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El proceso de educir requisitos

  1. 1. Análisis de Sistemas I - 2005 Mgter. Vallejos, OscarTema 7: Educción de RequisitosEl proceso de educir requisitosEducir significa sacar algo de algo. En este caso, lo que se educe son los requisitos de diversasfuentes, que más tarde se distinguirán.El proceso de educir requisitos puede descomponerse en las actividades de: hallazgo, dehechos, reunión e integración de la información.Un procedimiento para obtener la información directamente de la gente que usara el sistemaconsta de los siguientes pasos: I. Identificación de las fuentes relevantes de los requisitos, es decir, que usuarios pueden proporcionar información acerca de los requisitos. II. Preguntar cuestiones apropiadas para obtener y comprender sus necesidades. III. Analizar la información reunida buscando implicaciones, inconsistencias o aspectos no resueltos. IV. Confirmar la comprensión de los requisitos con los usuarios. V. Sintetizar las especificaciones adecuadas para los requisitos¿ Como se pueden construir las técnicas de educción ?Las técnicas de educción han evolucionado desde este procedimiento general: • Definiendo procesos detallados • Proponiendo preguntas o categorías de preguntas • Estableciendo formatos estructurados para las reuniones • Describiendo comportamiento ideales, individuales o de grupo. • Construyendo patrones para organizar y registrar la informaciónEl resultado tangible de educir requisitos es un conjunto de requisitos que puede ser utilizadopor el quipo de desarrollo de software.Sin embargo, hay muchas conductas intangibles del proceso que pueden afectar al completoéxito del proyecto. Estas conductas difieren, dependiendo de si el proceso de educción fueconducido bien o pobremente.Conductas en un buen procesoEl proceso de educir parte de una idea que refleja una necesidad de automatización que surgede los usuarios y que, gracias a la tecnología proporcionada por los ingenieros del software, sedistingue con claridad lo que realmente necesitan los usuarios
  2. 2. Análisis de Sistemas I - 2005 Mgter. Vallejos, Oscar Id e a A y u d a a la e xp lo ra c ió n d e re q u isito s L o s u s u a r io s ti e n e n u n a id e a v a g a d e lo q u e n e c e s ita n P ro c e s o d e E d u c ció n L o s in g e n ier o s d e s o ftw a re d an u n a D is tin c ió n e n tre lo q u e lo s u s u ar io s id e a d e lo q u e la q u ier en y lo q u e n e ce sita n te c n o lo g ía p u ed e o fr ec er F ig . 0 3 -0 1: E n tra d a y sa lid a s d el p ro ce s o d e e d u c irConductas en un proceso pobreCuando la educción es pobre, lo que ocurre con cierta frecuencia, la insatisfacción producida enlos usuarios conduce a un grave impedimento para el desarrollo normal del proyecto software.Problemas de la educción de requisitos Se pueden agrupar en tres categorías: 1) Problemas de alcance, de forma que los requisitos pueden implicar demasiada o muy poca información. Las técnicas de educción tienen que ser lo suficientemente amplias como para establecer las condiciones de los limites del sistema objetivo. La determinación de los limites y objetivos del sistema (con los que se comprobará que los requisitos obtenidos son correctos) se puede realizar a través de un análisis de contexto y de la organización. Hay al menos tres contextos amplios que afectan al proceso de ingeniería de requisitos para un sistema propuesto: Organización: los requisitos de organización proporcionan una comprensión de la propia organización y del papel que representa el sistema en el contexto de la organización. Los factores de organización incluyen: a) las presentaciones de las entradas al sistema, b) los usuarios de las salidas del sistema y c) las formas en las que el sistema cambiará el modo de trabajar en la organización. Entorno: para educir requisitos del usuario es necesario disponer de una descripción precisa de los usuarios y de su entorno. Los factores de entrono incluyen: a) restricciones de hardware y software, b) madurez del dominio del sistema, c) certeza de las interfaces del sistema con el sistema que le embebe y d) papel del sistema dentro de otro sistema mas grande. Proyecto: los factores del contexto del proyecto incluyen: a) atributos de los diferentes grupos, tales como usuarios finales, patrocinadores, desarrolladores o analistas de requisitos. Atributos tales como el estilo ç, la jerarquía en ese grupo, la experiencia en el dominio, la experiencia en computadoras, … y b) restricciones impuestas por la gente implicada. Por ejemplo, la dirección puede imponer restricciones de tiempo, coste, calidad deseada, … 2) Problemas de comprensión, dentro de grupos de implicados o entre grupos, como por ejemplo, entre usuarios y desarrolladores.
  3. 3. Análisis de Sistemas I - 2005 Mgter. Vallejos, Oscar Como consecuencia de una pobre comunicación entre usuario y analista, los requisitos son ambiguos, incompletos, inconsistentes e incorrectos, porque no responden a las verdaderas necesidades de los usuarios. Puede ser dividido en varios aspectos: A) Las comunidades implicadas en la educción (patrocinadores y clientes, desarrolladores, personas de control de calidad, analistas) tienen distintas formaciones y experiencia. La información reunida por una de las comunidades esta sesgada por el nivel de abstracción con el que este grupo ve el problema, objetivos, responsabilidades… Por ejemplo: • Los desarrolladores del sistema tienen un conocimiento limitado del dominio de la aplicación • Los usuarios no conocen métodos de diseño para desarrollar sistemas con componentes software • Los clientes puede que no comprendan la dificultad para resolver un problema dado. B) El lenguaje usado para expresar requisitos puede ser demasiado formal o informal para reunir las necesidades de cada uno de los grupo. Inicialmente, se usa lenguaje natural lo que provoca ambigüedad y mala interpretación. C) La gran cantidad de información que se educe tiene que organizarse de alguna forma. Cualquier metodología requiere una gran cantidad de documentación que hay que gestionar. La forma en la que se expresan los requisitos, y el tamaño del sistema descrito, afecta a la comprensión.. 3) Problema de volatilidad, ya que los requisitos evolucionan con el tiempo. Las necesidades del usuario durante el desarrollo de un sistema pueden madurar a causa del conocimiento adicional fruto del desarrollo o de presiones del entorno o de la organización que no son previstas. Si no se incorporan estos cambios, los requisitos originales serán incompletos e inconsistentes con la nueva situación. Algunas de las causas de volatilidad de los requisitos son: Las necesidades del usuario evolucionan. El proceso de educción, análisis, especificación y validación se debe realizar más de una vez. Y las especificaciones obtenidas se van refinando de acuerdo al nuevo conocimiento obtenido. Los requisitos son resultado de muchas contribuciones con distintas, y a veces contrapuestas, necesidades y objetivos. La priorización de las necesidades de las comunidades implicadas en la educción puede corregir la preponderancia de alguna de ellas durante esta fase de educción. La complejidad de la organización. Los objetivos, políticas, funciones de os usuarios, pueden cambiar a lo largo del proyecto, sobre todo si los usuarios afectados son muchos. El proceso iterativo de desarrollo de requisitos resuelve este problema. Las técnicas desarrolladas y usadas por los ingenieros de software han sido diseñadaspara superar las dificultades descriptas anteriormente (alcance, comprensión y volatilidad). Se clasifican en dos grupos: • Algunas técnicas son de alto nivel, es decir, amplios entornos que permiten albergar procesos que educen requisitos.
  4. 4. Análisis de Sistemas I - 2005 Mgter. Vallejos, Oscar • Otras técnicas son de bajo nivel, que proporcionan tácticas especificas para educir detalles de una parte determinada de un sistema o de un usuario particular.Técnicas de Alto Nivel Técnicas detalladasJAD EntrevistasEntorno de bucles adaptativos CuestionariosPrototipos Arreglos-Q Brainstorming Entorno PIECES Análisis de Mercado Análisis de factores críticos STROBEEn sentido genérico, también se pueden describir las técnicas en las siguientes categorías,basándose en la actividad del analista: ¬ Preguntar. Una vez identificada la persona se preguntan los requisitos ¬ Observar e inferir. Se observa el comportamiento de un sistema existente y a los usuarios del mismo y seinfieren sus necesidades desde ese comportamiento. ¬ Discutir y formular. Se discute, con los usuarios, sus necesidades, y juntos, se formula una comprensióncomún de los requisitos. ¬ Negociar con respecto de un conjunto estándar. Se comienza con un conjunto existente de requisitos, y se negocia con los usuarios sicada una de estas características se incluye, excluye o modifica. ¬ Estudiar e identificar problemas. Se realizan investigaciones de problemas que identifiquen requisitos que mejoren elsistema. ¬ Descubrir a través de procesos creativos. Cuando no hay soluciones obvias, en problemas complejos ¬ Postular. Si no hay acceso al usuario o cliente, o si se está creando un producto que no tieneprecedente.El muestreoEl muestreo es el proceso por el cual se seleccionan de manera sistemática elementosrepresentativos de una población
  5. 5. Análisis de Sistemas I - 2005 Mgter. Vallejos, OscarExisten numerosos motivos por los cuales un analista de sistema querrá seccionar muestrasrepresentativas de datos para examinar o personajes que entrevistar, interrogar u observar. Elmuestreo agiliza el proceso, por medio de la recopilación de datos seleccionados, y no de todoslos datos de la población.El muestro reduce la parcialidad de los datos recopilados. Se deben seguir cuatros pasos paralograr un buen diseño del muestro.1.- Definir con preescisión los datos que se van a recopilar o a describir. Se debe saberque se harán con los datos antes de recopilarlos. Se deben identificar las variables, atributos ylos datos asociados a los artículos que serán recopilados en el muestreo. Se debe considerarel método de estudio (entrevista, cuestionario, etc), el objetivo y la características de lainformación que se va a investigar.2.- Delimitar la población sujeta a selección de muestras. Se decide sobre las siguientescuestiones: que tiempo serán suficientes tomar ? . Se incluirá un solo nivel de la organización ?.3.- Elegir el tipo de muestra. Existen cuatro tipos básicos de muestras: a) de oportunidad: son deterministicas y no tienen restricciones ni soporte probabilística. b) Dirigidas: se elige a un grupo de individuos que conozca y este interesado en el nuevo sistema de información. c) Aleatorias simples: lista numerada de la población donde cada uno de los integrantes de la lista tienen la misma probabilidad de ser elegidos. d) Aleatorias complejas: a. Sistemático: enésima persona de una lista b. Estratificado: se identifican subpoblaciones (estratos), para luego seleccionar a sujetos de estas subpoblaciones. c. Por grupos: selecciona a un grupo de gentes o documentos4.- Decidir el tamaño de la muestra. Debe ser un número absoluto (no un porcentaje).Muchas veces se limita por el costo que involucra, o por el tiempo disponible del analista desistemas, o de los integrantes de la organización. Pasos a seguir para determinar el tamaño demuestra: a) establecer el atributo que se va a tomar como muestra b) localizar la base de datos o el informe donde se encuentran los atributos c) examinar el atributo y estimar "p" (proporción de la población) que cuente con el atributo d) determinar el intervalo estimado aceptable "i" . e) Elegir el nivel de confianza y encontrar el coeficiente de confiabilidad en un tabla f) Calcular el error estándar de la muestra "Vp", vp = i/z.- g) Determinar el tamaño de la muestra, "n", mediante: n = ( p( 1 - p) / Vp2 ) + 1Tipos de información que se obtiene durante la investigación Conforme el analista se va adentrando en la organización y en sus requerimientos deinformación, se torna importante examinar los diferentes tipos de datos que aportaninformación, que de otra manera no podría obtenerse. Los datos concretos revelan latrayectoria de la organización y hacia donde se dirige según sus miembros. El analista debeexaminar los datos cualitativos y cuantitativos.Análisis de datos cuantitativosInformes corporativos. La ley exige por mandato y regulación que las firmas proporcionesinformes corporativos o informes anuales para la emisión de acciones publicas. El estado deresultado es otra forma de estos informes.
