Manual BE Escola Herculano

ESCOLA E. B. 2, 3 DE ALEXANDRE HERCULANO

BIBLIOTECA ESCOLAR

MANUAL DE PROCEDIMENTOS

ÍNDICE

Introdução ……………………………………………………………………………………………………………………………………………… 3
1. Avaliação/Selecção/Aquisição/Descarte do Fundo Documental............................................................ 3
2. Tratamento Técnico do Acervo: Procedimentos .................................................................................... 4
2.1. Carimbagem .................................................................................................................................. 4
2.1.1.

Documentos Impressos: Monografias ................................................................................... 5

2.1.2.

Documentos Impressos: Publicações Periódicas .................................................................... 5

2.1.3.

Material Não Livro: CD’S / DVD’S e Cassetes ......................................................................... 5

2.2. Registo .......................................................................................................................................... 5
2.3. Catalogação, classificação e indexação .......................................................................................... 6
2.3.1.

Catalogação ........................................................................................................................... 6

2.3.2.

Classificação .......................................................................................................................... 6

2.3.3.

Campos de Preenchimento.................................................................................................... 8

2.3.3.1. Monografias .......................................................................................................................... 9
2.3.3.2. Periódicos.............................................................................................................................. 9
2.3.3.3. Documentos Electrónicos .................................................................................................... 10
2.3.3.4. Material Não Livro............................................................................................................... 11
2.4. Cotação e arrumação nas estantes .............................................................................................. 12
2.4.1.

Atribuição das cotas: ........................................................................................................... 12

2.4.2.

Colocação das etiquetas de cotas ........................................................................................ 13

2.4.3.

Colocação/arrumação dos livros nas estantes ..................................................................... 13

3. Empréstimo (Procedimento e Documentos de Registo) ....................................................................... 14
4. Dossiês Temáticos (Organização de Informação) ................................................................................. 14
5. Maletas Pedagógicas e/ou Itinerantes................................................................................................. 15

2 Manual de Procedimentos - BE da Escola E. B. 2, 3 de Alexandre Herculano

Introdução
Pretende-se com a elaboração deste documento definir os princípios orientadores que devem
ser seguidos no tratamento do fundo documental que, a partir do momento da sua entrada, é
submetido a toda uma série de procedimentos técnicos de Biblioteconomia (registo, carimbagem, catalogação, classificação, indexação e atribuição de cota), de forma a garantir um
acesso fácil do utilizador à informação, quer a sua pesquisa seja por assunto, título ou autor.
Foram adoptados os procedimentos técnico-documentais em bibliotecas, que decorrem de
normas internacionais, com adaptações nacionais, sob a responsabilidade da Biblioteca
Nacional.
Sempre que seja considerado necessário, este documento será revisto, de acordo com
eventuais modificações surgidas no decurso do tratamento documental e devidamente
justificadas em Conselho Pedagógico.

1. Avaliação/Selecção/Aquisição/Descarte do Fundo Documental
1.1. Anualmente, proceder-se-á à avaliação do fundo documental para determinar a
dimensão da colecção e a forma como corresponde às necessidades do Agrupamento, diagnosticando os pontos fracos que necessitam de um maior investimento.
Esta avaliação terá como base:
 o interesse e a curiosidade dos utilizadores;
 as especificidades das diferentes áreas curriculares;
 o estado de conservação dos seus vários suportes.
Este conhecimento é adquirido pela equipa responsável, durante a experiência de
atendimento a alunos, professores e restante comunidade educativa, nos registos
dos assuntos procurados e não encontrados ou representados de forma desactualizada e insuficiente, na consulta ao histórico de pesquisas no catálogo informático e
na análise dos resultados estatísticos trimestrais das requisições de empréstimos.
O fundo documental objecto de descarte será doado às escolas do agrupamento,
oferecido a outras bibliotecas, vendido em feiras do livro usado ou, em último caso,
encaminhado para a reciclagem. Qualquer uma destas decisões será ponderada pela
equipa, antes de uma tomada de decisão.


