crediti verso clienti scadenti oltre l’esercizio successivo 23
  • 25. … 1.5.09 Iva n/s credito 1.6 Attività finanziarie che non costituiscono immobilizzazioni 1.6.01 Azioni proprie 1.6.02 Titoli di stato … 1.7 Disponibilità liquide 1.7.01 Depositi bancari e postali … 1.7.02 Denaro e valori in cassa … 1.8 Ratei e risconti attivi … 2. Passività di bilancio 2.0 Fondi per rischi e oneri 2.0.01 Fondi di trattamento di quiescenza e obblighi simili 2.0.01.01 Fondo trattamento di quiescenza dirigenti … 2.1 Trattamento di fine rapporto di lavoro subordinato 2.1.01 Fondo TFR 2.1.01.01 Fondo tfr operai 2.1.01.02 Fondo tfr impiegati 2.1.01.03 Fondo tfr dirigenti 2.2 Debiti 2.2.01 Obbligazioni … 2.2.05 Debiti verso banche 2.2.05.01 Banche c/c passivi 2.2.05.02 Banche c/anticipi su crediti ... 2.2.11 Debiti verso fornitori 2.2.11.01 Debiti verso fornitori Italia 2.2.11.02 Debiti verso fornitori Estero … 2.2.21 Debiti tributari 2.2.21.01 Iva n/s debito 2.2.21.02 Iva c/Erario 2.2.21.03 Debiti tributari per ICI …. 2.2.22 Debiti verso istituti previdenziali 2.2.22.01 Debiti verso INPS 2.2.22.02 Debiti verso Inail …. 2.3 Ratei e risconti passivi … 3. Patrimonio netto 3.0 Patrimonio netto 3.0.01 Capitale sociale 3.0.01.01 Azioni ordinarie 3.0.01.02 Azioni privilegiate 3.0.01.03 Azioni di risparmio 3.0.02 Riserva da rivalutazione … 3.0.03 Riserva per azioni proprie in portafoglio … 3.0.07 Altre riserve 24
  • 26. … 3.0.08 Utili o perdite portate a nuovo 3.0.08.01 Utili a nuovo 3.0.08.02 Perdite di esercizi precedenti 3.0.09 Utile o perdita dell’esercizio 3.0.09.01 Utile d’esercizio 3.0.09.02 Perdita d’esercizio 4. Costi di esercizio 4.0 Costi della produzione 4.0.01 Costi per materie prime, sussidiarie, di consumo e di merci 4.0.01.01 Acquisti di materie prime 4.0.01.02 Acquisti di semilavorati 4.0.01.03 Acquisti di materiale di consumo … 4.0.02 Servizi per acquisti 4.0.02.01 Trasporti su acquisti … 4.0.03 Servizi industriali 4.0.03.01 Lavorazioni esterne 4.0.03.02 Energia elettrica 4.0.03.03 Consulenze tecniche … 4.0.04 Servizi commerciali 4.0.04.01 Provvigioni ad intermediari 4.0.04.02 Trasporti su vendite 4.0.04.03 Manutenzione automezzi … 4.0.05 Servizi amministrativi 4.0.05.01 Servizi telefonici 4.0.05.02 Legali, consulenza e notarili …. 4.0.06 Costi per il godimento di beni di terzi 4.0.06.01 Affitti e locazioni passive … 4.0.07 Salari e stipendi 4.0.07.01 Stipendi dirigenti 4.0.07.02 Stipendi impiegati 4.0.07.03 Stipendi operai 4.0.08 Oneri contributivi … 4.0.09 Trattamento di fine rapporto 4.0.09.01 Accantonamento per tfr dirigenti … 4.0.12 Ammortamento delle immobilizzazioni immateriali … 4.0.13 Ammortamento delle immobilizzazioni materiali … 4.0.16 Svalutazione dei crediti … 4.0.21 Oneri diversi di gestione … 4.1 Oneri finanziari 4.1.01 Interessi passivi … 4.2 Svalutazioni di attività finanziarie … 4.3 Oneri straordinari 4.3.01 Minusvalenze da alienazioni 4.3.02 Imposte relative agli esercizi precedenti 25
  • 27. 4.3.03 Sopravvenienze passive … 4.4 Imposte sul reddito dell’esercizio … 4.5 Rettifiche di valore operate in applicazione di norme tributarie … 5. Ricavi di esercizio 5.0 Valore della produzione 5.0.01 Ricavi delle vendite e delle prestazioni … 5.0.02 Variazione delle rimanenze di prodotti in corso di lavorazione … 5.0.03 Variazione delle rimanenze dei lavori in corso su ordinazione … 5.0.04 Incrementi di immobilizzazioni per lavori interni … 5.0.05 Altri ricavi e proventi 5.0.05.01 Provvigioni attive 5.0.05.02 Proventi immobiliari …. 5.1 Proventi finanziari … 5.2 Rivalutazioni di attività finanziarie … 5.3 Proventi straordinari 5.3.01 Plusvalenze da alienazioni 5.3.02 Sopravvenienze attive 6. Conti di riepilogo 6.0 Conti di apertura e di chiusura 6.0.01 Conto economico 6.0.01.01 Conto economico 6.0.02 Stato patrimoniale 6.0.02.01 Stato patrimoniale di apertura 6.0.02.02 Stato patrimoniale di chiusura 7. Conti d’ordine 7.0 Beni di terzi presso la società … 7.1 Beni della società presso terzi … 7.2 Garanzie prestate … 7.3 Garanzie ricevute … 7.4 Rischi assunti … 7.5 Impegni verso terzi … 7.9 Contropartite conti d’ordine 26
  • 28. Le scritture contabili La sequenza cronologica delle scritture contabili, che portano alla formazione del bilancio d’esercizio, può essere esemplificata nel modo seguente. 1) Scritture d’apertura: i saldi dei conti patrimoniali riportati nel conto di riepilogo al termine dell’esercizio precedente, costituiscono il patrimonio iniziale dell’impresa per l’esercizio successivo: tali valori rappresentano il saldo iniziale dei conti dello stato patrimoniale del nuovo esercizio, i cui conti vengono quindi aperti addebitando o accreditando il loro saldo al conto di riepilogo stato patrimoniale di apertura. 2) Scritture di chiusura relative a rimanenze iniziali di merce, risconti, ratei. Le prime operazioni contabili, dopo l’apertura dei conti patrimoniali, riguardano le rimanenze iniziali di magazzino, che vengono portate a costo, i risconti attivi e passivi, che generano rispettivamente i costi e ricavi di competenza dell’esercizio, ed i ratei attivi e passivi che verranno chiusi nel momento della manifestazione finanziaria. 