Planillas de cálculo electrónico - Conceptos básicos

Informática
PLANILLAS DE
CÁLCULO
ELECTRÓNICO
Conceptos Básicos

Profesor
Ricardo
Leithner

versión 2012

ÍNDICE
LAS PLANILLAS DE CÁLCULO............................................................................................... 3
ORÍGENES Y EVOLUCIÓN............................................................................................................................3
APLICACIONES DE LA PLANILLA DE CÁLCULO..........................................................................................3
ESTRUCTURA Y ORGANIZACIÓN................................................................................................................3
ELEMENTOS BÁSICOS.............................................................................................................................3
NOMBRE DE LAS CELDAS – RANGOS ....................................................................................................4
DATOS Y FORMATOS...................................................................................................................................4
INGRESANDO DATOS ..............................................................................................................................4
TIPOS Y CATEGORÍAS DE DATOS ..........................................................................................................5
APLICANDO FORMATOS..........................................................................................................................5
CÓMO SELECCIONAR CELDAS Y RANGOS............................................................................................5
ORDENANDO DATOS ...................................................................................................................................5
CÁLCULO Y AUTOMATIZACIÓN...................................................................................................................6
FÓRMULAS - OPERADORES MATEMÁTICOS BÁSICOS.........................................................................6
FUNCIONES..............................................................................................................................................7
COPIAR, CORTAR Y PEGAR CELDAS .....................................................................................................7
RELLENAR DATOS AUTOMÁTICAMENTE EN CELDAS ADYACENTES ..................................................8
REFERENCIAS RELATIVAS, ABSOLUTAS Y MIXTAS..............................................................................8
MENSAJES DE ERROR ............................................................................................................................9
MICROSOFT EXCEL ...................................................................................................................................10
ÁREA DE TRABAJO DE MS EXCEL........................................................................................................10
ORGANIZACIÓN DE LOS PRINCIPALES COMANDOS Y HERRAMIENTAS..........................................11
CREACIÓN DE GRÁFICOS CON PLANILLAS DE CÁLCULO ......................................................................12
GENERACIÓN DE UN GRÁFICO BÁSICO ..............................................................................................12
TIPOS DE GRÁFICOS .............................................................................................................................13

GUÍA (MUY) BÁSICA DE FUNCIONES EN MS EXCEL ........................................................ 15

Bibliografía
Ayuda de Microsoft® Windows XP, Microsoft® Corporation, 2002.
Ayuda de Microsoft® Office 2000, Microsoft® Corporation, 1999.
Elementos Básicos de la Informática, Educar S.E., 2005.
Ayuda de OpenOffice.org Calc, Sun Microsystemsoft Inc, 2000-2007.
Manual del usuario de Microsoft® Excel, Microsoft® Corporation, 1993.
Revista Users, MP Ediciones (Informes Varios).
Wikipedia® , Wikimedia Foundation, Inc., 2008.

Versión y Licencias
Febrero 2012

PLANILLAS DE CÁLCULO ELECTRÓNICO - Conceptos Básicos por Ricardo Leithner se
encuentra bajo una Licencia Creative Commons Atribución-NoComercial-CompartirIgual 3.0
Unported. Basada en una obra en www.calameo.com.

PLANILLAS DE CÁLCULO - PROFESOR RICARDO LEITHNER

LAS PLANILLAS DE CÁLCULO
ORÍGENES Y EVOLUCIÓN
A fines de los años ’70 un estudiante universitario llamado Dan
Bricklin observaba a su profesor de la universidad de Harvard crear
un modelo financiero (del tipo tabla) en el pizarrón. Cuando el
profesor encontraba un error o deseaba cambiar un valor, tenía que
tomarse el trabajo de borrar y reescribir gran cantidad de datos en
la tabla.
Al observar la incomodidad que este proceso manual generaba,
Bricklin comenzó a trabajar para poder realizar el mismo proceso
interactivo, pero en una computadora.
El resultado de su trabajo fue una hoja de cálculo electrónica que
mostraba en celdas los resultados de las fórmulas escritas. La
creación de Dan Bricklin se llamó VisiCalc (ver imagen) y fue la primera aplicación de hoja o planilla de
cálculo electrónico disponible para computadoras personales.
Curiosamente, Bricklin no patentó su invento y a partir de entonces surgieron muchas planillas de cálculo
electrónico (electronic spreadsheet) que fueron superando a la original: SuperCalc (1980), MultiPlan (1982),
Lotus 1-2-3 (1983), AppleWorks (1984), QuattroPro, etc.
Probablemente la hoja de cálculo más difundida en la actualidad sea Microsoft Excel, del paquete de
aplicaciones para oficina Microsoft Office. Cuando su primera versión apareció en 1987 fue revolucionaria ya
que, además de superar las prestaciones de las hojas existentes, popularizó el novedoso concepto de incluir
una interfaz gráfica, permitir el uso del mouse, etc.
Hoy existen además otras alternativas libres y gratuitas como LibreOffice y OpenOffice Calc, Gnumeric y
Kspread que pueden utilizarse en múltiples sistemas operativos. Y actualmente es posible por Internet utilizar
aplicaciones que permiten trabajar con planillas de cálculo en línea, visitando las páginas de Google
Spreadsheets, ZohoSheets, EditGrid, la versión de Excel para WindowsLive, etc.

APLICACIONES DE LA PLANILLA DE CÁLCULO
¿Qué nos permiten hacer?
Las amplias posibilidades de las planillas de cálculo permiten:
 crear tablas y listas
 trabajar con bases de datos
 organizar y ordenar datos
 resolver cálculos mediante fórmulas matemáticas, lógicas, estadísticas, etc.
 crear gráficos de diversos tipos con los datos
 insertar dibujos e imágenes
 Utilizar herramientas de auditoría (control) para la edición y organización de la planilla.

