Dokumen tersebut merupakan panduan untuk penyusunan Terms of Reference (ToR) kegiatan Program Australia Indonesia Partnership for Decentralisation (AIPD) tingkat provinsi. Panduan ini menjelaskan fitur-fitur penting yang harus ada dalam ToR antara lain latar belakang, tujuan, kelompok sasaran, logika program, strategi pelaksanaan, monitoring dan evaluasi, kelanjutan kegiatan, serta anggaran. ToR digunakan untuk menjelaskan rinci mengenai kegi

1. QUALITY AT ENTRY UNTUK ToR KEGIATAN AIPD
NAMA KEGIATAN:
LOKASI KEGIATAN:
KODE MYOB (untuk diisi oleh Finance Officer):
TAHAPAN I – PENILAIAN DAN FINALISASI KONSEP
(Waktu 2 Minggu)
A. Untuk PO/APD
KENAPA KITA MELAKSANAKAN KEGIATAN INI?
Apakah ToR ini mengikuti format yang benar?
Adakah hubungan jelas dengan rencana kerja dan/atau produk
kunci (key product)?
Apakah kegiatan ini menyatakan dengan jelas hasil yang
ditujukan?
Apakah kita bisa yakin bahwa dukungan dari AIPD tidak duplikasi
pengeluaran biaya yang sudah atau seharusnya termasuk dalam
APBD?
B: Untuk Koordinator Teknis dan/atau Penilai eksternal
APAKAH KEGIATAN INI BISA BERHASIL?
Apakah jelas bagaimana hasil yang ditujukan akan dicapai,
dengan mempertimbangkan segala asumsi dan risiko?
Apakah kegiatan ini akan berkesinambungan?
C: Untuk Koordinator Monev
BAGAIMANAKAH KITA MENGETAHUINYA?
Adakah mekanisme dan sumber daya yang cukup untuk
mengawasi dan mengevaluasi kemajuan dan hasil kerja (misalnya
produk bermutu, produk dipakai, perubahan perilaku)?
D: Untuk Spesialis Gender
ADAKAH PERTIMBANGAN JENDER?
Apakah kegiatan ini menggunakan pendekatan ramah jender
dalam tahap penentuan obyektif, pelaksanaan, dan pengelolaan
risiko?
E: Untuk PO/APD
ADAKAH DAMPAK LINGKUNGAN HIDUP ATAU HIV?
Akankah kegiatan ini berdampak positif pada lingkungan hidup
ataupun penanggulanan HIV/AIDS?
F: Untuk Rekan dari Provinsi lain
APAKAH TELAH MENDAPAT MASUKAN DARI REKAN DARI
PROVINSI LAIN?
Langkah ini wajib untuk kegiatan bernilai AUD400 ribu atau lebih.
Wajib mendapatkan masukan dari setidaknya dua rekan diluar tim
provinsi relevant (eg staf AIPD dari provinsi lain, program lain,
AusAID Jakarta, GoI). Langkah ini juga direkomendasikan untuk
kegiatan bernilai lebih rendah sesuai dengan kebutuhan.
TAHAPAN II – PENILAIAN DAN FINALISASI ANGGARAN
(1 Minggu)
G: Untuk Assistant Program Director
ADAKAH ANGGARAN INDIKATIF?
Adakah anggaran indikatif berdasarkan satuan biaya yang benar?
TAHAPAN III – PERSETUJUAN TOR KEGIATAN (1 Minggu)
Untuk Deputy Program Director
QAE BISA DITERIMA?
Sudahkan proses QAE dijalankan dengan baik?
Apakah semua revisi yang diusulkan telah diakomodir dalam versi
final dokument ToR?
*
Nilai*
TINDAKAN YG DIBUTUHKAN
(pilih satu)
(wajib diisi kalau nilainya merah atau kuning)
CATATAN
Merah
Kuning
Hijau
Nilai
TINDAKAN YG DIBUTUHKAN
(pilih satu)
(wajib diisi kalau nilainya merah atau kuning)
Merah
Kuning
Hijau
Nilai
TINDAKAN YG DIBUTUHKAN
(pilih satu)
(wajib diisi kalau nilainya merah atau kuning)
CATATAN
CATATAN
Merah
Kuning
Hijau
Nilai
TINDAKAN YG DIBUTUHKAN
CATATAN
TINDAKAN YG DIBUTUHKAN
CATATAN
Nilai
TINDAKAN YG DIBUTUHKAN
(pilih satu)
(wajib diisi kalau nilainya merah atau kuning)
CATATAN
(pilih satu)
(wajib diisi kalau nilainya merah atau kuning)
Merah
Kuning
Hijau
ya/tidak
Merah
Kuning
Hijau
Nilai
(pilih satu)
TINDAKAN YG DIBUTUHKAN
CATATAN
TINDAKAN YG DIBUTUHKAN
CATATAN
(wajib diisi kalau nilainya merah atau kuning)
Merah
Kuning
Hijau
ya/tidak
Hijau = direkomendasi lanjut ke tahap pelaksanaan dengan catatan kecil.
Kuning = direkomendasi lanjut ke tahap pelaksanaan dengan catatan besar.
Merah: direkomendasi tidak lanjut ke tahap pelaksanaan – perlu dipikirkan kembali pada dasarnya.

