Mejora continua en un Servicio de Electromedicina.      Análisis tras 3 años de Certificación ISO 9001:2008.    Ascanio Ve...
3. Metodología                                                cedidos por consumos. Inventario de empresas                ...
desde su llegada para reparación hasta la     entrega a los usuarios de las distintas plantas. -   Control de reparaciones...
5. Conclusiones                                                                        Se han implementado más de 25 mejor...
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P 02. carlos ascanio

  1. 1. Mejora continua en un Servicio de Electromedicina. Análisis tras 3 años de Certificación ISO 9001:2008. Ascanio Velázquez, Carlos A.; Abreu Díaz, Marcos J.; Martín Delgado Julio C.; Capote Martín, Mª José; Fernández de Aldecoa, José Carlos Servicio de Ingeniería Biomédica. Subdirección de Ingeniería. Hospital Universitario de Canarias. La Laguna (Tenerife). España. {cascvel, mabrdiad, jcmardel, mcapmar, jferaldz} @gobiernodecanarias.org Recepción, instalación y puesta en marcha de Resumen los equipos electromédicos.Casi tres años después (diciembre de 2009) de laobtención de la Certificación en el Sistema de Gestión de Información, asesoramiento y formación alla Calidad (SGC) ISO 9001:2008 [1] por parte de la usuario del equipamiento.Sección de Ingeniería Biomédica, adscrita a la Mantenimiento preventivo de los equipos.Subdirección de Ingeniería, Mantenimiento y Obras delComplejo Hospitalario Universitario de Canarias (HUC), Mantenimiento correctivo del equipamientose pretende valorar el grado de implantación del SGC, electromédico.reflexionando sobre sus aspectos negativos, con losproblemas o dificultades que pueda haber ocasionado, y Gestión de equipos donados, en demostración ysobre sus aspectos positivos, analizando la evolución de cedidos por consumos al Hospital.los indicadores de medición de los procesos de trabajo, laconsecución y mejora de los objetivos planteados año tras Gestión y colaboración en la ejecución deaño, la percepción que nuestros clientes (los servicios contratos de mantenimiento de alta tecnología.asistenciales del Hospital) tienen de nuestro servicio, el Apoyo, al Servicio de Aprovisionamiento, en lagrado de implicación y aceptación del sistema dentro de lapropia Sección de Ingeniería Biomédica y, en definitiva, compra de repuestos y accesorios necesarioslos logros alcanzados a lo largo de estos años. para el mantenimiento y funcionamiento de los equipos electromédicos.1. Introducción Gestión de altas y bajas de equipos.Sin duda, la Norma que mejor regula todos los Aquí se trata de resolver la duda que se plantea, noaspectos relacionados con la gestión y el sólo en la fase inicial, sino también a lo largo de losmantenimiento de los equipos electromédicos es la primeros años de implantación de un Sistema deISO 13485:2003 [2]. No obstante, por razones de Gestión de la Calidad basado en la Norma ISOdisponibilidad y oportunidad, la Sección de 9001:2008, de si merece o no la pena el esfuerzo yIngeniería Biomédica del Hospital Universitario de los recursos que es necesario invertir para llevar aCanarias [3] decidió inicialmente, en el año 2009, cabo este proyecto.certificarse en la norma ISO 9001:2008 paraproceder, en un futuro, a la ampliación a la ISO13485:2003. 2. ObjetivosSe pretende analizar la eficacia de la implantación Tras el análisis de los datos obtenidos a lo largo dedel Sistema y los posibles beneficios derivados de la estos años, se considera importante poder dar unaaplicación del mismo. Es importante destacar que el respuesta, lo más objetiva posible, a la pregunta:SGC y la Certificación correspondiente, abarcan ¿Merece la pena trabajar para obtener latodos y cada uno de los aspectos, procesos y Certificación en el Sistema de Gestión de la Calidadtrabajos que desarrolla Ingeniería Biomédica en su ISO 9001:2008 en un servicio de Electromedicina?.normal actividad para llevar a cabo todas las En esta comunicación se trata de presentar nuestraresponsabilidades, acciones y tareas que tiene experiencia y los resultados conseguidos comoencomendadas. Estas son: muestra de la eficacia de la utilización de la citada Norma, así como las mejoras conseguidas en los Asesoramiento en la elaboración del plan de métodos de trabajo y en la calidad del servicio necesidades y participación en el proceso de prestado a los usuarios internos y externos del adquisición del equipamiento electromédico. HUC, en los ámbitos de nuestra competencia Elaboración y mantenimiento del inventario (gestión y mantenimiento del equipamiento técnico de equipos y sistemas médicos. electromédico).