El verdadero problema
La informática siempre nos acerca herramientas que permiten resolver más fácilmente un problema que
manualmente nos resultaría más complejo o interminable. El uso de las planillas de cálculo es uno de esos
casos. Pero debemos recordar que estas soluciones no surgen automáticamente y que más allá de las obvias
ventajas, la mayor dificultad para utilizar una planilla que resuelva un problema cotidiano está en saber
convertir y adecuar esa situación de la vida real a la estructura de trabajo propuesta en el software. Y eso no
lo realiza ningún programa: sólo se logra trabajando y ejercitando nuestra habilidad e inteligencia.

ESTRUCTURA Y ORGANIZACIÓN
Al guardar el trabajo en un
archivo debemos recordar
asignarle un nombre
apropiado, que nos

ELEMENTOS BÁSICOS
permita reconocer su
contenido. Por ejemplo, en
Excel, en lugar del nombre
El producto del trabajo con una planilla de cálculo se denomina libro. De hecho el Libro1.xls propuesto
nombre predeterminado para un trabajo nuevo es Libro1. Un libro está compuesto podemos utilizar
por hojas. Un libro nuevo puede tener muchas hojas (depende de la capacidad de costos.xls.
memoria de la computadora) aunque originalmente solo muestra tres (ver imagen).

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Cada hoja, a su vez, está compuestas por celdas (la unidad básica) organizadas en una grilla de columnas y
filas.

NOMBRE DE LAS CELDAS – RANGOS
Para trabajar con las celdas y pode hacer referencia a ellas es importante poder identificarlas. El identificador
de una celda es una coordenada única, compuesta por el nombre de la columna (una letra) y el número de la
fila a las que pertenece (como en el juego de la batalla naval...). Por ejemplo: C6 es la celda activa en la figura
que está en la columna C, fila 6.

Rango total de
la tabla:
“A3:C10” Columna de
la celda
activa: “C”
Fila de la celda
activa: “6”
Celda
activa: “C6”
Hoja activa:
“Hoja1”

RANGOS Especificaciones típicas.
Un rango es un conjunto de celdas. Un rango continuo se compone La capacidad de las planillas varía
nombrando la celda inicial (la superior izquierda) y la final (inferior derecha) según la versión de los programas.
separada por dos puntos “ : ”. Por ejemplo: el rango de la tabla de la figura Por ejemplo, para la versión Excel
2002 el tamaño de la hoja es de
es A3:C10. 65.536 filas por 256 columnas y
A veces es necesario marcar rangos múltiples o no continuos. En esos casos una celda puede contener 255
se especifican los rangos separados por un punto y coma. Por ejemplo, caracteres, pero en otros casos es
para sumar los contenidos de dos grupos de celdas separados como los diferente (consultar siempre la Ayuda
correspondiente).
valores del micro, la memoria RAM y el disco rígido de la planilla de la figura La cantidad de hojas en un libro es
se debería aplicar la fórmula =SUMA(C4:C5;C10) siendo C4:C5 la 1er parte en función de la memoria disponible
y C10 la 2da del rango. (el número predeterminado es 3).

ASIGNANDO NOMBRES
Para facilitar un poco las cosas, es posible emplear un nombre que identifique a esas celdas especificándolo en
el Cuadro de nombres (p.e.: llamar a D1 como “Descuento” y no emplear sus coordenadas).

CELDAS EXTERNAS A LA PLANILLA Nota: Como vemos, existen
diferencias según el programa
Muchas veces es necesario identificar una celda de otra página e incluso de utilizado. En algún caso el separador
otra planilla. Por ejemplo, para referirse al dato que está en la celda B7 de la entre hoja y celda es el punto y en
Hoja1 del archivo GEOGRAFIA.xls el identificador es algo así: otro el signo de exclamación. O bien
el nombre del archivo debe aparecer
entre corchetes o no. Los programas
en Calc de StarOffice: ‘GEOGRAFIA.xls’#Hoja1.B7 informan de estos criterios en sus
Manuales y en la Ayuda (F1).
en Excel de MS Office: ‘[GEOGRAFIA.xls]Hoja1’!B7
Si bien de esta manera puede las referencias pueden resultar algo complejas, en todos los casos se pueden
editar gráficamente marcando las celdas con el puntero del mouse, por ejemplo, al construir una fórmula. Las
referencias se escribirán automáticamente.

DATOS Y FORMATOS
INGRESANDO DATOS
Para introducir un texto debemos posicionarnos en la celda
correspondiente (con las teclas de desplazamiento o haciendo clic
en ella). Al escribir, además de aparecer en la celda, podremos
verlo en la barra de fórmulas. En esta barra aparecen también: el
cuadro de cancelación (la cruz en rojo), el cuadro de
introducción (el visado en verde) y el asistente para funciones (signo =). Para confirmar lo escrito, podemos
hacer clic en el botón de Introducción o simplemente pulsar <Enter> y el texto se introducirá en la celda. Si nos
equivocamos o arrepentimos, hacer clic en el cuadro de cancelación (X).
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Notas:
 PARA EDITAR UNA CELDA: Debemos hacer un clic sobre ella y corregirla en la barra de fórmulas o bien
hacer doble clic o seleccionarla y pulsar <F2>. Hecho esto ubicamos el cursor en la posición en donde
queremos hacer la modificación y la editamos normalmente.
 PARA AGREGAR RENGLONES A UNA CELDA: No es posible pulsar normalmente <ENTER> para
generar un renglón en el interior de una celda. Para poder hacerlo debemos primeramente pulsar <Alt+
ENTER> en Excel o bien <Ctrl+ ENTER > si estamos trabajando con Calc de OpenOffice.

