SharePoint soll als Enterprise 2.0 Application Business Plattform eine erfolgreiche und unternehmensweite Zusammenarbeit ermöglichen. Leider führen die meisten „provide and pray“ SharePoint-Installationen zu keiner Verbesserung der Zusammenarbeit und der dafür benötigten Nutzung des vorhandenen Unternehmenswissens. Schnell füllt sich auch die neue Plattform ungesteuert mit einer großen Menge an Inhalten. Das gut gemeinte Wissensmanagement wird so oft schnell zum nächsten Datensilo. Der Schlüssel zum Erfolg SharePoint-basierter Collaboration-Systeme liegt im Umgang mit Informationen. Neben der richtigen Nutzung der SharePoint Funktionen zum Management von Informationen, Metadaten und Inhalten, spielt auch die Suchfunktion eine entscheidende Rolle. Wir zeigen in unserem WebCast, wie Sie SharePoint erfolgreich machen. Wir stellen die Frage, wie viel Informationsarchitektur notwendig ist, wie Sie Ihre SharePoint-Plattform schrittweise mit den richtigen Funktionen ausbauen und wie Sie kontinuierlich feststellen können, ob Sie auf dem richtigen Weg sind. Abgerundet wird der Webcast durch die Vorstellung von Tools, die Ihren Nutzern helfen die Produktivität im Umgang mit großen Informationsmengen zu steigern. Als Microsoft Gold Partner in Content und Collaboration realisieren wir seit vielen Jahren individuelle SharePoint-Lösungen und möchten Ihnen zusammen mit unserem Partner Redmond Integrators Lösungsansätze zeigen, wie Sie SharePoint als zentrale Plattform für ihr Informations- und Wissensmanagement etablieren.

1. SharePoint als Drehscheibe für ihr
Unternehmenswissen
Kooperatives Webinar

2. Agenda.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Vorstellung
Grundstein: Informationsarchitektur
Mittel zur Optimierung der Auffindbarkeit von Inhalten
Steigerung der Business Productivity in SharePoint
Wissensvernetzung in SharePoint
Fragen & Antworten
2

3. Wer wir sind.
Mittelständischer Softwarehersteller und ITDienstleister
Sitz in Eisenach, Dresden und Mannheim
Langjährige Erfahrung in Enterprise Search, Business
Intelligence, Data Mining, Big Data
Realisierung von informations-basierten SharePointLösungen
3

4. B-S-S und Microsoft.
Langjähriger strategischer
Microsoft Search Partner
PTSP für SharePoint und Office
356 (BPOI)
Mitglied im Office TAB Programm
Ehemals FAST X11 Partner
Viele erfolgreiche Projekte im
Enterprise Search Umfeld bei
namhaften Kunden
Christian Wittrich
P-TSP SharePoint /O365
Christian.Wittrich@b-s-s.de
4

5. Auszug unserer Referenzen

6. Agenda.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Vorstellung
Grundstein: Informationsarchitektur
Mittel zur Optimierung der Auffindbarkeit von Inhalten
Steigerung der Business Productivity in SharePoint
Wissensvernetzung in SharePoint
Fragen & Antworten
6

7. Sie haben sich also für SharePoint entschieden. Eine gute Wahl!
-7-

8. Wie nutzen es viele aktuell?
Viele Mitarbeiter nutzen SharePoint nur als
modernes Fileshare
Keine einheitliche Verwendung von
Kommunikations- und Kollaborationstools
(Blog, Wiki, Community, Newsfeed,
Yammer)
SharePoint ist für viele nur eine weitere
Quelle, um Informationen abzulegen oder
zu konsumieren
Ergebnis:
» Unzufriedene Mitarbeiter
» Unzufriedenes Business
» Unzufriedene IT
8

9. Struktur und Qualität der Inhalte ist
entscheidend!
Wenige Nutzer erstellen Metadaten
Schneller Wildwuchs an Metadaten
Keine einheitliche Verwendung von
Metadaten
Benötigt wird eine grundlegende
Informationsarchitektur
9

10. Vorgehensmodell zur MetadatenModellierung
1.
2.
3.
4.
5.
Definition der Ziele
Identifikation der Metadaten
Entwurf des Vokabular
Realisierung
Test
10

