Bij DBFMO- / PPS-projecten gaat het om projecten waarbij overheidsorganisaties en consortia voor relatief lange tijd verplichtingen aangaan. Verplichtingen waarbij beide partijen samen de keuze maken om langdurig samen te werken. De basis voor die samenwerking moet dus buitengewoon goed zijn. Scherpte in de aanbestedingsdocumenten is hierbij vereist. En die scherpte kunt u vaak op eenvoudige wijze verbeteren, met een korte doorlooptijd en tegen lage kosten.

1. Sambal voor een scherpere DBFMO
Bij DBFMO-projecten gaat het om projecten waarbij overheidsorganisaties
en consortia voor relatief lange tijd verplichtingen aangaan. Verplichtingen
waarbij beide partijen samen de keuze maken om langdurig samen te
werken. De basis voor die samenwerking moet dus buitengewoon goed zijn.
Scherpte in de aanbestedingsdocumenten is hierbij vereist. En die scherpte
kunt u vaak op eenvoudige wijze verbeteren, met een korte doorlooptijd en
tegen lage kosten.
DBFMO gaat over minder, maar nog wel steeds over veel
DBFMO-projecten zijn publiekprivate samenwerkingen waarbij een overheids-
instelling het ontwerp, de realisatie, financiering, beheer en onderhoud en vaak
ook de facilitaire dienstverlening van een project langdurig bij een privaat
consortium onderbrengt. Halverwege het vorige decennium was het nog
voorbehouden aan projecten waar het om een paar miljoen euro ging,
inmiddels is die grens al ruimschoots onderschreden.
Toch: het gaat nog steeds om veel geld.
En ook: je tekent voor een jarenlange samenwerking.
Daardoor: veel en zorgvuldige aandacht, maar: ook de juiste?
De DBFMO’s gaan dus nog steeds over veel en krijgen ook de aandacht die ze
verdienen: veel en zorgvuldig. Veel aandacht van een groot aantal uiteenlopende
betrokkenen in de organisatie. En zorgvuldige aandacht om allerlei waarborgen
in te bouwen om te komen tot de juiste aanbestedingsdocumenten.
En ook: langdurige aandacht, want een DBFMO kent een lange
voorbereidingstijd. Gevaar? Niet meer onbevangen naar eigen
aanbestedingsdocumenten kijken.
Maar bovendien: de documenten ook kunnen bekijken door de bril van een
marktpartij. Die kun je immers niet betrekken bij het opstellen van de documenten
waarop ze later zelf moeten inschrijven.
De vraag is dus of veel, zorgvuldige en langdurige aandacht leidt tot de best
passende aanbestedingsdocumenten. Wij ervaren dat het zeker niet altijd het
geval is.
Wij werken graag en vaak
Kan het anders? Volgens ons wel. Kost dat veel? In onze constructie niet.
samen met Royal
Wordt de doorlooptijd dan meteen stukken langer? Niet met onze aanpak.
Haskoning, en treden u als
een ingespeeld team
tegemoet