TIPOS Y CATEGORÍAS DE DATOS
Un dato escrito en una celda puede ser del tipo texto o
numérico. Para identificar el tipo, las planillas muestran
predeterminadamente los textos alineados a la izquierda
y los números a la derecha de su correspondiente celda.
En el caso de que se trata de un dato numérico es
conveniente asignarle alguno de las categorías posibles
(ver el cuadro Formato de Excel en la figura).
En el ejemplo de la figura al aplicar formato de moneda,
con sólo escribir el número en la celda (120) se verá con el
signo $ y los decimales especificados ($120,00).
Además de las categorías predeterminadas es posible
configurar alguna Personalizada según nuestra necesidad
(Por ejemplo para agregar alguna unidad: 20cm ó 1,500gr)

APLICANDO FORMATOS
Más allá de la categoría dada al dato contenido en una celda es posible aplicarle diferentes formatos con el fin
de modificar su aspecto o destacarlo mediante su tamaño tipografía o fuente, color de carácter, de
sombreado (o relleno), alineaciones verticales y horizontales, dirección del texto, entre otros formatos (Ver
las otras fichas que aparecen en el cuadro de texto de la imagen anterior).

CÓMO SELECCIONAR CELDAS Y RANGOS
Para poder aplicar formatos a una o varias celdas, debemos seleccionarlas. Veamos algunas técnicas:
 Para seleccionar una celda, basta con moverse con el puntero hasta ella y hacer clic o bien emplear las
flechas de desplazamiento.
 Si queremos seleccionar una fila, podemos hacer clic en el encabezado de la fila.
 Para seleccionar una columna, hacerlo sobre el encabezado de la columna.
 Para seleccionar un rango, nos posicionamos en la primera celda de dicho rango, hacemos clic en ella y
sin soltar el botón del ratón arrastramos hacia abajo, hacia la derecha o la izquierda hasta completar la
selección del rango. Soltamos entonces el botón y veremos que todo el rango se ha seleccionado,
quedando resaltado en pantalla en modo inverso.
 Para seleccionar un rango múltiple, seleccionar el primer grupo de celdas que contienen los datos que
desea incluir. Mientras mantenemos presionada la tecla <Ctrl>, seleccionar otros grupos de celda que
desea incluir.
 Para seleccionar la hoja completa, haga clic en el botón que está situado en la intersección de los números
de filas y las letras de las columnas.
 Si queremos utilizar el teclado en vez del mouse, podemos seleccionar toda la hoja pulsando la
combinación de teclas <Ctrl + SHIFT + Barra espaciadora> o bien cubrir rangos manteniendo pulsada la
tecla <SHIFT> mientras utilizamos las flechas de desplazamiento.

ORDENANDO DATOS
Los datos en las hojas de cálculo se suelen introducir de una manera desordenada, y eso a veces hace
complicado tener una visión general, o tener alguna respuesta completa con facilidad.
El comando Ordenar, hace más fácil tener distintas visiones de una misma hoja de cálculo. Las hojas de
cálculo permiten ordenar columnas por orden alfabético, si se trata de palabras, o de menor a mayor (o a la
inversa) si se trata de números.
La forma más sencilla de ordenar en orden alfabético normal y en orden inverso es mediante los
botones de orden ascendente y descendente de la barra Estándar.
Se pueden ordenar las filas completas o sólo algunas celdas seleccionadas, según la primera columna de la
selección.

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La forma más completa para ordenar datos es mediante el comando “Ordenar…” dentro del menú “Datos”, que
permite más posibilidades que los botones. Desde este cuadro se pueden seleccionar las distintas columnas
que guiarán el ordenamiento, según hasta tres niveles distintos de prioridades.

El cuadro ordenar tiene en su parte inferior
una casilla de verificación con las opción

Esto permite avisar si en nuestra selección de
datos a ordenar están incluidos o no los
títulos de cada columna (Artículos, Cantidad,
etc)

¡Atención!
Hay que tener mucho cuidado con ordenar sólo una columna cuando en el resto de columnas hay datos que
van por filas, y no olvidarse de comprobar la correspondencia de datos, porque podemos acabar con un buen
lío, eso sí, bien ordenado alfabéticamente.

CÁLCULO Y AUTOMATIZACIÓN
FÓRMULAS - OPERADORES MATEMÁTICOS
BÁSICOS
Una fórmula es una ecuación que realiza cálculos en una celda. Es posible
Normalmente, lo que una celda ya
crear una fórmula que simplemente muestre el contenido de otra celda o bien editada muestra no es la fórmula
que realice operaciones matemáticas como sumar, multiplicar, etc. que contiene sino su resultado
Las fórmulas siempre deben comenzar con un signo “=” (igual). pero esto es configurable desde el
Por ejemplo: = 20 * A1 multiplica por 20 el valor almacenado en la celda A1. menú Herramientas /Opciones en
Excel.

Los operadores matemáticos que podemos emplear en
fórmulas son los que se ven en la tabla: Las planillas realizan las operaciones
Operador Significado Ejemplo de izquierda a derecha comenzando
+ Suma 3+3 por el signo igual (=) y respetando el
(signo más) siguiente orden de precedencia de
- Resta 3-1 los operadores:
(signo menos) Negación -1
* Multiplicación 3*3 1ro Elementos entre paréntesis ( )
(asterisco) 2do Negación (como en -1)
/ División 3/3 3ro Porcentaje (%)
(barra oblicua) 4to Exponente (^)
^ Exponente 3^2 5to Multiplicación y división (* y /)
1
(acento circunflejo ) (o sea, 3*3)
6to Suma y resta (+ y -)

Notas:
 Una buena planilla no utiliza valores en sus fórmulas (sólo referencias) y debe diseñarse para ser fácilmente modificable si en el
futuro necesita un ajuste en los coeficientes empleados. Si bien podemos aplicar en una fórmula una operación con valores (= 355 +
421, por ejemplo) el verdadero poder de la planilla de cálculo está en saber utilizar para las fórmulas las referencias a valores
contenidos o calculados en otras celdas (= A4 + C56, por ejemplo).

De esta manera, cada vez que se modifique algún valor
= 355 + 421 ASÍ NO ESTÁ MAL, PERO...
en las celdas involucradas en la fórmula, el resultado se
= A4 + C56 ...EMPLEANDO REFERENCIAS APROVECHAMOS
actualizará automáticamente (¡evitando así los
MUCHO MEJOR LA PLANILLA DE CÁLCULO
problemas del Profesor de Dan Bricklin!

