Dokumen tersebut membahas tentang peran dan fungsi manajerial supervisor dalam 3 kalimat. Supervisor berperan sebagai pengawas pelaksanaan tugas karyawan secara efisien serta mewakili kepentingan karyawan di hadapan manajemen. Supervisor juga bertanggung jawab atas proses manajemen seperti perencanaan, pengorganisasian, pengawasan, dan lainnya guna mencapai tujuan organisasi. Kompetensi kepemimpinan, kom
3. SUPERVISOR
SUPER
Di/dari atas, istimewa, luar biasa, lebih dari biasanya,
mempunyai kelebihan dibandingkan yang lain.
VISI
Pandangan, wawasan, kemampuan untuk melihat pada
inti persoalan
SUPERVISOR
Pengawas terhadap pelaksanaan tugas
karyawan secara efisien, sesuai tugas yang
diberikan atasan
5. SUDUT PANDANG MANAJEMEN
Berperan dalam mewujudkan nilai / budaya
organisasi dan menerapkan kebijakan-kebijakan
pada kegiatan operasional
Melalui para penyelia, diharapkan kelancaran dan
kesuksesan program korporat dapat terlaksana
secara optimal
6. SUDUT PANDANG KARYAWAN
Berperan sebagai wakil langsung dari manajemen
yang sekaligus mewakili kepentingan karyawan di
hadapan manajemen secara keseluruhan
Harapan karyawan adalah memiliki seorang
supervisor yang memiliki kompetensi teknis
yang tinggi, dan kualitas kepemimpinan yang
dapat diandalkan
9. PERENCANAAN (PLANING)
• Menetapkan
pekerjaan
yang
dilaksanakan untuk mencapai tujuan
harus
• Menerjemahkan
sasaran
perusahaan
menjadi sasaran unit / kelompok
• Mengembangkan
prioritas
perencaan
(jangka panjang, jangka pendek, rencana
tetap, rencana sekali pakai)
• Menetapkan ukuran keberhasilan
10. PERENCANAAN (PLANING)
Tidak ada satu orang
Supervisor pun yang dapat
meraih sukses tanpa ditunjang
perencanaan yang baik
= G. TERRY =
11. RENCANA KERJA MENGHASILKAN
INSRUKSI KERJA,
INSTRUKSI KERJA BERDAMPAK
PADA HASIL PEKERJAAN
MAKA
JIKA RENCANA KERJA TIDAK JELAS
HASIL KERJA TIDAK JELAS
12. DUA JENIS PERENCANAAN
• Perencanaan Strategis
Disusun untuk mengarahkan sasaran umum
organisasi
• Perencanaan Operasional
Berisi rincian kegiatan bagaimana rencana
strategis akan dikerjakan
13. MEMBUAT SASARAN LEBIH MENARIK
SASARAN HARUS MERUPAKAN SESUATU
YANG AKAN DIPERJUANGKAN
PECIFIC
EASURABLE / TERUKUR
TTAINABLE / BISA DICAPAI
EALISTIC / NYATA
IME LIMIT
14.
15. Pendekatan Pembuatan
Rencana Operasional
Why
Mengapa harus dikerjakan
What
Apa yang dikerjakan, jenis dan jumlah kegiatan serta
alatnya
Where
Dimana akan dikerjakan (pertimbangan tempat)
When
Kapan akan dikerjakan (waktu mulai dan akhir)
Who
Siapa yang mengerjakan
How
Bagaimana cara mengerjakannya
16. RENCANA DAN PENGENDALIAN
• PENGENDALIAN
Pembatas yang menjaga agar rencana berjalan pada jalurnya
• Tiga Utama yang harus dikendalikan
• Waktu
• Biaya
• Faktor Sukses
• Bila pelaksanaan rencana menyimpang dari target,
penyelia harus mengambil tindakan korektif
• Penetapan batas pengendalian harus menghasilkan
umpan balik untuk memicu munculnya tindakan
korektif
19. MENGAPA RAGU-RAGU
MENETAPKAN SASARAN ?
