ACTIVIDAD TEORICO – PRÁCTICA
PAQUETES ESPECIALIZADOS CIDBA
SANDRA YANETH GARZON CARREÑO
CORREO ELECTRÓNICO sygarzon@yahoo....
ACTIVIDAD TEORICO – PRÁCTICA
SANDRA YANETH GARZON CARREÑO
CORREO ELECTRÓNICO sygarzon@yahoo.com
PROFESORA:
ANGELICA MARIA ...
ACTIVIDAD TEORICO – PRÁCTICA PAQ CIDBA OCT 21
A. CONSULTA
A modode práctica introductoriaa laautomatizaciónde bibliotecas ...
preservaciónde materialesbibliográficosen un entorno digital vinculado y abierto. DIGIBIB es un
sistema de gestión bibliot...
Generacióndinámicade metadatos: ISBD, FICHA, MARC ISO 2709, MARC etiquetado, MARC-XML,
ONIX, DC RDF, DC Cualificado, MODS ...
http://www.digibis.com/software/digibib/caracteristicas-funcionales-digibib.html
 Software de Gestión Bibliotecaria: BIBL...
Gestiónbiblioteca:Alta,Baja,Modificación,Informes,Filtrados,Impresiónde Fichas,Búsqueda de
libros. Gestión Biblioteca, ya ...
6.- Indice, temas. Al oprimir el botón Índice, aparece una ventana en la que se teclea el índice
correspondiente al libro ...
d) Breve instructivo acerca de su funcionamiento y módulos disponibles.
Para acceder al fichero de la base de datos, que e...
b) Especifique si el software es de Pago o Libre : software libre
c) Descripción de características y funcionalidades prin...
d) Breve instructivo acerca de su funcionamiento y módulos disponibles.
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MARC-XML próximamente)
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(el control de términos clave mediante descriptores, lo que posibilita normalizar los nombres
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 software de gestión Documental: Gestión Documental Inteligente
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1. Reducción a 0 del tiempo en entrada manual de metadatos: Extraer información del
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Pasos para digitalizar con éxito: tener un proyecto de captura exitoso. En este vídeo podrás ver
además, cómo Athento auto...
Provee unambiente centralizadoaltamenteescalable,de arquitectura abierta 100% WEB-
Base, que además es seguro y fácil de u...
electrónicos,administraciónde documentoselectrónicos,procesamiento de información,
administraciónde archivoycorrespondenci...
Simuladorde los procesos de cara a la eliminación de riesgos en la puesta en producción
de los mismos.
Monitoreo del proce...
Entra y CREARNUEVO USUARIO o
NUEVOSOCIO
Aparece el REGISTRODEL NUEVO USUARIO se le da ENVIAR.
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En la parte de abajo estáel cuadritosi tiene MATERIALACTUALMENTE EN RESERVAR,se hace de
la mismaforma.
Para ingresara PRES...
DEVOLUCION
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http://173.230.240.210/~cisfo/openbiblio1/circ/checkin_form.php?reset=Y
CATALOGACION...
En el CATALOGOAL ACCESOAL PÚBLICO ONLINE(OPAC) podemosbuscarbibliografíaporfrase de
búsqueda desplegandolaflechase escoge ...
Entramosa otro sitiode losquese encuentraamano izquierdaenente casoTIPOSDE MATERIAL
donde se puede agregarAÑADIRNUEVOTIPOD...
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enviar
Sale otra ventanadonde dice:Colec...
Pasamosa TEMAS DE DISEÑOel cual podemospersonalizarlapáginaanuestrogusto. Cambiarlos
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INFORMES
Se presentaunaLISTA DE INFORMES:Catalogación, Circulación,estadísticas.Lascualesse pueden
entrar a investigarcada...
a. Realizar pruebassobre el funcionamiento del préstamo,las reservas, ladevolucióny las
renovaciones.Explicael funcionamie...
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Lista parametradade ejempalresporestado
Lista ejemplaresparaunpropietario
Lista de losejemplaresparaunpropietarioordenados...
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¿Qué otros informes hacen falta?
Faltaría el informe de adquisiciones y de donaciones
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TIPOSDE MATERIAL COLECCIONES
GESTI...
AYUDA DE OPENBIBLIO
c. Conclusióndel usode Openbiblio
El uso de Openbiblio es un sistema para bibliotecas automatizadas de...
C. PRACTICA PMB
PMB es un sistema de mayor capacidad y complejidad que OpenBiblio, tanto en su
parametrización comoensucon...
Por otro lado,se pretende acercarel mecanismoe interrelación del módulo de autoridades y sus
principales herramientas, que...
Módulos de PMB
Circulación:Su cómoda interfazhace de este serviciounatareaágil y eficaz. Permite el control de
los préstam...
Récolteu: Esta página le permite gestionarlasalidade importación diferentes avisos conectores.
Herramientas: Aquíencontrar...
Se da luegoGUARDAR apareciendoyaregistradoapareciendo nuevo resultado ya
el registro Bibliografico
 Registros Bibliográficos completos, de tipo monográfico
Iniciar NUEVO REGISTRO y se le da SIGUIENTE
a. Segúnse realizael procesode registro,darde alta las autoridadescorrespondientes como
autores,editores,entidades, clasif...
Se remplaza el autor dando click el se despliega un listado de autores para escoger
Se da click en uno de ellos.
Aparece l...
Desapareciendo el nombre del autor remplazado.
AUTORIDADES REMPLAZAR EDITORIALES
Muestra una ventana con un listado de edi...
Enviándonos a la siguiente ventana
Se da REMPLAZAR enviándonos a la siguiente ventana.
Se remplazael autor dandoclick él s...
se le da REMPLAZAR
Aparece la nueva editorial remplazada
AUTORIDADES REMPLAZAR CLASIFICACION
Muestra una ventana con un listado de CLASIFICACION se escoge una.
Enviándonos a la siguiente ventana
Se da REMPLAZAR envi...
AUTORIDADES REMPLAZAR COLECCIONES
Se escoge la que va a remplazar
Se diligencia los campos
b. Guardada una descripción bibliográfica completa, describe que pasos se llevan a cabo
para que sea incluida dentro del c...
Catalogo No de ejemplar
c. Introducidoslosejemplares monográficos, accede al módulo de Autoridades y completa
la informaci...
INFORMACIÓN DE LOS AUTORES
Se diligencia el formato
INFORMACIÓN DE AUTORIDADES: CATEGORIAS
se escribe la MATERIA Y BUSCAR
INFORMACIÓN DE AUTORIDADES: EDITORIALES
INFORMACIÓN DE AUTORIDADES: COLECCIONES
Se diligencia el formato.
Aparece la información seleccionada.
Ya quedo registrado con el número de ISSN
d. En PMB es posible crear un tesauro a par...
aceptados. Explica en qué consiste y como se crea una estructura jerárquica en el
apartado de Categorías.
La estructura je...
Donde nosmuestraque existen5categorías y que Información y comunicación tiene 1 resultado
al dar click nos lleva a otra in...
b. Como es Lógico, no siempre encontraremos una cesta que se adapte a los contenidos del
documento. Las cestas son métodos...
4.Conociendo los fundamentos del proceso de catalogación con PMB, se abundará en las
tipologías documentales de aquellos m...
 Registros Bibliográficos ejemplar
 Registros Bibliográficos ejemplar
 Registros Bibliográficos articulo
c. Crear 3 usuariosficticiosenel módulode circulaciónyadscribirlosa un grupo de usuari...
El funcionario encargado verificara si se encuentra en biblioteca o está en calidad de
préstamo.
Solicitud de palabra clav...
etc.).
Cuentacon cuatro módulos :
PRÉSTAMO: administrarlosdatosde lossocios.
 Administraciónde socios(añadir
nuevos,busca...
importardatosexternosde usuarios.
 Administradores
Genera los identificadoresonombresde
usuarioy losderechosasociadosacad...
Para este trabajo Práctico, usted debe ingresar a la versión demo:
http://demo.orfeogpl.info
login: capacit3
password: 123...
SkinaScan PPE v. 2.0
Manual de Usuario SkinaScan 2.1
Manual de Instalación SkinaScan 2.0
Skinascan 2.0 en ZIP
SkinaScan 3....
Otra funcionalidadde este móduloeslade generaciónde documentosde salidaen forma masiva,
utilizando documentos elaborados c...
Flujos de Trabajo y Procesos(Work Flow)
El módulode Flujos de Trabajo (WorkFlow), permite realizar seguimiento, generar es...
En el caso de salidasse abre una plantilla de verificar radicación previa – salidas el cual tiene los
siguientesdatos (ref...
remitentes cuyo tipo de documentales que contiene (memorandos, solicitud de inventario
documental, informes, solicitud de ...
Pasamos a la pestaña de documentos donde esta la generación de los documentos, aparece el
radicadodel documento, tipo, TRD...
