PKS merupakan dokumen penting untuk menjelaskan prosedur kerja secara jelas dan rinci. PKS harus ditulis dengan struktur yang tepat dan mudah dipahami untuk memastikan prosedur dilaksanakan dengan benar. PKS juga perlu direview secara berkala untuk memastikan keakuratannya.

1. BDRS 1.2 1
MENULIS
PROSEDUR KERJA STANDAR (PKS)

2. BDRS 1.2 2
TUJUAN PENGAJARAN
Untuk menggambarkan bagaimana
merencanakan dan menulis PKS yang
efektif.

3. BDRS 1.2 3
TOPIK INTI
Struktur dan kegunaan PKS.
Merencanakan dan menulis PKS.
Peninjauan kembali PKS.

4. BDRS 1.2 4
PROSEDUR
Prosedur adalah gambaran setiap
aktivitas yang terdokumentasikan dengan
jelas dan teliti, termasuk urutan
pekerjaan, metoda yg digunakan,
peralatan yang dipakai serta catatan yang
harus disimpan.

5. BDRS 1.2 5
Prosedur Kerja Standar (PKS)
Kaidah umum :
Bagian penting dari sistim kualitas
Menetapkan dengan jelas bagaimana
proses harus dilakukan.
Harus bisa membuat seseorang yg tidak
terlatih untuk prosedur tersebut mampu
melakukannya.

6. BDRS 1.2 6
PKS harus :
Tepat dan mutakhir
Komprehensif
Ringkas
Jelas dan mudah diikuti
Diikuti / diterapkan
Prosedur Kerja Standar (PKS)

7. BDRS 1.2 7
PETA PERENCANAAN PKS
Tidak Tidak Perlu SOP Laksanakan PKS
Ada Kegiatan
Ya Staf diberi sertifikat
Apakah ini prosedur
Baru Ya Latih menjalankan PKS
Pilih penulis Sebarkan PKS
Latih penulis Setujui PKS
Sesuaikan prosedur
dg pekerjaan Validasi PKS
Buat PKS Review draf dg
bantuan ahli dan superviser
Observasi prosedur
yg sedang diterapkan Identifikasi variabel
oleh ahli dan persyaratan penanganan permasalahan

8. BDRS 1.2 8
PETA PERENCANAAN PKS
Buat flow chart / bagan alur aktifitas
Tetapkan PKS yg akan dibuat,
Alokasikan nomor dan judul PKS (index)
Tulis PKS
Ketik PKS.
Nomor revisi
Validasi PKS
Kirim untuk pengesahan

9. BDRS 1.2 9
PETA PERENCANAAN PKS
Tanda tangani oleh penulis, direktur
senior atau manajer, manajer kualitas.
Setujui
Lengkapi daftar distribusi – manajer dan
tempat kerja
Distribusikan
Legalisasi dokumen dg mencantumkan
tanggal mulai efektif dipakai

10. BDRS 1.2 10
MEMPERSIAPKAN PKS
Latar belakang, kegiatan persiapan :
- Segala sesuatu yang diperlukan dapat mengikuti PKS.
- Pahami apa yg sedang dicoba untuk dicapai oleh PKS.
- Pahami semua istilah dan kata-2 yg digunakan
- Ketahui peralatan, barang habis pakai dan alat habis pakai
yang diperlukan
Prosedur itu sendiri
- Instruksi langkah demi langkah secara rinci tentang
bagaimana mengerjakan prosedur
- Bagaimana menentukan hasil yg benar pd akhir prosedur

11. BDRS 1.2 11
MENULIS PKS
Penulis
- siapa yang harus menulis PKS ?
- manajer / supervisor / pekerja
Menulis review proses
- draft direview untuk akurasi, kejelasan
dan relevansi
- review dilakukan dari atas dan bawah

12. BDRS 1.2 12
MAKSUD TUJUAN
Tugas
Hasil yang ditentukan.
Alasan mengapa kita membutuhkan PKS.

13. BDRS 1.2 13
FORMAT
Bervariasi – yang paling umum :
- maksud
- penanggung jawab
- pembatasan
- definisi
- bahan yang diperlukan
- prosedur / instuksi
Lampiran
- tambahan

14. BDRS 1.2 14
PENANGGUNG JAWAB
Pemakai yang diberi wewenang
- siapa pemakai yang diberi wewenang
( biasanya tidak menyebutkan nama
seseorang)
- apa yang dapat mereka kerjakan
Supervisi
- siapa yang mengawasi proses atau bagian
proses yang dikelola oleh PKS ini

15. BDRS 1.2 15
PEMBATASAN
Pembatasan terhadap penggunaan PKS
Tentukan level staf yang diijinkan untuk
melakukan pekerjaan
Tentukan level staf yang tidak diijinkan untuk
melakukan pekerjaan
Tentukan lokasi dimana PKS tidak boleh
dipergunakan
Tentukan peralatan yang tidak seharusnya
digunakan berkaitan dengan PKS ybs.

