03 management des coût pm bo-k v5
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- 1. Préparation à la certification PMP© Management des Coûts 1
- 2. 7- Management des coûts du projet • 7.1 Planifier le management des coûts: processus de création d'un plan de management des coûts du projet qui documente la façon dont le budget du projet sera défini, vérifié et maîtrisé . • 7.2 Estimer les coûts : processus pour déterminer une valeur approximative des coûts des ressources nécessaires à l'achèvement des activités du projet. • 7.3 Déterminer le budget : processus d'agrégation des estimations des coûts d'activités individuelles ou de lots de travail afin de fixer une référence de base des coûts. • 7.4 Maîtriser les coûts : processus utilisé pour influencer les facteurs générateurs d'écarts de coûts et maîtriser les modifications 2 du budget du projet.
- 3. 7- Management des coûts du projet • 7.1 Planifier le management des coûts : – DE: • • • • Plan de management de projet Charte de projet Facteurs environnementaux de l’etse Actifs organisationnels – OT: • Jugement d’expert • Techniques analytiques • Réunions – DS: • Plan de management des coûts 3
- 4. 7- Management des coûts du projet • 7.2 Estimer les coûts : – DE: • • • • • • • – OT: • • • • • • • • • – Plan de management des coûts Plan de management des ressources humaines Référence de base du contenu Échéancier du projet Registre des risques Facteurs environnementaux de l’etse Actifs organisationnels Jugement d’expert Estimation par analogie Estimation paramétrique Estimation ascendante Estimation des trois points Analyse de la réserve Coût de la qualité Logiciel d’estimation des coûts du projet Analyse des offres DS: • • • Estimation du coût des activités Base des estimations Mises à jour des documents du projet 4
- 5. 7- Management des coûts du projet • 7.3 Déterminer le budget : – DE: • • • • • • • • • Plan de management des coûts Référence de base du contenu Estimation des coûts des activités Base des estimations Échéancier du projet Calendriers des ressources Registre des risques Contrats Actifs organisationnels – OT: • • • • • Agrégation des coûts Analyse de la réserve Jugement d’expert Liens historiques Réconciliation des limites de financement – DS: • Référence de base des coûts • Exigences en financement du projet • Mises à jour des document du projet 5
- 6. 7- Management des coûts du projet • 7.4 Maîtriser les coûts : – DE: • • • • – OT: • • • • • • • – Plan de management de peojet Exigences en financement du projet Données sur la performance du travail Actifs organisationnels Management par la Valeur Acquise Prévisions Indice de performance pour l’achèvement du projet (BAC– VA)/(BAC– CR) ou (BAC-VA)/(EAC-CR) Revues de performance Analyse des écarts des coûts Logiciel de gestion de projet Analyse de la réserve DS: • • • • • • Mesures de performance du travail Prévisions budgétaires Demandes de modification Mises à jour du PMP Mises à jour des documents du projet Mises à jour des actifs organisationnels 6
- 7. 7- Management des coûts du projet • 7.3 Maîtriser les coûts : • Valeur planifiée (VP). La valeur planifiée est le coût budgété du travail qu'il est prévu de réaliser pour une activité ou un composant de la structure de découpage du projet jusqu'à une date donnée. • Valeur acquise (VA). La valeur acquise est le montant de travail budgété effectivement réalisé pour l'activité de l'échéancier ou le composant de la structure de découpage du projet au cours d'une période donnée. • Coût réel (CR). Le coût réel est le coût total encouru pour effectuer le travail de l'activité de l'échéancier ou du composant de la structure de découpage du projet au cours d'une période donnée. Cette valeur CR doit correspondre, par sa définition et ce qu'elle recouvre, à ce qui a été budgété pour VP et VA – (exemples : heures de main d'œuvre directe uniquement, coûts directs uniquement, ou tous les coûts y compris les coûts indirects). 7
- 8. 7- Management des coûts du projet • 7.3 Maîtriser les coûts : – – – – Formule : EC = VA – CR Formule : ED = VA – VP Formule : IPC = VA / CR Formule : IPD = VA / VP 8
- 9. 7- Management des coûts du projet Définition de V.A. La valeur acquise est la valeur du travail complété basé sur un budget assigné, de référence, pour faire un travail défini. À chaque fin de mois, cette analyse nous informe sur : Qu’aurions-nous dû réaliser ? Qu’est-ce que nous avons accompli ? Combien le travail accompli nous a-t-il coûté ? 9
