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            Sistema de Coordinación de
                       Acciones (SCA)
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                                                           Introducción


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                                                           Mis actividades



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Introducción
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            Actividad es una tarea que se realiza de manera individual ya
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Acceso al sistema
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        Dentro del navegador de Internet que se use, se ingresa la dirección
          www.lca-co...
Registro de proyecto
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       En el menú Proyecto se selecciona la opción registrar y el sistema
        presenta la pan...
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        Dentro de contexto se describe la justificación, aspectos generales
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        Dentro del menú actividad se selecciona la opción registrar.
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        Tipo de actividad:
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             La prioridad Alta indica que es una actividad que debe...
Actividades en negociación
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        Al acceder al sistema lo primero que se muestra son las actividades que se
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Actividades en negociación
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Mis actividades
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  1. 1. 1 Sistema de Coordinación de Acciones (SCA) Manual de Usuario Elaboró Alma Rojo arojo@lopezdelcastillo.com.mx Abril-2010
  2. 2. Tabla de contenido 2 Introducción Ciclo de coordinación de acciones Glosario de términos Acceso al sistema Registro de proyecto Registro de actividad Negociación Actividades en proceso Elaboró Alma Rojo arojo@lopezdelcastillo.com.mx Abril-2010
  3. 3. Tabla de contenido 3 Mis actividades Supervisión de actividades Seguimiento de actividades Consultar proyecto Concluir proyecto Evaluación de resultado Elaboró Alma Rojo arojo@lopezdelcastillo.com.mx Abril-2010
  4. 4. Introducción 4 El sistema de coordinación de acciones SCA es una aplicación diseñada para uso de todo el personal de VLCA/LCA con la intención de coordinar y dar continuidad a las actividades que se realizan como parte del cumplimiento de objetivos y compromisos . Maneja grupos de trabajo y grupos de proyectos Envío automático de mensajes de correo electrónico Elaboró Alma Rojo arojo@lopezdelcastillo.com.mx Abril-2010
  5. 5. Ciclo de coordinación de 5 acciones Ciclo de coordinación de SCA acciones 1. Generación del 1. Resultado de contexto conversaciones de reuniones y necesidades 2. Negociación entre equipos de proyectos 3. Realización y de trabajo. Alta de proyecto 4. Evaluación 2. Negociación durante la asignación de la actividad 3. Capturas de avance dentro de una actividad. Supervisión y comentarios 4. Evaluaciones de proyecto y Elaboró Alma Rojo arojo@lopezdelcastillo.com.mx Abril-2010 de equipos de trabajo
  6. 6. Glosario de términos 6  Grupo de trabajo es el equipo natural de los supervisores con el personal que trabaja con ellos basado en el organigrama de la empresa.  Equipo de proyecto es un equipo conformado por personas que de manera natural no pertenezcan a un equipo de trabajo pero que necesiten colaborar juntos para la realización de un proyecto.  Proyecto es la declaración formal del resultado del contexto creado y puede ser como tal un proyecto en el sentido formal como también la planeación de actividades mensuales de una persona. Elaboró Alma Rojo arojo@lopezdelcastillo.com.mx Abril-2010
  7. 7. Glosario de términos… (Cont.) 7  Actividad es una tarea que se realiza de manera individual ya sea autoimpuesta o asignada por un supervisor o líder de proyecto. Esta puede ser asociada a un proyecto o no.  Negociación se da entre el supervisor o líder de proyecto cuando se registra una actividad de prioridad alta.  Entregable de proyecto es cualquier documento o resultado tangible dentro del desarrollo de un proyecto. Por ejemplo: Informe de resultados, carpeta archivada, presentación de documento ante alguna autoridad. Ir a captura de proyecto Elaboró Alma Rojo arojo@lopezdelcastillo.com.mx Abril-2010
  8. 8. Acceso al sistema 8  Dentro del navegador de Internet que se use, se ingresa la dirección www.lca-consultores.mx/SCA  Se escribe usuario y contraseña  La primera vez la contraseña por omisión es la palabra password y el sistema solicita crear una nueva contraseña. La nueva contraseña no puede ser la misma palabra password Elaboró Alma Rojo arojo@lopezdelcastillo.com.mx Abril-2010
