Informe pormenorizado estado sci marzo 2012

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Informe pormenorizado estado sci marzo 2012

  1. 1. INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO - LEY 1474 DE 2011Jefe de Control Período evaluado: NOVIEMBRE DE 2011 –Interno, FEBRERO DE 2012. BEATRIZ GARCÍA AGÁMEZo quien haga sus Fecha de elaboración: 5 DE MARZO DEveces: 2012. Subsistema de Control EstratégicoAvancesLa División de Recursos Humanos, con el apoyo de la División de Bienestar Universitario, ha desarrollado elproceso de inducción y reinducción a funcionarios y docentes.El Manual de Funciones y Competencias Laborales fue ajustado en cuanto a funciones, niveles y codificaciónde cargos, requisitos y competencias, y presentado al Consejo Superior Universitario.Atendiendo las necesidades institucionales y las quejas, reclamos y sugerencias presentadas por lacomunidad, se ha brindado capacitación al personal administrativo.Para el personal docente se encuentra en ejecución el plan de capacitación para el período 2010-2015.Mediante Acuerdo 17 de 2011 del Consejo Superior, se otorgaron nuevos incentivos de bienestar, a losservidores públicos.Los nombramientos se han realizado teniendo en cuenta el cumplimiento de requisitos exigidos para el cargo,contenidos en el Manual de Funciones, Requisitos y Competencias mínimas.Para el fortalecimiento del MECI y el Sistema de Gestión de Calidad, se realizaron capacitaciones dirigidas afuncionarios y docentes sobre actualización de la norma NTCGP 1000 – 2009, Modelo Estándar de ControlInterno, Administración del Riesgo y Balance Scorecard.Se elaboró el Plan de Acción Institucional para el trienio 2011-2013, teniendo en cuenta el Plan Estratégico yProspectivo 2011-2021, aprobado por el Consejo Superior Universitario mediante Acuerdo 12 de 2011.Conforme a la caracterización de los procesos, la Oficina de Gestión de Calidad elaboró el Manual deOperaciones –MAN-GC-001-, el cual fue socializado ante el Comité Coordinador del Sistema de ControlInterno y Calidad.Realizado el análisis del resultado de la encuesta de satisfacción del cliente, se consideró que el instrumentode medición fue muy generalizado, por lo cual se adoptaron medidas correctivas, estableciendo cuestionariosde satisfacción para estudiantes (FOR-GC-022), servidores públicos (FOR-GC-021) y partes interesadas (FOR-GC-023). Estos instrumentos se aplicarán en el primer semestre de 2012.
  2. 2. DificultadesDefinición de mecanismos para medir el impacto de las capacitaciones y la coherencia con el desempeño delas funciones de los servidores públicos.Medición del clima laboral.Definición de indicadores de eficiencia, eficacia y efectividad en los planes de acción.Manejo y aplicación de la metodología utilizada para administrar los riesgos. Subsistema de Control de GestiónAvancesSe ha implementado y actualizado la reglamentación interna, obedeciendo a políticas de operación, utilizandolos formatos del Sistema de Gestión de la Calidad.Para la recepción, registro y atención de sugerencias, recomendaciones, peticiones, necesidades, quejas oreclamos por parte de la ciudadanía, son utilizados los buzones de Quejas, Reclamos y Sugerencias, correoelectrónico y aplicación de encuesta de satisfacción del cliente, a través de la página web.Para facilitar a la comunidad el acceso a la información, se realiza publicación de actos administrativos en lapágina web y se cuenta con aplicativos que optimizan los procedimientos académico-administrativos.Como canales de comunicación entre la dirección de la universidad, los servidores y la comunidad en general,se utilizan los correos electrónicos, las carteleras, página web, emisora y periódico institucional.Con la aplicación de las Tablas de Retención Documental, las dependencias conservan en sus archivos degestión las series documentales que por función les compete. Se realiza transferencia documental al ArchivoCentral.DificultadesAdecuación de un área de atención al usuario.El elemento de control Indicadores en los procesos está definido y documentado pero se debe trabajar más enla aplicación y revisión de los mismos de forma periódica, con el fin de identificar la pertinencia, comprensión,claridad, practicidad de los indicadores para evaluar la gestión del proceso.Se le ha dado tratamiento a las PQRS, pero debe mejorarse en el análisis, y a su vez los resultados deben serutilizados como insumo para el reporte de indicadores o controles requeridos por la entidad.
  3. 3. Subsistema de Control de EvaluaciónAvancesLa Oficina de Control Interno de Gestión para el fomento de la Cultura de Autocontrol y Autoevaluación,emite circulares sobre temas relacionados con los elementos de control del MECI, donde se invita a lacomunidad universitaria a poner en práctica estos elementos. Así mismo, con el ánimo de impulsar unambiente de control adecuado y difundir los principios y valores adoptados en la Universidad, se emite elBoletín “Sembrando Valores”.La medición al Sistema de Control Interno se realizó mediante la aplicación de la encuesta emitida para tal finpor el Departamento Administrativo de la Función Pública.Se lleva a cabo la suscripción de planes de mejoramiento por procesos y dependencias, con el fin deresponder ante los entes de control por los hallazgos encontrados y atender las recomendaciones producto deauditorías internas y de la autoevaluación.DificultadesImplementación de planes de mejoramiento individual. Estado general del Sistema de Control InternoEl estado de avance en la implementación del Modelo Estándar de Control Interno en la Universidad de Sucre,presenta un porcentaje de ejecución del 92.6% lo que significa que el modelo esta en un desarrollo óptimo yse debe continuar con actividades de mantenimiento para su sostenimiento a largo plazo. RecomendacionesLos líderes de procesos deben realizar seguimiento a los planes de acción, planes de mejoramiento y mapasde riesgo. ____________________________________________________ (Firmado) BEATRIZ GARCÍA AGÁMEZ

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