Realización de un inventario

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El control de los Inventarios es realizado mediante dos sistemas: Sistema de
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Listo inventario

  1. 1. Realización de un inventario El inventario es el punto de partida para determinar las opciones que permiten hacer frente a las existencias de plaguicidas en desuso. La finalidad de un inventario es identificar y contabilizar los plaguicidas existentes, determinar cuáles de ellos están en desuso y cuáles pueden utilizarse todavía, obtener la información exacta que se necesita para elaborar un plan de estabilización del lugar, determinar los métodos de eliminación idóneos y preparar un plan de eliminación. Siempre que sea posible, una sola persona deberá coordinar todas las actividades, desde el inventario hasta la eliminación. Las tareas y funciones de esta persona serán las siguientes: i realizar o coordinar el inventario; i proteger la salud y garantizar la seguridad de los trabajadores; i evaluar el inventario y decidir qué productos están en desuso; i elaborar un plan para estabilizar el lugar y coordinar su aplicación; i si es necesario, obtener más información (por ejemplo, fichas de seguridad, etiquetas o fichas internacionales de protección frente a los productos químicos); f f escrito; e coordinar la preparación y aplicación del plan de eliminación; e establecer procedimientos para llevar a cabo inspecciones periódicas de los plaguicidas y adoptar medidas para evitar una nueva acumulación de existencias en desuso. La persona en cuestión deberá ser un funcionario superior que tenga un buen conocimiento de los plaguicidas, especialmente en lo que respecta al peligro que entrañan para la salud pública y el medio ambiente, y esté también informada sobre seguridad en el trabajo y primeros auxilios. Un buen inventario deberá incluir toda la información necesaria para tomar decisiones sobre gestión en una fase posterior. A fin de facilitar la normalización, la FAO ha elaborado formularios de inventario (véase el Anexo 3) que pueden reproducirse con miras a su utilización. En todos los almacenes deberá completarse un formulario de producto para cada producto o para cada lote de un producto, así como un formulario de almacenamiento para cada almacén. La información sobre el producto deberá incluir los datos siguientes: nombre del ingrediente activo, formulación, concentración, cantidad, antigüedad y estado. Esta información se utilizará para determinar los métodos de eliminación y preparar un plan de eliminación. La información sobre el almacén deberá incluir los datos siguientes: estado del almacén, evaluación del grado de contaminación, y servicios públicos, materiales y equipo disponibles. Esta información es necesaria para determinar las necesidades de material y equipo cuando se prepara un plan de eliminación. Antes de iniciar las actividades en cada lugar, es necesario adoptar medidas básicas para proteger la salud y garantizar la seguridad de las personas que participan en la realización del inventario. Puede que sea necesario dejar abiertas las puertas y ventanas de los almacenes
  2. 2. durante cierto tiempo antes de empezar a trabajar en el interior de los locales, con el fin de ventilarlos para que se vayan los vapores concentrados en ellos. En el Cuadro 1 se enumeran los materiales y el equipo necesarios para llevar a cabo un inventario. RECUADRO 1 Materiales y equipo necesarios para llevar a cabo un inventario un portapapeles y formularios de inventario apropiados (véase el Anexo 3) registros de almacenamiento, si los hay' una lámpara de destello equipo de muestreo e instrucciones sobre la toma de muestras (véase el Anexo 4) equipo de protección personal (véase el Recuadro 2) equipo básico de seguridad y primeros auxilios CUADRO 2 Fuentes de información adicional sobre los productos para evaluar los datos del inventario Titulo Disponible en Descripción Fichas internacionales de Oficina de publicaciones Folleto de dos páginas con una breve protección frente a los oficiales de la Unión información, específica para cada productos químicos Europea. En situaciones producto, sobre salud, seguridad y medio de urgencia, pueden ambiente, incluida información sobre obtenerse fichas por fax manejo de derrames, métodos de en la OMS o el PNUMA eliminación, protección personal necesaria y asesoramiento médico para el tratamiento de