L’obbligo della fattura elettronica nei confronti della Pubblica Amministrazione è anche un’occasione per l’adozione di una serie di procedimenti normativi che consentiranno sempre più, nella loro applicazione pratica, significativi risparmi economici.

1. 06
24 LUGLIO 2009
APPUNTI
DIGITALI
Quaderni
La fattura elettronica
Contenuti:
La trasmissione telematica delle fatture
La fatturazione elettronica
Lo scambio dati via EDI
Quando la fattura elettronica si considera emessa
Fattura elettronica e Pubblica Amministrazione
Da tempo il quadro normativo che regola i diversi modelli di “gestione elettronica”
delle fatture, dalla semplice trasmissione telematica, alla fatturazione elettronica
in senso proprio, risulta sufficientemente definito.
Modelli I quattro scenari principali prevedono:
normativi della
la trasmissione telematica delle fatture
gestione
l’adozione della conservazione sostitutiva dei documenti fiscali
elettronica delle
fatture la fatturazione elettronica in senso proprio
il ricorso a sistemi di scambio documentale basati sull’EDI (Electronic Data
Interchange).
La trasmissione telematica delle fatture
Parlando di fatturazione telematica si intende la trasmissione digitale, concordata
tra mittente e destinatario, della fattura o delle informazioni in essa contenute. In
questo caso resta comunque obbligatoria, sia da parte del mittente che del
destinatario, la “materializzazione” (ossia la stampa su supporto cartaceo) del
documento, che viene a costituire la sua evidenza “legale”, esattamente come se la
fattura fosse stata inviata e ricevuta per posta. Questo scenario è già ampiamente
utilizzato dalle imprese, con la trasmissione delle fatture ad esempio in formato PDF
Trasmissione via email o mediante dei sistemi di trasmisione di dati strutturati ad esempio in formato
telematica delle XML.
fatture I benefici sono ovviamente legati al risparmio dei costi di spedizione e, nel caso di
trasmissione di dati strutturati, anche nella gestione integrata e più efficiente dei
processi informatici di gestione.
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2. Scambiare le fatture via email (o tramite altri mezzi di trasmissione digitale)
provvedendo alla conservazione della relativa copia cartacea non è però
“fatturazione elettronica” come indicato dalla normativa.
La fatturazione elettronica
Con “fattura elettronica” ci si riferisce ad una fattura in formato digitale provvista del
riferimento temporale e della firma digitale dell’emittente (che ne garantiscano il
posizionamento temporale preciso, l’autenticità e l’integrità), inviata in formato
elettronico al destinatario, il quale ha l’obbligo di conservarla nel formato originale, in
modalità sostitutiva alla carta.
La fattura
elettronica In buona sostanza una fattura elettronica è un documento che nasce, viene trasmesso
e viene conservato, sia dal mittente che dal destinatario, esclusivamente in formato
digitale.
Inoltre perché la fattura sia considerata elettronica dal ricevente, deve
necessariamente essere stipulato un accordo tra emittente e destinatario.
Per le sole fatture elettroniche è quindi richiesta l’adozione del processo di
conservazione sostitutiva a cura del responsabile della conservazione.
Lo scambio dati via EDI
È utile inoltre riassumere come Glossario dei termini e dei significati
viene considerato, nel quadro
della normativa sulla Rimandando per ulteriori approfondimenti agli articoli dello
fatturazione elettronica, stesso autore:
l’impiego di sistemi EDI. • Dematerializzazione e conservazione sostitutiva
• Documenti elettronici: cifratura, firma elettronica
Le fatture o, per meglio dire, i e marca temporale
dati relativi alle fatture trasmessi • PEC: Posta Elettronica Certificata
attraverso un sistema EDI,
viene fornito un breve glossario dei termini e dei significati.
possono essere considerati
Scambio EDI fatturazione elettronica anche in Conservazione sostitutiva
assenza della firma digitale e si intende un processo, indipendente dal supporto tecnologico
utilizzato, che permette di conservare documenti di
del riferimento temporale
qualsiasi natura in formato digitale, mantenendoli disponibili
quando il sistema EDI rispetta nel tempo nella loro integrità e autenticità. Il processo,
la raccomandazione normativamente ben definito dalla legge, consente di
94/820/CE, garantendo esso mantenere la validità legale e fiscale dei documenti conservati e
costituisce perciò una modalità di conservazione “sostitutiva”
stesso l’autenticità dell’origine e
rispetto alla carta che porta anche al concetto di
l’integrità del contenuto. dematerializzazione dei documenti per cui tale procedimento è
stato adottato.