- 10. 7- Management des coûts du projet Graphique de la valeur acquise On devrait terminer le projet ICI Système de mesure de la performance 400 Coût max. planifié Coût supp. anticipé 350 Coûts cum . 300 VP 250 200 150 CR Variance de coûts=VA-CR 100 50 Délai anticipé Var. d’échéancier=VA-VP VA Ecart de Coût Ecart de Prévision 0 02/Q1 02/Q2 02/Q3 02/Q4 03/Q1 03/Q2 03/Q3 03/Q4 03/Q5 Date d’analyse CR: coût réel VP : valeur planifiée Coût Réel du Travail Effectué Coût Budgétédu Travail Prévu Calendrier VA: valeur acquise Coût Budgété du Travail Réalisé 10
- 11. Résumé • • • Les Coûts et les Délais sont étroitement liés ! Les questions PMP porteront généralement sur les deux en même temps (parfois en plus des risques) Trois méthodes d’estimation: – Par analogie: • Appelée méthode « Top Down » • La moins chère • Similaire à la méthode « Jugement d’experts » – Bottom Up: • • • • Elle part « from scratch » Plus détaillé Plus précise Coûte plus – Estimation paramétrique • Utilise des paramètres (coût unitaire du m², coût main d’œuvre…) 11
- 12. Résumé • Pour l’examen, il faut savoir que: – Outils d’estimation assistés par ordinateur: • Package d’outils assisté par ordinateur – Pourcentage des estimations: • Exactitude de l’ordre de grandeur: – [-25%, +75%]: Initiation du projet • Exactitude de l’estimation du budget: – [-10%, +25%]: Début de la planification du projet • Exactitude définitive de l’estimation – [-5%, +10%]: 12
- 13. Résumé 12 questions PMP sur la VA (EV) • Formules à apprendre par cœur: • Ecart des Coûts : EC = VA - CR • Ecart des délais ED = VA - VP • IPC = VA / CR • IPD = VA / VP • Coût Final Estimé (CFE) = BAC / IPC • Estimé pour achever le projet = CFE -CR • Ecart à l’achèvement EAC = BAC - CFE (L’écart à la fin) • Indice de preformance pour l’achèvement du projet = (BAC – VA) / (CFE –13 CR) (BAC = Budget à l’achèvement)
- 14. Résumé • Coûts encourus: – Ne doit pas être considéré au niveau de la décision d’arrêt du projet (seulement considérer le coût qui reste pour achever le projet) • Au niveau des projets réalisés sous contrat: faire la différence entre « Estimation des coûts » et « Pricing » – Estimation des coûts: • Combien ça va nous coûter pour réaliser le produit ou le service – Pricing: • Combien le client ou le consommateur sera chargé • Estimation Bottom Up: – Un outil de « Team Building », car chacun apportera son estimation – C’est pour cela que la SDP est considérée comme étant un outil de « Team Building » ! 14
- 15. Résumé • Analyse de la valeur: – Cela veut dire: examiner le projet dans le but de réduire le coût ou le délai du projet, tout en gardant le même contenu de projet. 15
- 16. Activité Coté 1 Coté 2 Coté 3 Coté 4 J1 J2 J3 J4 D=====F Statut fin J3 Achevé; Dépensé: 1000 $ D====FP =F Achevé; Dépensé: 1200 $ DP=D==FP Achevé à 50% Dépensé: 600 $ DP=====FP Pas encore démarré D: Démarré; F: Fin; DP: Démarrage planifié; FP: Fin planifiée 16
- 17. Calcul Réponse Interprétation VP VA CR BAC Ecart Cout IPC ED IPD CFE Estimé pour achever le projet EAC 17 Calculez et arrondir à 2 chiffres après la virgule
- 18. Calcul Réponse Interprétation VP 1000 + 1000 + 1000 3000 On devrait avoir fait 3000 de travail VA 1000 + 1000 + 500 2 500 Nous n’avons terminé que 2500 de travail CR 1000 + 1200 + 600 2800 Nous avons dépensé 2800 $ BAC 1000 + 1000 + 1000 + 1000 4000 Notre Budget est de 4000 Ecart Cout 2500 - 2800 -300 Nous sommes en dessus du budget de 300 $ IPC 2500/2800 0.893 Nous n’avons reçu que 89% de valeur de chaque $ mis dans le projet ED 2500-3000 -500 Nous sommes en retard sur les délais IPD 2500/3000 0.833 Nous progressons à 83% de la cadence planifiée CFE 4000/0.893 4479 Actuellement, nous estimons que le projet nous coûtera 4479 Estimé pour achever le projet 4479 - 2800 1679 Nous avons encore besoin de 1679 pour terminer le projet EAC 4000 - 4479 -479 Actuellement, nous estimons à 479 $ la dérive des coûts 18
Notas del editor