1.2. A verba para aquisição de fundo documental para renovação e actualização está
definida e regulamentada no Despacho nº 13224/2003, 2ª série, nº154, de 7 de
Julho, no seu artigo 8º, alínea b), relativamente ao uso a dar aos lucros da papelaria.
Atendendo à avaliação efectuada e à verba disponível, serão solicitadas sugestões
aos utilizadores para selecção do fundo documental, através da caixa de sugestões e
dos coordenadores de departamento, de acordo com os seguintes critérios:
 Respeito pelo Currículo National;
 Respeito pelo PE;
 Respeito pelo PCE;
 Justo equilíbrio entre os vários níveis de ensino;
 Respeito pelas características dos alunos com NEE;
 Respeito pelas origens multiculturais dos alunos;
 Justo equilíbrio entre as áreas curriculares, extracurriculares e lúdicas;
 Justo equilíbrio entre todos os suportes;
 Justo equilíbrio entre todas as áreas do saber, respeitando essencialmente as
áreas disciplinares temáticas e de referência e o número de alunos que as frequentam;
1.3. A equipa divulgará todas as novidades no seu blogue, em PowerPoint criados para o
efeito, em placards e via e-mail. Poderá, em colaboração com os docentes, publicar
bibliografias temáticas.

2. Tratamento Técnico do Acervo: Procedimentos
2.1. Carimbagem
A carimbagem aplica-se a todos os tipos de documentos, assegurando a atribuição de
um número de registo por ordem sequencial de entrada. O carimbo não deve ser colocado em cima de uma imagem ou em página que possa lesar ou ofender a mancha de
informação. No caso dos audiovisuais, obras com folhas plastificadas ou material em
que a tinta não adere, o carimbo é efectuado numa etiqueta autocolante que é colocada no local estabelecido para carimbar. Caso a página indicada se apresente sem
espaço para o carimbo, este deve ficar numa das páginas preliminares.


2.1.1. Documentos Impressos: Monografias
O carimbo da escola/biblioteca deve ser colocado na página de rosto, na página
25 e na última folha com texto, onde menos prejudicar a informação e a estética desta. O carimbo com o número de registo e data de entrada será colocado
apenas na folha de rosto.
2.1.2. Documentos Impressos: Publicações Periódicas
Nos jornais, revistas e todo o tipo de publicação periódica, apenas se coloca o
carimbo da escola/biblioteca no canto superior direito da página de rosto. Este
carimbo deve também figurar no canto superior direito das páginas 10, 30 e
100, caso existam.
2.1.3. Material Não Livro: CD’S / DVD’S e Cassetes
 CD’S / DVD’S – Deve-se colocar o carimbo no canto inferior esquerdo da
contracapa do folheto, sempre que não se sobreponha a qualquer informação impressa. Caso não seja possível, deve-se carimbar perto desse local,
isto é, na página posterior.
 Cassete Vídeo – Deve-se colocar o carimbo numa etiqueta branca, num dos
lados do contentor do documento, na parte interna.
 Cassete Áudio – Deve-se colocar a etiqueta branca com o carimbo do lado A
do documento.

2.2. Registo
 Antes de se proceder ao registo, verifica-se se este é pertinente, ou se se trata de
uma publicação efémera e sem interesse. Neste caso, será suficiente o carimbo da
escola/biblioteca.
 Todos os documentos impressos, entrados na Biblioteca, são registados, sequencialmente, num livro de registo próprio manuscrito ou informatizado.
 Cada obra tem o seu número de registo.
 Vários exemplares da mesma obra têm números de registo diferentes, à excepção
dos livros destinados ao PNL, que terão o mesmo número de registo, numerado de
1 a 12.
 No caso de uma obra publicada em vários volumes, cada volume tem um número
de registo diferente.

 Quando uma obra é acompanhada por material de outro formato, este terá um
registo diferente.
 Posteriormente, são registados informaticamente em programa adquirido para o
efeito.
 Os manuais escolares têm um livro de registo diferente/específico, não fazendo parte do registo informático, dada a sua rápida desactualização.
 Todos os materiais em suporte não livro são registados em tabelas Word preparadas para o efeito.
 As publicações periódicas serão registadas em Folhas Kardex, adaptadas para o efeito. A cada folha corresponderá um título.

