1. EL PROYECTO
Una herramienta útil para el trabajador cultural
Por Ángela María Castillo Cortés
Administradora Mg
Especialista en Gerencia Social
Para elaborar un proyecto debemos
Responder las siguientes preguntas:
• Qué vamos a hacer? Título
• Cómo surgió la idea? Antecedentes
• Por qué hacer el proyecto? Justificación
• Para qué hace el proyecto? Objetivos
• Qué queremos lograr? Metas
• Dónde hacerlo? Localización
• Con quién hacerlo? Responsables
• Cómo hacerlo? Actividades
• Cuándo hacerlo? Cronograma
• Con qué recursos? Recursos-Costos

2. EL PROYECTO
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EL PROYECTO
Una herramienta útil para el trabajador cultural
♦ DEFINICIONES DE PROYECTO
“UN PROYECTO es una empresa planificada consistente en un conjunto de actividades interrelacionadas
con el fin de alcanzar objetivos específicos dentro de los límites de presupuestos y de tiempo.” (ONU 1.984)
“Un proyecto es la respuesta a uno o varios problemas que cuenta con una fecha de comienzo y de
finalización, una organización temporal específica, unos costos y resultados previstos”.
LOS PROYECTOS NOS PERMITEN PASAR DE LOS DESEOS O INTENCIONES A LA REALIDAD.
Dejando estas definiciones sobre la mesa, las cuales a través de los diversos momentos de la conferencia se
irán asimilando y profundizando, pasemos al segundo momento:
FASES DE UN PROYECTO
PREPARACIÓN GESTION DESPEGUE ADMINISTRACIÓN
♦ UBICACIÓN FUENTES DE ASPECTOS SEGUIMIENTO Y
FINANCIACIÓN LEGALES EVALUACIÓN
FINANCIEROS
HUMANOS, ETC.
♦ IDENTIFICACIÓN DIFICULTADES
♦ FORMULACIÓN
FASE 1.- PREPARACIÓN
Esta fase está conformada por tres etapas: Ubicación del Proyecto, Identificación y Formulación del
proyecto.
1.1.- Ubicación del proyecto
Un proyecto no es un hecho aislado, generalmente no surge de la nada, pero hay casos en que nacen del
capricho o sueño sin justificación de cualquier trabajador y/o institución cultural. Estos nacimientos atípicos
son aquellos proyectos que no tienen viabilidad y que antes de realizarlos ya están fracasados. No estoy
diciendo que los no proyectos no pueden nacer de ideas o sueños, lo que sucede es que estos deben estar
“conectados” a un contexto o entorno nacional e institucional.
♦ El proyecto Cultural en el contexto del Desarrollo Nacional.
La planificación del desarrollo de un país es un conjunto de actividades destinadas a generar el mayor nivel de
bienestar material y espiritual en la población. Los planes se realizan por sectores y estos a su vez se dividen
en programas. Para lograr sus objetivos el programa define proyectos a ser ejecutados por el sector público,
privado y la comunidad. En este sentido los proyectos culturales como los sociales, económicos, etc., son una
pequeña pieza en el conjunto de actividades orientadas a mejorar la calidad de vida en una sociedad.
Sin embargo son los proyectos, los que permiten hacer operativo los planes y programas de desarrollo y pasar
de los deseos o intenciones a las realidades.