2. Langkah 9: Untuk Program Director
APAKAH KEGIATAN INI DISETUJUI?
Bolehkah kita melanjutkan proses pembuatan kontrak dan
pelaksanaannya?
ya/tidak
TINDAKAN YG DIBUTUHKAN
CATATAN
Panduan Singkat Pembuatan
Terms of Reference (ToR) Kegiatan AIPD Tingkat Provinsi
Saat ini Tim AIPD bersama-sama dengan Pemerintah Provinsi sedang merancang Rencana Kerja Tahunan
yang dibuat sesuai arah kebijakan Rencana Kerja Global yang di telah disahkan oleh Program Coordinating
Committee (PCC) – Komite Koordinasi Program. Setelah rencana kerja tahunan tingkat Provinsi dibuat,
langkah selanjutnya adalah mengembangkan Terms of Reference (ToR) untuk masing-masing kegiatan
dalam rencana kerja tahunan tersebut. Panduan ini dimaksudkan untuk memberikan penjelasan tentang
apa-apa saja yang sebaiknya dimasukan dalam sebuah ToR untuk kegiatan yang diusulkan dalam Rencana
Kerja Tahunan.
ToR untuk masing-masing kegiatan diperlukan agar menjelaskan singkat namun lebih rinci terkait berbagai
hal penting tentang kegiatan yang diusulkan dalam rencana kerja tahunan, seperti apa yang akan
dilakukan, apa yang diharapkan akan dicapai, bagaimana mengetahui keberhasilannya, dan berapa sumber
daya yang dibutuhkan. Memberikan berbagai penjelasan tambahan untuk berbagai hal diatas untuk
menjamin bahwa kegiatan dirancang melalui suatu proses pemikiran mendalam tentang masalah yang
coba ditangani, keterkaitannya dengan berbagai prioritas pembangunan Pemerintah, dan pemilihan
strategi yang tepat dan efektif agar bisa mencapai hasil-hasil yang diharapkan.
ToR yang akan dikembangkan disarankan memuat semua bagian penting yang dipaparkan dibawah. Apabila
dirasa ada poin yang belum terakomodasi, bersama-sama dengan Pemerintah Provinsi, APD (Assistant
Program Director) bisa menambahkan berbagai poin tambahan sepanjang tidak menghilangkan atau
menggantikan berbagai poin kunci yang ada dibawah. Untuk menjaga ToR tetap merupakan dokumen yang
singkat dan padat, ToR dibuat tidak lebih dari 5 (Lima) halaman. Dokumen-dokumen pendukung lainnya
seperti anggaran detail dan lembar M&E bisa dijadikan lampiran.
Fitur-fitur penting yang harus ada dalam ToR Kegiatan
1. Latar Belakang
Jelaskan latar belakang kegiatan yang diusulkan, apakah merupakan kegiatan baru, lanjutan dari Program
ANTARA, bagian dari kegiatan yang saat ini sedang dilakukan oleh Pemerintah atau Donor lain dan
sebagainya. Bagian ini harus singkat (1 paragraph)
2. Analisa Masalah dan Justifikasi Kegiatan (Rationale)
Paparkan secara singkat tentang masalah yang coba ditangani oleh Kegiatan ini dengan menjawab, apa
persoalan yang hendak ditangani, mengapa masalah ini merupakan masalah kunci, siapa-siapa stakeholder
kunci yang harus disasar dan sebagainya. Bagian ini sebaiknya juga dibuat singkat (2-3 paragraph)
3. Tujuan Kegiatan
Sebutkan secara singkat apa tujuan dari kegiatan yang diusulkan. Bagaimana keterkaitannya dengan
berbagai tujuan pembangunan daerah yang tertuang dalam berbagai dokumen resmi pemerintah provinsi
yang ada. Secara spesifik tujuan kegiatan harus bisa terlihat keterkaitannya dengan kerangka hasil AIPD (1
Paragraph)
2