  9. 9. Registro de proyecto 9  En el menú Proyecto se selecciona la opción registrar y el sistema presenta la pantalla de captura de proyecto.  La clave del proyecto se define de la siguiente manera:  Si es planeación de actividades mensuales la clave se construye con las iniciales del responsable, el mes y el año. Por ejemplo si se trata de las actividades del mes de abril de 2010 de Ernesto Pérez, la clave que corresponde es : EPR-04-2010  Si se trata de un proyecto entonces la clave se conforma por las iniciales del área, iniciales del proyecto, el año y el consecutivo del proyecto para ese año en caso de que se realicen varios proyectos similares. Por ejemplo el área de TI va a desarrollar SOX en su primer versión: TI-SOX-01-2010 Para el caso del área Legal, los nombres de proyecto se calculan con base en su definición dentro del sistema de Calidad Elaboró Alma Rojo arojo@lopezdelcastillo.com.mx Abril-2010
  10. 10. Registro de proyecto … (Cont.) 10  Dentro de contexto se describe la justificación, aspectos generales y alcance del proyecto a realizar.  Equipo de proyecto:  Responsable. es quien ejecuta el proyecto  Reporta a : generalmente es el líder del proyecto o cliente principal. Cuando se trata de actividades del mes esta figura es el supervisor de la persona responsable de las actividades  Delega a: es la persona o grupo de personas a quienes el responsable o el líder del proyecto puede asignar actividades para el logro del cumplimiento del proyecto. De inicio el sistema presenta en estas opciones los nombres de l equipo de trabajo al que pertenece la persona que registra el proyecto. Para ver el listado de todo el personal de VLCA/LCA se pulsa el icono Elaboró Alma Rojo arojo@lopezdelcastillo.com.mx Abril-2010
  11. 11. Registro de proyecto … (Cont.) 11  Cuando se trata de planeación de actividades mensuales, el equipo del proyecto se conforma por el responsable a realizar las actividades que reporta a su supervisor y puede delegar a una tercera persona.  Si es un proyecto entonces el equipo se conforma por las personas que van a participar que pueden ser de diferentes áreas pero que participan con algún rol dentro del proyecto.  Entregables  Se escribe el nombre del entregable y para ara agregar más se pulsa el símbolo Elaboró Alma Rojo arojo@lopezdelcastillo.com.mx Abril-2010
  12. 12. Registro de actividad 12  Dentro del menú actividad se selecciona la opción registrar.  La categoría de la actividad se refiere a poder agregar clasificaciones para identificarlas y asociar actividades de un mismo tipo, por ejemplo:  Consultoría,  Desarrollo,  Pruebas,  Pagos. Cada área podrá ir definiendo y agregando categorías en el catálogo. Elaboró Alma Rojo arojo@lopezdelcastillo.com.mx Abril-2010
  13. 13. Registro de actividad … (Cont.) 13  Tipo de actividad:  Si una actividad se indica como Propia, significa que la persona que la registra es quien la va a realizar  Cuando se registra una actividad para que otra persona la realice entonces se marca como Colaborativa y el sistema muestra el campo para seleccionar el nombre de la persona a quien se le asigna. Una actividad colaborativa SOLO la puede realizar una persona. Cuando sea necesario que varias personas participen es importante asignar una actividad para cada persona y considerar la ponderación para cada una. Elaboró Alma Rojo arojo@lopezdelcastillo.com.mx Abril-2010
  14. 14. Registro de actividad… (Cont.) 14  Prioridad  La prioridad Alta indica que es una actividad que debe iniciar un proceso de negociación con el supervisor hasta aceptar la fecha compromiso.  Cuando las prioridades son Media o Baja, únicamente se registra para realizarse y no implica negociación.  Ponderación  Esta opción se utiliza únicamente cuando una actividad está asociada a un proyecto. En el campo se captura el porcentaje o peso que la actividad tenga como impacto en el proyecto. Este valor ayudará a determinar el desempeño general del proyecto basado en el nivel de cumplimiento de las actividades que tengan una ponderación mayor. Elaboró Alma Rojo arojo@lopezdelcastillo.com.mx Abril-2010
  15. 15. Actividades en negociación 15  Al acceder al sistema lo primero que se muestra son las actividades que se encuentran en negociación. Se da click en el hipervínculo del nombre para acceder a la visualización de los detalles de la actividad, donde el usuario puede:  Aceptar  Declinar  Contraproponer Si al acceder el sistema solo presenta los menús es porque no se tienen actividades pendientes para negociar Elaboró Alma Rojo arojo@lopezdelcastillo.com.mx Abril-2010
  16. 16. Actividades en negociación 16 Símbolo Acción Rol Resultado Si acepta la actividad, queda asignada al Supervisor/ responsable. La puede visualizar en el menú Líder supervisar para emitir comentarios. Aceptar Responsable Si acepta la actividad le queda asignada y la puede de la visualizar en el listado de actividades para capturar actividad avances. Supervisor/ Al declinar, escribe una justificación, se notifica al Líder responsable y la actividad no se realiza. Declinar Responsable Escribe una justificación y el supervisor /líder de de la proyecto recibe notificación para aceptar o hacer actividad nueva propuesta. Supervisor/ Indica la fecha compromiso, justifica y el Líder responsable de la actividad recibe notificación Contraproponer Responsable Indica la fecha compromiso, justifica y el supervisor de la /líder recibe notificación actividad Elaboró Alma Rojo arojo@lopezdelcastillo.com.mx Abril-2010