16. BDRS 1.2 16
DEFINISI
Buat definisi dari kalimat atau kata-kata yang
memungkinkan timbulnya salah tafsir pemakai
PKS
Pengetikan kata :
Jangan menggunakan kata-kata yang kurang jelas,
misalnya : sesuai, relevan, cocok.
Jelaskan singkatan-2.
Jelaskan akronim yang dipakai.
Jelaskan kata-2 yang tidak lazim
Jelaskan kata-2 lazim yang mempunyai arti jamak

17. BDRS 1.2 17
BAHAN-BAHAN
YANG DIPERLUKAN
Segala sesuatu yang diperlukan oleh pelaksana agar
pekerjaan dapat dijalankan dengan aman, efisien dan
lengkap memenuhi PKS.
- PKS yang relevan
- Semua formulir, lembar data & kertas kerja lain.
- Bahan habis pakai.
- Peralatan yang harus dipersiapkan

18. BDRS 1.2 18
PROSEDUR
Buat flow chart / bagan alur terlebih
dahulu
Instruksi tahap demi tahap
Instruksi langsung, misalnya :
“kerjakan ….!” bukan “pastikan bhw …..”
Urutan kerja yang logik.
Hanya mencakup satu prosedur saja

19. BDRS 1.2 19
YANG HARUS DAN TIDAK BOLEH
DARI PKS (1)
Harus :
Susun dahulu baru buat kalimat
Ketahui dahulu pembaca dan tujuan
Gunakan kalimat-2 dan paragraf-2 pendek dan
lengkap
Satu ide dalam satu kalimat
Sederhana, singkat dan jelas
Gunakan gambar untuk memperjelas
Jelaskan semua terminologi atau simbol yang tidak
lazim

20. BDRS 1.2 20
YANG HARUS DAN TIDAK BOLEH
DARI PKS (2)
Harus:
Perhatikan ejaan, tanda baca dan huruf
besar
Pastikan bahwa setiap paragraf hanya
untuk satu subjek saja
Pastikan kesinambungan dari Instruksi
atau prosedur
Prosedur dijelaskan hingga tuntas

21. BDRS 1.2 21
YANG HARUS DAN TIDAK BOLEH
DARI PKS (3)
Hindari :
Berbelit-belit, katakan yang dimaksud
Penggunaan kata atau kalimat yang memberi
arti mendua (contoh : kadang-kadang)
Penggunaan kata-kata prokem dan bahasa gaul
Penggunaan kata keterangan
Penggunaan kata-kata yang berlebihan
Penghilangan kata-kata penting
Penggunaan jargon khusus dari suatu disiplin,
jika mungkin

22. BDRS 1.2 22
UMUM
Sebaiknya tidak ada gap/celah atau
duplikasi.
Sebaiknya tidak ada pernyataan yang
bertentangan.
Setelah membaca dan memahami
prosedur, dijadikan rujukan.

23. BDRS 1.2 23
MENGIDENTIFIKASI PKS
Pengelolaan dokumen
- nama organisasi
- judul prosedur
- nomor khusus dokumen termasuk nomor
revisi.
- jumlah halaman / nomor halaman.
- tanggal efektif
- tanda tangan persetujuan
- nama penulis
- tanggal review
- nomor revisi

24. BDRS 1.2 24
TINJAUAN KONSEP PROSEDUR
Konsep prosedur harus ditinjau dan dikomentari /
perubahan dibuat oleh orang yang melakukan
pekerjaan, pelaksana, dan bagian / petugas yang
mungkin secara langsung atau tidak langsung
terpengaruh oleh PKS.
Tetapi keterlibatan semua yang terlibat mungkin
menghasilkan terlalu banyak perbedaan pandangan
dan memperlambat implementasi

25. BDRS 1.2 25
REVIEW OLEH MEREKA YANG TERLIBAT
DALAM PENGGUNAAN PKS
Gunakan pengalaman mereka yang melakukan
pekerjaan
Tingkatkan kemungkinan dukungan dari
karyawan, yang sekarang harus mengikuti
PKS.

26. BDRS 1.2 26
REVIEW OLEH MEREKA YANG
TERPENGARUH OLEH PKS
Mampu mengidentifikasi kegiatan / prosedur
yang mempengaruhi bagian lain (merugikan)
Pengetahuan bagian mungkin dapat
meningkatkan efisiensi
Mampu mengidentifikasi jurang komunikasi.
Meningkatkan kemungkinan dukungan dari
bagian-2 yang terpengaruhi oleh PKS.

27. BDRS 1.2 27
MENGELOLA PKS
Kontrol dokumen
- siapa yang mempunyai dokumen
- kapan dokumen tersebut diberikan
- salinan yang mana

28. BDRS 1.2 28
MENGGUNAKAN PKS
Untuk melaksanakan proses
Untuk mendemonstrasikan pendekatan
berdasar kualitas yang terpusat terhadap
pekerjaan
Pelatihan
- pelatihan terhadap masing-masing PKS.
- dasar pencatatan pelatihan.

29. BDRS 1.2 29
RINGKASAN
PKS merupakan bagian penting sistem kualitas
PKS harus ditulis untuk semua prosedur dalam
organisasi produksi
PKS harus jelas, ringkas dan mudah diikuti
PKS harus digunakan untuk pelatihan staf
PKS harus merupakan dokumen hidup
Staf harus mempunyai akses yang mudah
terhadap PKS
PKS harus diikuti

30. BDRS 1.2 30
HASIL PEMBELAJARAN
Sekarang anda harus mampu :
Menjelaskan kegunaan PKS
Mengidentifikasi karakteristrik utama
dari PKS yang efektif
Menggambarkan bagaimana merencanakan
PKS