  6. 6. Análisis de Sistemas I - 2005 Mgter. Vallejos, OscarInformes de desempeño. Comparan los resultados reales con los planeados. Sirve paradeterminar si la tendencia de la diferencia se acorta o se amplia.Registros. Contienen actualizaciones periódicas de lo que ocurre en la empresa.Formas para la captura de datos. Antes de que se disponga a modificar el flujo deinformación dentro de la organización, , debe comprender la operación del sistema vigente,para ello recopilara y catalogara copias en blanco de cada una de las formas (oficiales yextraoficiales) que se utilizan.Análisis de documento cualitativo Estos documentos no siguen lineamientos preestablecidos y su análisis se vuelvefundamental para comprender como los integrantes de la organización están involucrados en elproceso de la organización. Incluyen:Memorandum. Se debe considerar quienes son los emisores y quienes los reciben.Normalmente fluyen hacia abajo. El análisis de su contendido revela valores, actitudes ycreencias de los miembros de la `organización.Avisos pegados en tableros y áreas de trabajo. Reflejan la cultura oficial de la organización.Manuales de procedimientos y de políticas de la empresa. Deben analizarse siguiendolineamientos preestablecidos. Gran parte de la información, tanto cuantitativa como cualitativa, no es de uso corriente;más bien, se encuentran almacenadas en archiveros. Por ejemplo registros actuariales,presupuestos y los informes de ventas.La entrevistaEs una conversación dirigida con un propósito especifico, que se basa en un formato depreguntas y respuestas. En la entrevista desea conocer tanto las opiniones como lossentimientos del entrevistado acerca del estado actual de los sistemas, sus metas personales,de la organización y de los procedimientos informales. En la entrevista necesitara crear un climade confianza y entendimiento, sin perder en control de la misma.Planeación de la entrevistaSon cinco los pasos para la planeación de la entrevista.Lectura de antecedentes. Consulte y comprenda el mayor numero posible de antecedentes delos entrevistados y de la organización, esto le ayudara a elaborar un vocabulario, queeventualmente, lo capacitara para redactar las preguntas de la entrevista, de manera tal queestas sean comprendidas por su entrevistado y a aprovechar al máximo el tiempo de laentrevista no haciendo preguntas generales sobre antecedentes de la organización.Establecimiento de los objetivos de la entrevista. Se establecen con base a losantecedentes que consulte y a su experiencia particular. Deben existir aspectos fundamentalesreferentes al procesamiento de la información y al proceso de la toma de decisiones sobre lascuales se deseara hacer preguntas, están incluyen: fuentes de información, formatos de lainformación, la frecuencia de la toma de decisiones, la calidad de la información y el estilo de latoma de decisiones.
  7. 7. Análisis de Sistemas I - 2005 Mgter. Vallejos, OscarSelección de los entrevistados. Se deben incluir a gente clave en cada nivel.Preparación del entrevistado. Prepare a las personas que entrevistara. El tiempo que ellos lededican a Ud. no se lo dedican a la Organización.Selección del tipo y estructura de las preguntas. El esencia de la entrevista se basa en usode técnicas inquisitivas adecuadas. Las preguntas tienen cierto tipo de estructura. Los dos tiposbásicos son cerradas y abiertas. Es posible estructurar su entrevista bajo tres patronesdiferentes: el de estructura de pirámide, de estructura de embudo y la estructura de diamante.Cada uno de ellos adecuado para condiciones particulares.Preguntas abiertasIncluyen a aquellas tales como: " ¿ Que opina acerca del uso de redes informáticas en laspequeñas organizaciones ? y " ¿Podría explicar el uso de prototipos ?". Abiertas son lasopciones que tiene el entrevistado para responder. Algunas de las ventajas de utilizar preguntasabiertas son: simplifican las cosas para el entrevistado; permiten al entrevistador, seleccionar elvocabulario del entrevistado, lo que refleja su educación, valores y creencias.; proporcionan unariqueza de detalla; revelan nuevas alternativas sobre preguntas no consideradas; hace masinteresante la entrevista, permite una mayor espontaneidad>; facilita el estilo del entrevistado;se suele utilizar como alternativa cuando el entrevistado no se encuentra preparado. Algunas de las desventajas de las preguntas abiertas son: permiten preguntas quepueden generar demasiada información irrelevante; la posible perdida del control de laentrevista; respuesta con demasiado tiempo para la cantidad de información que aportan;pueden dar la apariencia de que el entrevistador no se prepara o que el mismo se encuentraexpedicionando sin tener claros los objetivos.Preguntas cerradasPodría ser "¿Cuántos especialistas conforman su equipo de trabajo?". Las posibles respuestasse hallan limitadas. Un tipo especial de pregunta cerrada es la bipolar. Es muy limitada al tenersolo dos respuestas alternativas. Algunas ventajas de las preguntas cerradas son: ahorrantiempo; facilitan la comparación entre entrevistas; llegan al punto de interés; mantienen elcontrol de la entrevista; cubren rápidamente diversos aspectos; obtienen datos de relevancia.Sin embargo las desventajas de la utilización de preguntas cerradas son importantes, entreotras, se citan las siguientes: aburren al entrevistado; pierden la riqueza del detalle; se puedenperder ideas centrales por el punto anterior y no favorecen un clima de armonía entre elentrevistado y el entrevistador.SondeosEs un tercer tipo de pregunta. La pregunta mas simple es el " ¿Por qué ?":El propósito delsondeo es ir más allá de la respuesta inicial para obtener un mayor significado, y aclarar oampliar los puntos del entrevistado. El sondeo se puede realizar mediante preguntas cerradas oabiertas. La mayoría de los entrevistadores principiantes son reticentes acerca del sondeo, y enconsecuencia, aceptan respuestas superficiales. Si el sondeo se hace de una manerasistemática y determinada, le servirá para mostrar a su interlocutor que escucha lo que dice,pensando al respecto y respondiendo adecuadamente.Errores en las preguntas
  8. 8. Análisis de Sistemas I - 2005 Mgter. Vallejos, OscarAl formular de antemano las preguntas podemos corregirlas. Dentro de los tipos de preguntasdeficientes tenemos las tendenciosas y las preguntas dobles. Las preguntas tendenciosastienden a dirigir al entrevistado hacia la respuesta que Ud. quisiera escuchar. Las preguntas dobles son aquellas que en una sola contienen, de echo, dos preguntasdiferentes. Normalmente no deben utilizarse por que se corre el peligro que el entrevistado soloconteste una de ellas.Orden de las preguntas en una secuencia lógica. Existen tres formas de organizar sus preguntas: a) inductivo (piramidal) b) deductivo (embudo) c) combinación de ambas (diamante)Muchos entrevistadores consideran que las entrevistas se asemejan a conversaciones, y por lotanto, deberían de carecer de una estructura formal, tanto las preguntas como su secuencia.Para una entrevista íntegramente estructurada todo se planea de antemano y tal plan se siguede manera estricta.. Las preguntas cerradas son la esencia de una entrevista completamenteestructurada.Registro de la EntrevistaRegistre los aspectos mas importantes de su entrevista. Puede usar grabadora, cuaderno denotas, etc. , lo importante es que se lleve un registro permanente durante la entrevistaDe avisar al entrevistado del medio de registración que utilizara, como también el objetivo dedicha registración. Sea honesto y explicito en sus declaraciones y garantice la confiabilidad dela registración. La grabación posee algunas ventajas: proporciona un registro preciso ycompleto; libera al entrevistador para escuchar y responder con mayor rapidez; permitereproducir la entrevista, permite un mayor contacto visual, posee las siguientes desventajas:puede poner nervioso al entrevistado; puede reducir la capacidad de atención del entrevistador;inconvenientes de búsquedas en la cinta de pasajes de la entrevista.El tomar notas también tiene sus ventajas: mantiene alerta al entrevistador; sirve para recordarpreguntas importantes; muestra el interés del entrevistador en la entrevista y de su preparaciónpara la misma: También las notas no dejan de tener inconvenientes: perdida de contactovisual; perdida de la continuidad en la conversación, interrupciones, etc..Antes de la entrevista comuníquese con su entrevistado para confirmar el lugar y la hora. Antesde la entrevistas todo tenga en perfectas condiciones y listo.Realización dela entrevistaComience en el momento establecido. Saludo ha su entrevistado. Verifique que todo este enperfectas condiciones. Recuerde a su interlocutor el grado de detalles que quiere en lasrespuestas (si fuesen abiertas). Controle el uso del tiempo. Manéjelo adecuadamente.Existen algunos problemas que se pueden presentar durante la entrevista, por ejemplo: elentrevistado percibe que su autoestima se encuentra amenazada; puede llegar a tenerreacciones emotivas a temas conflictivos, puede llegar a malentender las preguntas respecto ala sucesión de los acontecimientos; puede apegarse a formas tradicionales, puede llegar aequivocarse en el momento de inferir sobre lo observado; puede llegar a competir con Ud.Sobre el tiempo de la entrevista. ; puede olvidarse e inclusive mentir sobres hechosimportantes.Trate de cubrir todo el material de la entrevista en no mas de 45 minutos (o una hora). Concluyasu entrevista en el momento prometido. Solicite al entrevistado si desea acotar algún otrodetalle al finalizar la misma. Informe al entrevistado sobre los pasos posteriores.