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  1. 1. ACTIVIDAD TEORICO – PRÁCTICA PAQUETES ESPECIALIZADOS CIDBA SANDRA YANETH GARZON CARREÑO CORREO ELECTRÓNICO sygarzon@yahoo.com UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA 2015
  2. 2. ACTIVIDAD TEORICO – PRÁCTICA SANDRA YANETH GARZON CARREÑO CORREO ELECTRÓNICO sygarzon@yahoo.com PROFESORA: ANGELICA MARIA RAMIREZ AGUDELO PAQUETES ESPECIALIZADOS CIDBA G.2 UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA 2015
  3. 3. ACTIVIDAD TEORICO – PRÁCTICA PAQ CIDBA OCT 21 A. CONSULTA A modode práctica introductoriaa laautomatizaciónde bibliotecas y centros de documentación, resulta recomendable conocer el software existente en el mercado que permite llevar a cabo la automatización de sus servicios, procesos y actividades. Entre los sistemas más conocidos encontramos: Gestión Bibliotecaria: (Koha,Absysnet, Aleph, Janium, Simbad, Unicornio, Abies, Siabuc, Visual Bibliotecas,,Colibrí, Pmb, Openbiblio, Pergamo, Olib,Open Marcopolo). Gestión Documental: (Logicaldoc, Mercurio, Simad, Docuware, Athento, Docunet, Docuadmin, Orfeo,Nuxeo, Openkm, Abox Document, Emc Documentum, Admiarchi-Fgd, Sade, Zaffiro Edm, EnterpriseDocument Management, Qfdocument). Para ello efectuar las siguientes búsquedas y responder a los siguientes interrogantes: 1. Seleccione y describa 3 SOFTWARE DE GESTIÓN BIBLIOTECARIA atendiendo a los siguientes apartados:  Software de Gestión Bibliotecaria DIGIBIB a) Dirección URL del Sitio Web. http://www.digibis.com/software/digibib b) Especifique si el software es de Pago o Libre: software libre c) Descripción de características y funcionalidades principales. DIGIBIB para bibliotecas DIGIBIB es una aplicación que permite la gestión de la colección física y digital de forma completamente integrada sin necesidad de aplicaciones externas. Se trata de una herramienta basada en la gestión de metadatos normalizados de registros bibliográficos,ejemplares,autoridadesyobjetosdigitalesa través de MARC 21, MARCXML, Dublin Core,METS, ALTO,PREMIS, ESE 3.4.1 (EuropeanaSemanticElements), EDM5.2.6 (Europeana Data Model) y LOD (Linked Open Data). DIGIBIB está dirigido a bibliotecas físicas, bibliotecas virtuales, centros de documentación, instituciones de memoria en general, interesadas todas ellas en la gestión, recuperación y
  4. 4. preservaciónde materialesbibliográficosen un entorno digital vinculado y abierto. DIGIBIB es un sistema de gestión bibliotecaria que permite descripciones: • ISBD (International Standard Bibliographic Description) • RDA (Resource Description and Access) DIGIBIB aplica los siguientes formatos de descripción: • MARC 21 (ISO 2709:2008) • MARCXML • MADS (Metadata Authority Description Standard) • MODS (Metadata Object Description Standard) • DC (Dublin Core) ISO 15836:2009 DIGIBIB está adaptado a los siguientes esquemas de metadatos empleados en la gestión de bibliotecas digitales: • METS (Metadata Encoding & Transmission Standard) • MIX (NISO Metadata for Images in XML) • PREMIS (Preservation Metadata) • TextMD (Technical Metadata for Text) • ALTO (Analyzed Layout and Text Object) DIGIBIB permite el uso de los siguientes protocolos de búsqueda: • Z39.50 • SRU/SRW (Search and Retrieve URL/Web Service) El repositorioOAI‐PMHde DIGIBIBse ajusta a la versióndel protocoloOAI‐PMH2.0.Está adaptado a: • OAI_DC, • MARC21, • OAI_MARC, • DIDL, • EAD, • LIDO, • ESE 3.4.1, • EDM 5.2.6. d) Breve instructivo acerca de su funcionamiento y módulos disponibles. Funcionalidades básicas Catalogación de registrosbibliográficosyejemplares en formato MARC 21 Update 20 (abril 2015). Adaptado al nuevo estándar de catalogación RDA.
  5. 5. Generacióndinámicade metadatos: ISBD, FICHA, MARC ISO 2709, MARC etiquetado, MARC-XML, ONIX, DC RDF, DC Cualificado, MODS 3.6, ESE 3.4.1*, EDM5.2.6*. Herramienta de procesamiento masivo de registros. Edición rápida de registros para su modificación. Generación de listados y estadísticas. Generación de bibliografías. Vinculación directa con el repositorio OAI-PMH*, permitiendo la actualización dinámica del repositorio desde el módulo de catalogación y evitando la doble introducción de datos. Autoridades, Circulación, Adquisiciones, Gestión de imágenes y objetos digitales, Importación/Exportación, Cliente Z39.50 Permite la descarga de registros y su integración automáticaenla base de datos. Puede utilizar los juegos de caracteres: ISO 8859 Latin 1, MARC-8 (Ansel), MARC-8 (ISO 646 + 5426 + 6630) y Unicode UTF-8. Gestión de publicaciones periódicas, Informes y estadísticas. Google Analytics, Estadísticas MARC, Auditoría de cambios, Gestión de derechos de autor, OPAC Web (diseño básico), Búsqueda a texto completo para monografías, Gestor de contenidos, Gestor de noticias y blog, Agregador RSS, Enlace redes sociales Plug-in social que permite integrar el sitio Web , Gestor Multilingüe, Gestor de bibliografías públicas y privadas. Funcionalidades adicionales Repositorio OAI-PMH, Cuenta con varia BIBLIOTECAS VIRTUALES las cuales se puede acceder a realizar consultas: Hispana. Directorio y Recolector de Recursos Digitales, Biblioteca Virtual del Patrimonio Bibliográfico, Biblioteca Virtual de Prensa Histórica, Biblioteca Virtual de Defensa entre otras. Búsqueda Permite buscar cualquier palabra o palabras en los campos del formulario. Si quiere buscar una frase, enciérrela entre comillas ("Conde de Benavente"). En cada campo puede introducir una o más palabras, el operador que enlaza los términos es (Y). Igualmente, cuando se introducen términosendiferentes campos, el operador que enlaza los términos es Y. Los caracteres (*) y (?) buscan términos que comparten una misma raíz o palabras de ortografía dudosa. P.e., "ilustr*" recuperarálaspalabrasilustrador,ilustraciones,ilustrada,ilustrativo,etc.,y"primiti?a"recuperará lostérminosprimitivayprimitiva.Nodebenusarse estoscaracterescomoinicio de un término de búsqueda. Las consultas se pueden realizar por tema, obras, autores e institutos.
  6. 6. http://www.digibis.com/software/digibib/caracteristicas-funcionales-digibib.html  Software de Gestión Bibliotecaria: BIBLIOTECA 2000 a) Dirección URL del Sitio Web. http://smdani.marianistas.org/biblioteca-2000-descargar/ b) Especifique si el software es de Pago o Libre: software libre c) Descripción de características y funcionalidades principales. Completo programa para la gestión de Bibliotecas. Dispone de tres módulos, administración, consulta, y gestión de préstamos.
  7. 7. Gestiónbiblioteca:Alta,Baja,Modificación,Informes,Filtrados,Impresiónde Fichas,Búsqueda de libros. Gestión Biblioteca, ya que es la sección en que daremos de Alta los libros de nuestra biblioteca, datos que se requieren para trabajar con las otras 2 opciones. a) ALTAS: Antes de empezar a trabajar con éste sistema, defina, la clasificación de Materias y secciones, Temas Y Subtemas. Por ejemplo una materia podría ser: MEDICINA, y sus secciones: Cardiología, Neurología, Nefrología... Los temas son una forma de clasificar alternativamente los libros. Supongamos que se tiene un libro de Medicina, pero que trata temas de cuidado personal autoestima, pues además de catalogarlo en la Materia MEDICINA, se le crea un tema llamado: AUTOESTIMA y se agrega ahí. Un tema puede ser: RELIGIÓN y sus subtemas: cristianismo, hinduismo, judaísmo... Los temassonbásicamente comolascategorías,pero sonclasificacionesno oficiales, adicionales, que sirven para después encontrarlos rápidamente. Debe definir Códigos de Materias, Secciones, Temas y Subtemas, éste código puede estar formado por números y letras; Código de Materia y Sección hasta 10 caracteres Código de Tema y Subtema hasta 5 caracteres 1.- .Agregaro modificar Materias,SeccionesyTemas:ParaagregarmateriaselijalaopciónMateria del menú Agregar/Modificar. 2.- Agregar o modificar Autor y Editorial:Para agregar Autor y/o editorial elija la opción Autor o Editorial del menú Agregar/Modificar, y capture la información. 3.- Agregar o modificar Tema y/o Subtema. La clave del tema puede tener hasta 5 caracteres 4.- Agregar o modificar Procedencia 5.- Alta de Libros. Trabajaremos en la ventana de Gestión de la Biblioteca. Los números en la imagen corresponden al paso en que se utiliza el botón o sección indicada.
  8. 8. 6.- Indice, temas. Al oprimir el botón Índice, aparece una ventana en la que se teclea el índice correspondiente al libro que se captura; al terminar oprima Aceptar. b) Consultas/Bajas:Al pasara estaopción,aparece desplegadatodalainformaciónque se tiene en el sistema,peroustedpuede hacerbúsquedasespecíficas, indicando en la sección Búsqueda por, los criterios que usted defina. c) Fichas.1) Tipos de Fichas. Las fichas pueden ser de Entrada, Materia, Autor o Título. 2) Listados:Modificael ordenenque se muestra la información de la ficha Consultas/bajas; debe indicar el criterio de ordenación. d) Informes. Los informes se generan por un rango de tiempo y por los criterios de Altas, Bajas y Modificaciones. e) Índice Analítico. Esta opción le permite Agregar o Modificar Temas y/o Subtemas f) Opciones: Aquí puede cambiarse la clave de acceso al Sistema. V.- Consulta Libros. Esta opción utiliza la siguiente ventana: Si desea hacer modificaciones tiene que utilizarlaopcióngestiónde biblioteca.Puede utilizar la barra de navegación para localizar un registro Libro seleccionado le muestra la siguiente ventana, que mostrará los datos del libro, incluyendo el índice y los temas. VI.- Gestión préstamos. Prestamos.- En la ventana inicial se mostraran los libros que no están prestados. a) Préstamos.- En la ventana de entrada a préstamos se mostrarán todos los libros que no están prestados. Puede filtrar la información utilizando la sección “Búsquedas por:” b) Devoluciones.- Puede cambiarel ordende la consulta utilizando el botón Cambiar ordenación. Para marcar un libro como devuelto, dé doble clickk sobre el título del libro, lea el mensaje y de Aceptar para marcarlo como devuelto c) Históricode préstamos.- Muestraloslibrosque se hanprestado.Si desea saber quiénes son las personas a quienes se les han hecho préstamos, oprima el botón personas para consultar éste dato. Usted puede borrar los históricos cuando lo requiera. d) Informes:Presentaráel informe de los préstamos y/o Devoluciones realizados en un rango de tiempo indicado. e) Índice Analítico. Esta opción le permite Consultar los libros por Subtemas. f) Opciones: Aquí puede cambiarse la clave de acceso al Sistema
