Perpustakaan BSN mengintegrasikan pengelolaan repositorinya dengan implementasi Sistem Manajemen Mutu berbasis SNI ISO 9001:2015, sehingga dalam pelaksanaannya merupakan satu kesatuan yang berjalan secara berkelanjutan.

1. Pengelolaan Repositori BSN
dengan Pendekatan Manajemen Mutu
SNI ISO 9001:2015
Muhammad Bahrudin
Pustakawan Data
Disampaikan dalam acara Knowledge Sharing di Perpustakaan Direktorat Jenderal Minyak dan Gas Bumi,
Kementerian ESDM RI, Jakarta, 11 Desember 2019

2. Tentang SNI ISO 9001:2015
• Standar sistem manajemen mutu yang diakui secara internasional, yang
merupakan tolak ukur global untuk sistem manajemen mutu
• Standar ini menerapkan pendekatan proses, yang menggabungkan
siklus Plan-Do-Check-Act (PDCA) dan risk based thinking.
• Prinsip manajemen mutu; customer focus; leadership; engagement of
people; process approach; improvement; evidence-based decision
making; relationship management.

3. Representasi struktur
SNI ISO 9001:2015
dalam siklus PDCA
2
Sumber gambar: SNI ISO 9001:2015, p. vii

4. Pengelolaan Repositori BSN
dengan Pendekatan Manajemen Mutu
SNI ISO 9001:2015

5. Klausul 4. Konteks Organisasi
*Menentukan masalah yang relevan
4
Unit kerja
(prosiding,
laporan, brosur)
Jurnal
Buku
Unit kerja
(buku, brosur)
Buletin
Majalah
Laporan
Unit kerja
(brosur, buku, leaflet)
Laporan
Unit kerja
(laporan,
buku, brosur,
buletin)
SNI
Unit kerja
(laporan, artikel,
buku, leaflet)
Jurnal

6. Klausul 4. Konteks Organisasi
*Memahami kebutuhan dan harapan stakeholder
5
Unit kerja
(prosiding,
laporan, brosur)
Jurnal
Buku
Unit kerja
(buku, brosur)
Buletin
Majalah
Laporan
Unit kerja
(brosur, buku, leaflet)
Laporan
Unit kerja
(laporan,
buku, brosur,
buletin)
SNI
• Ditampilkan
di berbagai
website unit
kerja
• Format
metadata dan
tampilan
beragam
REPOSITORI
BSN
existing process
entri data
konversi
harvesting
Pengguna mengakses
informasi satu pintu
melalui portal Repositori
BSN

7. Klausul 5. Kepemimpinan
Manajemen menunjukkan komitmen terhadap pengelolaan Repositori BSN
diantaranya:
- Pengelolaan repositori menjadi salah satu indikator kinerja lembaga (IKU
Esselon 2)
- Mendorong adanya kebijakan pengelolaan repositori (Perka Pengelolaan
Repositori di Lingkungan BSN – Saat ini dalam proses reviu di Bagian Hukum)
- Pengelolaan repositori termasuk unsur di dalam kebijakan mutu lembaga yang
terdokumentasikan dengan baik(bisnis proses, prosedur dan instruksi kerja)
- Pimpinan memastikan sumber daya yang diperlukan untuk pengelolaan
repositori: SDM, anggaran, lingkungan yang mendukung, budaya kerja.
6

8. Klausul 6. Perencanaan
*Roadmap Pengelolaan Repositori BSN
7
Tahap 1 (2019-2021): Inisiasi dan pengembangan prototip
Kebijakan pengelolaan repositori
Pengembangan aplikasi
repositori (platform, metadata,
infrastruktur)
Identifikasi karya dari unit kerja
Inisiasi pelaksanaan pengelolaan
repositori
Pengembangan koleksi
Penguatan kompetensi SDM
Tahap 2 (2022-2023): Integrasi sistem
Crawling fullteks dari berbagai
sistem BSN
Harvesting data bibliografi (OAI-
PMH)
Knowledge mapping
(pengembangan taksonomi
bidang SPK)
Stabilitas sistem yang telah
diintegrasikan
Tahap 3 (2024-2025):
Fungsionalitas berkelanjutan
Fungsionalitas informasi yang
dikelola
Interoperabilitas dengan sistem
lain
Fleksibilitas akses melalui
berbagai media
Layanan inklusif berbasis TI
Strategi promosi berkelanjutan