  2. 2. 3. Metodología cedidos por consumos. Inventario de empresas y equipos implicados.La cronología de las actividades llevadas a cabo y - Ejecución de un plan para el acondicionamientode los logros obtenidos a lo largo de los tres años y mejora de los talleres pertenecientes a laque han transcurrido desde que nos marcamos el Sección.objetivo de conseguir la Certificación, ha sido: - Identificación y etiquetado de zonas en elAño 2009: almacén de Residuos de Aparatos Eléctricos y Electrónicos (RAEE) perteneciente a Ingeniería - Definición y desarrollo de los 3 procesos que recogen todas nuestras funciones en la gestión - Incorporación de 5 nuevas familias de equipos y mantenimiento del Equipamiento a los planes de inspección y mantenimiento Electromédico: Adquisición y puesta en preventivo a cargo de técnicos de Ingeniería marcha, Mantenimiento Correctivo y Biomédica. Elaboración de protocolos técnicos Mantenimiento Preventivo. de dichas familias de equipos. - Definición y desarrollo de 6 procedimientos de - Realización y valoración de una encuesta de trabajo. satisfacción de nuestros clientes. - Actualización y mejora de 3 formularios y Año 2011: creación de otros 9. - Incorporación de 5 nuevos indicadores. Dos en - Medición de 9 indicadores: 2 en el proceso de el proceso de Adquisición y 3 en el proceso de Adquisición y Puesta en Marcha, 4 en el Mantenimiento Correctivo. proceso de Mantenimiento Correctivo y 2 en el de Mantenimiento Preventivo. - Definición y ponderación de avisos Urgentes y Protocolo de actuación. Desarrollo de la matriz - Calibración y control de los equipos de medida de evaluación para el filtrado de los mismos. del taller: osciloscopios, multímetros, comprobador de presión no invasiva, - Realización de verificaciones periódicas a los comprobador de electrobisturíes, comprobador equipos de monitorización de constantes vitales de seguridad eléctrica, monitor de paciente, situados en áreas críticas. comprobador de desfibriladores, etc. - Incorporación de 4 nuevas familias de equipos - Comienzo de la revisión del etiquetado de a los planes de inspección y mantenimiento todos los equipos electromédicos del HUC. preventivo a cargo de técnicos de Ingeniería Biomédica. Elaboración de protocolos técnicos - Formación de los técnicos propios para un uso de dichas familias de equipos. más intensivo y adecuado del programa informático de gestión SAP/TARO, con el fin de - Nueva organización y zonificación del taller de utilizar todos los recursos disponibles y lograr Ingeniería Biomédica situado en la planta -2. una mejor trazabilidad de todos los equipos. - Realización y valoración de una encuesta de - Almacenamiento digital de todas las órdenes satisfacción de nuestros clientes. de mantenimiento preventivo de las empresas Año 2012: externas dentro de la estructura de carpetas del SGC en el servidor. - Incorporación de 1 nuevo indicador para el proceso de Mantenimiento Preventivo. - Realización y valoración de una encuesta de satisfacción de nuestros clientes. - Definición y desarrollo de 1 nuevo procedimiento.Año 2010: - Formación del responsable de calidad como - Incorporación de 2 nuevos procedimientos. auditor interno de calidad en la norma ISO 9001:2008, con la consiguiente mejora en la - Elaboración de la Matriz de Evaluación de la gestión del Sistema. Necesidad de Mantenimiento Preventivo de los equipos electromédicos del HUC [4]. - Encuesta de Satisfacción Interna para valorar Clasificación por familias y valoración final en el grado de implicación y aceptación del propio base a 7 criterios. (Este trabajo obtuvo el personal de la Sección con el SGC. primer premio de comunicación tipo póster en - Mejora del sistema de recogida y clasificación el IX Congreso Nacional de la SEEIC). por áreas de los pequeños equipos, pendientes - Realización del control y seguimiento de los y reparados, en las estanterías del taller, con lo mantenimientos preventivos de los equipos que se ha disminuido el tiempo de estancia
  3. 3. desde su llegada para reparación hasta la entrega a los usuarios de las distintas plantas. - Control de reparaciones pasadas en tiempo. - Mejora de los cálculos para la obtención de los indicadores: tiempo de respuesta y tiempo de reparación. - Creación de un entorno web para facilitar el acceso a la documentación del SGC y otros Figura 4. Nº de familias de equipos electromédicos incluidas en Planes de Inspección y Mantenimiento Preventivo (media anual) recursos de la Sección. - Realización de los trámites para que la Sección de Ingeniería Biomédica se acredite como empresa homologada para el mantenimiento de instalaciones de radiodiagnóstico. - Incorporación de 7 nuevas familias de equipos a los