Dokumen tersebut membahas tentang pertumbuhan teknologi informasi di Indonesia dan kemampuan penggunaan Microsoft Office serta perlindungan data. Dokumen tersebut menjelaskan pentingnya pengetahuan dasar tentang Microsoft Word, Excel, dan cara melindungi data seperti mengaktivasi firewall, mengubah file menjadi read-only, dan menyembunyikan file sensitif.

1. IT Growth and Our Capabilities in Microsoft Office and Data Protection SandroHutapea Untuk Perusahaan Peoplesight International Technology Services

2. Overview Definition of I.T. Introduction to Computer I.T. Growth in Indonesia I.T., Computer and Job Microsoft Word and Microsoft Excel Data Protection Testing Closing

3. Definition of I.T. I.T. berasal dari kata Information Technology atau Teknologi Informasi . I.T. merujuk kepada segala hal yang berhubungan dengan Teknologi komputerisasi, Jaringan, Hardware, Software, Internet dan Orang yang bekerja dengan itu semua, guna untuk memudahkan pengolahan informasi. Saat ini telah banyak perusahaan yang memiliki I.T. Department untuk mengatur penggunaan computer, jaringan dan area teknik lainnya guna memudahkan pekerjaan dan meningkatkan performance perusahaan. Karena kita semua hidup di jaman informasi maka Teknologi Informasi telah menjadi bagian dari kehidupan sehari-hari yang artinya istilah I.T. itu sendiri telah “Higly Overused”.

4. Introduction to Computer Komputer adalah sebuah alat yang dapat menjalankan berbagai software guna memudahkan pengolahan data. Kebanyakan dari kita mengenal rasa frustasi apabila komputer yang seharusnya melakukan tugasnya ternyata tidak bekerja dengan baik. Bahkan akan sangat menyesakkan apabila kita tidak bisa memperbaiki kerusakan pada komputer kita sendiri saat sedang bekerja, dan akhirnya harus menunggu komputer restart atau diperbaiki. Itu sangat menghabiskan waktu.

5. Introduction to Computer (Cont’d) Berdasarkan banyak pengalaman, orang selalu berkata bahwa “One needs computer skills to use computer”. Tapi memang harus dibedakan 2 bagian untuk karyawan yang memang menggunakan komputer sebagai “aset kerja” dan karyawan yang menggunakan komputer sebagai “penunjang kerja”. Untuk saat ini yang perlu dibahas adalah karyawan yang menggunakan komputer sebagai “penunjang kerja”. Karena apabila sebagai “aset kerja”, mereka sudah memiliki computer skills by education. Untuk karyawan yang menggunakan komputer sebagai “penunjang kerja” saya mengenalkan “Learning by Doing” sehingga computer skills didapat sebagai sebuah reward yang bisa menjadi asset.

6. I.T. Growth in Indonesia Saat ini IT ada dimana-mana. Pengguna handphone, jam digital, komputer tablet, GPS di mobil, toilet otomatis. Apabila tidak menggunakan nya maka kita tidak dapat merasakan kemudahannya dan bisa dikatakan bahwa manusia telah bergantung pada teknologi informasi. Apabila ingin mengirim surat kita lebih memilih lewat email dari pada pergi ke kantor pos. Apabila kita ingin bertanya informasi terbaru kita lebih suka melihat berita di televisi atau internet dari pada koran. Apabila ingin berbicara atau cerita atau diskusi dalam jarak jauh kita lebih memilih untuk menggunakan telepon dari pada bertemu. Itu semua menunjukkan bahwa manusia telah bergantung pada Teknologi Informasi. Dan di Indonesia ini semua telah terjadi.

7. I.T. Growth in Indonesia (Cont’d) Indonesia terdiri dari 287 juta jiwa. Berdasarkan Sugito Suwito, Central Bureau of Statistics The Republic of Indonesia, “Exploiting New Information Technology in Indonesia census Operation” mengatakan bahwa Indonsiasedang bergerak maju mengembangkan Teknologi Informasi dan pada bulan Juni 1998 tercatat bahwa ada 4543 Situs yang diakses dari Indonesia. Bayangkan di tahun 2011 ini khusus pulau jawa saja yang memiliki populasi sepertiga dari penduduk Indonesia, dimana yang lebih dari setengah populasinya telah menggunakan komputer dan internet sehari-hari. Itu menandakan bahwa Indonesia telah memanfaatkan IT. Namun apakah sudah maksimal atau belum?

8. I.T., Computer and Job Profesi di Indonesia telah meyerupai profesi-profesi yang ada di negara-negara maju seperti Amerika, Australia, Belanda, Cina, Jepang dll. Itu menandakan bahwa indonesia memiliki kebutuhan yang sama akan teknologi informasi atau sebagai contoh komputer. Apabila kita mengambil contoh negara maju seperti singapura, Itu menandakan bahwa seharusnya indonesia sudah bisa memaksimalkan pemanfaatan komputer di setiap pekerjaannya seperti yang ada di singapura. Tapi pada faktanya Indonesia masih ketinggalan jauh dalam hal pemanfaatan komputer dibandingkan dengan singapura.

