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El interactivo llamado Administracion del Tiempo incluye consejos prácticos para sacar mayor provecho de un recurso, que una vez que transcurre, no puede ser recuperado: el tiempo. ...

El interactivo llamado Administracion del Tiempo incluye consejos prácticos para sacar mayor provecho de un recurso, que una vez que transcurre, no puede ser recuperado: el tiempo.

El contenido no es inédito, el documento original se encuentra en esta dirección:

http://es.scribd.com/doc/58752386/GpiH-10

Considero que el interactivo original, es ameno, tiene imagenes divertidas, con muchas diapositivas y poco estrucutrado, cuando lo leí por primera vez, no pude seguirlo facilmente, por lo que me di a la tarea de recuperar la mayor parte de consejos y agregar las recomendaciones de este modulo, buscando facilitar el aprendizaje del lector, espero haberlo logrado.

Claudia Lagos

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  • 1. Administración del Tiempo.Jose Onofre Montesa AndrésEscuela Técnica Superior de Informática Aplicada Universidad Politécnica de Valencia 2003
  • 2. Necesidad de administrar el tiempo.• El tiempo es un recurso especial• Problemas y Causas• Organización• ¿Como conservar el equilibrio y control? GpiH-10. Administración del Tiempo. 2
  • 3. ¿Qué es el tiempo?• Salvador Dali, (Surrealismo) – La persistencia de la memoria – El decía que no eran otra cosa que el queso Camembert del espacio y el tiempo, suave, extravagante, solitario y paranoico-crítico. • Gerald Murphy (Cubismo) – Predictivilidad del tiempo y la fragilidad para medirlo GpiH-10. Administración del Tiempo. 3
  • 4. El tiempo es un recurso especial • Todos tenemos el mismo. • Una vez pasado ya no se recupera. • Cualquier actividad requiere tiempo. GpiH-10. Administración del Tiempo. 4
  • 5. ¿Podemos controlar el tiempo? ¡¡¡ NO !!!• Podemos controlar las actividades que realizamos.• De modo que podremos realizar: – Más actividades ??? – Aquellas actividades que sean más importantes • Nos proporcionan mayor satisfacción • Nos llevan hacia nuestros objetivos GpiH-10. Administración del Tiempo. 5
  • 6. Problemas y Causas• Coyuntura• Actitudes• Causas del “stress”• Algunas Soluciones. GpiH-10. Administración del Tiempo. 6
  • 7. Coyuntura• Entorno tecnológico – Cambios frecuentes ... – necesidad de tiempo para responder• Economía global – Menos barreras ⇒ downsizing,… » recortes de personal• Empleo – Logrado por habilidad... Técnica – Mantenido por habilidad Organizativa GpiH-10. Administración del Tiempo. 7
  • 8. Habilidades Organizativas:• Capacidades – Comunicación • Oral • escrita – Trabajo en equipo• Control eficaz del tiempo GpiH-10. Administración del Tiempo. 8
  • 9. Actitudes• Pasiva: ir a remolque de los acontecimientos ⇒ – “stress”, no tengo tiempo.• Activa: influir sobre el propio destino: – Eficacia. – Tengo tiempo. GpiH-10. Administración del Tiempo. 9
  • 10. Síntomas del “stress”• Fase inicial • Fase aguda – nerviosismo, – Hipersensibilidad, – crisis de humor, – ansiedad, – inseguridad/desconfianza – Desjerarquización de – dificultad incremental / valores/ “Pasar” fatiga mental, • Depresión/Infarto/ – neuralgias, Úlceras... – insomnio. – Apatía, – sensación de fracaso, – quejas constantes GpiH-10. Administración del Tiempo. 10