planes de inspección y mantenimiento preventivo a cargo de técnicos de Ingeniería Biomédica. Elaboración de protocolos técnicos de dichas familias de equipos. Figura 5. Tiempo medio (horas) desde que se empieza a actuar - Realización y valoración de una encuesta de en el equipo hasta que se termina de actuar en el equipo satisfacción de nuestros clientes. La evolución tan positiva de alguno de los4. Resultados y discusión indicadores, en parte se puede deber a que4.1 Evolución de los Principales Indicadores inicialmente los sistemas de registro de la actividad no eran muy fiables y con el tiempo se han ido depurando errores. Además, los propios técnicos de Ingeniería Biomédica se han ido involucrando cada vez más en la necesidad de un correcto registro de cada una de las fases de su actividad. 4.2 Resultados de la Encuesta de Satisfacción de los ClientesFigura 1. Tiempo medio (horas) empleado desde que se recibe el aviso hasta que se comienza a actuar en la avería. Por motivos de espacio, se presentan en los tres gráficos siguientes únicamente los resultados de la pregunta final referida a la valoración de la satisfacción global del servicio.Figura 2. Órdenes de mantenimiento correctivo con notificación / total órdenes de mantenimiento correctivo abiertas*100 (Notificación = procedimiento de registrar digitalmente en el programa SAP/TARO todas las actuaciones realizadas en la intervención)Figura 3. Tiempo medio empleado (días naturales) desde que serecibe el aviso de avería hasta la devolución del equipo para uso
  4. 4. 5. Conclusiones Se han implementado más de 25 mejoras, con resultados satisfactorios, que han influido directamente en la calidad del servicio prestado por Ingeniería Biomédica. Se ha producido una espectacular evolución positiva de los principales indicadores queFigura 6. Resultados de la valoración global de los clientes de la reflejan nuestra mejora en la calidad del trabajo. Sección de Ingeniería Biomédica del Hospital Universitario de Canarias durante los años 2009 a 2011 Se han planificado los mantenimientos preventivos de los equipos en función de la reevaluación de las necesidades reales.Faltan los datos de la encuesta del año 2012 que seobtendrán en la primera quincena de septiembre y Se han incorporado 15 nuevas familias dese incorporarán en la presentación final del trabajo. equipos a los planes de inspección y mantenimiento preventivo.4.3 Resultados de la Encuesta Interna al Se han mejorado los espacios de trabajo,Personal de Ingeniería Biomédica logrando mayor comodidad para la actividad de los técnicos de Ingeniería Biomédica. Se han protocolizado y regulado los mantenimientos de los equipos de comprobación y medida del lab/taller de Ingeniería Biomédica. Se ha observado una evolución positiva de la encuesta de satisfacción global (buena o muy buena) de los clientes, desde un 60% a un 65%. Por todo lo anterior, podemos concluir diciendo que la relación esfuerzo-beneficio es, sin lugar a dudas, totalmente satisfactoria. Si bien los resultados no son visibles a corto plazo, sino más bien a medio y largo, la obtención de una certificación de calidad no sólo es beneficiosa para el propio departamento de Ingeniería Biomédica y para la motivación individual Tabla 1. Resultados de la Encuesta de Satisfacción Interna del y grupal del personal que en ella trabaja, sino que, personal de Ingeniería Biomédica directa o indirectamente, repercute en todo el Hospital, redundando sin duda, y como fin último, en la mejora de la asistencia a los pacientes.4.4 Gráfico de Esfuerzo - Dedicación del equipoResponsable de Calidad al SGC Referencias a [1] Norma Internacional ISO 9001:2008. 4 edición 2008- 11-15. Publicado por la Secretaría Central de ISO en Ginebra, Suiza, como traducción oficial en español avalada por el Translation Management Group. [2] Norma ISO 13485:2003. Productos Sanitarios. Sistemas de Gestión de la Calidad. Requisitos para Fines Reglamentarios. [3] Ascanio Velázquez, C.J.; Abreu Díaz, M.J.; Martín Delgado, J.C.; Capote Martín, M.J.; Fernández de Aldecoa, J.C. Implantación de la norma ISO 9001:2008 en el servicio de electromedicina del Hospital Universitario de Canarias. DVD del IX Congreso Nacional de la SEEIC, Santa Cruz de Tenerife, junio de 2010. (ISBN: 978-84-693-5333-2) [4] Ascanio Velázquez, Carlos J. Evaluación de la Necesidad de Mantenimiento Preventivo de los Equipos de Electromedicina del Hospital UniversitarioFigura 7. Gráfico esfuerzo-dedicación del equipo responsable de de Canarias. DVD del IX Congreso Nacional de la Calidad a lo largo de los tres primeros años SEEIC, Santa Cruz de Tenerife, junio de 2010. (ISBN: 978-84-693-5333-2)

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