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3.2.   Revisión de las fichas técnicas de equipos          los accesorios y fungibles originales. Se       para la licitac...
Nuestro protocolo de entrega de materiales               Reubicación del transformador de la luz determinará con la obtenc...
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  1. 1. Logros de la unidad de Electromedicina Peña Liberato Miguel1, Vicien Marca-Noguer Pere2 1 Servicio de Electromedicina, Hospital Universitario Vall d´Hebrón, Barcelona, mpena@vhebron.net 2 Servicio Asistencia Técnica, Empresa Tecnocontrol Servicios, Barcelona, mpena@vhebron.net Resumen • Recepción, validación y entrada de material con elEn las siguientes líneas vamos a explicarles la proveedorexperiencia de la unidad de Electromedicina del Hospital • Formación de usuarios y técnicosVall d´Hebrón (HUVH) en la creación de una nueva • Elaboración de ajustes a medida para launidad de cuidados intensivos, en este caso fue pediátrica instalación de equipos específicos para la UCI(UCIP).. pediátrica. 3.1. Participación y revisión en el plan de1. Introducción: equipamientoEl proceso de la creación de una nueva UCIP del La arquitectura de las nuevas unidades responde aHUVH desde la definición de las infraestructuras la revisión de un plan funcional realizado por elpasando por la instalación del equipamiento médico servicio implicado del HUVH y supervisado por lay su puesta en marcha definitiva, requiere de la dirección asistencial y de enfermería. A menudo hayparticipación de un equipo multidisciplinar. La poca interacción entre la dirección del proyecto y elcoordinación de este grupo de trabajo y la HUVH en el momento del diseño o el proyecto y laparticipación de la Unidad de Electromedicina es ejecución están muy separados en el tiempo por locrucial en el desarrollo y éxito del proyecto. Con que las necesidades pueden variar. Es de vitalésta experiencia exitosa se intenta poner en relieve importancia antes de empezar revisar el proyecto yla importancia de la participación de la Unidad de ver las variaciones que harán que el servicioElectromedicina y de los técnicos que repararan los funcione mejor y el proyecto se adapte a laequipos posteriormente y que tienen un contacto normativa y al protocolo del hospital.directo y diario con los servicios asistenciales y losproblemas reales del mantenimiento. El plan de equipamiento se debe de hacer antes de la construcción de la obra y en base a proyecto, a2. Objetivos: fin de poder ajustar las instalaciones a los equiposEl objetivo al que tiene que aspirar la Unidad de médicos y estructurales que se van a instalar.Electromedicina es conseguir la máxima implicación En el proyecto de la UCIP se crea un grupo deen las decisiones de la creación de las nuevas trabajo en el que participa la dirección asistencial, launidades actuales y futuras, todo ello en conjunto supervisión de enfermería, el jefe de servicio, lacon las diferentes áreas administrativas, técnicas y dirección de obra del hospital y la unidad demédicas, para poder satisfacer las necesidades del electromedicina.personal y que desarrollen su actividad presente yfutura en condiciones optimas y seguras. Se lleva a cabo un plan de equipamiento definiendo sala por sala los equipos que se van a adquirir seEs un objetivo de este trabajo reflejar la aportación y indica las condiciones de preinstalación necesarias.el valor añadido de la participación de los técnicos Éstas necesidades de tomas de gases, datos,de electromedicina. eléctricas, agua ACS, agua osmotizada, desagües, ventilación y climatización se exponen y validan en3. Metodología: las reuniones periódicas con la dirección facultativaSe ha establecido una participación de la Unidad de que introduce las modificaciones necesarias.Electromedicina en todas las fases del proceso de Así mismo se definen en esta reunión otrascreación de una nueva unidad de curas intensivas necesidades del servicio como control de accesos,con la creación de protocolos específicos para circuitos, presiones positiva/negativa de aire parafuturas actuaciones. prevención de infecciones, etc.…• Participación y revisión en el plan de equipamiento• Revisión de las fichas técnicas de equipos para la licitación pública y adjudicación.• Revisión de las condiciones de preinstalación• Protocolo de entrada de material