  • 11. Causas del “stress”, principales “quita tiempos”• Objetivos inalcanzables – tratar de hacer • Tensiones del propio demasiado, trabajo perfeccionismo,.. – Descontrol de – Falta de planeación y interrupciones, organización personal – Reuniones excesivas o – Falta de delegación eficaz ineficaces – comunicación defectuosa (incapacidad de decir “NO”) • Exceso vida sedentaria. GpiH-10. Administración del Tiempo. 11
  • 12. Algunas Soluciones.• Vacaciones• Deporte• Cambiar de actividad• Verlo con perspectiva: Distanciarse• No dejarse llevar por sentimientos negativos• Administración del tiempo – Planificación y Organización personal. – Control de las interrupciones GpiH-10. Administración del Tiempo. 12
  • 13. Organización1) La lista de cosas a hacer, El inventario2) La matriz de prioridades.3) Identificar las horas más y menos eficaces.4) La realidad del tiempo controlable.5) Usar un plan para organizarse.6) Vivir con el plan diario GpiH-10. Administración del Tiempo. 13
  • 14. 1) La lista de cosas a hacer• El inventario.• Origen de muchas urgencias de la lista...• Criterios de importancia. GpiH-10. Administración del Tiempo. 14
  • 15. 1) La lista de cosas que hacer: inventario de tareas.Descripción Prioridad Tiempo Importante Urgente EstimadoResolver la inundación SÍ SÍ Hacer Yade la oficinaPlan estratégico SÍ NO Programarnuevos productos... NO SÍ Delegar/Org.... NO NO No pasa nada GpiH-10. Administración del Tiempo. 15
  • 16. 1) Lista de cosas que hacer: Origen de muchas urgencias• 1. Tareas que encarga el jefe. – Ej.: Asigna 5 proyectos y pide el 6º • Solución: Preguntar• 2. Tareas impuestas por el sistema. – Ej.: Llamadas de clientes con quejas, ... • Solución: Reservar tiempo, Organizar (⇓núm. Errores) GpiH-10. Administración del Tiempo. 16
  • 17. 1) La lista de cosas ha hacer: Origen de muchas urgencias• 3. Acciones derivadas de subordinados – Bola de nieve o bloqueo. • Solución: Comunicación – El rebote del problema • Solución: – ¿Cuál es el problema? ¿Cuales son las opciones? ¿Qué recomienda? Y ¿Por qué? ¡Hagalo! – ¡Pedir soluciones!, Pedir trabajo acabado » Salvo falta de cualificación• 4. Metas y actividades impuestas por uno mismo: 1h/día GpiH-10. Administración del Tiempo. 17
  • 18. 1) Lista de cosas que hacer: Criterios de importancia. • 2) Actividades que• 1) Principio de Pareto ley 80:20 – “lo más es menos y lo menos es Añaden Valor más” – En una fabrica: – La mayoría de las actividades son Proceso simples y unas pocas:  Transporte • Causan la mayoría de resultados • Son importantes Stock – El 20% de asuntos nos dan el 80% Esperas del valor Inspección – El 20% de agencias venden el 80% del producto – El 20% de los clientes generan el Tareas 80% de quejas s do l ta su Re GpiH-10. Administración del Tiempo. 18
  • 19. 2) La matriz de prioridades. Importancia • Tener la matriz a Mucha Poca mano y actualizarla de vez en cuando. • Es clave haber acoP a hcu M acabado el díaa cnegr U habiendo hecho . Hacer “Ya” • No planear más de 6 actividades/día, lo i Planear a medio plazo Interrupciones: normal ≤ 3, pero ≥ 1 controlarlas Trivial: socializar GpiH-10. Administración del Tiempo. 19
  • 20. 3) Identificar las horas más(E) y menos eficaces(D).• E: Período del día que uno rinde más. – Para lo difícil, complejo / importante• D: Período del día que uno rinde menos – Leer periódico, +50% – abrir correo ←PRODUCTIVIDAD→ Seiwert, L.J., Su tiempo es dinero – Telefonear Paraninfo 1992 – Interrupciones 100% – Entrevistas. -50% 6 8 10 12 2 4 6 8 10 12 2 4 HORA → GpiH-10. Administración del Tiempo. 20