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PLANES ----------------PROGRAMAS----------------PROYECTOS.
Veamos un ejemplo:
Desarrollo Nacional: Misión o propósito: Máximo bienestar integral de la población nacional.
Política: Orientar los esfuerzos a satisfacer las necesidades espirituales y disfrute de la población.
Sector: Cultura
Objetivo: Cultura para todos.
Programa: Fomento cultural.
Objetivo: Estimular y motivar en las comunidades el interés por el arte.
Política: Encuentros culturales comunitarios
Proyecto: Sensibilización artística para niños y jóvenes
Meta: Cobertura total: 500 niños y jóvenes de las 5 principales ciudades de Colombia.
Actividades:
Talleres artísticos
Visita a las escuelas de la ciudad
Motivación escolar hacia la participación
Inscripción de participantes.
Primera ronda de talleres.
Como ven Uds., el proyecto Talleres de sensibilización artística hace parte de un programa que está inscrito
dentro de un Plan Nacional. En las regiones, también los proyectos deben enmarcarse dentro de los planes de
desarrollo regional y local. De ahí que es indispensable que los trabajadores de la cultura conozcan y analicen
todos los planes Culturales existentes en los diferentes estamentos del Estado. Así como también hay que
tener información sobre los planes y políticas del sector privado, muy especialmente los de aquellas que nos
interesan para presentarles proyectos.
Recuerden:
Los proyectos son los bloques básicos con los que se construye el desarrollo, sin su exitosa formulación,
preparación y ejecución los Planes no son más que deseos.
♦ El proyecto cultural en el contexto institucional de la organización.
De la misma manera como en el conjunto de la sociedad hay un gran propósito a lograr, también toda
organización tiene una misión propósito o finalidad, la cual debe orientar su acción.
El trabajo por proyectos requiere de que la organización cultural esté muy bien estructurada y definida y
precisada su Misión Institucional. Puede decirse que la Misión es la razón de ser, la Filosofía es decir la
carta de Navegación institucional.
Se define la MISIÓN como el “campo de acción o actividades posibles con el fin de dirigir esfuerzos y
recursos hacia un objetivo permanente”.
También se define la Misión como “el estilo de acción que le ha venido asignando sus estatutos y su
tradición.” (Aldana).
Para el logro de su Misión la entidad define áreas programáticas, y al interior de cada una de ellas programas.
Para el logro de los objetivos en cada programa identifica proyectos.

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Son entonces los proyectos específicos lo que en definitiva permiten el logro de los objetivos de las diferentes
áreas de la organización cultural. Por lo tanto el éxito fracaso de la organización está íntimamente al éxito o
fracaso sus diferentes proyecto.
Después de tener ubicado nuestro proyecto dentro del contexto nacional, regional, local e institucional,
pasamos a la etapa de
1.2.- Identificación del proyecto:
Esta etapa está conformada por dos aspectos:
Diagnóstico y
Problema
♦ Diagnóstico
El proceso de identificación del proyecto, se inicia con la clarificación de la Misión de nuestra organización,
de la cual hablamos anteriormente. Una vez revisada y recordada con claridad la Misión, el proceso de
identificación requiere contar con un Diagnóstico del entorno.
El medio de una organización es la fuente de sus oportunidades y amenazas. En un medio como en el que se
mueven nuestras organizaciones, el éxito o fracaso es la habilidad para enfrentar oportunamente en forma
dinámica y acelerada los desafíos del cambio.
El conocimiento del entorno, es una tarea continua y permanente especialmente en nuestro país, donde el
medio está cambiando en forma constante y si se quiere de manera turbulenta.
El diagnóstico identifica y especifica el nivel de problemas y en tal sentido, al momento de formular el
proyecto se pondrán fijas objetivos y metas más concretas.
Es fundamental que el diagnóstico se complemente con el pronóstico. No se trata, solo de saber las
condiciones actuales del entorno, sino que se requiere visualizar las tendencias del mismo.
♦ El problema
Los problemas son vacíos, carencias, necesidades o dificultades que percibimos mediante el conocimiento de
la realidad (diagnóstico y pronóstico), los cuales demandan una propuesta para calmarla o resolverla
(proyectos).
La identificación del problema se inicia con el proceso del diagnóstico, el cual va permitiendo visualizar los
problemas del sector, sus oportunidades, restricciones, sus proyecciones futuras así como sus potencialidades.
En muchos casos el concepto “problema” no necesariamente indica características negativas o de conflictos.
Identificación y priorización del problema
Los pasos para la identificación del problema puede decirse que son los siguientes:
♦ Lluvia de Ideas: Estas surgen de reuniones grupales, con participación sino de todos si de la
mayoría de integrantes de la organización.
De esta reunión surgirán sin dudas muchos problemas y todos serán importantes. Pero pueden resolverse
todos al mismo tiempo. Debe seleccionarse entonces aquel que sea prioritario.
Al tomar la decisión sobre el problema prioritario debe tenerse en cuenta lo siguiente:
♦ Que la decisión sea una decisión compartida
♦ Que el problema seleccionado que la organización pueda resolver
♦ Que sea factible conseguir los recursos necesarios.
♦ Que no vaya contra la filosofía y Misión institucional.
Definición del Problema
Definir o describir un problema es precisarlo de tal forma que permita con claridad la búsqueda de
alternativas de solución, la cual se define como PROYECTO.-