  2. 2. 3.2. Revisión de las fichas técnicas de equipos los accesorios y fungibles originales. Se para la licitación pública y participación en determinan necesidades de fungible, accesorios o el proceso de adjudicación de los equipos complementos para el inicio de la actividad. • Obtener y validar la documentación técnicaPrevio a la realización de las fichas técnicas de necesaria para el usuario y para el técnico deequipos para la licitación pública se establece un electromedicina.período de prueba de equipos. Se prueban el mayornúmero de equipos disponibles en el mercado y El protocolo del HUVH que consta de los siguientesequipos con experiencia previa en el HUVH. pasos: logística, supervisión administrativa y la puesta en marcha de los materiales con el personalLa prueba de equipos se lleva a cabo en la propia asistencial.unidad con la valoración de enfermería, médicos yElectromedicina. El objetivo de las pruebas es El HUVH tiene un único punto de entrada dedeterminar de este modo las características de los material (almacén del área materno infantil). Seequipos, su idoneidad para la UCIP así como informa del punto y horario de entrada con losmejoras, especificidades, requerimientos y costes proveedores y coordina con ellos las fechas de losde consumo y mantenimiento… que ayudarán a equipos más críticos. La logística de recepción dedefinir las necesidades del servicio y a la definición los paquetes, está por tanto supervisada por losadecuada de las fichas técnicas. técnicos de Electromedicina que comprueban en cada albarán que esté correctamenteLa realización de las fichas técnicas corre a cargo cumplimentado, que salgan reflejado todos losde Electromedicina y está validada por enfermería y materiales suministrados por parte del proveedor,el jefe de servicio. Previo a la adjudicación se tales como, el equipamiento, fungibles, recambios,requieren muestras por parte de los licitadores de Software originales de las aplicaciones, driver´s delos equipos que se consideren especialmente los dispositivos y sobre todo manuales.críticos. Sin la presentación de estas muestras nose valoraran los equipos en el concurso público. La Administrativamente se valida la entrada al HUVHevaluación de estas muestras se realiza con una etiqueta, única e intransferible, será suconjuntamente con enfermería, médicos y respectivo número de inventario, añadido a la otraElectromedicina. En la adjudicación están base de datos de equipamiento general de la queigualmente todas las partes y el informe se lleva a dispone HUVH y que día a día se utiliza para podercabo de forma consensuada. consultar todos los datos únicos de cada equipo. La entrada y recogida de los datos se lleva a cabo por3.3. Revisión de las condiciones de la unidad de inventarios con la presencia de un preinstalación técnico de Electromedicina que garantiza laUna vez adjudicados los equipos se establece un solvencia de los datos técnicos. La base de datoscalendario de visitas para aquellos equipos que de inventarios es fundamental para el trabajo diariorequieren preinstalación para revisar in situ en la de los técnicos de Electromedicina que tienenobra que todo está correcto o determinar las acceso además de a los datos técnicos (marca,actuaciones requeridas para la instalación de los modelo, s/n, proveedor, fabricante) a otros datosequipos. En estas visitas participan los técnicos de igualmente útiles como: importe de compra, partidaElectromedicina, la dirección de obra y presupuestaria (propiedad, renting, cesión, donacióneventualmente si es necesario la supervisión de o incluso demostración), garantía. Estos datosenfermería o el jefe de servicio. permiten en cada momento tomar decisiones sobre las incidencias que se van produciendo en su vida3.4. Protocolo de entrada de material de funcionamiento y quienes realizan elLa entrada e inventariado de los equipos es mantenimiento de los equipos y quien cubre losresponsabilidad de la dirección económica. No costes.obstante la preocupación de esta dirección es más 3.5. Recepción, validación y entrada decontable/administrativa que técnica. En el HUVH se material con el proveedorha establecido un protocolo para la recepción dematerial que se lleva a cabo conjuntamente entre la Al acabar el etiquetado procedemos al montaje en elunidad de inventarios y la de electromedicina. De taller de Electromedicina del HUVH por parte delesta forma se consigue garantizar varios objetivos: proveedor con la colaboración y supervisión de Electromedicina, se comprueba su correcto• Recibir el modelo, accesorios y fungible tal como funcionamiento y posteriormente se traslada a la especificado en el concurso. Unidad de Cuidados Intensivos con la certeza del• Introducir los datos técnicos del equipo de forma correcto funcionamiento y validación respecto a la consistente en la base de inventarios. documentación de compra.• Evitar imprevistos que retrasen la puesta en marcha de la unidad y conocer de primera mano