In Italia vi sono diversi fornitori
Chiusura del processo di conservazione
di servizi EDI che possono
processo, obbligatorio per la conservazione delle fatture
garantire il rispetto di queste elettroniche, di “congelamento” dell’archivio contenente le
caratteristiche, per cui è fatture elettroniche inviate e/o ricevute in un determinato
necessario controllare che il periodo. Il processo, a carico del responsabile della
conservazione, è da effettuarsi con cadenza almeno
proprio sistema sia conforme
quindicinale, implica la firma digitale e l’apposizione della
alla raccomandazione marca temporale sull’archivio.
menzionata. Nel caso di utilizzo
di un sistema EDI non Documento analogico
è un documento formato utilizzando una grandezza fisica che
conforme alla
assume valori continui, come le tracce su carta (esempio:
raccomandazione, occorre documenti cartacei), le immagini su film (esempio: pellicole
tener presente che si sta mediche, microfiches, microfilm), le tracce magnetiche su
effettuando fatturazione nastro (esempio: cassette e nastri magnetici audio e video).
telematica.
Documento informatico
è la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati
giuridicamente rilevanti. Per un documento informatico devono
essere garantite l’integrità (inalterabilità nel tempo) e
l’autenticità (identificazione certa del formatore/emittente).
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© ing. Roberto Gallerani

3. Quando la fattura elettronica si considera emessa
La fattura elettronica inoltrata per via telematica si considera emessa nel momento
della sua trasmissione, ossia nel momento in cui il documento informatico è
Emissione della trasmesso per via elettronica al destinatario (si deve far riferimento, in proposito, alle
fattura elettronica disposizioni contenute nell’articolo 45, comma 2, del dlgs. n. 82 del 2005). Sarà molto
utile, se non indispensabile, affidarsi a sistemi di PEC (Posta Elettronica Certificata).
Fattura elettronica e Pubblica Amministrazione
Con la legge finanziaria
2008, all’art.1 commi 209- Glossario dei termini e dei significati
214, si stabilisce che la
fatturazione elettronica nei Firma elettronica avanzata
confronti delle pubbliche è una firma elettronica ottenuta mediante un precedimento
informatico che garantisce l’associazione univoca del documento al
amministrazioni diventa un firmatario e la sua univoca identificazione
obbligo che, nella sua
formulazione, si Firma elettronica qualificata
percepisce verrà esteso in è una firma elettronica avanzata basata su un certificato qualificato
fornito da un’Autorità di Certificazione e gestito attraverso un
futuro anche a tutti gli altri dispositvo sicuro per la creazione della firma, come ad esempio una
rapporti economici. smartcard.
In conseguenza di ciò Firma digitale
è una firma elettronica qualificata basata su chiavi asimmetriche.
Imprese e Professionisti
che siano fornitori di beni Impronta
o servizi ad è una rappresentazione sintetica di un documento informatico,
Fattura Amministrazioni dello ottenuta dall’applicazione di un’algoritmo apposito. Per come essa è
costruita non è possibile avere due documenti informatici diversi che
elettronica e Stato, Enti Pubblici generano la medesima impronta. Dall’impronta non è possibile
Pubblica Nazionali, Regioni e ricostruire il documento da cui è stata generata.
Province Autonome,
Amministrazione hanno l’obbligo di Riferimento temporale
è l’informazione contenente la data e l’ora “che può essere associata
emettere, trasmettere, ad uno o più documenti informatici. Di fatto consiste in una
archiviare e conservare le procedura software che effettua l’associazione di tali informazioni al
fatture esclusivamente in documento e, in generale, non è opponibile a terzi.
formato elettronico.
Marca temporale
si intende una “evidenza informatica” che permette di rendere
Al contempo opponibile a terzi un riferimento temporale”. La marcatura temporale
Amministrazioni dello di un documento informatico consiste nella generazione, da parte di
Stato, Enti Pubblici una terza parte certificata (Autorità di Certificazione) di una firma
digitale del documento (anche aggiuntiva rispetto a quella del
Nazionali, Regioni e sottoscrittore), a cui è associata l'informazione relativa alla data e
Province Autonome non ora certa. La marca temporale è sempre opponibile a terzi.
potranno accettare fatture
emesse o trasmesse in Responsabile della conservazione
è il soggetto incaricato di definire le caratteristiche ed i requisiti del
forma cartacea ed sistema di conservazione, e il corretto svolgimento del processo di
effettuare pagamenti, conservazione sostitutiva dei documenti (analogici ed informatici)
anche parziali, sino al memorizzati su supporti ottici o altri supporti capaci di garantire la
ricevimento del conformità dei documenti agli originali.
documento in forma
elettronica.