9. 8
Repositori BSN adalah kegiatan pengumpulan, penerimaan, pencatatan,
pengolahan, penyimpanan dan pelayanan serta pemeliharaan dan pengamanan
terhadap karya yang dihasilkan oleh BSN dengan didukung oleh perkembangan
TIK.
Karya adalah karya dalam bentuk tercetak dan/atau elektronik yang merupakan
hasil akhir (output) pelaksanaan tugas dan wewenang BSN yang telah dilakukan
oleh seseorang atau tim, baik yang diterbitkan maupun tidak diterbitkan.
--> Konten Repositori
Pemilik Konten Repositori adalah perseorangan dan/atau unit kerja di lingkungan
BSN serta pihak lain yang bekerjasama dengan BSN yang menghasilkan karya, baik
tercetak maupun terekam.
Klausul 6. Perencanaan
*Konsep Repositori BSN

10. 9
Pengelola Repositori adalah Perpustakaan BSN.
Perpustakaan BSN adalah perpustakaan khusus yang dibentuk oleh BSN yang
memiliki fungsi diantaranya melakukan pengumpulan, pengelolaan, penyimpanan
dan pelayanan koleksi perpustakaan yang berasal dari hasil pelaksanaan tugas dan
wewenang BSN.
Pelayanan Repositori adalah serangkaian kegiatan yang dilaksanakan oleh
Pengelola Repositori dalam upaya pemenuhan kebutuhan informasi serta
pemanfaatan dan pendayagunaan Konten Repositori kepada Pengguna.
Kebijakan akses adalah kesepakatan antara Pengelola Repositori dan Pemilik
Konten Repositori terkait pemanfaatan dan pendayagunaan Konten Repositori
yang ada di Repositori BSN.
Klausul 6. Perencanaan
*Konsep Repositori BSN [Lanjutan]

11. • Aset/nilai institusi: menghimpun, menyimpan dan melestarikan karya yang
dihasilkan oleh BSN sebagai karya intelektual lembaga
• Pelestarian: Repositori BSN akan menjamin pelestarian karya intelektual BSN
• Peluang promosi: menyimpan karya intelektual secara terbuka (open access) dapat
memberikan ruang bagi ketenaran di stakeholder  misal: pemeringkatan
webometrics, peningkatan awareness SPK
• Meningkatkan sitasi karya mengenai BSN
• Memberikan kontribusi positif BSN dalam pengembangan ilmu
• Mendukung BSN dalam mengimplementasikan UU No. 13/2018 terkait penyerahan
Karya Cetak dan Karya Rekam ke Perpustakaan Nasional RI.
10
Klausul 6. Perencanaan
*Tujuan dan Manfaat Pengelolaan Repositori BSN

12. - Sumber daya: manusia, infrastruktur, lingkungan
- Kompetensi
- Kepedulian
- Komunikasi
- Informasi terdokumentasi: sesuai dengan dokumen mutu yang
telah disusun terkait Prosedur Pengelolaan Repositori
11
Klausul 7. Dukungan

13. 12
Klausul 8. Operasi
*Posisi Repositori BSN dalam Sistem SPK
REPOSITORI
BSN
sebagai
input
REPOSITORI
BSN
sebagai
output

14. 13
Klausul 8. Operasi
*Posisi Repositori BSN dalam Tata Kelola Informasi di BSN
• Repositori BSN merupakan
komplementer dalam tata kelola
informasi (information governance)
di BSN
• Repositori BSN dapat menjadi input
sekaligus output bagi setiap unsur
• Pada pelaksanaannya, pengelolaan
repositori dilaksanakan oleh unit
Perpustakaan dengan didukung
infrastruktur TI dan manajemen
SDMOH.
Repositori
BSN
Manajemen
Keamanan
informasi
Manajemen
rekod dan
arsip
Manajemen
pengetahuan
Tata kelola
data
Layanan
perpustakaan
Tata
Kelola
Informasi

15. a. Karya yang diterbitkan: buku, jurnal, majalah, buletin dan
prosiding seminar/simposium/lokakarya;
b. Karya yang tidak diterbitkan: Standar Nasional Indonesia
(SNI), Laporan Tahunan (Laptah), Laporan Akuntabilitas
Kinerja Instansi Pemerintah (Lakip), makalah/hasil penelitian
yang tidak diterbitkan, skripsi, tesis, disertasi;
c. Bahan-bahan lainnya: brosur, leaflet, pidato
14
Klausul 8. Operasi
*Konten Repositori BSN