  9. 9. Análisis de Sistemas I - 2005 Mgter. Vallejos, OscarLuego necesita redactar un informe escrito de la entrevista que rescate la esencia de la misma.De esta manera se asegura la calidad de los datos.Uso de CuestionariosConstituyen una técnica de recopilación de información que permite a los analistas recogeropiniones, posturas, conductas y características de las diversas personas de una organización.Las respuestas que se obtienen de cuestionarios con preguntas cerradas pueden cuantificarselas de preguntas abiertas se pueden analizar e interpretar de maneras distintas. Loscuestionarios pueden servir para determinar que tan difundido o limitado se encuentra unsentimiento.Pueden verse como una forma rápida de recopilar cantidades masivas de datos acerca de laopinión de los usuarios al sistema actual; que problemas experimenta en sus trabajos, que es loque esperan que se modifique o se cambie.Lo primero es definir que buscamos con el uso de cuestionarios, para ello se describen acontinuación una serie de lineamientos para establecer la conveniencia de los cuestionarios: a) las personas a quienes se interrogara se encuentran dispersas b) los involucrados en el proyecto son muchos y se necesita conocer un porcentaje de aprobación o no del mismo. c) Se lleva a cabo un estudio exploratorio y deseamos medir la opinión general d) Deseamos sondear el problema que presenta el sistema actual.En los cuestionarios no podemos profundizar una pregunta y/o analizar términos difíciles, estoimplica para el analista que las preguntas deben ser completamente transparente; el flujo delcuestionario convincente; se debe anticipar a las respuestas de las preguntas, y que el manejodel cuestionario sea planificado con todo detalle.Al igual que en las entrevista, también se cuentan con preguntas abiertas y cerradas. Laspreguntas abiertas son adecuadas en aquellas circunstancias en que se desea conocer laopinión de los miembros de una organización sobre algunos aspectos del sistema., Tambiénson utiles para explorar situaciones.Las preguntas cerradas deben utilizarse cuando somos capaces de enumerar de antemano lasrespuestas posibles. Las respuestas deben ser mutuamente exclusivas. También podemosutilizar preguntas cerradas cuando queremos explorar una gran muestra de personas.En el uso de cuestionarios también es necesario redactar de forma adecuada los mismo paraque sean efectivos. En la elección del vocabulario utilice uno acorde con el utilizado en laorganización. Mantenga una redacción sencilla. Sea especifico, evite, sin embargo, evitepreguntas especificas Utilice preguntas cortas. Evite preguntas censurables, dirija las preguntasa las personas indicadas (esto es, aquellas que sean capaces de responder).Uso de escalas en los cuestionariosEscala es el proceso de asignar números u otros símbolos a un atributo o características con elfin de poder medirlo. Con frecuencias las escalas son arbitrarias y no llegan a ser únicas.El analista necesita diseñar escalas para medir actitudes o características de la gente o contarcon un elemento de juicio sobre temas de un cuestionario.Si deseamos medir actitudes de los cuestionarios, las respuestas pueden combinarse oagruparse para que nos informen de tales actitudes.Si no interesamos en la manera de evaluar los balances mensuales, consideraremos entoncescomo jueces a los consultados. En este caso no importaría la magnitud de las diferencias deactitud de los que contestan el cuestionario.Existen cuatro formas de escalas de medición, cada una de ellas ofrece diferentes grados deprecisión: a) Nominal: se utilizan para clasificar objetos.
  10. 10. Análisis de Sistemas I - 2005 Mgter. Vallejos, Oscar b) Ordinal: También permiten la clasificación, sin embargo, la diferencia es que las escala ordinal implica además un arreglo por categorías. c) De intervalo: tienen la característica que la diferencia que existe es la misma entre los intervalos de cada uno de los números. d) Proporcional: Son similares a las de intervalos porque se supone que los intervalos entre los números son iguales: sin embargo, las escalas proporcionales cuentan con un cero absoluto.Existen dos parámetros de desempeño cuando se construyen las escalas: la validez y laconfiabilidad.La validez es el grado con el que la pregunta determina lo que el analista intenta medir.La confiabilidad es un parámetro de consistencia. Si el cuestionario da el mismo resultado alrepetirlo bajo las mismas condiciones, se dice que el instrumento cuento con una consistenciaexterna. Si el cuestionario contiene fragmentos, y estos generan resultados equivalentes, sedice que tiene una consistencia interna. Ambas son importantes.La elaboración de una escala es tarea seria. El analista puede elegir entre invertir una parteimportante de su tiempo para elaborar escalas que otorguen validez y confiabilidad, o bien,solicitar la respuesta a una serie de preguntas y dar seguimiento al cuestionario por medio deentrevistas, investigaciones y observaciones, o bien otra técnica.Si elaboramos escalas, tenemos las siguientes opciones: Escalas arbitrarias: mide los que se intenta medir Escala por consenso: involucra a un grupo de jueces, quienes ayudan a evaluar lostópicos que el analista eligió para el cuestionario. Análisis de temas: involucra la evaluación de los tópicos por un pequeño grupo de quienesresponderán, similar al grupo que recibirá el cuestionario definitivo. Cada tópico se analiza enfunción de su conveniencia. Factorización: es el procedimiento estadístico por medio del cual se agrupan objetossimilares.Las escalas mal echas origina problemas de: • Indulgencia: los que responden los cuestionarios son pocos evaluadores • Tendencia central: cuando el que responde califica todo como promedio. • Efecto halo: la impresión que deja un pregunta se acarrea en la siguiente.Diseño y aplicación de cuestionariosUn cuestionario bien diseñado y de relevancia elimina cierta resistencia para responder.Algunos lineamientos para ordenar el contenido del cuestionario y obtener mejores resultados: a) Para el formato del cuestionario: disponga de suficiente espacio en blanco, disponga de suficiente espacio para las respuestas, utilice círculos para las respuestas, utilice los objetivos como ayuda para establecer el formato y mantenga un estilo consistente. b) Para el orden de las preguntas no existe una forma única pero deberá prever que las preguntas de importancia para quien contesta van primero, se deben agrupar las preguntas del mismo tema, use las tendencias asociativas y no olvide de plantear primero los temas de menor controversia.
  11. 11. Análisis de Sistemas I - 2005 Mgter. Vallejos, Oscar La decisión acerca de a quien se dará el cuestionario se toma al momento de establecer los objetivos de la información que se busca. Eventualmente se cuenta con varias alternativas para la aplicación de un cuestionario; y la elección del método con frecuencia lo establecen las circunstancias de la empresa. Dentro de las opciones tenemos :- 1. Reunir a todas las personas en un solo sitio 2. Entregar personalmente los cuestionarios en blanco y recogerlos una vez que se encuentren completos. 3. Permitir a quienes contestan el cuestionario que durante las horas de trabajo lo respondan por su cuenta y posteriormente lo depositen en un buzón central 4. Enviar por correo el cuestionario a aquellos empleados de sucursales remotas, estableciendo fechas límites, proporcionando instrucciones y reembolso postal.Uso de arreglos QUna técnica de recopilación de información, que esta relacionada con los cuestionarios es lallamada metodología Q. Esta metodología consiste en la estructuración de un arreglo-Q, el cualfuerza a que las respuestas se apeguen a una distribución normal, que es adecuada paraagrupar a los que responden, con base en sus opiniones sobre un tópico particular.A partir de las entrevistas, las observaciones y el muestreo de datos de archivos, el analistacrea una serie de tarjetas con postulados o conceptos para que los que responden las ordenen.Cada tarjeta contiene por separado un postulado; en teoría, al agrupar las tarjetas, se tiene todoel dominio posible de actitudes sobre el tópico en cuestión.Se instruye a quien responde para tomar un paquete de tarjetas y separarlas en varias pilas.Para facilitar lo anterior, el analista prepara entre ocho y diez tableros de arreglo-Q, de tal formaque la selección de varios individuos puede procesarse simultáneamente.El número de pilas que se van a ordenar depende del número de postulados; cuanto mayor seael número de postulados, más pilas debe haber. Se le pide a quien responde que coloque unnúmero especifico de tarjetas en cada pila. El número de tarjetas requerido en cada pila tieneque corresponder a un perfil discreto de distribución normal.Esta técnica se utiliza para identificar subgrupos dentro de una población.Una de las principales ventajas de la utilización del arreglo-Q consiste en que es un técnicaeficaz para la recopilación de datos, ya que requiere de muy pocas personas para querespondan un cuestionario.Se puede utilizar la metodología de la siguiente manera: • Entrevistar a una muestra de miembros de todos los niveles y áreas funcionales de la organización, para conocer sus inquietudes. • Redactar una serie de premisas que capture de manera adecuada el dominio posible de las actitudes y opiniones de los miembros de la organización, y que tenga relevancia para el estudio de sistemas. • Construir tableros de arreglos-Q, con una distribución normal discreta, y tarjetas de 3" x 5 " que contengan las premisas más relevantes. Indicar sobre los tableros el número de premisas que correspondan a cada pila. • Evaluar el arreglo-Q con un grupo de personas. Volver a escribir cualquiera de las preguntas pera mejorar su claridad • Aplicar el arreglo-Q modificado a grupos de 8 a 10 personas • Registrar el arreglo de premisas de cada encuestado • Llevar a cabo una factortización para la determinación de los subgrupos • Observar las premisas que queden en los extremos de la distribución normal para las personas que quedaron incluidas en un subgrupo. Busque similitudes para obtener un entendimiento de las actitudes y opiniones del subgrupo. Nombre los subgrupos.