3) Scritture continuative: sono le scritture che rilevano, nel corso dell’esercizio, tutte le operazioni di gestione esterna dell’azienda con riguardo alla loro manifestazione finanziaria. Rappresentano la maggior parte delle scritture contabili. 4) Scritture di assestamento: per determinare il reddito dell’esercizio vengono generate tutte le scritture contabili che assegnano correttamente i costi ed i ricavi dell’esercizio la cui manifestazione finanziaria non corrisponde a quella economica (ammortamenti, rimanenze di magazzino, risconti, capitalizzazioni di costi, fondo imposte e tasse, ratei, fatture da emettere e fatture da ricevere, fondo svalutazione crediti). 5) Scritture di chiusura: al termine delle scritture di assestamento si procede alle scritture di chiusura per tutti i conti che presentano un saldo in dare o in avere. Tutti i conti economici vengono chiusi nel conto di riepilogo Conto economico: questo consente di determinare l’utile o la perdita d’esercizio. Se il saldo di questo conto è in avere si avrà un’utile di esercizio (i ricavi sono superiori alle perdite) altrimenti si avrà una perdita d’esercizio. L’utile (o la perdita) di esercizio vengono poi registrati nel corrispondente conto dello stato patrimoniale (patrimonio netto), chiudendo quindi il conto economico di riepilogo. Dopo 27
  • 29. questa operazione vengono chiusi tutti i conti di stato patrimoniale che hanno un saldo diverso da zero, movimentando il conto di riepilogo stato patrimoniale di chiusura. Questi saldi rappresenteranno i saldi iniziali dello stato patrimoniale del nuovo esercizio (punto 1). 28
  • 30. Esempio di scritture contabili Scritture continuative Sono le scritture che si effettuano nel corso dell’esercizio a seguito dell’attività dell’azienda, e riportano tutte le variazioni dello stato patrimoniale ed i costi e i ricavi di competenza. 1) Acquisto di mobili con pagamento per cassa per importo di 1000 euro + IVA Dare Avere Mobili e arredi (s.p. attività) 1000 Debiti vs/fornitori (s.p. passività) 1200 Iva ns/credito (s.p. attività) 200 2) Pagamento per cassa della fattura precedente Dare Avere Debiti vs/fornitori (s.p. passività) 1200 Cassa (s.p. attività) 1200 3) Acquisto di merce per 600 euro + Iva Dare Avere Merci c/acquisti (c.e. costi) 600 Debiti vs/fornitori (s.p. passività) 700 Iva ns/credito (s.p. attività) 100 4) Ricevimento di nota di credito per merce resa ad un fornitore per 300 euro + Iva Dare Avere Debiti vs/fornitori (s.p. passività) 350 Resi su acquisti (c.e. costi) 300 Iva ns/debito (s.p. passività) 50 5) Emissione di fattura per vendita merci per 2000 euro + Iva Dare Avere Crediti vs/clienti (s.p. attività) 2400 Merci c/vendite (c.e. ricavo) 2000 Iva ns/debito (s.p. passività) 400 6) Incasso della fattura tramite banca Dare Avere Banca (s.p. attività) 2400 Crediti vs/clienti (s.p. attività) 2400 7) Acquisto di servizi: stipula di un contratto di assicurazione annuale il 1 marzo con pagamento anticipato Dare Avere Premi assicurativi (c.e. Costi) 1200 Debiti diversi (s.p. passività) 1200 Dare Avere Debiti diversi (s.p. passività) 1200 Banca (s.p. attività) 1200 Poiché il costo dell’operazione si riferisce anche all’esercizio successivo (per 2/12) e la manifestazione finanziaria si ha nell’esercizio in corso, sarà necessario generare una scrittura di risconto attivo al termine dell’esercizio, per assegnare al costo la giusta competenza. 8) Stipula di un contratto di affitto (al 1 giugno) per un immobile di proprietà dell’azienda con riscossione del canone anticipato semestrale (3000 euro) 29
  • 31. al 1 giugno : Dare Avere Banca (s.p. Attività) 3000 Fitti attivi (c.e. ricavi) 3000 al 1 dicembre: Dare Avere Banca (s.p. Attività) 3000 Fitti attivi (c.e. ricavi) 3000 Poiché il ricavo dell’ultima operazione si riferisce anche all’esercizio successivo (per 5/6), sarà necessario generare una scrittura di risconto passivo al termine dell’esercizio. 9) Liquidazione periodica dell’IVA Mensilmente o trimestralmente è necessario chiudere i conti Iva ns/credito e Iva ns/debito nel conto Erario c/iva e procedere alla liquidazione dell’imposta, se a debito. Altrimenti l’azienda può portare il credito in deduzione al periodo successivo o richiedere il rimborso. Negli esempi precedenti il conto Iva ns/credito ha un saldo dare di 300 euro e il conto Iva ns/debito ha un saldo avere di 450 euro. La movimentazione sarà: Dare Avere Iva ns/debito (s.p. Passività) 450 Erario c/Iva (s.p. Passività) 450 Erario c/Iva (s.p. Passività) 300 Iva ns/Credito 300 Al termine delle operazioni il conto Erario c/Iva ha un saldo avere di 150 euro: essendo a debito va effettuato il versamento: Dare Avere Erario c/Iva (s..p. Passività) 150 Banca (s.p. attività) 150 10) Ottenimento di un mutuo quinquennale di 10000 euro il 1 giugno xx con pagamento posticipato semestrale a rate variabili, con quota capitale costante e interesse annuo del 10% (quota capitale = 1000 euro, interesse prima rata = 500 euro, seconda rata = 450 euro) All’ottenimento del mutuo la scrittura sarà: Dare Avere Banca (s.p. Attività) 10000 Mutui passivi (s.p. passività) 10000 Al pagamento della prima rata (il 1 dicembre) la scrittura sarà: Dare Avere Mutui passivi (s.p. passività) 1000 Banca (s.p. Attività) 1500 Interessi passivi (c.e. costi) 500 La seconda rata sarà pagata nell’esercizio successivo, ma il costo degli interessi per 1/6 sarà di competenza dell’esercizio in corso, per cui si dovrà effettuare una scrittura di rateo passivo al termine dell’esercizio. 