• Takut gagal
• Kurangnya pengetahuan mengenai
organisasi
• Kurang mengetahui situasi lingkungan
(internal – eksternal)
• Enggan memasukkan sasaran alternatif
• Kurang yakin
21. ORGANIZING
• Menentukan sumberdaya dan kegiatan
untuk mencapai sasaran
• Merancang / membentuk kelompok kerja
yang sesuai
• Membagi
komponen
kegiatan
untuk
mencapai tujuan kedalam kelompok
• Menetapkan wewenang diantara kelompok
atau unit organisasi (pendelegasian tugas
dan tanggung jawab)
• Koordinasi
22. KOORDINASI
Proses mengintegrasikan sasan dan kegiatan
dari berbagi unit (departemen atau wilayah
fungsional) dengan tujuan untuk
merealisasikan sasaran umum organisasi
secara efisien
23. STAFFING
• Penempatan karyawan
• Orientasi sasaran kegiatan
• Fokus dan motivasi
• Pengembangan dan pelatihan
• Usulkan promosi / rotasi/ demosi
25. CONTROLING
• Mengukur kinerja dan membandingkan
dengan standard yang telah ditetapkan
(gunakan ukuran keberhasilan)
• Menditeksi terjadinya penyimpangan
• Melakukan tindak koreksi
• Merancang kembali perencanaan kerja
27. KETRAMPILAN TEHNIS
• Expert / Profesional
• Kemampuan untuk
menerapkan ketrampilannya
(pengetahuan spesifiknya)
28. KETRAMPILAN HUBUNGAN
ANTAR MANUSIA
• Kemampuan untuk bekerja
bersama orang lain
• Memahami dan memotivasi
orang lain
• Menjadi pendengar yang baik
• Mengelola konflik
• Berkomunikasi
• Delegasi = seni
32. BEKERJA BERSAMA
DAN MELALUI ORANG LAIN
•
•
•
•
•
•
Atasan
Bawahan
Sesama
Konsumen
Suppier
Konsultan
“ The art of getting things done through people “
Marry P. Follet
33. BERTANGGUNG JAWAB
• Tugas dijalankan dengan sukses dan rapi
• Bertanggung jawab terhadap tindakan
anak buah
34. MENJAGA KESEIMBANGAN
• Antara sasaran dan prioritas
• Antara atasan dan bawahan
• Antara ideal dan kenyataan
• Contingency approach
35. BERFIKIR ANALISTIS
DAN KONSEPTUAL
• Merinci masalah menjadi beberapa komponen
yang konkrit / jelas
• Menganalisis setiap komponen
• Mengajukan alternatif setiap komponen
• Mengajukan alternatif jalan keluar
• Melihat seluruh tugas dalam kerangka tugas
lain dan implikasikan terhadap keseluruhan
organisasi
36. MENJADI MEDIATOR
• Mengatasi konflik
(perbedaan pendapat)
• Berpihak pada semua pihak
• Menyampaikan informasi
yang benar pada situasi dan
kondisi yang tepat
(komunikatif)
• Menciptakan suasana yang
mendukung tercapainya
sasaran kerja
37. MENJADI SIMBOL
• Manajer / Supervisor adalah
apa yang dilakukannya
• Membawakan keberhasilan /
kegagalan kelompok
• Mengatasi permasalahan unit
sebagaimana yang dilakukan
manajemen lebih tinggi
38. MENGECEK ULANG
PELAKSANAAN RENCANA
• APA
Menyatakan tujuan dalam bentuk spesifikasi hasil, mutu, biaya dsb
• DI MANA
Menetapkan lokasi tujuan atau tempat kemana produk / jasa dikirim
• KAPAN
Mencatat perkiraan waktu anda melaksanakan pekerjaan
• BAGAIMANA
Menggunakan metode, prosedur dan urutan pekerjaan
• SIAPA
Yang bertanggung jawab terhadap pelaksanaan tugas. Menetapkan
wewenang orang tersebut, serta seberapa jauh sumberdaya yang
dibutuhkan (peralatan, mesin, orang dan bahan baku dsb)
39. HUBUNGAN ANTARA PEMECAH MASALAH
DAN PENGAMBILAN KEPUTUSAN
Keputusan akan sangat dibutuhkan dalam
menentukan cara pemecahan masalah.