2. Onze ervaring aan de andere kant van de tafel
Wij hebben meerdere consortia geholpen bij de inschrijving op DBFMO’s. Die
hulp bestond onder andere uit het begrijpen van de aanbestedingsdocumenten
en modelleren van de prestatie en het betalingsregime. Wat er staat, lijkt vaak
evident, maar met een geheel andere bril – in casu van degene aan de andere
kant van de tafel – is dat ineens niet meer altijd het geval. Verder zoek je als
inschrijvend consortium naar de risico’s die je moet afdekken, en naar de risico’s
waarvoor je je moet indekken. Wij hebben die risico’s met de bril van consortium
op, in kaart gebracht en met Monte-Carlosimulaties inzicht gegeven in de (mate
van) onzekerheden.
Onze uitgebreide aanbestedingservaring
Wij behoren tot de Nederlandse top, daar waar het gaat om het ondersteunen
van complexe en unieke aanbestedingstrajecten. Ons track record is groot en
spreekt voor zich. In onze aanpak staat de hoger gelegen organisatiedoelstelling
centraal. Wij streven naar een aanbestedingsstrategie die hier naadloos op
aansluit. Alleen dan leidt een aanbesteding tot het gewenste resultaat.
Met ons sambalcomité de ervaringen bij u toegepast
Sambalcomité: onze benaming voor een commissie van ervaren deskundigen
die u het vuur aan de schenen legt met vragen. Vragen die aanvoelen als
sambal en vragen om geblust te worden. Geblust met heldere antwoorden.
Heldere antwoorden die de aanbestedingsdocumenten beter maken en leiden
tot betere inschrijvingen en een betere basis voor langdurige en succesvolle
samenwerking. Het sambalcomité komt in principe bijeen als de output-
specificaties voor minimaal 80% gereed zijn. Dus voor de dialoogfase.
Nadat het sambalcomité vanuit diverse invalshoeken de verwondervragen
heeft geformuleerd, nemen wij deze samen met de opdrachtgever door.
Hierbij lichten wij de vragen en de achterliggende gedachten bij de vragen toe,
en geven wij aan waarom die vragen voor een potentiële inschrijver relevant zijn.
Tijdens de sambalsessie stellen wij samen met u vast welke vragen zodanig
relevant zijn dat ze een nadere uitwerking, toelichting of herformulering vereisen.
Op die manier draagt onze scherpe en deskundige blik bij aan een scherpere
DBFMO.
Significant
Significant B.V. Significant is een onafhankelijk advies- én onderzoeksbureau. Wij richten ons op
Thorbeckelaan 91 het vertalen van organisatiebeleid en -strategie naar een optimale bedrijfsvoering
3771 ED Barneveld en het ontwikkelen en evalueren van beleid en strategie op het gebied van
T 0342 40 52 40 maatschappelijke thema’s. Wilt u meer weten over onze sambalcomités bij
KvK 39081506 DBFMO-projecten of de overige dienstverlening van Significant B.V., dan kunt u
info@significant.nl contact opnemen met richard.lennartz@significant.nl of met een van de andere
www.significant.nl adviseurs via ons secretariaat (0342 40 52 40).

3. Miranda Maarssen-van Veenendaal, Corporate Dienst
Rijkswaterstaat
”Als opdrachtgever wil je de mogelijkheden van PPS ten volle
benutten: PPS gaat verder dan samenwerking, je gaat een partnership
aan voor een lange periode. Om een uitvraag in de markt te zetten die
enerzijds uitdagend genoeg is om partijen aan je te binden, maar die
tegelijkertijd voldoende ruimte geeft om het partnership samen vorm
te geven, doe je niet zomaar. Bijkomende valkuil is dat je als vragende
partij geneigd bent om in oplossingen te denken en minder in
functionaliteiten. Dit laatste is bij PPS essentieel: je laat je partner
doen waar hij het beste in is, en dat is het bieden van een oplossing
voor jouw vraagstuk.
Rijkswaterstaat heeft de nodige ervaring met DBFM(O)-contracten in
de infrastructuur. Voor vastgoedontwikkeling was deze ervaring tot
voor kort niet aanwezig. Om toch de goede basis te kunnen leggen
voor partnership in het eerste PPS-vastgoedproject voor
Rijkswaterstaat, is de conceptuitvraag in een Sambalsessie met
Significant onder de loep gelegd. De reden dat Significant is gevraagd
deze ‘contra-expertise’ uit te voeren, is juist hun ervaring aan
inschrijvende kant. Wie anders kan beoordelen of een inschrijvende
partij de uitvraag uitdagend en volledig genoeg vindt om het gewilde
partnership aan te willen gaan. Met name op de terreinen van
duurzaamheid, innovatie en Het Nieuwe Werken heeft Significant
verwondervragen gesteld die ons er toe moesten leiden de uitvraag
nog scherper neer te zetten.
De sessie heeft Rijkswaterstaat geholpen om nog meer vanuit
functionaliteit te redeneren: het voelt enorm goed als de beschrijving
van een gevraagde functionaliteit een antwoord oplevert dat je wilt
horen. Dat betekent dat je beschrijving van de vraag helder en
eenduidig is. Daar waar dit nog niet het geval was, heeft Significant
ons de spiegel voorgehouden: bepaalde beschrijvingen zijn voor
velerlei uitleg vatbaar; wil je meerdere oplossingen of wil je dat niet?
Significant B.V. Het heeft voor Rijkswaterstaat opgeleverd dat de focus in de uitvraag
Thorbeckelaan 91 is komen te liggen op de zaken die de organisatie echt belangrijk vindt,
3771 ED Barneveld en op de kans die geboden wordt aan zowel opdrachtgever als
T 0342 40 52 40 inschrijvende partij om tot partnership te komen.”
KvK 39081506
info@significant.nl
www.significant.nl