10b) Pagamento degli acconti sulle imposte sul reddito. Durante l’anno vengono versati degli acconti sulle imposte sul reddito, che verranno calcolate al termine dell’esercizio e liquidate nell’anno successivo. La registrazione contabile sarà (assumendo, ad esempio, di versare 4000 euro di acconto): 30
  • 32. Dare Avere Erario c/acconti (s.p. Attività) 4000 Banca (s.p. Attività) 4000 Il costo delle imposte verrà poi attribuito nelle scritture di compensazione al termine dell’esercizio, come nell’esempio 16). Nel conto Erario c/acconti si è acceso quindi un credito nei confronti dell’amministrazione finanziaria. Scritture di assestamento. Rettifiche di storno: servono a ripartire i costi e i ricavi, che hanno già avuto manifestazione finanziaria, nella componente di competenza dell’esercizio in corso ed in quella da rinviare agli esercizi successivi. 11) Rettifiche di storno: ammortamenti L’acquisto di un bene materiale (vedi es. 1) incrementa lo stato patrimoniale. Il bene però avrà una vita utile (ad es. di 5 anni) dopo la quale deve essere sostituito. Il costo del bene quindi deve essere ripartito tra i vari esercizi di competenza: in questo caso il costo, per ogni anno, è pari al 20% del valore. Il calcolo di questa quota di costo per ogni esercizio si chiama ammortamento e la somma di tutte le quote di ammortamento dei vari anni si chiama fondo. La differenza tra il valore iniziale di un bene ed il fondo si chiama residuo. La scrittura contabile è la seguente: Dare Avere Ammortamento mobili (c.e. costi) 200 Fondo ammortamento mobili (s.p. pass.) 200 Nel caso di ammortamento di beni immateriali (ad es. brevetti), il conto movimentato in avere sarà lo stesso dove è stato iscritto il valore iniziale (in dare): in questo caso si parla di ammortamento diretto. Con l’introduzione della IV direttiva CEE, poiché nel bilancio viene riportato nelle attività il valore residuo dei beni ammortizzabili, il fondo è stato inserito, nel piano dei conti, nelle attività: venendo movimentato in avere diventa un conto di diminuzione delle attività. 12) Rettifiche di storno: rimanenze di magazzino Tutte le merci acquistate durante l’anno sono state registrate tra i costi. Il valore della rimanenza di fine anno però va stornata (lo storno è l’annullamento totale o parziale di un’operazione contabile con un’altra di segno opposto) dai costi e verrà portata a costo l’esercizio successivo. Le rimanenze devono essere valorizzate con uno dei criteri ammessi dal fisco, cioè con il metodo FIFO, LIFO o costo medio ponderato (CMP). Dopo la valorizzazione poniamo che il valore della merce a magazzino sia di 200 euro, la scrittura contabile sarà: Dare Avere Merci c/rimanenze finali (s.p. attività) 200 Rimanenze finali (c.e. costi) 200 13) Rettifiche di storno: risconti attivi Con riferimento all’esempio 7) il costo dell’assicurazione è di competenza dell’esercizio successivo per 2/12 (=200 euro). La scrittura contabile sarà: 31
  • 33. Dare Avere Risconti attivi (s.p. attività) 200 Premi assicurativi (c.e. costi) 200 14) Rettifiche di storno: risconti passivi Con riferimento all’esempio 8), l’incasso della seconda rata è di competenza per 5/6 (=2500 euro) dell’esercizio successivo. La scrittura contabile sarà: Dare Avere Fitti attivi (c.e. ricavi) 2500 Risconti passivi (s.p. pass.) 2500 15) Rettifiche di storno: capitalizzazioni I costi di manutenzione sono deducibili dal reddito nella misura massima del 5% del costo complessivo di tutti i beni materiali ammortizzabili, risultanti dal registro dei beni ammortizzabili, all’inizio dell’anno. Se i costi sostenuti sono stati superiori alla quota ammessa, occorre procedere allo storno del costo. L’importo stornato può essere portato in deduzione dal reddito (cioè inserito tra i costi) nei cinque periodi di imposta successivi. Ad esempio se la quota in eccesso è pari a 2500 euro: Dare Avere Manut. da ammortizzare (s.p attività) 2500 Manutenzioni e riparazioni (c.e. costi) 2500 Rettifiche di integrazione: sono le scritture che non sono rilevabili durante l’esercizio, ma che modificano il reddito, come ad esempio, le tasse che verranno pagate l’anno successivo ma che sono di competenza dei costi dell’anno in corso. 