9. I.T., Computer and Job (Cont’d) Saat ini profesi yang kita jalani sudah dikaitkan dengan komputer. Sekarang seorang arsitek membutuhkan komputer untuk mendesain gedung menggunakan software AUTOCAD. Dan apabila tidak menggunakannya maka desainnya dianggap tidak memenuhi syarat. Sekarang seorang dokter memeriksa pasien penyakit jantung dengan mesin khusus untuk bidang kedokteran. Apabila tidak menggunakan mesin tersebut, maka analisis dokter dianggap tidak ilmiah. Sekarang seorang penjaga toko mencatat dan menghitung semua transaksi di komputer menggunakan Excel. Apabila tidak menggunakan komputer maka dianggap belum berkelas.  Sekarang semua bos wall street menggunakan komputer dan software khusus keuangan untuk mencatat transaksi turun naik saham dan forecast saham. Apabila tidak menggunakan komputer maka perhitungan dan prediksi dikatakan tidak valid.

10. I.T., Computer and Job (Cont’d) Namun tidak semua profesi menggunakan komputer dan software yang spesial diciptakan untuk profesi tertentu. Sebagai contoh semua profesi pasti membutuhkan Komputer dan Microsoft Word dan Excel saat bekerja. Karena hal itu merupakan kebutuhan dasar saat bekerja. Namun apakah Microsoft Word dan Excel sendiri telah dimanfaatkan dengan baik? Salah satu hal yang juga penting dari penggunaan komputer adalah data. Data yang berupa binary code yang tidak dapat kita sentuh dan pegang merupakan data yang mudah untuk rusak ataupun hilang. Apakah anda telah melindungi data anda dengan baik?

11. Microsoft Word and Microsoft Excel Microsoft Office merupakan komponen software yang dasar dan ada di setiap komputer. Namun Microsoft Word dan Excel lah yang umum digunakan. Microsoft Word dan Excel merupakan software pengolahan dokumen yang disediakan oleh perusahaan software raksasa Microsoft, Inc. Dengan Ms. Word anda akan dapat mengetikkan surat dan dokumen dengan gampang karena user diberikan kebebasan atas pengolahan dokumen dan dimudahkan dengan banyak tools. Ms. Excel akan membantu anda melakukan perhitungan maupun pembuatan dokumen yang berupa pembukuan keuangan.

12. Microsoft Word and Microsoft Excel (Cont’d) Saat ini banyak sekolah yang mengajarkan Ms. Office terhadap anak didiknya, mulai dari Sekolah dasar. Bahkan ada yang menciptakan kursus Microsoft Word dan Excel. Itu dikarenakanMs. Word dan Excel dilihat penting sebagai alat yang mampu memudahkan pekerjaan dan menjadi salah satu syarat saat diterima di sebuah perusahaan berukuran menengah keatas. Untuk mengikuti perkembangan Teknologi Informasi, sudah selayaknya kita mengetahui hal yang kecil namun sangat berguna bagi kita yaitu mengetahui penggunaan Ms.Word dan Excel. Untuk karyawan yang menggunakan komputer sebagai “penunjang kerja” tidak perlu berpikir bahwa untuk mengetahui Ms.Word dan Excel perlu diajari atau bahkan kursus. Cukup “Learning By Doing”. Disetiap ada waktu kosong atau saat bekerja coba lah mengeksplore Ms.Word dan Ms.Excel. Apabila anda menemui masalah, maka anda dapat mencari jawabannya di internet seperti di Google.com, Bing.com, Altavista.com dll. Apakah anda melihat prospek dari hanya mengetahui Ms.Word dan Ms.Excel?

13. Data Protection Salah satu hal yang penting dari proses kerja adalah Data. Data anda simpan di media elektronik. Apabila anda tidak membedakan data rahasia dan data public dan menyimpannya di sembarang tempat tanpa perlindungan makan orang lain akan dapat mengaksesnya. Hal dasar yang perlu diketahui adalah jangan lupa untuk mengaktifkan Firewall di komputer anda. Hal ini dibutuhkan untuk melindungi komputer anda saat terkoneksi ke jaringan. Untuk hal lainnya akan saya beri tahu beberapa cara umum untuk melindungi data-data anda yang ada di komputer.