 Las planillas calcula los valores almacenados, no los mostrados. No importa que por el formato aplicado a un número lo redondee a
sólo dos decimales. El programa almacena en realidad el valor completo y lo considerará para el cálculo.

1
El símbolo ^ (acento circunflejo) se obtiene con Alt+94 (Código ASCII)
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FUNCIONES
Una función es una fórmula incorporada en el programa, que toma una serie de valores denominados
argumentos, en una estructura determinada o sintaxis. Estos valores son utilizados para realizar una
operación, devolviendo un resultado. Por ejemplo:
Nota:
Al escribir una función, la
referencia a una celda o un
rango podemos escribirla o
bien editarla gráficamente
seleccionando los
argumentos con el mouse.

En general los programas disponen de funciones de búsqueda, matemáticas, financieras, lógicas, etc. Como
son muchas y es difícil recordar todos los detalles para utilizarlas, muchas veces se incluye un Asistente para
funciones que podemos utilizar al seleccionar la función adecuada ya que nos brindará toda la ayuda
necesaria. Veamos algunas de las funciones más utilizadas:

FUNCIÓN DESCRIPCIÓN
SUMA Es sencilla y se usa con mucha frecuencia. Suma los valores en el rango especificado.
Sintaxis: SUMA (Rango o valores). En la planilla ejemplo, el resultado de calcular
=SUMA(C2:C8) será igual a $1335,00
PROMEDIO Calcula la media aritmética (promedio) de una serie de valores.
Sintaxis: PROMEDIO (Rango o valores). En la planilla ejemplo, el resultado de calcular
=PROMEDIO(B2:B8) será igual a 8,57142857.
CONTAR Cuenta el número de celdas que contienen números.
Sintaxis: CONTAR(Rango o valores). En el ejemplo, el resultado de calcular =CONTAR(B2:B8)
será igual a 7.
MAX Devuelve el valor máximo de un conjunto de valores.
Sintaxis: MAX(Rango o valores). En el ejemplo, el resultado de calcular =MAX(C2:C8) será
igual a $420,00.
RAIZ Devuelve la raíz cuadrada de un número.
Sintaxis: RAIZ(número) donde número es el valor o referencia a una celda cuya raíz cuadrada
desea obtener. Si número es negativo, RAIZ devuelve el valor de error #¡NUM!

Para ver una Guía Básica de Funciones consultar el Apéndice A de este apunte.
Para una lista completa con todas las funciones en MS Excel, poner en marcha el Asistente para Funciones, elegir el comando Función del
menú Insertar. Mediante Categorías (en el cuadro de diálogo que aparece) podemos elegir verlas según los distintos tipos o bien ver todas
por orden alfabético.

COPIAR, CORTAR Y PEGAR CELDAS
El Portapapeles de Windows es una herramienta que permite hacer copias o mover distinto tipo de objetos:
archivos, carpetas, textos, imágenes, sonidos, etc. dentro de la misma o entre diferentes aplicaciones. Pero
dentro del contexto de las planillas de cálculo, las funciones para copiar o cortar una celda deben emplearse
contemplando ciertas particularidades:

CORTAR: (Menú Edición ó Ctrol+X) Combinado con Pegar, funciona como Mover, ya que guarda
en el Portapapeles la celda seleccionada hasta aplicar Pegar en la celda destino. Luego lo elimina
de la posición original. En las planillas de cálculo, sólo pega el contenido una vez.

COPIAR: (Menú Edición ó Ctrol+C) Copia sin borrar y guarda en el Portapapeles lo que está
seleccionado. Permite pegar múltiples veces lo copiado hasta pulsar <Esc>.

PEGAR: (Menú Edición ó Ctrol+V) pega en el punto marcado el contenido del Portapapeles.

Al copiar o mover el contenido de una celda con fórmulas se
produce la corrección automática de las referencias a otras Nota: Existen varias formas de realizar
gráficamente el copiado o cortado de celdas.
celdas contenidas en la misma. Esto se realizará como siempre, lo más conveniente es consultar
contemplando el tipo de referencia según sea relativa o la Ayuda del programa correspondiente.
absoluta (ver más adelante REFERENCIAS RELATIVAS,
ABSOLUTAS Y MIXTAS).

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RELLENAR DATOS AUTOMÁTICAMENTE EN CELDAS
ADYACENTES
La opción rellenar y el comando series permiten rellenar celdas adyacentes con datos en forma automática.
Son herramientas de edición y su forma de aplicación más habitual es mediante un control o manejador que
toda celda posee en su extremo inferior izquierdo. Se puede emplear para repetir un dato, una fórmula (ver
detalles más adelante) o bien armar una serie. Las series pueden ser las predefinidas en el programa como las
de los días de la semana, los meses, numéricas, etc. o bien otras definidas por el usuario. Veamos paso a
paso un ejemplo de aplicación:

1) Escribimos en una 2) Ahora arrastramos 3) Finalmente así
celda el dato original. en el sentido en que quedará la serie
Aceptamos el dato y deseamos completar completa:
seleccionamos la celda los datos.
(sin editarla)

Luego tomamos con el
puntero del mouse el
manejador en el
extremo inferior
izquierdo de la celda. Así se verá mientras
arrastramos el puntero.

Operando de esa forma se pueden obtener listas y series verticales u horizontales del tipo:

DÍAS MESES SERIES SERIES
LINEALES GEOMÉTRICAS
lunes lun enero ene 1 250 1 0,00001
martes mar febrero feb 2 251 2 0,0001
miércoles mié marzo mar 3 252 4 0,001
jueves jue abril abr 4 253 8 0,01
viernes vie mayo may 5 254 16 0,1
sábado sáb junio jun 6 255 32 1
domingo dom julio jul 7 256 64 10
lunes lun agosto ago 8 257 128 100
martes mar septiembre sep 9 258 256 1000
miércoles mié octubre oct 10 259 512 10000
jueves jue noviembre nov 11 260 1024 100000
viernes vie diciembre dic 12 261 2048 1000000

REFERENCIAS RELATIVAS, ABSOLUTAS Y MIXTAS
En muchas ocasiones es necesario trabajar con
planillas extensas. En esos casos es muy
conveniente aplicar las ventajas del rellenado
automático para el armado de las fórmulas.
Por ejemplo, supongamos que la tabla de la figura
debería extender su estructura por cientos de filas
más. Sería sumamente tedioso tener que escribir una
a una las fórmulas de cálculo que vemos en la
columna TOTAL. Este inconveniente ha sido
solucionado en las planillas de cálculo ya que
mediante una correcta definición del tipo de
referencia a las celdas y la aplicación de la
Nota: normalmente no se ven las fórmulas sino sus resultados.
herramienta de rellenado, es posible automatizar
por completo esta tarea.