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FASE 2 – FORMULACIÓN DEL PROYECTO.
El proyecto nos permite pasar de los deseos intencionales a las realidades.
La formulación es la segunda fase del proyecto.
Formular significa redactar una propuesta para que sean invertidos unos recursos, durante un tiempo
determinado, con el fin de lograr resultados.
El proceso de formulación varía según los requerimientos de las instituciones a las cuales se presenta el
proyecto y de acuerdo al carácter del mismo. Para el caso que nos ocupa se han agrupado en 12 componentes
básicos.
ESQUEMA DE FORMULACIÓN DEL PROYECTO CULTURAL
2.1.- RESUMEN EJECUTIVO
2.2.- ENTIDAD SOLICITANTE.
2.3.- POR QUÉ?
Antecedentes
Marco referencia
El problema
Justificación
2.4.- QUE?
Objetivos Generales
Objetivos Específicos – Metas
2.5.- CÓMO?
Actividades y acciones
2.6.- CUÁNDO?
Cronograma
2.7.- CON QUÉ?
Gastos
Desembolsos
Ingresos
Flujo de fondo
2.8.- DÓNDE?
Infraestructura
Localización
2.9.- QUIEN?
Beneficiarios (para quien)
Participante (con quien)
2.10. SOSTENIBILIDAD
2.11. RESULTADOS
2.12. ANEXOS
2.1 RESUMEN EJECUTIVO
Aunque es lo último que se prepara en la fase de formulación, la información general o resumen ejecutivo del
proyecto es una breve descripción que identifica claramente los objetivos, el costo, la duración y la entidad
promotora del proyecto.
Este componente, es indispensable presentarlo pues permite visualizar de una manera ágil y fácil la
radiografía del proyecto.
Existen diversos formatos de presentación, en esencia todos contienen lo siguiente:

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Contenido Básico del Resumen:
1.- Título del proyecto. Es el nombre que identifica el proyecto, el cual debe reflejar brevemente lo que se
va a hacer, el resultado de la acción y la localización del mismo.
2.- Fecha: Fecha de presentación del proyecto.
3.- Organización solicitante: Identificación de la institución que presenta el proyecto; Nombre, dirección,
teléfono, Personería jurídica y NIT.
4.- Representante Legal: Indicar el representante legal de la institución solicitante e identidad ejecutora.
5.- Personal responsable del proyecto. Nombre dirección, teléfono, número de documento de identidad, lugar
de expedición.
6.- Ubicación Geográfica del Proyecto: Especificar la sede del proyecto, barrio, localidad.
7.- Objetivo General del Proyecto: Estipular brevemente que se va a realizar en el proyecto y cuales son los
resultados esperados.
8.- Costo Total del proyecto. Cuantos son los gastos totales en que incurrirán y los rubros que los causarán.
También debe especificarse las diferentes fuentes que financiarán el proyecto si las hay.
9.- Duración del proyecto: Tiempo estimado de ejecución.
10.- Descripción del Proyecto: Resumen del propósito, contenido, metodología y beneficiarios del proyecto.
2.2. Entidad solicitante y la entidad ejecutora
En esta parte se especifica quien es el ente ejecutor y el ente solicitante, si son diferentes.
Información requerida:
Nombre de la Institución,
Misión y objetivos
Experiencia previa, proyectos previamente realizados por la Organización, Estructura orgánica.
Estructura financiera
Recursos (físicos, humanos)
Estructura legal (estatutos, documentos que respalden la personería jurídica y la situación financiera).
2.3.- POR QUÉ?
En la formulación es indispensable plantear el por qué del proyecto. En este punto deben explicarse los
siguientes elementos:
1-Antecedentes
2-Marco conceptual
3-Marco Referencial Nacional
4-Marco Referencial local
5-La identificación del problema
6-Justificación del proyecto
Antecedentes
La formulación de los antecedentes implica especificar el origen (donde y como) y las motivaciones que
indujeron a la institución a plantear el proyecto. En los antecedentes se precisa: origen, motivaciones,
problema, proyectos similares: propios y ajenos.
Marco Conceptual
El respaldo teórico conceptual y filosófico que establece dirección. El marco conceptual es la “ideología” que
prima sobre el proyecto.
Marco referencial.- En que forma nuestro proyecto se inscribe en el objetivo y contexto de planes proyectos
nacionales, regionales o locales.
Identificación del problema: Explicar con toda claridad cual es el problema y su consecuencia.