  • 21. 4) La realidad del tiempo controlable.• Rellenar línea cada ½ hora durante 3-5 días• Permite identificar las interrupciones y tomar medidas.• 5 preguntas clave: • ¿Qué estoy haciendo, • ... que en realidad no es necesario hacer? • … que pudiera encargar a otras personas? • … que pudiera hacerse con más eficiencia? • … que hace perder el tiempo a otros? • ¿Qué hice en mis mejores horas?• Buscar la eficiencia: – eliminar… y añadir propio/importante GpiH-10. Administración del Tiempo. 21
  • 22. e) Usar un plan para organizarse.1) Preparar la lista de cosas que hacer.2) Delegue lo que corresponda.3) Considere sus horas E y D.4) considere su tiempo controlable.5) Elabore un plan diario. Según las prioridades y consolidar tiempo en fracciones suficientemente grandes.6) Señalar las actividades terminadas7) Reprogramar las actividades no terminadas GpiH-10. Administración del Tiempo. 22
  • 23. f) Vivir con el plan diario “Ponerlo en práctica”• Revisar la matriz de vez en cuando.• Programar pocas cosas extra (≤3) Toma 1 GpiH-10. Administración del Tiempo. 23
  • 24. ¿Como conservar el equilibrio y control?• Equilibrio en la vida• Control de interrupciones• Delegar• Reuniones eficaces GpiH-10. Administración del Tiempo. 24
  • 25. Equilibrio en la vida1º) Identificar los aspectos importantes de la vida – ¿a qué dedico el tiempo? – ¿a qué debería dedicar el tiempo? GpiH-10. Administración del Tiempo. 25
  • 26. Como mantener el equilibrio de su vida• Social. • Cómo es• Salud.• Profesional.• Educativa.• Familiar.• Espiritual.• Personal. • Cómo quiero que sea• Económica.• De diversión. GpiH-10. Administración del Tiempo. 26
  • 27. Equilibrio en la vida ...2º) Efectuar cambios para mantener el equilibrio.3º) Fijar metas para equilibrar el pastel – Procedimiento para fijar objetivos 1. ¿Qué...? ≅ Declaración objetivos (especif.) 2. ¿Por qué...? ≅ Razones (motivación) 3. ¿Cuándo...? ≅ Fecha inicio/fin (tiempo) 4. ¿Cómo...? ≅ Acciones requeridas/Camino4º) Conecte las metas con el plan diario. GpiH-10. Administración del Tiempo. 27
  • 28. Control de interrupciones1º) Planificar el espacio de trabajo – Mesas en oficina: diagonal – Reloj pared: espalda – Mobiliario: mínimo.2º) Utilizar señales/símbolos para que los demás se enteren cuando está ocupado. – El 70% de las personas acatan las señales. GpiH-10. Administración del Tiempo. 28
  • 29. Control de interrupciones3º) Ganar una hora al día y dedicarla a las prioridades máximas. – Pedir a alguien que atienda las interrupciones (la hora 0)4º) Anticiparse – En el café de la mañana – visitar, llamar…. GpiH-10. Administración del Tiempo. 29
  • 30. Control de interrupciones5º) Comunicar con eficacia – Preguntar: ¿Por qué es tan importante? – Ofrecer intercambios: si hacemos lo tuyo, ¿qué puedes hacer por mi? – Saber “decir NO”: ahora no puedo, pero… (ofrecer alternativas) – Saber terminar una conversación – Resumen puntos importantes, lentamente ponerse de pie, extender la mano, encaminar hacia la puerta, agradecer – si sigue: Usar el nombre, ponerse de pie GpiH-10. Administración del Tiempo. 30
  • 31. Bibliografía• 1-68/1124B Los secretos de la organización del trabajo personal. GpiH-10. Administración del Tiempo. 31