Las etapas de la negociación
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Las etapas de la negociación

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TEMA CORRESPONDIENTE A LA CLASE DE TÉCNICAS DE LA NEGOCIACIÓN

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  • 1. UNIVERSIDAD OPARIN S.C. TÉCNICAS DE NEGOCIACIÓN CREDITOS DIAROC, CATAMARCA, ARGENTINA PROFESOR: ING. RAÚL SADOC RÍOS O.ETAPAS DE LA NEGOCIACIÓNAUTOR: DIARIO, ARGENTINALAS DIEZ ETAPAS DE LA NEGOCIACIÓNUna negociación es un proceso secuencial que puede presentarse en las siguientes 10 fases cronológicas:1. El planteamiento.2 .El inicio.3. Posicionamiento.4. Los mensajes.5. La pre oferta.6. La oferta.7. El equilibrio.8. El preacuerdo.9. La firma.10. El seguimiento.
  • 2. UNIVERSIDAD OPARIN S.C.  EL PLANTEAMIENTOUn buen negociador planificará concienzudamente su proceso negociador, de no ser así, su control dela situación será siempre deficitario. La falta de preparación le obligará a actuar sólo de formareactiva, sin llevar la iniciativa y sin poder implementar estrategias proactivas.Para planificar y plantear adecuadamente una negociación se han de tener en cuenta los siguientesapartados:-Obtener la máxima información de cada uno de los aspectos relevantes del proceso negociador.-Fijar de forma clara, ordenada y evaluable los objetivos a conseguir.-Plantear una estrategia.-Determinar las técnicas que concretarán la estrategia.Definir los objetivos así como priorizarlos constituye una de las funciones básicas que debe realizar todobuen negociador. Es decir, no basta con saber qué hacer, sino que hay que determinar tambiéncuando hacerlo. Siguiendo con lo explicado en el párrafo anterior, debemos ser conscientes de que estaremos en unasituación más segura y favorable conforme vayamos consiguiendo cada uno de los objetivos que noshemos ido planteando. Aunque debemos ser conscientes que seguramente, el orden de cumplimientono será el mismo que marcamos nosotros en un principio. Si cada una de las partes que intervienen en la negociación permanece inamovible, aferrada a latotalidad de sus objetivos y condiciones, el proceso negociador se bloqueará y la posibilidad de acuerdoserá nula. Por eso es importante planificar los márgenes y los niveles de prioridad en la definición de losobjetivos en el planteamiento de una negociación es de suma importancia recopilar, estructurar yanalizar el máximo de información sobre cualquiera de los aspectos relevantes de la misma. Laevaluación de esa información, junto con nuestras pretensiones, nos facilitará la definición de nuestraposición de partida. Los objetivos fijados, además de ser claros, cuantificables y establecidos con orden de prioridad, han deser realistas y alcanzables. Durante la negociación, los componentes del equipo negociador han de saber exactamente cuál es surol. Además han de saber interpretarlo según las consignas y estrategias convenidas en la preparación.Las funciones más frecuentes en el equipo son: conducir, resumir y examinar.
  • 3. UNIVERSIDAD OPARIN S.C.  EL INICIO Esta fase comporta la apertura del proceso negociador. Las primeras interacciones que se produzcanson vitales porque pueden marcar el clima y el rumbo de toda negociación. Por ello, es importante planificar bien nuestra apertura en el resto del proceso. Siempre esrecomendable plantear un inicio distendido, cumpliendo las normas de cortesía y procurando buscarun clima de confianza que facilite el avance y el acuerdo. El intercambio entre las diferentes partes esimprescindible; sin intercambio no tiene ningún sentido negociar.Este intercambio puede producir discusiones que manifiestan los distintos puntos de vista de cada unade las partes y los argumentos que cada parte esgrime para intentar convencer al resto.El inicio debe significar una comunicación y argumentación racional de ideas, argumentos y puntos devista.  EL POSICIONAMIENTOLa fase de posicionamiento debemos utilizarla para: -Recopilar el máximo de información de las otras partes y de sus posiciones. Lo que cada parteexpresa o calla suele ser muy buena fuente para saber lo que pretende.-Contrastar la información previa recogida en la fase de planteamiento para verificarla o plantearla.-Valorar todo aquello que pueda ser significativo de cada una de las partes: los objetivos, lasprioridades, etc.En la fase de posicionamiento también pueden producirse posicionamientos negativos ycontraproducentes. Estos pueden ser de tres tipos: 1. Posicionamiento egoísta: Este tipo de posicionamiento anula los procesos empáticos, al ignorar losintereses de otros y centrarse exclusivamente en los propios. La puesta en práctica de esta modalidadde posicionamiento dificulta severamente el avance, impide encontrar puntos de acuerdo para elpacto y suele generar climas altamente hostiles. 2. Posicionamiento ofensivo: Este tipo de posicionamiento niega el intercambio de puntos de vista y secentra en el enfrentamiento y la descalificación de las ideas, las propuestas y los argumentos de lasdemás partes.
