Il progetto Simplicissimus Book Farm per la dematerializzazione dei flussi documentali nella Pubblica Amministrazione (e nelle grandi aziende).

1. Simplicissimus Book Farm
Paperless Democracy
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2. Paperless Democracy
Gli scopi del progetto:
● Fornire uno strumento per la “dematerializzazione
dei flussi documentali”
● Semplificare la gestione documentale
● Abbattere le barriere all'accesso agli strumenti
informatici
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3. I flussi documentali nelle PA
Ambiti di utilizzo intensivo di carta e consumabili nell'attività
quotidiana:
1. Attività amministrative di stampa e copia
(produzione documentale per autoconsumo)
2. Gestione documentale (odg, emendamenti e allegati tecnici)
delle attività preconsiliari.
3. Gestione delle procedure di approvazione in tempo reale
(condivisione documentale ricorsiva)
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4. La soluzione Paperless
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5. L'inchiostro elettronico
● Tecnologia innovativa sviluppata dal MIT
● Non stanca gli occhi
● Leggibilità pari a quella della stampa su carta
● Irrisorio consumo di energia
● 1 milione di schermi prodotti fino ad oggi
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6. Irex DR1000
● 10,2”: Il più grande schermo e-
ink sul mercato
● Lettura documenti A4 senza
necessità di zoom
● Possibilità di prendere appunti
sul testo
● Elevata risoluzione:
1024 x 1280 px – 160 ppi
● 535 g di peso
● Connettività 3G
(da marzo 2010)
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7. PC vs E-paper
PC E-paper
● necessità di abilità ● interfaccia d'uso paper-
specifiche (tastiera, mouse, like (carta e penna)
file system)
● lettura affaticante ● lettura confortevole
● autonomia della batteria ● autonomia della batteria
limitata elevata
● peso e ingombro ● leggerezza e compattezza
● visibilità critica in condizioni ● visibilità analoga alla resa
di illuminazione elevata della carta stampata
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8. Paperless Democracy
Le attività amministrative
La riduzione dell'uso di carta e consumabili può avvenire
attraverso differenti azioni, da personalizzare sulle
specifiche esigenze. Esempi:
● Rassegna stampa ePaper
● Dotazione degli ebook reader alle figure apicali
● Dotazione degli ebook reader alle figure operative
● Utilizzo in riunioni e sedute, anche con soggetti esterni
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9. Paperless Democracy
Rassegna Stampa ePaper
● Usualmente la Rassegna Stampa viene distribuita in formato
elettronico a tutti gli aventi diritto
● A causa della difficoltà di lettura a video, gli articoli di interesse
(quando non tutta la Rassegna) vengono stampati in locale, con
enorme consumo di carta e toner
● Dotando gli utenti di un ebook reader, diviene possibile
abbattere tale consumo
● Verrà sviluppato un modulo che si integra con il sistema
esistente e che si occupa di rendere disponibile, ogni mattina, la
Rassegna a tutti gli utenti dotati di DR1000
● L'utente dovrà semplicemente connettere il reader al pc e la
Rassegna verrà scaricata automaticamente sul reader
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10. Paperless Democracy
Figure Apicali
● Le figure apicali delle strutture interessate hanno esigenze di
mobilità molto vincolanti
● Questo implica che spesso le Segreterie sono costrette a
stampare su carta documenti e mail in modo che la figura
apicale possa leggerlo in movimento
● Dotando le figure apicali di un ereader diventa possibile:
● Dematerializzare la documentazione
● Velocizzare la produzione di documenti
● Rendere più leggero il trasporto dei documenti (niente più
faldoni!)
● Mantenere tutte le prerogative della carta (leggibilità,
praticità, annotabilità)
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11. Paperless Democracy
Operativi
● In alcuni uffici (revisione leggi/contratti/accordi) spesso si è
costretti a produrre una mole di carta stampata per procedere
comodamente alla lettura, per poi annotare solo una ridotta
percentuale delle pagine. Le annotazioni vengono poi riportate
sul documento digitale e reinviate
● Dotando gli operativi di un ebook reader, si potrà
● Abbattere il consumo di stampati
● Annotare direttamente sul documento
● Fondere il PDF originario con le note e spedirlo alla
controparte
● In questo modo si semplifica enormemente un processo
tipicamente time-consuming
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12. Paperless Democracy
Riunioni con controparti
● A seconda del tipo di operatività degli uffici di riferimento, può
accadere che vi siano riunioni con controparti di varia natura
(altri Uffici Amministrativi, Parti Sociali)
● In tali occasioni viene prodotta molta documentazione cartacea
distribuita nel corso della riunione stessa
● Dotandosi di un numero opportuno di ebook reader, è possibile
porre tutta la documentazione su di essi e fornirli a tutti i
partecipanti alla riunione
● Al termine della riunione è possibile inviare automaticamente a
ciascun partecipante il file con le proprie note
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13. Paperless Democracy
Le attività consiliari
● Il consiglio comunale di una media città italiana è
composto da circa 40 consiglieri.
● Ogni seduta del Consiglio Comunale può consumare
800 € di carta.
● A questo costo vanno aggiunti i costi di gestione della
stessa (consumabili e costi indiretti).
● Il Consiglio Comunale si riunisce mediamente otto volte
al mese, per un totale di circa 90 sedute annue.
● La spesa media supera quindi i 60-70.000 Euro/anno per
la sola carta
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14. Paperless Democracy
La gestione pre-consiliare
Nella prima fase di introduzione degli ereader è possibile abbattere
comunque drasticamente la quantità di carta stampata implementando un
sistema di gestione che, pur senza automatizzare in tempo reale le
procedure di seduta consiliare, consente di non stampare tutta la
documentazione di supporto:
● ogni partecipante dispone di un device e-ink
● La segreteria prepara i documenti per la seduta e li rende disponibili
su un server locale
● L'utente, prima del Consiglio, connette automaticamente il proprio
device al server e scarica automaticamente tutti i documenti
● Si potrà quindi interagire con i documenti esattamente come se fosse
carta, con il plus dell'economia di consumabili e della ricercabilità per
parole chiave
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15. Paperless Democracy
Flusso documentale digitale
Segreteria
(Server)
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16. Paperless Democracy
Il Consiglio in tempo reale
La soluzione si basa su una applicazione custom implementata su
hardware DR1000 (iRex Technologies):
● nel corso della seduta ogni partecipante dispone di un device e-ink
dotato di connessione alla rete locale via wifi
● il personale di segreteria governa il server di rete locale
● il server distribuisce l'odg + dossier su ogni punto
● ogni partecipante interagisce coi documenti come è abituato a fare:
scrivendo sull'e-paper con la penna apposita
● ogni partecipante può editare calligraficamente le sue proposte di
emendamento o atti aggiuntivi, e trasmetterli al server locale che li
redistribuisce immediatamente a tutti
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17. Paperless Democracy
Flusso documentale digitale
Simulazione seduta Consiglio Digitale
5
4
1
3
Presidente
2 (DR1000)
Segreteria
(Server)
1. Trasmissione odg e allegati
2. Redazione e trasmissione varianti ed emendamenti
3. Trasmissione al Presidente per approvazione
4. Trasmissione alla segreteria con approvazione
Partecipanti (DR1000) 5. Distribuzione per il voto finale
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18. Contatti
Il nostro Quartier Generale è a Loreto, AN, Italia.
Abbiamo uffici anche a Milano.
Web: http://www.simplicissimus.it
Email: info@simplicissimus.it
Antonio Tombolini (CEO):
antonio@simplicissimus.it
Marco Croella (CTO):
marco.croella@simplicissimus.it
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