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Justificación del Proyecto: Consiste en explicar las maneras como el proyecto entrará a solucionar o aliviar
el problema planteado. En resumen la Justificación del proyecto define por qué es importante su realización
así como los beneficios que generará y a quienes beneficiará.
La Justificación debe plantearse de tal forma que motive y convenza a quienes presentemos el proyecto.
2.4 QUÉ?
LOS OBJETIVOS
Estos indican lo que se va a realizar, es decir el enunciado claro y preciso de las metas o logros a los cuales se
aspira a llegar (Tamayo 88)
Es importante que desde un principio definamos nuestros objetivos. Si no tenemos claro lo que queremos
conseguir a través del proyecto es imposible que lo podamos formular. Con frecuencia no nos tomamos el
tiempo necesarios para aclarar y escribir los objetivos porque pensamos que ya sabemos los que estamos
haciendo. Pero muchas veces al no definirlos claramente, crea dudas o inseguridad al redactarlos.
En forma general objetivo implica aquello que deseamos alcanzar.
Los objetivos de un proyecto se clasifican en Generales y Específicos.
a.Objetivo General-. Es el propósito central del proyecto. Puede decirse que el Objetivo General es la
Misión del proyecto. El enuncia lo que realmente queremos lograr; que resultados generales se espera obtener
que problema se busca resolver.
Objetivos Específicos
Los objetivos específicos contienen particularidades que permiten operacionalizar el objetivo general; de allí
que constituyan en puntos intermedios entre el fin del proyecto (objetivo general) y las actividades que se van
a realizar.
Los objetivos deben ser:
♦ Concretos: Digan exactamente lo que queremos lograr.
♦ Realistas: Puedan lograr dadas las circunstancias del proyecto
♦ Flexibles: Es decir que se pueden revisar y ajustar cuando se requiera ajustar el proyecto.
♦ Claros: en cuanto se use un lenguaje preciso y breve y fácil de comprender.
♦ Ajustados al tiempo: Es decir que sea posible lograr lo que se quiere en el tiempo previsto
para la ejecución del proyecto.
Las Metas del proyecto.
Las Metas son la expresión cuantitativa de lo que se pretende obtener con el proyecto. Ellas indican cuanto y
en que tiempo se proyectó alcanzar el objetivo general formulado.
2.5 CÓMO?
En un proyecto se refiere a las acciones, tareas o trabajo específicos se van a implementar, las cuales
conllevan a solucionar el problema.
Las actividades son la base para la elaboración del cronograma y el presupuesto del proyecto.
Después de la selección u organización de las actividades se procede a realizar el Plan de Trabajo. Este
incluye para cada actividad
Plazos: (fechas de iniciación y terminación)
Responsables
Lugar
Resultado esperado.

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PLAN DE TRABAJO O PLAN DE ACCIÓN
VO ACTIVIDAD METAS INICIACIÓN TERMINACIÓN UBICACIÓN RESPONSABLES PRODUCTOS RESULTADO
ESPERADO
3.6 CUÁNDO?
Aquí en esta etapa se describen las actividades en relación con el tiempo en el cual se van a desarrollar; es
decir, el tiempo total de duración del proyecto y el tiempo que se requiere para llevar a cabo cada actividad o
acción.
Para la presentación del cronograma se utilizan generalmente diagramas, el más conocido es el diagrama de
barras.
CRONOGRAMA
Tiempo Semanas o meses
Actividad 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
1
2
3
4
5
6
7
8
3.7 CON QUÉ?
Este es una de las etapas a la que debe prestársele mucha atención.
“El presupuesto es realizar un cálculo anticipado de los ingresos y gastos en relación con un proyecto, a fin
de hacer las previsiones necesarias para el desarrollo de las actividades contempladas en los rubros del
mismo”.
Gastos o egresos
Se trata en primera instancia elaborar un listado de todos los gastos en que se incurrirá durante el tiempo que
se tengan programadas actividades.
Para tal fin se elabora un cuando donde se especifique por concepto o rubro, los desembolsos proyectados;
indicando además las fuentes de financiación.
Los Gastos en un presupuesto se clasifican en director e indirectos.
Directos son aquellos que están directamente relacionados con el proyecto en la ejecución del proyecto
(Recursos humanos, materiales, transportes, alojamiento, alimentación, logística).
Los indirectos son aquellos gastos imputables a conjuntos de actividades (administración del proyecto gastos
generales, mensajera servicio público, secretaria, correo).