  12. 12. Análisis de Sistemas I - 2005 Mgter. Vallejos, OscarBrainstormingEs una técnica de grupo sencilla para la generación de ideas. En un ambiente libre de criticas,la gente sugiere ideas.Una sesión de brainstorming funciona bien con 4 a 10 personas. Una persona es el líder, peroel papel del líder se reduce a, prácticamente, abrir la reunión más que a restringirla ocontrolarla.El brainstorming puede ser útil en: • La generación de múltiples puntos de vistas del problema • La formulación del problema en forma diferentesUsando correctamente, puede ayudar a superar algunas de las dificultades de la educción derequisitos: • Estimula la imaginación contribuyendo a que los usuarios sean consientes de sus necesidades • Ayuda a construir una más completa figura de las necesidades de usuario • Evita la tendencia de centrarse en áreas estrechas demasiado pronto • Es una técnica fácil de aprenderFases de una sesiónLlevar a cabo una sesión de brainstorming conlleva realizar distintas fases: preparación,generación de ideas (los participantes ofrecen tantas ideas como puedan, sin discutirlas) yconsolidación (discusión, revisión y organización de las ideas).Fase de preparaciónLa preparación para una sesión de brainstorming requiere: • La identificación de participantes: clientes, usuarios, e ingenieros de software • La designación del líder. • La planificación de la sesión con los participantes • La preparación de la salaFase de generaciónLa sesión es iniciada por el líder, que expresa una instrucción general del problema.Los participantes expresan libremente, en turno o espontáneamente, dependiendo del criteriodel líder.No hay criticas sobre las ideas, se fomentan las ideas no convencionales, así como embellecero combinar las ideas de otros. Las ideas deben estar visibles durante la sesión, por lo que unapersona puede registrar todas las ideas, o bien utilizar otros métodos, como una pizarra, hojasencima de la mesa, pápelo grafos, etc.La sesión finaliza cuando el líder considera que hay suficientes ideas registradas.Fase de consolidaciónDurante esta fase las ideas se organizan según criterios de uso, en cuatro pasos: 1) Primero se revisan las ideas para clasificarlas. Puede que sea necesario rescribir algunas de las ideas para que sean comprendidas por todos, o también, se pueden reconocer dos o más ideas como esencialmente la misma, en este caso será necesario agruparlas. 2) Se descartan las ideas que no sean utilizables
  13. 13. Análisis de Sistemas I - 2005 Mgter. Vallejos, Oscar 3) Se discuten las ideas restantes con el objetivo de ordenarlas imponiendo prioridades: los requisitos que son absolutamente esenciales, los buenos pero no esenciales, los apropiados para posteriores versiones del sistemas, pero no para la que se está construyendo. 4) Después de la sesión, se registran todas estas ideas, con sus prioridades u otros comentarios.Entorno PIECESProporciona una estructura del proceso de educción para analistas poco experimentados queconsta de seis categorías de aspectos que se deben explorar, y que pueden ser ajustadossegún el dominio de la aplicación.PIECES es un acrónimo formado por las iniciales de las seis categorías que propone:Rendimiento, información y datos, economía, control, eficiencia y servicios.Rendimiento del sistema El rendimiento se mide de dos formas: • Throughput, o número de tareas completadas en unidad de tiempo. • Tiempo de respuesta, o tiempo requerido para ejecutar una única tarea.Entonces, para educir requisitos de rendimiento hay que identificar las tareas que el sistemadebe realizar y medirlas por cada tipo de tarea.Información y datos a obtener del sistemaUn sistema de información proporciona: • Datos útiles para la toma de decisión • Acceso a la clase correcta de información, en el momento adecuado, en la cantidad justa y en forma utilizableSi los usuarios tienden a no usar el sistema puede que el tipo de información proporcionado nosea correcto.Si los usuarios expresan frustración, o es que hay mucha información o es que no se da en elformato adecuado.Economía.Factores de coste relacionados con el uso de un sistema son: • Nivel de servicio, que es una medida del rendimiento del sistema. Para algunos de los sistemas, la demanda puede variar en cuestión de minutos o de horas. Pero a los usuarios lo que les gusta es tener un nivel de servicio estable. • Exceso de capacidad, que puede implicar procesadores adicionales, redes, estructuras de datos internos, … que mantengan un servici o estable de rendimiento, cuando la demanda suele venir a picos.Así, comprendiendo cuál es la carga esperada sobre el sistema y el nivel de servicio apropiadose podrá equilibrar el nivel de servicio y el exceso de capacidad.ControlLos procesos normalmente se diseñan con un rendimiento y unas salidas predecibles. Lossistemas de información dan información acerca del estado de dichos procesos. Si el procesose desvía de su rendimiento esperado, el control toma una acción correctora.
  14. 14. Análisis de Sistemas I - 2005 Mgter. Vallejos, OscarTipos de control: • Seguridad: los accesos al sistema son restringidos según sea el usuario que intenta acceder o por el tipo de información. • Auditoria: capacidad de ver, monitorizar o reconstruir el comportamiento del sistema durante o después de un hecho.EficienciaLa eficiencia es una ratio de recursos resultantes en trabajo útil del total de los recursosempleados. Es una medida del desperdicio de recursos dedicados a realizar una tarea.Algunas ineficiencias se manifiestan como redundancia innecesarias de llevar a cabo un cálculomás de una vez, de un pobre algoritmo, de adquirir datos…La diferencia con la economía es: • Para mejorar la economía se debe reducir el total de recursos dedicados • Para mejorar la eficiencia hay que reducir el desperdicio en el uso de aquellos recursos.Servicios proporcionados por el sistemaUn sistema software normalmente proporciona servicios a los usuarios, y a su vez estosusuarios proporcionan servicios a los clientes.Por lo tanto, se educen requisitos preguntando: • A los usuarios, que clases de servicios necesitan del software y como deberían proporcionarse estos servicios • A los clientes, que clases de servicios son necesarios y como el software puede ayudar a proporcionar estos servicios. • Además, el nuevo sistema software puede también proporcionar servicios a otros sistemas software, y habría que averiguar sobre las interfases entre los sistemas.Un aspecto importante es como el sistema software puede proporcionar estos servicios:Dando asistencia automatizada a los usuarios, quienes seguirán haciendo el mismo trabajoesencialmente de la misma forma, oProporcionando una oportunidad a los usuarios para hacer un trabajo diferente en diferentesformas.Análisis de mercadoAlgunos aspectos no pueden ser solo resueltos educiendo requisitos de los usuarios directosdel sistema, sino también de los directores de los departamentos implicados y de losdepartamentos que estén por encima.El análisis de mercado es una actividad común de la mayoría de empresas que vendenproductos.Las empresas necesitan conocer el mercado antes de construir el producto. Pero, ¿ quieneshacen el análisis de mercado ?: En las grandes empresas, los especialistas de análisis de mercado En las pequeñas, se contratan consultores Hay diversos aspectos en el análisis de mercado:
  15. 15. Análisis de Sistemas I - 2005 Mgter. Vallejos, Oscar El análisis de mercado observa cuidadosamente los productos similares de loscompetidores. Se identifica lo bueno a copiar y lo malo a evitar. La investigación de mercado implica recoger datos estadísticos sobre los productoscomprados y se identifican las tendencias en esos datos para predecir las necesidad de futurosproductos. Cuestionarios de clientes, diseñados cuidadosamente por expertos, pueden educirinformación muy detallada de las necesidades de compradores y usuarios potenciales de unpaquete de software. En la especificación de requisitos software, algunos de estos requisitos puede serobtenidos de la identificación de las características de otros productos de la competencia, porejemplo, a través de un análisis de mercado previo.Análisis de factores críticosEsta aproximación de educción consiste en identificar y concentrarse en un pequeño conjuntode factores críticos de los que depende la efectividad del sistema.Consta de los siguientes pasos: • Comprender la operación del sistema • Identificar factores críticos para que el sistema sea efectivo • Identificar la fuerza y la debilidad del sistema respecto de cada uno de estos factores • Identificar áreas de problemas y oportunidades • Reunir los detalles relevantes de estos factores que mejoren el rendimiento del sistema. Para educir detalles se puede usar un proceso estructurado orientado a objetivos • Formular requisitos usando estos detallesEsta técnica proporciona un proceso de educción sistemático, aunque la identificación de loscorrectos factores de éxito críticos puede convertirse en un reto. Es especialmente útil tratandodificultades técnicas y aspectos técnicos de la educción de requisitos.JAD (Joint Applicatión DesignEs una técnica para promover la cooperación, comprensión, y equipo de trabajo entrecompradores, usuarios y desarrolladores. Proporciona un proceso que facilita la creación deuna visión compartida de lo que el sistema debería ser.Principios sobre los que se apoya el JAD • Dinámica de grupo, en la que se enriquecen, complementan e integran las visiones parciales que tienen los participantes en el proceso de analizar el problema. • Uso, en las reuniones, de ayudas visuales para mejorar la comunicación y la comprensión • Mantenimiento de un proceso organizado racional, en el que los papeles de cada uno de los participantes están perfectamente definidos. • Filosofía de documentación "lo que ves es lo que obtienes" con formularios de documentos estándares que se rellenan y se endosan por todos los participantes en una sesión.