  • 4. UNIVERSIDAD OPARIN S.C.3. Posicionamiento defensivo: Este tercer tipo de posicionamiento se fundamenta en la agresiónmutua. El ciclo se inicia cuando una de las partes ataca a la otra y esta se defiende contraatacando.De esta forma se va alimentando una espiral que acaba destruyendo totalmente las posibilidades deavance y acuerdo.Acciones que deben ponerse en práctica y acciones que deben evitarse durante la fase deposicionamiento:Acciones a realizar:-Escuchar activamente.-Puntualizar.-Pedir clarificaciones.-Compartir información.-Aportar datos.-Sintetizar.Acciones a evitar:-Intimidar.-Importunar.-Inculpar.-Presionar.-Interrumpir.-Descalificar.
  • 5. UNIVERSIDAD OPARIN S.C.  LOS MENSAJES Los mensajes son transmitidos por cada una de las partes durante el proceso negociador, de formaconsciente o inconsciente. Los mensajes emitidos por cada uno de los negociadores pueden ser o no percibidos por el resto de losinterlocutores. La captación del mensaje dependerá de las características de este: nivel de explicitación,intensidad, elocuencia, etc., y de la habilidad para la captación de cada uno de los receptores. Los mensajes pueden presentarse de forma no verbal: una actitud, un gesto, una mirada, una acción,etc.En ocasiones, nuestro mensaje puede no ser captado de forma voluntaria o involuntaria. Ante ellopodemos realizar las siguientes acciones:-Insistir en el mensaje.-Dotar al mensaje de más fuerza.-Reorientar el mensaje.-Desistir sin renovar el mensaje.En muchas ocasiones hemos oído a un negociador decir que la negociación está en “vía muerta” o,sencillamente, estancada. La “vía muerta” se produce como consecuencia de que los negociadores adoptan la actitud de nocambiar ninguna de sus posiciones si antes no lo hace la otra parte. Es decir, no ceder ni dar el primerpaso.  LA PREOFERTASe entiende por pre oferta los ofrecimientos, a modo de solución, que plantea cada una de las partespara resolver la negociación. Implican una concreción en el proceso y un camino hacia un posibleacuerdo. La presentación de pre ofertas hace que la fase de posicionamiento se supere y el proceso pase acentrarse en el análisis de las pre ofertas de ambas partes.Cada una de las pre ofertas planteadas ha de ser analizada y valorada por el resto de las partes.Después del análisis y de las valoraciones de las pre ofertas, se produce el ciclo de discusión-pre oferta-modificación-discusión de las mismas, pasando finalmente a ser aceptadas.
  • 6. UNIVERSIDAD OPARIN S.C. El planteamiento de las pre ofertas debe tener una finalidad de tanteo de las posiciones, lo querequiere por parte del negociador una actitud moderada.Para presentar adecuadamente una pre oferta deberíamos atender a las siguientes consideraciones:-Que la presentación sea sólida, pero al mismo tiempo, flexible.-No ser ofensiva ni defensiva.-Ser coherente y con una misión general.En el planteamiento de pre ofertas es importante recordar:1. Asegurarnos de que no sólo entendemos lo que nos dice la parte contraria, sino que ademáscomprendemos su posición.2. Que no es interesante adoptar posiciones definitivas, ya que nos cerrarían el estudio de posiblesacuerdos en mejores condiciones.3. Que es una fase de tanteo, por lo que nos interesa escuchar al máximo lo que diga la otra parte, yaque nos puede servir en la gran mayoría de los casos para las fases posteriores.  LA OFERTALa oferta representa una posición avanzada, discutida y madura, muy cercana a una posibilidad deacuerdo. Antes de llegar a la fase de oferta, las pre ofertas han tenido que ser ya planteadas y resueltas. En estafase la aproximación entre las partes tiene que ser bastante consistente. No hay que confundir esta fase de oferta, cuando la negociación está avanzada, con las pre ofertasiniciales planteadas por cada una de las partes.