11. 1. Definition der Ziele
•
•
Unternehmen
Lead
Flyer
Angebot
Report
Sales
Innendienst
Lieferant
Bestellung
Kunde
Marketing
Vertrieb
Einkauf
•
•
Nutzt Serviceinfos
Benötigt Kundendaten
Technischer
Service
Produkt
Patent
Controlling
Erstellt Angebote
Nutzt Vertriebshistorie
Forschung & Entwicklung
•
•
Corporate
Communication
11
Erstellt News
Benötigt Success Stories

12. 2. Identifikation der Meta-Daten
Lfd. Nr.
1
Eigenschaft
Unternehmensstandort
Beschreibung
Logische Einteilung der 44 weltweiten Standorte.
2
Publisher
Autor, Abteilung oder Gruppe die das Dokument veröffentlicht haben
3
Titel
Titel des Item
4
Typ
Beschreibung des Typ des Originalobjektes
5
Sprache
Sprache(n) des Objektes
6
Date
Erstellungsdatum des Objektes
7
Teaser / Description
Kurze Zusammenfassung des Dokumentes
8
Collection
9
Genre / Topic
Dokumente sind oft ein Bestandteil einer Sammlung (Collection) von
Informationen. Hier sollte die URI / der Titel der Sammlung angegeben werden
Beschreibung der Kategorie bzw. des Genre über den der Inhalt handelt.
10
Keywords / subject
Eine Stichwortsammlung über das Thema welches der Inhalt behandelt. Zentral /
User-Notes
12

13. 3. Entwurf des Vokabulars
Kriterium
Beschreibung
Nutzbarkeit
Das Vokabular muss, besonders im Falle einer manuellen Verschlagwortung und der
Nutzung als Filterelement innerhalb einer Suchseite, für die Benutzergruppe(n) verständlich
sein
Repräsentativ
Das Vokabular des Meta-Datum muss die Ressourcen gut beschreiben und somit gute
deskriptive Eigenschaften besitzen.
Vollständigkeit
Das Vokabular muss für die Anwendungsfälle und Domäne möglichst Vollständig sein und
somit alle Fälle Abdecken.
Standardisierung
Das verwendete Vokabular sollte, sofern es möglich ist, standardisiert sein. Dies kann
sowohl ein unternehmensinterner Standard, welcher beispielsweise durch MDM-Systeme
definiert ist, als auch ein externer industrie-Standard, wie beispielsweise eCl@ss für
Industrieprodukte, sein.
Integration
Es muss sichergestellt werden, dass das Vokabular flächendeckend (innerhalb der
Applikation / innerhalb des Unternehmens) genutzt wird.
13

14. 4. Realisierung – Methodenmapping
Methode zur Pflege
Vokabular (Typ)
Unternehmensstandort
Manuell
Kontrolliert (Taxonomie)
Publisher
Manuell (automatische Übernahme)
Unkontrolliert
Titel
Manuell (automatische Übernahme)
Unkontrolliert
Typ
Manuell (automatische Übernahme)
Unkontrolliert
Sprache
Automatische Extraktion / Manuell
Unkontrolliert
Date
Automatische Extraktion
Unkontrolliert
Teaser / Description
Manuell
Unkontrolliert
Collection
Automatische Übernahme
Unkontrolliert
Genre / Topic
Manuell
Kontrolliert (Taxonomie)
Keywords / subject
Manuell
Unkontrolliert
Projekt
Manuell / automatische Übernahme
Kontrolliert (Taxonomie)
Organisation / Contributor
Manuell / automatische Übernahme
Kontrolliert (Taxonomie)
14

15. 5. Test
Nutzer
verstehen
Auswertung
Konzept
Such
Daten
Optimierung
Optimierung
15

16. Agenda.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Vorstellung
Grundstein: Informationsarchitektur
Mittel zur Optimierung der Auffindbarkeit von Inhalten
Steigerung der Business Productivity in SharePoint
Wissensvernetzung in SharePoint
Fragen & Antworten
16

17. Enterprise SEO im SharePoint
Search Center
People/
Expert Search
Nutzer
Suchmission
verstehen
erfüllen
(Query Regeln) (Statistik,
Ranking)
Team /
Projekt Site
Information
Apps
Metadaten
Management
Datenmodell
Datenqualität
Metadaten
Anreicherung
Extraktion
SharePoint Enterprise SEO (Suchoptimierung)
17