  9. 9. d) Breve instructivo acerca de su funcionamiento y módulos disponibles. Para acceder al fichero de la base de datos, que está en Access, y poder hacer tus propias modificaciones, exportaciones o importaciones, has de abrir el fichero C:Archivos de programaSMBiblioteca2000gestion_biblioteca.mdb cuya clave de acceso es biblio2000. 1.- Exportar datos existentes. Acceda al archivo gestion_biblioteca.mdb, y copie los datos. 2.- Instalar en otro equipo. Primero realice una Copia (respaldo) del archivo gestion_biblioteca.mdb,esel que contienetodoslosdatos.Despuésde instalaren el otro equipo, sobrescriba el archivo gestion_biblioteca.mdb. 3.- Trabajando endiferentesequipos.Suponiendoque se capturandiferenteslibrosendiferentes computadoras, para “juntar” la información puede: a. Si están conectados en red, basta compartir la carpeta Biblioteca 2000 y acceder todos por ahí. Access no tolera muy bien el trabajo en red, pero si no son muchos usuarios a la vez debe funcionar. b. Copiar los archivos de cada equipo, gestion_biblioteca.mdb, renombrándolos para que no se sobreescriban: gestion_biblioteca.mdb gestion_biblioteca1.mdb gestion_biblioteca2.mdb... DespuésabresconAccesscada uno de ellosyvas copiandoypegandotodoslosdatosde lastablas a gestion_biblioteca.mdb que será la base de datos maestra.Es un poco delicado y tedioso, pero funciona. No posee módulos disponibles.  Software de Gestión Bibliotecaria….. Colibrí: sistema de gestión integral de bibliotecas a) Dirección URL del Sitio Web. http://mblazquez.es/colibri/
  10. 10. b) Especifique si el software es de Pago o Libre : software libre c) Descripción de características y funcionalidades principales. Colibríestádiseñadoparauna fácil yrápida implantaciónen bibliotecas y centros de información con un volumenporfondode entre 1.000 y 700.000 documentos.Lafilosofía que ha movido todo el proyecto es sencilla “hecho por bibliotecarios para bibliotecarios”, lo que proporciona una garantía de adaptación a cualquier tipo de biblioteca. El programa está pensado para su adaptación a futuros tipos documentales y tipos de autoridades aportando la máxima capacidad de no hay límites en la importación y exportación de los registros bibliográficos o de la información introducida por la biblioteca,no retiene los contenidos, respetando plenamente la propiedadylibre disposiciónde losmismosparacon subiblioteca,ofreciendounalibertad similar a la de cualquier programa de código libre. Adoptando la máxima Capacidad descriptiva posible, inspirada en las normas MARC, ISBD, ISAD-G e ISAAR-CPF. Cuentacon un modelode especialización de la catalogación ahorra tiempo y mejora la capacidad de recuperaciónde losdocumentos.Asípues,esposible catalogarde formaespecializadaActasde congreso, Seminarios, Jornadas, Audiovisuales, Catálogos, Folletos, Fotografías, Informes, Legislación, Manuscritos, Mapas, Monografías, Obras de referencia, Publicaciones periódicas, Recursos web. no sólo integra las funciones propias de un SIGB, también incluye la página de portada de la propia biblioteca y un acceso preferente al OPAC, reduciendo notablemente el número de clickks necesarios para acceder al catálogo y a la información importante. Actualizaciones versión 2.1 Catálogos colectivossindicados.Recuperaciónde registrosbibliográficosmediantesindicación de contenidos, transferencia y consulta colectiva. Protocolo Z39.50. Se incorporan funciones de recuperación y pre-catalogación. Importación y exportación de registros en formato MARC y MARC-XML Actualizaciones versión 2.2 Módulode adquisiciones.Permitirárealizarunaprevisión de documentos para su adquisición en forma de compra, donación, intercambio, con el consiguiente control presupuestario, de proveedores, recepción e integración en la colección. Los módulos del gestor de bibliotecas Colibrí. Se muestran algunas de las pantallas correspondientes a los módulos de configuración, de gestión de usuarios y administradores, mantenimiento, migración, precatalogación, registro, catalogación, autoridades, clasificación, circulacion, DSI y OPAC. Colibrí: sistema de etiquetado y signaturización: El sistema de gestión de bibliotecas Colibrí ha sidodiseñadoparafacilitarlostrabajosde etiquetadoysignaturización,permitiendoque cualquier biblioteca pueda generarlos en hojas de etiquetas normalizadas.
  11. 11. d) Breve instructivo acerca de su funcionamiento y módulos disponibles. Requerimientos del sistema. Servidor Apache2+ PHP5+ MySQL5+ (Por ejemplo una distribución AppServoXamppcon libreríasbásicasposibilitaría su perfecto funcionamiento) Multiplataforma Windows, Linux, MacOS. Módulode pre-catalogación.La pantalla de pre-catalogación permite la recuperación inmediata de la información del documento sólo con la lectura del código de barras Módulo de registro. Emulación de un libro registro de biblioteca con todos los documentos pre- catalogados, catalogados y registrados. Posibilita la edición de los registros, la catalogación, duplicación, eliminación, vinculación y recuperación de cualquier documento. Módulo de catalogación. Permite la visualización y catalogación de todos los tipos de documentos,relaciónde registrosvinculadosycopias,localizacióntopofotográfica,signaturización automática y recuperación a texto completo. Módulo de publicaciones periódicas. Catálogo de publicaciones periódicas, edición multinivel, catalogación de ejemplares, análisis documental de artículos, vaciado de revistas. Módulo de autoridades. Permite la descripción exhaustiva de autoridades, personales, corporativas, familias, colecciones, congresos, editoriales, lugares y series. Módulo de clasificación. Tesauro (Multinivel y multilingüe), clasificación decimal, sistema de etiquetado semántico. Módulode préstamo y circulación.Preparadopara efectuar préstamos, devoluciones, reservas y comprobación de documentos en circulación. Módulo de informes. Impresión de etiquetas de códigos de barras (Code39) y signaturas (con código QR) en hojas de etiquetas normalizadas, estadísticas de distribución del fondo según tipología documental, estados, clasificación temática, etiquetas y clasificación decimal. Módulode configuración.Diseñadoparamodificar de forma sencilla todo el funcionamiento del sistema de gestión de bibliotecas. Permite la edición de todas las tipologías de usuarios, autoridades,políticasde préstamo,periodicidad,tipologíade relacionessemánticas,funciones de autoridades,estadosde conservación,fasesde análisis,estadosde préstamos,soportes,derechos, casuística de derechos,etc.También incluye configuración de SEO (Search Engine Optimization), configuración de páginas de OPAC y valores predeterminados. Módulode usuarios y administradores.Registrode usuarios, administradores y configuración de restricciones, funciones y privilegios. Módulode mantenimiento.Funcionesde optimización de tablas, desfragmentación, reparación, reindexación, alfabetización, signaturización y reemplazos de caracteres.
  12. 12. Módulo de migración de datos. Importación y exportación en formatos CSV, SQL, XML (MARC, MARC-XML próximamente) OPAC. Catálogo de acceso público en líneacon sitiowebde labibliotecaintegrado.Triplemétodo de visualización. Sistema de filtrado según tipología documental, tipología de autoridades, autoridadesyclasificación. Incluye enlace y código QR con permalink. Permite la exportación de registros marcados, citas y referencias automáticas. https://www.youtube.com/watch?v=hQEOMukdnzA 2. Seleccione y describa 3 SOFTWARE DE GESTIÓN DOCUMENTAL atendiendo a los siguientes apartados:  software de gestión Documental: DIGIARCH para Archivos a) Dirección URL del Sitio Web. http://www.digibis.com/software/digiarch b) Especifique si el software es de Pago o Libre: software libre c) Descripción de características y funcionalidades principales. DIGIARCH es una aplicación que permite la descripción de fondos archivísticos en un entorno normalizado basándose en la norma ISAD(G) y estableciendo una relación jerárquica entre los diferentes elementos descritos: fondo, secciones, series, expedientes, etc. Incorpora la modalidad DIGIARCH WEB que permite la gestión de metadatos normalizados, descripciones archivísticas y objetos digitales a través de ISAD(G), ISAAR(CPF), EAD, EAC, METS, ALTO, PREMIS, ESE 3.4.1 (Europeana Semantic Elements), EDM 5.2.6 (Europeana Data Model) y LOD (Linked Open Data). DIGIARCH está dirigido a archivos físicos y archivos virtuales interesados en la gestión, recuperaciónypreservaciónde materialesarchivísticosenun entorno digital vinculado y abierto. Funcionalidades básicas: Catalogación adecuada al formato ISAD(G), Descripciones multinivel. Cuadros de clasificación (DIGIARCH permite determinar el nivel de descripción que ocupa un documento dentro del fondo), Parametrización (permite la creación de plantillas para cada nivel de descripción, en las que se definen los campos específicos, su orden de aparición y el aspecto del formulario de introducción de datos), Descriptores
  13. 13. (el control de términos clave mediante descriptores, lo que posibilita normalizar los nombres de Lugares, Personas, Entidades, etc. Permite definir un número ilimitado de tablas de descriptores en las que el usuario especifica si es posible añadir más de un descriptor). Cambios masivos (permite realizar cambios en bloque tanto en el nivel de descripción como en los campos de las descripciones). Auditoría de cambios Herramienta que permite conocer cualquier acceso y actividad efectuada dentro del sistema DIGIARCH. Herramientas externas : incorpora las siguientes herramientas adicionales: Transformación de imágenes, Calcular tamaño de estructura, Comprobar paginación, Exportación medios offline, Importar desde Access. Exportador / Importador EAD permite la exportación e importación ficheros codificados en EAD (Encoded Archival Description) lo que amplía las posibilidades de integración de DIGIARCH con otros sistemas. Consulta permite realizar la consulta a través de diferentes modalidades: Navegación a través del cuadro de clasificación, Búsqueda por campos sin ser necesaria la indexación previa, Búsqueda a texto libre permitiendo buscar por cualquier palabra. d) Breve instructivo acerca de su funcionamiento y módulos disponibles. Aplicación de escritorio DIGIARCH WEB (para digitalización, adquisición y circulación) WindowsXP,Windows 7 o Windows 8, 32 o 64 bits. 1 GB RAM al menos 10 GB de espacio libre en disco. Módulo de gestión, selección, transferencia y expurgos. (Realiza las funciones básicas de un sistema de transferencia desde cualquier nivel del archivo, gestionando las entradas, salidas y expurgo del material disponible en el sistema). Módulo de circulación y usuarios (trazabilidad)(Posibilita la gestión de usuarios compartida con el módulode descripciónarchivística. Dispone de opciones para fijar las capacidades de consulta de cada usuario y perfil de usuarios. Permite el control y gestión de todas las actividades relacionadas con la circulación de los fondos) . Módulode gestiónde objetos multimedia permite lagestiónde gruposde objetosmultimedia de formacompletamente integradaenel módulode descripción.Lasseries,subseries o documentos que dispongande informacióndigital asociada(bienseanimágenesoarchivossonoroso de vídeo, etc.)