2.3. Catalogação, classificação e indexação
A aplicação informática que será utilizada é o DOCBASE, um processo automatizado
que se socorre de um sistema de práticas estandardizadas, através do uso da norma
ISO 2709. Este objectivo cumpre-se utilizando o formato UNIMARC, no qual se incorporam as Regras Portuguesas de Catalogação e no qual se podem aplicar os campos
das ISBD’S.
Sempre que monografias com mais do que um volume não apresentem, em cada
volume, títulos próprios dependentes do título da publicação principal ou outros elementos de descrição necessária, não tem lugar a descrição a dois níveis. A descrição
física incluirá então a indicação específica do documento e extensão (número de
volumes e respectivo número de páginas).
Os outros casos de monografias com mais de um volume dão origem a uma nota de
conteúdo, com um subcampo para a descrição física.
2.3.1. Catalogação
Na catalogação, são seguidas as Regras Portuguesas de Catalogação.
2.3.2. Classificação
A classificação é feita segundo a CDU da BN, tendo sido preparada a seguinte
tabela adaptada/simplificada para a realidade da BE.


Classificação Decimal Universal

COR
CLASSE

SUBCLASSE

IDENTIFICATIVA

0

GENERALIDADES

1

FILOSOFIA

2

3

RELIGIÃO. TEOLOGIA

CIÊNCIAS SOCIAIS

MATEMÁTICA
5
CIÊNCIAS NATURAIS.

6

CIÊNCIAS APLICADAS. MEDICINA.
TECNOLOGIA

7

ARTE. DESPORTO

004
030
038
050

-

Informática
Enciclopédias
Dicionários
Periódicos

159.9 - Psicologia
17 – Moral. Ética
22 – Bíblia. Sagrada Escritura
23/28 – Religião Cristã. Cristianismo
27 – História Geral da Igreja Cristã
28 – Igrejas, Seitas. Comunidades cristãs
29 – Religiões não Cristãs
30
31
32
33
34
37
39

–
–
–
–
–
–
–

Sociologia
Estatística
Política
Economia
Direito
Educação. Ensino. Pedagogia
Etnografia. Usos e costumes

504 – Ciências do Meio Ambiente
51 – Matemática
52 – Astronomia
53 – Física
54 – Química. Mineralogia
55 – Geologia. Meteorologia
574 – Ecologia Geral
575 – Genética. Hereditariedade
58 – Botânica
59 – Zoologia
61 – Medicina. Ciências Médicas
613.88 – Educação e Vida Sexual. Planeamento
Familiar
62 – Engenharia
63 – Agricultura. Silvicultura. Exploração Agrícola
64 – Economia Doméstica
67 – Indústrias e Ofícios Diversos
68 – Indústrias. Artes e Ofícios
69 – Construção Civil
7.01 – Teoria e Crítica de Arte
72 – Arquitectura
73 – Escultura. Numismática
74 – Desenho. Design
75 – Pintura
76 – Artes Gráficas
77 – Fotografia
78 – Música
791.43 – Cinema
794 – Jogos de Mesa e Tabuleiro
796/799 - Desporto


8

LÍNGUA. LINGUÍSTICA. LITERATURA

9

GEOGRAFIA. BIOGRAFIA. HISTÓRIA

81 – Linguística. Línguas
81(038) – Dicionários
81’36P – Gramáticas de Português
81’36I – Gramáticas de Inglês
81’36F – Gramáticas de Francês
82 – Literatura
82-1 – Poesia
82-2 – Teatro
82-2-93 – Teatro Infantil
82-4 – Ensaio
82-6 – Cartas
82-82 – Antologias
82-9 – Banda Desenhada
82-93 – Literatura Infantil e Juvenil
82.09 – Crítica Literária
821.F – Literatura Francesa
821.I – Literatura Inglesa
82(05) – Periódicos
902 – Arqueologia
903 – Pré-História
908 – Monografias
908(469.43) – Monografias – Distrito de Santarém
91. Geografia
91(038) – Dicionário de Geografia
91(469) – Geografia de Portugal
910 – Viagens
911.3 – Geografia Humana
912 – Atlas
912/94 – Atlas História
929 – Biografias
94 – História em Geral
94(03) – História Antiga
94(038) – Dicionário de História
94(042) – Conferências. Discursos. Actas
94(04) – História da Europa
94(6) – História de África
94(469) – História de Portugal

Auxiliares
(031) – Enciclopédias
(038) – Dicionários
(0.034) – DVD’S, CD ROM
(086.8) – Audiovisuais. Vídeo
(086.76) – CD Áudio