16. 15
Mengumpulkan karya
dari pegawai
Mereviu karya untuk
keputusan publikasi
Pemeliharaan dan
pengamanan konten
Menyerahkan ke
Perpustakaan BSN
Menerima konten dari
unit kerja
Inventarisasi konten
repositori
Pengolahan konten
repositori
Penyimpanan konten
repositori
Entri data ke portal
repositori
Pelayanan konten
repositori
Penyerahan konten ke
Perpusnas RI
Unit Kerja Perpustakaan BSN
Klausul 8. Operasi
*Alur Pengelolaan Repositori BSN

17. 16
Klausul 8. Operasi
*Kegiatan Tahun 2019
Inisiasi dan pengembangan Repositori BSN
a) Penyusunan Perka (PBSN) tentang Pengelolaan Repositori di BSN
b) Pengembangan fitur “Repositori Institusi” di LibriStania
(perpustakaan.bsn.go.id)
c) Layanan pengajuan ISBN satu pintu
d) Benchmarking pengelolaan repositori di instansi lain: Kementan,
Kemdikbud, Kemenkes, LIPI, BATAN.
e) Inisiasi platform yang komprehensif dan mumpuni untuk pengelolaan
RI; EPrints, DSpace, Dataverse

18. • Monev IKU dan Tapkin triwulanan
• Survei Kepuasan Pengguna Internal dan Eksternal
• Termasuk dalam unsur audit internal SMM
• Termasuk dalam unsur audit eksternal (surveilance dan
resertifikasi)
Klausul 9. Evaluasi kinerja
*Pemantauan, pengukuran, analisis dan evaluasi Pengelolaan Repositori BSN

19. • Linked Open Data, Interoperability dan Reusability: ke depan data tidak lagi
bersifat tertutup dan merupakan entitas tunggal tetapi merupakan bagian
sebuah model keterbukaan data (metadata dan struktur data) serta dapat
diakses dan digunakan kembali untuk kebutuhan bersama.
• Isu cyber security dan keberlanjutan pengembangan sistem repositori.
• Kebutuhan pengguna (user needs/requirement) yang semakin beragam dan
kompleks.
• SDM, kemampuan pengelola repositori baik di Perpustakaan BSN maupun
unit kerja akan berdampak pada hal-hal teknis, misal: updating data,
integritas sistem dan keamanan informasi.
Klausul 10. Improvement
*Tantangan dalam Pengelolaan Repositori BSN

20. • Terkait isu cyber security, BSN telah berupaya untuk mengintegrasikan implementasi
standar SNI ISO 9001:2015 dan SNI ISO/IEC 27001:2013 tentang SMKI.
• Pengembangan sistem untuk mendukung pengelolaan repositori yang mumpuni dan
user friendly.
• BSN mengakomodir pengembangan kompetensi pengelola repositori dengan
training; SNI ISO 9001, 27001, dll.
• Menindaklanjuti temuan audit (internal/eksternal), baik yang bersifat minor, OFI
maupun NC.
• Pengembangan Repositori BSN sesuai roadmap yang ditetapkan.
• Inisiatif Satu Data BSN, pengembangan ekosistem lembaga berbasis data
Klausul 10. Improvement
*Peningkatan berkelanjutan dalam Pengelolaan Repositori BSN

21. Dokumen Mutu Pengelolaan Repositori BSN
• Bisnis proses Biro HKLI
Bagian Layanan Informasi dan Perpustakaan
PROSEDUR
1. Prosedur pengembangan koleksi
2. Prosedur pengolahan koleksi
3. Prosedur pelayanan perpustakaan
4. Prosedur pemeliharaan koleksi
5. Prosedur pengelolaan repositori
6. Prosedur pengelolaanSNI Corner
7. Prosedur layanan informasi
8. Prosedur pengelolaan pengaduan
INSTRUKSI KERJA
a) IK. Penerimaan konten repositori
b) IK. Inventarisasi koleksi
c) IK. Alih media koleksi
d) IK. Penyerahan konten repositori kepada
Perpustakaan Nasional RI
FORMULIR
 F. Pernyataan keaslian dan persetujuan publikasi
konten repositori
 F. Bukti penerimaan konten repositori
 F. Bukti penyerahan konten repositori kepada
Perpustakaan Nasional

22. LibriStania -- perpustakaan.bsn.go.id

23. Front end – Repositori BSN
Akses ke perpustakaan.bsn.go.id – pilih menu “Koleksi” – “Repositori BSN”

24. Backend – Repositori BSN

25. 24