intoxicaciones Fichas de seguridad Fabricante o proveedor Información específica para cada producto sobre salud, seguridad y medio ambiente, incluida información sobre manejo de derrames, métodos de eliminación, protección personal necesaria y asesoramiento médico para el tratamiento de intoxicaciones Guías de salud y seguridad IPCS o a través de la Información específica para cada Representación de la producto sobre salud, seguridad y medio OMS en cada país. ambiente, incluida información sobre También puede manejo de derrames, métodos de conseguirse la serie eliminación, protección personal completa en el Ministerio necesaria y asesoramiento médico para de Salud de cada país el tratamiento de intoxicaciones Criterios de salud ambiental IPCS o a través de la Examen de las publicaciones científicas Representación de la disponibles sobre efectos toxicológicos y OMS en cada país. ambientales del producto en cuestión. También puede Incluye información sobre propiedades y conseguirse la serie métodos de análisis, comportamiento en completa en el Ministerio el medio ambiente, metabolismo y de Salud de cada país efectos sobre seres humanos, animales y organismos presentes en el medio ambiente
  3. 3. Especificaciones para Servicio de Protección Documentos en que se especifican las productos destinados a la Vegetal de la FAO propiedades químicas y físicas de protección de las plantas distintos plaguicidas. Son útiles como criterio para determinar si plaguicidas antiguos son todavía utilizables Especificaciones para OMS Documentos en que se especifican las plaguicidas utilizados en propiedades químicas y físicas de salud pública distintos plaguicidas. Son útiles como criterio para determinar si plaguicidas antiguos son todavía utilizables Lista unificada de productos Naciones Unidas, Nueva Lista en que se enumeran las medidas cuyo consumo y venta han York reglamentarias adoptadas por los sido prohibidos, retirados o gobiernos en relación con distintos limitados severamente, o productos no han sido aprobados por los gobiernos Nota: En el Anexo 6 se ofrecen las direcciones en las que pueden solicitarse estas publicaciones, así como orientación para obtener información por fax o a través de Internet. Deberán tomarse muestras tanto de los productos no identificados como de los que requieren un análisis químico y físico para determinar si son todavía utilizables. Puede que sea conveniente tomar muestras durante el inventario. En el Anexo 4 se ofrece información sobre técnicas y equipo de muestreo. Para más detalles sobre la gestión de existencias, incluido el mantenimiento de registros de existencias, véanse Pesticide storage and stock control manual (FAO, 1996) y Provisional guidelines on prevention of accumulation of obsolete pesticide stocks (FAO, 1995a). Evaluación de los datos del inventario El siguiente paso consiste en clasificar cada producto en una de las cuatro categorías antes indicadas. Por lo general, esto puede hacerse basándose en la información disponible. En caso necesario, deberá pedirse un asesoramiento especializado suplementario. En el Cuadro 2 se enumeran las publicaciones que pueden ser fuentes de información adicional útiles para evaluar los datos del inventario. Parte de esta información podrá obtenerse en la oficina del departamento ministerial encargado del registro de los plaguicidas. Será necesario dirigirse a esa oficina para obtener una lista de los productos cuyo uso ha sido prohibido, retirado o limitado severamente. Productos que están claramente en desuso y deben ser eliminados productos cuyo uso se ha prohibido por motivos sanitarios o ambientales, y que no pueden ser eliminados gradualmente a causa de los peligros inmediatos que entrañan o de la jurisprudencia nacional; j emulsiones apelmazados, líquidos con copos o cristales); e determinado que ya no son utilizables; d productos contaminados por otros productos. Productos que deben someterse a un nuevo ensayo