Dalam banyak hal pemecahan masalah adalah
pengambilan keputusan
40. TAHAP-TAHAP DALAM PEMECAHAN
MASALAH DAN PENGAMBILAN
KEPUTUSAN
• Nyatakan masalah secara jelas dan spesifik
(hindari pernyataan yang bersifat umum)
• Kumpulkan semua informasi yang berkaitan
dengan masalah
• Kumpulkan
sebanyak
mungkin
penyebab
masalah (pastikan ada sesuatu yang berubah)
41. TAHAP-TAHAP DALAM PEMECAHAN
MASALAH DAN PENGAMBILAN
KEPUTUSAN
• Pilih penyebab yang tampak paling mungkin
• Ajukan
sebanyak
mungkin
cara
untuk
menghilangkan penyebab (melalui brainstorming)
• Evaluasi baik buruknya setiap alternatif pemecahan
yang diajukan
42. TAHAP-TAHAP DALAM PEMECAHAN
MASALAH DAN PENGAMBILAN
KEPUTUSAN
• Tentukan kriteria (anda perlu berkonsultasi
dengan orang-orang yang dapat memberi
pendapat khusus tentang kriteria yang anda pilih)
• Pilih alternatif terbaik. Inilah fase pengambilan
keputusan (pertimbangkan peluang sukses dan
resiko gagal)
43. TAHAP-TAHAP DALAM PEMECAHAN
MASALAH DAN PENGAMBILAN
KEPUTUSAN
• Uraikan
rencana
pelaksanaan
pemecahan
masalah yang anda pilih. Tetapkan apa yang
dilakukan,
bagaimana
caranya,
siapa
pelaksananya, dimana serta kapan, berapa dana
yang diperlukan, sumber daya apa saja yang
dimanfaatkan,
kapan
batas
waktu
penyelesaiannya
45. LANGKAH-LANGKAH DALAM
PEMBERIAN DELEGASI
• Tentukan tugas mana yang dapat didelegasikan
(biasanya tugas yang menantang dan memberi
peluang untuk mengembangkan bawahan)
• Putuskan siapa yang akan menerima penugasan
(siapa yang memiliki waktu khusus, untuk siapa
pengalaman berkembang ini diperlukan)
• Delegasikan penugasan (siapkan informasi
relevan yang diperlukan, jelaskan alasan
pendelegasian itu, buka suasana bebas untuk
berkomunikasi antara anda dengan orang yang
anda beri delegasi)
46. APA YANG HARUS ANDA KATAKAN KEPADA
KARYAWAN TENTANG TUGAS YANG
DIDELEGASIKAN
• Beri pernyataan yang jelas tantang apa yang
mereka lakukan
• Seberapa jauh mereka boleh bertindak dan
seberapa ketat pengawasan yang akan anda
lakukan
• Beritahu kepentingan relatif dari pekerjaan itu
sehingga mereka bisa menentukan seberapa
besar perhatian harus dicurahkan
47. APA YANG HARUS ANDA KATAKAN KEPADA
KARYAWAN TENTANG TUGAS YANG
DIDELEGASIKAN
• Beritahu mengapa anda mendelegasikan
pekerjaan tersebut
• Tetapkan ruang lingkup tugas yang anda
delegasikan dan usahakan agar orang lain
yang diserahkan kepada seorang karyawan
disertai dengan pemberian wewenang
48. MENGAPA KARYAWAN HARUS
MENERIMA PENDELEGASIAN
• Karyawan memiliki kesempatan untuk
belajar
• Tugas-tugas yang didelegasikan akan
menambah kepuasan kerja
• Delegasi
kadang
bisa
merupakan
penghargaan
49. PENDELEGASIAN YANG KELIRU
• Pekerjaan kasar, menjengkelkan atau
membosankan yang tidak memberi peluang
untuk mengembangkan diri
• Memberi beban melampaui batas waktu
atau kemampuan karyawan
• Gagal mencocokkan tanggung jawab dengan
wewenang yang sesuai untuk menghasilkan
sumber daya yang diperlukan
• Terlalu membiarkan atau terlalu mengekang
50. 5 DASAR MOTIVASI BAWAHAN DAN
POWER SEORANG PEMIMPIN MANAJERIAL
• BENEFIT POWER
Didasari oleh manfaat atau imbal jasa yang diterima oleh bawahan
atau pengikut dari pemimpinnya
• COERCIVE POWER
Keterpaksaan atau rasa bawahan atau pengikut. Dari pihak
pemimpin didasari pada kekuasaan atau otoritas
• REFERENT POWER
Adanya referensi tertentu dari luar sisi pemimpin itu sendiri
• EXPERT POWER
Pemimpin memiliki keunggulan / keahlian pada bidang tertentu
• LEGITIMATE POWER
Pemimpin dipandang layak diterima. Unsur legitiminasi datang dari
dalam diri si pemimpin. Dia memiliki kompetensi sebagaimana
dituntut pada diri seorang pemimpin
51. GAYA KEPEMIMPINAN
• Kepemimpinan yang lebih berorientasi pada