  14. 14.  software de gestión Documental: Gestión Documental Inteligente a) DirecciónURL del SitioWeb.http://www.athento.com/gestion-documental-inteligente/ b) Especifique si el software es de Pago o Libre: pago c) Descripción de características y funcionalidades principales. Un software de gestióndocumental esunaaplicacióninformáticaque permite el manejo,gestión, conservación, publicación y trabajo sobre documentos electrónicos. Athento -Smart Document Management- permite alasempresasautomatizarprocesos relacionados con la captura, gestión, almacenamientoydistribuciónde documentos.A diferenciade otrossistemas,Athento permite a las compañías contar con un proceso de Enterprise Content Management integrado en sus diferentes fases. Con Athento, una empresa puede obtener la funcionalidad de un potente sistema de gestión documental, más toda la funcionalidad de un sistema de captura y la posibilidad de, mediante módulos, cubrir también necesidades específicas de Distribución, Preservación y Gestión de Procesosde Negocio -BPM-.Paralasempresas,estosignifica una reducción importante de costes y un sistema de gestión documental global robusto e integrado en su sistema de información. Athentohasidodesarrolladomediante módulos. Sus dos módulos fundamentales son el módulo de Captura y el módulo ECM. Estos dos módulos, integrados de forma nativa, pero independientes,cubrenlasfasesde Captura,Almacenamiento,Gestión y parte de la Distribución. Para el resto de fases o desarrollo de disciplinas específicas dentro de las fases (como el caso de BPM), Athento aporta una plataforma que provee servicios modularizados que pueden ser utilizadosparalacustomizaciónde laherramientaolasatisfacciónde necesidadesmásespecíficas de Distribución, Gestión de Records, o Business Process Management por ejemplo. d) Breve instructivo acerca de su funcionamiento y módulos disponibles. Al trabajar con Athento,losdocumentosy otros contenidos o activos digitales tienen un ciclo de vidadentrode las organizaciones.Este ciclode vidaempiezacuandose crean o se reciben nuevos documentosyhasta sufinal destrucciónoalmacenamientopermanente. La gestión adecuada del contenido a través de todas sus fases garantiza la adecuada preservación de la información del negocio y la capacidad de las compañías de explotar esta información.
  15. 15. 1. Reducción a 0 del tiempo en entrada manual de metadatos: Extraer información del contenidodel documentoyutilizarlaparaidentificar,describirydistinguir un documento ocupa el tiempo de los trabajadores cuando podría hacerse de forma automática. 2. Reducción a 0 del tiempo dedicado a la clasificación de documentos: Identificar el tipo de activo digital que estamosmanejandoyguardarloensurespectivaubicación,no tiene que ser una tarea realizada por personas. 3. Hacer llegarla informacióna quiénla necesita: Ya sea dirigiendodocumentosatravésde un flujode trabajo o enviandoinformación extraída de documentos a sistemas externos como SAP, Navision, Open Bravo u Open ERP. 4. Eliminar pérdidas de tiempo en búsquedas: Conseguir que un software busque documentos y contenidos de las misma manera en que lo haría un humano, gracias a la semántica, significa búsquedas más precisas y por lo tanto, menos tiempo desperdiciado. https://vimeo.com/59648736 Se ve los siguientes módulos. Captura de documentos con Athento OCR Autoetiquetado Semántico: Una etiqueta es una palabra que usamos como categoría para agrupar documentos o contenidos relacionados. En los sistemas ECMnos sirven para conseguir una taxonomía de documentos. Con Athento, las etiquetas se generan de manera automática gracias a la Semántica. Autoetiquetado en Alfresco : Gracias a su arquitectura, es posible integrar funcionalidad de Athento con otras plataformas ECM como Alfresco. En este vídeo se puede ver la extracción automática de etiquetas del contenido de un documento. AutoetiquetadoenBox Gracias a suarquitectura,esposible utilizarlosserviciosde Athento como el autoetiquetado desde plataformas como Box. Veámoslo en acción. Extracción automática de datos: Athento permite la extracción de datos contenidos en documentos. En este vídeo verás cómo se extraen datos y se detecta el tipo en documentos nacionales de identidad de España. Configuraciónde templatespara extracción de datos: Los usuariosnotécnicospuedenconfigurar templates o plantillas para la extracción de datos. En este vídeo verás cómo se configuran plantillas para la extracción de datos en documentos nacionales de identidad de España. Clasificación automática de documentos con Athento. Se ve cómo se clasifican documentos de formaautomática.La tecnologíainteligente de Athentopuedeserentrenadapara reconocer tipos de documentos cada vez con mayor precisión. Firma digital de documentos: ver cómo es posible firmar documentos digitalmente.
  16. 16. Pasos para digitalizar con éxito: tener un proyecto de captura exitoso. En este vídeo podrás ver además, cómo Athento auto clasifica documentos y extrae datos de ellos. Las características del ciclo de vida de los documentos Qué es el Enterprise Content Management Los módulos de Athento para cubrir las fases del contenido Por qué Athento Athento ECM es una versión modificada de Nuxeo Enterprise Plataform, una popular plataforma de gestión documental Open Source. Athento ECM añade funcionalidad al repositorio y mejora aspectos de la plataforma que le dió origen. El gestor documental está disponible en una oferta Cloud, así como en modalidad Enterprise. Adicionalmente, Athento ECM ofrece plena integración con el motor de captura inteligente de documentos, Athento Smart Engine. y no otro software de Gestión Documental software de gestiónDocumental: Zaffiro EDM Enterprise Document Management Software para la Administración Electrónica de Documentos a) Dirección URL del Sitio Web. http://www.csaltda.com/zaffiroedm.aspx b) Especifique si el software es de Pago o Libre: software pagos a bajo costo. c) Descripción de características y funcionalidades principales. Zaffiro EDM, es un software de Administración de Documentos de clase mundial, que permite gestionar los activos de información de manera eficiente, simple y segura.
  17. 17. Provee unambiente centralizadoaltamenteescalable,de arquitectura abierta 100% WEB- Base, que además es seguro y fácil de usar. Su interfaz intuitiva facilita su uso y aprendizaje. Los usuarios autorizados podrán crear, editar, consultar, buscar y compartir documentos en su formato nativo, así como administrar las seguridades y el acceso a sus propios documentos. Si usted trabaja en documentos de texto, gráficos como video; Zaffiro EDM puede administrar cualquier tipo de documento o archivo en su formato nativo. Maneja múltiples versiones de documentos, permitiéndole revertir a su versión más reciente, comparar versiones, manteniendo siempre la integridad de los documentos, también permite gestionar y compartir información de diversos orígenes: Imágenes escaneadas, documentoselectrónicos,documentosPDF,páginasWebycorreoelectrónico,ocualquier otro formato de archivo existente. La arquitecturadistribuidade ZaffiroEDMle permite instalarlosdiferentes componentes del sistema a través de múltiples servidores y lograr balancear la carga. Usted puede utilizar cientos de servidores para administrar su información con rapidez y confianza. provee acceso controlado a documentos y Carpetas en niveles sin precedentes. Grupos o individuospuedenserfacultadosparaadministrarsupropioentorno,incluyendo la seguridad de carpetas y documentos. d) Breve instructivo acerca de su funcionamiento y módulos disponibles. Ofrece herramienta para buscar documentos instantáneamente. Indexado automático: Proceso de background, lo cual mejora grandemente las capacidadesde búsqueda. Usted podrá hacer búsqueda de documentos por palabras del contenido o por meta información, tal como autor, intervalos de fecha, estado del documento, palabras clave, tipo de documento, tamaño, entre otros. Búsquedaavanzada:ConZaffiroEDMes posible generarbúsquedassimplesocombinadas por diferentes campos de indexado. Hasta es posible integrar diferentes tipos de documentación en una misma consulta, lo que facilita la búsqueda de la información. La herramienta Zaffiro BPM (Business Process Management) es un método eficiente de alinear una organización con los deseos y necesidades de los clientes. Se trata de un enfoque holísticode gestiónempresarial que promueve laeficaciaylaeficienciaal tiempo que luchapor la innovación, la flexibilidad y la integración con la tecnología. Zaffiro BPM cuenta con: Modeladorgraficode losprocesos - que permite unmodeladoanivel de los participantes en el proceso de negocio sin necesidad de entrar en código informático, lo que dota de una gran simplicidad al sistema. Simulador de los procesos de cara a la eliminación de riesgos en la puesta en producción de los mismos. Monitoreo del proceso de negocio - Herramienta de control del proceso para una reingeniería y optimización continúa. La Compañía de Servicios Archivísticos y Tecnológicos Ltda., ha desarrollado Zaffiro ECM Software parala Administraciónde ContenidoCorporativo(control de inventariosfísicos y
  18. 18. electrónicos,administraciónde documentoselectrónicos,procesamiento de información, administraciónde archivoycorrespondenciaysistemasde administración de contenido), de Administraciónde Procesosde Negocio e integradores de plataformas para la gestión de intercambio de información. MODULO Zaffiro CONSULTA WEB permite definir múltiples parámetros para el acceso y control de los documentos para un usuario concurrente, y agrega poderosas herramientasque facilitanlaexplotaciónde lainformacióncontenida.Ademáscuenta con características especializadas para la administración segura y eficiente de la información considerada altamente sensible. Al instalar Zaffiro WEB usted decide donde publicar: internet, intranet o extranet, reduciendo los tiempos que demanda el acceso y la clasificación de la documentación. LA GESTIÓN DE REGISTROS, O RM , es la práctica de la identificación, clasificación, archivo,conservación,yladestrucciónde registros.LaISO lo define como "El campo de la gestión responsable de la buena marcha y control sistemático de la creación, recepción, mantenimiento, uso y disposición de los registros, incluidos los procesos de captura, mantenimiento de pruebas y información sobre las actividades y las transacciones en forma de registros. Permite las siguientes tareas sobre los registros: * Establecimiento de políticas y normas. * Asignación de responsabilidades y autoridades. * Establecimiento y promulgación de procedimientos y directrices. * Integración con una gama de servicios relacionados con la gestión EDM y el uso de registros. * Integraciónde lagestiónde expedientesen los sistemas de negocios y procesos (BPM). LA HERRAMIENTA ZAFFIRO BPM (BUSINESS PROCESS MANAGEMENT) es un método eficientede alinearunaorganizaciónconlosdeseosynecesidadesde losclientes. Se trata de un enfoque holísticode gestiónempresarialque promueve la eficacia y la eficiencia al tiempoque luchaporla innovación,laflexibilidadylaintegraciónconlatecnología.Zaffiro BPMcuenta con: ModeladorGraficode los Procesos - que permite unmodeladoanivel de losparticipantes en el proceso de negocio sin necesidad de entrar en código informático, lo que dota de una gran simplicidad al sistema.