18. Enterprise SEO Quick Wins
Die Quick Wins sind so ausgelegt, dass bereits jetzt schon
gestartet werden kann - ohne Programmierung.
18

19. Quick Win 1: Bereits vorhandene
Informationen konsolidieren & nutzen
Zur Verwendung der Eigenschaften aus Informationen aus
einzelnen Informationsquellen in der Suche, müssen diese für die
Suche nutzbar gemacht werden.
•
•
•
•
+
Nach dieser Information kann gesucht werden
Information ist im Frontend sichtbar
Information kann in einem Navigator verwendet werden
Information ist sortierbar
Nutzer kann die Informationen im Frontend entsprechend Ihrer
Eigenschaften verwenden. (z.B. zur Navigation)
Nutzeranalyse: Gemeinsames Verständnis, was der
Nutzer in seiner jeweiligen Rolle im Suchergebnis erwartet.
19

20. Beispiel einer Datenkonsolidierung
Information
Information in der
Suche
Eigenschaften
ows_author
Office
Dokumente
ows_editor
Autor
Blog
Wiki
Creator
Account
Name
20

21. Beispiel Konfiguration
21

22. Quick Win 2: Suchvorschläge geben
(Autovervollständigung)
Nutzer bekommt beim Eingeben eines Suchbegriffes bereits für
Ihn passende Such Term Vorschläge präsentiert.
SharePoint bietet hier die Möglichkeit eines manuell gepflegten
Vokabulars oder einen lernbasierten Mechanismus.
+
Durch den Vorschlag von Suchbegriffen, gelangt der Nutzer noch
gezielter und schneller zu seinen Informationen.
Definition welche Informationen in die Autovervollständigung
Integriert werden sollen. (manuell oder gepflegt)
22

23. Beispiel
23

24. Quick Win 3: Suchverhalten interpretieren
(Statistik)
Durch Aktivierung der Nutzer und Query Statistik können
Wesentliche Erkenntnisse über die Interaktion des Nutzers mit der
Suche gewonnen und ausgewertet werden.
+
Erkenntnisse liefern Rückschlüsse auf Optimierungspotentiale
z.B. in der Datenqualität / Meta Daten Modell.
• TOP Suchbegriffe
• Welche Suchbegriffe liefern keine Treffer
SharePoint Analytics Komponenten installieren und konfigurieren.
24

25. Beispiel Statistik
Popularity Trends
Most Popular Items
25

26. Erreichte Ergebnisse
Sauber definierte
Informationsarchitektur
» Mitarbeiter wissen wo Informationen
abgelegt werden müssen
» Ernennen und Nutzen die Mehrwerte von
Meta Informationen
Enterprise SEO Maßnahmen
» Verbesserung der InformationsKonsumierung, da Informationen leichter
und zielgerichteter gefunden werden
können
26

27. Agenda.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Vorstellung
Grundstein: Informationsarchitektur
Mittel zur Optimierung der Auffindbarkeit von Inhalten
Steigerung der Business Productivity in SharePoint
Wissensvernetzung in SharePoint
Fragen & Antworten
27

28. Productivity Apps für SharePoint 2013.
Solides Content Management und Social Collaboration System
Aber:
• Der Nutzer muss aktiv nach Informationen suchen
• Dadurch geht viel Zeit und Produktivität verloren
Unser Ansatz:
Interagieren und kommunizieren
ohne den Arbeitskontext zu
verlassen.
• Dynamische Content-Auslieferung
• Search-driven Business
28

29. QuePort Apps für SharePoint 2013.
QuePort Productivity App für SharePoint Online und SharePoint on-Premise
Werden über den Microsoft Office 365 App Store vertrieben
Laufen mit über 1.000 Server Installation stabil
Über 1.000
Server
Installationen
29

30. Documents Shared With Me.
Mit Documents Shared With me werden alle in öffentlichen Libraries geteilten
Dokumente in einem App Part angezeigt
Vorteile:
Unmittelbarer Überblick aller geteilten
Dokumente
Leichter relevante Informationen finden
30

31. Newsfeed Notifier.
Durch den Newsfeed Notifier werden Sie unmittelbar über alle aktuellen Newsfeed
Updates informiert.
Vorteile:
Unmittelbarer Überblick aller aktuellen
Newsfeed Benachrichtigungen
Möglichkeit, direkt auf neue
Benachrichtigungen zu antworten
Bekanntes Nutzererlebnis und verbesserte
Mitarbeiter-Produktivität
31