- Coût de la qualité: Des hypothèses relatives au coût de la qualité peuvent être utilisées dans la préparation des estimations du coût des activités Facteurs environnementaux de l’Entreprise: (Internes et Externes qui peuvent influencer le succès du projet) (DE aux plupart des processus) - Culture organisationnelle, Structures et processus - Standards industriels (Agences de régulation ou autorité de tutelle, codes de conduite, std Qualité…) - Infrastructure - RH existantes (compétences, connaissances…) - Systèmes d’autorisation des travaux - Conditions de marché - Tolérances aux risques des PP - Climat politique - Bases de données Cciales - Systèmes d’Information de Management de Projet Actifs Organisationnels: - PnPs - Canevas, modèles - Informations historiques et base de connaissances Bases des estimations: Les détails à l’appui des estimations du coût des activités peuvent comprendre : • une documentation sur les bases de l’estimation (c’est-à-dire la façon dont elle a été établie), • la documentation de toutes les hypothèses utilisées, • la documentation de toutes les contraintes connues, • l ’indication des plages d’estimation possibles (par exemple, $10 000 (±10%) pour indiquer qu’il est prévu que le coût de l’élément se situe dans cette plage), et • l’indication du niveau de confiance sur l’estimation finale.
- Coût de la qualité: Des hypothèses relatives au coût de la qualité peuvent être utilisées dans la préparation des estimations du coût des activités Facteurs environnementaux de l’Entreprise: (Internes et Externes qui peuvent influencer le succès du projet) (DE aux plupart des processus) - Culture organisationnelle, Structures et processus - Standards industriels (Agences de régulation ou autorité de tutelle, codes de conduite, std Qualité…) - Infrastructure - RH existantes (compétences, connaissances…) - Systèmes d’autorisation des travaux - Conditions de marché - Tolérances aux risques des PP - Climat politique - Bases de données Cciales - Systèmes d’Information de Management de Projet Actifs Organisationnels: - PnPs - Canevas, modèles - Informations historiques et base de connaissances Bases des estimations: Les détails à l’appui des estimations du coût des activités peuvent comprendre : • une documentation sur les bases de l’estimation (c’est-à-dire la façon dont elle a été établie), • la documentation de toutes les hypothèses utilisées, • la documentation de toutes les contraintes connues, • l ’indication des plages d’estimation possibles (par exemple, $10 000 (±10%) pour indiquer qu’il est prévu que le coût de l’élément se situe dans cette plage), et • l’indication du niveau de confiance sur l’estimation finale.
- Liens historiques: Tout lien historique résultant en estimations paramétriques ou analogiques implique l’utilisation des caractéristiques du projet; Exemple: Prix de construction au mètre carré d’une maison Réconciliation des limites de financement: Les dépenses de fonds doivent être réconciliés avec les limites de financement fixées lors des engagements de fonds du projet Exigences en financement du projet: Prévision sur les dépenses qui seront engagés / Trimestre / Semestre à fin de bien gérer le trésorerie et la disponibilité des fonds Actifs Organisationnels: - PnPs - Canevas, modèles - Informations historiques et base de connaissances
- Actifs Organisationnels: - PnPs - Canevas, modèles - Informations historiques et base de connaissances Revue de performance: Analyse des écarts. L’analyse des écarts utilisée dans le management par la valeur acquise compare la performance réelle du projet à la performance planifiée ou prévue. Les écarts les plus fréquemment analysés sont ceux de coûts et de délais. • Analyse de la tendance. L’analyse de la tendance consiste à examiner les performances du projet dans le temps pour déterminer si elles s’améliorent ou se dégradent. Les techniques d’analyse graphique sont précieuses car elles permettent de comprendre la performance à ce jour et de pouvoir la comparer aux objectifs de performance à venir, sous la forme de budget à l’achèvement par rapport au coût final estimé et de dates d’achèvement. • Performance de la valeur acquise. Le management par la valeur acquise compare le plan de référence de base et la performance réelle des délais et des coûts. Mises à jour des actifs organisationnels Certains actifs organisationnels peuvent nécessiter des mises à jour ; ce sont, en particulier : • les causes des écarts, • les actions correctives choisies et les raisons des choix, et • d’autres types de leçons apprises provenant de la maîtrise des coûts du projet. Mises à jour du plan de management du projet Les éléments du plan de management du projet susceptibles d’être mis à jour comprennent notamment : • la référence de base de performance des coûts. Les modifications de la référence de base de performance des coûts sont incorporées à la suite des modifications approuvées du contenu, des ressources nécessaires aux activités