  19. 19. Simuladorde los procesos de cara a la eliminación de riesgos en la puesta en producción de los mismos. Monitoreo del proceso de negocio - Herramienta de control del proceso para una reingeniería y optimización continúa. B. PRACTICA OPENBIBLIO Openbiblio es un SGB (Sistema de Gestión de Bibliotecas) de opensource indicado para la automatizaciónde pequeñasbibliotecascuyovolumen no exceda de los 10.000 ejemplares. Dada su sencillez,laconvierteenunabuenaherramienta de instrucción y práctica, previa al estudio de sistemas más complejos. Para tomar conciencia de las características de un sistema de gestión bibliotecario, se propone la siguiente práctica consistente en los siguientes apartados: En el siguiente videoencontraranla explicación del funcionamiento de Openbiblio realizado por una estudiante del programa: https://www.youtube.com/watch?v=C8aKVO9yrns Ustedespueden realizar la práctica sobre este sistema a través del siguiente link destinado para realizar prácticas en OpenBiblio. http://173.230.240.210/~cisfo/openbiblio1 login:admin password:admin Por lo que aprenderán aspectos relacionados con: Cómo crear nuevos usuarios (socios) de la biblioteca en Openbiblio, Cómo generar registros bibliográficos completos (Nuevo Material), 3. CómoPersonalizarel sistema(cambiar apariencia), Cómo darle un nuevo nombre a la Biblioteca, Cómo Crear un nuevo tipo de Socio, Cómo Crear una nueva colección. Una vez tengan un acercamiento real con este sistema, se propone adjuntar evidencias de su práctica en este sistema sobre los siguientes aspectos: PRÁCTICA EN BIBLIOTECA EN OPENBIBLIO INGRESO A LA PAGINA OPENBIBLIO Se escribe el usuario: admin y Contraseña :admin para poder ingresar.
  20. 20. Entra y CREARNUEVO USUARIO o NUEVOSOCIO Aparece el REGISTRODEL NUEVO USUARIO se le da ENVIAR. Aparece uncuadro con losdatos del socioal frente otrocuadro donde estalosprestamos: material,cantidadylímite.Enla parte de abajo estaun cuadro de préstamodonde se coloca códigode barras si no se sabe enla opción BUSCAR para escogeruno,TITULO, AUTOR, del libro. Se puede solicitarPRESTAMOescribiendoel códigode barras, se daclickkenBUSCAR se parca PRESTARcuenta con otra barra donde estáel MATERIAL ACTUALMENTE PRESTADO si tiene ono. En la CONSULTA con el códigode barras buscary se da RESERVAR.
  21. 21. En la parte de abajo estáel cuadritosi tiene MATERIALACTUALMENTE EN RESERVAR,se hace de la mismaforma. Para ingresara PRESTAMO para verificarque estaenlabase de datos con el númerode carnet o apellido,se daBUSCAR. http://173.230.240.210/~cisfo/openbiblio1/circ/mbr_view.php?mbrid=137&reset=Y APARECEREGISTRADONUESTRO USUARIO Tambiénse encuentralaopciónde DEVOLUCION al lado izquierdoenrojose va a buscar por título o autor.
  22. 22. DEVOLUCION Aparecenloslibrosdevueltos http://173.230.240.210/~cisfo/openbiblio1/circ/checkin_form.php?reset=Y CATALOGACION Al ladoizquierdoencontramos:buscarmaterial,nuevomaterial,subirdatosmarc. En la barra de BUSCAR BIBLIOGRAFIA PORCODIGOSDE BARRASse escribe yse le da en BUSCAR el cual sale unlistadode loslibros paraescogerel que se quiere puede serpor: Autor,Materia, colección,numerode entrada. BUSCAR BIBLIOGRAFIA PORFRASEDE BUSQUEDA se da clickk enla flechadonde se despliegaun índice de parabra clave se escoge unay se da buscar. Sale losRESULTADOS DE LA BÚSQUEDA como lodemuestraenlaimagen.
  23. 23. En el CATALOGOAL ACCESOAL PÚBLICO ONLINE(OPAC) podemosbuscarbibliografíaporfrase de búsqueda desplegandolaflechase escoge unayde da BUSCAR http://173.230.240.210/~cisfo/openbiblio1/shared/biblio_search.php ADMINISTRACION Encontramosvariasopcionesparaentrar: administraciónbibliotecarios( personal).Configuración de la Biblioteca,tipo de Miembros,Tipode Material,Colecciones,GestionarPrivilegios,Temasde Diseño,etc. Al entrar en ADMIN BIBLIOTECARIOSse ve unatabla de losMIEMBROOS DEL PERSONALcon su función,apellido,nombre,nombredel usuario,autorización,suspendido.
  24. 24. Entramosa otro sitiode losquese encuentraamano izquierdaenente casoTIPOSDE MATERIAL donde se puede agregarAÑADIRNUEVOTIPODE MATERIAL en latabla que aparece debajo. Vamosa entrar ahora a COLECCIONESdonde podemosagregasmasover lasque existen, podemosrevizarunaporuna de las que estanenel listado. CREAMOS UNA NUEVA COLECCIÓN Se va a la pestañade ADMINISTRACION enel menudel ladoizquierdobuscaCOLECCIONESda click.Aparece unanuevapantalladonde estalascoleccionesexistentes.Enlaparte de arriba de coleccionesencontramosAÑADIRNUEVA COLECCIÓN darclick
  25. 25. Aparece unanuevocuadro de AÑADIRNUEVA COLECCIÓN se diligencialosespaciosyse le da enviar Sale otra ventanadonde dice:Colecciones,librosde humor,hasidoañadida.DarclickenVOLVER A LA LISTA DE COLECCIONES Nosllevaa otra pantalladonde yaaparece incluidalanuevacolección. Debemostenerencuentaque hayque diligenciastodo(el diaque debe serdevuelto)porque automaticamente lanuevacolección Nopuede estardisponible.
  26. 26. Pasamosa TEMAS DE DISEÑOel cual podemospersonalizarlapáginaanuestrogusto. Cambiarlos coloresde fondocambiandoel temaactual,eligiendounnuevotemayse le de ACTUALIZAR.En el cuadro de abajoaparecerá señaladoenUSO. Se llenatodosloscamposse da ENVIAR Aparece nuevapantallaconel NUEVOTEMA enla barra de arribase escoge ese temaeneste caso MAR y se da ACTUALIZAR Da estoscoloresy luegofue modificado
  27. 27. INFORMES Se presentaunaLISTA DE INFORMES:Catalogación, Circulación,estadísticas.Lascualesse pueden entrar a investigarcadaunode ellos. Entramosa CATALOGNGel cual tiene trestemas:Acquisition,Copysearch,Duplicatetitles. Escogemosel primero ACQUISITION yentramosauna tablade datos. Reporte de criterios,lacual se llenayse despliegalosdatosaescoger y se la al final SUBMIT
  28. 28. a. Realizar pruebassobre el funcionamiento del préstamo,las reservas, ladevolucióny las renovaciones.Explicael funcionamientodel ciclode circulación completoen PMB utilizandolos usuariosydocumentosexistentesosi consideranecesariopuede crearel material ysocios requeridosparaestapráctica. Ingresoa la plataformaPMB con la CONTRASEÑA YUSUARIO http://blade3.uniquindio.edu.co/uniquindio1/pmb/ El funcionamientodel ciclode circulacióncompletoenPMB  Indique las opcionesdel préstamo:por Autoro Tituloel cual se encuentrala información endiferentesmateriales,cintasde audio,libros,cdaudio,películas,librosde cuentos, cuentosenvideo,  políticasdel préstamo :….  y su gestiónhastasudevolución.:…. b. Compruebela utilidaddel módulode informesy comente qué reportes proporciona. La utilidaddel módulode informes de PMBpodemosdarnoscuentade loque se encuentraallí como es LAS ESTADÍSTICAS,EJEMPLARES por prestamos(actuales,grupo) yretrasos (usuarios, fechas grupo), RESERVAS(actualesya procesar) USUARIOS (actuales,el abonocaducara próximamente,abonocaducado,catega changer),PUBLICACIONESPERIODICAS(estadode las colecciones,CODOGODEBARRAS(generacionlibre) TEMPORARIOS(Noticias,listade circulación,
  29. 29. bannettes). Esin listadomuyamplioque al desplegarcadauno de ellosnosgenerannueva información que aparece enlaparte central de lapantallacomoes el caso que al PERSONALIZABLEel cual genera unlistadodonde estánlossiguientestemas: sinclasificar,detalle de listade ejemplares,de lecturas,prestamos, estadísticasde copias,estadísticasde loslectores, estadísticasde lospréstamosal dar clickkencada uno de ellosdesplieganloslitadosque contiene losdiferentestemasal respectoel cual al dar clickkenuno de ellosentraaotro páginade más detalle.Comoenel ejemplo el siguientereporte: Sin clasificar Estadísticas:Recuentode préstamos/categorías de usuariosenunaño Númerode préstamosporcategoría de usuariosenun año Estadísticas: Recuentode préstamos/secciónpara un año Númerode préstamosporsecciónpara unaño Estadísticas: Recuentode préstamospormes Númerototal de préstamospara unaño Estadísticas : Recuentode usuarios/edad Núm.de usuariospor franjasde edadenun año Estadísticas: Recuentode usuarios/población/categoría Númerode usuariosporpoblaciónde residenciaparaunao más categorías Estadísticas: Recuentode usuarios/sexo/ edad Núm.de usuariospor sexoypor franjade edadpara unaño Estado : Recuentoejemplares/proprietario Númde ejemmplaresporpropietariode ejemplar Lista de ejemplare de unpropietario/estado Lista de ejemplaresde unpropietari porestado,signatura,códigode barras,título(prácticopara hacer listasde documentosnomarcadosantesde una importación) Lista de ejemplaresparaunao más seccionesporpropietario Lista de ejemplaresde unaomás seccionesparaun propietario Lista ejemplares/estado
  30. 30. Lista parametradade ejempalresporestado Lista ejemplaresparaunpropietario Lista de losejemplaresparaunpropietarioordenadosporsignaturaycódigode barras Lista usuarios/categorías Lista de usuariosporcategorías de usuario,usuario Recuentoejemplares/estado Númerode ejemplaresporestadode ejemplar Recuentoejemplares/propietario/estado Númerode ejemplaresporpropietarioyporestadode ejemplar Recuentoejemplares/sección Númerode ejemplaresporsección Recuentousuarios/ categoría Númerode usuariosporcategoría Se entra a la siguientepantalla por:Liste desexemplairesd'unpropriétaire parstatut/ localisation / section comose muestra.