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Referencias relativas
Una referencia relativa desde una celda localiza a otra en forma relativa, dependiendo de la posición en que se
encuentre la celda donde se escribió la fórmula (la primera). Es decir que representa internamente para el
programa la distancia o camino hacia esa celda en términos de cuántas celdas hacia abajo, hacia arriba,
hacia la izquierda o derecha existen hasta llegar a ella. Para ejemplificarlo, es como saber ir hacia la casa de
alguien pero sin orientarse por su dirección.
La referencia relativa es la forma predeterminada o natural de indicar una celda (B6) o rango (A1:D20). Este
es el tipo de referencias que se corrigen y ajustan automáticamente al copiar las fórmulas.
En el ejemplo anterior, al poner la fórmula original con referencia relativa, se corregirá automáticamente al
copiar o rellenar de acuerdo con la nueva posición. Es que, en realidad, el contenido de la celda original
expresa que el resultado de la fórmula es el producto de las dos celdas anteriores de su misma línea. (Para
D4=B4*C4, para D11=B11*C11 en el ejemplo de la figura).

Referencias absolutas
En algunas ocasiones necesitaremos copiar fórmulas en donde la referencia a una celda debe permanecer fija
y constante sin modificarse relativamente según la nueva posición dentro de la planilla.
En esos casos decimos que necesitamos una referencia absoluta a una o varias celdas. Estas referencias
representan una dirección específica y cuando la fórmula se copia, se conservan en la fórmula en forma
íntegra y textual. La referencia absoluta se determina colocando signos de pesos ($) antes de la letra de la
columna y antes del número de la fila. Ejemplo: $B$1.

En el ejemplo se ha creado
la fórmula en E4 =D4*$B$1.
Al hacer una referencia de
este tipo a B1, cuando
copiemos la fórmula en el
resto de la columna, se
modificarán
automáticamente las
referencias relativas (D4,
D5, D6, etc.) pero no la
absoluta ($B$1).

Referencias mixtas Tanto para Excel como
Cuando es necesario construir fórmulas que hagan referencia a las correspondientes para OpenOffice se
filas y columnas de manera tal que fuese conveniente una referencia absoluta a la fila puede modificar
durante la edición de
y relativa a la columna (o viceversa), se emplean las referencias mixtas que una fórmula, el tipo de
combinan las relativas con las absolutas. Estas tienen la forma $B1 (columna referencia a una celda
absoluta, fila relativa) o bien B$1 (columna relativa, fila absoluta). En el ejemplo pulsando la tecla F4
anterior podría haberse empleado la fórmula E4 =D4*B$1 con el mismo éxito ya que sucesivamente para
obtener, por ejemplo,
no hay una modificación de la posición relativa entre las columnas (siempre se trata $B$1, B$1, $B1 y B1.
de “la tercera columna a la izquierda”).

MENSAJES DE ERROR
En caso de que la planilla no pueda resolver una fórmula por alguna razón, se mostrará un mensaje de error.
Por ejemplo, los más comunes son:
indica que uno de los operandos de un cálculo matemático no es un número.
#¡VALOR!
indica que se está intentando calcular el valor de un número dividido por cero, resultado
#¡DIV/0!
que tiende a infinito y por lo tanto fuera de los límites de cálculo de toda planilla.
indica que se ha utilizado un argumento inaceptable en una función que necesita un
#¡NUM!
argumento numérico o bien que el número obtenido supera los límites de cálculo posibles
indica que hay algún error en el enunciado de la fórmula, algún espacio o alguna letra
#¿Nombre?
incorrecta.
En realidad no es un error, simplemente indica que el resultado o contenido de la celda no
##### puede mostrarse correctamente por ser muy angosta la columna. Se soluciona
sencillamente ampliando el ancho de la misma.

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MICROSOFT EXCEL
Como referencia para conocer el uso de una planilla de cálculo adoptaremos al Microsoft Excel por su amplia
difusión entre los usuarios. Si bien ha habido numerosas versiones del programa a lo largo del tiempo, no
siempre los cambios han sido sustanciales en lo que a sus funciones respecta. De hecho, un viejo Excel 97 es
aún hoy perfectamente utilizable para la mayoría de las tareas que se necesitan realizar en la oficina o el hogar.
A partir de la versión perteneciente al paquete de aplicaciones MS Office 2007 sí ha habido importantes
cambios en la interfaz gráfica y la organización de las herramientas y funciones. Pero como aún su
presencia en el mercado no es masiva, este apunte se basa en las versiones anteriores, que son mucho más
difundidas entre los usuarios e igualmente útiles para nuestro objetivo final que es aprender a utilizar una
planilla de cálculo electrónico.