2.3.3. Campos de Preenchimento
As decisões tomadas relativamente aos campos de preenchimento são as
seguintes:


2.3.3.1. Monografias
Autorias
Autor Principal
Co-Autor
Descrição
Título
Responsabilidade
Edição
Local de Edição
Nome do Editor
Data da Edição
Ilustração
Material Acompanhante
Colecção
Nº da Colecção
Notas Gerais
ISBN
Língua do Documento
País de Publicação
Cota
Depósito legal
Notas e títulos
Assunto
Indexação e Classificação

2.3.3.2. Periódicos
Descrição Bibliográfica
Título
Responsabilidade

Local de Edição
Nome do Editor
Data da Edição
Descrição Física
Ilustração
Descrição 2º Nível
ISSN
Cota
Indexação e Classificação
Assunto
Classe Decimal Universal

2.3.3.3. Documentos Electrónicos
Título
Responsabilidade
Local de Edição
Nome do Editor
Data da Edição
Colecção
Descrição Física
Notas Gerais
ISBN
Cota
Depósito Legal
Doc. Electr.: Requisitos do Sistema


Índex Classe
Assunto
Classe Decimal Universal
2.3.3.4. Material Não Livro
Autorias
Autor Principal
Título
Responsabilidade
Edição
Local de Edição
Nome do Editor
Data da Edição
Colecção
Sumário ou Resumo
Cota
Depósito Legal
Notas e Títulos
Notas Informação Descritiva
Notas Descrição Física
Índex e Classe
Assunto


2.4. Cotação e arrumação nas estantes
Após a catalogação, a classificação e a indexação, os documentos são cotados. A cotação é a fase do tratamento documental em que a cada documento é atribuído um
código que permite a sua arrumação nas estantes.
2.4.1. Atribuição das cotas:
Material livro
 As cotas são criadas a partir de um plano abreviado da Classificação Decimal
Universal (CDU) definido para a BE.
 A cota é formada pelos seguintes elementos: Notação CDU (numérica) +
Componente Alfabética.
 No caso da nossa Biblioteca, a cota (morada do livro) é composta pela notação CDU, seguida das 3 primeiras letras do apelido do autor (maiúsculas) e
das 3 primeiras letras do título da obra (maiúsculas).
 No caso de o livro não ter autor, a entrada faz-se pelo título, usando as três
primeiras letras, em maiúsculas.
 No caso das obras em colecções, que pela temática tratada interessa agrupar os títulos, de modo a que fiquem juntos na estante, a componente alfabética da cota é formada pelas três primeiras letras da colecção. Assim, um
livro da colecção “Clube das Chaves” terá a seguinte cota:
82-93 CLU
 Para identificar as obras de referência dentro de um núcleo temático, devese acrescentar à notação o auxiliar 03. Assim, um Dicionário de História terá
a cota:
94 (03)
 No caso das biografias, dá-se preferência à temática com a qual o biografado
se relaciona, sendo a notação constituída pela classe temática correspondente, seguida do nome do autor (três iniciais do apelido em maiúsculas) e
das três primeiras letras do título (maiúsculas). Assim, o livro Beethoven, da
autora Anne Rachlin, terá a cota:
78 RAC, BEE
 Quando o biografado não se relaciona, especificamente, com nenhuma classe, opta-se pela notação 929, relativa às biografias.

Nota: Os artigos definidos e indefinidos que aparecem no início dos títulos
não são tidos em conta para efeito de cota, usando-se as iniciais da palavra
imediatamente a seguir.
Material Não Livro
 Para o material multimédia e audiovisual são colocadas as seguintes informações: as três primeiras letras do título ou autor, seguidas da notação e do
tipo de material. No DVD O Principezinho, a etiqueta fica com o seguinte
aspecto.
Escola E. B. 2, 3 de Alexandre Herculano
PRI
82 DVD

2.4.2. Colocação das etiquetas de cotas
 Depois de ter sido atribuída uma cota a cada documento (que é escrita,
também, a lápis, na folha de rosto), aquela escreve-se numa pequena etiqueta que se cola nos documentos, nas lombadas, sempre à mesma distância.
 As etiquetas das cotas apresentam as cores das classes da CDU.
 Uma vez colocadas as etiquetas, são protegidas com uma tira de película
autocolante transparente, para evitar que se danifiquem.
 A etiqueta da Cota toma o seguinte aspecto:
Escola E. B. 2, 3 de Alexandre Herculano
AND
FAD
82-93

2.4.3. Colocação/arrumação dos livros nas estantes
 Os livros, na Biblioteca, estão organizados/arrumados nas estantes, por
assuntos, em modelo de livre acesso. Todas as estantes têm um número,
uma cor e o assunto principal que ele representa. Cada assunto está indicado no cimo das estantes e nas próprias prateleiras.
 Dentro de cada assunto, a arrumação faz-se por ordem alfabética dos apelidos do autor.

