Módulo: EThICS 903.012.01_Dinâmica de Reuniões
Tópico: ESTRATÉGIA ORGANIZACIONAL
Assunto: Dinâmica de Reuniões - Grupos de Trabalho
Escopo:
SUMÁRIO
Tipos de Reuniões
Finalidades de Reuniões de Grupos de Trabalho
Papéis dos Participantes
Etiqueta de Reuniões de Trabalho
Planejamento e Execução de Reuniões de Trabalho
Preparativos
Execução
Acompanhamento e Controle
Armadilhas e Dificuldades
Conferência SC 24 | Gestão logística para redução de custos e fidelização
Reuniões de trabalho dinâmicas
1. Engenharia
Tecnologia, Inteligência
Consultoria & Sistemas
EThICS 903.012.01
ESTRATÉGIA ORGANIZACIONAL
DINÂMICA DE REUNIÕES
Antonio Sallum Librelato
a.sallum@uol.com.br - (12) 3941 8277
Junho - 2004
18/1/2013 Propriedade Intelectual de EThICS Engineering 1
2. EThICS ESTRATÉGIA ORGANIZACIONAL
ENGINEERING
DINÂMICA DE REUNIÕES
EThICS 903.012.01 Autoria de Antonio Sallum Librelato
SUMÁRIO
Tipos de Reuniões
Finalidades de Reuniões de Grupos de Trabalho
Papéis dos Participantes
Etiqueta de Reuniões de Trabalho
Planejamento e Execução de Reuniões de
Trabalho
Armadilhas e Dificuldades
18/1/2013 Propriedade Intelectual de EThICS Engineering 2
3. EThICS ESTRATÉGIA ORGANIZACIONAL
ENGINEERING
DINÂMICA DE REUNIÕES
EThICS 903.012.01 Autoria de Antonio Sallum Librelato
Tipos de Reuniões
Familiares
Amigos
Condomínio
Grupos de Interesses Pessoais Comuns
Associações Políticas
Associações Comunitárias
Associações Profissionais
Grupos de Trabalho
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4. EThICS ESTRATÉGIA ORGANIZACIONAL
ENGINEERING
DINÂMICA DE REUNIÕES
EThICS 903.012.01
Tipos de Reuniões
Cada tipo de reuniões tem suas próprias
características e finalidades
As reuniões de trabalho, pela sua freqüência,
finalidade e duração, podem significar custos altos
e demandam cuidados especiais, abrangendo três
períodos:
Antes da reunião: preparativos
Durante a reunião: execução
Após a reunião: acompanhamento e controle
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5. EThICS ESTRATÉGIA ORGANIZACIONAL
ENGINEERING
DINÂMICA DE REUNIÕES
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Finalidades de Reuniões de Grupos de Trabalho
Comunicação de informações e decisões
Revisão de projetos, atividades e resultados
Coleta de informações e de pontos de vista para
suporte à tomada de decisões
Compreensão de problemas
“Brainstorm” de idéias e de soluções
Planejamento e programação de atividades
Palestras, treinamentos e orientações
Seminários
“Workshops”
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6. EThICS ESTRATÉGIA ORGANIZACIONAL
ENGINEERING
DINÂMICA DE REUNIÕES
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Papéis dos Participantes
Coordenador, Moderador, Organizador, Líder
Secretário
Apresentador, Palestrante, Instrutor
Colaboradores
Ouvintes, Alunos, Treinandos
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7. EThICS ESTRATÉGIA ORGANIZACIONAL
ENGINEERING
DINÂMICA DE REUNIÕES
EThICS 903.012.01 Autoria de Antonio Sallum Librelato
Etiqueta de Reuniões de Trabalho
Atender horários e planos de trabalho
Evitar interrupções externas
Ouvir antes de falar
Todos devem ter a sua vez e seu tempo de falar,
em função do tipo de reunião e da contribuição a
ser dada
Cada um deve falar à sua vez, evitando
interromper a fala alheia
Estar preparado, pois a objetividade é ouro, a
síntese é prata e a clareza é diamante
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8. EThICS ESTRATÉGIA ORGANIZACIONAL
ENGINEERING
DINÂMICA DE REUNIÕES
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Etiqueta de Reuniões de Trabalho
Criar e manter o ambiente de confiança, solicitude
e de respeito à individualidade e à diversidade
Evitar as tendências pessoais
Atender os interesses comuns
Quem tem dúvida deve perguntar, quem sabe
deve ensinar
Ao votar, ter por base o conhecimento e a ética
Se for voto vencido, respeitar o consenso e
assumir o compromisso com a decisão
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9. EThICS ESTRATÉGIA ORGANIZACIONAL
ENGINEERING
DINÂMICA DE REUNIÕES
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Planejamento e Execução de Reuniões de Trabalho
Preparativos
Definições:
Tema, propósito e objetivos
Periodicidade, data, hora, local, duração, intervalos
Participantes e seus papéis
Agenda: temas, palestrante, sequência, horário,
duração
Recursos necessários:
Móveis, utensílios, recursos áudio-visuais, meios de
comunicação, material impresso, transporte, hospedagem
Suporte ao conforto dos participantes (alimentos e bebidas,
climatização, iluminação...)