ÁREA DE TRABAJO DE MS EXCEL
Con el programa instalado, para comenzar a trabajar, lo buscamos en el menú Inicio/ Programas (o Todos los
programas) y ejecutamos la opción Microsoft Office/Microsoft Excel.
Observemos entonces los elementos de su entorno de trabajo. En este caso, el área de trabajo propuesta para
la versión Excel 2000:
BARRA DE
TÍTULO BARRA DE
MENÚS

BARRA DE
FÓRMULAS
BARRAS DE
HERRAMIENTAS

CUADRO DE
NOMBRES BARRA DE
TÍTULO DE LA
VENTANA DEL
TRABAJO

FILA ACTIVA

COLUMNA
TIPO DE ACTIVA
DATO
NUMÉRICO
CELDA
ACTIVA

TIPO DE
DATO DE
TEXTO

HOJA ACTIVA TIPO DE DATO BARRA DE
MONEDA DESPLAZAMIENTO

 Barra de Título: Identifica el programa y el documento contenidos en la ventana. Es el lugar por donde se
la puede tomar para arrastrarla y moverla.
 Barra de Menús: contiene organizadas en menús todas las funciones y herramientas del programa.
 Barras de Herramientas: permiten organizar accesos rápidos a distintas funciones por grupos de íconos.
Por ejemplo Barra estándar, Formato, Imagen, etc.
 Barra de Estado: muestra información sobre la ventana y sus contenidos.
 Barras de desplazamiento: cuando la ventana es demasiado chica como para mostrar todos sus
contenidos en forma completa, estos controles en sus bordes permiten desplazarse por su interior para
verlo por sectores
 Botones de control: se encuentran en la esquina superior derecha. Permiten Minimizar Maximizar,
Restaurar o Cerrar la ventana. Los de la ventana externa controlan la aplicación y todos sus documentos
activos. Los de las ventanas internas sólo al documento correspondiente.
 Barra de fórmulas: Barra situada en la parte superior de la ventana de Microsoft Excel que se utiliza para
introducir o modificar los valores o las fórmulas de las celdas o los gráficos. Muestra el valor constante o
la fórmula almacenada en la celda activa.
 Cuadro de Nombres: Situado en el extremo izquierdo de la barra de fórmulas, identifica la celda
seleccionada, el elemento de gráfico o el objeto de dibujo. Permite asignar un nombre a una celda o a un
rango seleccionado. También permite desplazarse a una celda nombrada previamente.

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 Cursor: marca en la barra de fórmulas y en las celdas en donde se escribirá el próximo caracter.
Normalmente se ve como una línea vertical y titilante de aproximadamente la misma altura que los
caracteres (no debemos confundirlo con el puntero del mouse).

ORGANIZACIÓN DE LOS PRINCIPALES COMANDOS Y
HERRAMIENTAS
Todos los comandos de un programa son accesibles mediante sus menús. La organización de estos menús
está estrechamente relacionada con el tipo de función que cumplen. De esta manera es posible apreciar las
posibilidades que la aplicación nos brinda recorriendo sus menús.
De acuerdo con sus funciones podemos asociar funciones a los menús de la siguiente manera:

MENÚ FUNCIONES ASOCIADAS
Archivo En este menú encontramos todo lo relacionado al manejo del archivo que contiene el libro.
También utilidades para su publicación (impresa o web) y envío (correo o fax).
Edición Funciones que facilitan la automatización de tareas como escribir, editar, corregir.
Ver Mediante las funciones de este menú se configuran los distintos elementos del área de trabajo.
No realizan modificaciones sobre el documento; sólo en su visualización.
Insertar Permite incorporar al trabajo numerosos elementos adicionales que mejoran su funcionamiento,
diseño y composición. Por ejemplo: celdas, funciones, comentarios, gráficos, imágenes, etc.
Formato Dar formato al texto o a las celdas tanto sea en forma manual o automatizada mediante la
aplicación de estilos, autoformatos y formatos condicionales
Herramientas Combinar su uso con otras aplicaciones, aplicar protecciones, herramientas de auditoría, y
personalización del programa.
Datos Permite ordenar, controlar, obtener datos.
Gráfico Al trabajar con gráficos permite su creación, edición y administración.
Ventana Permite organizar la vista de los trabajos activos
Ayuda (?) Obtener ayuda útil para nuestra tarea.

Como en muchas aplicaciones la exploración de los menús será una excelente opción para conocer
organizadamente cuáles son sus posibles comandos y herramientas.
Al hacerlo, tengamos en cuenta que: ¡AYUDA!
 En gran parte las tareas son comunes a cualquier aplicación (creación, Al conocer el nombre de
una herramienta podemos
edición y diseño de planillas) y fueron tratadas en el presente capítulo y en ingresar a las opciones de
Manejo operativo de la computadora de la Parte I. ayuda y consultar acerca
 Recordar que el empleo del menú contextual para cada tipo de elemento de ella con alguna
muestra las opciones y funciones más comunes para trabajar con él. palabra clave (¡cuidado,
hay que escribirla
 La organización de los menús no es estricta y puede tener algunas correctamente!).
diferencias de acuerdo con la versión del programa que se considere e Sólo debemos elegir entre
incluso de acuerdo con la manera en que haya sido instalado (p.e. que las opciones que se
presenten la que está más
falten componentes o herramientas de Idioma). de acuerdo con la tarea
 Debido a posibles diferencias por versiones, recomendamos para conocer que queremos realizar.
con mayor profundidad los distintos comandos, consultar la ayuda del
programa que estamos utilizando.
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CREACIÓN DE GRÁFICOS CON PLANILLAS DE
CÁLCULO
Un gráfico es la representación gráfica de los datos de una hoja de cálculo, normalmente organizados en
una tabla. Es una ilustración que permite mostrarlos de una manera más clara, sencilla y atractiva. Pero para
que esto sea realmente útil es muy importante que el tipo de gráfico sea el adecuado y que lo que muestra sea
coherente con lo registrado en los valores numéricos.
EDAD (en años)

EDAD
NACIONALIDAD 14 15 16 Totales
NACIONALIDAD Total
(en años) Total ARGENTINA 2 3 2 7
ARGENTINA 7
14 4 BOLIVIANA 1 2 1 4
BOLIVIANA 4
15 6 PARAGUAYA 1 1 1 3
PARAGUAYA 3
16 4 Totales 4 6 4 14
Tablas de Frecuencias Tabla de doble entrada

Con esta organización de datos es posible construir gráficos como los siguientes:
Totale s por Edade s
Nacionalida des POBLACIÓN SEGÚN LA NACIONALIDAD Y EDAD
PARA GUAY A
21%
6 0 1 2 3 4 5 6

4
ARGENTINA ARGENTINA
50% 14 años
2
BOLIVIANA 15 años
BOLIVIA NA
0 29% 16 años
14 años 15 años 16 años PARAGUAYA

Gráfico de Columnas Gráfico Circular (Torta) Gráfico de Barras con series

GENERACIÓN DE UN GRÁFICO BÁSICO
Para crear un gráfico lo mejor es generarlo a partir de los datos organizados en una tabla y
aplicar un Asistente para gráficos. Tomaremos como ejemplo el de MS Excel.