  16. 16. Análisis de Sistemas I - 2005 Mgter. Vallejos, OscarSe distingue cinco fases en un plan JAD:Definición del proyecto. En la que se define todo aquello que se necesita para gestionar laaplicación que se esta analizando, incluyendo la perspectiva del usuario y los propósitos, elalcance y los objetivos del proyecto. Las fuentes del proyecto pueden ser distintas: o Algunos pueden proceder de las especificaciones de los usuarios o Otros proyectos son el resultado de un concianzudo análisis de mercado o También hay proyectos originados por el capricho de la dirección Pero no importa cual es el origen del proyecto, si es un capricho o un análisis detallado. Apartir de ese momento hay que convertir los requisitos del proyecto, vengan en la forma quevengan, en una completa especificación de usuario que pueda ser manejada por eldepartamento de desarrollo. Paso 1 a) Entrevista a la dirección. Antes de reunir, analizar y documentar detalladamentelas especificaciones del sistema es necesario conocer que quiere la dirección. Estos requisitosson de muy alto nivel y pueden recogerse en las entrevistas con la dirección. Paso 1 b) Adquirir información para la guía de definición de gestión. Para adquirir lainformación especificada necesaria en la guía de definición de gestión. Básicamente es unformulario de dos columnas, en la primera se describen los propósitos del sistema en cuanto alos tópicos de:; alcance del sistema, objetivos del proyecto, funciones, restricciones, requisitosde recursos adicionales de usuario, supuestos anteriores a la sesión, cuestiones abiertasanteriores a la sesión y lista de participantes; en la segunda columna se describe por que sediseña el sistema bajo los mismos tópicos. Para abordar la adquisición de la información de los usuarios lo mejor es comenzar con unabreve entrevista con los directores de usuarios Paso1 c) Seleccionar el equipo JAD. Es muy importante pues de él depende el éxito de unasesión. Consta de un: Patrocinador ejecutivo. Es la persona del área de usuarios con mayor autoridad para tomardecisiones en todos los aspectos del proyecto, pues será el ultimo responsable del productoque se construye, y debe tener una personalidad adecuada. Sus funciones son: • Dar la estrategia de alto nivel del sistema • Tomar decisiones de nivel ejecutivo y compromisos que puedan afectar a los requisitos • Asegurar que los participantes de alta dirección se comprometan con el método JAD así como con el proyecto. • Antes de la sesión tomará parte de las discusiones con el jefe de JAD para definir los propósitos alcance y objetivos del proyecto. • Deberá estar en la sesión y disponible cuando lo requiera cualquier integrante de la sesión • Supervisa las cuestiones abiertas, que deben ser resueltas por las personas asignadas para ello durante la sesión. El jefe de JAD. Debe ser una persona neutral, que no sea procedente del departamento deusuarios ni de desarrollo. Si no puede ser, mejor que sea del área de desarrollo. Sus funciones principales son: • Responsable de que el esfuerzo empleado con JAD tenga éxito: de su realización y planificación. • Moderador de las reuniones • Dirige las entrevistas con el patrocinador y con el director del departamento de usuarios
  17. 17. Análisis de Sistemas I - 2005 Mgter. Vallejos, Oscar • Supervisa la creación, revisión y distribución del documento final Requiere estar familiarizado con todos los aspectos del JAD, tener conocimientos deconceptos de procesamiento de datos, experiencia en el área de aplicación y tener capacidadpara comprender y facilitar dinámicas de grupo. Escribiente. Es una persona designada en la sesión para registrar las decisiones. Demandauna capacidad analítica y de sus notas evolucionara el documento final de la sesiones. Sus funciones son: • Reunirse con el jefe para hablar de su papel en las reuniones y de los formularios y tipos de registraciones que utilizara • Revisar, luego delas sesiones, las notas para poder preparar el documento final Participantes de dedicación plena. Se incluye a todos los usuarios y personal de desarrollo involucrados en la toma de decisiones en la especificaciones del sistema. Los usuarios saben lo que necesitan y los del equipo de desarrollo saben como estas necesidades afectan el entorno del ordenador. Es necesario la presencia de todos en todas la reuniones y en estas todos son iguales (la categoría de cada uno no da privilegios en la sesión) El rango de los desarrolladores abarca desde programadores a jefes de proyectos y susfunciones son: • Proporcionar información sobre sistemas existentes y las tecnologías disponibles • Responsabilizarse de los documentos resultantes de las reuniones JAD • Escuchar a los usuarios para establecer sus requisitos, y asegurarse que son comprendidos y realizables. Los participantes claves son los usuarios, pues tienen una visión del sistema entero y va adeterminar gran parte de los requisitos. El rango va desde operadores, pasando porsupervisores, hasta los altos mandos de la dirección. Puede llegar a ser importante que tenganconocimientos sobre computación para evitar problemas de comunicación. Usuarios de consulta. Son usuarios que se ven afectados por la construcción del sistema,pero solo en un área particular. Participan si sus conocimientos son requeridos. Paso 1 d) Construir la guía de gestión. Se defina como aquello que se necesita paragestionar la aplicación que se esta especificando. En ella se escribe la perspectiva del usuario,y se incluyen los propósitos, alcances y objetivos del proyecto. Esta guía se manda a todos losparticipantes para que puedan leerla antes de la sesión. Paso 1 e) Planificar la sesión. El tiempo requerido para completar un JAD depende delalcance del proyecto, y de la restricción de tiempo. Estas sesiones es aconsejables realizar al medio día en algún lugar destinado para talfin y se debe establecer una fecha tope para la realización de la misma. Una vez fijada la fecha,lugar y hora de la sesión se comunica a todos los miembros de la sesión.InvestigaciónPaso 2 a) Familiarización con el sistema. Hasta este momento se tiene una idea clara de lo que la dirección quiere del sistema,pero no se tiene la misma idea sobre el funcionamiento del sistema que actualmente realízaletrabajo. En esta situación debe familiarizarse con todas las especificaciones que se hayanpreparado del nuevo sistema hasta el momento. El mejor camino para familiarizarse con lasfunciones del sistema actual es establecer reuniones con los usuarios y el equipo de desarrollo.
  18. 18. Análisis de Sistemas I - 2005 Mgter. Vallejos, Oscar Realizar visitas al lugar de trabajo, observar el flujo de trabajo, mirar los menues, si yaexiste un sistema, revisar las salidas y discutir los cambios. En las reuniones con el equipo de desarrollo tratara de conocer técnicamente comotrabaja el sistema, desde la perspectiva del procesamiento de datos, deberá discutir laperspectiva del sistema de la gente de desarrollo, con los organigramas del sistema y de labase de datos, discutir el proyecto en general: su historia, opiniones sobre el sistema, cambiosque deberían hacerse, debilidades del sistema, etc.Paso 2 b) Investigar y documentar el flujo de trabajo. Hay distintas formas de documentar.Normalmente se usan diagramas de flujos de datos (DFD). Dependiendo del alcance del proyecto se definirá el flujo de trabajo existente, el nuevoo ambos. Se documenta solo los flujos de datos existentes si el nuevo flujo de trabajo depende dealgunas decisiones que deben tomarse en la sesión. Se documenta solo los flujos de trabajos nuevos si se esta especificando un sistemanuevo que no remplaza a otro.. (Enfoque : Tradicional, estructurado o OO). Cuando no se cumple ninguna de las condiciones anteriores se pueden documentarambos flujos de trabajo. Se muestran los flujos de trabajo existentes a los usuarios paraefectuar los cambios adecuados que se reflejen las especificación del nuevo sistema.Paso 2 c) Reunir especificaciones preliminares. Depende de lo que se quiera lograr en la sesión(definir todos los elementos de una nueva base de datos o unas pocas pantallas nuevas. PorEj.) Pero lo que se debe recopilar son los datos elementales, pantallas e informes: • Datos elementales existentes en el sistema actual, modificados • Flujo de pantallas donde se muestre como se suceden, descripción de las pantallas, ejemplos de pantallas existentes, prototipos de nuevas pantallas o diseños preliminares y mensajes de pantallas. • Descripción de informes (frecuencia, cantidad, calidad, copias necesarias, lista de distribución, etc.) ejemplos de informes existentes y prototipo de nuevos informes. Toda esta información preliminar del sistema existente se obtiene del equipo de desarrollo. Lainformación de nuevos prototipos procede de los usuarios.Paso 2 d) Preparar la agenda de la sesión. La agenda se basa en lo aprendido de lapreparación de la guía de definición de gestión, la realización de entrevistas para familiarización,documentación del flujo de trabajo y de la recopilación de especificaciones preliminares.PreparaciónPaso 3 a) El documento del trabajo. Es algo para comenzar a trabajar en la sesión. Es un puntode partida para definir las especificaciones, en el que todo es propuesto. El documento incluyelo que la gente sugiere antes de la sesión. El documento de trabajo tiene el mismo formato queel documento JAD definitivo. El documento sed envía a todos los participantes al menos una semana antes de quecomience la sesión. Cuanto mas clara se presenten las especificaciones propuestas con menosdureza discurrirá el proceso de tomar decisiones con todos los participantes reunidos.Paso 3 b) Preparar el guión para la sesión. Este dice que se tiene que hacer y cuando, y debetener sentido para una sola persona, el jefe de JAD. El guión guía a través de los temas de laagenda, recordando los temas que se deben cubrir y que formularios y medios audiovisualesusar. Tiene tres secciones: introducción; asuntos a tratar; NotasPaso 3 c) Ayuda Visuales. Se pueden diseñar esquemas, preparar proyecciones.Paso 3 d) La reunión previa al JAD. El objetivo es establecer el compromiso con la empresa,resumir la metodología JAD y distribuir y discutir el documento de trabajo.
  19. 19. Análisis de Sistemas I - 2005 Mgter. Vallejos, OscarPaso 3 e) Preparar la sala de reuniones. El día anterior el jefe organiza la sala para acomodarlos medios y los helenitos necesarios para la sesión.La sesión JAD. Toda la información recopilada en las entrevistas sirve de base para los díasde sesión.Paso 4 a) Introducción. Se revisa los detalles administrativos acerca de cómo se desarrollara elencuentro. Se describe lo que se espera lograr, se realiza una visión global del sistema, serecorre la agenda de la sesión y se revisan los principales puntos de la guía de definición degestión.Paso 4 b) Discusión del documento de trabajo. Como ser: supuestos, flujo de trabajo, datos elementales, pantallas, informes y otrostemas.Paso 4 c) Cierre de la sesión. Cuando se clausura la sesión se necesitara determinar quienrecibirá el documento final. Se discute como los participantes van a revisar el documento ytambién, se pueden hacer algunas observaciones finales.El documento final. El documento JAD es la culminación de todo el proyecto JAD, síntesisque comprende de los acuerdos hechos durante la sesión.Paso 5 a) Producir el documento final. La producción del documento final se realizaactualizando el documento de trabajo con los añadidos y las eliminaciones anotadas por elescribiente. Hay que organizar toda la información según el orden deseado. Con los formulariosorganizados y la tabla de contenidos completa se puede introducir toda la información de losformularios en el documento. Se puede crear ficheros con plantillas estándares.Paso 5 b) Revisión del documento por los participantes. Tras introducir toda la información delos formularios del escribiente se tiene la primera versión, esta pasa por los controles paraasegurarse que es clara y consistente con los formularios que involucra dos revisiones porseparado de claridad y de exactitud. Este se distribuye únicamente a las personas querevisaran el documentoPaso 5 c) La reunión de revisión. A esta reunión asisten todos los participantes, incluso los quenada tengan que cambiar del documento final. Se recorre el documento y se sugerirándiferentes tipos de revisiones. Si los cambios son mínimos, entonces la versión actual mas loscambios anotados puede servir como copia final. Si los cambios son significativos se necesitaactualizar el documento y emitirlo de nuevo.Paso 5 d) El visto bueno final. La aprobación significa acuerdo sobre los contenidos deldocumento final, incluyendo los cambios discutidos en la reunión de revisión. Las personas quefirmaran el formulario de aprobación fueron ya designadas en la sesión.Paso 5 e) El cambio de especificaciones después del JAD. Las especificaciones seguiráncambiando, pero el documento representara un punto en el tiempo. El equipo de desarrolloprecisara una forma de actualizar las especificaciones a medida que surjan nuevas requisitosde usuario. Si se usa el documento JAD como base para actualizar las especificaciones según vancambiando, hay que hacer una copia de los fichero del documento final que ellos seencargaran de mantener.Entorno de bucles adaptativosEl entorno de bucles adaptativos proporciona un entorno de procesos que enlaza fuertemente ausuarios, desarrolladores y sistemas, como JAD, educiendo los requisitos de los usuarios através de ciclos de aprendizajes.