3. 4. Kelompok sasaran kegiatan
Jelaskan secara spesifik tentang siapa yang akan menjadi target sasaran (jumlah peserta dengan data
terpilah gender dsbnya) (1 Paragraph)
5. Logika Program
Paparkan apa yang akan dilakukan dan ingin dicapai oleh kegiatan dengan menggunakan penjelasan logika
program seperti dibawah:

Impact
:

Outcome (s)
:


Output (s)
Sub-Activities
:
:
Dampak akhir yang diharapkan akan dinikmati
masyarakat umum/ kelompok sasaran yang
terjadi karena adanya perubahan di tingkat
outcome.
Apa yang akan berbeda di kelompok sasaran
nantinya setelah kegiatan selesai?
“Perubahan (perilaku atau keadaan) apa yang
akan terjadi di kelompok sasaran di akhir waktu
kegiatan, sebagai akibat dari penggunaan atau
berfungsinya berbagai produk yang kita
hasilkan”
Apa produk utama yang akan dihasilkan oleh
kegiatan yang diusulkan?
Produk utama yang dihasilkan dari kegiatan ini
(misalnya: tenaga terlatih, hasil analisa PEACH,
atau Dokumen RPJMD dsb)
Sub-Kegiatan-kegiatan apa yang akan dilakukan
untuk menghasilkan berbagai produk diatas.
Pilah berdasarkan produk (per produk)
Yang paling penting adalah bagian-bagian yang diarsir, karena pada tingkat dampak akan ada banyak factor
yang mempengaruhi keberhasilan pencapaiannya. Outcome dari kegiatan harus bisa dilihat keterkaitannya
dengan Intermediate Outcome di AIPD dan dipandang akan membantu pencapaian Hasil akhir dari AIPD
(Lampiran 1 - Logika Program AIPD)
Untuk melihat bagaimana keterkaitan logika dari kegiatan-kegiatan dukungan AIPD dan logika program
AIPD bisa dilihat di bagan terlampir yang diambil dari Dokumen Rancangan Rencana M&E AIPD (Lampiran 2
– Keterkaitan Kegiatan dan Program AIPD)
Harus ada lampiran yang khusus mendaftar berbagai sub-kegiatan yang akan dilakukan beserta anggaran
yang dibutuhkan untuk per sub-kegiatan (lihat poin 10).
6. Strategi Implementasi Kegiatan (Delivery Mechanism)
Jelaskan siapa yang akan melakukan kegiatan, bagaimana cara menentukan pemilihan siapa yang
melakukan kegiatan, apabila telah ada orang/institusi yang ditunjuk melakukan kegiatan berikan justifikasi
kenapa dipilih orang/institusi tersebut. (1 Paragraph)
7. Pengaturan Monitoring dan Evaluasi
Jelaskan bagaimana monitoring dan evaluasi akan dilakukan untuk menilai kemajuan dan keberhasilan
kegiatan. Untuk kegiatan-kegiatan jangka waktu pendek (1 tahun ke bawah), yang paling penting adalah
paparkan bagaimana cara untuk menilai kualitas produk (Quality Product). Jadi harus dijelaskan, apa yang
akan dilakukan untuk bisa memonitor dan menjamin bahwa produk yang dihasilkan berkualitas, tepat
3