14. Data Protection (Cont’d) Mengubah dokumen dalam bentuk Read-Only Untuk menjaga keaslian file, sehingga pengguna lain tidak dapat mengedit isi file tersebut, dapat juga dilakukan cara sederhana dengan mengubah file menjadi Read-Only. Caranya: 1. Klik kanan file– Properties 2.Pilih Tab General – centang Read-Only – OK 3.[Pilih Apply changes to this folder, subfolders and files - OK]

15. Data Protection (Cont’d)

16. Data Protection (Cont’d) Melakukan Kompresi dan Memasang Password pada folder Hal ini dapat anda lakukan apabila anda ingin manyimpan berbagai file dengan ukuran dan bentuk yang lebih kecil, atau saat anda ingin mengirim berbagai file lewat email. Caranya (Menggunakan softwarePeaZip): 1. Klik kanan folder – PeaZip - Add to Archaive 2.Klik Archaive– pilih Format Option (ZIP, RAR) 3. Klik Logo Password 4. Ketikkan password pada Password dan ulangi pada Confirm password – OK

17. Data Protection (Cont’d)

18. Data Protection (Cont’d)

19. Data Protection (Cont’d) Meng-hidden file atau folder Hal ini anda lakukan apabila anda tidak ingin data pribadi anda terlihat di Windows Explorer, sehingga file terjaga kerahasiannya. Caranya: 1. Klik kanan file/folder – Properties 2.Pilih Tab General – centang Hidden – OK 3.[Pilih Apply changes to this folder, subfolders and files - OK] 4. Agar file/folder hidden tidak tampak, Klik Tools – Folder Option 5. Pada menu View, pilih Do not show hidden files and folders – Apply – OK 6. File/folder yang di-hidden tidak akan tampak.

20. Data Protection (Cont’d)

21. Data Protection (Cont’d) Memblokir Remote Access Untuk mencegah komputer yang kita gunakan diambil alih oleh hacker, ada baiknya menon-aktif-kan Remote Access. Caranya: 1. Klik kanan My Computer – Properties 2. Pilih Remote Settings – Tab Remote 3. Hilangkan tanda centang pada Remote Asistance - OK

22. Data Protection (Cont’d)

23. Data Protection (Cont’d)

24. Data Protection (Cont’d)

25. Data Protection (Cont’d) Menggagalkan peng-copy-an data Cara lain untuk mengamankan data pribadi anda adalah dengan mencegah file dari peng-copy-an oleh user lain ke dalam drive asing seperti flasdisk. Caranya: 1. Buka Run, ketik Regedit, klik HKEY_LOCAL_MACHINE – SYSTEM – CurrentControlSet – Klik kanan Control – New – Key 2. Beri nama folder baru dengan nama StorageDevicePolicies. Klik kanan StorageDevicePolicies – New – DWORD Value 3. Beri dengan nama WriteProtect. Double klik WriteProtect – pada Value Data isikan angka 1 – OK 4. Ketika sebuah file dari komputer di-copy ke flasdisk, maka muncul pesan Error Copying File or Folder. 5. Untuk mengembalikan seperti semula, agar file dapat di-copy kembali, pada Value Data isi angka menjadi 0.

26. Data Protection (Cont’d)

27. Data Protection (Cont’d)

28. Data Protection (Cont’d) Memproteksi data dengan aplikasi berbantu Free Hide Folder Caranya : - Install software FHF di komputer. - Masukkan Password - Klik Skip jika tidak ingin melakukan registrasi - Klik Add, untuk memasukkan folder yang akan disembunyikan - Klik pada folder yang akan disembunyikan – OK - Akan muncul pesan untuk memback-up data yang dihidden. - Klik folder yang ada pada list FHF - Klik Back-up untuk memback-up data tersebut. - Tentukan Lokasi penyimpanan back-up

29. Data Protection (Cont’d)

30. Data Protection (Cont’d)

31. Data Protection (Cont’d)

32. Data Protection (Cont’d)

33. Data Protection (Cont’d) Untuk perlindungan data menggunakan aplikasi bantuan dapat anda coba dengan cara menginstalnya di komputer masing-masing. Selain Free Hide Folder, saya juga telah menyediakan beberapa aplikasi bantuan perlindungan data yang juga free seperti: 1. My Lock Box 2. Secure Folder 3. USB Disk Security Pada dasarnya cara semua aplikasi diatas sama, yaitu menggunakan password, namun terdapat perbedaan seperti ada fungsi back-up. Oleh karena itu saya merekomendasikan penggunaan aplikasi Free Hide Folder.

34. Testing Silahkan anda menjawab 10 pertanyaan yang telah diberikan oleh pembicara. Keterangan : - 3 Pertanyaan pertama mengenai Ms. Word - 2 Pertanyaan berikutnya mengenai Ms. Excel - 5 Pertanyaan berikutnya berupa pertanyaan umum Dari kesepuluh pertanyaan tersebut akan dapat kita ketahui bahwa sudah sejauh mana kita mengeksplore Ms. Word dan Excel.

35. Closing Semoga kita dapat mengikuti perkembangan I.T. Saat ini dan kedepannya serta dapat menerapkannya untuk menunjang pekerjaan kita semua. Semoga informasi yang saya berikan dapat bermanfaat dan saya mengucapkan terima kasih atas perhatianya 