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PRESUPUESTO DE GASTOS
APORTE
PROPIOS SOLICITADO SOLICITADO OTRAS TOTAL
CONCEPTO A B FUENTES
Directos:
Recursos
Humanos
Alojamiento
Alimentación
Logística
Materiales
Indirectos:
Gastos
Generales
SUBTOTAL
+ Imprevistos y
Administración
COSTO
TOTAL
Ingresos
Se trata de proyectar las cantidades, por fuente de financiación, de cada año, por todo el tiempo de duración,
que ingresará a las arcas del proyecto.
INGRESOS TOTALES
TIEMPO AÑO 1 AÑO 2 AÑO 3 TOTAL
FUENTE
Propios
Contribución A
Venta servicios
Créditos
Donaciones
TOTAL
Flujo de Fondos
Es un cuadro resumen donde año a año, mes a mes según la duración del proyecto, se proyectan los ingresos y
los gastos (directos e indirectos).
2.8. DONDE?: LOCALIZACIÓN DEL PROYECTO
Es una parte esencial en la formulación del proyecto es la delimitación espacial del mismo, en la cual se
planean dos elementos concretos: la ubicación geográfica y la infraestructura física relevante a la zona.
Aquí se señala el sitio se desarrollarán las actividades centrales del proyecto: ubicación geográfica, o la acción
es importante ubicar el proyecto tanto en la región como en el sitio preciso de realización.

10. EL PROYECTO
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Infraestructura
Es recomendable que en la formulación se incluya la infraestructura física de la escuela en algún proyecto se
requiere información social y económica del área del proyecto.
3.9 QUIEN?
Existen dos niveles de grupos humano que se involucran en un proyecto cultural: los que participan (con
quien) y los beneficiarios (para quien) en muchos casos los beneficiaros también son participantes.
Beneficiarios son las personas que directa o indirectamente se favorecen del proyecto.
Los beneficiarios dan respuestas a las preguntas: edad, sexo, oficio, ingreso # de beneficiarios directos o
indirectos beneficios que obtendrán.
Participantes:
Se refiere a las personas, grupos e instituciones que tendrán alguna responsabilidad con el proyecto, esto se da
cuando participan varias instituciones.
2.10. Sostenibilidad del proyecto
El proyecto debe formularse de tal forma que se garantice la continuidad de las actividades o al menos los
beneficios. Expresar claramente los planes que se tiene para garantizar la continuidad una vez la entidad
financiadota haya salido.
La sostenibilidad se garantiza por
♦ Autosostenimiento
♦ Replica
♦ Continuidad
2.11 Evaluación del proyecto
Debe dejarse establecidos los mecanismos que se utilizarán para medir las diferentes fases del proceso.
Generalmente se definen indicadores.

11. EL PROYECTO
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CONGRESO NACIONAL ANFOLKLOR
Baranoa, Agosto 27, 28 y 29/2004
CONFERENCIA-TALLER
EVENTOS CULTURALES
Preproducción y Gestión

12. EL PROYECTO
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Orientadora:
ANGELA MARIA CASTILLO CORTÉS
Administradora de Empresas Mg.
Especialista en Gerencia Social

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CONFERENCIA TALLER
EVENTOS CULTURALES SU PRE-PRODUCCIÓN Y
GESTIÓN
OBJETIVOS
• Proporcionar y/o afianzar información sobre los elementos básicos
indispensables para la planeación y ejecución exitosa de un evento.
CONTENIDO
- GENERALIDADES
- TIPOS DE EVENTOS
- ETAPAS DE UN EVENTO
- TALLER
EJERCICIO 1- FORMULEMOS UN PROYECTO DE EVENTO
DISCUSIONES
EJERCICIO #1 – FESTIVAL IBEROAMERICANO DE DANZA
AFOLKLOR
TRABAJO EN EQUIPO
PLENARIA
CONCLUSIONES DE LA JORNADA

