Korte presentatie voor de Informatiedag voor Starters bij de Kamer van Koophandel in Eindhoven op 16 april 2011

1. Presentatie
De administratie, een belangrijke
spil in uw onderneming

2. Even voorstellen……..
Xander Siebers

3. Doel presentatie
In ongeveer 45 minuten inzicht bieden in:
• diverse vormen van administratie
• benodigde informatie over uw onderneming
• debiteurenbeheer

4. Vormen van administratie

5. Vormen:
1. Handmatig
2. Spreadsheets/excel
3. Administratie pakket intern/lokaal
4. Online boekhouden
5. Combinaties

6. Vormen van administraties
1. Handmatig
• Doorschrijfsysteem (carbonpapier)
• Tabellarisch boek (kolommen voor
inkomsten/uitgaven)
• Ordner systeem

7. Vormen van administraties
1. Handmatig: ordnersysteem
De basis: 4 ordners
• Kas
• Bank/Giro
• Debiteuren/verkoopboek(verkoop op rekening)
• Crediteuren/inkoopboek (inkoop op rekening)
Gebruik bij :
− uitbesteding boekhoudwerkzaamheden
− niet frequent (kunnen) bijwerken van digitale
administratie
− extra controle op digitale administratie

8. Vormen van administraties
2. Spreadsheets/excel
“ Modern Tabellarisch boek”
+
“ordnersysteem plus”
Voordelen:
− inzicht in totalen van verkoop en inkoop
− inzicht in btw afdrachten

9. Vormen van administraties
2. Spreadsheets/excel

10. Vormen van administraties
2. Spreadsheets/excel

11. Vormen van administraties
3. Administratiepakket intern
Benodigdheden:
− hardware (computer/printer)
− boekhoudprogramma
Voordelen:
− computer is sneller (met name bij tellen)
− informatie is sneller beschikbaar
− foutenkans is minder groot
− communicatie met andere pakketten
(internetbankieren)
− uitwisselen gegevens met adviseur

12. Vormen van administraties
3. Administratiepakket intern
Nadelen:
− kosten: investering in hardware(?) en software(!)
− beveiliging computer
− computerstoring = geen boekhouding = geen
informatie

13. Vormen van administraties
4. Online boekhouden
“Officiële term” :
EEN
APPLICATION
SERVICE
PROVIDER
(ASP)
OPLOSSING

14. Vormen van administraties
4. Online boekhouden
Voordelen:
− geen dure investering in software
− maandelijkse contributie
− geen back-up beheer / versieverschillen
− overal beschikbaar, mits
internetverbinding
Nadelen:
− beveiliging ?
− Continuïteit / bewaarplicht ?

15. Vormen van administraties
5. Combinaties?
• Deel door adviseur / deel door u zelf
• Koppelingen met branchepakketten
• Koppeling met eigen databases (website)
“Door de huidige technische mogelijkheden, is het
minder dan voorheen noodzakelijk om alles onder
één keuze te stoppen.”

16. Tips :
Uitbesteding : maak duidelijke afspraken met een adviseur
Excel : zorg voor een controle op de ingevoerde gegevens
Pakket : informeer naar mogelijkheden, test vrijblijvend en
zet wensen en afspraken duidelijk op papier
De ondernemer en de onderneming bepalen
de vorm en inhoud van een administratie!

17. Informatie uit administratie

18. Bedrijfsprocessen
Administratie
Interne informatie Externe informatie

19. processen in een onderneming
•voorraad
• Facturatie
•Projecten/urenadministratie
• Webshop

20. Informatie uit de onderneming
1. Wat zijn mijn bezittingen en schulden? (balans)
2. Wat heb ik verdiend over een periode? (W&V)
3. Hoe hoog en wie zijn mijn debiteuren en crediteuren?
4. Moet ik mijn voorraad per dag kennen?
5. Is uren-registratie van belang?
6. Maak ik gebruik van andere informatiebronnen?
7. BTW aangifte (ICP?)
8. Omzet statistieken? Marges? Incourantheid?

21. Informatie van de onderneming
1. Breng uw processen in beeld
2. Bepaal uw informatie behoefte (intern/extern)
3. Kies een vorm

22. Debiteurenbeheer

23. Waarom debiteurenbeheer?
Doet u zelf ook gratis boodschappen?
1. Liquiditeitspositie
2. Samenwerking met uw klant
3. Verlaging van het resultaat

24. Voorafgaand aan debiteurenbeheer
Gemaakte afspraken:
U levert een product of dienst,
de debiteur geeft een financiële tegemoetkoming.
Attentiepunten :
- Algemene voorwaarden / betalingscondities verstrekken
- Offerte, bestelling en levering dienen op papier of PC
vast te staan, ter voorkoming van discussies
- Zorg dat uw factuur foutloos is

25. Smoesjes………
1. De verantwoordelijke persoon is in vergadering
2. De verantwoordelijke persoon is ziek
3. U belt zeer ongelegen
4. Ik ben maar de tijdelijke vervanger
5. De boekhouding is uitbesteed
6. De factuur is nog niet goedgekeurd
7. Wij hebben de factuur nooit ontvangen
8. De betaling is vandaag vertrokken
9. Er is een fout opgetreden bij deze betaling
10.Het is hier zeer druk
11.Oops vergeten
12.Mijn klanten betalen mij ook pas later

26. Bij niet betalen:
• Betalingsherinnering : “per omgaande” + “rente/kosten”
• Aanmaning : “geen 1e aanmaning”
• Bellen : “exacte datum afspreken” , “betalingsregeling”
• Ingebrekestelling : “uit handen geven” “kosten incasso”
• Incassoprocedure starten: “alles via bureau”
• Gerechtelijke procedure: “in overleg met bureau”
• Laat beslag leggen: “bij niet accepteren vonnis rechter”

27. Valkuilen :
• Vertrouwen op de zogenaamde blauwe ogen
• Te druk voor debiteurenbeheer
• Verkeerde of zelfs geen factuur sturen
• De klant is koning!
Dank voor uw aandacht en
succes met uw onderneming !