  31. 31. Aparece unaserie de listadosloscualesal ingresarauno de ellosaparece estadísticas personalizables,cuentaconunosbotonesparaDevoluciónyEjecutar Esta tambiénRecuentode ejemplare.Propietario.Estado(Númerode ejemplaresporpropietario y por estadode ejemplar) EL Propietariocuentaconun Fondopropio. Aparece conla consultaensala 1 vez y documentos enbuenestado11 Al lado izquierdonosdaunaserie de opcionesparaentrarde Ejemplares:dondeestánlos prestamosactuales, nosmuestralosartículosatrasados, prestamos corrientesque tieneel usuarioy unatabla donde estáel códigode barras, signatura,tipode documento,titulo,autor, usuario,fechade préstamoyfechade devoluciónporúltimoel cuadrodonde indicalasdemoras. ¿Responde atodaslas necesidadesde unaBiblioteca?, realmentesi respondeconlasnecesidades de la biblioteca, me pareciómuycompleto es de fácil comprensión, brinda una información muy direccionada para seguir el proceso que se requiere.
  32. 32. ¿Qué otros informes hacen falta? Faltaría el informe de adquisiciones y de donaciones c. Qué opciones de configuración y administración maneja Openbiblio. En las opciones de CONFIGURACION que maneja Openbiblio es al entrar en la pestaña de ADMISIONES,se buscaen el menú de laizquierdaCONFIG.BIBLIOTECA al dar clickse abre la venta de EDITAR LOS ENTORNOS DE LA BIBLIOTECA donde podemos realizar cambios del nombre de la biblioteca, el horario, duración de la sección, cambiar el tiempo de depuración en número de meses y el máximo de días. En cuanto ingresamos ala ADMINISTRACIÓN lasopcionesque manejasonmásamplias, la podemosencontrarenlaparte izquierda dondeestánlassiguientes: Admin.bibliotecarios CopyFields Config. Biblioteca Tiposde material Tiposde miembros Colecciones MemberFields Gestionarprivilegios Temasde diseño Ayuda ADMIN.BIBLIOTECARIOS Al ingresara cada uno de esostemasgenerannuevainformación
  33. 33. CONFIG.BIBLIOTECA TIPOSDE MIEMBROS MEMBER FIELDS PERSONALIZACIÓNDECATEGORIASDE USUARIOS TIPOSDE MATERIAL COLECCIONES GESTIONARPRIVILEGIOS TEMAS DE DISEÑO
  34. 34. AYUDA DE OPENBIBLIO c. Conclusióndel usode Openbiblio El uso de Openbiblio es un sistema para bibliotecas automatizadas de una forma practica el cual tiene un catálogo en línea (OPAC por sus siglas en inglés), una sección para préstamo, catalogación, y la funcionalidad de administración de personal maneja las Alertas de usuario a travésde mensajesprediseñadosrealizatambiénel Controlde las multaspordevolucióntardía de los libros y cuenta con los modelos estadísticos para el uso de la biblioteca y el material. Para este ejercicio, se debe presentar un informe con impresiones de pantalla donde se comprueben los pasos realizados y la realización del ejercicio. Para llevar a cabo esta práctica, se incluye la URL de prácticas para OpenBiblio. http://173.230.240.210/~cisfo/openbiblio1/reports/index.php http://173.230.240.210/~cisfo/openbiblio1/admin/theme_list.php http://173.230.240.210/~cisfo/openbiblio1 login:admin password:admin NOTA: QUEDA PROHIBIDO HACER CUALQUIER MODIFICACION AL USUARIO "admin"
  35. 35. C. PRACTICA PMB PMB es un sistema de mayor capacidad y complejidad que OpenBiblio, tanto en su parametrización comoensuconfiguración.Paratomarconciencia de las características de PMB, la toma de contacto con este sistema de OpenSource, se recorrerán las principales funciones del programa para destacar cuáles son sus módulos y cómo están organizados. De esta forma se tendrá una idea general de su diseño y concepción. Por tanto la práctica será un repaso pormenorizado de su estructura. PMB, es un sistema bien adaptado de serie, en relación a su adaptación a centros bibliotecarios medianos y grandes, siendo especialmente eficaz en el contexto de bibliotecas universitarias y especializadas, dadas sus capacidades de categorización, clasificación y sistema de tablas de autoridades. La siguiente práctica tiene como objeto la familiarización con el módulo de catálogo de PMB, concretamente con las opciones de Registro o Catalogación de Tipos Documentales Monográficos o denominados en la aplicación como "Documentos" en sentido genérico. Se observaráque las PublicacionesPeriódicas gozan de apartado propio, tal y como las necesidades de gestión y tratamiento de la documentación exigen, para evitar su mezcla con el resto de tipologías documentales, favoreciendo a su vez su recuperación posterior.
  36. 36. Por otro lado,se pretende acercarel mecanismoe interrelación del módulo de autoridades y sus principales herramientas, que influyen de forma definitiva en el registro y catalogación. Concretamente la definición de Autores, Entidades, Categorías, Editoriales, Colecciones, Títulos Seriados y Clasificaciones. Finalmente,se aprenderáel funcionamientobásico de las Cestas de Categorías, como método de agrupacióno "Clustering"de documentosque conllevanuna determinada característica. Por todo lorelatadoanteriormente,se propone la práctica en torno a los siguientes puntos para lo cual se recomienda que tengan en cuenta el tutorial sobre PMB dispuesto en plataforma: 1. Describe qué módulos tiene PMB y desde dónde son accesibles. Está conformado por varios módulos que ayudan al responsable de la unidad de información en el control de la colección y en la interacción con sus usuarios. Su interfaz es de fácil uso, mediante su plataforma tipo Web permite el acceso tanto al área administrativa como a la parte pública. Para entrar al programa se ingresaconel USUARIO: admin, contraseña:admin y se le da conexión como muestra la imagen. Muestra lasiguiente pantalla de ingreso al programa y se ve los diferentes modulos que contiene en la parte superios en las 6 pestañas.
  37. 37. Módulos de PMB Circulación:Su cómoda interfazhace de este serviciounatareaágil y eficaz. Permite el control de los préstamos, la identificación, ubicación y estado de cualquier publicación o usuario. Catalogación: Un sistema de registro flexible hace de la catalogación de documentos un trabajo sencillo y rápido. Cumple con la norma UNIMARC. Autoridades: Posee control estricto ayudado por el sistema que permite monitorear cualquier detalle en la normalización de su información. OPAC: Un sistemade búsquedaenplataformaWebque permite de maneradinámica recuperar la información, reservar libros y renovar préstamos. D.S.I. Este módulo agiliza su servicio de alerta, para incrementar las consultas al sistema. Informes: Cuenta con un conjunto completo de estadísticas y reportes personalizables. Módulos adicionales Administración de las importaciones: Este módulo permite administrar las importaciones de datos asociados a documentos o ejemplares. Conversiones/Exportaciones:Este módulopermite generarconversionesde diversosformatos de archivosde registros/ejemplaresaotros formatos para exportar la base de datos PMB bajo forma de registros.
  38. 38. Récolteu: Esta página le permite gestionarlasalidade importación diferentes avisos conectores. Herramientas: Aquíencontrarádiferentesopciones. Mantenimiento de la base de datos permite gestionar la base de datos: suprimir los registros sin ejemplares, etc. Z39.50 Configuracióndel servidorZ3950 para importarregistros. Servidoreslistade losservidores Z39.50 que permite añadir o eliminar servidores. Serviciosexternos : son para funcionarvocaciónserutilizadosporlos programas demás con el fin de interacción con PMB. Conectores: Definir conectores aquí entrantes y salientes: conectores entrantes, categorías de fuentes,conectores salientes,autorizaciones,configuraciónparaconectores salientes, establecer categorías, enriquecimiento. Copia de seguridad: Directorios de las copias de seguridad localización en el disco o ruta donde guardar las copias de seguridad, tiene otros componentes. Directorio de las copias de seguridad, grupos de tablas, copia de seguridad, iniciar la copia de seguridad, copia de seguridad realizada. Template de Mail:Esta página le permite editarplantillasde correoelectrónicoparaque el correo Ventajas del software PMB - Se instala en un solo computador (servidor) y se accede desde cualquier equipo a través de Internet o intranet para administrarlo. - Debido a su arquitectura abierta, el software libre se adapta a las necesidades de cada institución. - El soporte técnicocolombianogarantizasuefectividaddadoque estáavaladoporbibliotecólogos e ingenieros nacionales. - La plataforma es tipo Web flexible y cómoda de manejar. Migración de información a PMB. Una preocupación recurrente cuando se migran datos a un nuevo sistema es que la información se conserve en su totalidad, los datos se pueden migrar desde cualquiersistema (Isis, Winisis, Mandarin, Siabuc, etc.) y garantizar que dicho proceso sea efectivo. 2. Crear 2 Registros Bibliográficos completos, de tipo monográfico a partir del módulo de catálogo de PMB.  Registros Bibliográficos completos, de tipo monográfico Se ingresa al módulo de CATALOGO y entra a registro nuevo donde aparece un formato y se diligencia los datos.
  39. 39. Se da luegoGUARDAR apareciendoyaregistradoapareciendo nuevo resultado ya el registro Bibliografico
  40. 40.  Registros Bibliográficos completos, de tipo monográfico Iniciar NUEVO REGISTRO y se le da SIGUIENTE
  41. 41. a. Segúnse realizael procesode registro,darde alta las autoridadescorrespondientes como autores,editores,entidades, clasificación, colecciones, etc. Describe como es el proceso que se lleva a cabo durante el registro. Entran a la pestañas de AUTORIDADES (Gestión de las AUTORIDADES : AUTORES) Se escoge un autor de los que aparecen en el listado dando click sobre este de desplegando una nueva ventana para MODIFICAR UN AUTOR. Se modificaporun nuevoautory se llenalosespaciosdel formatoyse da clickenREMPLAZAR
  42. 42. Se remplaza el autor dando click el se despliega un listado de autores para escoger Se da click en uno de ellos. Aparece la nueva modificación y se da click REMPLAZAR Aparece la nueva modificación …
  43. 43. Desapareciendo el nombre del autor remplazado. AUTORIDADES REMPLAZAR EDITORIALES Muestra una ventana con un listado de editoriales se escoge una.
  44. 44. Enviándonos a la siguiente ventana Se da REMPLAZAR enviándonos a la siguiente ventana. Se remplazael autor dandoclick él se despliegaunlistadode autoresparaescoger Se da click en uno de ellos.