EJEMPLO – Bicicletas

La siguiente tabla registra las ventas de bicicletas
por año y estación en un local del rubro y se
encuentra en una hoja de una planilla de cálculo

Para generar a continuación un gráfico de columnas debemos seguir estos pasos:
1. Seleccionar el rango de celdas que se va a representar. Se deben incluir los datos numéricos que se
desean presentar en el gráfico. También se pueden incluir los títulos del eje X (o eje de abscisas) y los
nombres de las series de datos (rótulos)

2. Hacer clic en la herramienta “Asistente para gráficos”.
3. Ajustar las opciones deseadas en las siguientes fichas o Pasos del Asistente:

Paso 1 - Tipos de gráfico: Paso 2 - Datos de
Permite elegir entre los origen:
numerosos tipos de gráfico La opción Rango de
disponibles (Columnas, Datos define cuáles
barras, circular, líneas, entre datos serán
otros.). Además es posible representados. Además
personalizar mediante es posible definir si los
subtipos dentro de la opción valores para las series
de gráfico elegido. de datos se tomarán de las filas o de las
Para tener una idea del aspecto que tendrá el gráfico columnas de la tabla (Series en: ).
es muy conveniente el uso del botón Presionar para La ficha Series permite editar con una mayor
ver muestra. precisión las referencias a las celdas de origen de
rótulos y datos del gráfico.

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Paso 3 - Opciones de Paso 4 - Ubicación:
gráfico: Indica dónde será
En esta ficha se controla la colocado el gráfico
incorporación y el formato una vez creado.
de los diferentes elementos Puede ser como
del gráfico para lograr una elemento incrustado o como una hoja de
presentación adecuada. Por ejemplo, Títulos, Ejes, gráfico. El incrustado es más apropiado cuando
Líneas de división, Leyenda, Rótulos de datos, Tabla se desea mostrar los datos junto a sus
de datos. correspondientes tablas. En cambio, en una hoja
de gráfico resulta más conveniente para una
presentación como lámina o transparencia.

Finalmente, luego de haber seguido los pasos anteriores se debe
obtener un gráfico similar al de la imagen.

Si los resultados obtenidos no son los esperados, podrán
modificarse mediante las opciones Tipos de gráfico, Datos de
origen, Opciones de gráfico y Ubicación del menú contextual o bien
desde el menú Gráfico. Éste sólo aparece en la barra
correspondiente al seleccionar un gráfico seleccionado y
reemplaza en ese contexto al menú Datos.

Notas:
 La forma más rápida de crear un gráfico en MS Excel en un solo paso es seleccionar una celda o todas las
que se desea graficar y entonces pulsar F11. Se generará un gráfico en una Hoja de gráfico con el
formato predeterminado de Excel.

TIPOS DE GRÁFICOS
La aplicación de un tipo de gráfico de todos los que el programa provee, deberá estar en función del tipo de
información y de la manera en que se pretenda representar esos datos. A continuación se muestra una tabla
con los tipos de gráfico recomendados según el objetivo que se persiga y un resumen que ilustra los
principales tipos de gráficos disponibles.

APLICACIONES TÍPICAS

OBJETIVOS TIPOS DE GRÁFICO EJEMPLOS
Ilustrar datos que cambian De líneas, de barras o columnas, Ventas anuales en una década.
con el paso del tiempo. simples o apiladas, de áreas.
Centrar la atención sobre De barras horizontales. Ventas de N productos en un año
los valores alcanzados. determinado. Costos por mes en un año.
Estudiar la relación entre el Circular, columnas o barras Porcentaje de composición de una
total y las partes. apiladas, de áreas. cámara legislativa por partido político.
Analizar distribuciones de De columnas. Cantidad de personas por edades (de 0
frecuencia. a 9 años, de 10 a 20 años, etc.).
Representar el grado de De columnas o de XY Variación de la temperatura a lo largo de
correlación entre distintas Dispersión. un día, costos de producción por
variables. unidades fabricadas.
Representar gráficamente De superficie. Representación tridimensional de una
una función de dos superficie. Representación topográfica.
variables

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EJEMPLOS DE TIPOS DE GRÁFICO

COLUMNAS BARRAS

ÁREAS LÍNEAS

CIRCULAR ANILLOS

XY-DISPERSIÓN SUPERFICIE

COLUMNAS EN 3D OTROS MARCADORES

(Ilustraciones de la Ayuda de MS Excel ©)