 Sendo do mesmo autor, os livros arrumam-se por ordem alfabética do título.
Periódicos
 Os periódicos devem estar dispostos ou expostos segundo a sua actualidade,
ou seja, na estante deve estar o mais recente número/edição da publicação.
Os restantes podem estar atrás desse, ou, em caso de não haver espaço,
devem ser guardados no depósito em caixas devidamente identificadas.
Material Não Livro
 O material não livro é arrumado nas estantes, seguindo as normas do material livro. Porém, nas estantes de livre acesso, são colocadas, apenas, as caixas relativas ao documento, devidamente cotadas. Os documentos são
arquivados em armário, cujo acesso não é livre.
 O material acompanhante de qualquer documento é arrumado e classificado, de acordo com o seu suporte, na zona correspondente. Em ambos é
colocada uma nota informativa, junto da cota.

3. Empréstimo (Procedimento e Documentos de Registo)
De todos os documentos emprestados é elaborado um registo. As normas são as seguintes:


O empréstimo domiciliário de qualquer documento impresso será feito, a curto prazo,
electronicamente, usando, para o efeito, o Software de gestão bibliográfica.



O empréstimo para apoio à sala de aula é registado, manualmente, num livro preparado para o efeito.



O empréstimo de todos os documentos multimédia e audiovisual, domiciliário ou para
uso na sala de aula, é registado noutro livro destinado a esse fim.



Para uso/empréstimo, no local, de documentos áudio, vídeo ou material informático,
existem também documentos de registo, próprios.

4. Dossiês Temáticos (Organização de Informação)
Uma vez que não é possível guardar todas as revistas e jornais que dão entrada na Biblioteca, depois de seguidas as normas/critérios definidos no documento “Política de desenvolvimento da Colecção”, são organizados Dossiês Temáticos, seguindo as regras:


 O tratamento da informação faz-se mediante a selecção de assuntos/temas pertinentes
para o currículo, servindo os interesses dos utilizadores.
 Seleccionam-se os artigos que vão surgindo em jornais, revistas ou retirados On-line
(atendendo à diversidade de opiniões).
 Identifica-se a fonte, a data e o tema do dossiê onde o documento vai ser arquivado.
FONTE: “Jornal Público”
DATA: 12/12/2009
TEMA: Energias

 Organiza-se a pasta, cronologicamente, do artigo mais antigo para o mais recente.
 Prepara-se um índice que se vai actualizando.
 É publicitada a listagem de dossiês existentes.
 Arquivam-se os dossiês temáticos numa estante em livre acesso, disponibilizada para o
efeito.

5. Maletas Pedagógicas e/ou Itinerantes
As maletas pedagógicas são consideradas recursos de muita utilidade, sobretudo no apoio
à actividade pedagógica, em contexto de sala de aula. Nelas se agrupam materiais, em
suportes diversificados, sob uma determinada temática. A sua utilização tem as seguintes
regras:
 São preparadas segundo a solicitação dos utilizadores.
 Nelas são colocados os materiais temporariamente (apenas durante o período de tempo em que é solicitada a sua utilização).
 Existe, no interior de cada maleta, o inventário dos materiais que a compõem.
 A requisição das maletas para apoio à sala de aula faz-se mediante o preenchimento de
uma ficha preparada para o efeito.
 A maleta deve regressar à BE, após cada utilização.
 O professor requisitante é responsável pelos materiais que constam da maleta.
 No caso particular das maletas que apoiam o Plano Nacional de Leitura (12 ou mais
exemplares do mesmo título) e cujos documentos se destinam à leitura orientada na
sala de aula, além da ficha de requisição, existe um calendário de utilização dos mesmos, onde é registada a sua utilização.


 As maletas itinerantes que se destinam a apoiar os Jardins de Infância e as Escolas EB1
do Agrupamento têm normas próprias que constam do Regimento da BE.


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