  45. 45. se le da REMPLAZAR Aparece la nueva editorial remplazada AUTORIDADES REMPLAZAR CLASIFICACION
  46. 46. Muestra una ventana con un listado de CLASIFICACION se escoge una. Enviándonos a la siguiente ventana Se da REMPLAZAR enviándonos a la siguiente ventana
  47. 47. AUTORIDADES REMPLAZAR COLECCIONES
  48. 48. Se escoge la que va a remplazar Se diligencia los campos
  49. 49. b. Guardada una descripción bibliográfica completa, describe que pasos se llevan a cabo para que sea incluida dentro del catálogo de la biblioteca. (Nº de Ejemplar, Alta en el Catálogo, Copias, Duplicados).  Se ingresa a la pestaña de CATALOGO donde aparece un formato de primeras de AUTOR/TITULO para llenar. Cuenta con varios espacios vacíos.  El primero que aparece es Todos los campos se le escribe el dato  Título se escribe un título de una obra LA MALA HORA  Autor Se escribe el nombre del escritor GABRIEL GARCIA MARQUEZ  Categoría a que pertenece LITERATURA  Tipos de documentos se despliega la flecha que está al lado y se escoge uno TEXTOS IMPRESOS  No de ejemplar, ISBN O EAN se le escribe el número que sabe, ejemplar  Estado de registro se despliega la flecha que está al lado y se escoge uno PRESTAMO RAPIDO (8).  Se da BUSCAR  Lo envía a una nueva ventana BUSCAR CONSULTA EXTERNA SIMPLE
  50. 50. Catalogo No de ejemplar c. Introducidoslosejemplares monográficos, accede al módulo de Autoridades y completa la información de los Autores, Entidades, Editores y Colecciones que se hayan introducido para llevar a cabo la catalogación y registro anterior. Se advertirá que aparecenmás camposde descripción que los que aparecen por defecto en el proceso de catalogación.
  51. 51. INFORMACIÓN DE LOS AUTORES Se diligencia el formato INFORMACIÓN DE AUTORIDADES: CATEGORIAS
  52. 52. se escribe la MATERIA Y BUSCAR INFORMACIÓN DE AUTORIDADES: EDITORIALES
  53. 53. INFORMACIÓN DE AUTORIDADES: COLECCIONES Se diligencia el formato.
  54. 54. Aparece la información seleccionada. Ya quedo registrado con el número de ISSN d. En PMB es posible crear un tesauro a partir de categorías temáticas, estableciendo referenciasde especificidad, generalidad, relaciones, reenvíos, términos aceptados y no
  55. 55. aceptados. Explica en qué consiste y como se crea una estructura jerárquica en el apartado de Categorías. La estructura jerárquica en el apartado de Categorías consiste en que se empieza por identificar un tema en general o palabra clave, a lo partículas para que nos encamine a temas relacionados, por ejemplo COMUNICACION Se busca en los temas que aparece uno que se asocie al tema general para escribirlo en la categoría o tema como es INFORMACION Y COMUNICACIÓN el cual nos encamina a otro mas concreto que se encuentra en la base de datos.
  56. 56. Donde nosmuestraque existen5categorías y que Información y comunicación tiene 1 resultado al dar click nos lleva a otra información más detallada. Sobre el tema en encontrado COMPETENCIAS DE LA ARCHIVISTA PARA EL SIGLO XXI cada vez nos fuimos encaminando a un tema más concreto. 3. Una vez bien determinadas y normalizadas las autoridades que se han introducido para la descripción bibliográfica de las monografías, conviene establecer diferentes tipos de Cestas de Categorías;dichoelemento,permiteagruparregistrosbibliográficos de la colección o el fondo de la biblioteca a partir de un factor o aspecto determinado. Por ejemplo libros relacionados con DocumentaciónGeneral,recientementecatalogados,oel compendioglobal de libros registrados. a. Realiza una consulta de los libros que has catalogado e inclúyelos en la cesta de "REGISTRO GENERAL". Para ello utiliza la ventana de consulta del módulo de catálogo y una vez localizado cada libro, agrégalo a dicha categoría. Explica brevemente el proceso.
  57. 57. b. Como es Lógico, no siempre encontraremos una cesta que se adapte a los contenidos del documento. Las cestas son métodos de agrupación de documentos que cumplen una serie de características, por ello suelen ser programados a modo de filtros para localizar solo los documentosyregistrosque cumplanunasdeterminadas características, por tanto, crea una cesta Que novedades bibliográficas en la que puedan encajar los registros que has creado anteriormente.
  58. 58. 4.Conociendo los fundamentos del proceso de catalogación con PMB, se abundará en las tipologías documentales de aquellos materiales seriados, o más comúnmente denominados publicaciones periódicasorevistas.Finalmente sobre una colección de revistas y monografías, se requerirá la introducción de usuarios y categorías de usuarios utilizando para ello el módulo de circulación. Culminado este punto, se propone realizar pruebas sobre el funcionamiento del préstamo, la devolución y las renovaciones. Para complementar se abundará en las funciones del módulo de informes que están relacionadas con la circulación y las estadísticas de uso de los documentos. a. Crear 1 RegistrosBibliográficosGeneral completo,de tipo seriado a partir del módulo de catálogo de PMB, con al menos 3 ejemplares y 1 artículo descrito para cada uno de ellos. Normalizar las autoridades que sean necesarias y explicar los cambios que existen de catalogar una monografía a una revista. b. Registros Bibliográficos ejemplar
  59. 59.  Registros Bibliográficos ejemplar  Registros Bibliográficos ejemplar
  60. 60.  Registros Bibliográficos articulo c. Crear 3 usuariosficticiosenel módulode circulaciónyadscribirlosa un grupo de usuarios. Si no existiera, créese uno nuevo e introdúzcalos. d. Explicael funcionamientodel ciclode circulacióncompletoenPMButilizandolos usuarios y documentos creados. Indica las opciones del préstamo, políticas del préstamo y su gestión hasta su devolución. La necesidad del usuario por adquirir información Acercarse al funcionario de la biblioteca para que realice la búsqueda
  61. 61. El funcionario encargado verificara si se encuentra en biblioteca o está en calidad de préstamo. Solicitud de palabra clave para realizar la búsqueda Ingresar al sistema de PMB y verificar el estado si está el libro a disposición Si el libro se encuentra se realizara la búsqueda por medio del código de clasificación Dewey localizándolo en físico si se encuentra. Se lleva el libro y por medio de un código de barras se registra en el sistema. El sistema aprobara el préstamo y el tiempo de devolución. d. Compruebala utilidad del módulo de informes y comenta qué información relacionada con la circulaciónylosusuarios es capaz de aportar. Informes de uso, préstamo, etc. Extrae un ejemplo de cada informe relacionado en el que se pueda ver la información de prueba que se está utilizando. ¿Responde a todas las necesidades de una Biblioteca? Si responde a todas las necesidades por que brinda el servicio adecuado dando abarcando todos los campos que se maneja en una biblioteca universitaria y especializada. ¿Qué otros informes hacen falta? Realmente está muy completo en los informes 5. Realizar Conclusión del uso de PMB Es un software muyespecializadoparabibliotecasel cual sirve para organizar la información, que cubre todas lasnecesidadesque se requiere para el buen desarrollo y ayuda agilizar los procesos de búsquedaespecialespara centrosbibliotecariosmedianos ygrandes,siendo muy eficaz en lase bibliotecasuniversitariasyespecializadas,dadassuscapacidadesde categorización,clasificación y sistema de tablas de autoridades. 6. Realizar Cuadro comparativo de OpenBiblio y PMB. OPENBIBLIO PMB Es un SGB (Sistemade Gestiónde Bibliotecas) de opensource indicadoparalaautomatización de pequeñasbibliotecascuyovolumenno excedade los10.000 ejemplares. OpenBiblioesunabibliotecayde aplicaciones webde códigoabiertopara la ejecuciónde un departamentode catalogaciónybibliografía para obras culturales(libros,música,películas, PMB es un sistemade mayorcapacidady complejidad. Es eficazenel contextode bibliotecas universitariasyespecializadas,dadassus capacidades de categorización,clasificacióny sistemade tablasde autoridades. Cuentacon seismódulos
  62. 62. etc.). Cuentacon cuatro módulos : PRÉSTAMO: administrarlosdatosde lossocios.  Administraciónde socios(añadir nuevos,buscar,editar,borrar)  Préstamos, reservas,cuentase historial de lossociosde labiblioteca  Registrosde bibliografíaydel carritode reposiciónenestantería CATALOGACÍÓN:Administraciónde datos bibliográficos. Administraciónbibliográfica(nuevo,buscar, editar,borrar). ADMINISTRACIÓN: Administración de bibliotecarios y de datos administrativos.  Administración de bibliotecarios (añadir nuevos, editar, cambiar contraseñas, borrar)  Configuración general de la biblioteca  Lista de colecciones  Lista de tipos de material  Editor de temas de diseño INFORMES: Ejecutan informesapartir de losdatos de la biblioteca.  Informes.  Etiquetas. CIRCULACION:Prestarun documento, Devoluciónde documentos ,Gruposde usuarios ,Nuevousuario ,Visualización Reservas CATALOGO:Tiene pararealizarbúsqueda, Documentos,publicacionesperiódicas,cestas, estanterías, Z39.50 espara buscar e incorporar registrobibliográficos AUTORIDADES:Autores, Categoría,Editoriales, colecciones,subcolecciones, Títulosseriados, clasificación. ADMINISTRACIÓN:Ejemplares,Registros, Usuario, Cuotas, Administradores,importación Conversionesde archivosexternos, Exportaciónde labase de datos,Herramientas Mantenimientode lade labase de datos, 9. Z39.50, Copiasde Seguridad INFORMES:Activaciónde laD.S.I. Cestas,Ecuaciones,Difusión,Clases,Fuente RSS. DIFUSIÓN SELECTIVA DE LA INFORMACIÓN (D.S.I.): esun servicioque consiste enhacerllegaralos usuarios,regularmente,losresultadosde un perfil de búsquedapersonalizada.  Difusión Permite realizarlos envíosde correos electrónicosalosusuarios  Cestas Las cestasson esdonde se archivanlos registrosotodo aquelloque se quieraenviar.  Ecuaciones Les ecuacionespermitenllenarlascestas.  Clases Las clasespermitenorganizarlascestasylas ecuaciones. ADMINISTRACION El apartadoejemplaryregistrospermite definir losparámetrosde la aplicaciónrespectoalos préstamosylas estadísticasde losdocumentos.  Usuarios Permite configurarlosparámetrosasociadosa la creaciónde un usuario:categorías y códigos estastíscos.Este apartadopermite también
  63. 63. importardatosexternosde usuarios.  Administradores Genera los identificadoresonombresde usuarioy losderechosasociadosacada administradordel sistema.Laconfiguración permite diferenciarentre aquellosusuariosque puedenrealizaroperacionesde préstamo, aquellosque puedenaccederal módulode catalogacióny para estosúltimos,aquellosque estánautorizadosa crear autoridadesylosque no.Utilice este apartadotambiénpara gestionarlascontraseñasyde los identificadoresde conexión.  Herramientas El apartadoherramientascontieneunconjunto de funcionesque facilitanlastareasde administraciónde labase de datos.Le sugerimoshacercopiasde seguridad periódicamente. http://blade3.uniquindio.edu.co/uniquindio1/pmb/admin.php?categ= Para llevar a cabo esta práctica, se incluye la URL de prácticas para PMB. http://blade3.uniquindio.edu.co/uniquindio1/pmb/ login:admin password:admin Para este ejercicio, se debe presentar un informe con impresiones de pantalla que comprueben los pasos realizados y la realización del ejercicio. D. PRACTICA ORFEO Realizar un completo informe sobre las funcionalidades que proporciona este software, sus Características básicas,describael procesopara lagestióndocumental yconfiguracióngeneral del sistema. El informe debe realizarse mediante evidencias (imágenes) recolectadas al realizar la Práctica.