14. EL PROYECTO
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EVENTO
• ACONTECIMIENTO
* EVENTUALIDAD
*HECHO IMPREVISTO
*SUCESO
Es un suceso importante programado de índole cultural, que cuenta con:
• Objetivos
• Duración determinada
• Fecha de comienza y de finalización
• Organización temporal específica,
• Costos
• Resultados previstos
• Impacto
UN EVENTO NO ES UNA ISLA

15. EL PROYECTO
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ETAPAS DE UN EVENTO
PRE-PRODUCCIÓN
1
*PREPRACIÓN
Concepción
Ubicación PRODUCCIÓN
Identificación Realización del evento
Formulación de proyecto
*GESTION
Consecución de recursos
Alianzas estratégicas
Convocatoria POS-PRODUCCIÓN
Promoción Evaluación del evento
3
*ORGANIZACIÓN
Plan de trabajo
Estructura organizativa
Logística
Consecución de Recursos

16. EL PROYECTO
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*PROYECTO
DEFINICIÓN
“UN PROYECTO es una empresa planificada consistente en un conjunto de actividades
interrelacionadas con el fin de alcanzar objetivos específicos dentro de los límites de
presupuestos y de tiempo” (ONU 1984)
“Es la respuesta a uno o varios problemas que cuenta con una fecha de comienzo y de
finalización, una organización temporal específica, unos costos y resultados previstos.
LOS PROYECTOS NOS PERMITEN PASAR DE LOS DESEOS,
SUEÑOS O INTENCIONES A LA REALIDAD

17. EL PROYECTO
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GESTION
“Proceso mediante el cual se facilita y logra el acceso a las instituciones financiadotas que
permitan llevar a la realidad un evento”.
• Consecución de recursos
• Alianzas estratégicas
• Convocatoria
• Promoción

18. EL PROYECTO
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*GUBERNAMENTALES
-Ministerios, Entes
Territoriales, Sector político
FUENTES DE
FINANCIACION
*PRIVADAS
Empresas, donaciones,
Contratos, préstamos, recursos
Propios, ventas de servicios
*COOPERACIÓN
INTERNACIONAL

19. EL PROYECTO
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20. EL PROYECTO
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VIABILIDAD DE FINANCIACIÓN
Recordar: Los proyectos son más atractivos cuando se ajusten a las necesidades de las
instituciones financiadotas.-
CRITERIOS:
• REPLICABILIDAD
• IMPACTO
• INVERSIÓN SOCIAL
• PARTICIPACIÓN COMUNITARIA
• BENEFICIO COMUNITARIO
• SOSTENIBILIDAD
• ACTUALIDAD-MODA
DIFICULTADES
• Cambio de criterios en las instituciones.
• Financiamiento parcial
• Proyectos intangibles
• Lentitud del proceso de estudio
• Demora en respuesta / información requerida especialmente si es país diferente.
• Que la entidad financiadora diga: NO

21. EL PROYECTO
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El siguiente cuadro resume el contenido del PLAN DE TRABAJO
PLAN DE TRABAJO
OBJETIVOS
1.¿Qué 2.¿Cuándo? 3.¿Qué 4.¿Quién? 5-¿Qué? 6.¿Dónde? Posibles
hacer? Tiempo lograr Dificultades
Actividades Inicia Termin *Resultados Responsable Recursos Ubicación Limitaciones
para lograr a esperados s necesarios
Objetivos *metas

22. EL PROYECTO
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¿ POR QUÉ SON IMPORTANTES LAS
ALIANZAS ESTRATÉGICAS?
Las alianzas estratégicas valen la pena porque:
 Generan capacidad efectiva de liderazgo y gestión para responder a
problemas CULTURALES Y SOCIALES.

23. EL PROYECTO
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 Proporcionan mayor productividad gracias a cada una de las organizaciones
partícipes de la alianza.
 Nos permiten tener acceso a recursos adicionales.
 Nos facilitan el cumplimiento de nuestras metas institucionales.
 Amplían nuestra capacidad de ofrecer servicios.
 Podemos beneficiar a un mayor número de personas.
 Fortalecen nuestra institución
 Nos exigen ser eficientes