  20. 20. Análisis de Sistemas I - 2005 Mgter. Vallejos, OscarLos tres ciclos de aprendizaje se muestran en la figura 03-02.1.- Los desarrolladores son asistidos por los usuarios que, de esta forma, obtiene nuevospuntos de vista de sus requisitos. Mientras que, a través de la reformulación de los requisitos,los usuarios aprenden más sobre los requisitos2.- El sistema recibe presión para que evolucione a medida que los usuarios aprenden massobre como se puede usar el sistema. Y el sistema induce ese aprendizaje sobre los usuarios.3.- El sistema evoluciona por acciones de los desarrolladores que, por otra parte, obtienen unamejor comprensión del sistema a lo largo de su evolución. S istem a M ejora la comprensión Induce aprendisaje P resión para ev aluar Acciones que hacen ev olucioonar el sistema N uev as v isiones Usu ario Desarro llad o r R eformulación de requisitos F ig . 03-02: C iclo s d e ap ren d isaje en el en to rn o d e b u cles ad ap tativ o sObservación al comportamiento de la toma de decisiones y al ambientede oficinaSe hace uso de la observación para obtener información de los tomadores de decisión y suambiente, también auxilia a confirmar lo que las entrevistas y los cuestionarios hubierandetectado, o para rebatir o anular lo que otros métodos encontraron.Observación de las actividades de toma de decisiones de un gerente típicoLo que un gerente "hace" no es otra cosa más que proposiciones astutas en la mejor de lacircunstancias. La observación permiten saber como los gerentes procesan, comparten yutilizan la información en el cumplimiento de sus tareas.Pasos para identificar las actividades típicas de toma de decisiones de un gerente: I.Decida que observara II.Decida el nivel de concreción de las actividades observadas III.Cree categorías que capturen de manera adecuada las actividades clave IV. Prepara escalas apropiadas, listas de verificación u otros materiales para la observación V. Decida el momento de la observaciónCada uno de los enfoques de observación tiene sus ventajas e inconvenientes. El muestreo porintervalos permite definir periodos específicos en los cuales observa las actividades de lagerencia. La ventaja de este tipo de muestreo es que minimiza la parcialidad, que de otra
  21. 21. Análisis de Sistemas I - 2005 Mgter. Vallejos, Oscarmanera afectaría las observaciones, si estas se realizaran en "cualquier momento". El muestreopor intervalo también favorece una visión representativa de las actividades más frecuentes.Dentro de los inconvenientes del muestreo por intervalo se tiene la recopilación fragmentada dedatos de la observación, que impedirá ver la expresión completa de aquellos eventos largos. Unsegundo problema del muestreo por intervalo consiste en no llegar a observar eventos pocosfrecuentes, pero importantes.El muestreo por eventos aborda ambos aspectos, seleccionando mediante el muestreo dirigidoeventos completos tales como una reunión de consejo, a diferencia del muestreo aleatorio deintervalo. El muestreo por evento permite observar el comportamiento en su contexto natural.Un inconveniente del muestreo por eventos es que llega a ser imposible alcanzar una muestrarepresentativa de hechos frecuentes. La mejor técnica a aplicar seria una combinación deambos muestreo.Observación del lenguaje corporalLa comprensión del lenguaje corporal permite comprender mejor las necesidades deinformación del tomador de decisiones, al considerar la dimensión de lo que ha sido expuesto.-El lenguaje corporal se integra con múltiples elementos, que conducen a un significado cuandose interpretan dentro de un contexto. a) observación del contacto visual de los tomadores de decisiones b) observación de la postura c) observación de los movimientos de brazos y piernas d) observación del uso de las manosRegistro del comportamientoCon el fin de capitalizar las observaciones se deberá registrar las mismas de alguna manera. Laregistración se puede hacer in situ o a posterioriri. Existen varias opciones para el registro delas observaciones, dependiendo de la magnitud de la estructura que requiera el analista. • Pareja de adjetivos, categorías y escalas • Escalas likert • Notas de campo estructuradas • Uso de guiónLa observación del ambiente físicoEl ambiente físico también revela requerimientos de información. Se debe observar de manerasistemática el ambiente físico.Con frecuencia se observaran particularidades acerca del ambiente, que confirmaran o negaranla narración de la organización (o dialogo) que se obtuvo por medio de las entrevistas o loscuestionarios.Al método de Observación Estructurada del Ambiente se le denomina como STROBE(STRucture Observation of the Environment). Como toda mitología el Strobe es sistemático: 1)porque proporciona un método y clasificación estándar para el análisis de los elementos de laorganización que participan en la toma de decisiones; 2) permite que cualquier otro analistaaplique la misma estructura analítica a la misma organización; 3) limita el análisis de laorganización a su exiustencia en la etapa actual de su ciclo de vida.Los elementos del STROBE son siete: • Ubicación de la oficina • Ubicación del escritorio • Equipo fijo de oficina • Artículos personales • Revistas y periódicos • Iluminación y color de la oficina
  22. 22. Análisis de Sistemas I - 2005 Mgter. Vallejos, Oscar • VestimentaLa aplicación del STROBE tiene muchas opciones. Puede ser altamente estructurada (talescomo toma de fotografías para el análisis posteriores) o sin estructurar.A continuación se enuncian cuatro métodos: • Análisis de fotografías • Lista de verificación/escala de Likert • Listas anecdóticas • Comparación de la observación/narraciónPrototiposEl enfoque de prototipos popularizado por Bernard Boar, James Martín y otros, es unaalternativa de enfoque para la definición de los requerimientos consistente en capturar unconjunto de necesidades e implementarlas rápidamente con la intención declarada deexpandirlas y refinarlas iterativammente al ir aumentando la comprensión que del sistematienen el usuarios y quien lo desarrolla. La definición del sistema se realiza mediante eldescubrimiento evolutivo y gradual y no a través de la previsión omnisciente… Este tipo deenfoque se llama también de desarrollo heuristico. Ofrece una alternativa atractiva y practicablea los métodos de especificación para tratar mejor la incertidumbre, la ambigüedad y lavolubilidad de los proyectos reales.El modelo de prototipos supone que el modelo será operante, es decir, una colección deprogramas de computadoras que simularán algunas o todas las funciones que el usuario desea.El desarrollo de prototipos es una metodología valiosa para identificar con rapidez, lasnecesidades particulares de información del usuario.De manera simultanea a la presentación del prototipo de un sistema de información que hacecomo analista de sistemas, también estará interesado en enterarse de las reacciones de losusuarios y de la gerencia ante este prototipo. Estas reacciones se obtienen por medio de laobservación, la evaluación y cuestionarios.Al presentar el prototipo también se encontrara interesado en las sugerencias de los usuariosacerca de su refinamiento o modificación, estas sugerencias son el fruto de la relación de losusuarios con el prototipo y deben ser utilizadas para indicar por que caminos dirigirnos pararefinar el prototipo.Las innovaciones del prototipo forman parte de la información que se encuentra indagando elequipo de analista de sistemas. Las innovaciones son las características nuevas del sistemaque no fueron contempladas previamente a la interacción con el prototipo.El desarrollo de prototipos necesita de la ejecución de planes de revisión, estos permitenidentificar las prioridades que deberán considerarse próximamente en el desarrollo de losmismos.Enfoques para el desarrollo de los prototiposLas diferentes concepciones de la palabra prototipo pueden aplicarse de manera practica asituaciones particulares. Las cuatro definiciones que son más comunes para el desarrollo deprototipos son: a) Prototipos de remiendo Tiene que ver con las construcción de un sistema que si bien funciona, se encuentra remendado o parchado. Un ejemplo sería la creación de un modelo operable, el cual cuenta con todas sus características necesarias, aunque pudiera ser ineficiente. b) Modelo a escala no funcional Son modelos no funcionales que se construyen a escala, con el objeto de evaluar ciertos aspectos de diseño. Un ejemplo sería la construcción de un modelo de un avión
  23. 23. Análisis de Sistemas I - 2005 Mgter. Vallejos, Oscar a escala para evaluarlo en vuelos de cabotaje. Si bien el tamaño y la forma del avión son precisos, el mismo no funciona. c) Primer modelo a escala completa Comúnmente llamado piloto. Un ejemplo sería el desarrollo del prototipo del primer automóvil de una serie. El prototipo es completamente funcional y es la realización de lo que según el diseñador será una serie de automóviles con características idénticas. d) Un modelo que cuenta con características esenciales Construimos un prototipo que incluya algunas, pero no todas las características que tendrá el sistema final. Los prototipos que se desarrollan de esta manera, se contemplan ciertas características esenciales, mas no todas.Desarrollo de PrototiposLos prototipos se consideran dentro del contexto de la ultima definición, y que eventualmente, elprototipo funcional llegará a formar parte del sistema principal que se entregue al final.Para decidir si el prototipo debe incluirse o no en el ciclo de desarrollo del sistema, el analistadebe considerar que tipo de problema va a solucionarse y analizar de que manera un sistemaofrecería una solución.Un sistema de información para le procesamiento de datos resuelven problemas muyestructurados, desde un punto de vista muy tradicional, y non serían candidatos a incluirprototipos durante su desarrollo. Esto es debido a que las salidas de estos sistemas sonpredecibles y se encuentran perfectamente definidas.Un sistema que se oriente a problemas poco o nada estructurado, sería adecuado paradesarrollarse a partir de prototipos.El sistema prototipo es solo una parte del sistema que eventualmente se instalara. No es unsistema completo, ya que al desarrollarlo con rapidez, puede quedar limitado, contando con solociertas funciones elementales.Uno de los primeros pasos en el desarrollo de un prototipo es la estimación de los costosinvolucrados para su construcción, considerándolo como uno de los módulos del sistema.Una vez que se ha tomado la decisión ç, deben observarse cuatro lineamientos básicos alintegrar prototipos al SDLC, dentro de la etapa de determinación de requerimientos. a) Trabajar con módulos manipulables. Un módulo manipulable es aquel que nos permite relacionarnos con sus características, y además su construcción es independiente de otros módulos del sistema. b) Construir el prototipo con rapidez. Es la esencia del uso de prototipos. Una vez realizado un breve análisis sobre los requerimientos de información por medio de métodos tradicionales (entrevista, cuestionarios, observación), se construye los módulos funcionales de prototipos. Al desarrollar el prototipo con rapidez, en el inicio del ciclo de desarrollo de sistemas, el analista contara con un excelente visión sobre la manera en que deberá desarrollar el resto del proyecto. Al mostrar a los usuarios, desde un principio, la operación de los elementos del sistema, mediante un desarrollo rápido del prototipo, puede evitar la asignación de recursos a un proyecto, que eventualmente podría descartarse. c) Modificaciones en el prototipo. Los módulos deben tener baja dependencia para que sean fácilmente modificables. El prototipo se modifica varias ocasiones por medio de varias interacciones. . Las modificaciones deben realizarse de inmediato. d) Enfatizar la interfaz con el usuario. La interfaz es fundamental. Lo que se trata de obtener es que el usuario planteen más allá sus requerimientos de información. Por ello deben ser capaces de interactuar, sin complicaciones con el prototipo del sistema. Se tiene que diseñar una interfaz que permita al usuario interactuar con el mínimo de adiestramiento, y además contar con el máximo control sobre las funciones presentadas