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GUÍA (MUY) BÁSICA DE FUNCIONES
EN MS EXCEL
MATEMÁTICAS
=SUMA( rango) Suma los argumentos o componentes del rango. Se pasan por alto las celdas
=SUMA( número1; vacías, valores lógicos, texto o valores de error en la matriz o en la referencia.
número2;...)
=SUMAR.SI( rango; Suma los componentes del rango suma, que cumplan el criterio indicado en la
“criterio”; rango columna rango.
suma)
= PRODUCTO(rango) Multiplica todos los números que figuran como argumentos y devuelve el
= PRODUCTO( producto. Se pasan por alto las celdas vacías, valores lógicos, texto o valores
número1; número2; ...)
de error en la matriz o en la referencia.
= COCIENTE( Devuelve la parte entera de una división. Use esta función cuando desee
numerador; descartar el residuo de una división. Si núm_divisor es 0, RESIDUO devuelve
denominador) el valor de error #¡DIV/0!
Ejemplos: COCIENTE(-5; 2) es igual a –2. COCIENTE(4,5; 3,1) es igual a 1
= RESIDUO( número; Devuelve el residuo o resto de la división entre número y núm_divisor. El
núm_divisor) resultado tiene el mismo signo que núm_divisor. Si núm_divisor es 0,
RESIDUO devuelve el valor de error #¡DIV/0!
= POTENCIA( número; Devuelve el resultado de elevar el argumento número a una potencia. Número
potencia) es el número base. Puede ser cualquier número real. Potencia es el exponente
al que desea elevar el número base.
Se puede utilizar el operador "^" en lugar de la función POTENCIA para indicar
a qué potencia se eleva el número base, por ejemplo 5^2.
= RAIZ(número) Devuelve la raíz cuadrada de un número. Número es el número cuya raíz
cuadrada desea obtener. Si número es negativo, RAIZ devuelve el valor de
error #¡NUM!
= ABS(número) Devuelve el valor absoluto de número. El valor absoluto de un número es el
número sin su signo.
Ejemplos:
ABS(-2) es igual a 2
Si A1 contiene -16, entonces: RAIZ(ABS(A1)) es igual a 4
= ALEATORIO.ENTRE( Devuelve un número aleatorio (cada vez que se calcula la hoja de cálculo)
inferior; superior) entre los números que especifique.
= M.C.D(número1; Devuelve el máximo común divisor de dos o más (hasta 29) números enteros.
número2; ...) El máximo común divisor es el mayor número entero por el cual número1 y
número2 son divisibles sin dejar residuo.
Si un valor no es un número entero, se trunca. Si uno de los argumentos es un
valor no numérico, M.C.D devuelve el valor de error #¡VALOR!. Si uno de los
argumentos es menor que cero, M.C.D devuelve el valor de error #¡NUM!
= M.C.M(número1; Devuelve el mínimo común múltiplo de números enteros. El mínimo común
número2; ...) múltiplo es el menor entero positivo múltiplo de todos los argumentos enteros
número1, número2, etcétera.
= PI() Devuelve el número 3,14159265358979, o la constante matemática pi, con una
exactitud de 15 dígitos. Ejemplo: =PI()/2 es igual a 1,57079...

CONTAR VALORES
=CONTAR(rango) Cuenta cuántos números hay en el rango.
=CONTARA(rango) Cuenta cuántos valores no vacíos hay en el rango.
=CONTAR.BLANCO(rango) Cuenta cuántos blancos hay en el rango.
=CONTAR.SI(rango; “condición”) Cuenta el número de celdas no vacías que cumplen la condición.

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MÁXIMOS MÍNIMOS Y PROMEDIOS
=MAX(rango) Devuelve el mayor valor de la lista de valores indicados.
=MIN(rango) Devuelve el menor valor de la lista de valores indicados.
=PROMEDIO(rango) Calcula el promedio o media aritmética de los valores que recibe como parámetros.

FUNCIONES DE USO CON FECHAS
=AHORA() Devuelve la fecha y hora actuales.
=HOY() Devuelve la fecha actual (sin la hora).
=AÑO(valor_fecha) Devuelve el año de la fecha indicada.
=DIA(valor_fecha) Devuelve el día del mes de la fecha.
=FECHA(año; mes; día) Devuelve la fecha correspondiente al año, mes y día indicados.
=DIAS360(fecha inicial; Devuelve la diferencia entre las dos fechas, basándose en un calendario de
fecha final; método) 360 días. Ejemplo: =DIAS360 (“30/1/93”;”1/2/93”)
SIFECHA(fecha inicial; Permite calcular tiempos exactos entre fechas en año, mese y días. En
fecha final; método); método se especifica si se desea considerar en años (“Y”), meses(“M”) o
días(“D”), o bien en forma combinada. Por ejemplo empleando “YD” se
podría calcular los días que pasaron desde el último cumpleaños.
Nota: esta función no está documentada en la ayuda de MS Excel.

FUNCIONES LÓGICAS
=O(valor lógico1; valor lógico2;...) Devuelve verdadero si alguno de los argumentos es verdadero.
=Y(valor lógico1; valor lógico2;...) Devuelve verdadero si todos los argumentos son verdaderos.
=SI(prueba lógica; valor si Ejecuta una prueba lógica y devuelve el 2º argumento si es cierto
verdadero; valor si falso) y el 3º si es falsa. Ejemplos:
=SI(8>5; “Mayor”; “Menor”) Devuelve “Mayor”
=SI(8<=5; “Mayor”; “Menor”) Devuelve “Menor”

FUNCIONES ANIDADAS
En algunos casos, se hace necesario utilizar una función como uno de los argumentos de otra función.

Por ejemplo, la fórmula en la figura utiliza una función
PROMEDIO anidada y compara el resultado con el valor 50.

 Cuando se utiliza una función anidada
como argumento, deberá devolver el
mismo tipo de valor que el que utilice el
argumento. De otro modo, se mostrará
#¡VALOR!
 En general, una fórmula puede
contener como máximo siete niveles de
funciones anidadas.
 Es sumamente útil utilizar la Paleta de
fórmulas para editar funciones
anidadas como argumentos. ya que
permite verificar durante la edición los
resultados parciales obtenidos.

Ejemplo de la Ayuda de MS Excel ®

EJEMPLOS DE FUNCIONES ANIDADAS
=SI(Y(valor lógico1; valor Ejecuta unas pruebas lógicas y devuelve el 2º argumento si es cierto y el
lógico2; valor si 3º si es falsa. Ejemplos:
verdadero; valor si falso) =SI(Y(a5>5;b5<25); “Mayor”; “Menor”) Devuelve “Mayor” si la celda a5 es
menor de 5 y b5 es mayor de 25
=SI(O(valor lógico1; valor Ejecuta unas pruebas lógicas y devuelve el 2º argumento si es cierto o si
lógico2; valor si es cierto el 3º, si no se cumple ninguna de las dos es falsa. Ejemplo:
verdadero; valor si falso) =SI(O(a5>5;b5<25); “Mayor”; “Menor”) Devuelve “Mayor” si se cumple
alguna de las dos consignas.
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Planillas de cálculo electrónico - Conceptos básicos

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