  3. 3. Nuestro protocolo de entrega de materiales Reubicación del transformador de la luz determinará con la obtención de la firma por parte del intervencionismo para obtener un mejor acceso enmáximo responsable de la Unidad de Cuidados caso de avería y evitar riesgo de caída desde elIntensivos y del departamento de Electromedicina falso techo. Ubicación del panel de mando de la luzque otorgan la conformidad y beneplácito a todo el quirúrgica este lo más cercano a la cama.proceso. Diseño de la implantación del conjunto de torretasHaremos una mención especial a la entrega de quirúrgicas con el fabricante y la dirección de obra ymanuales que estrictamente se les piden a los la jefatura de la UCIP. Se garantiza que se puedanproveedores. Tanto los manuales de usuario como realizar correctamente todos los movimientos quelos técnicos permitiéndonos de esta manera nos permite realizar como el de cambiar de un ladoengrosar la librería y base de datos que se ha ido a otro del Box los brazos y el doblado de camas porgenerando durante muchos años en el HUVH. Esta box durante el plan de urgencias de invierno. Previainformación resulta crucial para el desarrollo de las a la configuración definitiva de las torretas setareas de la Unidad de Electromedicina. establece junto con enfermería un prototipo para todos los Boxes con todo el equipamiento (PC,3.6. Formación de usuarios y técnicos monitor, bombas de infusión, oftalmoscopio, cestas,La unidad de electromedicina coordina junto con caudalímetros, fungibles y equipamiento adicional),enfermería la formación de los usuarios en los así como la correcta identificación de las tomas deequipos más críticos y no valida ningún albarán de red eléctrica y informática. El prototipo pactadoentrega (necesario para tramitar las facturas) si no (Fig.1) se repetió en todos los boxes.se ha llevado a cabo la formación.Del material adquirido se define que equipostendrán formación con presencia y responsabilidadde los técnicos de Electromedicina y quien la recibe.En la UCIP fueron las bombas, monitorización yequipo RX para enfermería y técnicos. Respecto alos equipos médicos específicos: diálisis,respiradores y ECMO se coordinó con los médicos.Esta formación se hace en todos los turnos y con lapresencia de un técnico de Electromedicina. De estaforma el técnico conoce los equipos de primeramano y podrá posteriormente asesorar a losusuarios y resolver mejor las incidencias.3.7. Elaboración de ajustes a medida para la Figura 1. Modelo de Box pactado con el servicio instalación de equipos específicos para la para configurar toda la unidad UCI pediátrica. Supervisión de la instalación, revisión, adecuaciónSe estudia con enfermería y jefatura de la UCIP los de fungibles/latiguillos y configuración de losequipos que requieren alguna instalación específica monitores y las centrales a monitorización deo modificación especial dadas las características de pacientes. Se ha revisado e inventariado todos losesta unidad. módulos y accesorios. Se recomienda el cambio de4. Resultados y discusión: accesorios desechables por reutilizables. Se recoge documentación técnica y driver´s y se lleva a caboEl resultado es la creación de una nueva unidad una copia espejo de los PC´s de las centrales paraequipada con las mejores tecnologías actuales, en futuras re-instalaciones. Se participa activamente ensintonía con los requerimientos del personal la formación de los usuariosasistencial y el paciente. Inventario, instalación, revisión y resolución deLa participación de los Técnicos de Electromedicina conflictos con las bombas de infusión. Se participóen todas las fases del proceso resulta en la correcta en la instalación de cada columna de bombas en ladistribución de todo el equipamiento en la UCIP carga de la biblioteca de fármacos previamenteaportando criterios técnicos, de seguridad y entregada por el responsable de la Unidad. Seaconsejando sobre las posibles necesidades o supervisó la instalación de las centrales donde secorrecciones en base a experiencia previa en otros identificaron cada columna con su dirección IPservicios y al conocimiento del mantenimiento de los correspondiente, la identificación de cada toma deequipos. red que van conectadas, todo esto plasmado en unAlgunos ejemplos de la intervención y archivo con todos los datos. Se llevo a cabo comomodificaciones en el proyecto de la UCIP son: en el resto de los equipos el seguimiento de la
