1. ORGANISATION DE MANIFESTATIONS
Proposé par Slim Kacem
Président de l’Association Tunisienne pour la Qualité en Education

2. Définition AFNOR Z67-101
Un projet est défini par un ensemble d’activités, qui sont prises en
charge, dans un délai donné et dans des limites de ressources
imparties, par des personnes qui y sont affectées, dans le but d’atteindre
des objectifs définis.
Slim.Kacem@edunet.tn

3. Slim.Kacem@edunet.tn

4. Intrant: Initiation du projet
1. Pourquoi? • Objectif
2. Pou qui? • Public cible
3. Quoi? • Type
4. Quand? • Date / Heure
5. Où? • Lieu
6. Avec qui? • Partenaires
7. Par qui? • Equipe
8. Quels • Ressources
Acteur: moyens
Conseil d’administration
Slim.Kacem@edunet.tn

5. 1. Objectif:
• S’inscrit dans une stratégie
• Clairement formulé
2. Public cible:
• Repend à l’objectif défini
• Bien identifié
3. Type:
• Adapté à l’objectif défini et au public
identifié (Conférence de
presse, conférence, séminaire, expositio
Acteur: n, session de formation, cocktail ou
Conseil d’administration réception, Festival, etc.) Slim.Kacem@edunet.tn

6. 4. Date / Heure
• Le contexte général
• l’aspect symbolique (dates spécifiques)
• Les contraintes du public cible
• Les contraintes des intervenants
5. Lieu
• Le contexte général
• Les spécificités du public cible
• La nature de la manifestation
• l’aspect symbolique (lieux spécifiques)
Acteur:
Conseil d’administration
Slim.Kacem@edunet.tn

7. 6. Partenaires
• Choisis selon besoins (Partenaire
stratégique, partenaire occasionnel)
• Démarche pragmatique loin des
complaisances
7. Equipe
• Désigner le chef du projet
• Lui accorder la tache de formation de
l’équipe
Acteur:
Conseil d’administration
Slim.Kacem@edunet.tn

8. 8. Ressources (définition sommaire)
• Logistiques
(transport, hébergement, locaux, sonoris
ation, etc.)
• Communication
• Documentation
• Services (conférenciers, etc.)
 Moyens financiers
• Volume
• Sources (Fonds
Acteur:
propres, partenaires, sponsors, et
Conseil d’administration c.)
Slim.Kacem@edunet.tn

9. Extrant: Fiche du projet
Fiche Projet: Organisation d’une
manifestation
 Type de
manifestation
 Initiateur(s)
 Objectif(s)
 Public cible
 Date / Heure
 Lieu
 Partenaire(s)
Acteur:  Equipe du projet
Conseil d’administration
 Ressources Slim.Kacem@edunet.tn

10. Intrant: Fiche du projet
1. Listing des taches
2. Attribution des responsabilités
3. Planning & délais
4. Contrôle et remédiation
Acteur:
Equipe du projet
Slim.Kacem@edunet.tn

11. 1. Listing des taches
 Contenu et documentation :
conférences, activités, etc.
 Définition, collecte, fourniture, arc
hivage, etc.
 Logistiques et approvisionnement:
 Transport, locaux, équipements, c
onsommables, cadeaux et
gadgets, etc.
 Réservation, aménagement, insta
llation, décoration, etc.
Acteur:
Equipe du projet
Slim.Kacem@edunet.tn

12. 1. Listing des taches
 Intervenants: Conférenciers,
techniciens, animateurs, interprètes, etc.
 Contacts, gestion…
 Administration et trésorerie:
 Courriers (Réservations,
autorisations, invitations,
demandes de subventions, etc.)
 Pièces comptables (bons de
commandes, reçus, factures, etc.)
 Confirmation
Acteur:
Equipe du projet
Slim.Kacem@edunet.tn

13. 1. Listing des taches
 Communication:
 Préparation de supports papiers
et numériques (dépliants,
communiqué de presse, site web,
contenu pour réseaux sociaux,
etc.)
 Contact avec la presse (écrite,
audiovisuelle, électronique)
 Préparation des locaux (visuels,
définition des emplacements,
Acteur: etc.)
Equipe du projet
 Accueil et information (invité,
Slim.Kacem@edunet.tn