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10. EThICS ESTRATÉGIA ORGANIZACIONAL
ENGINEERING
DINÂMICA DE REUNIÕES
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Planejamento e Execução de Reuniões de Trabalho
Preparativos
Suporte:
Preparação de apresentações
Publicação de impressos
Preparação da convocação aos participantes
Coordenação:
Confirmação de agendamento (datas e horários) e de presenças
dos participantes
Confirmação de disponibilidade dos recursos e das reservas
Certificação de que tudo está de acordo
Elaboração da lista de presenças
Distribuição da convocação e do material de suporte
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11. EThICS ESTRATÉGIA ORGANIZACIONAL
ENGINEERING
DINÂMICA DE REUNIÕES
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Planejamento e Execução de Reuniões de Trabalho
Execução
Início:
Ativação dos recursos áudio-visuais e de comunicação
Verificação do quorum e de presenças
Acomodação dos participantes
Abertura da reunião:
Cumprimentos e apresentações
Apresentação de tema, propósitos e objetivos
Circulação da lista de presenças
Leitura da ata da reunião anterior
Instruções específicas
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12. EThICS ESTRATÉGIA ORGANIZACIONAL
ENGINEERING
DINÂMICA DE REUNIÕES
EThICS 903.012.01 Autoria de Antonio Sallum Librelato
Planejamento e Execução de Reuniões de Trabalho
Execução
Desenvolvimento:
Fala do Líder/Coordenador
Fala de Palestrantes
Fala dos demais participantes
Perguntas, respostas e esclarecimentos
Apresentação de idéias e resultados
Réplicas e tréplicas
Votações
Síntese de resultados, conclusões
Explicitação de consenso e dissenso
Ações a serem executadas
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13. EThICS ESTRATÉGIA ORGANIZACIONAL
ENGINEERING
DINÂMICA DE REUNIÕES
EThICS 903.012.01 Autoria de Antonio Sallum Librelato
Planejamento e Execução de Reuniões de Trabalho
Execução
Término:
Tema e data da próxima reunião
Finalização dos trabalhos e leitura da ata atual
Agradecimentos e despedidas
Recolhimento de lista de presença e de materiais,
desligamento de equipamentos e sistemas, check-out
e eliminação de indícios
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14. EThICS ESTRATÉGIA ORGANIZACIONAL
ENGINEERING
DINÂMICA DE REUNIÕES
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Planejamento e Execução de Reuniões de Trabalho
Acompanhamento e Controle
Elaboração da Ata:
Uso de Modelo de Ata
Vantagens e desvantagens do uso de ata
Linguagem adequada
Revisões e aprovação
Distribuição
Controle:
Comunicação com responsáveis pelas ações
Confirmação e comunicação de execução e de
resultados
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15. EThICS ESTRATÉGIA ORGANIZACIONAL
ENGINEERING
DINÂMICA DE REUNIÕES
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Armadilhas e Dificuldades
Falta de objetividade:
Tema mal definido, ausência de objetivos, desvio de
finalidade.
Pessoal despreparado.
Excesso de formalismo ou excesso de informalismo.
Indisciplina:
Desobediência aos horários, faltas, interrupções
indevidas.
Brigas, agressões e imposições de opiniões pessoais.
Autoritarismo, dominação.
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16. EThICS ESTRATÉGIA ORGANIZACIONAL
ENGINEERING
DINÂMICA DE REUNIÕES
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Armadilhas e Dificuldades
Desmotivação:
Falta de equanimidade e de oportunidades iguais.
Inconseqüência.
Apatia e antipatia.
Desorganização:
Falta de coordenação, liderança e comunicação.
Falta de recursos adequados.
Falta de planejamento.
Duração excessiva.
Presenças indevidas ou desnecessárias.
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17. Engenharia
Tecnologia, Inteligência
Consultoria & Sistemas
Autoria de Antonio Sallum Librelato
EThICS 903.012.01
SERVIÇOS
Consultoria
Assessoria
Estudo, Análise e Diagnóstico
Planejamento
Pesquisa & Desenvolvimento
Implementação
Treinamento
Mentoração
ENGENHARIA ESTRATÉGIA
& TECNOLOGIA ÁREAS DE ATUAÇÃO ORGANIZACIONAL
Antonio Sallum Librelato – Diretor
(12) 3941 8277 - a.sallum@uol.com.br
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