  17. 17. Actividades en proceso 17  Las actividades que se encuentran en proceso se pueden visualizar tanto por el supervisor /líder de proyecto como por el responsable de realizarlas.  Responsable de la actividad  Menú ActividadListado de actividades  Supervisor /líder de proyecto  Menú Actividad Supervisar  Para visualizar las actividades asociadas a un proyecto  Menú proyecto  proyecto –Actividad Elaboró Alma Rojo arojo@lopezdelcastillo.com.mx Abril-2010
  18. 18. Mis actividades 18 El listado de actividades muestra las actividades por estatus : sin iniciar o en proceso y el semáforo muestra el tiempo transcurrido Cuando una actividad llegó a su fecha compromiso y no se concluyó, se indica con el botón rojo Al haber transcurrido el 75% del tiempo de una actividad se enciende el indicador amarillo Cuando una actividad está en proceso y no ha transcurrido el 75% de tiempo, el indicador es verde Elaboró Alma Rojo arojo@lopezdelcastillo.com.mx Si una actividad no ha iniciado el indicador Abril-2010 se muestra color blanco
  19. 19. Mis actividades … (Cont.) 19  Cuando una actividad se acepta, su estatus se cambia a en proceso y durante esa etapa  El responsable:  Captura avances de la actividad  Solicita prórroga para concluirla  Concluye la actividad  El supervisor:  Puede consultar los avances  Emite comentarios Elaboró Alma Rojo arojo@lopezdelcastillo.com.mx Abril-2010
  20. 20. Supervisión de actividades 20 Al dar click en el listado de las actividades a supervisar el líder de proyecto/supervisor puede emitir comentarios y /o adjuntar algún archivo al responsable. Este será notificado vía correo electrónico Elaboró Alma Rojo arojo@lopezdelcastillo.com.mx Abril-2010
  21. 21. Seguimiento a actividades 21 Cuando se accede a la actividad es posible: • capturar avance, •marcarla para concluir • solicitar prórroga. •Al capturar avance se registra en el log de la actividad y se envía notificación al supervisor o líder cuando es prioridad alta •Si se solicita prórroga se notifica al líder /supervisor para iniciar nuevamente fase de negociación •Al concluir actividad, ésta pasa al listado de históricos y cuando es prioridad alta se notifica al supervisor/líder de proyecto Elaboró Alma Rojo arojo@lopezdelcastillo.com.mx Abril-2010
  22. 22. Consultar proyectos 22 Los proyectos manejan dos tipos de estatus: •Por tiempo del proyecto •Por desempeño. El desempeño del proyecto depende de las actividades de alta ponderación vencidas o por vencer Elaboró Alma Rojo arojo@lopezdelcastillo.com.mx Abril-2010
  23. 23. Concluir proyecto 23 Una vez que se han concluido las actividades de un proyecto éste puede ser terminado. Para concluir el proyecto es necesario marcar como completos los entregables En el listado de proyectos se selecciona el proyecto y se da click en el hipervínculo con el nombre del proyecto para abrirlo. Se pone en modo edición usando en botón editar y se concluye pulsando la opción concluir proyecto Elaboró Alma Rojo arojo@lopezdelcastillo.com.mx Abril-2010
  24. 24. Concluir proyecto … (Cont.) 24 Elaboró Alma Rojo arojo@lopezdelcastillo.com.mx Abril-2010
  25. 25. Evaluación de resultados de un 25 proyecto Una vez que concluye un proyecto el líder o supervisor realiza la evaluación de los resultados para concluir el ciclo de coordinación de acciones Esta evaluación mide el resultado final del proyecto y del equipo de trabajo. Dentro de la evaluación de proyecto se documenta el aprendizaje y experiencias adquiridas Elaboró Alma Rojo arojo@lopezdelcastillo.com.mx Abril-2010
  26. 26. Evaluación de resultados de un 26 proyecto  Rubros que se evalúan en un proyecto  Proyecto  Sise cumplió en tiempo  Dentro del presupuesto  De acuerdo al requerimiento del cliente  Equipo del proyecto  Desempeño  Actitud  Habilidades Elaboró Alma Rojo arojo@lopezdelcastillo.com.mx Abril-2010
  27. 27. Evaluación de resultados de un 27 proyecto  Rubros que se evalúan en un proyecto  Actividades Con base en su ponderación, las actividades de un proyecto terminadas en tiempo se contabilizan con el total de su ponderación y la suma debe dar 100 como resultado ideal de la realización de actividades Elaboró Alma Rojo arojo@lopezdelcastillo.com.mx Abril-2010
  28. 28. Evaluación de resultados de un 28 proyecto  Criterios de evaluación y ponderación: Existen 4 criterios con los que se evalúan tanto los proyectos como al equipo Criterio Valor Completamente satisfecho 100 Satisfecho 75 Insatisfecho 50 Completamente insatisfecho 25 Elaboró Alma Rojo arojo@lopezdelcastillo.com.mx Abril-2010

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