4. sasaran, dan dihasilkan tepat waktu. Disamping itu, usulan indiator capaian dan targetnya harus disertakan
(bisa dalam bentuk 1 lembar lampiran).
Untuk kegiatan bernilai besar dengan jangka waktu panjang atau berorientasi relatif jangka panjang,
misalnya diatas 1 tahun dan memiliki anggaran misalnya lebih dari $400,000, harus dipaparkan apa metode
M&E yang akan dilakukan, khususnya metodologi evaluasi untuk menilai keberhasilan dan pembelajaran
dari kegiatan yang akan dilakukan. (2 Paragraph)
8. Strategi Keberlanjutan
Paparkan rencana strategi keberlanjutan (exit strategy) dari kegiatan yang dilakukan untuk bisa menjamin
ketika kegiatan telah selesai berbagai produk yang dihasilkan atau perubahan yang telah terjadi bisa terus
berlanjut. (1 paragraph)
9. Resiko
Jelaskan secara singkat resiko-resiko apa saja yang ada dan harus diantisipasi dan dikelola karena bisa
menghambat pelaksanaan maupun pencapaian hasil yang diharapkan. Paparkan apa yang akan dilakukan
untuk mengelola berbagai resiko tersebut (1-2 Paragraph)
10. Nilai total Anggaran
Sebutkan berapa jumlah anggaran yang dibutuhkan harus dilengkapi dengan lampiran detail anggaran. (1
Paragraph)
4

5. Lampiran 1 - Logika Program AIPD
End Outcome
(Dampak)
Peningkatan Layanan Dasar
Terutama Pendidikan dan
Kesehatan
Intermediate Outcome
Alokasi dan pengelolaan sumber
daya yang lebih baik
Immediate Outcome
Berbagai perbaikan/perubahan
regulasi,
perencanaan/penganggaran,
sistem/mekanisme, serta
pengetahuan/keahlian
Komponen 1 - Responsif
Government
Komponen 2 - Pengelolaan
Pengetahuan
Komponen 3 - Masyarakat Aktif
5

6. Lampiran 2 - Keterkaitan Fokus pelaporan di tingkat
kegiatan dan tingkat Program AIPD
Pelaporan Tingkat Program
Berbagai bukti adanya
peningkatan layanan dasar
Dampak
Outcomes (Hasil
Akhir Program
AIPD)
AIPD Actvity Level
Reporting
Pelaporan hasil
Berbagai perubahan positif
terkait kebijakan/aturan,
rencana/anggaran,
sistem/mekanisme, pengetahuan
dan keahlian.
Intermediate Outcome (produk-produk digunakan)
Produk
dikembangkan
Kegiatan dan
Input Program
Berbagai bukti adanya
peningkatan alokasi dan
pengelolaan sumber daya daerah.
Pelaporan Input &
Output
 Produk dan layanan-layanan
yang diantarkan/produksi
(contoh: tenaga terlatih, sistem
dihasilkan, kebijakan disahkan)
 Berbagai sub-kegiatan dan input
program (contoh: bantuan
teknsi, pelatihan), pembayaran
kontrak dan fee dsb.
6