32. My SharePoint Sites.
Mit My SharePoint Sites erhalten sie schnell einen Überblick über alle berechtigten
SharePoint Sites.
Vorteile:
Übersicht aller berechtigen SharePoint
Sites
Anzeige der Informationsarchitektur von
Site Collections
Schnelle Navigation zur gewünschten
SharePoint Site
32

33. Site Activity Stream.
Erhalten sie eine umfassende Übersicht auf alle Updates ihrer aktuellen TeamSite
oder den gefolgten Seiten.
Vorteile:
Aggregierte Auflistung aller aktuellen Site
Updates
Schnellerer Überblick der aktuellen Site
Aktivitäten
33

34. Von einer Standard-MySite…

35. … zur Informations-Drehscheibe.

36. Live Demo
36

37. Agenda.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Vorstellung
Grundstein: Informationsarchitektur
Mittel zur Optimierung der Auffindbarkeit von Inhalten
Steigerung der Business Productivity in SharePoint
Wissensvernetzung in SharePoint
Fragen & Antworten
37

38. Neue Herausforderung für Unternehmen.
„Ich bin kontinuierlich
gewachsen. Irgendwann
möchte ich in die Cloud.
Habe ich morgen zwei
Orte an denen ich Suche?
Was passiert mit meinem
Invest?”
„In einer mobilen
Arbeitswelt nehme ich
mein Intranet überall mit
hin!”
„In einer heterogenen
Landschaft liegen meine
Informationen überall
verteilt. Was ist da
wirklich relevant für
mich?”
„Ich habe sensible Daten.
Wie gehe ich damit um?”
38

39. Was bedeutet das ?
„Jeder Mitarbeiter ist ein Information
Worker“.
„Jede Firma entwickelt sich zu einem IT
Unternehmen“.

40. Barrieren aufbrechen, Informationen
vernetzen.
• Collects SharePointthe background
information in Flat Store
Connects content to your actual behavior
• Filters informationprofile on your current work
Constructs your based DNA
Is a • Delivers the right information to you
colleague of
and
Information Apps
Knowledge Graph
Dan Park
Dan Park
Kelly Krout
Kelly Krout
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hascollegue
Kelly Krout
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UsedBy
2012/07/08 12:41
Kelly Krout
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Jack Creasey
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Jack Creasey
Jack Creasey
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Anna Lidman
Anna Lidman
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40
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41. Use Case: Recommended Documents
Dan
Park
Kelly
Krout
hascollegue
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2012/07/08 12:41
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M300
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Anna
Lindman
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Creasey
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contains
41
Canon

42. UseCase: Expert Finder

43. UseCase: Security /Compliance
Komplexes Rechte und
Freigabe Management
Freigabe per SiteCollection, Site,
Listen oder Dokument
Rechte können über Gruppen
oder User Ebene vergeben
werden
Rechte können vererbt oder
explizit vergeben werden
Privilegien können individuell
angepasst werden
Einfache Möglichkeit
Informationen mit anderen zu
teilen, mit weitreichenden Folgen
Informationen können an
verschiedenen Stellen gepflegt
werden (z.B. externe IDM)
…
43

44. Rechte und Vererbung in SharePoint
Site
List/Library
Item
User
Site
AD User
Group
SP User
Group
List
Document
SharePoint erlaubt nur eine
auszugsweise Betrachtung
der Rechtevergabe
44

45. Wissensvernetzung: Security Graph
Vernetzung von Inhalten und
Berechtigungen
Komplexe Berechtigungshierarchie wird aufgebrochen
Überführung in ein verständliches
und leichtgewichtiges Wissensnetz
Zusammenhänge der einzelnen
Strukturen im SharePoint
automatisiert nutzbar
45

46. Mögliche Integration des Security Graphen
in SharePoint
Alle Dokumente einer SiteCollection, die
eine mögliche Gefährdung aufgrund
ihrer Freigabe darstellen.
46

47. Q&A?
47

48. Fragen & Antworten.
B-S-S Business Software Solutions GmbH
Wartburgstrasse 1
99817 Eisenach/Germany
Phone
mail
web
Blog
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www.b-s-s.de
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48