16) Se si stimano in 5000 euro le imposte sul reddito dell’esercizio in corso, la scrittura contabile sarà: Dare Avere Imposte e tasse (c.e. costi) 5000 Debiti tributari (s.p. passività) 5000 Quando poi nell’esercizio successivo verranno liquidate le imposte invece che il costo verrà movimentato il conto Debiti tributari 17) Fondo svalutazione crediti Al termine dell’esercizio vengono stimate le presunte perdite sui crediti, allo scopo di creare un fondo di riserva da utilizzarsi eventualmente nel momento in cui il credito diventerà inesigibile: in questo modo il costo delle perdite viene ripartito tra più esercizi. Se ad esempio vengono stimate in 2000 euro le perdite presunte sui crediti e se il fondo ammonta a 1200 euro, verrà generato il seguente movimento: Dare Avere Perdite presunte su crediti (c.e. costi) 800 Fondo svalutaz. crediti (s.p. passività) 800 Al termine dell’operazione il fondo svalutazione crediti avrà saldo avere di 2000 euro. 18) Ratei passivi 32
  • 34. Con riferimento all’esempio 10), 1/6 della quota interessi di 450 euro, che verrà corrisposta nell’esercizio successivo, è di competenza dell’esercizio in corso (=75 euro). La scrittura contabile sarà: Dare Avere Mutui passivi (c.e. costi) 75 Ratei passivi (s.p. passività) 75 Nell’esercizio successivo verranno messi a costo i rimanenti 375 euro e varrà movimentato in dare per 75 euro il conto ratei passivi. 19) Ratei attivi. Se per ipotesi l’azienda possiede dei titoli con maturazione dell’interesse posticipata (ad esempio titoli con interesse trimestrali pari a 300 euro con scadenza il 31/1 dell’anno successivo) la quota di interessi di competenza dell’esercizio (200 euro) dà origine alla seguente scrittura: Dare Avere Ratei attivi (s.p. attività) 200 Interessi attivi (c.e. ricavi) 200 L’anno successivo, al momento dell’incasso dei 300 euro, verrà movimentata la banca in dare per 300 euro, il conto di ricavo interessi attivi in avere per 100 euro e il conto ratei attivi in avere per 200 euro. 20) Fatture da emettere. Se negli ultimi giorni dell’esercizio è stata venduta della merce (per 200 euro) e al 31/12 non è ancora stata emessa fattura, occorre eseguire la seguente scrittura: Dare Avere Fatture da emettere (s.p. attività) 200 Merce c/vendite (c.e. ricavi) 200 Quando nell’esercizio successivo verrà emessa la fattura, anziché il conto di ricavo in avere verrà movimentato il conto fatture da emettere. 21) Fatture da ricevere. Se negli ultimi giorni dell’esercizio si è sostenuto, ad esempio, un costo per un servizio e al 31/12 non è ancora stata emessa la fattura dal fornitore, occorre eseguire la seguente scrittura: Dare Avere Spese per servizi… (c.e. costi) 200 Fatture da ricevere (s.p. passività) 200 Quando nell’esercizio successivo si riceverà la fattura, anziché il conto di costo in dare verrà movimentato il conto fatture da ricevere. Se questa operazione avesse riguardato la consegna di merci, doveva essere eseguita prima della valorizzazione del magazzino. Scritture di chiusura Dopo aver terminato le scritture di assestamento, occorre chiudere tutti i conti del conto economico con saldo diverso da zero, movimentando in contropartita il conto di riepilogo conto economico. 33
  • 35. In questo modo il saldo del conto economico viene portato a zero, ed il conto di riepilogo conto economico (che è un conto cosiddetto non a bilancio, nel senso che viene utilizzato come conto di appoggio e di passaggio per le chiusure, ma il cui valore non viene riportato a bilancio) avrà un saldo che è dato dalla differenza tra i costi (in dare) ed i ricavi (in avere). Quindi se il conto di riepilogo conto economico ha saldo avere i ricavi sono stati superiori ai costi e quindi si avrà un utile d’esercizio, viceversa si avrà una perdita d’esercizio. Le relative scritture saranno: 22) Chiusura dei ricavi Dare Avere Merci c/vendite x Conto economico (c.riep) x+y+z+w Fitti attivi y Interessi attivi z …altri conti di ricavo… w 23) Chiusura dei costi Dare Avere Conto economico (c.riep) x+y+z+w Merci c/acquisti x Interessi passivi y Premi assicurativi z … Altri conti di costo … w In caso di utile di esercizio verrà quindi chiuso il conto di riepilogo conto economico (che avrà saldo avere) e movimentato il conto di capitale (patrimonio netto) utile d’esercizio. La scrittura sarà: 24) Registrazione dell’utile d’esercizio Dare Avere Conto economico (c.riep) u Utile d’esercizio (patr. netto) u In caso di perdita d’esercizio, invece 25) Registrazione della perdita d’esercizio Dare Avere Perdita d’esercizio (patr. netto) p Conto economico (c.riep) p Dopo queste scritture verranno chiusi tutti i conti di stato patrimoniale, il patrimonio netto e l’utile o la perdita d’esercizio. Le scritture saranno le seguenti: 26) Chiusura dello stato patrimoniale attività Dare Avere 34