  4. 4. productos no identificados; productos más antiguos, cuya duración garantizada ha expirado, que no están todavía visiblemente deteriorados. El análisis de los productos es complejo y requiere un laboratorio de control de la calidad bien equipado y dotado de personal, así como métodos de ensayo y especificaciones apropiados. Si no existe un laboratorio público de control de la calidad de los plaguicidas, posiblemente el análisis pueda realizarse en una universidad local o en el laboratorio del fabricante. De no ser así, habrá que buscar un laboratorio comercial acreditado o pedir ayuda a un organismo de asistencia que tenga un laboratorio para plaguicidas. En caso de plaguicidas que no den lugar a más productos tóxicos de descomposición que el producto original, podrán realizarse pruebas para determinar si son todavía utilizables. Será necesario un asesoramiento especializado sobre los probables productos de descomposición, que tal vez pueda ser proporcionado por el fabricante. Productos que son todavía utilizables Son productos cuyo uso está permitido todavía y que aún no se han deteriorado. Si es posible, estos productos deberán utilizarse con el fin a que estaban destinados, o con un fin alternativo que haya sido aprobado. La utilización de los productos evita su desperdicio, así como el gasto de comprar nuevos productos y de destruir los antiguos. Es conveniente acabar los productos antiguos antes de utilizar otros nuevos. Puede que sea necesario volver a envasar y etiquetar algunos de los productos antes de distribuirlos (por ejemplo, bidones corroídos, abombados o gravemente dañados de algún otro modo y sacos rasgados o humedecidos). Productos que pueden volver a utilizarse después de una nueva formulación Es posible que los productos que están todavía en buen estado, pero que no pueden utilizarse porque la formulación no es adecuada para el uso a que estaba destinada, puedan formularse de nuevo para volver a utilizarlos. Deberá pedirse asesoramiento al fabricante o a un experto en plaguicidas para averiguar si es posible una nueva formulación. El fabricante podrá asesorar también sobre las instalaciones necesarias para formular de nuevo el producto, el método de formulación, la manipulación sin riesgo y el envasado. Si no se dispone de un laboratorio local para realizar ensayos y de un establecimiento para formular el plaguicida, probablemente no será posible formular de nuevo el producto a nivel local. Una nueva formulación sólo está justificada si está autorizado el uso del producto nuevamente formulado QUE ES UN INVENTARIO Y PARA QUÉ SIRVE En términos amplios un inventario es el recuento detallado de los bienes, derechos y deudas que una persona o una entidad poseen a una fecha determinada. Es, en otras palabras, similar a tomar una fotografía del patrimonio. En términos más restringidos o comunes, se aplica a los bienes tangibles e intangibles, registrables o no, que incluyen dinero, propiedades, automotores, mobiliario, créditos y deudas, obras de arte, objetos preciosos, entre otras cosas. En el ámbito eclesial incorporamos a este listado por ejemplo, los objetos de culto y los libros parroquiales. Este recuento es producto de un trabajo ordenado y exhaustivo, a veces muy laborioso y pesado. La elaboración y correcta gestión de los inventarios es, sin duda, el mejor comienzo para la protección del patrimonio, además de constituirse en un aliado a la hora de contratar una póliza de seguros. Además de las funciones de conocimiento y preservación del patrimonio o de buena herramienta para un contrato de seguros, el inventario es un muy buen indicador del aumento o disminución de la riqueza al comparar cuál era la situación (bienes más derechos menos deudas) al principio del año con la situación al final: si aumentó será más rico, si
  5. 5. disminuyó, más pobre. El ejemplo, aunque simplificado y sin consideraciones técnicas, es aplicable también a la situación patrimonial de cualquiera de nosotros, en forma personal, respecto de nuestra casa, de nuestra biblioteca, de los objetos coleccionables, de nuestro guardarropa, o de lo que se nos ocurra. Supongamos que hacemos el inventario de la biblioteca a fin del año. Si estuvo bien hecho debería mostrarnos que libros tenemos, dónde están guardados, por el solo hecho de haberlos contado sabremos en que estado están y si son más o menos que los que había al principio del año, esto último si tuvimos la precaución de practicar el inventario con cierta periodicidad. Otra razón es que nos permite determinar en que casos es necesaria la licencia de la Santa Sede para proceder a la enajenación de bienes. POR QUE ES NECESARIO PRACTICAR UN INVENTARIO En los ejemplos anteriores hablábamos del inventario de los bienes propios, ya sean de una persona o de una empresa. En el ámbito eclesial, en cualquiera de sus estratos (diócesis, parroquias, capillas, colegios parroquiales, etc.) hablamos de bienes de la