  64. 64. Para este trabajo Práctico, usted debe ingresar a la versión demo: http://demo.orfeogpl.info login: capacit3 password: 123 Orfeo es un sistema de Gestión Documental y de procesos desarrollado inicialmente por la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios (SSPD) en Colombia, licenciado como software libre bajo licencia GNU/GPL para compartir el conocimiento y mantener la creación colectiva. Permite la incorporar la gestión de los documentos a los procesos de la cualquier organización, automatizandoprocedimientos,conimportantesahorrosentiempo,costos y recursos tales como toners de impresora, papel, fotocopias, entre otros, así como el control sobre los documentos. Ademásde laSSPD,Orfeoestásiendoutilizadoy/oimplementadoenunsin número de entidades tanto públicas como privadas que reúnen ya más de 15000 usuarios y está siendo estudiado su uso por parte de entidades y organizaciones en otras partes del mundo, gracias a su filosofía de Software Libre. Software Orfeo SGD que tienen a disposición TRD y Expediente Multiple Fuentes estabilizadas Orfeo-3.7.2-skn3 Fuentes módulo de Consulta Web Manual del módulo Consulta web Ciclo de Pruebas para el módulo de Consulta Web Alertas para los agendados vencidos Alertas para los documentos vencidos por TRD Alertas para los documentos vencidos por flujo Fuentes estabilizadas Orfeo-3.8.0-skn1 desde skina Fuentes estabilizadas Orfeo-4.2-skn1 desde SkinaT SkinaScan PPE (Digitalizador)
  65. 65. SkinaScan PPE v. 2.0 Manual de Usuario SkinaScan 2.1 Manual de Instalación SkinaScan 2.0 Skinascan 2.0 en ZIP SkinaScan 3.0 Manual de instalación Skinascan 3.1 SkinaScan PPE 3.5 En los módulos disponibles cuenta con ciertas características de su uso. Radicación de entrada Por mediode este módulo,se recibentodoslosdocumentosde laentidad,estossonprocesadosy enviados a su destino inicial (jefatura de cada dependencia). En este proceso se digita la información básica del documento, al cual se le asignará un archivo digital (imagen escaneada). Módulo de digitalización Es una aplicación cliente servidor que digitaliza los documentos recibidos y los asocia al registro creado desde el módulo de radicación de entrada. Interfaz de Usuario Final El cliente esunaherramientade usointuitivosimilaraun Web-Mail. La herramienta le permite al usuario administrar diferentes carpetas predefinidas o personalizadas, donde se almacenan sus documentos de trabajo. Gestión del Documento A través de este módulo, se puede conocer en detalle información del documento, el flujo de trabajoque ha tenidoéste desde suingresoal sistema,se puedenmodificaralgunosdatosiniciales del registro, tipificarlo, clasificarlo y asociarlo a las tablas de retención documental relacionadas con las funciones y procesos de la entidad. Radicación de Salida La radicaciónde salidaesunmódulo que puede ser utilizado para dar respuesta a un documento de entrada o para generar una comunicación nueva. Estos documentos de salida pueden ser notificaciones, pliegos de cargos, y otros producidos por la entidad.
  66. 66. Otra funcionalidadde este móduloeslade generaciónde documentosde salidaen forma masiva, utilizando documentos elaborados con formatos .odt ó .doc y un archivo asociado .csv, Radicaciones de Documentos Adicionales Orfeo permite que cada entidad parametrize los tipos documentales que quiere que el sistema maneje, controlando las secuencias como la entidad lo estime conveniente. Ej. Resoluciones, Circulares, Memorandos, etc Traslado de Documentos Los documentosse puedentrasladarde unusuarioa otro con niveles de control definidos por las áreas que se establezcan.Entre estostraslados,se incluye el envío de correspondencia que tiene origen cuando son radicados documentos para salida, estos pasan a una carpeta predefinida llamada impresión, a la cual una o varias personas que tienen este permiso lo imprimen y lo envían al área de correspondencia para su trámite respectivo. Archivo y Préstamo de Documentos Este módulo permite procesar las solicitudes de documentos físicos, para entregarlos a los funcionariossolicitantes,controlandode estaformadonde está cada documento y el tiempo que dura en poder de los funcionarios, a través de diferentes reportes. Clasificar los documentos físicos dependiendo de los datos ingresados por el usuario. Consultas Permite a los usuarios consultar cualquier documento, a través de diferentes mecanismos de filtrado, dependiendo del nivel de acceso que tenga el usuario que efectúa la consulta. Estadísticas y Reportes Se pueden obtener reportes para establecer el nivel de rendimiento en los diferentes procesos como Número de documentos radicados, digitalizados, trámite en dependencia, radicados actuales sin tramitar, etc. los cuales permiten detectar posibles retrasos durante su trámite y así establecer unos niveles de control y posibles contingencias de ser necesario. Expedientes Virtuales El módulode Expedientesvirtuales que permite a los usuarios observar en línea las imágenes de los documentos que reposan en el archivo físico cumpliendo con el principio de orden y procedencia, es decir que se conservan en el orden en que suceden los hechos. Con esta funcionalidad se logra que la unidad documental o expediente virtual se conserve en el mismo orden del expediente físico, se logra la aplicación dinámica de las Tablas de Retención Documental,haciendopartícipe alosproductoresde documentosdentrodel procesodocumental.
  67. 67. Flujos de Trabajo y Procesos(Work Flow) El módulode Flujos de Trabajo (WorkFlow), permite realizar seguimiento, generar estadísticas y alertas sobre cada uno de los procesos que se manejan en la entidad. Estamos empezando a desarrollarherramientasque integranlosdocumentosyexpedientesvirtualesa Procesos. De esta manera Lograr Convertir a Orfeo en una Herramienta de Gestión por Procesos (BPM). InterOperabilidad con otros aplicativos (WebServices) Móduloque garantizainteroperabilidaddel OrfeoconotrasHerramientas.De estamanerase lleva a Orfeo a un sistema Orientado a los Servicios. Las aplicaciones externas podrán enviar datos o variablesque requieraorfeoparagenerar Radicados, Expedientes, Adjuntar Archivos, etc.. En las versiones a partir de 2008 , se encontrara disponible la implementación de Webservices y formulariosde variables dinámicos que permitirán que Orfeo almacene y comparta información de variables que requieran los Procesos que se generan en la aplicación. Módulo de Manejo de Plantillas en ODT y XML Este módulopermite aprovecharlaventajade documentoestándarde formatoabierto(Conforme a los estándaresISO),haciendoposibleeditarel documentoenmúltiplesherramientas ofimáticas como OpenOffice, Koffice, AviWord, Office, etc. Liberando al ciudadano de la adquisición de Software para ver y editar los documentos producidos. Tablas de Retención Documental Esta herramienta permite realizar el cargue, ajuste y administración de las Tablas de Retención Documental, previamente aprobadas por el AGN para cada Entidad, realizando una aplicación dinámica con el administrador y los usuarios del sistema, con enfoque de procesos. Consultas Web en Línea De un aldo permite colocar en la página de la entidad formularios para recibir solicitudes o documentación de los usuarios a través de la red de Internet, generandoles un documento (por ejemplo un pdf), con número de la solicitud para que el usuario pueda consultar el estado del trámite vía web. De otra parte, es posible consultar Expedientes en línea para facilitar a terceros, previamente autorizados, la consulta en línea de expedientes completos sin tener que dirigirse a la Entidad. http://www.orfeolibre.org/portal/index.php/the-news/2-uncategorised/63-sgd-leermas ya enla práctica encontramosque lasfuncionalidadesque proporcionaeste software esque tiene para Radicación de documentos: entrada, salida y Memorandos, otro modulo es de carpetas tiene entradas, salida, memos, Vo.Bo, devuelto, agendado, agendado vencido, informados, transacciones,prioritarios,personales, yotras adicionalessonde consultas, plantillas radicados y plantillas reacignados. la cual al abrir una por una lleva los registros de una forma detallada.
  68. 68. En el caso de salidasse abre una plantilla de verificar radicación previa – salidas el cual tiene los siguientesdatos (referencia, No de radicado, expediente, identificación documento, nombres y rango de fechas de radicación. Radicaciónde salida.Donde se ubica losdatos a buscar llenando losespaciosparapoderingresar Aparece el MODULO DE RADICACION de salida.(copia de datos del radicado) se encuentra las fechas de radicado, se diligencia los datos personales del destinatario, se escribe el asunto, se asigna el modo de envió, el tipo de documento, numero de folios, numero de anexos, la dependencias y se le da radicar. Ahora voy a entrar al módulo de carpetas entro a entradas (4) donde muestra el cuadro de entradas de las diferentes carpetas que contiene con el número de radicado, fecha de radicado, asunto, remitente, tipo de documento, días restantes y enviado por. El cual tiene cuatro
  69. 69. remitentes cuyo tipo de documentales que contiene (memorandos, solicitud de inventario documental, informes, solicitud de papelería) esto nos permite ver que cantidad de tipos documentales se encuentran en entradas. Cuenta también con unos botones se TRD, incluir expediente, mover a, reasignar, informar, devolverdocumento,Vo Bo(vistobueno),archivarel cual se utilizade acuerdoalas características del documento. Podemos engrasar a uno de estos documentos nos damos cuenta en que va el proceso, la información del radicado. . Se puede ingresarala pestañahistóricoque esdonde podemosencontrartoda la información del fluido histórico del documento.
  70. 70. Pasamos a la pestaña de documentos donde esta la generación de los documentos, aparece el radicadodel documento, tipo, TRD,destino, tamaño, solo lectura, creador, escripción, anexados, numerado y acción. Si le damos clickk en anexar archivos habre otro cuadro. Cuadrode descripcióndel documentoconsurespectivainformación,el cual se le puede actualizar o aceptar Al entrar en expedientes ESTE DOCUMENTO SE ENCUENTRA INCLUIDO EN EL(LOS) SIGUIENTE(S) EXPEDIENTE(S).

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