  • 36. Stato patrimoniale di chiusura (c.riep) c Cassa (s.p. attività) x Banca (s.p.. attività) y Crediti v/clienti (s.p. attività) z Mobili e arredi (s.p. attività) t … altri conti attività… w 27) Chiusura dello stato patrimoniale passività e patrimonio netto Dare Avere Debiti v/fornitori (s.p. passività) x Stato patrimoniale di chiusura (c.riep) c Mutui passivi (s.p. passività) y Erario c/Iva (s.p. passività) z Capitale netto (patr. netto) t Utile d’esercizio (patr. netto) u ...altri conti passività… w Scritture di apertura All’inizio del nuovo esercizio occorre procedere all’apertura dei conti dello stato patrimoniale: è l’operazione inversa rispetto a quanto effettuato in chiusura dell’esercizio precedente. La scrittura contabile sarà: 28) Apertura dello stato patrimoniale attività Dare Avere Cassa (s.p. attività) x Stato patrimoniale di apertura (c.riep) c Banca (s.p.. attività) y Crediti v/clienti (s.p. attività) z Mobili e arredi (s.p. attività) t …altri conti attività… w 29) Apertura dello stato patrimoniale passività Dare Avere Stato patrimoniale di apertura (c.riep) c Debiti v/fornitori (s.p. passività) x Mutui passivi (s.p. passività) y Erario c/Iva (s.p. passività) z Capitale netto (patr. netto) t Utile d’esercizio (patr. netto) u ...altri conti passività… w Dopo questa operazione, che assegna allo stato patrimoniale i saldi iniziali, verranno assegnati ai costi del nuovo esercizio le rimanenze iniziali di magazzino: 30) Chiusura del conti Merci c/rimanenze iniziali Dare Avere Rimanenze iniziali (c.e. costi) 200 Merci c/rimanenze iniziali (s.p. attività) 200 35
  • 37. Quindi verranno chiusi i risconti attivi e passivi. 31) Risconti attivi: Con riferimento all’esempio 7) e 13) (risconto attivo) il costo dell’assicurazione di competenza del nuovo esercizio verrà contabilizzato come segue: Dare Avere Premi assicurativi (c.e. costi) 200 Risconti attivi (s.p. attività) 200 32) Risconti passivi: Con riferimento all’esempio 8) e 14), l’incasso della seconda rata è di competenza per 5/6 (=2500 euro) del nuovo esercizio. La scrittura contabile sarà: Dare Avere Risconti passivi (s.p. pass.) 2500 Fitti attivi (c.e. ricavi) 2500 Durante il nuovo esercizio, nel momento della manifestazione finanziaria, verranno chiusi i ratei attivi e passivi. (Queste scritture vengono considerate di apertura, anche se verranno eseguite nel corso del nuovo esercizio). 33) Con riferimento all’esempio 10) e 18), quando verrà corrisposta la seconda rata del mutuo, 5/6 della quota interessi di 450 euro sono di competenza dell’esercizio in corso, 1/6 chiuderà il conto ratei passivi. Dare Avere Mutui passivi (s.p. passività) 1000 Banca (s.p. Attività) 1450 Interessi passivi (c.e. costi) 375 Ratei passivi (s.p. passività) 75 34) Con riferimento all’esempio 19), quando verranno incassati i 300 euro degli interessi attivi sui titoli (il 31/1), solo 1/3 è di competenza del nuovo esercizio. La scrittura contabile sarà: Dare Avere Banca (s.p. attività) 300 Interessi attivi (c.e. ricavi) 100 Ratei attivi (s.p. attività) 200 Scritture continuative del nuovo esercizio Di seguito verrà dato un esempio di scritture contabili continuative nel nuovo esercizio collegate a scritture dell’esercizio precedente. I conti fatture da emettere (s.p. attività) e fatture da ricevere (s.p. passività) verranno chiusi nel corso del nuovo esercizio. 35) Con riferimento all’esempio 20), quando verrà emessa la fattura per la merce venduta nell’esercizio precedente, la scrittura contabile sarà: Dare Avere Crediti vs/clienti (s.p. attività) 240 Fatture da emettere (s.p.attività) 200 Iva ns/Debito (s.p. passività) 40 36
  • 38. 36) Con riferimento all’esempio 21), quando si riceverà la fattura per il servizio ricevuto nell’esercizio precedente, la scrittura contabile sarà: Dare Avere Fatture da ricevere (s.p. passività) 200 Debiti vs/fornitori (s.p. passività) 240 Iva ns/Credito (s.p.attività) 40 37) Pagamento delle imposte relative all’esercizio precedente (utilizzo del fondo debiti tributari). Nell’esercizio precedente si erano anticipati all’amministrazione finanziaria 4000 euro come acconti (esempio 10b) e si erano stimate in 5000 euro le imposte dovute (esempio 16). Dal calcolo della liquidazione supponiamo che le imposte dovute ammontino a 4800 euro: avremo le seguenti scritture: Dare Avere Debiti tributari (s.p. passività) 4800 Banca (s.p. Attività) 800 Erario c/acconti (s.p. attività) 4000 38) Utilizzo del fondo svalutazione crediti. Nell’esercizio precedente si era incrementato il fondo svalutazione crediti (s.p. passività), per un saldo totale di 2000 euro. Se durante il nuovo esercizio si verifica l’insolvenza certa di un cliente (supponiamo per 2500 euro), il fondo verrà utilizzato completamente e si verificherà una perdita di 500 euro. Con l’utilizzo del fondo, quindi, il costo delle perdite su crediti viene ripartito su più esercizi. Il movimento contabile sarà: Dare Avere Fondo svalutaz. crediti (s.p. passività) 2000 Crediti vs/clienti (s.p. attività) 2500 Perdite su crediti (c.e. costi) 500 39) Vendita di un cespite. Nell’esercizio precedente era stato acquistato un mobile per 1000 euro + iva ed era stato ammortizzato al 20% (200 euro). Nel nuovo esercizio il mobile viene venduto a 500 euro + iva (600 euro). Il valore di vendita quindi è inferiore al valore residuo del cespite (800): la differenza genererà una minusvalenza, cioè un costo che sarà di competenza dell’esercizio. La movimentazione contabile è la seguente: Prima viene eliminato dal fondo di ammortamento il totale degli ammortamenti accantonati per il cespite: Dare Avere Fondo ammort. mobili (s.p. pass.) 200 Mobili e arredi (s.p. attività) 200 Il conto mobili e arredi ora contiene il valore contabile del cespite (800) e non più il suo costo storico. Essendo stato venduto a 500 euro, verrà generata una minusvalenza di 300 euro. Il movimento contabile sarà il seguente: Dare Avere Crediti vs/clienti (s.p. attività) 600 Mobili e arredi (s.p. attività) 800 Minusvalenze (c.e. costi) 300 Iva ns/Debito (s.p. passività) 100 37