14. 2. Attribution des responsabilités
 Pour chaque famille de taches, un seul
responsable est désigné.
 Pour chaque membre, une seule
responsabilité est attribuée
 Le responsable a l’autonomie
nécessaire
 Le responsable peut se faire aider par
d’autres membres qu’il choisit
 Le responsable rend compte au chef
projet
Acteur:
Equipe du projet  Les responsables se connaissent et
Slim.Kacem@edunet.tn
communiquent entre eux (relation de

15. 3. Planning & délais
 Pour chaque tache, un délai précis
 Les délais doivent être cohérents: la
date d’exécution d’une tache doit tenir
compte des délais attribués aux autres
taches en rapport
 Les membres de l’équipe du projet
connaissent les délais de toutes les
taches
Acteur:
Equipe du projet
Slim.Kacem@edunet.tn

16. Extrants: Diagramme Gantt / Check-list / tableau de bord
Ta J J J J J J J J J J J J j j j j j j Res Avan
che 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 1 1 1 1 1 1 1 1 Pon ce
s 1 2 3 4 5 6 7 8 9 0 1 2 3 4 5 6 7 8 sable ment
s
T01 R01
T02 R01
T03 R02
T04 R03
T05 R04
T06 R05
Acteur: T07 R05
Equipe du projet
Slim.Kacem@edunet.tn

17. 4. Contrôle et remédiation
 3 réunions sont à prévoir:
 Une réunion de lancement du projet
pour responsabiliser les membres et
définir les modalités et les critères
d’évaluation
 Une réunion d’évaluation à mi-
parcours
 Une « répétition générale » la veille
de la manifestation
 Le chef du projet procède à un contrôle
Acteur: continu et intervient pour apporter les
Equipe du projet
mesures correctives nécessaires
Slim.Kacem@edunet.tn

18. 4. Contrôle et remédiation
 Les mesures correctives peuvent
consister entre-autre à:
 Renforcer l’équipe
 Fournir davantage de moyens
 Décaler les délais (en cas de
nécessité absolue)
 Changer le responsable
 Annuler la tache
 Etc.
Acteur:
Equipe du projet
Slim.Kacem@edunet.tn

19.  Le groupe communication est
renforcé par des membres en
provenance des autres groupes
dont les taches sont accomplies.
Les principales taches de
communication sont:
 Accueil VIP
 Accueil public
 Relation journalistes
 Information et orientation
Acteur:  Animation
Equipe du projet
 Sécurité Slim.Kacem@edunet.tn

20.  Penser à:
 Désigner un président de cession
 Désigner un présentateur/animateur
 Annoncer le timing et l’afficher
 Soigner les détails
 Gérer les imprévus et avoir un plan B
 Réaliser un sondage (satisfaction)
 Eviter de:
 Paniquer
 Improviser
Acteur:
Equipe du projet  Discriminer
Slim.Kacem@edunet.tn

21.  Penser à:
 Restituer de suite les équipements et
les locaux utilisés
 Honorer de suite les engagement
financiers en rapport avec la
manifestation
 Fournir du contenu aux médias
 Collecter les couvertures
médiatiques
 Adresser des messages de
remerciement aux participants
Acteur:
Equipe du projet  Mettre à jour le carnet d’adresses
Slim.Kacem@edunet.tn

22.  Deux réunions d’évaluation sont à
prévoir:
 Une réunion sommaire
immédiatement après la
manifestation (fêter la
réussite/gronder les défaillants)
 Une réunion de clôture: une semaine
après la tenue de la manifestation
Acteur:
Conseil d’administration
Slim.Kacem@edunet.tn

23.  La réunion de clôture examine:
 Le taux d’atteinte des objectifs
initiaux
 Le rendement de l’équipe du projet
 Le niveaux des intervenants
 Le public (Présence, satisfaction,
etc.)
 La couverture médiatique
 Les aspects financiers
 Une fiche d’évaluation est
Acteur: renseignée
Conseil d’administration
 Un dossier de la manifestation est
Slim.Kacem@edunet.tn

24.  Le dossier de la manifestation
comporte
 La fiche projet
 Les documents de préparation
(taches, responsables, budget,
intervenants, public, etc.)
 Le contenu présenté
 Un reportages photos/vidéo
 Le dossier de presse
 La fiche d’évaluation
Acteur:
Conseil d’administration
Slim.Kacem@edunet.tn

25. MERCI POUR VOTRE ATTENTION
Slim.Kacem@edunet.tn