  • 7. UNIVERSIDAD OPARIN S.C.Es de suma utilidad, para plantear una oferta completa, dar respuesta en el planteamiento yexposición de la misma al mayor número de las preguntas siguientes:-Quién?-Cuánto?-Cómo?-Con qué?-Qué?-Cuándo?-Dónde?  EL EQUILIBRIO En esta etapa, las dos partes, A y B, aportan y reciben concesiones. El objetivo de esta etapa esencontrar el equilibrio entre las demandas y concesiones de las partes.Siendo esta etapa una etapa de dar y recibir, es importante no implicarse o “descartarse de entrada”Es por ello que es aconsejable ceder a cambio de algo. En esta etapa es importante y especialmente relevante transmitir a nuestros interlocutores un mensajeclaro y nítido.Que para conseguir algo, hay que dar algo: es decir, que toda cesión implica una concesión por suparte. O dicho de otro modo, que ambos hemos de ceder para encontrar un equilibrio adecuado. En laetapa de equilibrio es interesante adoptar un posicionamiento negociador global, y que el interlocutorperciba que una disminución de una parte supondrá un incremento en otra. Seguramente habráescuchado y leído múltiples veces la frase “divide y vencerás”; podemos afirmar que algo similar ocurreen el proceso de negociación; nuestros argumentos serán más consistentes y sólidos cuanto másconsistente y sólida sea nuestra propuesta.
  • 8. UNIVERSIDAD OPARIN S.C.Los aspectos a tener en cuenta en la búsqueda del equilibrio son:1. Tener una visión global de la negociación.2. Establecer de forma clara y concreta, como vimos en el modulo II.3. Revisar las condiciones en función de lo que damos y recibimos.4. Considerar la posibilidad de mantener la globalidad.5. El éxito de la negociación no se mide por la fuerza.  EL PREACUERDOEntre directivos existe una frase común para identificar a un negociador pausado: “convence poragotamiento” Efectivamente, una de las lecciones que debe conocer todo negociador es el manejo de tiempo ysoportar su presión.El factor tiempo se convierte en determinante en la etapa de preacuerdo, especialmente cuando lanegociación ha sido lenta y pausada, haciéndose interminable. La etapa de preacuerdo es con frecuencia el momento más complicado y frágil: máxime si hemos detener en cuenta que es el momento al que llegamos con más tensión acumulada y agotamiento. El momento del preacuerdo es el momento de la verdad y es donde se requerirá de nuestra habilidadcomo negociadores.En muchas ocasiones el negociador se encontrará en estás dos disyuntivas:Firmo: si firmo ahora, lo puede interpretar como “ansias por mi parte”, planteándome la partecontraria nuevas alternativas, o una posición más hostil, o incluso que el equilibrio de la negociación seincline a mi favor.
  • 9. UNIVERSIDAD OPARIN S.C.Espero: si espero, me puede pedir nuevas concesiones e incluso volver a plantearme la negociaciónglobalmente, haciéndose interminable.Para que un preacuerdo sea adecuado:1. Debe haber un equilibrio entre las partes.2. No se debe haber forzado a ninguna de las partes.3. Debe ser asumido por todas las partes.4. Debe cumplir con los objetivos iniciales.Existen diferentes tipos de preacuerdos. Veamos algunos de los fundamentales:-El preacuerdo cedente.-El preacuerdo exigente.-El cierre por consenso.-El preacuerdo por concreción.-El preacuerdo por etapas.-El preacuerdo por coacción.-El preacuerdo por selección.  LA FIRMAEs la etapa a la que usted espera llegar al iniciar el proceso negociador. Sin embargo, recuerde:1.-Que todavía no ha firmado y como dice un refrán popular: “hasta el rabo, todo es toro”, es decir,que es el proceso final que está a punto de culminar, pero aún existe el peligro de ruptura.2.-Compórtese con sangre fría, evite transmitir euforia o triunfalismo, puede ser mal interpretado.Agudice su concentración, cuanto más avanza la negociación más sentirá que puede perder si no llegaa un acuerdo.3.-No pierda su temple y concéntrese hasta que el proceso de negociación haya concluido.
  • 10. UNIVERSIDAD OPARIN S.C.Prevenga al máximo los posibles riesgos en la etapa de la firma: -Evite los malos entendidos: Creando una lista que concrete todos los acuerdos a los que se hanllegado. -Actúe con transparencia: No realice maniobras que puedan ser mal interpretadas; sea objetivo yclaro en los planteamientos de la firma. -No demore la trascripción de los acuerdos: Los retrasos excesivos e injustificados por “papeleo” puedenechar a perder la gran cantidad de tiempo y esfuerzo dedicados para llegar a la firma. -Cuando redacte, pregunte si hace falta alguna aclaración: Es la última oportunidad para intentarrecortar todos los pequeños “flecos” que hayan quedado sueltos.-No incorpore ninguna nueva cláusula o acuerdo sin consultar.  EL SEGUIMIENTOUna vez cerrado el acuerdo y plasmado en un documento revisado y firmado por las partes, aún nosqueda una última fase: el seguimiento.En esta fase final deberemos poner en marcha todos aquellos procedimientos que consideremosoportunos, para comprobar que lo pactado se está realizando exactamente en las condiciones en lasque fue convenido. En el caso de encontrar alguna anomalía que incumpla las condiciones acordadas, hemos de hacérselosaber a las partes que firmaron el acuerdo. También deberemos poner en marcha los mecanismosoportunos para solventar esa situación.