  • 39. Se invece il cespite fosse stato venduto ad un valore superiore al valore contabile, si sarebbe generata una plusvalenza, cioè un ricavo. Il bilancio d’esercizio Dopo aver effettuato le scritture di assestamento e dopo aver calcolato l’utile o la perdita d’esercizio, occorre procedere all’elaborazione del bilancio d’esercizio. E’ suddiviso in stato patrimoniale, conto economico, nota integrativa e relazione sulla gestione. Le finalità di un bilancio sono essenzialmente: 1) Giuridica: dare informazioni sull’assetto economico e patrimoniale al fine di assicurare la capacità dell’azienda di far fronte ai propri impegni. Viene elaborato per: - La proprietà - I fornitori (creditori) - I finanziatori (banche) - I dipendenti 2) Fiscale: determinazione del reddito imponibile (sulla base di criteri diversi da quelli civilistici) e quindi delle imposte. Viene elaborato per: - L’amministrazione fiscale 3) Gestionale: verifica delle performance economico-finanziarie, controllo dell’impatto che determinate azioni producono sulla capacità dell’impresa di generare valore, definizione di obiettivi, confronto con la concorrenza. Viene elaborato per: - La proprietà Lo schema di riferimento è quello della IV direttiva CEE. La struttura del bilancio è gerarchica a più livelli. I livelli sono indicati, rispettivamente, con lettere maiuscole, numeri romani, numeri, lettere minuscole. Per ogni voce viene sempre riportato il valore dell’esercizio di riferimento e quello dell’esercizio precedente, per confronto. Ogni voce di bilancio è data dall’aggregazione dei saldi di uno o più conti del piano dei conti. Un esempio semplificato è il seguente. 38
  • 40. Bilancio d’esercizio azienda Xyz Stato patrimoniale al 31/12/xx Attivo Esercizio xx Esercizio xx-1 A) CREDITI VERSO SOCI PER VERSAMENTI ANCORA DOVUTI B) IMMOBILIZZAZIONI I) IMMOBILIZZAZIONI IMMATERIALI 1) Costi di impianto e ampliamento 2) Costi di ricerca, sviluppo e pubblicità 3) Brevetti … II) IMMOBILIZZAZIONI MATERIALI 1) Terreni e fabbricati 2) Impianti e macchinario 3) Attrezzature industriali e commerciali … III) IMMOBILIZZAZIONI FINANZIARIE 1) Partecipazioni in a) Imprese collegate … 2) Crediti … TOTALE IMMOBILIZZAZIONI C) ATTIVO CIRCOLANTE I) RIMANENZE 1) Materie prime, sussidiarie e di consumo 2) Prodotti in corso di lavorazione … II) CREDITI 1) Verso clienti a) Entro 12 mesi b) Oltre 12 mesi … III) ATTIVITA’ FINANZIARIE 1) Partecipazioni in imprese collegate … IV) DISPONIBILITA’ LIQUIDE 1) Depositi bancari e postali 2) Assegni 3) Denaro e valori in cassa TOTALE ATTIVO CIRCOLANTE D) RATEI E RISCONTI TOTALE ATTIVO Passivo A) PATRIMONIO NETTO I) CAPITALE … IV) RISERVA LEGALE … 39
  • 41. IX) UTILE (PERDITA) D’ESERCIZIO B) FONDI PER RISCHI E ONERI 1) Per trattamento di quiescenze 2) Per imposte C) TRATTAMENTO DI FINE RAPPORTO DI LAVORO SUBORDINATO D) DEBITI … 3) Debiti verso banche … 6) Debiti verso fornitori E) RATEI E RISCONTI TOTALE PASSIVO Conti d’ordine 1) Fideiussioni 2) Altre garanzie reali 3) Beni presso terzi 4) Impegni 5) Altri conti d’ordine TOTALE Conto economico al 31/12/xx A) VALORE DELLA PRODUZIONE 1) Ricavi dalle vendite …. 5) Altri ricavi e proventi TOTALE B) COSTI DELLA PRODUZIONE 6) Per materie prime, di consumo e merci 7) Per servizio 8) Per godimento di beni di terzi 9) Per il personale 10) Ammortamenti e svalutazioni … TOTALE DIFFERENZA TRA VALORE E COSTI DELLA PRODUZIONE C) PROVENTI E ONERI FINANZIARI 15) Proventi da partecipazioni … 16) Altri proventi finanziari a) Da crediti iscritti nelle immobilizzazioni b) Da titoli iscritti nelle immobilizzazioni … 17) Interessi e altri oneri finanziari 40