tugas
• Kepemimpinan yang lebih berorientasi pada
manusia atau karyawan
52. ORIENTASI
PADA TUGAS / HASIL
• Lebih menekankan prestasi kerja, hasil atau
produksi
• Cenderung
kurang
memperhatikan
kepentingan
karyawan
dan
pengembangannya
• Titik berat perhatiannya lebih pada hal-hal
yang berkaitan langsung pada pelaksanaan
tugas atau hasil kerja
53. ORIENTASI PADA ORANG
• Mengutamakan pendekatan lewat motivasi,
ketimbang pengawasan
• Dalam proses pengambilan keputusan
cenderung mengikutsertakan bawahan
• Hubungan dengan bawahan cenderung
bersifat informal
• Jalinan hubungan dengan bawahan lebih
berdasarkan
kepercayaan
(trust)
dan
kemitraan (saling menghargai)
55. VISIONER
• Visi merupakan jiwa kepemimpinan
• Dalam visi terkandung nilai-nilai yang
menjadi “kompas” bagi organisasi dan
anggotanya
• Visi merupakan sumber inspirasi dan daya
dorong bagi anggota dalam menetapkan
tujuan yang harus dicapai
• Visi merupakan salah satu tolok ukur dan
sekaligus cermin bobot kepemimpinan
seseorang
56. KEMAMPUAN KOMUNIKASI
• Perlu diciptakan kondisi, situasi dan iklim
komunikasi yang mampu menimbulkan
optimisme
• Perlu kemampuan berperan sebagai narator
• Pengecekan persepsi pada pendengar atau
hasil komunikasi
• Menjadi pendengar yang baik (aktif)
57. KEMAMPUAN
MENGELOLA MANUSIA
• Visible dan available
Perlu secara nyata terlibat dalam persoalan yang dialami
pengikutnya. Juga harus memiliki mental siap sedia
dalam mencari jalan keluar dari masalah yang ada
• Praise in public, Criticize in private
Pengakuan prestasi pengikut di forum umum
merupakan penghargaan. Kritik disampaikan secara
personal
• Menghemat otoritas
Tidak mudah main obral dalam memanfaatkan otoritas
yang dimiliki
• Rasa Humor yang sehat
Untuk mencairkan suasana yang kaku dan tegang
59. PEMIMPIN VS PENGIKUT
Pemimpin
Pengikut
Berinisiaif
Bereaksi
Mengangkat telepon dan
melakukan kontak
Menunggu telepon berdering
Menghabiskan waktu untuk
merencanakan;
mengantisipasi masalah
Menginvestasikan waktu
dengan orang lain
Mengisi daftar agenda
menurut prioritas
Menghabiskan waktu untuk
bereaksi terhadap masalah
Menghabiskan waktu dengan
orang lain
Mengisi daftar agenda
menurut permintaan
PAULUS WINARKO – BECOMING TRUE LEAEDER
62. 4 TINGKAT “MATURNITY”
• MI
= UNABLE AN UNWILLING
• M II
= UNABLE BUT WILLING
• M III
= ABLE BUT UNWILLING
• M IV
= ABLE AND WILLING
63. TINGKAT KESIAPAN M 1
• Tidak mampu dan tidak mau : tidak mampu
kurang komitmen dan kurang motivasi
• Tidak mampu dan tidak yakin : tidak mampu dan
kurang percaya diri
• Gaya kepemimpinan yang cocok : Menyampaikan
instruksi khusus dan memantau kinerja secara
ketat
(Pemberitahuan – Membina – Mengarahkan –
Menetapkan)
64. TINGKAT KESIAPAN M 2
• Tidak mampu tetapi mau : kurang mampu tetapi
memiliki motivasi dan usaha
• Tidak mampu tetapi konfiden : kurang mampu,
tetapi konfiden sejauh ada bimbingan dari
pemimpin
• Gaya kepemimpinan yang cocok : menjelaskan
keputusan dan memberi kesepatan minta
penjelasan
(Menjual
Menerangkan
Memperjelas - Mengajak)
65. TINGKAT KESIAPAN M 3
• Mampu tetapi Tidak Mau : mempunyai
kemampuan untuk melaksanakan tugas, tetapi
tidak mau menggunakan kemampuannya.
• Mampu tetapi tidak yakin : mempunyai
kemampuan melaksanakan tugas, tetapi tidak
yakin atau kurang berani melakukannya
sendirian.
• Gaya kepemimpinan yang cocok : menyumbang
ide dan membantu dalam pengambilan
keputusan (Berpartisipasi – Memberi keberanian
– Bekerjasama – Mengikatkan diri)
66. TINGKAT KESIAPAN M 4
• Mampu dan mau : mempunyai kemampuan
untuk melaksanakan tugas,dan komitmen
• Mampu
dan
Konfiden
:
mempunyai
kemampuan
melaksanakan
tugas,
dan
keyakinan bahwa ia bisa melakukannya.