comunidad. Y he aquí uno de los primeros y más importantes argumentos para llevar un control minucioso, pero no por eso exagerado, de los bienes que nos toca administrar y cuya propiedad es de otros. Se hará un inventario exacto y detallado, suscrito por ellos, de los bienes inmuebles, de los bienes muebles, tanto preciosos como pertenecientes de algún modo al patrimonio cultural y de cualesquiera otros, con la descripción y tasación de los mismos, una vez hecho, será verificado. Alteramos el orden de los cánones deliberadamente, porque consideramos que el inventario es una herramienta puesta al servicio del cumplimiento de la función del administrador para que pueda estar hecha realmente con la diligencia de un buen padre de familia. QUIENES SON LOS DESTINATARIOS DE LA INFORMACION DEL INVENTARIO En primer lugar, el destinatario es el párroco porque él debe conocer que bienes tiene bajo su responsabilidad. Es por eso que, conforme a lo establecido por el Código de Derecho Canónico (canon 1283, 2°), cuando asume su función, debe recibir un inventario, al que agregará su firma, y del que se guardará copia en la Parroquia y en la Curia. Ese inventario deberá mantenerse actualizado, y será el que recibirá el nuevo párroco, cuando se produzca su cambio. El otro destinatario importante es la comunidad. Ya no porque ella vaya a administrarlos sino porque es la verdadera propietaria de los bienes y tiene derecho a exigirle al párroco responsable que los conozca, los preserve, los mantenga en el tiempo, los incremente en función de las necesidades de la obra evangelizadora y les dé el destino mejor en pos de los objetivos pastorales. Mencionamos anteriormente el tema de los seguros y tal vez nos preguntemos dónde está el vínculo con el inventario. La respuesta es simple: si pensamos qué sucede con los automotores, con los inmuebles, con los objetos de arte ¿Acaso no hay que saber cuáles son y dónde están para poder asegurarlos? Y para ello ¿no es necesario tener un detalle pormenorizado de ellos, de su estado y valuación? Este detalle no es otra cosa que el inventario. COMO HACEMOS UN INVENTARIO 1. Identificar los bienes a inventariar 2. Determinar los lugares a inventariar 3. Armar un equipo de trabajo 4. Recorrido, recuento y registro 5. Valorización
  6. 6. El control de los Inventarios es realizado mediante dos sistemas: Sistema de inventarios permanente y Sistema de inventarios periódico. El sistema de inventarios permanente, o también llamado perpetuo, permite un control constante de los inventaros, al llevar el registro de cada unidad que ingresa y sale del inventario. Este control se lleva mediante tarjetas llamada Kardex, en donde se lleva el registro de cada unidad, su valor de compra, la fecha de adquisición, el valor de la salida de cada unidad y la fecha en que se retira del inventario. De esta forma, en todo momento se puede conocer el saldo exacto de los inventarios y el valor del costo de venta. Además del control permanente de los inventarios, este sistema permite la determinación del costo al momento de hacer la venta, debido a que en cada salida de un producto, es registra su cantidad y costo. El sistema de inventarios periódico, como su nombre lo indica, realiza un control cada determinado tiempo o periodo, y para eso es necesario hacer un conteo físico. Para poder determinar con exactitud la cantidad de inventarios disponibles en una fecha determinada. Con la utilización de este sistema, la empresa no puede saber en determinado momento cuantos son sus mercancías, ni cuanto es el costo de los productos vendidos. La empresa solo puede saber tanto el inventario exacto como el costo de venta, en el momento de hacer un conteo físico, lo cual por lo general se hace al final de un periodo, que puedes ser mensual, semestral o anual. Para determinar el costo de las ventas realizadas en un periodo, es preciso realizar lo que llamamos Juego de inventarios que consiste en tomar el inventario inicial, y sumarles las compras, restarle las devoluciones en compras y el inventario final. El resultado es el costo de las ventas del periodo. El sistema de inventarios periódico, al no ejercer un control constante, es un sistema que facilita la perdida del los inventarios. Solo se pueden hacer seguimientos y verificaciones al final de un periodo cuando se hacen los conteos físicos, lo cual permite o facilita posibles fraudes.

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