  • 42. TOTALE D) RETTIFICHE DI VALORE DELLE ATTIVITA’ FINANZIARIE 18) Di rivalutazioni 19) Svalutazioni a) Di partecipazioni b) Di immobilizzazioni finanziarie … TOTALE E) PROVENTI E ONERI STRAORDINARI 20) Proventi a) Plusvalenze da alienazioni b) Altri 21 Oneri a) Minusvalenze da alienazioni b) Imposte relative a esercizi precedenti c) Altri TOTALE RISULTATO PRIMA DELLE IMPOSTE 22) Imposte sul reddito dell’esercizio 23) Risultato dell’esercizio 24) Rettifiche di valore operate escl. in appl. di norme tributarie 25) Accantonamento operati …. 26) UTILE (PERDITA) DELL’ESERCIZIO (Il punto 26 del conto economico coincide con il punto A) IX dello stato patrimoniale passivo) Dai valori espressi dal bilancio è possibile ricavare una serie di indici il cui studio prende il nome di analisi di bilancio. La nota integrativa E’ la terza componente del bilancio d’esercizio, e fornisce diverse indicazioni relative ai criteri di valutazione (ad esempio il criterio adottato nel calcolo degli ammortamenti e di eventuali rivalutazioni dei cespiti, delle rimanenze di magazzino), di movimento (ad esempio occorre specificare i movimenti delle immobilizzazioni, come i nuovi acquisti rispetto all’esistente o le alienazioni), di composizione (per diverse voci patrimoniali occorre specificare come sono composte, ad esempio i costi di impianto, di ricerca e sviluppo, le partecipazioni in aziende controllate e collegate, crediti e debiti di durata superiore ai cinque anni, ratei e risconti), di natura diversa (gli impegni non risultanti dallo stato patrimoniale, il numero dei dipendenti, i compensi agli amministratori, il numero e il valore nominale delle varie categorie di azioni). La relazione di gestione, invece, non è un elemento costitutivo del bilancio ma lo correda. Riporta informazioni sulla gestione dell’azienda, sui fatti intervenuti tra la chiusura dell’esercizio e la 41
  • 43. stesura del documento, sull’evoluzione prevedibile della gestione, sulle attività di ricerca e sviluppo, sui rapporti con le imprese collegate, controllate e controllanti. Partitari Nonostante il piano dei conti possa essere molto dettagliato, può essere necessario creare degli ulteriori dettagli di un conto, detti partitari, come ad esempio il partitario dei clienti o quello dei fornitori. Tutti i crediti vantati nei confronti di ogni singolo cliente saranno quindi contenuti in dettaglio in un partitario clienti, mentre i debiti che l’azienda ha conseguito in seguito all’acquisto di beni o servizi si troveranno analogamente in un partitario fornitori. Nel caso, ad esempio, di un piano dei conti a tre livelli, i partitari clienti e fornitori si collocano quindi al quarto livello. L’utilizzo dei partitari consente, per particolari conti, di avere un ulteriore livello di dettaglio senza complicare la struttura gerarchica dell’intero piano dei conti. Il saldo di ogni voce del partitario clienti o fornitori, ad esempio, rappresenta quindi il credito o il debito nei confronti del singolo cliente o fornitore, informazione che non è rilevabile dal piano dei conti, a meno di non aprire per ogni cliente o fornitore un singolo conto, operazione però poco agevole e di difficile gestione. Partite contabili Generalmente in un partitario (come quello clienti o fornitori) si utilizzano le partite contabili, cioè una tecnica per associare movimenti contabili distinti che possono anche essere cronologicamente distanti. Un esempio tipico, nel caso dei fornitori, sono le partite contabili create dall’associazione tra i movimenti di debito (le fatture) e i successivi pagamenti. Il criterio di associazione, in questo caso, è dato dal riferimento al documento del fornitore (numero e data fattura). Ad esempio: Fornitore Xyz: fattura di acquisto n. 123 del 1/2/xx 1000 A Fornitore Xyz: nota di credito per reso merci su fattura n. 123 del 1/2/xx 200 D Fornitore Xyz: pagamento della fattura n. 123 del 1/2/xx 800 D Saldo partita 0 Fornitore Xyz: fattura di acquisto n. 456 del 1/3/xx 2000 A Saldo partita 2000 A In questo modo è possibile emettere degli elaborati, come gli estratti conto, che forniscono, come nel caso in esempio, la situazione dei crediti di un fornitore giustificandone la loro formazione. Ad 42
  • 44. inizio esercizio, quando con le operazioni di apertura viene riportato nello stato patrimoniale il saldo di ogni conto, occorre, per i conti gestiti a partite o per i partitari, riportare il dettaglio di tutte le partite con saldo diverso da zero, per mantenere il dettaglio richiesto. Questa operazione è extra- contabile, nel senso che nei movimenti del nuovo esercizio non vi sarà traccia delle partite contabili che costituiscono il saldo. Parametri Un modulo di contabilità generale richiede la definizione di una grande quantità di parametri, che vengono utilizzati nel corso delle registrazioni e che possono essere acquisiti anche da tutti gli altri moduli del sistema, come la gestione delle vendite o degli acquisti, il sistema degli ordini ecc… Tra questi si possono citare, ad esempio: - I tipi pagamento (che riportano le tempificazioni dei pagamenti sia verso fornitori che da clienti) - Le aliquote IVA, con tutte le indicazioni di conseguenza (non detraibilità ecc…) - Le categorie merceologiche - I tipi operazione contabile (che possono dare indicazioni sulla struttura delle operazioni contabili e guidare l’utente nelle registrazioni) L’utilizzo dei parametri consente di assegnare, in generale, caratteristiche comuni alle entità del sistema informativo. In questo modo le variazioni dei parametri interessano contemporaneamente tutti le entità correlate e evitano che le informazioni siano sparpagliate all’interno dei sistema. Ad esempio, se nella definizione di un tipo pagamento per i clienti viene apportata una modifica che varia i giorni a rischio, questa informazione viene immediatamente messa in relazione a tutti i clienti per i quali era stato adottato quel particolare tipo di pagamento. Se l’informazione dei giorni a rischio fosse stata assegnata indipendente ad ogni singolo cliente, una variazione generalizzata avrebbe comportato l’effettuazione di numerose modifiche e controlli. E’ nella fase di progetto di ogni modulo del sistema che vengono evidenziate le informazioni che devono essere rappresentate in forma parametrica e generalizzata. 43