  4. 4. instalación y al detectar fallos repetitivos de poder llevar todo tipo de material y la bandejacomunicación con un diagnostico complejo (red del superior que permite instalar el equipamientoHUVH, torres de bombas, software, central…) Se específico para los traslados de pacientes críticoscoordinó el seguimiento de fallos con el proveedor como la monitorización, respiración y reanimaciónhasta su final de la resolución varios meses más todo ello visual y a la mano del personal asistencial.tarde.Se adecuó el sistema de RX portátil como se En general se recibieron, validaron y solucionaronmuestra en la Fig.2 para evitar averías repetidas en todos los problemas de instalación de los equipos yel conector del cable de datos. se hicieron recomendaciones y mejoras en base a la experiencia del mantenimiento y de otras áreas del HUVH. 5. Conclusiones: Se ha conseguido una participación de los técnicos de Electromedicina en todo el proceso de creación de la nueva unidad con una satisfacción notable deFigura 2. Conexión a red de datos del Portatil RX todos los usuarios y una mejor adecuación de la tecnología al entorno y sus necesidades. Se ha documentado la entrada de todos los equipos,Se hicieron trabajos de adecuación y customización realizado la formación y recopilado toda lade las camillas de traslados siguiendo las documentación técnica necesaria.necesidades del personal asistencial, para poder Agradecimientoscolocar los equipos en la mejor forma posiblerespecto al paciente, el aprovechamiento del Agradecemos a la Dirección del HUVH por dejarnosespacio para poder colocar todo el material y ser partícipes del proyecto, la Unidad de Inventarios,medicación, la doble autonomía de gases a todo el personal, a comerciales y técnicos, de lasmedicinales y la seguridad eléctrica. diferentes empresas suministradoras y a todo el personal asistencial y su supervisora de UCIP por su dedicación en la formación sobre el equipamiento. No queremos dejar en el anonimato y por ello empezaremos por el Dr. Balcells, responsable de la UCIP por toda su amabilidad, dedicación y compromiso ofrecido en todo momento, a nuestro responsable Miguel Matencio de la empresa Figura 3. Diseño camillas Tecnocontrol Servicios, por confiar en estos años en nosotros por hacernos responsables delEn las Fotos de la Fig.2 se pueden apreciar las mantenimiento del Materno-Infantil del HUVH.customizaciones realizadas, se desmonto porcompleto toda la estructura y protectores de la Realizar una mención especial al grupo de la oficina de electromedicina Natalia, Adela y Juan porcamilla original para poder fabricar los soportes de facilitarnos todos los trámites administrativos ylas bombonas de O2, estos soportes están nuestro último y más importante agradecimiento afabricados para que las bombonas queden Raquel Cánovas, responsable de electromedicinaperfectamente adaptadas y poder garantizar la en HUVH por toda la confianza otorgada duranteseguridad en todo momento de su manipulación. Se muchos años que formamos parte del grupo defabricó un panel con dos tomas hembra de técnicos dentrol HUVH.conexionado DIN y con dos llaves de paso, estasllaves permiten estar utilizando una de las Para todas la personas y a muchos más que nobombonas de O2 y el momento que nos quedemos aparecen pero estuvieron detrás, nuestrosin suministro pasar, con un simple juego de mano, agradecimientos por haber hecho realidad ela la bombona de reserva garantizando el suministro proyecto.de gas, por eso diariamente el personal asistencial Referenciasrealiza una revisión de la capacidad de cada [1] http://www.maselectromedicina.com/bombona de gas. Se adaptó un cuadro eléctrico con3 tomas de red eléctrica para que los equipos [2] http://www.maselectromedicina.com/cms/queden conectados a un único punto de [3] http://www.rigelmedical.com/alimentación con un único sistema de seguridad HPCS (Health Product Comparison Systems) de ECRI(diferencial y magneto térmico). Por último sefabricaron unas bandejas por la parte inferior para

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