ou des estimations de coûts. Lorsque les écarts de coût sont très importants, une révision de la référence de base des coûts est nécessaire de façon à disposer d’une base réaliste de mesure de performance. • le plan de management des coûts. Mises à jour des documents du projet Certains documents du projet peuvent nécessiter des mises à jour ; ce sont, en particulier : • les estimations de coûts, et • la base des estimations. TCPI: Alice figured out the BAC and EAC for the bar project and realized that the lounge was over budget, so she did a TCPI calculation to figure out exactly where needed to keep her CPI if she wanted to get the project in without blowing the budget. Alice’s Earned Value calculations have put the lounge renovation project’s numbers here: EAC= $11,507 AC= $5,750 BAC=$10,000 EV=$5000 The project is over budget! So Alice uses the BAC-based formula to figure out where she needs to keep the CPI for the project if she wants to complete it within the original budget. Here’s the calculation: TCPI = (BAV-EV)/(BAC-AC) = (10 000-5000)/(10 000 – 5750) = 1.17 So, if the project were going to get back on budget, it would have to run at a 1.17 CPI for the rest of the project to make up for the initial overage. Alice doesn’t think that’s going to happen. Jeff and Charles pushed for stucco in the lounge that cost an extra $750 in the beginning, and, the way things are going, it’s probably a safe bet that there will be a few more cost overruns like that as the project goes on. She prepared a second TCPI to see what the number would be to complete the project based on the current EAC. TCPI = (BAV-EV)/(EAC-AC) = (10 000-5000)/(11 507 – 5750) = 0.86 A high TCPI means a tight budget: When you’re looking at the TCPI for a project, a higher number means it’s time to take a stricter cost management approach. The higher the number, the more you’re going to have to rein in spending on your project and cut costs. When the number is lower than one, you know you’re well within your budget and you can relax a bit.
- Things About Estimating to Know for the Exam (This is repeated in the Time, Management chapter, as it also relates to time.) ~ Estimating should be based on a WBS to improve accuracy. ~ Estimating should be done by the person doing the work whenever possible to improve accuracy. ~ Historical information from past projects (part of organizational process assets) is a key to improving estimate . ~ A cost baseline (and schedule and scope baselines) should be kept and not changed except for approved project changes. ~ The project costs should be managed to the cost baseline for the project. ~ Changes are approved in integrated change control. ~ Estimates are more accurate if smaller-size work components are estimated. ~ Changes should be requested when cost problems (and time, scope, quality, and resource problems) occur. ~ A project manager should never just accept constraints from management, but should instead analyze the needs of the project, come up with his or her own estimates, and reconcile any differences to produce realistic objectives. Yes, this should be true in the real world! ~ A project manager may periodically recalculate the estimate to complete (ETC) for the project in order to make sure there are adequate funds (and time, etc.) available for the project. ~ Plans should be revised during completion of the work as necessary with approved changes. ~ There is a process for creating the most accurate estimate possible. ~ Padding is not an acceptable project management practice. ~ The project manager must meet any agreed-upon estimates. ~ Estimates must be reviewed when they are received to see if they are reasonable and to check for padding and risks. ~ Estimates must be kept realistic through the life of the project by reestimating and reviewing them periodically. ~ Estimates can be decreased by reducing or eliminating the risks. ~ The project manager has a professional responsibility to provide estimates that are as accurate as feasible and to maintain the integrity of those estimates throughout the life of the project.
- 1. Le chef de projet présente son rapport d’avancement au commanditaire du projet, lequel des éléments suivants ne sera pas discuté? 1) Retour sur l'investissement original 2) Valeur actualisée nette 3) Dépréciation 4) Fluctuation de la trésorerie La dépréciation n’est jamais abordé, car le pdt du projet n’est pas encore livré à l’exploitation