  • 45. Movimentazioni Le movimentazioni dei conti, di cui si sono visti diversi esempi, cioè le registrazioni contabili, sono l’aspetto fondamentale della contabilità generale. In un sistema integrato molte registrazioni provengono automaticamente dagli altri moduli, che devono quindi predisporle garantendone la correttezza (i conti, i segni delle operazioni…) e l’ordine cronologico. Un esempio di registrazioni automatiche che provengono da moduli esterni alla contabilità generale sono, ad esempio, le fatture dei clienti, che vengono emesse dal modulo delle vendite, a fronte di un ordine processato dall’ufficio commerciale. Nelle fatture devono però essere contenuti tutti quei dati che, anche se non di interesse commerciale, devono essere registrati correttamente, come il conto di ricavo, l’aliquota ed il conto Iva, l’eventuale centro di ricavo della contabilità analitica, le informazioni riguardanti l’agente e, di conseguenza, le provvigioni e quindi i costi relativi, o le informazioni di carattere finanziario (previsioni sull’incasso) che interesseranno invece la gestione della finanza piuttosto che la contabilità, ma che è possibile conoscere da subito. E’ chiaro quindi che, tutte le informazioni che giungono alla contabilità devono essere state processate precedentemente dagli altri moduli, che avranno attinto dagli archivi contabili quanto di loro interesse. Naturalmente i fini di un modulo vendite, nel nostro esempio, non sono quelli di produrre movimenti contabili ma di semplificare e rendere più efficiente e produttiva l’attività di vendita. Per questa ragione non è banale rendere disponibili e fruibili ad un modulo esterno le informazioni puramente contabili. Di solito si ricorre ad associazioni tra le entità che rappresentano, in questo caso, le vendite, come i prodotti e le entità contabili, come i conti o l’Iva. E’ necessario quindi una attenta definizione, in fase di progetto, di tutte le relazioni fra le diverse informazioni e come queste devono essere associate tra loro. Questo tipo di attività è tipica della gestione dei sistemi informativi. Occorre infatti imporre tutta una serie di controlli di consistenza tra i moduli per evitare che si verifichino incongruenze nel trattamento successivo delle informazioni. Nel caso in esempio, sarà indispensabile, nella definizione di un nuovo prodotto, predisporre tutti i codici contabili corretti, anche se sono informazioni che poco hanno a che vedere con la funzione commerciale. 44
  • 46. Principali elaborati prodotti Sono moltissimi gli elaborati che vengono prodotti dalla contabilità generale, di solito nella forma di report cartacei o visualizzabili con un browser. Alcuni sono obbligatori per legge, come il libro giornale o i registri Iva, altri hanno funzione di controllo, come il bilancio di verifica. Libro giornale: è l’elenco cronologico delle operazioni contabili, che vengono riportate su un registro vidimato e con le pagine prenumerate: è obbligatorio per legge. Per ogni registrazione contabile, anche se la legge non ne specifica il formato, vengono indicate la data di registrazione ed il numero progressivo (prima nota), i conti contabili in partita e contropartita con i relativi importi, una descrizione del movimento ed il riferimento al documento originale (es. fatture del fornitore, ecc…). Libro degli inventari: in esso va riportato, alla data del 31/12 di ogni anno, il bilancio con tutte le attività e le passività ed il conto profitti e perdite, l’elenco dei creditori e dei debitori. E’ obbligatorio per legge e deve essere vidimato. Il Registro dei beni ammortizzabili: riporta i dati dei beni ammortizzabili, è obbligatorio e di solito viene prodotto dalla sottoprocedura dei cespiti ammortizzabili. I Conti del mastro, che corrispondono alla schede dei singoli conti nei quali vengono raggruppate le registrazioni contabili. Sono obbligatorie ma non devono essere vidimate. I registri Iva, suddivisi tra vendite e acquisti, riportano tutte le registrazioni ai fini Iva e la relativa liquidazione periodica. Possono essere suddivisi, per convenienza, in più registri, ad esempio per ogni punto vendita ecc… Il bilancio di verifica, che riporta tutti i conti del piano dei conti con il saldo e viene utilizzato per il controllo delle registrazioni contabili e per la predisposizione del bilancio e delle relative scritture di assestamento. Il Bilancio d’esercizio, che viene redatto secondo lo schema della IV direttiva CEE. 45