  24. 24. Análisis de Sistemas I - 2005 Mgter. Vallejos, OscarVentajas y desventajas de los prototiposSu principal desventaja es que su administración llega a ser difícil como un proyecto. Otradesventaja es que muchas veces se lo considera un sistema , tanto por los usuarios como losanalistas.Como ventaja podemos enumerar la modificación del sistema en etapas tempranas de sudesarrollo, la oportunidad de detener el desarrollo de un sistema que no sirve y la posibilidad dedesarrollar otro sistema que se ajuste mejor a las necesidades y a las expectativas del usuario.Estas tres ventajas se encuentran relacionadas entre si.Papel del usuario en el prototipoEl papel de usuario en el prototipo se resume en "honestidad y compromiso". Si se carecedel compromiso del usuario, pocos son los motivos para desarrollar un prototipo. La conductadel usuario es el pivote del proceso de desarrollo y evaluación del prototipo.Hay tres formas principales según las cuales el usuario puede apoyar la evaluación delprototipo: a) experimentar con el prototipo los usuarios deben sentir la libertad de experimentar con el prototipo b) plantear sin restricciones, reacciones hacia el prototipo Si el usuario percibe cierto enfrentamiento al comentar sus opiniones sobre un sistema que patrocinan sus superiores dentro de la organización, es poco probable que se planteen las reacciones y que éstas llegaran a ser fructíferas c) sugerir mejorar o recortes al prototipo El analista deberá identificar las sugerencias del usuario, para ello deberá asegurarse que la retroalimentación del usuario se tomará en serio, observando la manera de relación del usuario, al concluir y realizar entrevistas.Análisis de decisiones.-Con el fin de precisar los requisitos de información necesario para el análisis de decisiones, elanalista debe identificar los objetivos de la Organización, mediante un enfoque descendente,deberá conocer la base de la organización y tener conocimiento de las técnicas de recopilaciónde datos. El enfoque de lo general a lo particular es decisivo, pues deben relacionarse todaslas decisiones con sus objetivos.-Los objetivos del nivel superior son muy amplios e inclusive ambiguos, la compañía deseacrecer, promoverse y existen diferentes maneras de alcanzar esos objetivos. En este nivel, lasdecisiones que van a tomarse por lo general carecen de estructura, o se encuentransemiestructurada.-Los objetivos del segundo nivel tienen una mayor precisión, objetivos tales como el incrementode las utilidades, la minimacion de los costos, el establecimiento de políticas claras, etc. Eneste segundo nivel es donde se llevan a cabo decisiones semiestructuradas, debido a laexistencia de múltiples objetivos y a las diversas opciones de que disponen los gerentes demandos medios.-En el tercer nivel se cuenta con objetivos mas precisos: clasificaciones efectivas, determinaciónde intereses, reglas de cobro y de cancelación, cobranzas y políticas de cancelación. En estenivel, los gerentes deciden que variables incluir y cuales no en los procesos de clasificación, elestablecimiento de intereses, la facturación y la cancelación. Puesto que existen opcionesvariadas y de gran trascendencia, las decisiones todavía son de carácter semiestructurado.-Una de las maneras por las cuales los analistas de sistemas pueden apoyar a la gerencia decada uno de los niveles, es mediante el desarrollo de sistemas para el soporte de lasdecisiones.-Las condiciones, las alternativas de las condiciones, las acciones, y reglas de acción debenconocerse con el fin de diseñar sistemas para decisiones estructuradas.-
  25. 25. Análisis de Sistemas I - 2005 Mgter. Vallejos, OscarLas condiciones son aquellos fenómenos que pueden afectar el resultado de algo. Luego seidentifica las opciones a las condiciones especificadas por quien toma las decisiones. Luego seidentifican las acciones, esto incluye cualquier instrucción que se requiera para alcanzar elresultado de una o mas de las condiciones anteriores. Todas las instrucciones para lamanipulación o el calculo de valores, la impresión de los informes, serian acciones. Lasacciones se unen a las condiciones por medio de reglas de acción.-Tres alternativas para el análisis de decisiones son: lenguaje estructurado, tabla de decisiones yárboles de decisiones.-Lenguaje estructuradoCuando las decisiones no son complejas se aconseja el uso de lenguaje estructurado, se basaen: 1) la lógica estructurada, o en instrucciones que se organizan en procesos agrupados y cíclicos 2) planteamientos sencillos del idioma español tales como sumar, multiplicar, mover y otros similares.-Con el fin de escribir en lenguaje estructurado, es conveniente apegarse a las siguientesconvecciones: 1.- Exprese toda la lógica en términos de estructuras secuenciales, estructuras dedecisión, estructuras case (decisión múltiple) o iteraciones.- 2.- Utilize términos tales como: IF, THEN, ELSE, DO, DO WHILE, DO UNTIL yPERFORM.- 3.- Para mostrar con claridad la jerarquía (anidando), utilice sangras en los bloques deproposiciones. 4.- Cuando las palabras o frases utilizadas hayan sido definidas en un diccionario dedatos, destaque tales frases para indicar que tienen una connotación reservada yespecializada.- 5.- Sea cuidadoso cuando utilice los operadores lógicos “y” y “o”, evitando la confusiónal distinguirse entre “mayor que” e “igual que” de relaciones similares. Aclare los planteamientoslógicos en el momento y no espere hasta la etapa de codificación del programa.-Tabla de decisionesEs una tabla de renglones y columnas que contiene cuatro cuadrantes. El cuadrante superiorizquierdo contiene la condición, el cuadrante superior derecho opciones a la condición. La mitadinferior de la tabla contiene las acciones que se van a tomar (en el extremo izquierdo) y lasreglas para ejecutar las acciones (en el derecho). Cuando una tabla se utiliza para determinarlas acciones que se llevaron a cabo, la lógica sigue el sentido del reloj, comenzando en elextremo superior izquierdo.-El ingrediente final que le da valor a una tabla de decisiones es el establecimiento de reglaspara cada acción. Las reglas son combinaciones de alternativas de condiciones que redundanen una acción.-Para construir una tabla, el analista necesita definir el tamaño máximo de la tabla, eliminarcualquier situación imposible, inconsistencia o redundancia, y simplificar la tabla lo mejorposible. Los siguientes pasos proveen un método sistemático para el desarrollo de tablas dedecisiones:
  26. 26. Análisis de Sistemas I - 2005 Mgter. Vallejos, Oscar 1.- Determinar el numero de condiciones que pudieran afectar la decisión. Combinerenglones que se sobrepongan.- El numero de condiciones será igual al numero de renglonespresentes en la mitad superior de la tabla.- 2.- Determine el numero de acciones posibles que realizarse. Este será igual al numerode renglones de la parte inferior de la tabla.- 3.- Determine el numero de opciones para cada condición. En la forma mas sencilla,habrá dos alternativas (S o N) para cada condición. En una tabla de tipo extendida, puede llegara haber muchas opciones para cada condición.- 4.- Calcule el numero máximo de columnas de la tabla multiplicando el numero dealternativas para cada condición.- 5.- Llene las alterativas de la condición. Comience con la primera condición y divida elnumero de columnas con el numero de alternativas para tal condición. Luego, elija una de lasopciones y escriba “S” en cada una de las columnas de la primera parte, concluya anotando“N” en las restantes columnas.-Condiciones 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16Condición nro. 1 S S S S S S S S N N N N N N N N Xrepita lo anterior para cada una de las condiciones, utilizando un subconjunto de la tabla:Condiciones 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16Condición nro. 1 S S S S S S S S N N N N N N N NCondición nro. 2 S S S S N N N N S S S S N N N NCondición nro. 3 S S N N S S N N S S N N S S N NCondición nro. 4 S N S N S N S N S N S N S N S N 6.- Concluya la tabla insertando una X donde las reglas sugieran cierta acción.-Condiciones 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16Condición nro. 1 S S S S S S S S N N N N N N N NCondición nro. 2 S S S S N N N N S S S S N N N NCondición nro. 3 S S N N S S N N S S N N S S N NCondición nro. 4 S N S N S N S N S N S N S N S NAccionesAcción nro 1 X X XAcción nro. 2 X 7.- Combine las reglas donde sea aparente que una alternativa no implique diferenciasen la salida; por ejemplo:Condiciones 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16Condición nro. 1 S S S S S S S S N N N N N N N NCondición nro. 2 S S S S N N N N S S S S N N N NCondición nro. 3 S S N N S S N N S S N N S S N NCondición nro. 4 S N S N S N S N S N S N S N S NAccionesAcción nro 1 X X XAcción nro. 2 Xlo cual puede expresarse como:
  27. 27. Análisis de Sistemas I - 2005 Mgter. Vallejos, OscarCondiciones 1 2 3 4 5 6 7 8 9-10 11 12 13 14 15 16Condición nro. 1 S S S S S S S S N N N N N N NCondición nro. 2 S S S S N N N N S S S N N N NCondición nro. 3 S S N N S S N N S N N S S N NCondición nro. 4 S N S N S N S N - S N S N S NAccionesAcción nro 1 X XAcción nro. 2 X El guion significa que la condición 4 puede ser S o N y la acción aun así podrá llevarsea cabo.-A esto también se lo conoce como condensación de reglas.- 8.- Verifique la tabla para situaciones imposibles, contradicciones y redundancias. 9.- Vuelva a arreglar las condiciones y las acciones si esto redunda en una mayorcompresión.-Verificación de la precisión y la integridadEn el desarrollo de tablas se pueden presentar cuatro problemas principales: tablasincompletas, situaciones imposibles, contradicciones y redundancia.-Es fundamental que queden completas todas las decisiones, condiciones alternativas de lacondición, acciones y reglas. Cuando se construyen tablas, en ocasiones se presentansituaciones imposibles.-Las contradicciones se presentan cuando las reglas sugieren acciones distintas, pero satisfacenlas mismas condiciones. Las contradicciones ocurren con frecuencias si los guiones se insertande manera incorrecta en la tabla.La redundancia ocurre cuando un conjunto idéntico de alternativas requiere exactamente de lamisma acción.-Tablas múltiplesLas tablas de decisiones pueden llegar a volverse muy sofisticadas pues crecen con rapidez,conforme se incrementa el numero de condiciones y de alternativas. Una tabla con solo sietecondiciones y con opciones SI o NO, puede llegar a tener 28 columnas. Una de las formas dereducir la complejidad y el desorden de la tabla es mediante el uso de tablas extendidas, el usode la regla ELSE (de lo contrario) o la construcción de tablas múltiples.-Otra técnica útil para construir tablas de decisiones es el uso de la columna ELSE. Esta técnicaes útil para auxiliar y eliminar las múltiples reglas repetitivas que requieren de la misma acción.También sirve para prevenir errores de omisión.-Los enfoques estructurados en la construcción de tablas evitan el uso de la instrucción GO TO yen su lugar permiten la utilización de la instrucción PERFORM, que permite transferir a otratabla y regresar a la original, una vez que se concluya con la misma.-Las tablas de decisiones son un instrumento importante en el análisis de las decisionesestructuradas. Una gran ventaja, es que asegura la integridad, es decir, evita excluir algunacondición. También es fácil verificar posibles errores, tales como situaciones imposibles,contradicciones y redundancias.-Árboles de decisionesCuando un proceso de decisión estructurada se integra con ramificaciones complejas, esaconsejable el uso de árboles de decisiones, también son útiles cuando se quiere manteneruna cadena de decisiones con una secuencia particular. Los árboles se dibujan con mayorfrecuencia en el plano horizontal, con la raíz del árbol del lado izquierdo del papel y las ramashacia la derecha. Esto permite al analista describir las condiciones de acciones sobre lasramas.-
  28. 28. Análisis de Sistemas I - 2005 Mgter. Vallejos, OscarLos árboles de decisión que se utilizan como herramienta en el análisis de sistemas sirven paraidentificar y organizar condiciones y acciones de un proceso de decisiones plenamenteestructurado.-Para identificar las acciones en un diagrama de árbol se utiliza un nodo cuadrado, y el circuloidentifica una condición, o en otras palabras, el circulo significa un IF (SI), mientras que uncuadrado significa THEN (ENTONSES).Al dibujar el árbol: 1.- Identifique todas las condiciones y las acciones, así como el orden y el momento desu ejecución.- 2.- comience a construir el árbol de izquierda a derecha, y cuando este seguro de haberanotado todas las alternativas posibles, pase a la derecha.-El árbol de decisiones tiene tres ventajas principales sobre una tabla de decisiones;primero, es que toma las ventajas de la estructura consecutiva de las ramas del árbol dedecisiones, de tal forma que se identifica de manera inmediata el orden de verificación de lascondiciones y las acciones que se deben llevar a cabo.Segundo, las condiciones y las acciones del árbol de decisiones se encuentran en ciertasramas pero no en otras, a diferencias de las tablas, donde todas forman parte de la mismatabla.- Aquellas que son decisivas se conectan de manera directa con otras condiciones yacciones, mientras que las condiciones no importantes no se incluyen; por consiguiente, el árbolno mantiene una simetría.-Tercero, al compararse con las tablas, los árboles se entienden con mas facilidad en unaorganización y son apropiados como método de comunicación.-Hemos examinado las tres técnicas, aunque no se utilizan de manera exclusiva, es costumbreelegir solo una técnica de análisis para una decisión, mas que emplearlas todas.- Los siguienteslineamientos sirven para la elección de la técnica a utilizar.- 1.- Utilice el lenguaje estructurado cuando : ♣ haya muchas acciones repetitivas. O ♣ la comunicación con los usuarios finales sea relevante 2.- Utilice una tabla de decisión cuando: • Se cuenten con combinaciones complejas de condiciones, acciones y reglas. O • Requiera un método que afectivamente evite situaciones imposibles, redundancias y contradicciones.- 3.- Utilice un árbol de decisiones cuando: • a secuencia de las condiciones y las acciones sea decisiva. O • cuando no sea relevante cada condición sobre cada acción (las ramas son diferentes).Análisis de los Sistemas de apoyo para las decisiones semiestructuradaLos sistemas de apoyo para la toma de decisiones (DSS) tienen muchas características que loshacen diferentes de otros sistemas mas tradicionales de manejo de la información, los usuariosde estos sistemas poseen características especiales, debido al tipo de problemas queenfrentan.-Ante todo un DSS es un instrumento que sirve para organizar la información que eventualmentese usara en la toma de decisión. Involucra el uso de una base de datos para un propósitoespecifico de toma de decisiones. Un DSS no solo automatiza las transformaciones de losdatos, ni solo proporciona una salida en forma de reportes, mas bien, el DSS apoya el procesode toma de decisiones mediante la presentación de la información deseada, para el alcancede la solución de los problemas de toma de decisiones y de sus necesidades de aplicación.Tampoco reemplazara el juicio del usuario, ni llegara a tomar las decisiones por él.-
  29. 29. Análisis de Sistemas I - 2005 Mgter. Vallejos, OscarUn sistema DSS permite que el tomador de decisiones se relacione de manera natural, pormedio de un diseño cuidadoso de la interfaces con el usuario. El DSS eventualmente cambia elproceso de toma de decisiones, ya que le proporciona nuevas formas de ver los problemas ylas oportunidades; y tal cambio también incide sobre el usuario mismo.-Los DSS se diseñan para apoyar aquellas decisiones formuladas como problemassemiestructurados complejos. Estos problemas se resisten a computarizarse por completo. Labúsqueda de una solución no es el objetivo de un DSS, sino mas bien, apoya el proceso dedecisiones que desembocara en la solución.-Un sistema de apoyo para la toma de decisiones puede construirse para apoyar decisiones quese toman de una sola vez, o aquellas que son pocos frecuentes, o bien aquellas que ocurren demanera rutinaria. Sin embargo, el tipo de problema o de oportunidad que mejor enfrenta unDSS es aquel que requiere del juicio humano; ya sea porque los humanos sientan inapropiadodelegar su juicio (decisiones de vida o muerte) o bien, porque el problema no puedeautomatizarse por completo.-Se diseñan para un tipo de persona en particular, o bien para un grupo de personas (tomadoresde decisiones), esto permite que el diseñador estandarice características básicas del sistemapara adaptarlo al tipo de representaciones e interfaces que el usuario comprenda mejor.-También los analistas pueden utilizar generadores de sistemas de apoyo para la toma dedecisiones (Decisión Support System Generator, DSSG), es un paquete que interrelaciona elhard con el Soft. Su comercialización ha crecido enormemente, debido a que reducen el tiempoy costo de la construcción de un DSS.-Por ultimo, es necesario concebir un DSS como un proceso, mas que un producto.-Conceptos de toma de decisiones relevantes para el DSSLa teoría clásica de la toma de decisiones supone que las decisiones se llevan a cabo segúntres tipos de condiciones: certeza, incertidumbre y riesgo. La certeza significa que la haceruna elección, conocemos todo de antemano (Ej.: programación lineal en cienciasadministrativas). La incertidumbre implica lo opuesto; no sabemos nada acerca de lasprobabilidades o las consecuencias de nuestras decisiones.- Entre las condiciones extremas deincertidumbre y certeza se encuentra un conjunto decondiciones denominadas riesgo. Las decisiones echa bajo riesgo consideran ciertoconocimiento de nuestras alternativas (variables controlables), de lo que no podemos controlarsino solo estimar (variables ambientales) y de lo que serán las consecuencias (variablesdependientes).-La forma de recopilar, procesar y utilizar la información define los parámetros del estilo de tomade decisiones, además de la manera como se comunican y toman decisiones. Es común quelos tomadores de decisiones se caractericen por ser analíticos o heurísticos.-EL tomador de decisión analítico se basa en la información que se adquiere y evalúa demanera sistemática para reducir alternativas y elegir con base en tal información.- Lostomadores de decisiones analíticos evalúan la información cuantitativa, así como los modelosque la generan y usan.-Hacen uso de las matemáticas para modelar problemas y de los algoritmos para resolverlos.Normalmente busca soluciones optimas mas que satisfactorias, hace uso de gráficas, modelosprobabilísticas y otras técnicas matemáticas para asegurar una toma de decisiones sólida, sinembargo se requiere que la información este disponible, sea razonable, completa y precisa.-El tomador de decisión que hace uso de la heurística, decide con la ayuda de ciertoslineamientos, y se basa fundamentalmente en la experiencia.-Aprenden a actuar, utilizan el ensayo y el error para encontrar la solución, ya que se basan ensu experiencia, su sentido común les sirve de guía.-Un DSS para un individuo analítico debe incluir diversos modelos gráficos y matemáticos quepermitan el análisis deseado.-Para quienes abordan la toma de decisiones con enfoque heurístico son algo sistemáticos, peroutilizan reglas practicas como lineamientos, mas que el razonamiento cuidadoso de cadaalternativa, cada vez que se presenta, un DSS que apoye al heuristico, tal vez presente unresumen de las alternativas, mas que detallar los pro y contra en voluminosas salidas, tambiénpodría informar de decisiones pasadas y de sus resultados.-

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