A tal fine le norme
prevedono la costituzione
di un sistema di
interscambio a cui far
pervenire, mediante Posta
Elettronica Certificata o
altre forme di trasmisione
che permettano di
determinare con certezza
la collocazione temporale,
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© ing. Roberto Gallerani

4. le fatture elettroniche. Compito del sistema di interscambio è quindi quello di
effettuare la classificazione e lo smistamento dei documenti elettronici ricevuti.
Il Sistema di
Interscambio
Il gestore del sistema di interscambio è già stato individuato nell’Agenzia delle
Entrate la quale si avvale di SOGEI per la conduzione tecnica e per i servizi
strumentali.
La situazione sino ad oggi sviluppatasi è riassumbile:
La I° fase di
attuazione della
fatturazione
elettronica
Tuttavia resta ancora da emanarsi il II° decreto attuativo, a cura del Ministero
dell’Economia e delle Finanze di concerto con il Ministero della Funzione Pubblica ed
Innovazione, con le le regole di attuazione:
La II° fase di identificazione degli uffici destinatari della fatturazione
attuazione della regole tecniche per l’emissione e la trasmissione delle fatture
fatturazione eventuali deroghe
elettronica data di decorrenza degli obblighi
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© ing. Roberto Gallerani

5. ing. Roberto Gallerani
a partire dal 1984, nella PMI, ha maturato esperienze nella conduzione di attività nelle seguenti aree:
Esame delle esigenze, valutazione, selezione, avviamento di soluzioni:
• Gestione elettronica dei documenti
• Fattura elettronica e conservazione sostitutiva
• Acquisizione dei documenti cartacei con riconoscimento del tipo di documento ed estrazione automatica
delle informazioni
• BPM: Business Process Management (workflow e processi assistiti di trattamento dei documenti)
• CRM: Customer Relationship Management
• Integrazione di ERP e CRM con sistemi di gestione documentale
• CMS: Content Management Systems per la gestione di contenuti/portali aziendali
• Sistemi informativi tecnici CAD 2D/3D, PDM/PLM con integrazione ai componenti di produzione, nel
settore manifatturiero meccanico
Esame delle esigenze, valutazione e individuazione delle soluzioni hardware e software per l’ “adaptive enterprise“
e la “business continuity”:
• Architetture di elaborazione in cluster
• Virtualizzazione e consolidamento
• Storage Area Network, Network Attached Storage, Tape Libraries e backup
• Sistemi di monitoraggio di reti di comunicazione ed elaborazione
• Sicurezza e sistemi di sicurezza a livello di comunicazioni ed applicativi
• Collocazione in “data center” di sistemi ed Application Service Provisioning
• Analisi dei rischi legati alla stilazione del DPS
Studio, progettazione e direzione dello sviluppo di sistemi:
• Electronic Document Management
• Product Data Management / Product Lifecycle Management
• Gestione delle funzioni pre-vendita e post-vendita nel settore manifatturiero meccanico
• Database di sintesi per il supporto alle decisioni in area CRM
• Gestione dei processi di formazione aziendali
Progetti speciali
• Gestione del progetto software di acquisizione e archiviazione dei dati di esercizio, l'analisi statistica ed il
controllo di macchine per il confezionamento di prodotti nel settore farmaceutico.
• Gestione del progetto software di sistemi di supporto alla progettazione ed alla documentazione di
componenti per l'edilizia (dimensionamento strutturale dei componenti, generazione automatica dei disegni
esecutivi 2D e della relazione per il Genio Civile)
• Analisi e progettazione del sistema di pianificazione della produzione di una primaria azienda manifatturiera
del settore tessile
Quaderni 06 24 LUGLIO 2009
Iscrizione all'Albo degli Ingegneri della provincia di Bologna, n. 4421
Email: roberto.gallerani@ordingbo.it - Mobile: +39 339 5003435 - http://www.gallerani.it
Via Berlinguer n. 1 - 40024 Castel San Pietro Terme - BO
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