• Gaya kepemimpinan yang cocok : mengalihkan
tanggung jawab pengambilan keputusan
berikut implementasinya (Pendelegasian –
Mengamati – Memantau – Memenuhi
Komitmen)
68. KOMPETESI PEMIMPIN YANG SUKSES
• Memiliki ilmu pengetahuan
• Berjiwa “Entrepreneur”
Efisien, Orientasi & Proactive
• Kompetensi Intelektual
Berfikir Logis, seorang konseptor, mendiagnosa
masalah
• Socioemotional
Pengendalian diri, spontan, persepsi yang objektif,
penilaian diri yang akurat, stamina tinggi dan dapat
beradaptasi
• Kompetensi Interpersonal
Percaya diri, merangsang orang lain untuk maju,
komunikasi lisan yang handal, mengelola kelompok
69. KOMUNIKASI SEBAGAI PEMIMPIN
• Berkomunikasi lisan dan tulisan
• Berkomunikasi : memberi & menerima
• Sebagai pemimpin yang efektif :
•
•
•
•
Membaca
Menulis
Berbicara
Mendengar
:
:
:
:
memahami dengan jelas
jelas & tanpa salah paham
berdua, massal
empati
72. KARAKTER WIN-WIN
• Integritas Tinggi
Values → Trust, Commitment
• Kematangan
Imbang antara Courage VS Consideration
• Mental Baja
• Hidup bukan kompetisi besar
• Lihat kepuasan =/= kompetisi, komparasi
73. MEMAHAMI DULU
• Kedua pihak memahami semua „points‟
dari kedua pihak
• Mau mengerti orang lain, siap dipengaruhi
• Terbuka → memberi tempat orang lain
74. MEMBERI PERINTAH
•
•
•
•
Jangan gunakan untuk menambah power
Hindari sikap masa bodoh
Perhatikan kata-kata
Jangan anggap mereka paham = use a simple stupid
•
•
•
•
•
•
•
Upayakan umpan balik
Jangan terlalu banyak
Berikan detil yang dibutuhkan
Hindari kontroversi
Jangan hanya kepada manusia yang mau / bisa
Jangan cari kesalahan
Jangan berlaku “Bossy”
word
75. MOTIVASI
• Sesuatu yang dapat diberikan atau dikerjakan
oleh seseorang kepada yang lain agar
bersikap, berperilaku dan bertindak seperti
diharapkan
• Motivasi datang dari Supervisor, tetapi datang
dari karyawan sendiri (inner drive, impulse)
• Supervisor hanya menstimulasi, membuka,
menyadarkan, memberi pengaruh
• Stimulasi paling kongkrit melalui teladan dari
supervisor
76. MEMOTIVASI BAWAHAN
• Mendelegasikan wewenang dan tanggung jawab
• Mengupayakan perluasan cakupan masingmasing pekerjaan bawahan :
• Rotasi pekerjaan (job rotation)
• Perluasan pekerjaan (job enlargement)
• Pemerkayaan pekerjaan (job enrichment)
• Manajemen Partisipatif
• Quality Control, PQM
• Quality work of live
• Supervisi melalui MBO (management by
objective)
77. MEMOTIVASI BAWAHAN
• QWL (Quality work of live)
kesempatan bagi karyawan di semua level untuk
terlibat dalam membentuk suasana dan lingkungan
kerja, melalui partisipasi mereka dalam membuat
keputusan-keputusan terkait dengan pekerjaan dan
dengan tetap memperhatikan self esteem dan
kepuasan mereka dalam bekerja
• MBO (Management by objective)
• Setiap karyawan dilibatkan dalam menetapkan target
kinerja baik unit maupun target dirinya sendiri
• Menjadi sasaran untuk menilai tingkat pencapaian hasil
kerja karyawan sendiri yang dikaitkan dengan target unit
79. CACAT FATAL SEORANG PEMIMPIN
Mengkhianati
kepercayaan
Kurang
Sensitif
Gagal dalam
Pendelegasian
dan Kerja Tim
Gagal dalam
Membina Kader
/ staff
Tidak mampu
Menghadapi
Atasan yang
sulit
Tidak
Menguasai
Tugas
Arogan dan
Egois
CACAT
FATAL
Terlalu
Percaya
diri
Terlalu
Ambisius
dalam
Jabatan
Tidak
mampu
Berfikir secara
logis / Strategis